През 1900 г. канарчетата се използвали като стражи в въглищните мини. Когато въглеродният оксид, който е незабележим за човека, достигне опасни нива, птиците спират да пеят. Това служи като навременна предупредителна сигнал, даващ на миньорите достатъчно време да избягат.
Контролните диаграми са като канарчета. Когато всичко е под контрол, контролната диаграма, която е график, изобразяващ количествени мерки във времето, ще покаже нетревожна картина. Неочаквани вариации или извънредни отклонения, които заплашват вашия проект, ще задействат алармени сигнали.
Разработени за първи път през 1924 г. от Уолтър А. Шухарт, контролните диаграми се използват за разграничаване между случайни вариации, които са нормални, и разрушителни вариации в производствения процес на телекомуникационното оборудване в Bell Labs. Днес тези диаграми се използват в контрола на качеството, здравеопазването, научноизследователската и развойна дейност и сектора на услугите.
Професионалистите в управлението на проекти (PMP) ги използват за управление на качеството и контрол на процесите. Те помагат за наблюдение на производителността, идентифициране на вариации с специални причини и гарантират, че проектните мениджъри могат да предприемат коригиращи действия, за да поддържат вариациите в предварително определени граници. В дългосрочен план те служат като инструмент за непрекъснато усъвършенстване и вземане на решения въз основа на данни.
В тази статия се обяснява използването на контролни диаграми в управлението на проекти с примери, описващи реални сценарии. Нека видим как те могат да ви помогнат да изградите проактивни, а не реактивни стратегии за управление на проекти и да бъдете една крачка напред.
Разбиране на контролните диаграми
Контролната диаграма, наричана още статистическа диаграма за контрол на процесите (SPC) или диаграма на Шухарт, е мощен графичен инструмент, предназначен за наблюдение и поддържане на контрол върху качеството на процесите и изпълнението на проектите. Тя гарантира, че операциите протичат при стабилни и постоянни условия, като помага за максимизиране на ефективността и поддържане на цялостния поток на вашия бизнес.
Пример 1: Да предположим, че училищният автобус трябва да пристига пред вратата ви в 7:00 сутринта всеки ден. Някои дни закъснява малко, други дни пристига малко по-рано. Във всеки случай, той стига до училището преди да удари сутрешният звънец, така че не се притеснявате особено.
А какво ще стане, ако един ден автобусът пристигне 20 минути по-рано? Или 20 минути по-късно? Това е голямо отклонение от обичайната рутина, което ще наруши сериозно сутрешния ви график.
Основната идея зад контролните диаграми е, че всеки процес включва вариации, но само някои от тях водят до катастрофални неуспехи. Чрез визуално проследяване на всички вариации в процеса, контролната диаграма може да помогне за идентифициране на вариациите и ранно разрешаване на проблемите в проектите. Този проактивен подход подпомага по-гладкото и по-надеждно функциониране на бизнеса.
Всяка контролна диаграма съдържа пет елемента.
- Данни: Това са индивидуалните измервания или стойности, всяка от които представлява моментна снимка на процеса ви в определен момент. В контролната диаграма по-горе времената на пристигане на училищния автобус са вашите данни.
- Времева ос (ос х): Хоризонталната ос обикновено представлява времето, показвайки кога е събрана всяка точка от данните. Това ви помага да видите как се променя процесът с течение на времето.
- Ос на измерване (ос Y): Вертикалната ос представлява променливата, която проследявате, като например броя на дефектите, закъсненията на полети, отклоненията в теглото или обема или всяка друга метрика, свързана с вашия процес.
- Централна линия (средна линия): Тази хоризонтална линия представлява средната стойност на всички ваши индивидуални точки с данни. Тя е вашата отправна точка за разбиране на нормалното поведение на процеса.
- Горна контролна граница и долна контролна граница: Горната контролна граница (UCL) е линия, поставена над средната стойност, а долната контролна граница (LCL) е линия под средната стойност. И двете контролни граници обикновено се определят на три стандартни отклонения. Заедно UCL и LCL образуват лента около средната линия. Вашият процес е под контрол, докато вашите точки с данни остават в тази лента. Когато точките излязат извън лентата, създадена от контролните граници, това сигнализира за потенциален проблем.
Как се създава контролна диаграма?
