Искате ли да затворите потенциални клиенти и да разрешите запитвания на клиенти само за няколко минути? Ако вашият бизнес предоставя голяма част от обслужването на клиенти чрез телефонни разговори, то това започва с простата задача да овладеете телефонните разговори.
Проучвания показват, че 86% от клиентите се обаждат на дадена фирма няколко пъти, за да разрешат своите проблеми, а 72% казват, че това оказва негативно влияние върху тяхното преживяване.
Тук е мястото, където подробният регистър на клиентските обаждания става от съществено значение. Документирането на ключовите детайли от всяко обаждане гарантира, че всички ваши телефонни разговори са навременни, ефективни и целенасочени.
Въпреки това, точното записване и управление на тези регистри може да бъде предизвикателство в морето от входящи и изходящи обаждания.
В днешния блог ще споделим най-добрите шаблони за регистриране на разговори в Google Docs и Excel, за да подобрите регистрирането на разговорите си. 📞
Какво прави един добър шаблон за регистър на разговори в Excel?
Един добър шаблон за регистриране на разговори прави много повече от просто записване на подробностите за разговорите ви – той позволява на вас и вашия екип да вземате информирани решения, които стимулират продажбите, приходите и растежа.
Ето пет ключови характеристики, които трябва да търсите в шаблона за регистър на разговорите в Excel: 🔍
- Леснота на използване: Изберете шаблон, който е лесен за използване и навигация. Например, той трябва да ви позволява да въвеждате данни без усилие и да попълвате предварително често използвани или повтарящи се данни.
- Ясна структура: Изберете шаблон с ясна и проста структура. Формулярът за регистриране с ясно разграничени редове и колони гарантира, че регистрите на обажданията са добре организирани и лесни за преглед.
- Изчерпателност: Изберете шаблони за регистър на разговорите, които са изчерпателни, но и кратки. Те трябва да ви позволяват да записвате важни подробности за разговорите, като име на клиента, телефонен номер и продължителност на разговора, в компактен формат.
- Възможност за персонализиране: Потърсете шаблони за регистри, които предлагат достатъчно функции за персонализиране. Например, трябва да имате възможност да редактирате полета, цветови схеми, стилове на шрифтове и т.н. Важна функция, която трябва да търсите, е условното форматиране.
- Автоматизирани функции: Изберете шаблон за регистър на клиентски обаждания, който ви позволява да използвате формули за изчисляване на важни показатели като брой обаждания, средна продължителност на обажданията и процент на завършени обаждания.
➡️ Прочетете повече: 8 безплатни шаблона за списък с контакти в Excel и ClickUp
Безплатни шаблони за регистриране на разговори в Excel
Сега, когато знаете какво прави един шаблон за регистриране на бизнес разговори отличен, ето някои от най-добрите безплатни шаблони за регистриране на разговори, до които имате достъп и които можете да използвате в Microsoft Excel:
1. Шаблон за регистриране на разговори от Template.net
Шаблонът за регистриране на разговори от Template.net е инструмент, специално създаден, за да направи процеса на регистриране на разговорите ви по-ефективен. Независимо дали става дума за входящи или изходящи разговори, той ви позволява да регистрирате ежедневните си разговори и подробности като дата, час, продължителност, цел и последващи действия.
Структурата и форматът на шаблона също са удобни за ползване. От изчистения дизайн до нежните цветове, всички елементи са професионални, което го прави подходящ шаблон за регистриране на клиентски обаждания.
Ето защо ще го харесате:
- Автоматизирайте действия като проследяване на обажданията на клиенти и последващи действия.
- Персонализирайте полетата, за да адаптирате шаблона за регистър според вашите нужди.
- Достъп до шаблона както в Microsoft Excel, така и в Google Sheets.
Идеален за: Професионалисти, които се нуждаят от шаблон за регистриране на бизнес обаждания, за да организират регистрите на обажданията на клиентите.
2. Опростен шаблон за регистриране на разговори от Template.net
Уморени сте да въвеждате сами данните за разговорите? Шаблонът за прости регистри на разговори от Template.net е рамката, която ще реши проблемите ви с регистрирането на разговори. Прост и ефективен, той ви позволява бързо да обобщите всички разговори с клиенти. Записвайте подробности като начален час на разговора, краен час, действия и др.
Шаблонът може да се използва и като шаблон за регистриране на обажданията на пациенти. Ако искате да съхранявате информацията за пациентите и подробностите за обажданията на едно място, това е точно за вас. Освен това, стандартното форматиране го прави изключително лесен за използване.
Ето защо ще го обикнете:
- Организирайте различни важни подробности за разговорите, като дата, CST, CET, общо време и др.
- Създавайте и документирайте важни технически и статистически данни за разговорите.
- Използвайте шаблона за регистър безпроблемно в MS Word, Excel, Google Docs, Sheets и много други.
Идеален за: Медицински специалисти или фирми, които се нуждаят от прост шаблон за регистриране на обажданията на пациенти за бързо и ефективно проследяване на обажданията.
3. Шаблон за регистриране на разговори за печат от Template.net
Често срещан проблем при много шаблони за регистриране на разговори е, че форматирането им често се нарушава при отпечатване. Но това не е така с шаблона за отпечатване на регистър на разговорите от Template.net. С този шаблон за регистриране можете да създадете осезаем файл с всичките си бележки за разговори.
Този шаблон за регистър на разговорите е изключително адаптивен, така че можете да персонализирате всички негови елементи според вашите нужди. Дизайнът и цялостният визуален вид на шаблона също са удобни за ползване, което го прави подходящ за управление на заявки за услуги.
Ето защо ще го харесате:
- Използвайте вградените инструкции, за да адаптирате шаблона за всички нива на умения.
- Проследявайте важните моменти от разговорите и коригирайте стратегиите си съответно.
- Спестете от допълнителни разходи за софтуер с лесната за използване структура на шаблона.
Идеален за: Фирми или екипи за обслужване, които се нуждаят от шаблон за регистриране на разговори, който може да се разпечата, за да проследяват и управляват ефективно заявките за обслужване.
4. Шаблон за регистриране на продажби от Template.net
Ако търсите шаблон, който да ви помогне да управлявате студените обаждания, Шаблонът за регистриране на продажбени обаждания от Template.net може да ви заинтересува. Както подсказва името, този документ е специално създаден за професионалисти в областта на продажбите.
С този шаблон за регистриране можете да записвате важната информация, свързана с обажданията, като името на клиента, телефонния номер, целта на обаждането и др. Използвайте този шаблон за регистриране на продажбени обаждания, за да проследявате и да отговаряте на обажданията на клиентите.
Това помага да идентифицирате проблеми и пропуски, за да се уверите, че стратегията ви за студени обаждания е оптимизирана за постигане на резултати.
Ето защо ще го харесате:
- Персонализирайте елементите на шаблона, за да отговарят на различни бизнес нужди.
- Автоматизирайте прогнозите и изчисленията на бюджета с вграден калкулатор.
- Използвайте диаграми и ленти за напредък за лесно проследяване на целите.
Идеален за: Търговски екипи, които използват регистри на разговорите, за да проследяват разговорите и последващите действия и да подобрят студените обаждания.
5. Програма за проследяване на телефонни разговори от Microsoft
Telephone Conversation Tracker by Microsoft е инструмент за регистриране на разговори с отделени редове и колони за имена на клиенти, начален час на разговора, краен час, дата и др.
Този изключително гъвкав шаблон може да се използва и като регистър за медийни обаждания. Ако вашата компания взаимодейства с журналисти или други представители на медиите, използвайте този ресурс, за да управлявате взаимодействията и да организирате записите.
Ето защо ще го харесате:
- Използвайте анимации, преходи и видеоклипове за по-добро разбиране на данните.
- Персонализирайте елементи като текст, изображения, цветови схеми и др.
- Споделете шаблона с екипите, за да насърчите сътрудничеството.
Идеален за: Фирми, които се нуждаят от шаблон за регистриране на сервизни обаждания или инструмент за проследяване на обажданията за взаимодействия с клиенти и медии.
6. Шаблон за табло на контактния център от Call Centre Helper
Шаблонът Contact Centre Dashboard Template by Call Centre Helper е функционален шаблон за регистриране на разговори. Освен съхранението на данни за разговорите, той проследява важни KPI като брой контакти, брой жалби, брой продажби, процент на откази и др.
По този начин можете да подобрите инициативите си за студени обаждания и обслужване на клиенти. А най-хубавото е, че този шаблон представя данните във визуално привлекателен формат, като ефективно използва ленти, диаграми и графики.
Ето защо ще го харесате:
- Редактирайте шаблона за регистър, за да добавите или премахнете конкретни KPI.
- Използвайте вградените инструменти за визуализация на данни, за да анализирате ключовите показатели за ефективност (KPI).
- Разпознавайте историческите тенденции, за да вземате информирани решения.
Идеален за: Контактни центрове, които се нуждаят от шаблон за регистриране на телефонни разговори или клиентски разговори, за да проследяват ключовите показатели за ефективност.
Ограничения при използването на Excel шаблон за регистриране на разговори
Макар че тези шаблони за регистриране на разговори в Microsoft Excel и Google Sheets са ефективни, те са идеални само за тези, които търсят основен шаблон за ежедневен регистър на разговори. Ето защо:
- Без достъп в реално време: Тъй като тези шаблони за регистриране са базирани на Excel, възможностите за сътрудничество са ограничени, което затруднява споделянето им с други екипи във вашата организация.
- Ограничени функции за автоматизация: Повечето регистрационни листове предлагат само основна поддръжка за автоматизация. Затова, ако имате нужда от автоматизиране на сложни изчисления, може да не успеете да го направите.
- Липса на анализи: За разлика от сложните формуляри за регистриране, повечето шаблони за регистриране не предлагат инструменти за анализ на данни или отчитане. Те са специално проектирани за съхранение на данни.
💡 Професионален съвет: Направете шаблона си за регистриране на разговори по-ефективен с 10-те най-добри шаблона за регистриране на работа, за да проследявате производителността си. С тези шаблони ще знаете точно колко време отнема да изпълните ежедневните си задачи! ⏳
7 алтернативни шаблона за регистър на обажданията в Excel
Вероятно вече знаете, че ClickUp е чудесен инструмент за управление на проекти (чудесата му не са тайна!). Но това не е всичко – има и още!
Освен че улеснява управлението на проекти, ClickUp предлага и редица шаблони за регистриране на телефонни разговори, които можете да използвате, за да опростите регистрирането на разговорите.
Ето как ClickUp помага на организациите да подобрят обслужването на клиентите си 🎖️
Въвеждането на ClickUp не само подобри нашите процеси, но и помогна за формирането на отдел „Успех на клиентите“, което ни позволи да нараснем от 2000 на 8000 клиенти годишно.
Въвеждането на ClickUp не само подобри нашите процеси, но и помогна за формирането на отдел „Успех на клиентите“, което ни позволи да нараснем от 2000 на 8000 клиенти годишно.
За разлика от изброените по-горе, тези са ефективни, гъвкави и лесни за използване.
Нека разгледаме някои от тях в подробности:
1. Шаблон за продажбени обаждания на ClickUp
Създаването на канал за продажби с висока конверсия отнема време, усилия и опити и грешки. Въпреки това, резултатите може да са или да не са според очакванията. За щастие, шаблонът за продажби на ClickUp елиминира догадките от процеса.
Въведете всичките си сценарии за продажбени разговори за бърз достъп, така че вашите колеги от екипа по продажбите да могат да изберат подходящия сценарий в подходящия момент и да се уверят, че няма да пропуснат нито една възможност за продажба.
Този шаблон за регистър ви позволява да проследявате взаимодействията с клиенти, да организирате данните за продажбите, да разпределяте задачи и да проследявате потенциалните клиенти.
Ето защо ще го харесате:
- Проследявайте всеки потенциален клиент с персонализирани статуси като „Продажбено обаждане“ и „Сключена сделка“.
- Укрепете взаимоотношенията с клиентите и увеличете шансовете си за сключване на сделки.
- Преминавайте безпроблемно между изгледите „Обобщение“, „Продажбена верига“ и „Ръководство“.
- Повишете ефективността с инструменти за проследяване на времето, етикети и имейли.
Идеален за: Екипи, които се нуждаят от шаблон за регистриране на продажбени обаждания, за да управляват регистрите на обажданията, проследяването на потенциални клиенти, взаимодействието с клиенти и последващите действия.
2. Шаблон за продажбена тръба на ClickUp
Шаблонът за продажбена тръба на ClickUp е визуално атрактивен шаблон за регистриране на продажбени обаждания, който е задължителен за професионалистите в продажбите във всяка организация. Този шаблон за регистриране на обаждания е изключително гъвкав. Той ви позволява да визуализирате вашата продажбена тръба, да управлявате данните на клиентите и да приоритизирате потенциалните клиенти.
Използвайте този шаблон за регистър за сътрудничество между отделите, оптимизирано разработване на продукти и точни прогнози за продажбите. Ако това не е достатъчно, шаблонът е лесен за използване и изключително адаптивен.
Ето защо ще го харесате:
- Визуализирайте всеки етап с 30 уникални статуса, от „Квалифициран“ до „Подновяване“.
- Поддържайте данните актуални с полета като „Последно контактно лице“.
- Оптимизирайте изгледите с изгледи „Списък“, „SOP“ и „Кутия“ за лесен достъп.
- Автоматизирайте работните процеси с проследяване на времето и известия
Идеален за: Професионалисти в продажбите, които се нуждаят от визуален шаблон за регистриране на телефонни разговори за етапите на продажбите, управлението на данни и прогнозите.
3. Шаблон за формуляр за контакт с клиенти на ClickUp
Шаблонът за формуляр за контакт с клиенти на ClickUp не е обикновен шаблон за регистриране на клиентски обаждания – той е най-добрият ресурс, от който се нуждаете за ефективност. Централизирайте безценната обратна връзка от клиентите и я използвайте по различни начини, като например за разработване на нов продукт или подобряване на съществуващ такъв.
Шаблонът за регистър на обажданията се отличава с опростен и визуално привлекателен дизайн. В него се записват различни данни за клиентите, като име, данни за контакт, проблем и съобщение. Използвайте шаблона, за да възложите конкретен проблем на съответния член на екипа и да го разрешите.
Ето защо ще го харесате:
- Организирайте заявките с ясни статуси за по-добро приоритизиране.
- Намирайте бързо информация с оптимизираните изгледи „Контакти“ и „Обобщение“.
- Бъдете отзивчиви с зависимости и проследяване, задвижвано от изкуствен интелект.
Идеален за: Екипи, които искат шаблон за регистриране на клиентски обаждания, който централизира обратната връзка от клиентите и задачите по запитвания.
4. Шаблон за ескалиране на клиентско обслужване на ClickUp
Срещате ли предизвикателства в управлението на обслужването на клиенти? Използвайте шаблона за ескалиране на обслужването на клиенти на ClickUp! Този документ за регистриране на обажданията за обслужване на клиенти опростява разрешаването на запитвания от клиенти.
Използвайте този шаблон за регистриране на обажданията, за да създавате задачи за обажданията извън работното време и да ги възлагате на членовете на екипа за бързо разрешаване. Той помага на вас и вашия екип да останете съгласувани, като централизира запитванията на клиентите и проследява статуса на тяхното разрешаване.
Този шаблон за регистър на разговорите е лесен за използване и навигация. Той представя информация относно услугите, свързани с клиентите, по изчерпателен, но и кратък начин.
Ето защо ще го харесате:
- Справяйте се с ескалациите със статуси като „В очакване на клиент“.
- Записвайте важни данни като имейли на клиенти, подробности за доставки и нива.
- Оптимизирайте поддръжката с изгледи като Табло за поддръжка на нива и Списък с билети.
- Автоматизирайте и проследявайте за бързи и ефективни решения.
Идеален за: Екипи за поддръжка, които се нуждаят от шаблон за регистриране на сервизни обаждания, за да управляват ефективно ескалациите.
💡 Професионален съвет: Искате да извлечете максимума от обслужването на клиентите си? Научете как да подобрите етикета на обслужването на клиентите , за да персонализирате обслужването си според отзивите на клиентите! 📝
5. Шаблон за управление на обслужването на клиенти в ClickUp
Управлението на взаимоотношенията с клиентите (CRM) е сложно – и ние го разбираме. Но ако искате да предоставите задоволително преживяване на потенциалните и съществуващите си клиенти, безпроблемното CRM е от решаващо значение. Тук на помощ идва шаблона за управление на обслужването на клиенти на ClickUp.
Този шаблон за регистър на разговорите функционира като основен документ. Използвайте го, за да записвате обратната връзка от клиентите, да разрешавате проблеми, да проследявате оценките за удовлетвореност и да поддържате връзка с другите членове на екипа – всичко на едно място.
В дългосрочен план той се оказва безценен за оптимизиране на цялостния ви подход към управлението на взаимоотношенията с клиентите.
Ето защо ще го харесате:
- Управлявайте билетите визуално с изгледи „Списък“, „Табло“ и „Формуляр“
- Ускорете времето за отговор с персонализирани формуляри на една ръка разстояние.
- Стандартизирайте процесите с ясна документация в Doc View.
- Проследявайте всяка заявка, за да оптимизирате усилията за поддръжка
Идеален за: Екипи, които се нуждаят от изчерпателен шаблон за регистриране на обажданията на клиенти за оптимизирано управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM).
➡️ Прочетете повече: Как отдела за обслужване на клиенти на ClickUp използва ClickUp
6. Шаблон за откриване на клиенти в ClickUp
Дори опитни професионалисти понякога не успяват да превърнат потенциалните клиенти в реални клиенти поради липса на разбиране. Шаблонът за откриване на клиенти на ClickUp помага да се избегне това.
Този шаблон за регистър на клиентски обаждания ви позволява да поддържате изчерпателен архив на комуникацията с клиентите, така че да не пропуснете никакви подробности. Мислете за него като за формуляр за регистрация на клиенти – само че по-усъвършенстван.
Шаблонът ви позволява също да създадете изчерпателен профил на клиента, който можете да споделите с вашите бизнес партньори, за да взаимодействате по-плавно с клиента. Това ще направи вашите продажбени обаждания по-ефективни и персонализирани.
Ето защо ще го харесате:
- Организирайте етапите на проекта с гъвкави статуси
- Превключвайте изгледите като Gantt или Calendar, за да съответстват на вашия работен процес.
- Сътрудничество в реално време с споделяне на екрана и редактиране на живо
Идеален за: Търговски екипи, които се нуждаят от шаблон за регистриране на обажданията, за да създават подробни профили на клиентите и да подобряват взаимоотношенията.
7. Шаблон за регистър на разговори в ClickUp
Искате да следите всички входящи и изходящи обаждания във вашата организация? Шаблонът за регистър на разговорите на ClickUp е идеалното решение.
С помощта на този шаблон за регистриране на разговори записвайте всеки търговски разговор или взаимодействие с клиент, което сте провели вие или някой от членовете на вашия екип. Документирайте и други важни елементи на разговора, като неговата продължителност, последващи действия, конкретни бележки и др.
Лесен за използване, той е силно персонализируем, подходящ за начинаещи шаблон, който е абсолютно необходим.
Ето защо ще го харесате:
- Документирайте ключовите моменти с интуитивни полета
- Организирайте последващите действия в изгледите „Списък“, „Гант“ и „Календар“.
- Сътрудничество в реално време с коментари на живо и поддръжка на многобройни изпълнители
- Проследявайте напредъка безпроблемно с ясни маркери за състоянието
Идеален за: Фирми, които се нуждаят от шаблон за дневен регистър на разговорите, за да документират продажбите и разговорите с клиенти.
➡️ Прочетете повече: 10 безплатни шаблона за докладване на инциденти в ClickUp Docs, Word и Excel
Управлявайте разговорите си с шаблоните за регистриране на разговори на ClickUp!
Регистрите за разговори са важен източник на данни, особено за отделите по продажби и обслужване на клиенти. Чрез подобряване на взаимодействията с клиентите, те спомагат за оптимизиране на CRM и усилията за продажби по телефона.
Поддържането на точен регистър на всеки разговор обаче е трудоемко. В този контекст шаблонът за регистър предоставя подробна информация за телефонните разговори – от началото до края.
Следващия път, когато се затрудните да проследите телефонните си разговори, изберете шаблон за регистър на телефонни разговори от набора от шаблони на ClickUp и добавете мощността на ефективността към процеса на управление на регистъра на разговорите си.
За повече подробности, разгледайте ClickUp или се регистрирайте тук за безплатен пробен период!