Един натоварен вторник следобед и пощенската ви кутия в Gmail е затрупана с имейли от клиенти, промоционални оферти и бюлетини. Превъртате десетки съобщения, за да намерите един важен имейл от ключов клиент. Но той е никъде. Не е чудно, че се чувствате стресирани на работа.
Средно, работниците в сферата на знанието прекъсват задачите си, за да проверят комуникационните си инструменти на всеки 6 минути. Всъщност, 35,5% от хората проверяват електронната си поща или незабавните си съобщения на всеки 3 минути или по-често.
Добрата новина? Правилата в Gmail могат да ви помогнат да възвърнете контрола, като автоматично организират вашите имейли. Вместо да се губите в хаоса, можете да настроите правила, които да насочват важните съобщения в горната част на пощенската ви кутия, докато по-малко важните имейли се архивират. Никога повече няма да пропуснете важно съобщение.
В този блог ще разгледаме как да настроите правила в Gmail и да поемете контрол над пощенската си кутия.
Какво е правило в Gmail?
Правилата в Gmail (или филтрите в Gmail) са автоматизирани действия, които се прилагат към входящите имейли въз основа на конкретни критерии, като например подател, ключови думи или прикачени файлове. Те се използват предимно за оптимизиране на управлението на имейлите чрез автоматизиране на повтарящи се задачи като сортиране, етикетиране или препращане на имейли.
Филтрите в Gmail играят важна роля в опростяването на управлението на задачите по електронната поща. Тези правила ви помагат да внедрите автоматизирани работни процеси за електронната поща, подобрявайки ефективността и производителността. В приложението Gmail можете да зададете предварително определени критерии, като ключови думи, податели или получатели. Тези правила гарантират, че само важните имейли достигат до вашата пощенска кутия, докато по-малко важните се архивират или филтрират.
Ако не сте убедени, нека ви запознаем с няколко ключови предимства на филтрите в Gmail.
Предимства на създаването на правила в Gmail
Проучване, проведено от Mailbird, показва, че над една трета от професионалистите прекарват от три до пет часа седмично в управление на имейли, а почти 37% прекарват шест часа или повече.
Правилата в Gmail могат да действат като ваш личен асистент за имейли, помагайки ви да извлечете максимума от пощенската си кутия без усилие.
Нека разгледаме предимствата от наличието на тези цифрови пазители във вашия Gmail акаунт:
- Подобрена организация: Филтрите на Gmail систематично сортират входящите имейли в определени папки или етикети, като по този начин осигуряват добре организирана пощенска кутия. Можете да създадете правила в Gmail, за да премествате автоматично имейлите от вашия проектен екип в специфични папки с етикети „Актуализации на проекта“ или „Резултати от проекта“.
- Повишена продуктивност: Използването на правила за приоритизиране и категоризиране на имейлите ви позволява да се фокусирате по-ефективно върху задачите с висок приоритет. Например, можете да създадете правила за маркиране на имейли с предмет „Спешно“, така че те да се появяват в горната част на пощенската ви кутия.
- Намалено претоварване с имейли: Правилата помагат да се филтрират по-малко важните имейли, като бюлетини или промоции, като ги отделят от важните съобщения. Можете да създадете правила в Gmail, за да архивирате автоматично имейли от маркетинга, като промоции и бюлетини, което намалява претоварването в основната ви пощенска кутия.
- Персонализирано управление на имейлите: Правилата в Gmail предлагат опции за персонализиране, с които можете да адаптирате управлението на имейлите според вашите специфични нужди. Например, можете да създадете правила, с които всички имейли, съдържащи ключовата дума „Фактура“, да бъдат маркирани с етикет „Финанси“, за да можете лесно да ги проследявате и преглеждате.
Интересен факт: Вашият Gmail акаунт включва два адреса: Gmail и Google Mail. Например, john. doe@gmail. com и john. doe@googlemail. com са един и същ имейл адрес!
