Започвали ли сте някога проект, само за да видите как той се отклонява драстично от курса? Виновникът може да е разширяването на обхвата, което е често срещана пречка в повечето проекти – от разработката на софтуер и маркетинга до строителството, тежката техника и дори инициативите в публичния сектор.
Но има решение. Един добре изготвен план за управление на обхвата може да държи проекта ви на правилния път и да спести средства.
Този практичен списък очертава стъпките за създаване на идеалното описание на обхвата на проекта за всяка индустрия.
Разбиране на описанието на обхвата на проекта
Описанието на обхвата на проекта е официален документ, който очертава границите на проекта и определя какво е включено и какво не е. То гарантира, че екипът на проекта разбира целите, крайните резултати и ограниченията.
Описанието на обхвата на проекта обикновено съдържа четири ключови елемента:
- Цели на проекта: Конкретни цели и резултати, които проектът се стреми да постигне
- Резултати: „Осезаеми“ резултати, които ще бъдат постигнати
- Включени (и изключени) елементи в обхвата: Конкретни задачи, дейности или компоненти на проекта, които са (и не са) включени в проекта
- Ограничения: Ограничения или рестрикции, които могат да повлияят на проекта
Създаването на добре дефинирано описание на обхвата на проекта може да помогне за предотвратяване на разширяването на обхвата и да поддържа проекта в правилната посока. Описанието на обхвата на проекта служи за следните цели:
- Намалява рисковете: Чрез ясното определяне на границите на проекта, той помага за намаляване на рисковете, свързани с разширяване на обхвата, надхвърляне на разходите и закъснения в графика
- Повишава ефективността: Тъй като знаете какво е от решаващо значение още в самото начало, можете да разпределяте ресурсите и да управлявате бюджета си по-добре
- Осигурява удовлетвореност на заинтересованите страни: Тъй като всички се съгласяват предварително с резултатите от проекта, можете да сведете до минимум конфликтите и разширяването на обхвата впоследствие
- Служи като отправна точка: Когато възникнат несигурности или се сменят членовете на екипа, описанието на обхвата на проекта може да бъде надежден източник на достоверна информация
Накратко, описанието на обхвата на проекта осигурява яснота, насока и контрол, което води до завършване на проекта в срок и в рамките на бюджета.
Как да напишете описание на обхвата на проекта (с примери)
Сега, след като разбрахме какво е описание на обхвата на проекта и защо ви е необходимо такова, нека разгледаме как можете да създадете такова, за да имате по-прецизна насока на проекта и по-добра координация в екипа. Ще разгледаме също така как инструменти за управление на проекти като ClickUp могат да подпомогнат процеса, като помагат на екипите да организират задачите, да проследяват напредъка и да си сътрудничат ефективно.
Ето кратко резюме на основните стъпки:
Кратък списък за създаване на описание на обхвата на проекта
- Определете целта на проекта
- Изгответе план за ресурсите
- Избройте крайните резултати
- Идентифициране на ограниченията на проекта
- Изгответе проект за описание на обхвата на проекта
- Въведете процес за контрол на промените
Сега нека разгледаме това по-подробно.
Прочетете също: 9-точен списък за проверка за управление на проекти за мениджъри
1. Определете „какво” и „защо”
Разбирането на целта на проекта е от основно значение за създаването на ясна и убедителна декларация за обхвата (и за успеха на проекта). Това включва определяне на целите на проекта, бизнес нуждите и желаните резултати.
Ето няколко въпроса, които можете да си зададете на този етап:
- Какъв проблем решава проектът?
- Какви са желаните резултати или ползи?
- Как този проект се вписва в общите цели на организацията?
Тази стъпка е вашият пътеводна звезда, която насочва вашите избори и решения, докато изготвяте плана на проекта. Включете целия си проектен екип (или поне ключовите заинтересовани страни) на този етап. Не само че различните членове на екипа ще внесат разнообразни гледни точки в дискусията, но когато включите някого в ранния етап, той също ще се почувства по-ангажиран с резултата от проекта.
Използвайте инструмент за виртуална бяла дъска, за да направите дискусията по-интерактивна (особено ако сте отдалечен или хибриден екип). Например, шаблонът за бяла дъска за обхвата на проекта в ClickUp може да ви помогне да проведете мозъчна атака като екип и да създадете груб проект на обхвата на проекта.
Шаблонът е визуален инструмент за съвместна работа, предназначен за организиране и управление на всички аспекти на обхвата на вашия проект. Той предоставя централизирано място за проследяване на дейностите, ресурсите, крайните резултати и графиците на проекта, като гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато. Той включва отделни полета за всяка от стъпките в плана за обхвата на вашия проект:
- Информация: Съберете всички релевантни данни и факти, които ще определят проекта. Това гарантира, че всички, включително проектният мениджър, имат достъп до една и съща основна информация
- Обосновка: Обяснете мотивите зад всяко решение, взето по време на проекта. Това помага на членовете на екипа да се съгласуват с целта и посоката на проекта
- Обхват: Определете обхвата на проекта – какво е включено и какво е изключено от проекта. Това гарантира яснота относно границите и предотвратява недоразумения
- Цели: Определете желаните резултати и цели на проекта. Това помага за насочването на напредъка на проекта и измерва неговия успех
- Резултати: Посочете конкретните резултати, които проектът ще доведе. Те служат като ориентири за проследяване на напредъка и завършването
- Изключения: Очертайте какво не е част от проекта, за да избегнете разширяване на обхвата. Тази секция определя очакванията за това, което няма да бъде разгледано или изпълнено
- Предположения: Идентифицирайте основните предположения и потенциалните пристрастия, които оказват влияние върху проекта. Осъзнаването им помага да се предвидят рисковете и да се планират мерки за извънредни ситуации
Това поставя солидна основа за останалата част от процеса на планиране на проекта, като ви дава по-голяма яснота при разпределянето на ресурсите или изготвянето на плана на проекта.
📌Пример:
Да приемем, че сте строителна компания, която трябва да реновира офис сграда. Ето какви биха били вашите „защо“ (цели):
Подобряване на енергийната ефективност, функционалността и естетиката на сградата, за да се отговори на променящите се нужди на наемателите и да се намалят експлоатационните разходи.
2. Изгответе план за ресурсите
След като сте определили целите на проекта, е време да оцените ресурсите, необходими за тяхното постигане. Изискванията към проекта могат да включват определяне на необходимите хора, оборудване, материали и бюджет.
Включете ключовите заинтересовани страни при изготвянето на този план, за да се уверите, че мнението на всеки е чуто, особено ако работите с мултифункционални екипи. Друга добра практика е планирането на непредвидени обстоятелства. Това може да бъде нещо толкова просто като отчитане на служител, който е в отпуск по време на проекта, или нещо по-сериозно като забавяния в одобрението от страна на правителството или логистиката на материалите.
Освен това, като планирате разходите и ресурсите за проекта си предварително, ще имате по-ясно разбиране за неговите изисквания, което ще ви помогне да се вместите в бюджета.
📌Пример:
В примера с реновирането на офис сграда с цел постигане на енергийна ефективност, ето какво би включвал вашият план за разпределение на ресурсите:
- Човешки ресурси: Архитекти, водопроводчици, електротехници, строителни работници, ръководители на обекти и т.н.
- Оборудване и материали: Строително оборудване, строителни материали, електротехнически материали и т.н.
- Бюджет: Разходи за строителство, хонорари на архитекти и инженери, разходи за материали, разходи за труд и резервен фонд
- График: Ключови етапи, планове за смени и др.
3. Избройте крайните резултати
Това са конкретните резултати, които ще бъдат предадени на спонсорите и клиентите на проекта в края на проекта. Те са и вашият еталон за измерване на успеха на проекта и за това дали той върви по план. Две важни неща, които трябва да имате предвид при определянето на крайните резултати на проекта, са:
- Уверете се, че крайните резултати са реалистични и постижими в рамките на ограниченията на проекта
- Свързване на всеки резултат с конкретен краен срок или времева рамка – етапи на проекта, които можете да използвате, за да проследите дали проектът ще бъде изпълнен навреме
Определете конкретните задачи, които са включени (в обхвата) и изключени (извън обхвата) от проекта на този етап.
📌Пример:
Ето някои резултати, които вашата енергийно ефективна, реновирана офис сграда би имала нужда:
- Одобрение на разрешителни: Получаване на необходимите разрешителни и одобрения от местните власти (един месец)
- Повишена енергийна ефективност: Осветление, устойчиво строителство, слънчеви панели и др. (три месеца)
- Обновени интериори: Модерен интериор, обновени помещения и промени в разположението (два месеца)
- Удостоверение за завършване: Получаване на удостоверение за завършване от строителния инспектор (една седмица)
Работата извън обхвата може да включва обзавеждане на офисните помещения, озеленяване и други подобни дейности – въпреки че са свързани с ремонта на офиса, те не са част от вашия проект.
Въпреки че това е основен списък, ви препоръчваме да подходите по-задълбочено към вашия списък за управление на проекти. Можете да използвате инструмент като ClickUp Checklists, за да създадете йерархични списъци, като по този начин се уверите, че нищо не е пропуснато и нито една задача не остава незавършена.
