Е понеделник сутрин. Отворили сте лаптопа си, до вас стои чаша кафе и се готвите да се справите с предизвикателствата на деня.
И тук няма изненади, но пощенската ви кутия прилича на машина за пуканки, препълнена с непрочетени съобщения. Започвате да търсите нещо важно, което е пристигнало през уикенда, знаейки, че имате около 20 минути преди първата си среща за деня.
Сред всички имейли и прикачени файлове, едно уведомление привлича вниманието ви с кратко съобщение: „Срещата с клиента се отлага за утре. Проверете имейла си за новото покана.“
Вземете дълбоко дъх и спрете да се бързате. ??
Това е силата на незабавните съобщения – премахват шума и доставят важните актуализации, които наистина имат значение, когато имат значение. Докато пощенската кутия се пълни с имейли с различна важност, незабавните съобщения ви държат в течение без излишни усложнения.
Това казано, справянето с предизвикателствата, свързани със сигурността, и възприемането на най-добрите практики ще ви помогнат да извлечете максимална полза от мигновените съобщения на работното място. За щастие, ние сме ви подготвили, за да разберете големите ползи от това.
Разбиране на значението на незабавните съобщения на работното място
Последните данни показват, че прекарваме повече от 250 минути на ден на телефоните си. Това е приблизително 70 дни средно време пред екрана на година.
Независимо дали проверяваме телефоните си, за да разберем какво правят приятелите ни, дали проверяваме Instagram или проследяваме поръчката си от Amazon, за да видим дали е изпратена, телефоните ни са винаги наблизо, под ръка. И повечето от нас имат инсталирани Microsoft Teams или Slack на телефоните си, което гарантира достъп до важни служебни съобщения.
На работното място незабавният достъп до съобщенията може да бъде спасителен. Имейлите често остават в пощенската кутия с дни, но текстовите съобщения? Ние ги четем почти веднага. Тази незабавност прави незабавните съобщения незаменим инструмент за извършване на задачите.
Но не става въпрос само за това да свършите работата си. Мигновените съобщения работят по следния начин:
- Повишаване на производителността: Бързото съобщение означава незабавен отговор, който води до бързо вземане на решения и решаване на проблеми. Освен това, то позволява спонтанни сесии за обмен на идеи и бързо споделяне на идеи, което повишава производителността.
- Насърчаване на сътрудничеството: С помощта на мигновени съобщения членовете на екипа могат лесно да комуникират, независимо къде се намират. Можете да споделяте не само съобщения, но и файлове, документи и връзки, което ускорява работните процеси в сравнение с дългите имейли.
- Насърчаване на чувството за общност и отборен дух: Мгновенните съобщения насърчават среда на сътрудничество, в която членовете на екипа могат лесно да споделят идеи, да задават въпроси и да оказват подкрепа. Те могат да помогнат за създаването на по-позитивна и подкрепяща фирмена култура, като насърчават чувството за общност и принадлежност.
Ролята на незабавните съобщения в културата на дистанционната работа
- Мгновенните съобщения насърчават колективното обсъждане, точно като вътрешните ви срещи, но с архив на историята на съобщенията за справка. Това гарантира, че всички са на една и съща страница.
- Той е лесно достъпен от различни устройства, което гарантира непрекъснати взаимодействия на работното място, по време на пътуването до работа или когато вършите поръчки.
- Той предлага отлична видимост на дейностите и статуса на проектите, за да държи всички информирани и ангажирани, дори когато членовете на екипа са разпръснати в различни часови зони.
Мгновенните съобщения са от съществено значение в културата на дистанционната работа, тъй като спомагат за ефективната комуникация в екипа, укрепват връзките в екипа, стимулират сътрудничеството и благоприятстват гъвкавите работни графици. Когато става въпрос за управление на проекти, мгновенните съобщения спомагат за улесняване на работните процеси, насърчават отговорността, ускоряват решаването на проблеми и подобряват общата прозрачност.
Най-добри практики за ефективно използване на чат съобщенията на работното място
Ясно е, че незабавните съобщения спомагат за производителността и сътрудничеството, а ролята им в културата на дистанционната работа е почти незаменима. Нека направим още една крачка напред и разберем как те могат да генерират по-добри резултати, когато се използват с подходящо намерение и грижа.
