В света има много мъдрост в областта на мениджмънта. Бизнес лидери, изследователи и публикации постоянно създават теории и разработват нови стратегии.
Вземете например стратегиите за поставяне на цели. OKR, KPI, балансирани карти за оценка, SMART цели, методът Get Things Done, рамката WOOP и др. са само някои от многото налични днес. С развитието на пазара и икономиката всеки ден се разработват нови рамки.
Въпреки силната конкуренция от множество нови системи, двата принципа за определяне на цели, които са издържали изпитанието на времето, са „Цели и ключови резултати“ (OKR) и „Управление по цели“ (MBO).
В тази статия ще разгледаме подробно и двете системи и ще проучим разликите между OKR и MBO.
Какво е MBO?
Управлението по цели (MBO) е подход за оценка на представянето, който помага на цялата организация да определи ясно дефинирани цели и да работи стратегически за постигането им в течение на времето.
Създадена от консултанта по мениджмънт Питър Дракър в книгата му от 1954 г. „Практиката на мениджмънта“, MBO се характеризира с:
- Съгласуваност: Индивидуалните цели са съгласувани с целите на организацията, което гарантира, че всички работят за постигането на едни и същи резултати.
- Планиране: MBO позволява на мениджърите да планират подходящия подход за постигане на поставените цели.
- Сътрудничество: В MBO мениджърите и служителите работят заедно, за да определят свои собствени цели въз основа на историческите резултати и визията за бъдещето.
- Гъвкавост: MBO не е строга в своите препоръки; организациите са свободни да разработват свои цели и планове за постигане, които отговарят на техните нужди.
Как функционира процесът на MBO?
В най-простата си форма, управлението по цели е начин да се поставят цели и да се работи за постигането им. С течение на времето и с нарастването на мащаба обаче, то може да стане изключително сложно. Следният петстепенен процес помага за ефективното му прилагане, независимо от големината на вашата организация.
Цели: Мениджърите и служителите съвместно определят конкретни, измерими, постижими, значими и обвързани с времеви рамки (SMART) цели. Тези цели са в съответствие с общите цели на организацията.
Планове за действие: Мениджърите създават планове за действие, за да постигнат целите на своите екипи. Служителите правят същото за себе си. Тази стъпка обикновено включва определяне на ресурсите, сроковете и отговорностите.
Мониторинг: Екипите използват рамки за управление на представянето и процеси за преглед, като например проверки, оценки, индивидуални срещи, за да се уверят, че целите се изпълняват.
Оценка: В края на определения период екипите оценяват изпълнението на всяка поставена цел. Ако е необходимо, те коригират целите или плановете за действие по време на процеса.
Обратна връзка: Въз основа на оценката мениджърите дават обратна връзка на своите служители. Това е и етапът, на който се определят наградите за служителите, като увеличения на заплатата, повишения и др.
Цикълът се повтаря с нови цели за следващия период, като продължава процеса на съгласуване и подобрение.
Какви са предимствата и недостатъците на MBO?
Както всяка система за поставяне на цели, MBO има своите предимства и недостатъци. В зависимост от размера, структурата, целите и др. на вашата организация, можете да изберете да адаптирате MBO, за да се възползвате от това, което работи, и да минимизирате това, което не работи.
Предимства на MBO
Съгласуваност: MBO съгласува индивидуалните, екипните и организационните цели. Това значително намалява вероятността хората да работят поотделно, без да следват обща посока.
Яснота: Поставянето на ясни и конкретни цели показва на служителите какво се очаква от тях. Това намалява неясността и емоционалната тежест, която те трябва да носят като част от работата си.
Ангажираност: Поставянето на цели в MBO се извършва в сътрудничество с екипа, което увеличава ангажираността, отговорността и общата мотивация за постигане на целите.
Недостатъци на MBO
Досадно: Процесът на поставяне, преразглеждане и оценяване на целите може да отнеме много време, особено в големи организации.
Сложност: Предаването на целите от организационно ниво към всеки индивид изисква сложен процес. Всяка загуба при превода може да направи целия процес безсмислен.
Тесен фокус: MBO дава приоритет на измеримостта. В резултат на това прекаленото фокусиране върху конкретни, измерими цели може да доведе до пренебрегване на други качествени области, като иновации или екипно сътрудничество.
Краткосрочно мислене: MBO понякога може да насърчи краткосрочно мислене, при което служителите дават приоритет на непосредствените цели пред дългосрочния растеж или устойчивостта.
Всичко това е добре, но как изглежда MBO на практика, ще попитате вие? Ето как.
Примери за MBO от реалния свят
Ако решите да приложите управлението по цели в различни аспекти на вашата организация, ето как би изглеждало това.
1. MBO в продажбите
Цел: Увеличаване на тримесечните приходи от продажби с 10%.
План за действие:
- Идентифицирайте X брой допълнителни потенциални клиенти с висок потенциал.
- Увеличете усилията за достигане до клиенти с 25%.
- Повишете конверсионния процент от 20% на 23%.
Мониторинг: Въведете нова CRM система, за да подобрите проследяването и последващите действия по отношение на потенциалните клиенти.
Оценка: В края на всяко тримесечие измервате процентното увеличение на приходите от продажби и го сравнявате с целта от 10%.
2. MBO в маркетинга
Цел: Увеличаване на трафика на уебсайта с 35% в рамките на шест месеца.
План за действие:
- Създавайте три нови съдържателни елемента всяка седмица, включително публикации в блог, инфографики и видеоклипове.
- Оптимизирайте уебсайта, за да подобрите класирането в търсачките
- Пускайте целеви онлайн реклами, за да привлечете трафик
Мониторинг: Настройте анализи на уебсайта в реално време с точни отчети.
Оценка: Измерете увеличението на трафика и преценете дали сте постигнали целта от 35%.
3. MBO в обслужването на клиенти
Цел: Повишаване на оценката за удовлетвореността на клиентите (CSAT) с 20% през следващото тримесечие.
План за действие:
- Намалете средното време за отговор на запитвания от клиенти до под 2 минути.
- Намалете времето за изчакване до под 10 секунди
- Въведете чатбот за самообслужване за често задавани въпроси.
Мониторинг: Въведете система за обратна връзка от клиентите, за да проследявате резултатите от CSAT.
Оценка: Измерете CSAT и го сравнете с целта за 20% подобрение.
С това имаме пълна представа за това как изглежда MBO. Нека видим как се сравнява OKR.
Какво е OKR?
Целите и ключовите резултати (OKR) са рамка за поставяне на цели в организациите, въведена през 70-те години на миналия век. Рамката се състои от два ключови компонента: качествени цели на високо ниво и вложени, измерими ключови резултати.
Как функционира процесът OKR?
Екипите в рамките на дадена организация се събират, за да определят две конкретни неща, а именно цели и ключови резултати.
Цели: Високо ниво, качествени цели, които определят какво искате да постигнете. Те са амбициозни, вдъхновяващи и са предназначени да тласкат организацията или екипа напред.
Ключови резултати: Конкретни, измерими резултати, които показват напредъка към постигането на целите. Всяка цел обикновено има 3-5 измерими ключови резултата, което позволява на екипите да измерват напредъка и да определят дали са постигнали целите.
Във връзка с OKR може би сте чували за балансираната система за оценяване. Ето кратко представяне на разликите между OKR и балансираната система за оценяване.
Предимства и недостатъци на OKR
Популяризирана от Андрю Гроув, бивш главен изпълнителен директор на Intel, в книгата му „High-output Management“, рамката OKR е широко разпространена в технологичната индустрия и се използва от Google, Microsoft, Twitter, Uber и други. Ето защо.
Предимства на OKR
Съгласуваност: Подобно на MBO, OKR помагат за съгласуването на индивидуалните, екипните и организационните цели, като гарантират, че всички работят за постигането на едни и същи стратегически приоритети.
Прозрачност: OKR обикновено се споделят в цялата организация, което насърчава прозрачността. Тази видимост спомага за по-голяма отговорност, тъй като всеки може да види върху какво работят другите и как върви работата им.
Адаптивност: Обикновено OKR се определят за по-кратки периоди (например тримесечие), което позволява на организациите да се адаптират бързо към промените. Екипите могат да преразгледат или да определят нови OKR, когато приоритетите се променят.
Въпреки това, OKR не са съвършени.
Недостатъци на OKR
Фокус върху цифрите: Приоритизирането на измерими ключови резултати може да доведе до култура, „ръководена от цифри“, в която качествените аспекти на работата, като креативност и иновативност, се подценяват.
Краткосрочна перспектива: Тъй като OKR се определят за по-кратки периоди, понякога може да пропуснете дългосрочните стратегически цели, което да доведе до потенциално несъответствие.
Сложност: Ако не се управлява правилно, процесът OKR може да стане сложен и прекалено натоварващ, особено ако има прекалено много цели или ключови резултати. Това може да доведе до объркване и да има обратен ефект.
Реални примери за OKR
Как изглежда в действителност тази изключително популярна рамка за поставяне на цели? Ето няколко примера за OKR, които го илюстрират.
1. OKR в продажбите
Цел: Увеличаване на тримесечните приходи от нови клиенти.
Ключови резултати
- Сключете сделки с поне пет нови клиента.
- Постигнете 500 000 долара приходи от нови сметки
- Увеличете средния размер на сделката с 10% в сравнение с предходното тримесечие.
2. OKR в управлението на продукти
Цел: Стартиране на нова функция за подобряване на задържането на потребителите.
Ключови резултати
- Увеличете задържането на потребителите с 30% в рамките на три месеца от пускането на функцията.
- Постигнете 90% от клиентите да са използвали новата функция поне веднъж.
- Получете CSAT резултат от седем или повече точки за новата функция в анкетите след пускането на продукта.
3. OKR в инженерството
Цел: Подобряване на надеждността на системата и намаляване на прекъсванията.
Ключови резултати
- Намалете прекъсванията в работата на системата с 60% в сравнение с предходното тримесечие.
- Постигнете 99,9% работно време за критично важни приложения
- Отстранявайте 95% от критичните бъгове в рамките на 24 часа от откриването им.
Бонус: Ето някои цели за управление на проекти, които можете да вземете под внимание.
Ако сте внимателни, ще забележите леката разлика в процесите на OKR и MBO. Ето подробностите.
Разлика между MBO и OKR
И MBO, и OKR се фокусират върху разбиването на организационните цели на измерими цели на ниво екип/индивидуално ниво за по-ефективно изпълнение. Общото между тях свършва дотук. Ето основните разлики между двете рамки по различни параметри.
| Аспект | MBO | OKR |
| Структура | Целите по MBO се определят за всеки индивид/отдел в съответствие с общите цели на организацията. След това се създават планове за действие, процеси за мониторинг, оценка и възнаграждение. | OKR се състоят от цели на високо ниво, подкрепени от 3-5 ключови резултата (или цели). Начинът, по който екипите постигат тези цели, се оставя на тяхна преценка. |
| График и изпълнение | Целите в MBO се определят за една година, като се фокусират върху планирането и дефинирането на стъпките, необходими за тяхното постигане. Процесът може да стане твърде строг или дори остарял в течение на годината, като актуализациите стават по-редки. | OKR се определят за тримесечието. Тази рамка насърчава поставянето на амбициозни цели и набляга на редовните проверки и актуализации. Акцентът е върху гъвкавостта, бързината и еволюирането в съответствие с изискванията на пазара. |
| Процес на оценка на представянето | MBO определя оценката и наградите в края на процеса. Прегледите се извършват в края на годината, като свързват резултатите от работата с възнагражденията и повишенията. | В OKR управлението на ефективността е динамично и непрекъснато. Редовно ще преглеждате постигането на ключовите резултати, като използвате това като инструмент за непрекъснато усъвършенстване и съгласуване. |
| Прозрачност | MBO запазва целите в тайна. Не се набляга особено на прозрачността в организацията. | OKR обикновено са прозрачни и видими в цялата организация. Тази прозрачност насърчава съгласуваността и отчетността. |
Приложение
MBO и OKR се прилагат по различен начин в различните сценарии. Например, да приемем, че целта на отдел „Човешки ресурси“ е да намали текучеството на персонала.
