Несигурността на пазара на труда, склонността на поколението Z към бавен начин на живот и глобалните възможности, независими от местоположението, са подхранили икономиката на временната заетост. Хората търсят по-голяма автономност и гъвкавост – нещо, което традиционните вътрешни роли не предлагат.
Всъщност 36% от участниците в проучването на McKinsey „American Opportunity Survey 2022“ се идентифицират като независими работници. Това са около 58 милиона американци.
Създаването на ефективни процеси за управление на независими подизпълнители е по-важно от всякога за вътрешните мениджъри или екипите от един човек, както често е случаят с малките и средните предприятия.
В тази публикация в блога ще разгледаме как да управлявате независими подизпълнители и къде да ги интегрирате в процесите на вашия екип, като същевременно поддържате здрави граници.
В крайна сметка, основното правило за успешно управление на подизпълнителите е да се признае, че те НЕ са пълноценни служители.
Как да управлявате ефективно подизпълнителите: 10 съвета
Доброто управление на подизпълнителите е от полза за всички. Когато зададете ясни очаквания и общувате открито, подизпълнителите работят по-добре и остават ангажирани. За вас това означава по-гладко протичащи проекти и висококачествени резултати.
Нека разгледаме как да максимизирате взаимоотношенията си с подизпълнителите, за да постигнете резултат, от който всички печелят.
1. Оценявайте и наемайте подходящите изпълнители
Първата стъпка е да намерите подходящите подизпълнители – хора, които са добри в работата си, извършват качествена работа и съответстват на работната култура и етика на вашата организация. За съжаление, това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи.
За разлика от служителите на пълен работен ден, които може да са доволни да преминат през многобройни интервюта и тестови проекти, подизпълнителите предпочитат бързи интервюта, при които ги наемате въз основа на предишната им работа (портфолиото им).
Ето няколко съвета за провеждане на интервюта и бързо назначаване на независими изпълнители:
- Планирайте интервютата въз основа на опита им: Адаптирайте въпросите си според нивото на опит. За начинаещите акцентирайте върху техническите умения, а за експертите се фокусирайте върху стила им на работа и подхода към проектите.
- Започнете с платен пробен проект: Това ви позволява да оцените качеството на работата на изпълнителя, комуникационните му умения и културното му приспособяване към вашия екип.
- Поискайте препоръки от предишни клиенти: Свържете се с предишни клиенти, за да получите пряка обратна връзка за качеството на работата, надеждността и комуникативните умения на изпълнителя.
Ето някои въпроси, фокусирани върху културата, от основателя на 37 Signals, Джейсън Фрид. Той задава „по-малко очевидни въпроси” на референциите, за да оцени културното съответствие и стила на работа на кандидата.
2. Сключвайте ясни договори и споразумения, за да избегнете правни капани
След като сте наели подходящите подизпълнители, следващата важна стъпка е да формализирате успешни работни отношения с ясни и правно обвързващи договори. Тези споразумения очертават обхвата на работата, условията за плащане, правата върху интелектуалната собственост, клаузите за неразкриване и други аспекти на партньорството.
Това може да защити вашите бизнес интереси, да установи ясни очаквания и да сведе до минимум риска от недоразумения или правни спорове.
Ако голяма част от работата ви зависи от подизпълнители, ще изпращате много договори. Един от начините да оптимизирате този процес е с помощта на софтуер за управление на договори и шаблони. Тези инструменти могат да ви помогнат да стандартизирате процеса, да намалите грешките и да гарантирате спазването на законовите и нормативните изисквания.
ClickUp е софтуер за управление на проекти и договори – универсален инструмент за управление на независими изпълнители.
Всъщност, шаблонът за договор с подизпълнител на ClickUp е независим от отрасъла и можете да го персонализирате за различни проекти и местоположения.
Този шаблон за договор обхваща всички ключови раздели, включително:
- Задължения на клиента: Очертайте вашите отговорности, като например осигуряване на необходимите инструменти, процес на одобрение и други подобни.
- Обхват на проекта: Определете конкретните граници на проекта, включително резултатите, сроковете и очакванията.
- Условия за плащане: Уточнете графика за плащане, методите и евентуалните санкции за забавено плащане.
- Клауза за поверителност: Защита на чувствителната информация, споделяна между страните
- Условия за разделяемост: Определете условията в договора, които ще останат валидни, дори ако договорът бъде обявен за невалиден по време на спорове.
- Приложимо право: Посочете правната юрисдикция, която ще регулира договора в случай на спорове.
3. Създайте процес за наемане (и освобождаване) на подизпълнители
Както при пълноправните служители, уверете се, че имате работен процес за назначаване на подизпълнители. Освен това, макар че можете да използвате някои елементи от процеса на назначаване на пълноправни служители, те обикновено са по-кратки и по-бързи.