Най-хубавото при списъците за задачи е, че те са нещо повече от обикновен списък. Можете да:
- Възложете конкретен елемент от списъка на някого
- Използвайте коментарите, за да добавите повече контекст за елемента
- Гнездете елементите в списъка за по-добра категоризация
А най-хубавото е, че можете да запазите списъците като шаблони, за да ги използвате отново в бъдещи проекти.
💡 Съвет от професионалист: Защо да се ограничавате само до списъци за вашите крайни резултати? Можете също така да създадете шаблон за списък, който екипът ви да може да копира и използва за всяко описание на обхвата на проекта — като по този начин рационализирате и стандартизирате процеса и структурата на обхвата на проекта.
4. Идентифициране на ограниченията на проекта
Знаете какви са вашите крайни резултати. Време е да разберете какво ви пречи да ги постигнете. Това може да бъде ограничение във времето (натиск да завършите проекта в рамките на ограничен период от време, без да се отрази на качеството на работата), ограничение в бюджета (да предоставите на клиента това, от което се нуждае, но в рамките на отпуснатия бюджет) или дори ограничение в ресурсите (да намерите подходящия екип за задачата).
Като идентифицирате тези проблеми в ранна фаза на проекта, можете да разработите стратегии за смекчаване на тяхното въздействие по време на жизнения цикъл на проекта и да гарантирате, че той ще бъде успешно завършен.
📌Пример:
Възможно е да срещнете някои ограничения, когато започнете проекта за обновяване на офиса си.
- Необходимостта от извършване на ремонта извън работното време, за да се сведе до минимум неудобството за наемателите
- Ограничена наличност на квалифицирани строителни работници в района
- Съпротива от страна на наемателите срещу временно преместване по време на ремонтни работи
- Съответствие със стандартите и нормативните изисквания за зелено строителство
5. Изгответе проект на описанието на обхвата на проекта
След като вече сте определили целите, ресурсите и потенциалните предизвикателства на проекта си, е време да обобщите заключенията си в официално описание на обхвата на проекта. Този документ ще служи като пътна карта за проекта ви, очертавайки неговите параметри – крайни резултати, срокове и др.
Документът за обхвата на проекта ще включва отделни раздели за цели, резултати (с графици), изключения, предположения и ограничения. Ето няколко съвета за изготвяне на описанието на обхвата:
- Използвайте ясен и кратък език, за да избегнете двусмислици
- Определете ясно всички технически термини или съкращения, които може да са непознати за заинтересованите страни
- Разделете обхвата на по-малки, по-лесно управляеми компоненти
Накрая, споделете проекта на описанието на обхвата с съответните заинтересовани страни и потърсете тяхното мнение.
Ето какво каза един клиент за това как ClickUp подобрява планирането на проекти:
ClickUp може да бъде адаптиран към почти всяка нужда в управлението на проекти . Той е достатъчно технически усъвършенстван, за да се справя с големи междуотделни проекти, продължаващи от година на година, но в същото време може да бъде персонализиран, за да функционира като обикновен ежедневен списък за проверка.
ClickUp може да бъде адаптиран към почти всяка нужда в управлението на проекти . Той е достатъчно технически усъвършенстван, за да се справя с големи междуотделни проекти, продължаващи от година на година, но в същото време може да бъде персонализиран, за да функционира като обикновен ежедневен списък за проверка.
Ако това е първият ви опит да създадете описание на обхвата или искате да го подобрите, шаблонът за план за управление на обхвата на ClickUp може да ви бъде от полза.
Този шаблон за обхвата на проекта предоставя структуриран подход за създаване и управление на описанието на обхвата и включва раздели за:
- Цели на проекта: Определете целите на проекта, за да поддържате фокуса на всички върху желаните резултати
- Описание на проблема: Идентифицирайте основния проблем, който проектът ще реши, за да обосновете неговата необходимост
- Задачи в обхвата/извън обхвата: Уточнете кои задачи са включени или изключени, за да предотвратите разширяване на обхвата
- Резултати: Избройте конкретните резултати, очаквани на всеки етап от проекта
- Одобрение: Определете критериите за получаване на одобрение от заинтересованите страни, за да гарантирате официална валидация
Този шаблон за обхвата на проекта организира цялата информация, свързана с обхвата, на едно място, като помага на мениджърите да управляват промените ефективно и гарантира, че проектите се изпълняват в срок и в рамките на бюджета.
Освен това функциите за сътрудничество на ClickUp — коментари, етикети и редактиране в реално време — улесняват екипа ви да работи съвместно по документа.
📌Пример:
Ето как би изглеждало окончателното описание на обхвата на проекта:Наименование на проекта: Проект за модернизация на офис сграда
Цели на проекта:
- Подобряване на енергийната ефективност на сградата
- Подобрете функционалността на сградата, за да отговорите на нуждите на съвременните наематели
Резултати:
- Реновирани офис пространства с обновени довършителни работи и разпределение
- Подобрено енергийно ефективно осветление
- Подобрена система за сигурност
- Обновяване на общите части (напр. фоайе, тоалетни)
Включени елементи в обхвата:
- Структурни ремонти
- Подобрения в областта на устойчивостта
- Интериорен дизайн и довършителни работи
Изключения от обхвата:
- Доставка на мебели и оборудване
- Маркетингови и лизингови дейности
Предпоставки:
- Необходимите разрешения и одобрения ще бъдат получени своевременно
- Структурната цялост на сградата е в добро състояние
- Налице е достатъчно финансиране за завършване на проекта
Ограничения:
- Кратък срок от шест месеца
- Липса на квалифицирана работна ръка
Критерии за приемане:
- Сградата преминава инспекция и отговаря на стандартите за енергийна ефективност
- Проектът е завършен в рамките на определения бюджет и график
📌Ето още един пример за организиране на събитие: годишна конференция.
Наименование на проекта: Годишна конференция на бранша
Цели на проекта:
- Организирайте събитие, което популяризира марката и вашата мисия
- Създайте възможности за участниците да се свържат и да обменят контакти помежду си
Резултати:
- Място на провеждане на конференцията
- Програма на конференцията
- Списък с лектори
- Система за регистрация и продажба на билети
- Управление на събития на място
- Доклад за оценка след конференцията
Включени елементи в обхвата:
- Избор и резервация на място
- Набиране и управление на лектори
- Привличане и управление на спонсори
- Планиране и координация на събития
- Логистика на място (например регистрация, храни и напитки, аудио-визуално оборудване)
Изключения от обхвата:
- Текущи маркетингови и промоционални дейности след конференцията
- Събития за общуване след конференцията
- Публикуване на материалите от конференцията
Предпоставки:
- Налице е достатъчно финансиране за покриване на всички разходи
- Ще бъдат получени необходимите разрешения и одобрения
- Ще бъде осигурен достатъчен персонал за управление на конференцията
Ограничения:
- Ограничен бюджет
- Кратък срок
- Наличност на мястото
Критерии за приемане:
- Положителни отзиви от участниците за преживяването от конференцията
- Събитието се изпълнява в рамките на определения бюджет и график
Прочетете също: 15 безплатни шаблона за управление на проекти
6. Въведете процес за контрол на промените
Накрая, трябва да създадете рамка за преглед, одобрение или отхвърляне на предложените промени, така че те да съответстват на целите на проекта и да не компрометират обхвата, графика или бюджета му.
Можете да направите това, като създадете система за контрол на промените. Ето как работи тя:
- Първо, създайте комисия (трима души е подходящ брой), която ще разглежда всички заявки за промени
- След това определете процес, чрез който другите членове на екипа могат да поискат промяна в обхвата на проекта ви
- Накрая, анализирайте дали предложената промяна би се вписала в съществуващия обхват на проекта ви
Използвайте формуляр — като ClickUp Forms — за да автоматизирате този процес. Членовете на екипа могат да предложат промяната и да я обосноват. След това комисията може да я прегледа и да сподели своето решение и мотивите си, което рационализира целия процес.
Чрез внедряване на процес за контрол на промените можете ефективно да управлявате промените в проекта си, да минимизирате рисковете и да избегнете ненужни разходи.
Дръжте проекта си на правилния път с описание на обхвата (и ClickUp)
Определянето на обхвата на работата е първата стъпка към подготовката на проекта за успешна и навременна реализация. Това прави описанието на обхвата най-добрият приятел на проектните мениджъри – предоставя им ясна пътна карта, която посочва какво трябва да се направи, какви рискове трябва да се избягват и как.
В същото време обхватът на проекта ви се съхранява в документ, докато самият проект се проследява в инструмента ви за управление на задачите. За по-плавен (и цялостен) работен процес можете да обмислите използването на решение „всичко в едно“ като ClickUp.
С ClickUp можете да изготвите описание на обхвата на проекта, да превърнете крайните резултати в изпълними задачи и дори да следите времето. Това е цялостно решение за управление на всичко – от описания на обхвата на проекта до задачи и мерки за намаляване на риска.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и вижте как той опростява управлението и изпълнението на обхвата на проекта.