Ето няколко основни правила и приети норми на поведение, които трябва да спазвате, когато работите с мигновени съобщения на работното място:
1. Бъдете професионални
На пръв поглед, чатът може да изглежда като неформално средство, предвид дизайна и механизма му. Но всъщност това е приложение за бизнес съобщения. Затова избягвайте неформалния език и поддържайте професионален тон. Използвайте емотикони умерено, особено когато общувате с ръководството или с хора, които не познавате добре.
2. Отидете направо на въпроса
Целта на използването на незабавни съобщения е да се осъществява бърз и важен обмен на информация, която изисква действие. Ако давате дълги обяснения, вие нарушавате целта на незабавните съобщения. Съобщенията ви трябва да бъдат кратки, ясни и по същество.
3. Уважавайте личния живот
Избягвайте да обсъждате чувствителна или поверителна информация, като лични данни, финансова информация или патентовани данни, чрез чат програми. Ако трябва да споделите чувствителна информация, обмислете използването на сигурни канали за комуникация, като криптирана електронна поща или лични срещи.
4. Навременни отговори
Бързите отговори са от съществено значение за ефективната комуникация и сътрудничество на работното място. Когато получите съобщение, постарайте се да отговорите в разумен срок. Това показва уважение към вашите колеги и спомага за поддържането на продуктивен работен процес.
5. Поставете граници
Мгновенните съобщения не означават незабавен достъп, особено извън традиционното работно време. Дори и в рамките на традиционното работно време, получателят може да е на среща или да е потънал в работа.
Определете ясни насоки за екипа си кога да използва мигновени съобщения. Най-важното е да определите правила за себе си. Задайте конкретни часове за проверка на съобщенията и се придържайте към тях. Определете граници и насърчавайте екипа си да задава статуси, когато са заети с други задачи. В идеалния случай не безпокойте колегите си извън работното време, освен ако не става въпрос за спешни и нерутинни актуализации. Уважавайте времето на всички и насърчавайте тази култура в екипа си.
6. Бъдете организирани
Групирайте и маркирайте съобщенията си подредено в инструментите за незабавни съобщения. Създайте различни групи или канали за конкретни теми, за да избегнете разсейване и хаос. Това улеснява бързото намиране на информация, когато имате нужда от нея. Класифицирайте индивидуалните си чатове и използвайте цветове или други маркери, за да ги подчертаете.
7. Актуализации на статуса
Използвайте ефективно актуализациите на статуса, за да покажете кога сте заети или свободни. Това ви позволява да останете концентрирани без нежелани прекъсвания.
8. Намалете разсейващите фактори
Ограничете разсейващите фактори, за да създадете по-концентрирана и продуктивна работна среда. Това включва минимизиране на използването на чат по време на срещи или когато работите по задачи, които изискват дълбока концентрация. Помислете да отделите конкретно време за проверка и отговор на съобщения, например по време на почивките или в края на деня.
9. Използване на инструмент за управление на работата
Инструментите за управление на работата като ClickUp централизират комуникацията на работното място и опростяват процесите на съобщаване, така че екипите да могат да работят по-ефективно и да останат свързани, което в крайна сметка води до по-добри резултати от проектите.
Ето някои от функциите на ClickUp, които могат да ви помогнат при използването на чат на работното място:
ClickUp Chat View:
ClickUp Chat View предоставя лесен за използване интерфейс за изпращане и получаване на съобщения в реално време. Чатът е интегриран безпроблемно в ClickUp Workspace, което ви позволява да комуникирате директно, без да напускате платформата.
Можете да участвате в индивидуални разговори или групови чатове, като поддържате всички дискусии организирани и достъпни в средата за управление на проекти.
Някои от другите функции, които предлага Chat View, включват:
- Споделяне на файлове: Можете да споделяте файлове, документи и изображения директно в чата, което улеснява сътрудничеството по проекти и споделянето на информация.
- Разпределяйте задачи: Използвайте ClickUp @mentions, за да включите всеки в разговора и да разпределите коментари, за да се уверите, че работата върви без никакви пречки.
- Интеграция на управлението на задачите: Свържете безпроблемно чат разговорите със задачите в ClickUp, което ви позволява да обсъждате подробностите по проекта, да възлагате задачи и да проследявате напредъка директно в чата.
- Актуализации в реално време: Бъдете в течение с развитието на проектите и получавайте известия за възложени задачи, коментари и споменавания.