Създаването на контролна диаграма е лесно. Ето какво трябва да направите:
- Съберете данните си: Първо, съберете данните, които искате да наблюдавате. Това може да бъде всичко – от дневните продажби до времето, необходимо за изпълнение на задачите.
- Начертайте данните: На графиката начертайте точките с данни по времевата ос. Обикновено ос Х представлява времето, а ос Y представлява променливата, която измервате. Начертаването на точките с данни спрямо времето ви дава графиката на времевата поредица – първият етап от контролната диаграма.
- Изчислете средната стойност: Намерете средната стойност на вашите данни и начертайте хоризонтална линия на диаграмата на тази стойност. Тази линия представлява централната тенденция на вашия процес.
- Задайте контролни граници: Изчислете горната и долната контролна граница, за да определите кога даден процес се отклонява от нормалното. Начертайте линии на тези стойности над и под средната линия.
- Интерпретиране на диаграмата: Наблюдавайте как се държи контролната ви диаграма по отношение на установените контролни граници, докато добавяте данни. Процесът ви е стабилен, ако данните ви остават в рамките на тези граници. Ако излязат извън границите, предприемете действия за коригиране на процеса, преди да излезе извън контрол.
Ключови показатели и данни от контролните диаграми
След като създадете контролна диаграма за проекта, сте на половината път. Сега е време да анализирате резултатите. Използвайте тези показатели, за да оцените представянето си:
- Диапазон (R): Диапазонът е разликата между най-високата и най-ниската точка на данните във вашата извадка. Можете да го използвате, за да получите бърза представа за вариативността във всяка подгрупа от данни.
- Отклонение (x − xˉ): Отклонението се отнася до разликата между една точка от данните и средната стойност (средната). То ви показва колко далеч е тази конкретна точка от средната стойност.
- Стандартно отклонение (σ): То измерва разпределението на всички точки на данните около средната стойност. Изчислява средната стойност, с която всяка точка на данните се отклонява от средната стойност, като дава представа за общата вариативност на данните.
- Вариация (σ2): Вариацията измерва колко вашите данни се различават от средната стойност (средната). Тя се изчислява като се изчисли квадратът на разликите между всяка точка и средната стойност и се изчисли средната стойност на тези квадрати. По-просто казано, вариацията ви показва колко голямо е отклонението във вашия процес.
Можете също да използвате Правилото на седемте в PMP, проста, но мощна мярка за идентифициране на модели на извънконтролни процеси.
Правилото на седемте гласи, че ако седем последователни точки от данните попадат от едната страна на централната линия – или всички над, или всички под – тогава процесът може да има проблем, който изисква разследване.
Правилото на седемте е важно, защото:
- Този модел често показва лека промяна дори в рамките на контролните граници, която в крайна сметка може да доведе до по-сериозен проблем.
- Те помагат да се определи дали външни фактори оказват влияние върху процеса или дали има постоянна промяна в начина, по който се развива процесът.
Сега нека разгледаме контролните диаграми, които можете да използвате за управление на обхвата, разходите, графика, качеството, ресурсите и риска на вашите проекти.
Видове контролни диаграми с примери
Съществуват много видове контролни диаграми, като всяка от тях отговаря на уникален тип изисквания за контрол.
1. Диаграми на променливите
Искате ли да използвате прецизни измервания, за да контролирате конкретни аспекти на процеса, като тегло, температура или време? Променливата контролна диаграма е точно статистическият инструмент, от който се нуждаете.
Този тип диаграма ви помага да наблюдавате процеси, при които измервате нещо, което може да приема всякаква стойност в даден диапазон, като теглото на продукт или времето, необходимо за изпълнение на задача.
Пример 2: Вашият производствен завод произвежда по поръчка метални листове за индустриални клиенти с точни спецификации, особено по отношение на дебелината. За да гарантирате качеството, използвате диаграма за контрол на променливи , за да следите дебелината на частите.
На всеки час измервате проба от части и отбелязвате средната дебелина на диаграмата. Ако измерванията останат в рамките на определения диапазон, процесът ви е под контрол, което гарантира постоянна качество. Но ако диаграмата показва отклонение, това сигнализира за необходимост от настройка на машините, за да се избегне производството на дефектни части.
