Започвали ли сте някога проект, само за да видите как той се отклонява значително от курса? Причината може да е разширяването на обхвата, което е често срещана пречка в повечето проекти – от разработката на софтуер и маркетинга до строителството, тежката техника и дори инициативите в публичния сектор.
Но има решение. Добре изготвен план за управление на обхвата може да поддържа проекта ви в правилната посока и да спести пари.
Този удобен списък очертава стъпките за създаване на перфектно описание на обхвата на проекта за всяка индустрия.
Разбиране на обхвата на проекта
Описание на обхвата на проекта е официален документ, който очертава границите на проекта и определя какво е включено и какво не е включено. То гарантира, че екипът на проекта разбира неговите цели, резултати и ограничения.
Описание на обхвата на проекта обикновено съдържа четири ключови елемента:
- Цели на проекта: Конкретни цели и резултати, които проектът се стреми да постигне.
- Резултати: „Осезаеми“ резултати, които ще бъдат постигнати
- Включени (и изключени) елементи от обхвата: Конкретни задачи, дейности или компоненти на проекта, които са (и не са) включени в проекта.
- Ограничения: Ограничения или рестрикции, които могат да повлияят на проекта.
Създаването на добре дефинирана декларация за обхвата на проекта може да помогне за предотвратяване на разширяването на обхвата и да поддържа проекта в правилната посока. Декларацията за обхвата на проекта служи за следните цели:
- Намалява рисковете: Чрез ясното определяне на границите на проекта, той помага за намаляване на рисковете, свързани с разширяване на обхвата, надхвърляне на разходите и забавяне на графика.
- Повишава ефективността: Тъй като знаете какво е важно още в началото, можете да разпределите ресурсите и да управлявате бюджета си по-добре.
- Осигурява удовлетвореността на заинтересованите страни: Тъй като всички се съгласяват предварително с резултатите от проекта, можете да сведете до минимум конфликтите и разширяването на обхвата впоследствие.
- Служи като отправна точка: Когато възникнат несигурности или се променят членовете на екипа, обхватът на проекта може да бъде надежден източник на информация.
Накратко, изявлението за обхвата на проекта осигурява яснота, посока и контрол, което води до завършване на проекта в срок и в рамките на бюджета.
Как да напишете описание на обхвата на проекта (с примери)
Сега, след като разбрахме какво е описание на обхвата на проекта и защо е необходимо, нека разгледаме как можете да създадете такова, за да постигнете по-прецизна насока на проекта и по-добра координация на екипа. Ще разгледаме и как инструменти за управление на проекти като ClickUp могат да подпомогнат процеса, като помагат на екипите да организират задачите, да проследяват напредъка и да си сътрудничат ефективно.
Ето кратко резюме на основните стъпки:
TL;DR списък за създаване на описание на обхвата на проекта
- Определете целта на проекта
- Изгответе план за ресурсите
- Избройте резултатите, които трябва да бъдат постигнати
- Идентифициране на ограниченията на проекта
- Напишете декларацията за обхвата на проекта
- Внедрете процес за контрол на промените
Сега нека разгледаме това в подробности.
1. Определете „какво” и „защо”
Разбирането на целта на проекта е от основно значение за създаването на ясна и убедителна декларация за обхвата (и успеха на проекта). Това включва определяне на целите на проекта, бизнес нуждите и желаните резултати.
Ето някои въпроси, които можете да си зададете на този етап:
- Какъв проблем решава проектът?
- Какви са желаните резултати или ползи?
- Как този проект се вписва в общите цели на организацията?
Този етап е вашият ориентир, който направлява вашите избори и решения, докато оформяте плана на проекта. Включете целия си проектен екип (или поне основните заинтересовани страни, участващи в проекта) по време на този етап. Не само че различните членове на екипа ще донесат разнообразни гледни точки в дискусията, но когато включите някого в ранния етап, той ще се почувства по-ангажиран с резултата от проекта.
Използвайте виртуален инструмент за бяла дъска, за да направите дискусията по-интерактивна (особено ако сте отдалечен или хибриден екип). Например, шаблона за бяла дъска за обхвата на проекта ClickUp може да ви помогне да проведете мозъчна атака като екип и да създадете груб проект на обхвата на проекта.
Шаблонът е визуален и съвместен инструмент, предназначен за организиране и управление на всички аспекти на обхвата на вашия проект. Той предоставя централизирано пространство за проследяване на дейностите, ресурсите, резултатите и графиците на проекта, като гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато. Шаблонът включва отделни полета за всяка от стъпките в плана за обхвата на вашия проект:
- Информация: Съберете всички релевантни данни и факти, които ще оформят проекта. Това гарантира, че всички, включително проектният мениджър, имат достъп до една и съща основна информация.
- Обосновка: Обяснете мотивите зад всяко решение, взето по време на проекта. Това помага на членовете на екипа да се съобразят с целта и посоката на проекта.
- Обхват: Определете обхвата на проекта – какво е включено и какво е изключено от проекта. Това гарантира яснота по отношение на границите и предотвратява недоразумения.
- Цели: Определете желаните резултати и цели на проекта. Това помага да се насочи напредъка на проекта и да се измери неговият успех.
- Резултати: Посочете конкретните резултати, които проектът ще постигне. Те служат като ориентири за проследяване на напредъка и завършването.
- Изключения: Очертайте какво не е част от проекта, за да избегнете разширяване на обхвата. В тази секция се определят очакванията за това, което няма да бъде разгледано или изпълнено.
- Предположения: Идентифицирайте основните предположения и потенциалните пристрастия, които оказват влияние върху проекта. Признаването им помага да се предвидят рисковете и да се планират непредвидени обстоятелства.
Това създава солидна основа за останалата част от процеса на планиране на проекта, като ви дава повече яснота при разпределянето на ресурсите или изготвянето на плана за проекта.
📌Пример:
Да предположим, че сте строителна компания, която трябва да реновира офис сграда. Ето какви биха били вашите „защо“ (цели):
Подобряване на енергийната ефективност, функционалността и естетиката на сградата, за да се отговори на променящите се нужди на наемателите и да се намалят оперативните разходи.
2. Изгответе план за ресурсите
След като сте определили целите на проекта си, е време да оцените ресурсите, необходими за тяхното постигане. Изискванията на проекта ви могат да включват определяне на необходимите хора, оборудване, материали и бюджет.
Включете ключовите заинтересовани страни при изготвянето на този план, за да се уверите, че всички са чути, особено ако работите с мултифункционални екипи. Друга добра практика е планирането на непредвидени обстоятелства. Това може да бъде нещо толкова просто като отчитане на отпуск на служител по време на проекта или нещо по-сериозно като забавяне на одобрение от страна на правителството или логистика на материалите.
Освен това, като планирате предварително разходите и ресурсите за проекта, ще имате по-ясно разбиране за неговите изисквания, което ще ви помогне да се вместите в бюджета.
📌Пример:
За примера с реновирането на офис сграда с цел енергийна ефективност, ето какво би включвал вашият план за разпределение на ресурсите:
- Човешки ресурси: архитекти, водопроводчици, електротехници, строителни работници, управители на обекти и т.н.
- Оборудване и материали: Строително оборудване, строителни материали, електроматериали и т.н.
- Бюджет: Разходи за строителство, хонорари на архитекти и инженери, разходи за материали, разходи за труд и фонд за извънредни ситуации.
- График: ключови етапи, планове за промени и др.
3. Избройте резултатите
Това са конкретните резултати, които ще бъдат предоставени на спонсорите и клиентите на проекта в края на проекта. Те са и вашият еталон за измерване на успеха на проекта и дали той върви по план. Две важни неща, които трябва да имате предвид, когато определяте резултатите от проекта, са:
- Уверете се, че крайните резултати са реалистични и постижими в рамките на ограниченията на проекта.
- Свързване на всеки резултат с конкретен краен срок или времева рамка – етапи на проекта, които можете да използвате, за да проследите дали проектът ще бъде изпълнен навреме.
Определете конкретните задачи, включени (в обхвата) и изключени (извън обхвата) от проекта на този етап.
📌Пример:
Ето някои от резултатите, които ще са необходими за вашата енергийно ефективна, реновирана офис сграда:
- Одобрение на разрешителни: Получаване на необходимите разрешителни и одобрения от местните власти (един месец)
- Подобрена енергийна ефективност: Осветление, устойчиво строителство, слънчеви панели и др. (три месеца)
- Обновени интериори: Модерен декор, обновени стаи и промени в разположението (два месеца)
- Удостоверение за завършване: Получаване на удостоверение за завършване от строителния инспектор (една седмица)
Работата извън обхвата може да включва обзавеждане на офис пространството, озеленяване и други подобни дейности, които, макар и свързани с ремонта на офиса, не са част от вашия проект.
Въпреки че това е основен списък, ви препоръчваме да задълбочите контролния списък за управление на проекти. Можете да използвате инструмент като ClickUp Checklists, за да създадете йерархични списъци, които гарантират, че нищо няма да бъде пропуснато и нито една задача няма да остане нерешена.
Най-доброто нещо в списъците за задачи е, че те са нещо повече от обикновен списък. Можете да:
- Присвойте конкретен елемент от списъка на някого
- Използвайте коментари, за да добавите повече контекст за елемента.
- Подредете елементите в списъка за по-добра категоризация
Най-хубавото е, че можете да запазите списъците като шаблони, за да ги използвате отново за бъдещи проекти.
💡 Съвет от професионалист: Защо да се ограничавате само с чеклисти за вашите резултати? Можете също да създадете шаблон за чеклист, който вашият екип да дублира и използва за всеки обхват на проекта, като по този начин рационализирате и стандартизирате процеса и структурата на обхвата на проекта.
4. Идентифицирайте ограниченията на проекта
Знаете какви са вашите резултати. Време е да разберете какво ви пречи да ги постигнете. Това може да бъде ограничение във времето (натиск да завършите проекта в ограничен период от време, без да се отрази на качеството на работата), ограничение в бюджета (да предоставите на клиента това, от което се нуждае, но в рамките на отпуснатия бюджет) или дори ограничение в ресурсите (да намерите подходящия екип за задачата).
Като идентифицирате тези проблеми в ранна фаза на проекта, можете да разработите стратегии за смекчаване на тяхното въздействие по време на жизнения цикъл на проекта и да гарантирате, че той ще бъде успешно завършен.
📌Пример:
Възможно е да срещнете някои ограничения, когато започнете проекта за реновиране на офиса си.
- Необходимостта да се извърши ремонта извън работното време, за да се сведе до минимум неудобството за наемателите.
- Ограничена наличност на квалифицирани строителни работници в района
- Съпротива от страна на наемателите срещу временно преместване по време на ремонти
- Съответствие със стандартите и нормативните изисквания за екологично строителство
5. Напишете чернова на обхвата на проекта
След като сте определили целите, ресурсите и потенциалните предизвикателства на проекта си, е време да консолидирате заключенията си в официална декларация за обхвата на проекта. Този документ ще служи като пътна карта за вашия проект, очертавайки параметрите му – резултати, срокове и др.
Документът за обхвата на проекта ще включва отделни раздели за цели, резултати (с графици), изключения, предположения за изключения и ограничения. Ето няколко съвета за изготвяне на декларацията за обхвата:
- Използвайте ясен и кратък език, за да избегнете двусмислие.
- Ясно дефинирайте всички технически термини или акроними, които може да са непознати за заинтересованите страни.
- Разделете обхвата на по-малки, по-лесно управляеми компоненти.
Накрая, споделете проекта на обхвата с съответните заинтересовани страни и получите тяхното мнение.
Ето какво казва един клиент за това как ClickUp подобрява планирането на проектите:
ClickUp може да бъде адаптиран към почти всякакви нужди в областта на управлението на проекти . Той е достатъчно технически, за да се справи с големи междуведомствени проекти, които се провеждат ежегодно, но в същото време може да бъде персонализиран, за да функционира като обикновен ежедневен списък за проверка.
ClickUp може да бъде адаптиран към почти всякакви нужди в областта на управлението на проекти . Той е достатъчно технически, за да се справи с големи междуведомствени проекти, които се провеждат ежегодно, но в същото време може да бъде персонализиран, за да функционира като обикновен ежедневен списък за проверка.
Ако това е първият път, когато създавате описание на обхвата, или искате да го подобрите, шаблонът за план за управление на обхвата на ClickUp може да ви бъде полезен.
Този шаблон за обхвата на проекта предоставя структуриран подход за създаване и управление на вашата декларация за обхвата и включва раздели за:
- Цели на проекта: Определете целите на проекта, за да поддържате фокуса на всички върху желаните резултати.
- Описание на проблема: Идентифицирайте основния проблем, който проектът ще адресира, за да обосновете неговата необходимост.
- Задачи в обхвата/извън обхвата: Изяснете кои задачи са включени или изключени, за да предотвратите разширяване на обхвата.
- Резултати: Избройте конкретните резултати, които се очакват на всеки етап от проекта.
- Одобрение: Задайте критериите за получаване на одобрение от заинтересованите страни, за да гарантирате официално потвърждение.
Този шаблон за обхвата на проекта организира цялата информация, свързана с обхвата, на едно място, помага на мениджърите да управляват промените ефективно и гарантира, че проектите се изпълняват в срок и в рамките на бюджета.
Освен това, функциите за сътрудничество на ClickUp – коментари, етикети и редактиране в реално време – улесняват екипа ви да работи заедно по документа.
📌Пример:
Ето как би изглеждала окончателната декларация за обхвата на проекта: Наименование на проекта: Проект за модернизация на офис сграда
Цели на проекта:
- Подобряване на енергийната ефективност на сградата
- Подобряване на функционалността на сградата, за да отговори на нуждите на съвременните наематели
Резултати:
- Реновирани офис пространства с обновени довършителни работи и разположение
- Подобрено енергийно ефективно осветление
- Подобрена система за сигурност
- Обновени общи части (например фоайе, тоалетни)
Включени елементи в обхвата:
- Структурни ремонти
- Подобрения в устойчивостта
- Интериорен дизайн и довършителни работи
Изключения от обхвата:
- Закупуване на мебели и оборудване
- Маркетингови и лизингови дейности
Предположения:
- Необходимите разрешения и одобрения ще бъдат получени своевременно.
- Структурната цялост на сградата е в добро състояние.
- Налице е достатъчно финансиране за завършване на проекта.
Ограничения:
- Срок от шест месеца
- Липса на квалифицирана работна ръка
Критерии за приемане:
- Сградата преминава инспекция и отговаря на стандартите за енергийна ефективност.
- Проектът се изпълнява в рамките на определения бюджет и график.
📌Ето още един пример за организиране на събитие: годишна конференция.
Наименование на проекта: Годишна конференция на бранша
Цели на проекта:
- Организирайте събитие, което популяризира марката и мисията ви.
- Създайте възможности за участниците да се свързват и да общуват помежду си
Резултати:
- Място на конференцията
- Програма на конференцията
- Списък с лектори
- Система за регистрация и издаване на билети
- Управление на събития на място
- Доклад за оценка след конференцията
Включени елементи в обхвата:
- Избор и резервация на място
- Набиране и управление на лектори
- Поискване и управление на спонсорство
- Планиране и координация на събития
- Логистика на място (например регистрация, храни и напитки, аудио-видео оборудване)
Изключения от обхвата:
- Продължаващи маркетингови и промоционални дейности след конференцията
- Събития за създаване на контакти след конференцията
- Публикуване на материали от конференции
Предположения:
- Налице е достатъчно финансиране за покриване на всички разходи.
- Необходимите разрешения и одобрения ще бъдат получени.
- Ще бъде осигурен достатъчен персонал за управление на конференцията.
Ограничения:
- Ограничен бюджет
- Кратки срокове
- Наличност на мястото
Критерии за приемане:
- Положителни отзиви от участниците за конференцията
- Събитието се осъществява в рамките на определения бюджет и график.
Прочетете също: 15 безплатни шаблона за управление на проекти
6. Въведете процес за контрол на промените
Накрая, трябва да създадете рамка за преглед, одобрение или отхвърляне на предложените промени, така че те да съответстват на целите на проекта и да не компрометират обхвата, графика или бюджета му.
Можете да направите това, като създадете система за контрол на промените. Ето как работи тя:
- Първо, създайте комитет (трима души са подходящ брой), който ще разглежда всички искания за промени.
- След това определете процес, чрез който другите членове на екипа могат да поискат промяна в обхвата на вашия проект.
- Накрая, анализирайте дали предложената промяна би се вписала в съществуващия обхват на проекта ви.
Използвайте формуляр, като например ClickUp Forms, за да автоматизирате този процес. Членовете на екипа могат да предложат промяната и да я обосноват. След това комисията може да я разгледа и да сподели решението си и мотивите си, като по този начин рационализира целия процес.
Чрез внедряване на процес за контрол на промените можете ефективно да управлявате промените в проекта си, да минимизирате рисковете и да избегнете ненужни разходи.
Поддържайте проекта си в правилната посока с описание на обхвата (и ClickUp)
Определянето на обхвата на работата е първата стъпка към успешното и навременно изпълнение на проекта. Това прави декларацията за обхвата най-добрият приятел на проектните мениджъри, като им предоставя ясен план за действие, който посочва какво трябва да се направи, какви рискове трябва да се избягват и по какъв начин.
В същото време обхватът на проекта ви се съхранява в документ, докато действителният проект се проследява в инструмента ви за управление на задачите. За по-плавен (и цялостен) работен процес можете да обмислите използването на всеобхватно решение като ClickUp.
С ClickUp можете да изготвите декларация за обхвата на проекта, да превърнете резултатите в изпълними задачи и дори да проследявате времето. Това е цялостно решение за управление на всичко – от декларации за обхвата на проекта до задачи и усилия за намаляване на риска.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и вижте как той опростява управлението и изпълнението на обхвата на проекта.