Ето три стъпки за наемане на договорни работници:
- Документът за въвеждане: Създавате документ, в който очертавате обхвата на проекта, крайните срокове, важните етапи и начина, по който вътрешният екип ще ги подкрепи. Можете да използвате този етап, за да им предоставите достъп до всички инструменти и да ги добавите към вашите канали за комуникация.
- Срещата: Организирайте разговор с фрийлансъра и други вътрешни членове на екипа, участващи в проекта. Това е подходящ момент да повторите вашата работна култура и процеси и да разкажете на фрийлансърите повече за вашите продукти и услуги.
- Първият важен етап: Тук работите с фрийлансъра по първия проект – помагате му да преодолее първоначалните препятствия и да набере скорост.
По същия начин, осигурете добър процес на напускане, за да оптимизирате предаването на проектите и да уредите нерешените правни въпроси. Ето някои неща, които можете да включите в процеса на напускане:
- Проверете дали всички окончателни плащания са обработени точно и навреме.
- Планирайте плавно предаване на незавършената работа, за да осигурите непрекъснатост.
- Получете обратна връзка чрез изходно интервю, за да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за договори за услуги в Word и ClickUp
4. Определете очакванията си предварително
Повечето изпълнители са преживели поне една ужасна история, в която проектът е започнал като едно нещо, а е завършил като нещо съвсем различно. Не бъдете такъв клиент.
За да избегнете отклонения от обхвата на проекта и да гарантирате успешен резултат, определете ясни цели и етапи с документ за описание на работата от самото начало. Това ще ви помогне да предотвратите отклоняване от курса на проекта и ще гарантира, че вие и изпълнителят сте на едно мнение по отношение на целите.
Ето два начина да го направите:
- Финализирайте обхвата и целите на проекта си при изготвянето на споразумението. Помолете всички вътрешни заинтересовани страни да го прегледат, за да се уверите, че никой няма да предложи промени, когато проектът е в средата на изпълнението си.
- Настройте проследяване на целите във вашата платформа за управление на проекти, за да преглеждате напредъка на проекта при ключови етапи и да се уверите, че сте на прав път.
Проследявайте етапите на проекта с ClickUp Goals
Добавете подробностите за проекта си и ключовите резултати в ClickUp Goals. Всяка обща цел може да бъде разбита на задачи и подзадачи, като ясно очертава какво включва тя. Това ви помага да проследявате завършването на всеки етап и гарантира отчетността.
Можете да използвате цели, за да провеждате оценки на представянето и да измервате нивата на производителност на вашите подизпълнители.
Прочетете също: Аутсорсинг на управлението на проекти: предимствата на аутсорсинга за управлението на вашия бизнес
5. Определете каналите си за комуникация
Подизпълнителите често се чувстват отдалечени от членовете на вътрешния екип. В края на краищата, те не са официални членове на екипа – може да нямат достъп до разговорите на живо или виртуалните разговори, които са важна част от изграждането на връзки в екипа.
Трябва да направите първата крачка и да ги накарате да се почувстват включени. Можете да го направите, като ясно очертаете предпочитанията си за комуникация, като канали, честота на срещите и основен контакт.
Ето някои съвети за определяне на ясни и последователни канали за комуникация:
Изберете канала за комуникация
Изберете основната си платформа за комуникация въз основа на предпочитанията на екипа си и изискванията на проекта (например електронна поща, софтуер за управление на проекти, чат). След това продължете и включете резервни канали, за да сте винаги достъпни.
Можете също да обмислите предлагането на предпочитани асинхронни и синхронни инструменти за по-голяма гъвкавост. Например, ако преглеждате документ или редактирате база данни, можете да използвате функциите за откриване на сътрудничество в ClickUp, като коментари, етикети и редактиране в реално време, за да запазите разговорите в рамките на документа.
Когато преглеждате напредъка на даден проект, опитайте се да провеждате всички разговори на едно място, за да избегнете разпръскването на информацията. Например, можете да създадете група в ClickUp Chat и да наложите актуализациите да се правят само в този канал. По този начин всички ще бъдат в течение.
Планирайте редовни проверки
Планирайте редовни срещи за обсъждане на напредъка, разрешаване на възникнали проблеми и предоставяне на обратна връзка. Можете да определите честотата на срещите в зависимост от сложността и графика на проекта.
Споделете вашата комуникационна политика
Ако имате политика за комуникация в цялата компания, споделете я с вашите фрийлансъри. По този начин те ще знаят как да общуват с вас – официално, неформално и т.н. – и дали вашата компания предпочита асинхронни или синхронни актуализации на статуса.