2. Диаграми на атрибути
Сблъсквате ли се с резултати „успех/неуспех“ или броите дефекти в процеса си? Тук на помощ идва контролната диаграма на атрибутите. За разлика от променливите диаграми, които измерват конкретни стойности, диаграмите на атрибутите се фокусират върху наличието или отсъствието на качества, като например дали даден продукт отговаря на стандартите или колко дефекти има в дадена партида.
Пример 3: Вашата компания произвежда електронни компоненти за бизнеса. Вие проверявате всяка партида за дефекти, като например дефектни кабели или липсващи части. С помощта на контролна диаграма за атрибути можете да проследите колко компоненти от контролната диаграма преминават проверката и колко са дефектни.
Ако броят на дефектите остане в приемливи граници, процесът ви е под контрол. Но ако дефектите се увеличат, диаграмата ще го покаже, подканяйки ви да разследвате и отстраните проблема, преди той да се отрази на доставките ви.
3. Допълнителни диаграми
Специфичните контролни диаграми, като кумулативната сума (CUSUM) и експоненциално претеглената пълзяща средна (EWMA), са идеални за откриване на малки промени и тенденции.
Пример 4: Вашата компания произвежда ваксини за фармацевтични компании. Дори малки отклонения в концентрацията на съставките могат да доведат до дефекти в продукта или проблеми с нормативните изисквания.
С помощта на CUSUM диаграма можете непрекъснато да следите кумулативната сума на отклоненията от целевото ниво на концентрация. Тази диаграма ви позволява да откривате дори и най-малките промени в съставките на ваксината във времето. Ако диаграмата показва отклонение от целта, можете да предприемете незабавни действия, за да коригирате проблема, преди той да засегне цялата партида.
Пример 5: Искате да предвидите колебанията в цените на акциите като част от управлението на финансовия риск. Събирайки дневните доходи на 100 компании, регистрирани на фондовата борса за период от 5 години, можете да използвате данните, за да създадете EWMA модел и да покажете резултатите с помощта на EWMA диаграма.
Вашата EWMA диаграма може да ви даде информация за тенденциите в цените на акциите и да ви насочи към вероятни периоди на волатилност въз основа на историческата волатилност.
Използването на подходящата диаграма може да ви помогне да проследявате и анализирате ефективността на процесите, да идентифицирате области за подобрение и да вземате решения, подкрепени с данни, в управлението на вашите проекти.
Използване на контролни диаграми в управлението на проекти
Контролните диаграми ви позволяват да наблюдавате автоматично всеки процес, като осигуряват незабавно внимание към всякакви тревожни промени извън контролните точки. Този подход ви освобождава от необходимостта да се занимавате с микроуправление.
Ето как да използвате ефективно контролните диаграми в процесите на управление на проекти:
- Определете ключови показатели и идентифицирайте кои аспекти от проекта трябва да наблюдавате.
- Събирайте данни последователно, за да ги въведете в контролната си диаграма, тъй като това помага за точното оценяване на тенденциите в производителността и за навременното извършване на корекции.
- Търсете модели или промени в контролната си диаграма, за да идентифицирате потенциални проблеми на ранен етап и да предприемете коригиращи действия, преди проблемите да ескалират.
Нека ви запознаем с използването на контролни диаграми в управлението на проекти с практически примери:
- Проследяване на графиците на проектите: Да предположим, че управлявате проект за разработка на софтуер. Можете да използвате контролни диаграми, за да проследявате колко време отнема всяка фаза на разработката в сравнение с планирания график. Ако забележите, че действителната продължителност постоянно надвишава контролните граници, това е сигнал, че са необходими корекции в планирането или ресурсите ви.
- Мониторинг на бюджета: В строителен проект контролната диаграма помага да проследите разходите спрямо планирания бюджет. Ако разходите започнат да надвишават контролните лимити, това може да е признак за превишаване на бюджета или скрити разходи, което налага преразглеждане на стратегиите ви за управление на бюджета.
Имайте предвид, че всяка контролна диаграма има специфична функция: наблюдение на стабилността и вариациите на един процес. Ако искате да проучите ефективността на даден процес, използвайки исторически данни, и да идентифицирате пречките, по-полезна ще ви бъде кумулативната диаграма на потока, която визуализира работния процес на вашия проект по отношение на натрупването на задачи във времето.
Създаване на контролни диаграми с ClickUp
Макар контролните диаграми да са безценни за управлението на проекти, създаването им често може да бъде досадно. Тук на помощ идва софтуерът за управление на проекти като ClickUp. