През ноември 2021 г. Португалия се появи в новините, като забрани на шефовете да се свързват със служителите си след работно време. Франция има своя версия на този закон – „правото да се откажеш от връзка“ – от 2016 г.
За съжаление, не всички от нас са защитени от съобщения за работа извън работно време. Но има и добра новина: ако използвате Slack за незабавни съобщения на работа, можете да поставите някои граници за по-добър баланс между работата и личния живот, като спрете известията.
Можете също така да уважавате времето на колегите си, като планирате съобщенията да се изпращат в определени часове. Вашият работен ден може да започва, но колегите ви по целия свят вече си почиват. Или може би сте най-продуктивни през нощта, докато другите вече спят дълбоко. Може би искате да планирате повтарящи се съобщения.
Във всички тези случаи, планирането на съобщенията ви в Slack да пристигат в подходящото време гарантира, че не нарушавате свободното време на никого.
Slack е едно от най-широко използваните средства за комуникация за сътрудничество в реално време. Нека видим как можете да планирате съобщения в Slack и да превърнете инструмента от източник на постоянни прекъсвания в мощен актив за комуникация в екипа.
Как да планирате съобщения в Slack
Планирането на съобщения в Slack е толкова просто, колкото и да напишете едно. Ето как можете да го направите:
Стъпка 1: Отворете разговора си
Отидете в разговора или канала в Slack, където искате да планирате съобщението си. Напишете съобщението си както обикновено.
Стъпка 2: Достъп до опцията за планиране
След като съобщението ви е готово, потърсете падащата стрелка до иконата на хартиена самолетче или бутона за изпращане. Кликнете върху нея, за да се покаже опцията за планиране на съобщението за по-късно.
Стъпка 3: Задайте времето
След като изберете опцията за планиране, ще се появи изскачащо меню с различни времеви интервали. Тук можете да решите точно кога искате съобщението ви да бъде изпратено.
Можете да изберете препоръчаното време (ако ви устройва) или да изберете „Персонализирано време“, което ви позволява да зададете друго време за изпращане на съобщението.
Стъпка 4: Персонализирайте датата и часа
Сега изберете точната дата и час, в които да бъде изпратено съобщението. Тази гъвкавост ви позволява да планирате доставката на съобщението според работния процес или часовите зони на екипа ви.
След като зададете времето, кликнете върху бутона „Планиране на съобщение“. Поздравления, вашето съобщение вече е в опашката за по-късно! И вие използвахте един хитър трик в Slack, за да повишите производителността.
Но това не е всичко.
Знаете ли, че можете да редактирате, пренасрочвате или отменяте планираните си съобщения, преди да бъдат изпратени? Това можете да направите както в приложението за настолен компютър, така и в мобилното си устройство.
Стъпка 5: Преглед на планираните съобщения
След планирането ще видите подкана да видите планираните си съобщения в Slack. Като кликнете върху нея, ще бъдете пренасочени към раздела „Планирани“ в Slack.
Алтернативно, можете да получите достъп до тази секция директно от бързия панел в лявата страна на работното ви пространство в Slack. Тя ще се появи само след като имате съобщение в опашката.
Стъпка 6: Редактиране на съобщението
Ако искате да направите промени, просто поставете курсора върху планираното съобщение и кликнете върху иконата с молив вдясно, която представлява редактиране. Това ви позволява да промените съдържанието в полето за съобщения, преди то да бъде изпратено.
Стъпка 7: Настройте планираното време
Ако трябва да промените времето за вашето съобщение, кликнете върху иконата с часовника до иконата за редактиране. Това ще ви позволи да промените датата и часа, като се уверите, че вашето съобщение ще пристигне точно когато искате.
Стъпка 8: Отменете или изтрийте планираното съобщение
Вече не сте сигурни за съобщението или времето? Няма проблем!
Можете да отмените или изтриете планираното съобщение, като кликнете върху съответните опции. Това ви дава пълен контрол над управлението на проектите ви в Slack.