💡Професионален съвет: Създайте шаблон на документ „Как да работите с мен“ и помолете вашите подизпълнители да го попълнят. Това ще ви помогне да очертаете вашите предпочитания и очаквания и да разберете работния стил на другите. Може да включва информация като предпочитани канали за комуникация и време за отговор.
Можете също да споделите шаблона „Работя с мен [индивидуален сътрудник]“ на ClickUp и да ги помолите да го използват като referencia при създаването на своя документ.
6. Създайте цикъл за обратна връзка
Редовната обратна връзка може да ви помогне да идентифицирате области за подобрение и да укрепите отношенията между изпълнителя и клиента. Но не забравяйте, че обратната връзка е двустранен процес – трябва да създадете работния процес, който ви позволява да давате обратна връзка на изпълнителите и да им позволявате да споделят своята обратна връзка.
Ето как можете да го направите:
- Давайте конструктивна обратна връзка: Давайте конкретна, практична обратна връзка, която се фокусира върху подобряване на представянето, а не върху критикуване.
- Поискайте обратна връзка: Активно търсете обратна връзка от изпълнителя относно Вашето представяне като клиент или проектен мениджър по време на проверките.
- Използвайте инструмент за обратна връзка: Обмислете използването на формуляр или анкета за събиране на анонимна обратна връзка от подизпълнителите.
Например, можете да използвате ClickUp Forms за месечни или тримесечни проверки на състоянието на вашите подизпълнители. Формулярът за създаване на формуляри разполага с различни типове полета и условни въпроси, които помагат за персонализиране на анкетата.
Можете също да организирате отговорите в база данни. Последната може да бъде особено полезна за откриване на модели в отговорите на изпълнителя във времето или за проучване на това как всички изпълнители (колективно) възприемат вашите процеси.
Това може да ви помогне да създадете сътруднически и продуктивни отношения с вашите подизпълнители.
Прочетете също: Как да подобрите отношенията между агенцията и клиентите, за да се развивате през 2024 г.
7. Стандартизирайте политиката и процеса си за плащане
Стандартизираната политика и процес на плащане могат да оптимизират операциите, да намалят грешките и да подобрят взаимоотношенията с независимите изпълнители. Когато обясните как работи това, няма да се налага да ги търсите за фактури, а те няма да се налага да ви преследват за плащания.
Ето някои неща, които да включите в политиката си за плащания:
- Честота на плащане: Определете графика за плащане (например седмично, на две седмици, месечно).
- Начин на плащане: Изберете предпочитания начин на плащане (например директен депозит, чек, PayPal)
- Шаблон за фактура: Създайте стандартизиран шаблон за фактура с цялата необходима информация, която да споделите с подизпълнителите.
- Представяне на фактури: Посочете кога изпълнителите трябва да представят фактурите си.
- Одобрение на фактури: Въведете ясен процес на одобрение, за да гарантирате точност и навременни плащания.
Изгответе вашата политика с ClickUp Docs
Използвайте инструмент като ClickUp Docs, за да очертаете вашите политики и процеси за плащане и да ги споделите с вашите вътрешни екипи и независими изпълнители. Това ще гарантира пълна прозрачност и ще даде на изпълнителите яснота относно вашите процедури за плащане.
Още по-добре: ClickUp предлага AI-базирани инструменти за писане като ClickUp Brain. Можете да редактирате и локализирате политиката си на различни езици, което е особено полезно, ако наемате глобални изпълнители.
💡Професионален съвет: Определете тарифи за различни видове договорна работа и ги актуализирайте редовно, за да избегнете продължителни преговори с изпълнителите и да гарантирате, че бюджетът ви съответства на очакваните разходи.
8. Поддържайте дългосрочни взаимоотношения
Обратната връзка е само един от начините за осигуряване на устойчиви отношения между изпълнителя и клиента. В крайна сметка, договорите за свободна практика се основават на взаимоотношения и взаимно уважение.
Ето няколко начина, по които можете да покажете на фрийлансърите, че ги уважавате, и да поставите основите на здрави, дългосрочни взаимоотношения:
- Осигурете справедливо възнаграждение: Гарантирайте справедливо и навременно плащане, като спазвате договорените условия.
- Избягвайте микроуправлението: Дайте на подизпълнителите необходимата им автономност, за да изпълняват ефективно задачите си.
- Бъдете гъвкави: Приспособете се към техния стил на работа, включително гъвкаво работно време или график за срещи. Например, някои подизпълнители не работят от 9 до 17 часа, а други може да предпочитат да бъдат уведомявани за срещите най-малко 2 дни предварително.
