Независимо от естеството на вашия бизнес, управлението на доставчиците изисква да се ориентирате в сложни взаимоотношения, договори и изисквания за съответствие.
Най-лошото? Процесът на закупуване може да се усложни без подходящите инструменти, което води до повишени разходи и пропуснати възможности.
Тук използването на шаблони за списъци с доставчици в Excel прави значителна разлика. Тези шаблони предоставят структуриран начин за организиране, наблюдение и анализ на информацията за доставчиците, като ви помагат да вземете информирани решения и да подобрите процесите си по доставки.
В този блог ще разгледаме ключовите елементи на един добър шаблон за списък с доставчици и най-добрите безплатни шаблони, които помагат за оптимизиране на управлението на доставчиците.
Какво прави един добър шаблон за списък с доставчици в Excel?
Когато обхваща всички аспекти, шаблонът за списък с предпочитани доставчици може да оптимизира вашите процеси по закупуване и да подобри способността ви да управлявате взаимоотношенията с доставчиците.
Ефективният шаблон за списък с доставчици (на базата на Excel или Google Sheets) е структуриран, персонализируем и лесен за използване:
- Структурирано оформление: Изберете шаблон за списък с доставчици с ясно определени редове и колони, за да улесните навигацията и въвеждането на данни.
- Основни полета: Изберете шаблон, който съдържа необходимите полета, като име на доставчика, информация за контакт, условия на плащане, оценки на представянето и друга важна информация, което ви позволява да управлявате и съхранявате ключова информация на едно място.
- Опции за персонализиране: Дайте приоритет на шаблон за списък с доставчици, който ви позволява да персонализирате секциите в шаблона според конкретните нужди на бизнеса.
- Функции за анализ на данни: Предпочитаният от вас шаблон трябва да разполага с инструменти за сортиране и анализ на данните за доставчиците според вашите изисквания, което ви позволява да вземате информирани решения относно подновяването на договорите.
- Възможност за интеграция: Изберете безплатен шаблон за списък с доставчици, който можете безпроблемно да интегрирате в настоящата си система за работни процеси и да спестите ценно време и усилия.
7-те най-добри шаблона за списък с доставчици в Excel
Ето някои от най-добрите безплатни шаблони за списъци с доставчици, които оптимизират и подобряват ефективността на управлението на доставчиците:
1. Шаблон за списък с доставчици от Vencru
Шаблонът за списък с доставчици на Vencru предлага просто, персонализирано и лесно за използване решение за управление на доставчиците. Създайте изчерпателен преглед на основния списък с доставчици с този шаблон, за да управлявате по-ефективно проследяването на доставчиците и взаимоотношенията с тях.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Цялата информация за вашите доставчици е консолидирана на едно място.
- Девет полета, които можете да персонализирате според конкретните нужди на вашия бизнес.
- Споделяйте ги с екипа си за безпроблемна комуникация и сътрудничество по задачи, свързани с доставчиците, и срокове по договори.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е идеален за екипи по снабдяване и бизнес мениджъри, които искат да оптимизират проследяването на доставчиците и да консолидират информацията за доставчиците за ефективно управление.
2. Шаблон за списък с доставчици от Hubspot
Шаблонът за списък с доставчици на Hubspot е полезен инструмент за организиране на информация и проследяване на доставчиците, от които редовно закупувате продукти или услуги.
Като шаблон за списък с контакти на доставчици, той предоставя ясен и кратък формат за проследяване на данните за доставчиците и цялата налична информация за контакт.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Уникални идентификационни номера за всички доставчици във вашия списък с одобрени доставчици
- Позволява добавяне на името и данните на контактното лице на доставчика, заедно с името на доставчика.
- Опростява комуникацията и ви помага да правите повторни или нови поръчки с лекота.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е чудесен за мениджъри на доставчици и организации, които искат да организират и поддържат изчерпателен списък с одобрени доставчици, за да опростят процесите по закупуване.
3. Шаблон за Excel за проста диаграма за сравнение на цените от WPS
Решението кои доставчици са най-подходящи за вашия бюджет е процес, който отнема много време. С шаблона за проста сравнителна таблица на цените в Excel от WPS обаче този процес става лесен.
Този шаблон за ценова листа на доставчиците включва колони за индивидуални цени и количества за всеки доставчик от одобрения от вас списък. Използвайте ги, за да разберете разходите, свързани с всеки от вашите настоящи доставчици.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Изчислява междинната стойност на всички артикули от даден доставчик, заедно с данъците и разходите за доставка.
- Сравнение на доставчиците по цени и количества за предоставяните услуги
- Помага ви да идентифицирате и подберете доставчиците, с които вашата организация трябва да работи.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон за списък с доставчици е идеален за екипи по снабдяване, финансови екипи и собственици на малки предприятия. Той им помага да сравняват цените и количествата на доставчиците и да определят най-добрите варианти за своя бюджет.