Стъпка 9: Гледайте как се пуска на живо
Накрая, когато настъпи планираното време, вашето съобщение ще се появи автоматично в определения канал, както всяко друго обичайно съобщение в Slack. Толкова е просто. По този начин можете да планирате и повтарящи се съобщения.
Имайте предвид обаче, че не можете да изпращате планирани съобщения, за да отговорите на текуща тема или разговор.
Използване на Slack Bots за автоматизиране на комуникацията
Макар че вградената функция за планирано изпращане на Slack е един от начините за автоматизиране на комуникацията, можете да разчитате и на Slack Bots, за да направите същото.
Slack ботът е програма или инструмент за автоматизация, който взаимодейства с потребителите в работната среда на Slack.
Ботовете могат да бъдат програмирани да изпращат съобщения в Slack в определени часове, подобно на вградената функция за планиране, но обикновено се използват за по-сложни задачи, като управление на работни потоци, отговаряне на потребителски запитвания или интегриране с други инструменти и платформи – като ClickUp, GitHub, GoogleDocs и други – за да осигуряват безпроблемни актуализации за работата, извършвана извън Slack.
Ето някои от най-често използваните начини за използване на Slack Bots за планиране на съобщения, напомняния и актуализации:
- Автоматизирани съобщения за добре дошли за новоназначените служители: Slack ботът може да запознае новоназначените служители с подходящите канали и да им предостави необходимите ресурси за въвеждане в работата.
- Ежедневни подкани за stand-up: Ботът може автоматично да напомня на членовете на екипа да подават своите stand-up актуализации в определено време всеки ден.
- Актуализации и обобщения на задачите: Ботът може автоматично да публикува актуализации на статуса на задачите, като по този начин гарантира, че членовете на екипа са информирани за това кой по какво работи и докъде е напреднала всяка задача.
- Уведомления за задачи с наближаващ краен срок: Интегриран с инструменти за управление на проекти като ClickUp, ботът може да уведомява потребителите, когато наближава краен срок или задачите са изпълнени.
- Напомняния за срещи или събития: Ботовете могат да напомнят на екипите за предстоящи срещи или крайни срокове, като по този начин гарантират, че никой няма да пропусне важни моменти.
Тези автоматизирани съобщения и отговори освобождават времето на членовете на екипа и гарантират, че комуникацията е бърза, уместна и ефективна.
Ограничения при използването на Slack ботове за комуникация
Ботовете на Slack са отличен начин за автоматизиране на задачи, изпращане на напомняния и отговаряне на запитвания в канал. Това е като да имате полезен асистент, който е на разположение 24/7.
Въпреки тези предимства, има някои ограничения, които си заслужава да се имат предвид.
Разбирането на тези предизвикателства може да ви помогне да прецените дали Slack е подходящ за вашия екип или дали други асинхронни комуникационни инструменти биха били по-подходящи.
1. Ботовете могат да отвличат вниманието
Макар че Slack ботовете предлагат бързи, автоматизирани отговори, те могат да създават и много шум. Макар че получаването на незабавни отговори на въпроси е полезно, постоянният поток от уведомления от ботове – от актуализации до споменавания на екипа – може да ви разсейва.
Това може лесно да претовари служителите, което прави трудно да се концентрират върху важни задачи с допълнителния шум на заден план.
2. Slack ботовете са с висока цена
Най-големият недостатък на Slack е цената, особено когато се добавят ботове.
Цената на Slack започва от 7,25 долара на потребител за плана Pro. Това не изглежда прекалено високо, докато екипът ви не започне да расте и изведнъж не се сблъскате с много по-висока сметка всеки месец.
Колкото повече потребители добавите, толкова по-скъпо става. Някои екипи може да се наложи да обмислят дали алтернативите на Slack с подобни или по-добри функции не са по-рентабилен избор.
3. Ботовете се нуждаят от редовна поддръжка
Подобно на всички други ботове, Slack ботовете не са перфектни от самото начало. Те разчитат на данните и командите, които им предоставяте.
Ако информацията не е актуална, ботът ви може да има затруднения при предоставянето на полезни отговори. Това означава, че за да поддържате ефективната работа на бота, ще трябва да го актуализирате редовно. С разрастването на екипа ви и увеличаването на каналите в Slack, поддържането на тези ботове може да се превърне в тежест.
4. Ботовете могат да запълнят пространството за съхранение
Един по-малко известен проблем е колко място за съхранение предлага Slack – което не е много. Тъй като вашият бот помага за автоматизиране на задачи и изпращане на файлове, той ще допринесе за ограниченията на Slack по отношение на данните.
След като тези лимити бъдат достигнати, Slack ще започне да изтрива по-старите файлове и съобщения. Това може да се превърне в проблем, ако вашите ботове генерират много данни или ако разчитате на Slack за съхранение на историята на комуникациите или важни документи.
5. Креативността не е силна страна на ботовете
Накрая, колкото и ботовете да помагат при ежедневните задачи, те нямат един важен елемент: творчество.
Ботовете са отлични в отговарянето на предварително зададени команди, но не са особено полезни при решаването на сложни проблеми или нестандартно мислене.
В ситуации, които изискват иновативност или критично мислене, ще ви е необходим човешкият фактор, за да се справите с проблема.
Можете да преодолеете някои от тези ограничения, като съчетаете Slack с цялостна платформа за управление на проекти, базирана на изкуствен интелект, като ClickUp.
Подобряване на комуникацията в екипа с ClickUp и Slack
И Slack, и ClickUp предлагат инструменти за екипна работа, но ако сравните ClickUp и Slack, всеки от тях се отличава в различни области. Комбинирайки своите силни страни обаче, те се превръщат в най-добрия екип за работа в екип, което прави сътрудничеството по-гладко от всякога.
Ето как интегрирането на Slack с ClickUp може да опрости работния ви процес:
1. Синхронизирайте Slack с ClickUp за безпроблемно управление на проекти
Чрез интегрирането на ClickUp със Slack, вие превръщате Slack в нещо повече от просто инструмент за комуникация.
Интеграцията на ClickUp Slack ви позволява бързо да превръщате съобщенията в Slack в задачи в ClickUp. Можете дори да създавате задачи директно от всяко съобщение, като напишете /ClickUp new, и да ги изпращате директно в таблото за управление на проекти.
Това поддържа разговорите организирани и ви помага да получавате известия в реално време в Slack за актуализации на статуса, коментари или напредъка по проекта.
2. Останете свързани с чатове в реално време
ClickUp Chat предефинира екипното сътрудничество, като обединява разговорите и работата в една безпроблемна платформа, за разлика от Slack, където чатовете и задачите остават разединени. С ClickUp Chat дискусиите се провеждат успоредно с проектите, задачите и документите, създавайки единен източник на информация и елиминирайки превключването между контексти.
С помощта на AI-базираните функции в чата можете да:
- Създавайте задачи директно от съобщенията
- Изградете взаимоотношения, за да се свързвате с правилния контекст по всяко време
- Създавайте обобщения в реално време и следете дискусиите, без да четете всяко съобщение поотделно.
Освен това функцията FollowUps гарантира, че ключовите съобщения и задачи за действие никога няма да се изгубят в разговора, като сортира важната информация за лесно проследяване.
По същия начин функцията SyncUps позволява видео и аудио разговори на живо директно в работното ви пространство, като автоматично създава задачи за действие и обобщения от дискусиите.
Преди ClickUp, срещите и обменът на имейли водеха до черна дупка, в която някои въпроси оставаха незабелязани и без внимание. Поради това задачите не се преглеждаха навреме и никой не знаеше как върви творческото развитие. Сега всички в екипа могат ясно да видят кога трябва да бъдат изпълнени задачите, да общуват и да си сътрудничат в рамките на задачите.
Преди ClickUp, срещите и обменът на имейли водеха до черна дупка, в която някои въпроси оставаха незабелязани и без внимание. Поради това задачите не се преглеждаха навреме и никой не знаеше как върви творческото развитие. Сега всички в екипа могат ясно да видят кога са крайните срокове за действие, да чатят и да си сътрудничат в рамките на задачите.
3. Управлявайте задачите без усилие с помощта на присвоени коментари
Една от най-мощните функции на платформата е ClickUp Assign Comments. Тази функция ви позволява да възлагате конкретни задачи на членовете на екипа директно в рамките на разговор, като използвате ClickUp @mentions.
Представете си, че имате важна актуализация по време на чат – вместо да рискувате да я забравите, можете незабавно да превърнете този коментар в задача за отговорното лице. Това е идеално за да не пропуснете важни детайли.
💡Съвет от професионалист: Спазването на правилата за етикет в Slack, като използването на ясни теми и ограничаването на @споменаванията, гарантира по-гладка комуникация в екипа и намалява ненужните разсейвания.
4. Общувайте визуално с ClickUp Clips
Ако сте визуален тип, ClickUp Clips ще бъде любимият ви инструмент. Той ви позволява да записвате и споделяте екранни записи директно от ClickUp.
Например, ако ИТ екипът трябва да премине през процес на отстраняване на проблеми, той може да го запише стъпка по стъпка, като по този начин гарантира, че всеки член на екипа ще има достъп до това ръководство, когато е необходимо.
5. Автоматизирайте отговорите и планирайте съобщенията за по-голяма ефективност
Функциите за автоматизация на ClickUp се разширяват и до съобщенията, като ви позволяват да настроите автоматични отговори и да планирате съобщения, когато е необходимо.
Това е особено полезно за изпращане на напомняния, актуализации или важни известия, без да е необходимо да сте на място, за да натиснете „Изпрати“.
Чрез автоматизиране на комуникацията можете да се уверите, че важните актуализации се изпращат на правилните хора в точното време, без да пропускате нищо.
6. Започнете лесно с готови шаблони
Slack и ClickUp са, в основата си, инструменти за опростяване на комуникацията.
За да ви помогне да започнете без да се чувствате претоварени, ClickUp предоставя шаблон за незабавни съобщения.
ClickUp Instant Message Template ви позволява да създавате специални проекти за конкретни теми, да каните подходящите членове на екипа и да търсите съобщения бързо. Той е проектиран, за да ви помогне да започнете работа бързо и да организирате разговорите си от първия ден.
С функции за архивиране на стари разговори и настройка на известия за актуализации, управлението на комуникацията става много по-лесно.
С този шаблон вашият екип може:
- Подредете всички съобщения на едно място
- Дайте приоритет на най-важните разговори
- Уверете се, че няма да пропуснете нито едно важно съобщение
- Сътрудничеството става по-ефективно без хаотични чатове
💡Съвет от професионалист: Използването на шаблони за комуникационни планове може да ви помогне да очертаете ясни вътрешни и външни комуникационни цели, което ще направи сътрудничеството по-гладко.
Изпращайте съобщения като професионалист с ClickUp
Начинът, по който общуваме, е от решаващо значение за насърчаването на положителна работна среда и подобряването на задържането на служителите. Неотдавнашно проучване разкри, че само 9% от служителите смятат, че комуникацията на работното им място е точна, отворена и навременна. Но това не трябва да е вашата реалност.
Чрез интеграцията на ClickUp със Slack можете да преодолеете комуникационните бариери и да се уверите, че екипът ви получава навременни и подходящи актуализации. Комуникацията преминава от изолирана към прозрачна, а екипът ви може да се съсредоточи върху това да даде най-доброто от себе си за всеки проект.
А най-хубавото е, че с ClickUp всичко, от което се нуждаете за работата си – съобщения, задачи, изгледи, табла и др. – е събрано на едно място. Разговорите в реално време, възможността за превръщане на директни съобщения в подробни задачи и опциите за визуализиране на дискусиите правят платформата всеобхватно средство за управление на проекти.
Опитайте ClickUp безплатно още днес и се възползвайте от ново ниво на ефективност!