Може да бъде неприятно, когато вашата организация има нарастваща текучество на персонала. Това може да стане още по-трудно, ако трябва ръчно да разследвате и откриете причините за това.
Конкурентите ви наемат ли агресивно? Възможно ли е да има проблеми с натоварването в компанията? Има ли проблеми с междуличностните отношения между мениджърите и техните екипи? Или има друга причина?
Идентифицирането на основната причина и намирането на решения може да отнеме много усилия и време. Можете да загубите още повече от ценния си персонал, докато анализирате ръчно.
Използването на софтуерни инструменти за анализ на работната сила може да ви помогне бързо да получите отговори и да намалите потенциалните проблеми. Можете бързо да идентифицирате тревожни или променящи се модели във и извън вашата организация.
В този блог ще разгледаме всички аспекти на анализа на работната сила и ще покажем как да ги използвате, за да ви помогнат в процеса. Използването на анализа на работната сила може да ви помогне да наемете най-добрите таланти, да ги задържите, да анализирате поведението на служителите, да управлявате проблемите с производителността и да превърнете вашата организация в чудесно място за работа.
Какво е анализиране на работната сила?
Анализът на работната сила се отнася до систематичното събиране на данни за работната сила на дадена организация и тяхното анализиране. Анализът на работната сила често включва и външни фактори и среди за планиране и изпълнение на организационни стратегии като набиране на персонал, управление на производителността и възнагражденията.
Външните фактори включват заплатите в бранша, проучвания, тенденции на пазара на труда и икономически показатели като безработица, растеж на БВП и потребителски разходи. Вътрешните източници включват обратна връзка от мениджърите, данни от отдел „Човешки ресурси“, като удовлетвореност на служителите, процент ангажирани служители и производителност на служителите.
Ролята на анализа на работната сила в управлението на човешките ресурси
В дългосрочен план ползите от анализа на работната сила включват:
- Намалени разходи за набиране на персонал
- Оптимизирана ефективност на процесите
- Проследяване на ангажираността на служителите
- Намаляване на предразсъдъците, свързани с расата и пола
- Сравнителен анализ на показателите за ефективност
- Ограничаване на неразрешените извънредни часове
- По-добро съпоставяне на потенциалните кандидати с текущите изисквания за таланти
- Преодоляване на пропуските в знанията и изискванията за повишаване на квалификацията
Каква роля играят анализите на работната сила в стратегическото управление?
Прилагането на цялостни анализи на работната сила може да даде насока за стратегическо управление. Анализирането на множество данни, като оперативни разходи с мотиватори и ограничения в областта на човешките ресурси, изисквания за таланти и географски фактори, може да ви помогне да управлявате ефективно вашата отдалечена, хибридна и на място работна сила.
Анализът на работната сила също така предоставя най-компетентните планове за действие и рентабилни решения за набиране, повишаване на квалификацията и обучение на работната сила, включително създаване на план за планиране на приемствеността. Такива стратегически прозрения гарантират добре подготвена работна сила и подкрепят дългосрочната устойчивост на организацията.
Той подпомага управлението на риска, като подчертава потенциалните рискове за организацията, свързани с несъответствие и етика.
Използването на анализи на работната сила може да ви помогне да създадете по-добра работна среда, да повишите удовлетвореността на служителите и да подобрите общото качество на работната сила.
Анализът на работната сила и анализът на човешките ресурси едно и също ли са?
Не съвсем. Докато анализите на работната сила разглеждат самата работа, анализите на човешките ресурси разглеждат хората.
| Какво е HR аналитика?HR аналитиката използва данни и анализи, за да подобри HR функциите, като например процент на текучество, Net Promoter Score (NPS) и извънредни часове. | Какво е анализиране на работната сила?Анализирането на работната сила се фокусира върху данни, свързани с работата, за да подобри процесите и поведението на работната сила, като производителност, отсъствия и текучество. |
Предимства на анализа на работната сила
Събирането на подходящи данни и тяхното анализиране може да ви помогне да стигнете до същността на няколко предизвикателства, свързани с работната сила, и да ги решите. Ето някои от основните предимства на анализа на работната сила:
1. Автоматизира задачите
Анализът на работната сила опростява управлението на работата чрез автоматизиране на повтарящи се и отнемащи време задачи, като проследяване на производителността на служителите, управление на отсъствията и отпуските и сравнителен анализ на възнагражденията.
Това ви помага да се концентрирате върху идентифицирането на иновативни методи за набиране на персонал, за да привлечете специалисти с нишови умения, и да насърчите развитието на лидерски качества чрез менторски и коучинг програми.
2. Усъвършенстване на процеса на набиране на персонал
Анализът на работната сила, използващ софтуер за планиране на работната сила или платформи за анализ на работната сила, анализира изискванията на отделите и характеристиките на високопроизводителните служители, за да ви помогне да подберете и изберете кандидати, които имат по-голям шанс за успех в организацията. Това подобрява качеството на новоназначените служители и намалява времето за наемане и разходите за наемане.
3. Възможност за управление на талантите
Чрез картографиране на наличните умения и компетенции в организацията, анализите на работната сила улесняват планирането на приемствеността, изготвянето на персонализирани кариерни пътеки и разпределянето на служителите към проекти или роли, където те могат да окажат най-значително влияние.
4. Повишава удовлетвореността от работата и задържането на служителите
Чрез анализиране на тенденциите и обратната връзка в различни измерения – баланс между работата и личния живот, признание и възможности за кариерно развитие – анализите на работната сила ви помагат да разберете факторите, които допринасят за щастието и ангажираността на служителите. Използвайте резултатите, за да приложите персонализирани стратегии, които оказват пряко влияние върху морала и производителността на служителите.
5. Подобрява културното съгласуване и ангажираността на служителите
Бизнес лидерите и специалистите по човешки ресурси могат да използват анализите, за да проучат настоящата организационна култура и областите, които се нуждаят от подобрение. Например, ако анализите разкрият ниски резултати за ангажираност в екипи с висока текучество на персонала, това може да е сигнал за проблеми с мениджърския стил или натоварването на работа.
С тези познания можете да въведете обучение за лидерство, за да развиете по-емпатични и ефективни мениджъри, или да коригирате натоварването с работа, като използвате платен или безплатен софтуер за управление на проекти.
Видове анализи на работната сила
В зависимост от типа на наличните данни и вашите изисквания, има четири типа анализи на работната сила: описателни, диагностични, прогнозни и предписателни.
Описателният метод използва исторически данни, за да разбере поведението на работната сила през определен период, докато диагностичният метод разкрива причините за това поведение.
Нека сега разгледаме другите два метода, които са по-сложни и помагат за вземането на стратегически решения, свързани с работната сила.
1. Предсказуема аналитика
Предсказуемите анализи използват исторически и актуални данни, за да прогнозират бъдещи тенденции и поведение. Тези данни, които включват изисквания за умения, производителност на служителите и ангажираност, са от решаващо значение за подобряване на наемането и намаляване на текучеството.
Чрез използването на техники като регресионен анализ, съпоставяне на модели и многовариантна статистика, прогнозният анализ разработва данни и статистически модели, които предвиждат какво е вероятно да се случи. Някои практични приложения включват
- Прогнозиране на резултатите от дейностите по обучение и развитие
- Прогнозиране на състоянието на използване на работното пространство
- Предвиждане на резултатите от проектния доклад
Чрез включването на прогнозни анализи в управлението на работната сила можете да идентифицирате предварително пропуските в уменията, да адаптирате програмите за благосъстоянието на служителите и да предвидите промени в динамиката на работната сила.
Професионален съвет💡: Изберете от шаблоните за проектни отчети на ClickUp, за да документирате стратегиите си за набиране, обучение и назначаване на персонал и да проследявате напредъка във времето.
2. Предписателни анализи
Предписателната аналитика е най-сложният от четирите типа. Тя надхвърля предсказуемата аналитика и препоръчва най-добрия начин на действие.
Това ви помага да вземате информирани решения в реално време въз основа на прогнози и да оптимизирате аспектите на управлението на работната сила. Те включват управление на графиците на смени на служителите, създаване на проектни екипи въз основа на уменията, разпределяне на ресурсите и провеждане на кампании за набиране на персонал въз основа на разнообразие и приобщаване (D&I).
Ролята на технологиите в анализа на работната сила
Много съвременни инструменти и платформи, като софтуер за анализиране на работната сила, подобряват способността на организациите да събират, анализират и действат въз основа на данни за работната сила. Ето четири важни технологии, необходими за извършване на анализи на работната сила:
1. Изчислителни облаци
Клъуд компютингът осигурява актуализации в реално време и безпроблемна интеграция на данните чрез централизиране на данните от софтуера за управление на човешките ресурси, заплатите, инструментите за бизнес ефективност и външните бази данни в интернет.
Мащабируемостта на облачната технология елиминира необходимостта от предварителни инвестиции в ИТ инфраструктура, което позволява на вашата организация да разширява своите аналитични възможности според нуждите.
Освен това, той помага за взаимодействието с различни източници на данни и приложения, като CRM системи, BI платформи и социални медии. Той също така автоматизира комплексни работни процеси в различните бизнес функции и консолидира задълбочени анализи за вземане на решения, свързани с работната сила.
2. Анализи на таблото
Таблото за управление е от съществено значение за демократизиране на достъпа до анализи на работната сила в рамките на дадена организация. То визуално представя важни показатели и данни в реално време, като показва състоянието, ефективността или статуса на даден бизнес, процес или система.
С основните цифри на разположение, можете бързо да откриете проблемните области, да проследите въздействието на интервенциите и да съгласувате стратегиите за работната сила с бизнес резултатите.
Например, таблото за проекти помага на екипите да виждат резултатите от проектите на едно централно място.
ClickUp Dashboards представя информация, свързана с проектите, чрез диаграми и KPI, което позволява на мениджърите да следят напредъка по задачите, да проследяват бюджетите и да комуникират с клиентите навреме.
3. AI чатботове
Много инструменти за изкуствен интелект (AI) за човешките ресурси, включително тези за проследяване на кандидати, назначаване на служители и намаляване на пристрастията, се използват отдавна.
Въпреки това, AI чатботовете все по-често се използват за подобряване на ангажираността на служителите, тъй като предоставят незабавни отговори на въпроси, свързани с човешките ресурси, относно остатъци от отпуски, информация за заплатите и дори програми за повишаване на квалификацията.
Чрез обработка на естествен език (NLP) AI чатботовете могат да анализират отворените отзиви на служителите и да анализират данните за служителите, за да открият тенденции в настроенията им, които може да не бъдат уловени чрез традиционните проучвания или методи за обратна връзка.
Тези инструменти играят важна роля и по време на въвеждането в работата, като насочват новите служители през необходимите документи, обучение и разбиране на корпоративната култура.
4. Големи данни, изкуствен интелект и машинно обучение (ML)
Интеграцията на големи данни, изкуствен интелект и машинно обучение значително разшири обхвата на анализа на работната сила.
Големите данни предоставят основата, като ви позволяват да анализирате сложни набори от данни от различни източници, включително вътрешни HR системи, социални медии, проучвания сред служителите, оперативни данни и външна информация за пазара на труда.
Алгоритмите за изкуствен интелект и машинно обучение се основават на това, като разкриват модели и прозрения от данните, които може да не са очевидни веднага за човешките анализатори.
Например, изкуственият интелект може да прогнозира динамиката на работната сила, като промени в нивата на текучество или ефективността на различните канали за набиране на персонал, чрез анализ на исторически данни.
Междувременно ML алгоритмите оценяват настроението и морала, което ви позволява да персонализирате интервенциите на индивидуално или екипно ниво, за да подобрите цялостното представяне на бизнеса.
Например, можете да идентифицирате служители, които ще се възползват от конкретни програми за обучение или са изложени на по-висок риск да напуснат организацията.
ClickUp Brain, AI асистент за HR мениджъри, ви помага да използвате вградени подсказки, за да анализирате данните си, да генерирате отчети, да обмисляте въпроси и да препоръчвате потенциални подобрения.
Например, можете да използвате шаблона ChatGPT Prompts for HR Template на ClickUp, за да намерите въпроси, които ще ви помогнат да създадете положителна обратна връзка по време на оценка на представянето.
Предизвикателства при проследяването на аналитичните данни за работната сила
Макар ролята на технологиите за подобряване на анализа на работната сила да е неоспорима, пътят към практически приложими заключения не е лишен от предизвикателства.
1. Оперативни предизвикателства
Събирането на висококачествени данни и осигуряването на съответствие с изискванията е трудно. Може да срещнете затруднения при:
а. Събиране на точни данни
Това може да бъде огромно препятствие. Дори ако имате достъп до софтуер за ангажираност на служителите или други инструменти за отчитане за автоматизирано събиране на данни, данните могат да бъдат разпръснати в различни отдели, да са несъвместими или с лошо качество.
Целостта на данните е от съществено значение при внедряването на анализи на работната сила, тъй като тя оказва пряко влияние върху способността на вашата организация да съгласува анализите с дългосрочните си цели и стратегически задачи.
б. Спазване на законовите изисквания
Закони като GDPR в ЕС и различни държавни закони в САЩ налагат строги правила за събирането, съхранението и обработката на данни за HR процесите. Трябва да се уверите, че вашите аналитични практики са в съответствие с тези правила, за да избегнете глоби и увреждане на репутацията.
Злоупотребата с данни също така създава риск от непреднамерена дискриминация, което може да доведе до съдебни действия срещу вашата организация съгласно законите срещу дискриминацията.
2. Стратегически предизвикателства
Включването на анализите в бизнес планирането с цел постигане на измерим растеж е по-лесно на думи, отколкото на практика. Ето някои задачи, които могат да се окажат предизвикателни:
а. Интеграция със стратегическото планиране
Съгласуването на техническите данни с бизнес целите изисква разбиране за това как анализите на работната сила могат да допринесат за постигането на важните ви цели.
Въпреки това, без добре установена процедура за справяне с различни приоритети и преодоляване на комуникационните бариери между отделните функции, вероятно ще пропуснете възможности за растеж и ще дублирате усилията си, което ще доведе до неефективност.
б. Съпротива от страна на служителите
Въвеждането на инициативи за анализ на работната сила понякога може да предизвика съпротива от страна на служителите. Може да възникнат опасения относно поверителността на данните и възприеманите рискове от неправилно боравене с тях.
Преодоляването на тази съпротива изисква промяна в корпоративната култура, която можете да постигнете чрез ангажираност на ръководството, редовни семинари и постоянни уверения, че практиките за управление на данни са етични и съответстват на правните стандарти.
3. Технически предизвикателства
Внедряването и поддържането на технологии за подпомагане на анализа на работната сила може да представлява предизвикателство в следните области:
а. Привличане на експерти с напреднали аналитични умения
Без експерти, които могат да превърнат сложните данни в практически HR стратегии, вероятно ще пропуснете потенциалните ползи от анализа на работната сила. Ето защо, за да постигнете желаните резултати, е задължително да разполагате с екип от професионалисти с напреднали аналитични умения.
б. Инвестиране и поддържане на стабилна технологична инфраструктура
Внедряването на необходимата технология изисква солидна ИТ поддръжка, включително хардуер и софтуер, които могат да обработват големи обеми данни, да извършват многостранни анализи и да осигуряват лесен за ползване достъп до информация. Трябва да предвидите бюджет за инвестиции и поддръжка на инфраструктурата.
Как да внедрите анализи на работната сила
Ето стъпка по стъпка ръководство за събиране на данни за работната сила и превръщането им в полезни информации:
1. Оценете възможностите за съгласуване на стратегическите цели
Разбирането на настоящите ви възможности и работни процеси е от съществено значение за поставянето на реалистични и ефективни цели за анализа на работната сила.
Независимо дали се сблъсквате с недостиг на умения, планиране на приемствеността, управление на служителите или нещо друго, оценете настоящите си възможности. Анализирайте наличните умения, технологичния стак и използването му, както и ефективността на работния процес.
Можете да направите следното:
- Проверка на уменията: Прегледайте резултатите от проектите и обратната връзка, за да определите областите, в които липсва ефективност.
- Проучвания сред служителите: Провеждайте проучвания сред служителите, за да разберете настоящото им ниво на умения и областите, в които се чувстват недостатъчно подготвени.
- Оценки на представянето: Анализирайте работните роли и отговорности, за да откриете несъответствия и излишни позиции.
Изкуственият интелект може да събира данни от автобиографии и профили в LinkedIn, да идентифицира умения и след това да превърне данните в ясна визуализация за незабавни прозрения и следващи стъпки.
Професионален съвет💡: Използвайте безплатни HR шаблони, за да се уверите, че се справяте със стандартните HR дейности и събирате необходимата информация в стандартизиран формат.
Въз основа на вашите констатации, определете конкретни, измерими, постижими, релевантни и навременни SMART цели, които пряко допринасят за цифровата трансформация на компанията, като например:
- Повишаване на квалификацията на 50% от маркетинговия отдел в областта на анализа на данни в рамките на шест месеца
- Въвеждане на програма за дигитална грамотност в цялата организация до края на третото тримесечие
Можете също да стартирате целенасочена програма за повишаване на квалификацията на съществуващите служители или временно да наемете външни консултанти или свободни професионалисти, които да заемат важни позиции.
2. Събирайте, анализирайте и интегрирайте данни
След като определите целите си за анализи на работната сила, трябва да съберете данни от различни източници, включително софтуер за база данни на служителите, инструменти за оценка на производителността, проучвания сред служителите и външни бенчмаркове за отрасъла.
Създайте стъпка по стъпка ръководство с шаблона за стандартни оперативни процедури за събиране на данни на ClickUp, за да гарантирате последователност и точност в целия си екип и отдели.
Използвайте ClickUp Workload View, за да препланирате, възлагате или премествате задачи за членовете на екипа си, така че задачата по събиране на данни да се изпълни според плана. За да проследявате нивото на усилие за дадена задача, можете дори да добавите персонализирани полета за източник на данни, метод на събиране и изисквания за валидиране на данни.
След това създайте солидна рамка за анализ. Използвайте инструменти за визуализация на данни и статистически модели, за да идентифицирате корелации, тенденции и причинно-следствени връзки в данните си.
Преди да започнете да анализирате тези данни, уверете се, че всички заинтересовани страни разбират колко точни трябва да бъдат те. Ако данните не са добри, всеки анализ, който направите, може да не е надежден или да бъде подвеждащ.
Интегрирайте данни от различни платформи и системи, за да постигнете единно и цялостно разбиране за вашите служители. Това е от съществено значение за напредналите анализи, включително прогнозното моделиране, за да предвидите точно бъдещите тенденции и нужди на работната сила.
3. Подобрете уменията си за анализ с подходящия инструмент
Ще намерите много инструменти, които предлагат разширени аналитични функции, интеграция на данни и удобни за ползване възможности за отчитане.
Например, ClickUp е повече от софтуер за управление на проекти; той е и перфектен център за контрол на мисиите за управление на анализите на работната сила. С напълно персонализируемите табла на ClickUp можете да получите достъп до обзорни прегледи на високо ниво на вашата работа, да следите целите си и да преглеждате и разпределяте натоварването на екипа си чрез Scrum.
Включете джаджи като проследяване на времето, натоварване и персонализирани диаграми, за да получите информация за производителността на служителите и оперативната ефективност. С ClickUp Activity View можете да получите обобщена картина на дейността на служителите на всяко място.
Интегрирайте ClickUp с приложения за управление на времето на трети страни, за да отразите точно как служителите прекарват времето си в различни задачи или проекти. Софтуерът е персонализиран, за да се адаптира към оперативния ритъм на вашата организация и да оптимизира работните процеси.
4. Предприемете действия и следете резултатите
Последната стъпка при внедряването на анализите на работната сила е да се предприемат действия въз основа на получените данни и да се наблюдават резултатите.
Например, при анализиране на данни като отговорите на анкети сред служителите, процента на завършени проекти и моделите на комуникация, дистанционните служители в определени отдели имат по-ниски нива на ангажираност и производителност в сравнение с колегите си, които работят в офиса.
За да решите този проблем, можете да въведете програма за виртуално наставничество, като свържете дистанционните служители с по-опитни наставници в офиса, за да засилите чувството им за принадлежност, и да използвате инструменти за виртуална комуникация, за да улесните редовните проверки.
Освен това можете да въведете гъвкаво работно време, специално пригодено за дистанционните служители, като признаете, че традиционното работно време от 9 до 17 часа може да не е оптимално за всички. Тази гъвкавост позволява на служителите да работят по време на най-продуктивните си часове.
След стартирането на тези инициативи, непрекъснато следете тяхното въздействие, като използвате оценки за ангажираността на служителите, показатели за производителността и обратна връзка от редовни проучвания.
Оптимизирайте производителността на екипа и постигнете по-добри резултати с анализи на работната сила
Преходът към управление на работната сила, основано на данни, може да бъде както сложен, така и ползотворен.
Усъвършенстваните инструменти за анализ на работната сила могат да ви помогнат да надхвърлите събирането, наблюдението и измерването на данни за служителите и да ви насочат към предприемането на подходящи действия, включващи всички екипи в организацията.
Препоръчваме ви да опитате платформата, за да откриете отблизо предимствата на ClickUp.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Каква е ролята на анализа на работната сила при вземането на решения?
Анализът на работната сила прави данните по-лесно разбираеми и помага да се разкрият полезни информации, които иначе биха останали скрити в сложността на необработените данни. Той оценява динамиката и тенденциите на работното място, което ви помага да разработите повече фирмени политики, да насърчите по-силна вътрешна комуникация и да поддържате конкурентно възнаграждение. Тези подобрения водят до по-висока производителност и по-ниски нива на текучество, което в крайна сметка води до успех на организацията.
2. Защо планирането и анализите на работната сила са важни?
Планирането и анализите на работната сила спомагат за планирането на макро ниво с цел подобряване на бизнес операциите и производителността. Можете да анализирате тенденции, да прогнозирате бъдещи нужди и да идентифицирате пропуски в уменията, за да наемете, обучите и разпределите ресурсите по подходящ начин, като се уверите, че подходящите хора са на подходящите позиции в подходящото време, използвайки софтуер за анализи на работната сила.