4. Таблица за сравнение на доставчици от WPS
Както подсказва името, Таблицата за сравнение на доставчици от WPS предлага ефективен и организиран начин за едновременна оценка на доставчиците.
Този персонализируем шаблон ви позволява да оценявате доставчиците въз основа на ключови критерии, включително описание на продукта/услугата, потребителски пазар, брой офиси и производствени институции, както и тип собственост!
Какво ще ви хареса в него ✨
- Позволява вземането на информирани решения относно избора на доставчици и процесите по доставка.
- Персонализируеми детайли като цени, качество на продуктите/услугите и др.
- Работи добре на различни устройства, включително Windows, MAC и Android.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е полезен за мениджъри на доставчици, ръководители на човешки ресурси и фирми, които искат да оценяват и сравняват доставчици въз основа на ключови критерии, за да вземат решения относно избора на доставчик.
5. Шаблон за база данни на доставчици от Weproc
Управлявайте доставчиците си с лекота с шаблона за база данни на доставчици от Weproc. Напълно персонализируем и лесен за използване, този шаблон ви позволява да поддържате централизирана база данни с цялата важна информация за вашите доставчици.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Статистически показатели за наблюдение на представянето на доставчиците и ограничаване на рисковете в веригата на доставки
- Специална колона за обратна връзка, в която да оцените всеки доставчик
- Потребителски полета за лесен преглед на управлението на договорите с доставчиците
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е чудесен вариант за мениджъри по покупки и бизнес мениджъри, които искат да поддържат централизирана база данни с информация за доставчиците и оценки на тяхното представяне.
6. Шаблон за складови наличности от Microsoft
Шаблонът за складови наличности на Microsoft е полезен инструмент за фирми, които се нуждаят от управление на наличностите и доставчиците.
Идентифицирайте и локализирайте запасите за секунди с полета като единица за съхранение на запаси (SKU), номер на контейнер, местоположение и стойност на запасите.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Извличане на данни за конкретни складови позиции, когато е удобно
- Напомняния за повторни поръчки
- Може да се персонализира с фотографии, шрифтове, анимации, видеоклипове и други графики.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е идеален за мениджъри на запаси и доставки, които искат да управляват запасите заедно с взаимоотношенията с доставчиците и да оптимизират процесите по проследяване на запасите и повторното поръчване.
7. Шаблон за управление на доставчици на едро от BlueCart
Шаблонът за управление на доставчици на едро от BlueCart предлага цялостно решение за търговци на едро, които искат да подобрят ефективността на управлението на доставчиците си.
За безпроблемно управление на доставчиците и доставчиците, използвайте някоя от четирите таблици, прикачени към този шаблон на базата на Google Sheets – формуляр за регистрация на доставчик, шаблон за договор с доставчик, заявка за оферта от доставчик или формуляр за промяна на доставчик.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Уникален формуляр за промяна на поръчка на доставчик, за да промените количествата на поръчката
- Интегрирана форма за регистриране на нови доставчици
- Включен шаблон за създаване на договори с доставчици
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е идеален за търговци на едро, които искат да оптимизират процесите си за управление на доставчиците, от регистрацията на доставчиците до управлението на договорите.
Ограничения при използването на Microsoft Excel/Google Sheets за управление на доставчиците
Макар че безплатните шаблони за електронни таблици често се оказват полезни за управлението на различни аспекти на информацията за доставчиците, те имат и някои ограничения. Ето някои от тях:
- Проблеми с производителността при големи масиви от данни: С нарастването на списъка с доставчици управлението на данни в Excel става трудна задача. Големите таблици в Excel или Sheets забавят времето за зареждане, което затруднява бързото намиране на необходимата информация. Освен забавяне на производителността, големите таблици увеличават риска от повреждане на данните.
- Липса на функции за проверка на грешки: За разлика от софтуера за управление на доставчици от висок клас, повечето шаблони за електронни таблици имат ограничени възможности за откриване на грешки. Ако член на екипа допусне проста грешка във формула или погрешно добави неправилна стойност за общата себестойност на продуктите или услугите, тези грешки няма да бъдат отбелязани. Такива пропуски водят до сериозни финансови последствия и погрешни решения.
- Липса на функции за автоматизация: Друг значителен недостатък на шаблоните за доставчици в Excel/Sheets е невъзможността им да автоматизират прости задачи. Това означава, че ще трябва да актуализирате ръчно статуса на поръчките, датите на договорите и други важни данни, което е досадно и отнема много време, като ви оставя малко време за други важни задачи.
- Неадекватни мерки за сигурност: Шаблонът за списък с доставчици в Excel ще ви предостави основни функции за сигурност, като криптиране на файлове и защита с парола. Липсата на разширени функции за сигурност оставя базата данни с доставчиците ви уязвима на нарушения, опити за хакерски атаки и други киберзаплахи, което компрометира поверителността на вашите чувствителни данни.
- Липса на разширени функции: Excel и Sheets не разполагат с разширени функции, които са от съществено значение за ефективното управление на доставчиците. За разлика от специализирания софтуер, Excel не поддържа автоматични известия за подновяване на договори за доставки, табла за проследяване на ефективността или задълбочен анализ на данни, което затруднява способността ви да управлявате процесите и да вземате обосновани решения.
Алтернативни шаблони за списък с доставчици в Excel
Ако искате да управлявате доставчиците без ограниченията на типичните електронни таблици, има няколко по-добри алтернативи. Един такъв пример са шаблоните, предоставени от платформата за управление на проекти ClickUp.
Широката гама от високо персонализирани шаблони на ClickUp, от шаблони за регистрация на доставчици и RFI до шаблони за списъци с доставчици и поръчки за покупка, подобряват вашата оперативна ефективност. Освен това ClickUp предлага мащабируеми инструменти, от ClickUp Docs до ClickUp Brain и Automations, за да ви помогне да оптимизирате управлението на доставчиците.
Нека разгледаме някои от най-добрите шаблони за доставчици, предлагани от ClickUp, до които имате безплатен достъп:
1. Шаблон за основен списък с доставчици на ClickUp
Следенето на ключова информация за всеки доставчик лесно става прекалено обременяващо, затова е отлична идея да се възползвате от инструменти като шаблона за основен списък с доставчици на ClickUp. Този шаблон ви позволява да записвате, организирате и съхранявате важна информация на едно централизирано място, без да губите време в преглеждане на различни стари таблици.
Търсете конкретен доставчик по име, данни за контакт, отрасъл и др. Освен това имате възможност да си сътрудничите с членовете на екипа си по дейностите, свързани с управлението на доставчиците.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Помага ви да създадете централизирана база данни за управление на доставчиците.
- Оптимизира процеса на управление на доставчиците
- Улеснява интелигентното вземане на решения относно избора на потенциални доставчици.
- Осигурява прозрачност на разходите за доставчици
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е чудесен за мениджъри на доставчици, еднолични търговци и малки предприятия, както и за по-големи компании, които искат да създадат структурирана и централизирана база данни с доставчици, която подобрява видимостта и помага при стратегическия избор на доставчици.
2. Шаблон за доставки на ClickUp
Процесите по доставките изискват внимателно планиране и обхващат няколко етапа, започващи с етапа на набавяне на материали и завършващи с етапа на получаване на стоките. Шаблонът за доставки на ClickUp улеснява удобното управление на всеки етап.
Този шаблон ви позволява да създадете стандартизиран, справедлив и прозрачен процес на доставка. Той ви помага да наблюдавате и проследявате всички дейности по доставките, да подобрите комуникацията с доставчиците си и да намалите вероятността от грешки.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Предоставя опции за персонализиране, за да отговори на уникалните изисквания на вашия бизнес.
- Осигурете гладкото протичане на целия процес по управление на веригата за доставки.
- Улеснява сътрудничеството с членовете на екипа и доставчиците за оптимизирани доставки.
- Организирайте всичко в база данни без код с визуализации.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е чудесен за екипи по снабдяване, мениджъри по покупки и организации, които искат да управляват целия цикъл на снабдяване, от намирането на доставчици до доставката, за да си осигурят подходящите стоки на подходящи цени.
3. Шаблон за контролен списък за управление на доставчици в ClickUp
Шаблонът за контролен списък за управление на доставчици на ClickUp ви помага да оцените няколко доставчици и да използвате ключови показатели за ефективност, за да определите с кои от тях да си сътрудничите.
Удобен за ползване и персонализируем, този шаблон за списък за проверка, подобен на електронна таблица, ви позволява да сравнявате доставчиците по уникални критерии, като жизнеспособност на компанията, логистичен отдел, управление на сроковете за доставка и навременност, реакция на обслужването и изпълнение на изискванията.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Гарантира, че доставчиците спазват приложимите нормативни изисквания.
- Събиране на обратна връзка за идентифициране на области за подобрение
- Опростено въвеждане на доставчици
- Функции като проследяване на времето, етикети, предупреждения за зависимости и имейли за оценка на риска.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е идеален за мениджъри на доставчици, мениджъри на човешки ресурси и фирми, които искат да оценят и сравнят няколко доставчици, за да идентифицират най-добрите партньорства и да ускорят процеса на наемане.
4. Шаблон за споразумение с доставчик на ClickUp
Определете без усилие условията на споразумението между вашата компания и доставчиците с шаблона за споразумение с доставчици на ClickUp. С функционалност, която е очевидна от името, този шаблон гарантира, че доставчикът и организацията са на една и съща страница и предотвратява недоразумения.
С този безплатен шаблон определете правата, отговорностите и задълженията на всяка страна и очертайте условията за ценообразуване, доставка и други основни очаквания.
💡 Професионален съвет: Използвайте инструменти, базирани на изкуствен интелект, като ClickUp Brain, за да опростите процеса на изготвяне на договори. Въз основа на подсказките, ClickUp Brain генерира подробно, персонализирано съдържание за договорите с доставчиците ви, в тон и език, подходящи за вашите бизнес изисквания.
. Какво ще ви хареса в него ✨
- Помага за изготвянето на правно обвързващо споразумение с доставчиците, което защитава и двете страни.
- Намалява риска от разногласия и правни спорове.
- Поддържайте прозрачност между двете страни.
- Гарантира спазването на съответните нормативни изисквания.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е отличен за юридическите екипи на организации и собствениците на малки предприятия, за да установят ясни, надеждни споразумения, които описват правата, отговорностите и условията между тях и доставчиците.
5. Шаблон за ретроспективен преглед на доставчиците в ClickUp
Шаблонът ClickUp Vendor Retro ви позволява да създавате ретроспективи или казуси за всеки доставчик и да определяте кои договори да подновите и кои да прекратите.
Този шаблон ви помага да оцените доставчиците по отношение на цена, качество, обслужване на клиенти и др. Освен това ви позволява да идентифицирате и проследявате тенденциите за ключови показатели като срокове за доставка, да получите информация за представянето на доставчиците, да определите области за подобрение и да предоставите конструктивна обратна връзка на доставчиците.
💡 Професионален съвет: ClickUp Dashboards предоставя информация за представянето и тенденциите на доставчиците с един поглед. Този инструмент представя данните в различни визуално атрактивни диаграми и графики, което позволява на потребителите да усвоят ключовата информация и моделите за секунди.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Свързва SOW и резултатите от доставчиците, за да можете да видите кои отношения с доставчици работят за вашия бизнес.
- Помага за създаването на ефективни рамки за разрешаване на проблеми и определяне на очаквания.
- Консолидирайте информация за фактори като цена, качество, обслужване на клиенти и др.
- Улеснява вземането на информирани решения относно подновяването на договори
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е идеален за компании, които са използвали множество доставчици в своя персонал и се нуждаят от оптимизиране на операциите. Той помага за цялостна оценка на представянето на всеки доставчик и насърчава информираното подновяване на договорите.
6. Шаблон за задача за одит на доставчици в ClickUp
Шаблонът за задачи за одит на доставчици на ClickUp е лесен за използване инструмент за оптимизиране на процесите по одит на доставчици. Той гарантира спазването на съответните индустриални стандарти и регулации и намалява вероятността от скъпоструващи грешки и проблеми.
Използвайте този шаблон, за да организирате информацията за одити на доставчиците, бързо да създавате и възлагате задачи за одит на подходящите лица и да проследявате напредъка им.
💡 Професионален съвет: Опростете още повече процеса на управление на задачите за одит с ClickUp Tasks. Този инструмент ви помага да създавате проследими задачи, да ги групирате по етикети и статуси, да задавате крайни срокове и приоритети и да завършвате цялата си работа навреме.
Какво ще ви хареса в него ✨
- Позволява създаването на критерии за одит на доставчиците.
- Помага да се гарантира, че задачите по одит се изпълняват правилно.
- Позволява ви да прецените дали доставчиците отговарят на вашите очаквания.
- Осигурява ясна и прозрачна одитна следа за бъдещи справки.
Идеален случай на употреба ☑️Този шаблон е полезен за екипите по снабдяване и управление на качеството, тъй като им помага да оптимизират одитите и инспекциите на доставчиците и да гарантират спазването на индустриалните стандарти и регулации.
Управлявайте ефективно доставчиците и процесите по доставките с ClickUp
Ефективното управление на доставчиците е от жизненоважно значение за поддържането на добри отношения с доставчиците и осигуряването на подходящите продукти в рамките на отпуснатия бюджет.
Макар инструменти като шаблоните за списъци с доставчици в Sheets и Excel да улесняват управлението на доставчиците, те имат ограничения. Ето защо трябва да проучите алтернативни опции, като инструментите, предоставени от ClickUp, които ефективно преодоляват тези ограничения и оптимизират процесите ви по доставки.
Специализираните, лесни за използване и персонализирани шаблони на ClickUp за управление на доставчици улесняват работата с всичко – от списъци с доставчици до формуляри за поръчки. Те ви помагат да управлявате и проследявате лесно множество доставчици, договори и поръчки.
Регистрирайте се в ClickUp и подобрете общата ефективност на управлението на доставчиците още днес!