Да предположим, че имате десет задачи за изпълнение. Групирането на сходни задачи, делегирането, автоматизирането и отмятането на списъка възможно най-бързо е ефективност. Изборът на най-важните задачи, в които да инвестирате енергията си първо, е ефикасност.
На теория това звучи просто. В организациите, които реализират големи проекти с участието на много хора, обаче, балансирането на ефективността и ефикасността може да бъде предизвикателство.
В тази публикация в блога ви предлагаме помощ.
Какво е ефективност?
Ефективността се отнася до способността да се постигне повече с минимално време и ресурси. Когато се стремите към ефективност, вие:
Намалете загубата на време и материали. Например, една ефективна сглобяваща линия би направила всичко възможно, за да елиминира времевата разлика между два последователни процеса и да избегне използването на ненужни ресурси.
Подобрете процесите, като рационализирате работния поток и елиминирате пречките. Например, мениджърът на проект за услуги би гарантирал, че информацията се предава на всички членове на екипа чрез ежедневни срещи, ретроспективи и т.н.
Максимизирайте производителността с инструменти и автоматизация. Например, екип за разработка на софтуер би създал автоматизирана система за осигуряване на качеството, за да гарантира, че се провеждат повече тестове на час.
Измервайте всичко. Ключов аспект на ефективността са показателите. Екипите използват ключови показатели за ефективност (KPI) за всяка част от процеса, за да гарантират максимален резултат.
Макар ефективността да не е точно обратното, тя е нещо различно. Нека разберем това.
Какво е ефективност?
Ефективността е способността на една организация да прави правилните неща, за да постигне желаните резултати. Когато се стремите към ефективност, вие:
- Поставете ясни цели, които ще ви насочват при вземането на решения по време на целия проект.
- Приоритизирайте задачите, които ще допринесат за постигането на целите, които сте си поставили.
- Фокусирайте се върху създаването на стойност, като давате приоритет на важните задачи пред спешните и насърчавате постигането на дългосрочните стратегически цели.
- Вижте цялостната картина на бизнес стойността, клиентското преживяване, иновациите и стойността за акционерите.
Основни разлики между ефективност и ефикасност
Просто казано, ефективността е да правиш нещата добре или правилно. Ефикасността е да правиш правилните неща. Как това работи в реалния свят? Нека разберем.
Фокусирайте се върху ресурсите срещу резултатите
Ефективността се фокусира върху максимизирането на ресурсите. Става въпрос за получаване на максимален резултат от всяка единица вложени ресурси.
Например, ако печете торта, ще бъдете ефективни, ако използвате всяко зърно захар или всяка капка масло за крайния продукт.
Ефективността се фокусира върху постигането на желаните резултати. Тя се отнася до подобряване на качеството и полезността на продукта.
Например, в стремежа си към ефективност, бихте заменили захарта със стевия, за да задоволите по-широк кръг от клиенти с диетични проблеми, дори и това да е скъпо.
Краткосрочност срещу дългосрочност
Ефективността обикновено се фокусира върху краткосрочните резултати. Тя има за цел да оптимизира всеки малък аспект/част от процеса, за да елиминира загубите. Един ефективен търговски представител може да използва всяка минута от деня си, за да прави обаждания, за да бъде ефективен.
Ефективността се фокусира върху дългосрочните резултати. Тя има за цел да подобри въздействието върху клиента, за да максимизира стойността. Един ефективен търговски представител би направил проучвания, би персонализирал представянето си и би се обадил на подходящите потенциални клиенти.
Детайлност срещу цялостна картина
Ефективността се отнася до най-малките детайли. Тя се отнася до всяка зрънце захар и капка масло. Обикновено компаниите се фокусират върху подобряването на ефективността на по-малките единици в организацията, като например отделни лица или екипи.
Ефективността се отнася до цялостната картина, т.е. увеличаване на въздействието на цялото. За да измерят ефективността, предприятията се фокусират върху нуждите на клиентите, стойността, устойчивостта и конкурентното предимство. Тук организациите биха се фокусирали върху това да се уверят, че всички движещи се части се вписват добре една в друга.
Показатели и измерване
Ефективността се наблюдава и измерва внимателно на ниво процес/изпълнение на проекта. Екипите използват KPI като производителност на час, време на преминаване, време на цикъл, използване на ресурси и др.
Ефективността също се следи отблизо, но на бизнес ниво. Екипите използват показатели като удовлетвореност на клиентите (CSAT), процент на конверсия, процент на приемане на продукта/функцията и др.
Нека обобщим.
| Характеристика | Ефективност | Ефективност |
|---|---|---|
| Фокус | Увеличете резултатите от проекта | Постигнете бизнес резултати |
| Цел | Максимизирайте използването | Максимизирайте бизнес стойността |
| Времева рамка | Краткосрочно, обикновено ежедневно, седмично, месечно, тримесечно | Дългосрочно, обикновено 1-5 години |
| Приложимост | Детайлно, на ниво процес или проект | Цялостна картина на ниво отдел или организация |
| Показатели | Коефициент на използване на ресурсите, производителност на служителите, процент на дефекти, добив от първия цикъл | Детайлно, на ниво процес или проект |
| Отговорност | Индивидуални лица, ръководители на екипи, проектни мениджъри | Проектни мениджъри, ръководители на отдели, мултифункционални екипи |
Когато разгледате разликите, може да ви се стори, че трябва да изберете едното пред другото. Ако го направите, ще бъде грешка. За успеха на всяка организация са важни както ефективността, така и ефикасността.
Защо и ефективността, и ефикасността са важни
Ефективността и ефикасността са два критични аспекта на всеки бизнес. Те помагат да правим правилните неща по правилния начин. И това е мощна комбинация. Нека видим как би изглеждало това на примера на проект за разработване на софтуер.
Нито ефикасен, нито ефективен
Когато екипът за разработка не е нито ефективен, нито ефикасен, проектите му се забавят, качеството на софтуера е непостоянно, бизнес заинтересованите страни са недоволни и проектът вероятно ще се провали.
Ефективен, но не ефикасен
Инженерната ефективност ще ви гарантира, че ще изпълните задачите си навреме и в рамките на бюджета. Вашите екипи ще бъдат добре използвани и ще бъдат продуктивни.
Въпреки това, тъй като те не са ефективни, може да не дават приоритет на най-важните задачи. Те биха създали функции, които не отговарят на нуждите на клиента. Това води до недоволство на клиентите, което от своя страна води до провал на проекта.
Ефективен, но не ефикасен
Когато екипите са ефективни, те дават приоритет на правилните неща. Те работят по наболели и важни проблеми. Те създават бизнес стойност за всеки потребител.
Въпреки това, поради неефективността си, те могат да отнемат твърде много време и да изразходват прекалено голяма част от бюджета си. Те няма да могат да преодолеят препятствията, което може дори да доведе до неуспешното завършване на проекта.
Ефективност и ефикасност
Един ефикасен и ефективен екип би:
- Създайте функциите, от които клиентите се нуждаят и които искат
- Решете правилните проблеми с висококачествен софтуер
- Фокусирайте се върху създаването на отлично потребителско преживяване
- Доставяйте навреме и в рамките на бюджета – излезте на пазара по-бързо
- Използвайте уменията и времето на екипа за развитие по оптимален начин.
Накратко, ефективността и ефикасността се допълват взаимно. Професионалните екипи трябва да оптимизират и двете последователно. Ето как.
Стратегии за повишаване на ефективността и ефикасността
Често подобряването на едното може да се отрази негативно на другото. Например, ако се фокусирате прекалено много върху намаляването на загубите, може да създадете продукти, които не отговарят на изискванията на клиентите.
Захарта е по-евтина от стевията, разбира се. Но за клиент, който иска кето торта, тази със захар е неефективна – по същество, цялото производство е разхищение.
Добрите бизнес лидери разбират това. Затова те се стремят да намерят правилния баланс между оптимална ефективност и ефикасност. За да го направите добре, ще ви е необходим надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp.
Инструменти и техники за ефективност
Преди да оптимизирате нещо, разберете какво включва то. Настройте подходящи системи, за да проследявате текущото представяне по цялостен начин.
Планирайте работата си
Направете ефективността важна цел в организационното си планиране. Разделете проекта си на малки, управляеми части. Разпределете потребителите и проследявайте напредъка с помощта на система за управление на задачи като ClickUp Tasks. Консолидирайте цялата релевантна информация, свържете ресурсите, добавете списъци за проверка и използвайте вложени коментари, за да превърнете тези задачи в единствения източник на истина в проекта.
Проследявайте времето
Времето, необходимо за завършване на дадена задача, е ключов показател за ефективността. Независимо дали се занимавате с управление на строителни проекти или разработка на софтуер, следете времето, необходимо за всяка задача.
Използвайте ClickUp Project Time Tracking, за да прецените колко време според вас ще отнеме дадена задача. Когато задачата е изпълнена, сравнете прогнозите с реалните резултати, за да разберете разликите. Използвайте информацията от отчетите за проследяване на времето, за да увеличите ефективността в бъдещи проекти.
Например, ако сте преценили, че разработването на дадена функция отнема 2 часа, но всъщност са били необходими 4 часа, вашият процес не е толкова ефективен, колкото сте мислили.
Това може да се дължи на неправилен поток на информация, липса на необходими инструменти или липса на подходящи умения. Идентифицирането на основната причина помага за минимизиране на тази разлика в ефективността.
Наблюдавайте резултатите
Ефективността се измерва чрез малки, но постоянни подобрения в показателите. За да постигнат тези подобрения, организациите трябва да наблюдават и проследяват представянето в реално време с отчети, базирани на KPI.
Използвайте таблата на ClickUp, за да създадете необходимите ви отчети и времевата рамка, за която се нуждаете. Независимо дали се нуждаете от месечни времеви разписания, седмично използване на ресурсите или дневна продуктивност, настройте подходящи джаджи и ги споделете безопасно с всички заинтересовани страни.
Автоматизирайте
След като имате всички необходими данни, автоматизирайте всичко, което не изисква човешки усилия. С над 100 шаблона за автоматизация на управлението на проекти на ClickUp можете да оптимизирате неефективните работни процеси. Независимо дали става дума за автоматична промяна на статуса, преразпределяне на потребители или изпращане на имейли/уведомления, настройте нещата да функционират независимо и ефективно.
Когато имате нужда от нещо повече, използвайте ClickUp Brain, за да генерирате актуализации на проекти, да получите правилните отговори, да създадете автоматизирани работни процеси, да напишете качествено съдържание и др.
След като се погрижите за детайлната ефективност, е време да преминете към общата ефективност.
Повече информация за това как да подобрите ефективността на работния процес можете да намерите тук.
Методи за повишаване на ефективността
Поставете си цели
За да бъдете ефективни, трябва да знаете какво искате да постигнете. Започнете правилно с ClickUp Goals. Задайте цели за спринтове, продажби, маркетинг, привличане на таланти, операции и др. Организирайте ги в папки и следете напредъка по различни цели, за да имате по-добра представа за ефективността.
Сътрудничество
Повишаването на ефективността изисква информация и знания да се предават от един член на екипа на друг.
Документ: Използвайте ClickUp Docs, за да съберете цялата необходима информация на едно място и да синхронизирате всички екипи. Създайте стандартни оперативни процедури (SOP), които екипите да следват. Споделяйте ги безопасно с всички членове на екипа. Поканете ги да дават коментари и предложения. Актуализирайте бизнес процесите си по време на работа.
Визуализирайте
Използвайте ClickUp Whiteboards, за да картографирате сложни процеси и работни потоци. Обединете се като екип, за да създадете процеси, които оптимизират ефективността заедно с ефикасността. Актуализирайте ги от време на време.
Комуникация
За всичко останало създайте платформа за сътрудничество в реално време, която може да се адаптира към всички стилове на комуникация на работното място.
Използвайте ClickUp Chat, за да активирате съобщения в контекста, свързвайки комуникацията с каналите на проекта. Присъединете се към разговори с едно кликване, автоматични обобщения и действия.
Анализирайте данните за производителността
За да подобрите едновременно ефективността и ефикасността на процесите, разгледайте различни данни и свържете точките.
Например, ако установите, че разходите ви за привличане на клиенти са високи, прегледайте показателите за маркетингова ефективност, които сте задали. Ако проектите ви се забавят, прегледайте управлението на натоварването и отчетите за производителността.
Докато правите това, не забравяйте да не се поддавате на често срещани погрешни схващания. Нека разгледаме това.
Често срещани погрешни схващания
Ефективността и ефикасността са в основата на управлението на производителността на всяка организация. Въпреки това, те се разбират, прилагат и оптимизират по различни начини. В този процес може да се окажете в ситуация, в която вярвате в определени погрешни схващания.
Ето как можете да го разпознаете и избегнете.
🙅🏻♀️ Ефективността е равна на успех
Организациите редовно преследват ефективността като средство за постигане на бизнес успех. Макар че подобряването на ефективността може да намали разходите и да максимизира производителността, то не може да гарантира успех.
🙅🏻♀️ Ефективността е всичко, което има значение
Ефективността е по-близо до успеха от ефикасността, защото се фокусира върху бизнес стойността и удовлетвореността на клиентите. Това обаче не е всичко, което има значение, защото колкото и ефективни да сте, неефективната работа може да се окаже скъпа и нерентабилна, което я прави безсмислена.
🙅🏻♀️ Ефективността/ефикасността е черно или бяло
Бизнесът често смята, че ефективността или ефикасността са въпрос на „да“ или „не“. Тоест, или сте ефективни, или не сте. Това е погрешно схващане.
Всеки процес и всеки бизнес се намира в даден момент на някакъв етап на ефективност/ефикасност. Можете да оптимизирате процесите си, за да подобрите степента на ефективност и ефикасност. Винаги има възможност за максимизиране на ефективността или ефикасността, което трябва да бъде основният фокус на вашите стратегии за непрекъснато усъвършенстване.
Как би изглеждало това в реалния свят?
Практически приложения на работното място
Обикновено проектните мениджъри, оперативните ръководители, инженерите по процесите и др. са хората, които се занимават с ефективността. Но това не трябва да се ограничава само до тези роли. Всеки служител и екип може да подобри ефективността и ефикасността в своята област на работа. Ето няколко примера по-долу.
Подобряване на индивидуалните работни процеси
Проверявате ли имейлите си прекалено често? Отвличат ли ви вниманието текстовите съобщения от членовете на екипа? Колко часа от деня си прекарвате в срещи? Всеки човек може да прегледа работата си, за да намери начини за подобряване на ефективността.
Поставянето на лични цели, прегледите, воденето на дневник, интроспекцията и др. могат да помогнат за подобряване на ефективността.
Оценяване на представянето на екипа
Мениджърите могат да използват параметрите за ефективност и ефикасност, за да провеждат прегледи на екипа. По време на ретроспективи, индивидуални срещи и групови прегледи мениджърите могат да обучават своите екипи да работят по-добре индивидуално и колективно.
Създаване на култура на баланс
Като се фокусират само върху ефективността, мениджърите могат да поставят високи стандарти за производителност и резултати за своя екип. Това може да доведе до неудовлетвореност на служителите в най-добрия случай и до изчерпване в най-лошия. От друга страна, фокусирането само върху ефикасността може да доведе до загуби.
Добрите мениджъри мислят как да подобрят разпределението на работния поток в своите екипи. Те намират баланса между използването на по-малко ресурси и постигането на желания резултат, създавайки по-добре функционираща организация.
Постигнете ефективност и ефикасност: оптимизирайте работните си процеси с ClickUp
Ефективност срещу ефикасност е погрешен подход. Едната не е по-добра от другата, нито една от тях не дава желания резултат. Всъщност успехът се крие в златната среда между ефективност и ефикасност.
За да постигнете това, са необходими значими цели, добре обмислени процеси и надеждни инструменти като ClickUp.
Чрез мозъчна атака, управление на проекти, отчитане, автоматизация и изкуствен интелект, ClickUp предлага всичко необходимо, за да бъдете ефективни и ефикасни. Когато го използвате последователно, ClickUp ви помага да откриете идеи и възможности, скрити в сложността на ежедневната работа.
Опитайте сами. Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес.