Бъдете подготвени – това е мотото на скаутите, международно младежко социално движение, основано в началото на 20 век. И с основателна причина. За да бъдете полезни и отзивчиви, трябва да сте подготвени за потенциални рискове и заплахи.
Това важи и за бизнеса, поради което областта на управлението на риска непрекъснато се разраства. Независимо дали става дума за разпределена атака за отказ на услуга [DDoS] срещу вашите сървъри, политически конфликт, засягащ вашата верига за доставки, природно бедствие, унищожаващо вашата собственост, или стартиращ бизнес, пускащ конкурентен продукт, всеки бизнес е изложен на безброй рискове.
В тази публикация в блога разглеждаме ранна и критична част от вашата стратегия за управление на риска: оценката на риска. Показваме ви защо се нуждаете от оценки на риска, как можете да ги проведете и какви инструменти ви помагат да свършите работата.
Разбиране на оценката на риска
Нека започнем с основите: какво е оценка на риска?
Оценката на риска е стратегическо и периодично проучване за идентифициране на потенциални опасности за даден бизнес.
Добрата оценка на риска обхваща:
Характер: Тази част от доклада за оценка на риска определя риска. Например, можете да определите риска като „неспазването на Общия регламент за защита на данните [GDPR] ще доведе до санкции при пускането на продукта в региона на ЕС“.
Причини: Това е малко по-сложно. Неспазването на GDPR може да е резултат от липса на инвестирано време или от това, че не му е даден приоритет. Ако обаче имате предвид риск като природно бедствие, причините са много и често са извън вашия контрол. Затова използвайте тази част с дискретност.
Вероятност: Каква е вероятността рискът да се материализира и да настъпят неблагоприятни събития? Ако не спазвате GDPR, не сте изложени на риск, докато не взаимодействате с „субект на данни“ в ЕС, който може да бъде лице, компания или дори посетител. Това означава, че ако ваш клиент, базиран в САЩ, използва вашия продукт по време на пътуване до Франция, вие рискувате да не спазите изискванията.
Потенциално въздействие: В тази част от проучването измервате какво би означавало за вас да поемете посочения риск. Например, неспазването на GDPR може да доведе до глоби в размер до 4% от глобалните приходи или 20 милиона евро.
Риск срещу опасност
Думите „риск“ и „опасност“ често се използват като синоними, но имат различно значение, особено в контекста на безопасността и управлението на риска.
Опасност е всичко, което има потенциал да причини вреда, нараняване или щета. Това включва физически обекти, вещества или условия, които застрашават здравето и безопасността. Опасностите не могат да се измерват.
Рискът се отнася до вероятността или вероятността, че дадена опасност действително ще причини вреда или неблагоприятни последици. Той обхваща както възникването, така и тежестта на потенциалната вреда. Рисковете могат да бъдат количествено определени като високи, средни или ниски въз основа на вероятността и тежестта.
Нека разберем разликата между двете с няколко примера. При провеждането на оценка на риска за околната среда може да се сблъскате със следните опасности.
- Природни бедствия като земетресения, наводнения, урагани, свлачища
- Биологични опасности, включително инвазивни видове, епидемии и пандемии, токсични цъфтежи на водорасли
- Химически опасности като разливи на нефт, замърсяване с тежки метали, пестициди
Съответните рискове ще бъдат:
- Рискове за имуществото и живота
- Рискове за екосистемата, водещи до загуба на биоразнообразие
- Рискове за продоволствената сигурност, здравето и икономическото въздействие от суши, замърсени градове и повишен стрес върху околната среда
На работното място някои често срещани опасности са:
- Опасности за безопасността като мокри подове, открити кабели или неохраняеми машини
- Опасности, свързани с условията на труд, като шум, светлина и температура
- Ергономични рискове като лоши работни места
Съответните рискове могат да бъдат:
- Нараняване
- Болест
- Лошо преживяване на служителите
- Отпадане
- Загуба на репутация за бизнеса
Примерите по-горе показват, че съществуват различни видове рискове. Нека първо разберем най-често срещаните от тях.
Видове оценки на риска
Можете да извършвате оценки на риска в няколко измерения. Например, въз основа на видовете опасности, можете да извършвате оценки на рисковете за околната среда, технологичните рискове, финансовите рискове, рисковете, свързани с несъответствието с нормативните изисквания и др. Можете също така да извършвате общи или специфични оценки – например, можете да оцените рисковете за здравето и безопасността в цялата организация или на конкретни места.
В тези измерения има няколко общи вида оценки на риска, като например:
Количествена оценка на риска: Измерване на рисковете и потенциалното въздействие с помощта на числови данни.
Например, може да установите, че имате 30% вероятност от нарушение на данните, което вероятно ще доведе до загуба от 1 милион долара.
Качествена оценка на риска: Използване на субективна преценка и наблюдения за категоризиране на рисковете по скала от ниска, средна или висока степен на сериозност и вероятност.
Например, един център за данни може да бъде „високорисков“ поради местоположението си в сеизмична зона.
Оценка на риска за конкретен обект: Оценяване на условията на конкретно място, като строителна площадка или нефтена платформа. Може да става въпрос и за виртуални обекти, като център за данни или вашата облачна инфраструктура.
Оценка на риска въз основа на активите: Идентифициране на рисковете, свързани с конкретни активи като ИТ системи, оборудване, превозни средства и др. Някои предприятия, предлагащи услуги, включват и хората в своите оценки на риска въз основа на активите.
Оценка на риска въз основа на уязвимости: Идентифициране на слабости в системите и средите. Тази оценка е насочена навътре. Например, в света на технологиите оценките на уязвимости и тестовете за проникване [VAPT] са обичайна практика.
Оценка на риска въз основа на заплахи: Оценяване на рисковете чрез проучване на условията, които ги пораждат. Това е външно ориентирано. Например, финансова институция може да оцени рисковете, свързани с измама.
Динамична оценка на риска: Непрекъснати оценки в реално време, реагиращи на незабавни или променящи се ситуации.
Например, спасителните екипи провеждат динамична оценка на риска по време на пожар, за да разберат потенциала за структурна разруха.
Макар че това са най-често срещаните видове, те не се изключват взаимно. Например, можете да извършите количествена оценка на конкретен актив или динамична оценка, базирана на заплахи, и т.н. Коя от тях да използвате зависи от момента, в който извършвате оценката.
График за оценка на риска
Има два момента, в които организациите обикновено провеждат оценки: на регулярни интервали или въз основа на тригери.
Редовни интервали
Обикновено идентифицирането на финансовите рискове се извършва ежегодно. Оценката на информационната сигурност може да се извършва всяко тримесечие. В зависимост от бизнеса и вида на оценката, организациите определят графика.
Тригери
Понякога възникващи опасности, рискове или бизнес ситуации предизвикват необходимостта от оценка. Това може да бъде:
- Преди да извършите оценка на проект, да пуснете продукт на пазара или да отворите нова вертикална структура
- Преди промени в оборудването, материалите, софтуера или ръководството
- След значителен инцидент, който е разкрил уязвимост
- В отговор на промени в нормативната уредба или законодателството
С тази основа нека разгледаме как се извършва оценка на риска.
Ключови стъпки при провеждането на оценка на риска
Оценката на риска е един от най-важните аспекти на всяка бизнес дейност. Тя помага да се предотвратят лоши резултати. Добрата оценка на риска може да спести пари, репутация и дори човешки животи.
Затова е важно да се извършват задълбочени и ефективни оценки на риска. Ето кратко ръководство как да го направите.
1. Настройте системите за оценка на риска
Преди да започнете да оценявате каквото и да било, създайте рамка за управление на проекти за оценка на риска.
Определете обхвата
Какви функции, местоположения, активи и процеси ще оценявате? Какви са целите на вашата оценка? Трябва ли да проучите рисковете, свързани с разходите по проекта? Какво искате да идентифицирате/научите?
Идентифицирайте изискванията
Колко време, персонал, бюджети и активи ще ви бъдат необходими за оценката на риска? Например, ако провеждате оценка на риска при фалшиви заявления за кредити, може да се наложи да наемете специалисти по данни, които вашата компания все още не разполага. Очертайте ясно тези изисквания.
Регистрирайте заинтересованите страни
Кои лица ще бъдат включени и в каква степен? Разпределете роли и отговорности между хората. В идеалния случай ще ви е необходим рисков мениджър, ръководител на екипа за оценка, експерти по темата и бизнес партньор.
Проучете правилата и регламентите
В каква нормативна рамка трябва да работите? Има ли конкретни правила, които трябва да спазвате? Докладът трябва ли да бъде създаден и представен по определен начин пред регулаторния орган?
Настройте вашите инструменти
Един задълбочен процес се нуждае от редица списъци с важни етапи, шаблони за оценка на риска и др. Доброто управление, риск и съответствие, т.е. GRC софтуер, може значително да опрости процеса на оценка, като същевременно подобри точността и ефективността на резултатите.
Изберете инструмент за управление на проекти за оценка на риска като ClickUp, който да ви подпомага по време на целия процес.
2. Идентифицирайте опасностите
След като сте готови, е време да оцените първия аспект на риска, а именно опасността. В зависимост от вида оценка на риска, може да се сблъскате с различни опасности.
Например, ако извършвате оценка на рисковете за околната среда, може да вземете предвид биологичните опасности и природните бедствия. Ако оценявате риска от текучество на персонала, може да проучите опасностите за здравето и безопасността, като например инциденти на работното място, стачки или психосоциални опасности като тормоз/стрес и др.
За идентифициране на опасностите можете да събирате данни от:
Наблюдение
Проведете обходи на мястото/активите/процеса, които се оценяват. Наблюдавайте внимателно всеки аспект и как той взаимодейства с останалите.
Разговор
Говорете с екипа, който работи на място. Разберете техните притеснения и какво те считат за рискове. [Може да не сте съгласни с тях, но винаги е добре да ги изслушате].
Исторически отчети
Прегледайте доклади за инциденти, жалби, анализи, препоръки и др. от миналото. Проучете историческите данни за произшествия или инциденти, за да идентифицирате опасностите, които са довели до тях.
Референтни показатели
Консултирайте се с информационните листове за безопасност и ръководствата за оборудването, за да съберете подробна информация за потенциалните рискове.
Най-лесният начин да запишете всичко, което откриете по време на този етап от оценката, е да използвате инструмент като ClickUp Docs. Благодарение на сътрудничеството в реално време, големите екипи могат да обединят всичките си бележки на едно място, за да ги прегледат и анализират по-късно.
Можете също да използвате някой от наличните шаблони за регистър на рисковете, за да оптимизирате този процес.
3. Оценете рисковете
Не всяка опасност е риск. Може да работите с токсични химикали, но с подходящи мерки за безопасност може да не сте изложени на риск от инцидент. Следователно следващата стъпка е оценка на риска – да разберете дали има риск, произтичащ от опасностите, които сте идентифицирали.
Шаблонът за оценка на риска на ClickUp е чудесно място за това. Подходящ за начинаещи, този шаблон ви позволява да идентифицирате и оцените рисковете методично. В сътрудничество с отдалечен екип можете да използвате този шаблон на ClickUp Whiteboards, за да обсъждате и да измисляте идеи за вашите рискове.
4. Измерете вероятността и въздействието
Важна част от процеса на оценка е да се оцени вероятността и въздействието на идентифицираните рискове.
- Вероятност: Вероятност за възникване на риска [Висока, Средна, Ниска]
- Въздействие: Къде, кои лица и какво ще бъдат засегнати от риска?
Това е и стъпката, на която повечето организации се провалят. Професори и експерти по риска пишат, че „имаме склонност да бъдем прекалено уверени в точността на нашите прогнози и оценки на риска и прекалено ограничени в оценката си на възможните резултати“.
За да избегнете тази клопка:
- Бъдете предпазливи: по-добре е да се притеснявате прекалено много, отколкото прекалено малко, когато става въпрос за рискове.
- Бъдете експанзивни: Анализирайте риска, за да разберете как различни групи ще бъдат изложени на него и как
- Предвиждайте изненадите: В управлението на риска няма такова нещо като приятна изненада. Винаги търсете къде и кога е вероятно да се случи изненада.
Например, ако имате неизправна хладилника в магазина си, помислете не само за въздействието й върху загубата на продукти или разходите за ремонт. Помислете как клиентите, които купуват продукти, съхранявани в тази хладилника, могат да се разболеят.
Рамка като шаблона за регистър на рисковете на ClickUp помага за ефективното организиране на цялата тази информация.
С този шаблон можете да документирате рисковете, вероятността за тяхното възникване, плановете за смекчаване и контролните мерки на едно място. Можете също да проследявате статуса, да възлагате отговорности и да консолидирате данни за по-късно преразглеждане.
5. Документирайте текущите процеси
Освен ако не става въпрос за нововъзникнал риск, повечето вече разполагат с някакъв механизъм за реагиране. Документирайте ги подробно, за да могат да бъдат оптимизирани с всяка следваща оценка.
Включете следното.
- Отговорност: Определете кой е отговорен за риска и реакцията
- Процес: Очертайте работния процес при идентифициране на риска, включително действия, ресурси, крайни срокове, етапи, KPI и други отговорности.
- Зависимости: Какви са взаимозависимостите между задачите или екипите?
- Контрол: Какъв е настоящият план за намаляване на риска или план за действие при извънредни ситуации?
6. Планирайте следващата оценка
Вашето работно място е динамично. Вашият процес и документ за оценка на риска трябва да отразяват това.
Планирайте редовни прегледи
Направете го на всеки шест месеца или веднъж годишно, или дори по-често, в зависимост от типа на организацията. Ако работите в бързо развиваща се среда като киберсигурността, може дори да обмислите постоянни автоматизирани оценки на риска и предупреждения.
Допълнителна информация 📖: Въведение в рамката за управление на рисковете, свързани с киберсигурността
Ангажирайте служителите
Хората, които са най-близо до реалността, разбират най-добре рисковете. Говорете редовно с тях и събирайте информация и обратна връзка. В управлението на проекти това може да бъде особено важно, тъй като експертите по темата и мениджърите по риска може да не виждат сложността на ежедневните дейности.
Използвайте шаблона за анализ на риска при управление на проекти на ClickUp, за да документирате заключенията на екипа по изпълнението.
Бъдете информирани
Рисковете, произтичащи от външни заплахи, постоянно се променят. Заплахите за киберсигурността стават все по-сложни. В отговор на това законите се променят. Бъдете една крачка пред тези промени, като активно търсите информация.
Един добре установен процес за оценка на риска ще ви помогне на вас и вашия екип да планирате всяка потенциална несигурност, включително и неочаквани събития. Независимо от областта на въздействие, един надежден софтуер за управление на риска може да бъде полезен.
Инструменти за внедряване на процеси за оценка на риска
Оценката на риска е дейност, основана на проучвания. Екипът, който извършва оценката на риска, обикновено се нуждае от следното.
- Документация: Възможност за записване на наблюдения, пропуски и други важни точки
- Шаблони: Рамки, контролни списъци и шаблони за оценка на риска, като матрица на риска за анализ на резултатите.
- Визуални инструменти: Функции за обмен на идеи или сътрудничество с отдалечени екипи, за да се стигне до общо разбиране.
- Споделяне и записване: Възможност за споделяне на доклада за оценка с всички заинтересовани страни с подходящ контрол на достъпа.
Днес повечето екипи използват няколко инструмента, за да постигнат това. Те могат да използват Google Docs за водене на бележки, електронни таблици за списъци с задачи, PDF файлове за споделяне и т.н. Въпреки че това е популярно, то е и неефективно.
Инструментът „всичко в едно“ като ClickUp може да промени изцяло работата на екипите за оценка на риска. С ClickUp можете да провеждате оценки, да документирате резултатите, да извършвате анализи и да споделяте безопасно вашите доклади – всичко на едно място.
Разгледайте шаблона за анализ на риска на ClickUp. Тук добавете вашите рискове и ги категоризирайте въз основа на вероятността и тежестта им. Добавете лепящи се бележки с всички референтни точки.
Свържете документи, изображения и други файлове директно от шаблона на бялата дъска. Оттам определете собствеността и настройте задачи, за да приложите и стратегията си за намаляване на риска.
Минимизирайте рисковете си с ClickUp
Когато рисковете са неизбежни, единственото възможно решение е да бъдете подготвени. Оценката на риска помага точно за това.
Те ви помагат да обмислите възможността нещата да се объркат и да се уверите, че не пренебрегвате опасностите. Те хвърлят светлина върху всяка възможност, от карпален тунел и болки в гърба до радиация и разливи на петрол.
Оценката на риска ви гарантира, че ще определите приоритетите си и ще създадете по-безопасна работна среда за вас и вашите служители. Тя ви дава и възможност да вземете решения, основани на данни, относно разпределението на ресурсите, бюджетите и инвестициите в мерки за безопасност.
Не пренебрегвайте дейност, която е толкова важна, колкото оценката на риска. Изберете надежден, всеобхватен и сътруднически инструмент като ClickUp, за да провеждате редовни одити, да подобрите вътрешните процеси, да създадете план за управление на риска и да укрепите своята устойчивост.
ClickUp улеснява поддържането на актуални и релевантни оценки на риска. Честна дума!
Регистрирайте се безплатно и започнете да оценявате риска още днес!