ClickUp Brain:
ClickUp Brain е интелигентен асистент, който ви помага да създавате ефективни съобщения. Той предоставя предложения и шаблони за писане на ясни и въздействащи съобщения, като гарантира, че те са добре структурирани и уместни. Тази функция подобрява качеството на взаимодействията и предотвратява недоразуменията.
Ето как ClickUp Brain може да ви помогне:
- Бърз достъп: Използвайте функцията за търсене, за да намерите бързо нужната ви информация, като спестите време и намалите необходимостта от дълги разговори.
- Полирайте съобщенията си: Проверете важните съобщения чрез ClickUp Brain, за да проверите правописа, граматиката и тона.
Автоматизации в ClickUp:
Функциите за автоматизация на ClickUp включват приложението за съобщения, което позволява на потребителите да настройват автоматични отговори и да планират съобщения.
Това може да бъде особено полезно за изпращане на напомняния, актуализации или известия без ръчна намеса. Автоматизацията поддържа последователна комуникация на работното място и гарантира, че важните съобщения или актуализации се изпращат на правилния човек в точното време.
Шаблон за незабавни съобщения на ClickUp:
Шаблонът за незабавни съобщения на ClickUp отговаря на първото ви притеснение – как да започнете. Той е готов за употреба и може да ви помогне да започнете за секунди.
За да управлявате ефективно разговорите, създайте отделен проект за всяка тема и поканете съответните членове на екипа да се присъединят към тези проекти. Използвайте лентата за търсене в шаблона, за да намерите бързо важни съобщения и да архивирате остарелите, за да организирате работното си пространство. Можете също да настроите известия, за да сте информирани за напредъка на разговора и да гарантирате навременни отговори.
С този шаблон вашият екип може:
- Организирайте разговорите: Съхранявайте всички вериги от съобщения на едно място, добре структурирано.
- Приоритизирайте ефективно: Фокусирайте се върху най-важните разговори, за да постигнете максимална продуктивност.
- Уверете се, че не пропускате съобщения: Предотвратете пропускането или забравянето на съобщения
- Оптимизирайте сътрудничеството: Кажете сбогом на хаотичните чатове и се насладете на ефективна работа в екип.
Аспекти на сигурността на незабавните съобщения, които трябва да знаете
Кибер заплахите могат да нанесат сериозни щети на бизнес комуникациите, особено когато става въпрос за поверителни данни на организацията. Ето няколко неща, които трябва да имате предвид, за да разберете как функциите за сигурност на ClickUp се сравняват с тези на други големи платформи.
1. Неоторизиран достъп
Поддържайте вътрешните си канали и групи, за да предотвратите неразрешен достъп на хакери до вашата критична бизнес комуникация. Осигурете надеждни мерки за удостоверяване на автентичността и се уверете, че всички ги спазват.
ClickUp позволява на администраторите да ясно дефинират ролите и правата на потребителите, което в крайна сметка ограничава достъпа до чувствителна информация въз основа на ролите на потребителите.
2. Чувствителни данни
Мгновенните съобщения са изключително удобни, защото ви позволяват лесно да споделяте всякаква информация. Те обаче носят и определени рискове. Един от най-значимите е нарушаването на сигурността на данните. Чувствителната информация, споделяна чрез мгновенни съобщения, може да бъде основна мишена за хакерите.
ClickUp поддържа Single Sign-On (SSO), което позволява на потребителите да се удостоверяват, използвайки своите корпоративни идентификационни данни. Това просто означава, че елиминирате риска от управлението на множество пароли.
3. Слаби пароли
Всички сме запознати с изкушението да използваме често използвани, лесни за запомняне пароли. Те ни позволяват да влизаме в акаунтите си бързо и без усилие. Но мързелът може да струва скъпо на вашата организация. Ако имате слаба или стара парола, вероятността акаунтът ви да бъде хакнат е по-голяма, отколкото при някой с трудна парола. Добър навик е също да актуализирате паролите си редовно.
ClickUp спазва индустриалните стандарти и регулации, включително Общия регламент за защита на данните (GDPR), Системни и организационни контроли 2 (SOC 2) и Калифорнийския закон за защита на личните данни на потребителите (CCPA), като гарантира, че платформата отговаря на високи стандарти за сигурност и поверителност.