Стъпка по стъпка ръководство за създаване на правила в Gmail
Ако пощенската ви кутия изглежда на ръба на хаоса, е време да предприемете активни действия. Този наръчник ще ви помогне да създадете правила за автоматично сортиране, приоритизиране и обработка на вашите имейли. Да започнем.
- Отворете Gmail и кликнете върху иконата с зъбното колело в горния десен ъгъл. Изберете „Виж всички настройки“, за да отворите главното меню с настройки.
- Преминете към раздела „Филтри и блокирани адреси“, където можете да създавате правила в Gmail и да ги управлявате.
- Кликнете върху „Създаване на нов филтър“. Това ще отвори нов прозорец, в който можете да зададете критериите за филтриране, като например подател, тема или ключови думи.
- Сега ще персонализирате филтъра си. Определете критериите за търсене за филтъра си, като например конкретна дума в полето „Относно“ или маркиране на имейли от определен домейн. Например, ако искате да зададете действие за всички имейли с конкретна ключова дума, въведете ключовата дума в полето „Включва думите“.
Тази стъпка позволява на Gmail да идентифицира към кои имейли трябва да се прилага правилото, като ви дава гъвкавост при управлението на входящата поща. Ето какво означава всяко поле:
- От: Филтрирайте съобщения от конкретен подател
- Към: Филтрирайте въз основа на имейл адреса на получателя.
- Относно: Филтрирайте имейли с определена тема
- Съдържа думите: Филтрирайте съобщения, съдържащи определени ключови думи
- Няма: Изключване на имейли с определени ключови думи
- Размер: Филтрирайте имейлите по размер
- Има прикачен файл: Филтрирайте съобщенията, които съдържат прикачени файлове.
- След като зададете критериите си, кликнете върху „Създаване на филтър“, за да решите какво ще прави филтърът ви.
Gmail ще ви попита какви действия да предприеме, когато даден имейл отговаря на тези условия – дали да приложи автоматично етикет, да препрати съобщението или да го маркира като важно. Изберете опциите, които най-добре отговарят на вашите нужди за управление на имейли.
Ето какво означава всяка опция:
- Пропуснете пощенската кутия (архивирайте я): Автоматично архивира имейла
- Маркиране като прочетено: Маркира съобщението като отворено.
- Маркирайте със звездичка: Маркира имейлите като важни със звездичка.
- Прилагане на етикет: Премества имейлите в специфична папка, достъпна от левия панел.
- Изтрийте го: Изпраща имейла директно в кошчето.
- Никога не го изпращайте в спам: Предотвратява маркирането на определени имейли като спам.
- Винаги го маркирайте като важно: Маркирайте конкретни имейли като важни
- Никога не го маркирайте като важно: Гарантира, че определени имейли не се маркират като важни.
- Категоризирайте като: Присвоява категория на имейла
- Приложете филтър и към # съвпадащи разговори: Прилага филтъра към всички нови и съществуващи имейли, които отговарят на критериите.
- След това ще приложите филтъра към съществуващите разговори. Ако искате това ново правило да почисти старите имейли, отбележете квадратчето „Приложи филтъра и към съвпадащите разговори“. Това гарантира, че филтърът ще засегне цялата ви пощенска кутия, а не само бъдещите съобщения.
- Накрая, кликнете върху „Създаване на филтър“, за да активирате правилото си. Gmail веднага ще започне да организира новите имейли, които отговарят на зададените от вас критерии за филтриране, като ви помогне да възвърнете контрола над пощенската си кутия.
Използване на конкретно съобщение за създаване на филтър
Можете да създадете филтър от съществуваща електронна поща. Просто отворете съобщението и кликнете върху иконата с три точки в горния десен ъгъл. Изберете „Филтрирай подобни съобщения“, за да попълните автоматично критериите за филтриране, използвайки атрибутите на избраната електронна поща.
Опции за създаване на филтри в Gmail
Сега ще разгледаме различните опции, които имате за настройка на филтри в Gmail, за да можете да персонализирате управлението на електронната си поща. Gmail предлага разнообразни опции за филтриране, които ви помагат да поддържате организация и да управлявате ефективно пощенската си кутия.
Организиране на бюлетини и промоционални имейли
Тъй като 69% от маркетолозите разчитат на имейл маркетинга за разпространение на съдържанието си, не е изненадващо, че значителна част от имейлите, които получавате ежедневно, са рекламни.
Създайте правила в Gmail, за да архивирате промоционалните имейли веднага, така че пощенската ви кутия да остане фокусирана върху по-важните съобщения.
Можете също така да организирате ефективно бюлетини, като ги сортирате в категории като „Технически новини“ или „Съвети за начина на живот“ или ги групирате по автор, за да намирате лесно съдържание от любимите си източници. Като алтернатива можете да създадете правила за архивиране на бюлетини въз основа на това кога планирате да ги прочетете, например „Ежедневни четива“ или „Уикенд наваксване“.
Маркиране на приоритетни имейли
Можете да филтрирате важните входящи имейли по подател или тема и автоматично да ги маркирате като важни, за да се открояват в пощенската ви кутия и да им обърнете внимание по-бързо. Това е особено полезно за приоритизиране на имейлите от вашия мениджър, проследяване на отговорите на кандидатури за работа или за да сте в течение с ключовите комуникации с клиенти.
Филтриране на имейли в папката за спам
Можете автоматично да препращате нежелани или подозрителни имейли в папката за спам, като настроите филтри въз основа на конкретни ключови думи, имейл адреси или домейни, за да избегнете претрупване и потенциални измами.
Знаете ли, че... Gmail въведе иновативната технология за филтриране на спам, която ефективно открива и филтрира нежеланите имейли, помагайки на потребителите да поддържат по-чиста пощенска кутия.
Филтриране на прикачени файлове
Можете да създадете филтър за имейли с прикачени файлове, което ви позволява да организирате важните файлове отделно от обикновените съобщения, за да ги намирате по-лесно, когато са ви необходими.
Например, можете да създадете етикет с име „Прикачени файлове“. След това настройте правило, което да прилага този етикет към всички имейли, съдържащи прикачени файлове. По този начин, когато кликнете върху този етикет, ще видите всички имейли с прикачени файлове.
Специални приложения и трикове за правила в Gmail
Правилата на Gmail го правят невероятен софтуер за управление на имейли, но можете да направите много повече с триковете на Gmail.
Ето как можете да извлечете максимална полза от правилата в Gmail и да се справите с техните ограничения:
Автоматично маркиране на непрочетени имейли
За да следите непрочетените имейли, които изискват незабавно внимание, можете да създадете филтър в Gmail, който автоматично маркира тези съобщения като „Спешни“, ако останат непрочетени повече от един ден. Тази система помага да се гарантира, че важните имейли не се губят в хаоса и се маркират за последващо проследяване, преди да бъдат пропуснати.
Сортирайте прикачените файлове по тип файл
За да имате бърз достъп до конкретни типове прикачени файлове, можете да създадете филтри, които маркират имейли, съдържащи определени типове файлове, като PDF, изображения или Word документи. Това ви позволява да организирате и извличате прикачени файлове незабавно, без да претърсвате ръчно пощенската си кутия.
Забавете получаването с филтри
Не всеки имейл изисква незабавно внимание. Настройте филтър, който маркира неспешните имейли и ги отбелязва като прочетени, което ви позволява да отложите прегледа им, докато сте готови.
Тази стратегия за управление на имейлите ви помага да избегнете ненужни разсейвания, като същевременно оставате в течение с съобщенията с висок приоритет. След това можете да проверявате тези маркирани имейли на групи, когато имате свободно време.
Блокиране на определени типове файлове
Можете да конфигурирате филтрите на Gmail, за да блокират автоматично рискови или нежелани типове файлове, като например .exe файлове, като ги изпращат директно в спам или кошчето. Тази проста стъпка помага да подобрите сигурността на вашата електронна поща, като предотвратява потенциално опасни прикачени файлове да запълват пощенската ви кутия или да представляват заплаха за вашата система.
Маркирайте имейли, в които не сте включени в CC/BCC
Ако сте пряк получател на имейл, вероятно той изисква незабавно внимание. Настройте филтър в Gmail, за да маркирате имейли, в които не сте в полетата CC или BCC, но сте основният получател.
Това правило помага да приоритизирате ключовите разговори и гарантира, че няма да пропуснете важни съобщения, които изискват действие от ваша страна.
Ръководство за управление на правила в Gmail
Проучванията показват, че са необходими около 23 до 25 минути, за да се възстанови концентрацията след прекъсване . Проверката на имейли е едно от най-големите разсейващи фактори на работното място. Това постоянно преминаване от една задача към друга може драстично да намали производителността.
Чрез ефективното управление на правилата в Gmail можете да контролирате по-добре пощенската си кутия и да сведете до минимум тези прекъсвания.
Ето няколко съвета за подобряване на работата ви с правилата в Gmail:
- Редактиране и актуализиране на правила: Чрез прозореца за търсене на Gmail можете лесно да намерите и промените съществуващите филтри. Това ви позволява да коригирате условията или действията в зависимост от променящите се нужди на вашата електронна поща, като например филтриране на имейли по подател или усъвършенстване на начина, по който се маркират определени съобщения.
- Създавайте шаблони за имейли в Gmail: като запазвате често използвани отговори или оформление, можете бързо да съставяте имейли, без да започвате от нулата всеки път. Тази функция е особено полезна за повтарящи се задачи като последващи действия, потвърждения за срещи или седмични отчети. Просто съставете имейл, запазете го като шаблон и го използвайте отново, когато е необходимо – така ще спестите време и ще осигурите последователност в комуникацията си.
- Изтрийте остарелите правила: С промяната на навиците ви при работа с имейли, някои филтри може да станат ненужни. Изтриването на ненужните правила помага да поддържате системата си чиста и гарантира, че Gmail обработва имейлите с по-голяма точност.
- Организирайте правилата за по-добра производителност: Gmail няма вградена система за организиране на правилата въз основа на нивото им на приоритет – P0, P1, P2 и т.н., но можете ръчно да ги прегледате и преподредите за по-добра производителност. Това гарантира, че най-важните ви филтри имат предимство.
- Филтри за импортиране и експортиране: При преминаване между акаунти или платформи можете да експортирате съществуващите си филтри във формат .xml. Функцията за импортиране на филтри на Gmail ви позволява да импортирате филтрите, като просто използвате .xml файла. Това ви спестява времето и усилията да създавате правила от нулата, като осигурява гладка и ефективна миграция.
За по-напреднало управление на имейлите си, опитайте инструмент за управление на пощенската кутия като ClickUp.
ClickUp е платформа за управление на проекти „всичко в едно“, която служи и като софтуер за споделена пощенска кутия. Нека разгледаме как ClickUp може да бъде еднократно решение за всички ваши нужди в областта на управлението на операциите.
ClickUp: по-интелигентен начин за управление на имейлите
Докато правилата в Gmail ви помагат да поддържате пощенската си кутия организирана, ClickUp се интегрира безпроблемно с Gmail, за да подобри работния ви процес. Всяко действие, извършено в Gmail или ClickUp, автоматично се синхронизира с другата платформа, независимо дали става дума за получаване на нов имейл или създаване на задача.
Функцията за управление на проекти чрез имейл в ClickUp може да ви помогне да промените начина, по който се справяте с имейл задачите и комуникациите.
С тази функция можете:
- Преобразувайте имейлите в изпълними задачи директно в ClickUp.
- Организирайте имейлите си по проекти или приоритети, за да поддържате всичко в ред.
- Задавайте крайни срокове, разпределяйте имейли на членовете на екипа и проследявайте напредъка чрез визуални инструменти като табла и графики.
Шаблонът за автоматизация на имейли на ClickUp е вашият най-добър съюзник в пътуването към Inbox 0. Този шаблон е най-лесният начин да внедрите управлението на проекти чрез имейли и помага да оптимизирате процеса на интегриране на правила в Gmail във вашата по-широка система за управление на проекти.
Ето по-подробен поглед върху това как свързването на Gmail акаунта ви с шаблона за автоматизация на имейли в ClickUp може да промени управлението на вашата електронна поща:
1. Създавайте задачи от имейли
Една от най-мощните функции на ClickUp е възможността да преобразувате имейли директно в задачи. Когато получите заявка или актуализация на проект по имейл, просто я преобразувайте в задача в ClickUp, възложете я на член на екипа, задайте крайни срокове и проследявайте напредъка.
2. Автоматизации за спестяване на време
ClickUp Automations намалява необходимостта от ръчно въвеждане на данни и минимизира риска от грешки при организирането на задачи и имейли. Настройте автоматизирани работни процеси, които задействат действия при получаване на определени видове имейли.
Например, можете да автоматизирате създаването на задачи, когато получавате актуализации по проекти, като се уверите, че те се категоризират и изпълняват автоматично, без да е необходимо ръчно въвеждане.
Ето какво казва един клиент за възможностите на ClickUp:
Натискам бутон и имейлите се изпращат; всичко е опростено и само с натискане на бутон или избор на опция всички необходими процеси се изпълняват, което опростява дори и най-трудните задачи.
Натискам бутон и имейлите се изпращат; всичко е опростено и само с натискане на бутон или избор на опция всички необходими процеси се изпълняват, което опростява дори и най-трудните задачи.
3. Прикачете имейли към задачи
Поддържайте важните имейл вериги свързани с проектите, към които принадлежат. С новата Email ClickApp можете също да изпращате и получавате имейли директно в задачите на ClickUp, толкова лесно, колкото бихте публикували коментар!
Това улеснява справянето с имейлите при сътрудничество с членове на екипа или проследяване на напредъка по конкретна задача.
4. Създайте шаблони за имейли
ClickUp ви позволява също да създавате персонализирани шаблони за имейли, което ви спестява време при повтарящи се отговори. Тези шаблони помагат за стандартизиране на комуникацията, като осигуряват последователност и намаляват необходимостта да пишете имейли от нулата за всяка задача или проект.
5. Сътрудничество в реално време
Интеграцията на ClickUp с Gmail позволява на вашия екип да работи по-ефективно. Чрез споделянето на имейли в ClickUp членовете на екипа могат да оставят коментари, да възлагат задачи и да актуализират статуса на проектите – всичко това в реално време.
Поемете контрол над пощенската си кутия с ClickUp!
Цифровото претоварване не е резултат от прекалено много имейли, а от неправилното управление на задачите ви.
Цифровото претоварване не е резултат от прекалено много имейли, а от неправилното управление на задачите ви.
Правилата в Gmail могат да ви помогнат да поддържате реда в пощенската си кутия, но когато се нуждаете от нещо повече от филтриране, ClickUp ви помага да пренесете управлението на електронната си поща на следващото ниво. С възможността си да преобразува имейлите в задачи, да автоматизира работните процеси и да предлага сътрудничество в реално време, вие никога няма да пропуснете нещо важно.
Интуитивните функции на ClickUp, като персонализирани шаблони за имейли и инструменти за управление на задачи, рационализират работния ви процес, като правят управлението на имейлите по-лесно и по-ефективно. Готови ли сте да откриете по-интелигентен начин за управление на имейлите? Опитайте ClickUp и се насладете на управление на имейлите, както никога досега!