В MBO
- Планът за действие ще бъде да се извърши нормализация на възнагражденията, да се внедри платформа за ангажираност на служителите, да се оптимизират интервютата при напускане и т.н.
- Екипите ще следят напусканията от организацията и съответните причини за тях.
- Те ще оценяват текучеството на персонала спрямо целите.
В OKR
Ключовите резултати биха били
- Оценки за удовлетвореността на служителите
- Процент на задържане
- Завършване на процесите по въвеждане в работата и др.
Както можете да видите, тези две рамки имат леко различни подходи към постигането на цели. Дали едната е по-добра от другата? Може би това зависи от това, за какво я прилагате.
Предимства на OKR пред MBO
OKR са изключително популярни. Всъщност, Лари Пейдж, съосновател на Google, стига дотам да каже: „OKR ни помогнаха да постигнем 10-кратен растеж, многократно.“ Естествено, това означава, че има нещо, което ги прави специални. Да видим какво е то.
Адаптивност
Рамката OKR препоръчва тримесечен преглед, а понякога и по-често. Това е чудесно за бързо развиващите се индустрии, като технологичната, защото позволява чести корекции и пренастройки. По същество, това прави екипите гъвкави.
Непрекъснато усъвършенстване
По-кратките цикли на преглед в OKR означават, че резултатите се обсъждат редовно. Екипите провеждат ретроспективи, идентифицират основните причини за проблемите и ги решават почти незабавно. Това позволява непрекъснато усъвършенстване, което е в основата на гъвкавите софтуерни екипи.
Амбициозност
OKR са обикновено амбициозни цели, т.е. амбициозни цели, които разширяват границите на това, което екипите могат да постигнат. Това насърчава нагласата за растеж, тъй като екипите са мотивирани да мислят по-мащабно и да предизвикват статуквото.
Докато MBO са по-скоро рисконеустойчиви, фокусирайки се върху постижими, често консервативни цели.
Неизмерими показатели
Въпреки че се фокусират основно върху показателите, OKR предлагат и място за качествени цели. Всъщност, целите в рамката на OKR се препоръчват да бъдат качествени и амбициозни. Това помага на екипите да мислят извън ограниченията на вече съществуващото.
Въвеждане на OKR и MBO в екипа
Това, че OKR има леко предимство, не означава, че MBO е неефективна. В зависимост от целите, отрасъла, размера, продукта и т.н. на вашата организация, една от двете системи може да има предимство в съревнованието между OKR и MBO.
Затова сме създали цялостна рамка за внедряване и на двете в организацията ви, като използваме софтуер за поставяне на цели като ClickUp.
Определете целите
Първата стъпка при внедряването на MBO или OKR е определянето на целта. Уверете се, че те са:
- Съобразени с мисията, визията и дългосрочните цели на компанията
- Съответства на цялостната стратегия на организацията
- Достатъчно ясна, за да бъде разбрана и приета от всички членове на екипа
Цели в MBO
Ако използвате рамката MBO, може да искате да поставите SMART цели. Това означава, че ще поставите конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с времето цели за всеки индивид и екип.
ClickUp Goals предлага чудесно виртуално пространство, където можете да поставяте, проследявате, управлявате и постигате всичките си цели на едно място. Всъщност, то ви предоставя рамка за управление на целите, с която можете да разделите целите на планове за действие и да ги зададете като задачи за лесно проследяване. Ако сте начинаещ в тази област, опитайте някой от тези шаблони за поставяне на цели.
Цели в OKR
От друга страна, ако използвате OKR, поставете по-амбициозни и качествени цели. Използвайте ClickUp Docs или ClickUp Whiteboards, за да сътрудничите с екипа по отношение на това какво да измервате и как.
