Всеки, който някога е бил отговорен за нещо – продажба на сладкиши, бейзболен отбор в квартала, изненада за рожден ден – има истории за разказване. 😵💫
Някои от тях са свързани с рискове – потенциални проблеми , които биха могли да провалят и най-добре изготвените планове. Други са свързани с проблеми – нещастни случаи, които действително са се случили.
Когато правите планове, не винаги е лесно да разграничите рисковете от проблемите предварително. Същото важи и за управлението на проекти.
Разбирането на тази разлика е от решаващо значение за поддържането на проектите ви в правилната посока и за контролирането на нивата на стрес.
Да започнем!
В тази публикация ще разкрием тайната на рисковете и проблемите в управлението на проекти. Ще разгледаме и защо е важно да ги разграничавате и как можете да овладеете умението да правите разлика между тях. Това ще ви помогне да идентифицирате ефективно рисковете и да се справяте уверено със сложностите на управлението на проекти.
Какво е риск в управлението на проекти?
Според Института за управление на проекти рискът се дефинира като „несигурно събитие или условие, което, ако се случи, има положителен или отрицателен ефект върху целите на проекта. ”
За илюстрация, разгледайте следното твърдение:
„Ако не проверите резервоара за гориво преди пътуване, може да останете без гориво по средата на пътя и да се озовете в пустошта.“
В този случай причината за риска е пропуснатата проверка на резервоара за гориво. Рисковете са:
- Останете без гориво по средата на пътуването си
- Това се случва далеч от бензиностанция, така че оставате блокирани.
Този пример отлично илюстрира как рисковете често са свързани с бъдещи събития или условия, които могат да повлияят значително на успеха на един проект.
Проектните рискове могат да произтичат от всякакви източници – проектна среда, членове на екипа, клиенти или външни фактори като промени на пазара.
Освен това, различните бизнеси се сблъскват с различни видове рискове, свързани с проектите.
Различни видове рискове при проектите
SEO агенция може да бъде изложена на риск, ако Google промени алгоритъма си, което ще се отрази на нейната дейност. Или автомобилен производител е изложен на риск от нови или променени регулации, ограничаващи използването на определени материали в новите автомобили.
Важна част от управлението на рисковете е да ги идентифицирате навреме и да изготвите план за справяне с тях, ако възникнат. Управлението на рисковете играе ключова роля в управлението на проекти, като помага да се избегнат неочаквани препятствия.
В контекста на управлението на проекти, ето някои често срещани видове рискове:
Рискове, свързани с разходите
Рисковете, свързани с разходите, включват неочаквани разходи, неточни оценки на разходите и икономически колебания, които могат да доведат до превишаване на бюджета. Ето защо е от съществено значение те да се управляват ефективно и проактивно.
График на рисковете
Неочаквани забавяния, недостъпност на ресурси или зависимости от други проекти, които увеличават вероятността от неспазване на сроковете на проекта, са рискове, свързани с графика.
Рискове, свързани с изпълнението
Рискът от непостигане на желаното ниво на качество или резултати се нарича риск, свързан с изпълнението.
Рискове от разширяване на обхвата
Неконтролираните промени или непрекъснатият растеж в обхвата на проекта, често възникващи в резултат на неясни цели на проекта, могат да доведат до увеличени разходи и забавяния. Те попадат в рисковете от промяна на обхвата.
Рискове, свързани с ресурсите за умения
Предизвикателствата, свързани с персонала, като например липса на умения или недостатъчна експертиза на екипа, са рискове, свързани с ресурсите от умения.
Технологични рискове
Софтуерни проблеми, хардуерни повреди и проблеми със съвместимостта попадат в обхвата на технологичните рискове.
Организационни рискове
Промените в управлението, културните промени или външни фактори като сливания и придобивания са организационни рискове.
Пазарни рискове
Колебанията на пазара, променящите се нужди на клиентите или новите конкуренти могат да представляват значителни заплахи.
Оперативни рискове
Неочаквани промени в производствения процес, проблеми в веригата на доставки, които могат да нарушат операциите, и неправилно управление на човешките и материални ресурси са оперативни рискове.
Стратегически рискове
Стратегическите рискове са външни фактори, като промени на пазара или промени в регулаторната среда, които могат да повлияят на съответствието на проекта с неговите стратегически цели.
Външни рискове
Непредвидими фактори, като природни бедствия, правни проблеми или нестабилност на пазара, могат да повлияят на резултатите от проекта и са известни като външни рискове.