Сравнение на функциите за сигурност с други платформи
Предпочитаните в бранша софтуерни продукти и приложения за бизнес комуникация, като Google Chat и Skype for Business, разполагат с надеждни функции за сигурност. Нека видим как функциите за сигурност на ClickUp се сравняват с други популярни приложения за незабавни съобщения.
Google Chat
- Google Chat отговаря на популярните стандарти за сигурност в бранша, като Общия регламент за защита на данните (GDPR), Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA) и Закона за семейните образователни права и поверителност (FERPA).
- Съобщенията в Google Chat са криптирани през целия си жизнен цикъл. Те се криптират както при предаването, така и при съхранението.
- Продължителността на сесиите в Google Chat може да варира в зависимост от фактори като активността на потребителя и настройките на акаунта. Например, делегатите и супер администраторите могат да имат по-кратки сесии.
Skype за бизнес
- Microsoft използва OAuth, протокол за удостоверяване от сървър към сървър, за да гарантира сигурен обмен на незабавни съобщения в Skype for Business и другите си продукти, като Microsoft Exchange.
- Контролът на достъпа въз основа на ролята (RABA) на Skype гарантира, че потребителите получават само необходимите разрешения въз основа на тяхната роля. Той делегира административни задачи и предотвратява грешки с пълни разрешения.
- Skype за бизнес използва 128-битов Advanced Encryption Standard (AES), Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) и Transport Layer Security (TLS). По принцип може да се каже, че тук са доста безопасни.
Slack
- Slack предлага цялостно криптиране за директни съобщения и файлове, споделени в директни съобщения. Това означава, че само вие и получателят можете да четете или да имате достъп до съдържанието.
- Можете да активирате 2FA в Slack, за да добавите допълнително ниво на сигурност, като изисквате код от телефона си или друго устройство в допълнение към паролата си.
- Slack спазва стандартните за индустрията сертификати за съответствие като SOC 2 Type II, ISO 27001 и GDPR, демонстрирайки своя ангажимент към защитата на данните.
Справяне с предизвикателствата и недостатъците на незабавните съобщения
Въпреки че ползите от незабавните съобщения са много, те имат и някои недостатъци:
1. Разсейване и ниска продуктивност
Постоянният поток от известия в приложенията за незабавни съобщения може да прекъсне работния процес и да намали производителността, като превърне деня ви в поредица от „пинг!“ моменти, които затрудняват концентрацията ви.
Постоянната нужда да проверявате съобщенията може да доведе до т.нар. „превключване на контекста“, при което мозъкът ви трябва да сменя скоростта, което ви лишава от енергия и време.
Решения:
- Определете конкретни часове през деня, в които да проверявате и отговаряте на съобщенията.
- Активирайте функциите „Не ме безпокойте“ на вашето устройство, за да избегнете разсейване по време на важни задачи.
- Определете ясно приоритетите си и разпределете времето си съответно.
2. Неправилна комуникация и липса на яснота
За разлика от телефонните или видео разговори, незабавните съобщения могат лесно да бъдат погрешно интерпретирани поради липсата на тон и контекст, което може да доведе до потенциални конфликти или недоразумения между служителите. Това може да доведе до погрешно тълкуване на намерението или сериозността на съобщението от получателите, което да предизвика объркване или обида.
Решения:
- Не се колебайте да потърсите разяснения, ако не сте сигурни в значението на дадено съобщение.
- Избягвайте жаргона и двусмислените термини. Бъдете конкретни и директни в съобщенията си.
- Използвайте емотикони и GIF файлове умерено, за да предадете тон и емоция, но имайте предвид културните различия.
3. Претоварване с информация
Приложението за незабавни съобщения може да ви претовари с информация, което затруднява определянето на приоритети и поддържането на концентрацията. Това претоварване с информация може да доведе до объркване, пропуснати съобщения и загуба на важни детайли в чата.
Решения:
- Използвайте функцията за търсене, за да намерите бързо конкретни съобщения или информация.
- Използвайте канали или папки, за да категоризирате разговорите и да ги подреждате.
- Изключете известията от по-малко важни канали или лица, за да намалите претоварването с информация.
4. Зависимост от технологиите
Екстремната зависимост от която и да е програма за незабавни съобщения може да доведе до сериозни проблеми, ако тя срещне технически проблеми и откаже да работи.
Ако служителите разчитат в голяма степен на незабавните съобщения, всяко прекъсване може да спре работата. Важни съобщения може да не бъдат получени, критични актуализации да останат непроверени, а вземането на решения да се забави, което да доведе до неудовлетвореност.
Решения:
- Не разчитайте само на незабавни съобщения. Обмислете използването на електронна поща, телефонни разговори или лични срещи за важни дискусии.
- Разработете планове за действие при технически проблеми или прекъсвания, като например използване на алтернативни методи за комуникация.
- Поддържайте актуализирани приложението за съобщения и софтуера на устройството си, за да сведете до минимум техническите проблеми.
5. Липса на лично взаимодействие
Мгновенните съобщения могат да намалят личните контакти, което да се отрази негативно на целите ви за изграждане на екип.
Без лична комуникация е трудно да се изградят здрави взаимоотношения, да се разберат невербалните намеци и да се създаде чувство за общност сред членовете на екипа. Липсата на лична връзка може да доведе до чувство на изолация и да отслаби общия екипен дух.
Решения:
- Насърчавайте неформални взаимодействия извън работата, като дейности за изграждане на екип или виртуални кафе паузи.
- Провеждайте редовни срещи на екипа, както лично, така и виртуално, за да насърчите личните контакти и да изградите взаимоотношения.
- Когато е възможно, използвайте видеоконферентна връзка, за да се виждате и чувате, което може да подобри комуникацията и да изгради добри взаимоотношения.
6. Неподходящо използване
Естествено е да използваме приложение за незабавни съобщения за разговори, които не са свързани с работата. Когато се увлечем в неформални разговори, това може да ни отвлече от задачите, които трябва да изпълним.
Злоупотребата с платформите за съобщения може да доведе до по-малко концентрация върху работата и повече време, прекарано в дискусии, които не са свързани с темата.
Решения:
- Обучете служителите за потенциалните последствия от неподходящо използване и насърчавайте отговорно поведение.
- Създайте ясни насоки за подходящото използване на чат съобщения на работното място.
7. Трудности при проследяването и отчетността
Може да бъде предизвикателство да проследявате разговорите и да гарантирате отчетността при използването на чат, особено при работа от разстояние.
Важни дискусии и решения могат да се загубят сред съобщенията, което затруднява прегледа на миналите взаимодействия или поемането на отговорност от страна на служителите за техния принос и ангажименти.
Решения:
- Ясно комуникирайте очакванията си по отношение на времето за отговор, отчетността и документацията.
- Прегледайте историята на чата си, за да проследите разговори, списъци със задачи и решения.
Подходът на ClickUp към незабавните съобщения
- Настройките и политиките на работната среда могат да бъдат конфигурирани в съответствие с фирмените указания и да следят използването
- Подробни аудиторски регистри, история на съобщенията и функции за възлагане на задачи помагат за подобряване на проследяването и отчетността.
- Чеклистите на ClickUp предоставят инструменти като етикети, теми и канали за ефективно управление и приоритизиране на информацията.
- Настройките за известия, които можете да персонализирате, и режимите „Не ме безпокойте“ ви помагат да се справите с разсейващите фактори.
- Интегрираните функции в приложението за незабавни съобщения, като разговори в низове и редактиране на съобщения, подобряват яснотата и контекста. Функциите за AI редактиране на ClickUp помагат при създаването на съобщение, а вие можете да редактирате и съществуващия текст.
- Осигурява висока достъпност и надеждност чрез редовна поддръжка и стабилна инфраструктура.
- Интегрира се с инструменти за видеоконферентна връзка и насърчава хибридни комуникационни стратегии.
Използвайте незабавните съобщения на работното място за ефективна комуникация
Развитието на инструментите за незабавни съобщения, особено с платформи като ClickUp и други популярни приложения за незабавни съобщения, е преминало дълъг път от скромните си начала.
Платформите за незабавни съобщения първоначално бяха прости инструменти за бърз обмен, но с времето се превърнаха в сложни платформи, които интегрират невероятни функции за управление на проекти.
Използвайте функциите на ClickUp, като например изглед „Чат“, AI асистент, автоматизация и шаблони за съобщения, за да използвате ефективно мигновените съобщения на работното място.
Регистрирайте се в ClickUp още днес!