Когато сте готови да я определите, не я създавайте от нулата. Използвайте шаблона OKRs на ClickUp, за да определите ритъма на планиране, да изброите целите, да следите напредъка и др. Този лесно адаптируем шаблон предлага разнообразни изгледи, които ви помагат да управлявате с лекота целия план OKR. Можете да изберете изгледа, който отговаря на вашите нужди.
Когато имате съмнения, потърсете помощ. Използвайте ClickUp Brain, за да генерирате идеи и да обсъждате стратегически цели. Помолете AI да генерира OKR въз основа на съществуващите задачи на всеки проект. Използвайте го, за да създадете множество OKR и MBO за нула време.
Настройте мониторинг
Независимо дали използвате MBO или OKR, трябва да следите напредъка. При MBO ще проследявате напредъка на плановете за действие. При OKR ще оценявате успеха въз основа на ключовите резултати.
Таблото за управление на ClickUp е идеалното място за наблюдение и подобряване на организационната ефективност по различни цели и показатели. Това табло за управление, което може да се персонализира в голяма степен, ви позволява да добавяте джаджи с цели, които са важни за вас.
Ако използвате OKR, ClickUp разполага с предварително дефиниран OKR табло, с което можете да визуализирате представянето си, да идентифицирате пречките и да откриете рисковете навреме.
Провеждайте ефективни прегледи
Оценки на представянето в MBO
MBO насърчава екипите да провеждат официални оценки на представянето в края на всяка година. Можете да добавите тримесечни срещи, за да обсъждате напредъка в по-кратки периоди. В двата случая обмислете избора на инструменти за оценка, които да автоматизират части от този процес.
Отделете време, за да обсъдите обратната връзка, коригирайте плановете и поддържайте целите на път. Използвайте шаблона за преглед на представянето на ClickUp, за да оптимизирате дискусиите, да проследявате индивидуалното представяне на служителите и да стимулирате постепенно подобрение във времето.
Очертайте ясна връзка между постигането на целите и наградите, като възнаграждения, бонуси или повишения.
Подход за непрекъснато усъвършенстване в OKR
Системите за поставяне на цели OKR насърчават по-къси цикли на преглед, обикновено тримесечни. Агилните екипи обаче провеждат ретроспективи за всеки спринт (две седмици) или всеки месец. Това помага за непрекъснато управление на производителността, поддържане на курса с различните променящи се части и постигане на по-голям контрол.
За да провеждате ефективни прегледи,
- Събирайте данни за ключовите показатели
- Обсъдете причините за неизпълнението (ако сте надхвърлили целите, обмислете дали те не са били прекалено лесни).
- Разгледайте стратегии за подобряване на производителността.
- Потвърдете отново ангажимента си към целите и ключовите резултати.
Шаблонът на ClickUp за рамката OKR ви помага да се справите с целия процес без усилие. Използвайте този високо персонализируем шаблон, за да изясните целите на екипа си, да определите ключовите области на резултатите, да поставите цели и да ги постигнете.
Ако този шаблон не отговаря на вашите нужди, разгледайте другите OKR шаблони на ClickUp.
Превърнете целите си от „завършени“ в „изпълнени“ с ClickUp
Преходът в индустрията от MBO към OKR отразява нарастващата нужда от гъвкавост, прозрачност и амбиция в днешния бизнес. OKR са по-подходящи за динамични инженерни екипи, докато MBO може да е по-подходящият подход за търговски екипи, които се нуждаят от яснота и непоколебима ангажираност.
По същество, ако се фокусирате върху дългосрочно планиране с ясен план за изпълнение, MBO е подходящият подход. От друга страна, ако се налага да се адаптирате бързо към промени и да насърчавате амбициозно, междуфункционално сътрудничество, OKR са по-ефективни.
Независимо от методологията, която изберете, се нуждаете от цялостен инструмент за управление на проекти, който действа като софтуер за OKR, за да планирате, управлявате и постигате целите си. ClickUp прави точно това. Опитайте ClickUp безплатно още днес!