Ефективният софтуер за управление на риска може да промени изцяло проактивното идентифициране и проследяване на рисковете.
Какво е проблем в управлението на проекти?
Докато рисковете са потенциални проблеми, които може да възникнат или не, проблемите са вече възникнали проблеми, които изискват незабавно внимание.
Проблемите могат да варират от незначителни неизправности, които лесно се отстраняват, до сериозни пречки, които напълно спират напредъка. Те могат да възникнат на всеки етап от проекта и да представляват заплаха за постигането на целите на проекта.
Проблемите често произтичат от рискове – очаквани или неочаквани – които са се реализирали. Добър план за действие при извънредни ситуации може да ви помогне да се справите с рисковете, преди те да се превърнат в проблеми.
Пример:
По време на пътуване с кола ви свършва горивото по средата на пътя и се озовавате блокирани в пустошта. Оказва се, че сте прегазили камък, който е пробил дупка в резервоара ви.
Не бихте могли да предвидите този проблем предварително – и то такъв, за който няма лесно решение.
Подобно на рисковете, има повече от един вид проблеми в проектите. Нека ги разгледаме по-подробно:
Вътрешни проблеми
Те включват вътрешни пречки като комуникационни проблеми, несъгласувани цели и членове на екипа, които не изпълняват своите отговорности. Гарантирането, че членовете на екипа разбират своите роли в рамките на управлението на проекти, може да помогне за предотвратяване на тези недоразумения.
Проблеми, свързани с времето
Пропуснати срокове и забавени задачи са класически примери. Изготвянето на реалистичен график е от жизненоважно значение, тъй като той определя очакванията и насочва целия екип към финалната линия.
Проблеми, свързани с разходите
Превишаването на бюджета е сред най-често срещаните препятствия за проектните мениджъри. Ако се управлява добре, то не винаги проваля проекта, но е важно да го документирате в регистъра си с проблеми, за да предотвратите повтарящи се финансови проблеми.
Външни проблеми
Непредвидими фактори като политически промени или неблагоприятни метеорологични условия могат да окажат значително влияние върху проектите. Наличието на солиден план за действие при извънредни ситуации гарантира, че такива външни събития няма да провалят проекта ви.
Сега нека разгледаме няколко примера, за да видим как рисковете и проблемите се проявяват в реалния живот.
Boeing 787 Dreamliner: сложност, водеща до неизбежни проблеми
Пускането на пазара на 787 Dreamliner от Boeing е класически пример за рискове, които се превръщат в проблеми.
В интервю за Seattle Times инженер от Boeing заяви, че самолетът е „по-сложен самолет, с по-нови идеи, нови функции, нови системи и нови технологии. “
Тази сложност направи почти невъзможно да се подчертаят предварително всички потенциални проблеми.
Въпреки това, някои рискове бяха очевидни. С напредването на проекта тези рискове се материализираха в сериозни проблеми, включително забавяния и допълнителни разходи в размер на 10 милиарда долара. Компанията призна, че е „превишила способността си да ги управлява ефективно”.
В този случай комбинацията от високи рискове и недостатъчно управление на риска доведе до неизбежни проблеми и неуспехи в проекта.
Bank of America: Когато рисковете ескалират в сериозни проблеми
През 2011 г. Bank of America въведе нова месечна такса от 5 долара за потребителите на дебитни карти, очаквайки някои негативни отзиви от клиентите – нещо често срещано при повишаване на цените. Обаче реакцията беше много по-силна от очакваното.
Протестното движение „Bank Transfer Day“ (Ден на банковия трансфер) набра популярност във Facebook, призовавайки клиентите да напуснат Bank of America в отговор на новата такса. Този масов отлив на клиенти принуди банката да се откаже от новата си структура на таксите.
Въпреки че в регистъра на рисковете беше посочена възможността за недоволство на клиентите, рискът се превърна в по-сериозен проблем, отколкото компанията беше подготвена да посрещне. По-проактивен подход към идентифицирането и документирането на тези рискове би могъл да промени резултата.
Каква е разликата между рискове и проблеми?
Летенето – това е риск. Страх от летене? Това е проблем.
Знанието дали имате работа с риск или проблем определя подхода ви. Рисковете изискват проактивни стратегии за предотвратяване или смекчаване на потенциални проблеми, докато проблемите изискват незабавни действия за разрешаване на текущите проблеми и продължаване напред.
Объркването между двете може да доведе до неправилно насочване на усилия и ресурси. Не искате да се подготвяте за буря, когато лодката ви вече тече!
Нека разгледаме рисковете и проблемите, какви са приликите и разликите между тях.
Рискове и проблеми: времева рамка
Една от основните разлики между рисковете и проблемите е във времето. Рисковете са фокусирани върху бъдещето – те са „ако-тогава“ сценарии, които могат да нарушат проекта ви по-късно.
Например, представете си строителен проект, при който може да се сблъскате със забавяне при получаването на разрешителни. Това забавяне е риск, тъй като все още не се е случило, но може да повлияе на графика ви.
Планирате тези сценарии, като използвате инструменти като RAID дневник (рискове, предположения, проблеми, зависимости), за да проследявате и управлявате потенциалните заплахи.
За разлика от тях, проблемите са текущи въпроси, които изискват незабавно внимание.
Представете си, че неочаквани метеорологични условия причиняват спиране на работата на строителна площадка. Това се случва в момента и оказва пряко влияние върху вашия проект.
Основната разлика е, че докато рисковете изискват планиране, проблемите изискват решения в реално време.
Рискове и проблеми: сигурност
Рисковете са несигурни. Можете да оцените вероятността и въздействието им, но не можете да сте сигурни дали и кога ще се случат.
Например, възможността конкурент да пусне на пазара подобен продукт преди вашия е риск. Можете да оцените пазарните тенденции, за да прецените вероятността, но това все пак остава предположение.
Проблемите обаче вече са пред вас и изискват действие.
Ако тестването на вашия продукт разкрие критична грешка, това е проблем – той е сигурен и трябва да бъде отстранен, преди да можете да продължите напред.
Тази разлика между несигурност и сигурност ви помага да се фокусирате върху това, което се нуждае от незабавно внимание, в сравнение с това, което се нуждае от стратегическо планиране.
Рискове и проблеми: въздействие
Рисковете имат хипотетично потенциално въздействие, докато събитието не се случи. Те могат да варират от незначителни затруднения до сериозни смущения.
Например, нарастващите разходи за материали могат да застрашат бюджета на проекта ви, но докато това не се случи, това е само рискована възможност.
Проблемите, от друга страна, имат определено въздействие, което вече засяга вашия проект.
Скритите разходи, открити по време на строителството, например, изискват незабавни корекции в бюджета.
Рискове и проблеми: подходът към управлението
Управлението на рисковете означава да бъдете проактивни. Вие предвиждате потенциални проблеми и създавате планове, за да предотвратите тяхното осъществяване. Това може да включва идентифициране на алтернативни доставчици, вграждане на допълнително време в графика ви или използване на различни рамки за защита срещу заплахи.
Например, можете да разработите план за приемственост, за да се справите с риска от напускане на проекта от ключови членове на екипа, като по този начин минимизирате прекъсването на работата.
Проблемите обаче изискват реактивен подход.
Когато ключов член на екипа неочаквано напусне, това се превръща в проблем. Трябва да действате бързо – да преразпределите задачите, да наемете заместници или да коригирате графика си.
Рискове и проблеми: Фокус
Управлението на риска, което е неразделна част от плана ви за управление на проекти, се състои в превенция. Целта ви е да предотвратите рисковете да се превърнат в проблеми, като идентифицирате заплахите на ранен етап и предприемете мерки за избягването им. Това може да включва създаване на регистър на рисковете, активно наблюдение на потенциалните рискове и изготвяне на планове за действие при извънредни ситуации.
Например, използването на гъвкави практики и провеждането на редовни тестове на софтуера помагат за предотвратяване на риска от забавяния.
Ако по време на тестването се появи критична грешка, тя вече е проблем и фокусът се измества към възможно най-бързото й разрешаване.
Приоритетът се измества от спирането на рисковете към прякото справяне с проблемите, като се гарантира, че проектът все още може да постигне целите си.
Рискове и проблеми: стратегия за борба
Докато проактивното управление на рисковете включва подробно планиране и разработване на стратегии за намаляване на рисковете, справянето с проблемите често означава адаптиране в движение, било то чрез преразпределяне на ресурсите, коригиране на графиците или дори промяна на целите на проекта.
Чрез поддържането на добре организиран RAID дневник и използването на регистри за рискове можете да документирате стратегиите си и да сте готови да промените курса, когато е необходимо. Колкото по-добре сте подготвени за рисковете, толкова по-добре можете да се справяте с проблемите, когато възникнат, което прави усилията ви за управление на проекти по-ефективни като цяло.
Рискове и проблеми: сравнителна таблица
| Аспект | Рискове | Проблеми |
| График | Фокусирани върху бъдещето; потенциални събития, които могат да се случат и да повлияят на проекта по-късно. | Фокусирани върху настоящето; текущи проблеми, които засягат проекта в момента и изискват незабавни действия. |
| Сигурност | Несигурно; вероятността и въздействието могат да бъдат оценени, но настъпването им не е гарантирано. | Разбира се, това са реални, съществуващи проблеми, които вече са възникнали. |
| Въздействие | Последиците са хипотетични, докато рискът не се материализира. | Това има пряко влияние върху напредъка, бюджета или графика на проекта в момента. |
| Подход към управлението | Проактивен; включва стратегии за планиране, превенция и намаляване на риска, като например използване на регистри за рискове. | Реактивни; изискват незабавно решение и адаптиране на текущите планове за отстраняване на проблема. |
| Фокус | Превенция; има за цел да предотврати рисковете да се превърнат в проблеми чрез планиране и прилагане на контролни мерки. | Решаване; фокусира се върху разрешаването на проблеми, когато възникнат, за да се сведе до минимум тяхното въздействие. |
| Планиране | Включва подробно планиране, като се използват мерки като RAID логове и рамки за управление на рисковете за киберсигурността, за да се отговори на възможни бъдещи заплахи. | Изисква бързи действия за промяна на съществуващите планове и управление на непосредствения проблем. |
Какви са приликите между рисковете и проблемите?
Въпреки разликите си, рисковете и проблемите са съществени аспекти на управлението на проекти. Те са сходни по някои начини:
- Проектите могат да се сблъскат с широк спектър от рискове и проблеми, които могат да варират значително от един проект до друг.
- Използването на поуките от подобни проекти е чудесен начин да се подготвите за рисковете и да се справите ефективно с проблемите.
- Проектният мениджър и проектният екип трябва да работят заедно, за да идентифицират рисковете, да ги управляват и да решават проблемите, когато те възникнат.
- Има специфични документи за проследяване както на рисковете, така и на проблемите в проектите.
- С напредването на проекта естеството и обхватът на рисковете и проблемите могат да се променят, а проектният мениджър трябва да насочва проектния екип през тези промени.
Осъзнаването, че както рисковете, така и проблемите са част от управлението на проекти, помага да се разбере тяхната важност и да се справяте ефективно с тях.
Как да управлявате рисковете и проблемите?
Ранното идентифициране на рисковете ви позволява да се справите с потенциалните проблеми, преди те да ескалират. Важно е също така да водите подробни записи за тези проблеми, за да ги управлявате ефективно през целия проект.
Чудесен начин да бъдете в крак с рисковете и проблемите е да използвате инструменти, създадени специално за тази цел.
Тук на помощ идва ClickUp. Той е вашият най-добър стратегически партньор в управлението на проекти.
ClickUp е инструмент за управление на проекти, който предлага стотици персонализирани и функционални функции, предназначени да помогнат на екипи от всякакъв размер да управляват рисковете, да следят актуализациите по проектите, да насърчават прозрачността и да си сътрудничат безпроблемно – всичко това в една платформа.
ClickUp прави управлението на работата лесно и предлага много повече от обикновения софтуер за управление на риска. От мозъчна атака на интерактивните бели дъски на ClickUp до създаване на подробни уикита в документи за съвместна работа, ClickUp предоставя многофункционално работно пространство, което се отличава от останалите.
Ето как ClickUp може да ви помогне да оцените и се справите с рисковете и проблемите:
Получете информация с помощта на табла
Мислете за таблата на ClickUp като контролен център на вашия проект – те обединяват всичко в един персонализиран изглед.
Получавате обща представа за всеки аспект от напредъка на проекта си, което ви позволява лесно да управлявате рисковете и проблемите.
А най-хубавото е, че можете да го направите по свой собствен начин.
Изберете от над 50 джаджи, включително таблици, инструменти за проследяване на натоварването, персонализирани диаграми и други, за да покажете точно това, което е важно за вас. Този инструмент е идеален за да сте информирани за всеки детайл и риск по проекта.
Автоматизирайте повтарящите се задачи
Никой не обича скучните, повтарящи се задачи. За щастие, ClickUp Automations намалява времето, прекарано в монотонни задачи, така че да можете да се съсредоточите върху по-важни неща.
С над 100 опции за автоматизация можете да зададете правила, които променят статуса на задачите, актуализират приоритетите, коригират крайните срокове и др.
Освен това, 50 тригерни действия ви позволяват да създадете персонализирана автоматизация, съобразена с вашия работен процес. Важното е да се фокусирате върху това, което наистина има значение, без да се налага постоянен надзор.
Разгледайте персонализирани шаблони
Вероятно най-удобният за ползване аспект на ClickUp е неговата обширна библиотека от шаблони, като например специализирани шаблони за оценка на риска и анализ на режимите на отказ и ефектите (FMEA).
Нека разгледаме някои от най-добрите шаблони за управление на рискове и проблеми в управлението на проекти.
Шаблонът за оценка на риска на ClickUp е идеален за подпомагане на екипите при приоритизирането и визуализирането на рисковете.
С този шаблон вашият екип може да оцени различни категории рискове и тяхното потенциално въздействие, да се впусне в данните, за да открие потенциални проблемни области, и да планира превантивни мерки за минимизиране на рисковете.
Ето как да го използвате:
- Опишете рисковете, обсъдете ги и създайте регистър на рисковете с ClickUp Docs.
- Създайте таблица с рисковете и вижте вероятността им за възникване, като използвате табличен изглед.
- Създайте система за оценка на риска и използвайте персонализираните полета на ClickUp, за да оцените вероятността за всеки риск.
- Разработете план за действие, за който можете да създадете и възложите индивидуални задачи, използвайки ClickUp Tasks.
- Следете напредъка на вашите усилия за управление на риска и прегледайте резултатите.
- Актуализирайте редовно таблото си за оценка на риска с нова информация или промени, като използвате изгледа на таблото ClickUp.
Този шаблон е точно това, от което се нуждаете, за да сте сигурни, че вашият екип е съгласуван и готов да се справи с рисковете.
За ясен анализ на риска, шаблоните за анализ на риска в управлението на проекти на ClickUp са вашият най-добър избор.
Настройването на този шаблон в ClickUp може да бъде от голяма полза по време на срещите за преглед на състоянието на проекта. Той позволява на вашия екип да:
- Бързо и точно идентифициране на потенциални рискове
- Анализирайте вероятността за възникване на всеки риск.
- Разработване на стратегии за превенция за проактивно управление на рисковете
Независимо дали проектът ви е голям или малък, този шаблон ви помага да поддържате всичко в ред.
След това разгледайте шаблона за проследяване на проблеми на ClickUp. Проблемите са неизбежни, но този шаблон е създаден, за да улесни управлението им.
С този шаблон можете:
- Докладвайте, проследявайте и приоритизирайте бъгове, грешки и други проблеми с лекота.
- Подобрете сътрудничеството в екипа, за да разрешавате проблемите по-бързо.
- Поддържайте всички доклади за проблеми организирани в обща база данни.
Той централизира всички доклади за проблеми на едно място, подобрява сътрудничеството и ви помага да спазвате сроковете по-бързо.
А ако все още не можете да намерите това, от което се нуждаете, или ако сте създали шаблон, който работи най-добре за вас, можете да го запазите с едно кликване. ClickUp ви позволява да заснемете всяка задача, процес или изглед като шаблон, готов за използване, когато имате нужда от него.
В крайна сметка, ClickUp безпроблемно комбинира всички тези функции по интуитивен и интегриран начин, предоставяйки ви инструменти за справяне с рисковете и проблемите, без да пропускате нищо.
Намалявайте рисковете и проблемите с ClickUp
В управлението на проекти рисковете са навсякъде и се проявяват под различни форми – както предизвикателни, така и предоставящи неочаквани възможности. Ефективното управление на тези разнообразни рискове е от ключово значение и точно тук ClickUp блести! Това е гъвкаво решение за управление на рискове и оптимизиране на вашите проекти.
С ClickUp получавате достъп до много персонализирани функции като табла и цели. Освен това, той предлага множество опции за комуникация, за да гарантира безпроблемно функциониране.
А най-хубавото е, че можете да започнете да управлявате рисковете, без да харчите нито стотинка, с безплатния план на ClickUp.
Защо да чакате? Срещнете рисковете лице в лице и опитайте ClickUp още днес!