- Изпратете подаръци: Покажете своята признателност към дългосрочните подизпълнители, като им изпратите персонализирани подаръци в знак на признание за техния принос.
9. Поддържайте база данни с подизпълнителите
Базата данни с подизпълнители е централизирано хранилище на информация за вашия екип от свободни професионалисти – от всички отдели – така че административните екипи, като например финансовият или човешките ресурси, да могат да следят данните за подизпълнителите и да гарантират спазването на трудовото законодателство и нормативни актове.
Препоръчваме да използвате инструмент като ClickUp вместо традиционните таблици или документи. Той разполага с изключително полезни функции за управление на бази данни, като филтри и етикети, които помагат за категоризиране на подизпълнителите.
Например, можете да използвате изгледа на таблицата в ClickUp, за да създадете централизирана база данни с подизпълнители, без да се налага да пишете код. С помощта на разширени функции за сортиране, филтриране и персонализирани полета можете лесно да сегментирате подизпълнителите по отдели, да събирате конкретни данни и да персонализирате оформлението на базата данни според вашите нужди.
Ето някои полета, които да включите в базата данни с вашите подизпълнители:
- Информация за изпълнителя: име, данни за контакт, данъчен номер и данни за плащане.
- Спецификации на договора: продължителност на договора, обхват на работата, условия на плащане и връзки към договорното споразумение, споразумение за неразкриване на информация и други правни документи.
- Подробности за съответствието: Формуляри, свързани с данъците и класификацията на служителите, документи за фактуриране и други административни документи.
По желание можете да добавите поле „Бележки“ в базата данни, за да документирате техните специализирани умения, данни за контакт и връзки към портфолиото им. Това е особено полезно, когато планирате да ангажирате отново стар изпълнител.
Освен това ClickUp се интегрира с повечето системи за управление на човешките ресурси и заплатите. Това означава, че можете да автоматизирате задачи като актуализиране на информацията за подизпълнителите или маркиране на фактурите като платени в ClickUp, когато са обработени във вашата система за заплати.
Забележка: Тъй като базата данни съдържа чувствителна информация, въведете подходящи контролни мерки за достъп, за да защитите информацията и да гарантирате поверителността на данните.
10. Бъдете в крак с нормативните изисквания
Спазването на законите е важен аспект при наемането на подизпълнители и варира в зависимост от региона. В Съединените щати, IRS има специфични критерии за определяне дали даден работник е независим подизпълнител или служител.
Също така ще трябва да издадете Формуляр 1099-NEC, за да отчетете плащанията, направени на независими подизпълнители. Инструментът за управление на подизпълнители може да ви помогне да автоматизирате и разрешите тези усложнения и да гарантирате спазването на местните трудови и данъчни закони.
🌈 Знаете ли, че в някои щати в САЩ има закони, които установяват данък върху продажбите при наемане на независими подизпълнители? Това означава, че може да се наложи да събирате и превеждате данък върху продажбите за вашите покупки, дори ако нямате физически офис там.
Използвайте технологиите
Друг аспект, в който технологиите могат да помогнат, е автоматизирането на натоварената работа, независимо дали става дума за управление на проекти на свободна практика или системни процеси като подписване на договори. Една от възможностите е автоматизирането на одобряването на фактури, инициирането на проверки с изпълнителите и обработката на други административни задачи.
Правните екипи могат да обмислят централизиране на процеса на заявка за договори и подобряване на ефективността с шаблона за управление на договори на ClickUp.
Ето как работи това:
- Подайте формуляр за заявка: Просто попълнете формуляра за заявка за договор, като посочите целта и вида на договора, както и желания краен срок.
- Правна проверка: Правният екип проверява подробностите на заявката, като се уверява, че е предоставена цялата необходима информация.
- Изготвяне и одобрение: Правният екип изготвя договора, като включва посочените изисквания и гарантира спазването на съответните закони и разпоредби.
Още по-добре: шаблонът се предлага с Board View, което позволява на правния екип да проследява статуса на отделните договори, като гарантира, че всички те са сключени навреме.
Опростете управлението на изпълнителите с ClickUp
Както се казва, „Успехът се гради върху системи“. С ClickUp можете да създадете надеждна рамка за управление на подизпълнители – централизирана, организирана и мащабируема система, която може да бъде персонализирана, за да отговаря на нуждите на различни екипи.
От изготвянето на договори и управлението на проекти до насърчаването на обратна връзка и централизирането на информацията за изпълнителите, ClickUp може да ви помогне да управлявате всичките си процеси от едно място. Така че, вие създавате система, която работи за вас както на първия ден, така и на десетата година.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и вижте как това води до ефективно управление на подизпълнителите.