Виждали ли сте някога заглавията SDE-1, SDE-2 в описанията на длъжностите? Или обозначения като „мениджър“, „директор“ и т.н.? В бизнес света тези заглавия са показателни за опита, очакванията и позицията на дадена длъжност в организационната структура.
Те обозначават позиция в организационната йерархия, обикновено представяна като диаграма, известна като органограма. Това визуално представяне на организационните структури играе ключова роля в организационния дизайн, производителността, ефективността, екипната работа и културата.
В тази публикация в блога разглеждаме как можете да създавате и оптимизирате организационни диаграми за успешни бизнес резултати.
Разбиране на организационните диаграми
Органограмата е визуално представяне на структурата на дадена компания. Обикновено включва следното:
- Индивидуални роли в цялата организация
- Разделение на отдели/екипи
- Йерархии в рамките на всеки отдел/екип
- Взаимоотношения между отделни лица, екипи и отдели
Органограмата, наричана още организационна диаграма или организационна схема, може да бъде проста, показваща части от организацията, като регионални офиси или отдели, функции и как те са свързани. Тя може да бъде и сложна, с подробни йерархии, отдели и подразделения.
Приложения на организационната диаграма
В основата си организационната структура е визуално представяне на различните части на компанията. Тя помага на всички в компанията да разберат цялостната картина. Освен това, организационните структури са полезни и за:
Организационна структура: Ясната визуализация на организацията помага на лидерите да гарантират, че всеки отдел разполага с достатъчно персонал. Например, ако ви липсва ръководител на инженерния отдел, празното място в организационната структура ще го покаже по време на срещите за преглед. Ако вашият ръководител на инженерния отдел е направил хоризонтално преместване, за да стане технически директор, това също ще видите ясно!
Осигуряване на яснота: Те изясняват структурите на отчетност в рамките на организацията, помагайки на служителите да идентифицират с кого да се свържат за конкретни въпроси или информация.
Разграничаване на отговорностите: Органограмите гарантират, че всички бизнес области са адекватно обхванати, без да има припокриване на отговорностите. Те помагат за балансиране на работната натовареност на служителите, особено на лидерите.
Въвеждане в работата: Органограмата е прост и мощен инструмент, който помага на новите служители да разберат цялата организация. Тя спомага за по-бързото приобщаване и създаване на чувство за принадлежност.
Агилност: Визуално представяне на организацията – с възможност за увеличаване и намаляване – позволява разпределяне на ресурсите, делегиране, сътрудничество и вземане на решения.
Симулация и планиране: Когато преструктурирате организация или преминавате през сливане, може да се наложи да визуализирате различни версии на новия организационен дизайн. Органограмите позволяват такава симулация, без да засягат динамиката на място.
Органограмите са, в крайна сметка, инструменти за комуникация. Те помагат на организациите да комуникират текущи структури, бъдещи планове, промени и др. Естествено, има повече от един начин да се направи това.
Видове организационни диаграми
В основата си организационната структура е графично представяне с възли и връзки. В зависимост от структурата на вашата организация, тя може да бъде:
Йерархична
Тази организационна структура прилича на пирамида, с най-висшата власт на върха, следвана от средното ръководство и служителите.
Матрица
Тази организационна диаграма визуализира структура, в която служителите се отчитат пред повече от един мениджър. Тя се използва често в организации, които изискват гъвкавост и сътрудничество между различни проекти.
Плоска
Този вид организационна структура е идеален за организации с плоска структура, каквито са предимно стартиращите компании и малките предприятия.
Ето основните разлики между видовете организационни диаграми:
| Аспект | Йерархична | Матрица | Плоска |
|---|---|---|---|
| Нива на роли | Ясна йерархия, при която всеки служител знае на кого се отчита | Ясна йерархия, въпреки че за всеки служител има няколко мениджъри | Всеки служител се отчита директно пред ръководителя, без междинно ниво на управление. |
| Подходящо за | Добре дефинирани роли и линейни структури | Екипи, които се формират и разформират въз основа на проекти | Самоуправляващи се малки екипи |
| Цели, които обслужва | Яснота и стабилност | Гъвкавост и модулност | Простота и бързина |
| Предимства | Специализация на базата на отдели, добре дефинирана кариерна пътека | Междуфункционално сътрудничество, наличие на разнообразни умения | Отговорност и отчетност, прозрачност и признание |
| Недостатъци | Бюрокрацията и сложните системи за одобрение забавиха вземането на решения | Неяснота в работните отговорности, неуправляема сфера на влияние | Бюрокрация и сложни системи за одобрение; забавено вземане на решения |
В зависимост от типа, размера и културата, една организация може да има и комбинация от тези структури.
Например, цялата организация може да използва йерархична структура, докато един мултифункционален екип в нея може да използва плоска организационна структура.
В следващата секция ще говорим за това как да изберете организационната си структура и да проектирате организационна структура за нея.
Стъпки за създаване на организационна структура
Да предположим, че сте стартираща компания с пет служители. Вземете хартия и химикал и нарисувайте как тези членове на екипа работят заедно. Окачете картината на стената. Това е вашата първа организационна структура.
Би било чудесно, ако всяка организация беше толкова проста. С увеличаването на броя на служителите, ролите, отделите, продуктите/услугите, ще ви е необходима сложна организационна структура. Ето как да създадете такава с помощта на инструмент за съвместна работа като ClickUp.
1. Разберете организационната си структура
Структурите определят как хората се свързват и какви са техните роли в дадена организация. Лошият дизайн може да доведе до хаос с противоречиви йерархии, объркване на ролите, липса на координация, неспособност за споделяне на идеи и бавно вземане на решения.
Започнете дейността си по създаване на организационна структура, като разберете как функционирате в момента. Идентифицирайте следното:
- Всички роли и нива на служителите, които имате (разработчик, дизайнер, тестиращ и др.)
- Всички управленски роли и нива (проектен мениджър, мениджър на екип, ръководител на отдел и др. )
- Отчетни взаимоотношения за всеки индивид
- Странични връзки, ако има такива
Най-добрият начин да направите това е да разговаряте с различни заинтересовани страни, включително с ръководителите на отдел „Човешки ресурси“ и другите ръководители на отдели. Може да намерите информация и в шаблоните за устав на екипа. Не забравяйте да документирате знанията по подходящ начин.
Можете да използвате ClickUp Forms, за да създавате анкети, или да организирате индивидуални срещи и да записвате бележки в ClickUp Docs. След като документирате информацията, споделете я по сигурен начин с съответните заинтересовани страни, за да получат възможност да коментират, ако имат такива. Сътрудничество в реално време и лесно превръщане на бележките в задачи.
2. Определете целта и обхвата
За кого и защо създавате организационната си структура? За вътрешни цели, за да визуализирате структурата на екипа, или като отчет за инвеститорите?
Ако е за вътрешни цели, можете да добавите конкретни кодове на роли (като SDE-1, мениджър и т.н.), включително диапазон на заплатите или дори имена на отделни лица, ако е необходимо.
Ако е за инвеститора, може да искате да се съсредоточите върху лидерските качества и уменията. Изясняването на обхвата ще ви помогне да решите каква информация да включите в диаграмата.
3. Изберете оформлението на организационната си структура
Въз основа на настоящата структура и цел на вашата организация, изберете стил на организационна диаграма – йерархична, матрична или плоска. Изберете тази, която най-добре отразява вашата организация. Ако е необходимо, можете да използвате няколко оформления в една и съща диаграма.
Разгледайте тези примери за матрична организационна структура, за да разберете по-добре как я използват компаниите в различни сектори.
4. Изберете подходящия инструмент за дизайн на организационна структура
След като сте избрали структура, е време да я начертаете. За целта можете да използвате тетрадка, стъклена стена или дори електронна таблица. Тези инструменти обаче не ви осигуряват необходимата гъвкавост и адаптивност.
Най-добрият софтуер за организационни диаграми, особено за хибридни екипи, е съвместно работно пространство като ClickUp Whiteboards. С ClickUp можете да рисувате диаграми, да добавяте възли и свързващи елементи, да включвате изображения/лепящи се бележки, да вграждате документи, да маркирате хора и много други!
Кутиите и ъглите не ви подхождат? Разгледайте ClickUp Mind Maps за вашия софтуер за органограми. Добавете списъци, задачи и чеклисти и експериментирайте с функциите, докато не успеете да създадете диаграмата.
5. Проектирайте своята организационна структура
Започнете да работите от върха: Създайте ясна йерархия, като започнете с изпълнителното ниво, след това с висшето ръководство (заместник-председатели, директори). След това преминете към всеки отдел, екип и отделни членове на екипа.
Добавете подробности: Включете името на служителя, длъжността, отговорностите, профилите в социалните медии, уебсайтове, снимки и други интересни факти. В зависимост от случая, решете коя информация ще бъде подходяща. Можете да намерите профилите и данните на служителите в софтуера за анализ на работната сила или в базата данни за служителите.
Форматиране и представяне: Бъдете последователни в дизайна на организационната си структура. Ограничете формата, цвета, форматирането, размера на шрифта и т.н. до общ дизайн език; ако можете да го съгласувате с езика на вашата марка, още по-добре.
Ако това е първата ви организационна структура, не се затруднявайте с празен лист. Опитайте шаблона за организационна структура на ClickUp, за да започнете. Този шаблон за средно ниво ви помага да визуализирате компанията си, да добавяте/премахвате роли, да държите всички на една и съща страница и да мащабирате ефективно.
6. Направете го динамичен
Органограмите са живи документи, които се развиват заедно с вашата компания. Когато създавате органограма, предвидете място за редовното й актуализиране.
- Настройте платното, за да добавите отдели, екипи и служители по-късно.
- Задайте напомняния в календара и преглеждайте периодично организационната си структура, за да се уверите, че тя отразява точно естеството, нуждите и промените в бизнеса.
- Документирайте промените и съответните причини за целите на одита.
- Информирайте заинтересованите страни за промените, предоставете контекст и актуализирайте информацията във всички материали за обучение.
ClickUp Automations може да оптимизира процеса на актуализация с тригери и действия, които можете да редактирате, преди да натиснете „Публикувай“. Ако използвате ClickUp Mind Maps, то може автоматично да се актуализира, когато актуализирате свързаните с него ресурси.
7. Прегледайте и потвърдете
Преди да финализирате организационната структура, прегледайте я отново с ключовите заинтересовани страни, за да се уверите, че е точна и пълна. Това помага да се идентифицират липсваща информация или неточности в структурата на взаимоотношенията.
Сега, когато вече знаете как да създадете организационна структура, нека видим как да я използвате.
Органограми и ангажираност на персонала
Добрата организационна диаграма може да помогне за планирането и ангажираността на персонала по различни начини. Ето някои от най-честите приложения.
Въвеждане в работата: Организационните диаграми улесняват въвеждането в работата на новите служители, като им помагат бързо да разберат ролите и йерархичните връзки.
Подкрепа за служителите: Всеки служител може да използва организационната структура, за да знае с кого да се свърже, ако има въпроси. Кой е ръководителят на комисията за превенция на сексуалния тормоз? Кой отговаря за резервациите на пътувания? Кой е експертът по езика за програмиране Scala? Организационните структури могат да отговорят на всички тези и още много други въпроси.
Сътрудничество: Дори в рамките на на пръв поглед объркващи структури, органограмите могат да внесат яснота.
Например, в матрична структура организационната структура може да предостави яснота относно пресечните точки на различни мултифункционални екипи.
Прозрачност: Органограмата показва кой отговаря пред кого и служи като матрица за ескалация. Това създава прозрачност и откритост.
Планиране на приемствеността: Органограмите са от основно значение за идентифицирането на потенциални лидери и критични роли в организацията. Те помагат на екипите по човешки ресурси да визуализират настоящата ситуация с талантите, да идентифицират пропуските в уменията и да се подготвят за бъдещи промени.
Организирайте, изобразявайте и навигирайте структурата на вашата компания с ClickUp
Вероятно сте чували, че хората са най-важният актив в една организация. Това е вярно само отчасти. Всъщност истинският актив в една организация е повече от сбора на нейните части. Той включва връзките, сътрудничеството и колективните сили на всеки индивид.
Органограмата е подобна на карта на съкровище, която ви помага да откриете скрити активи. Независимо дали изравнявате традиционния йерархичен модел или разширявате обхвата на матричната структура, органограмите улесняват хората да разберат цялостната картина и детайлите.
С инструмент за управление на проекти като ClickUp можете да направите всичко това и още много други неща. Можете да съберете данните за проекти, задачи и хора, за да създадете динамични организационни диаграми.
Регистрирайте се безплатно още днес, за да започнете!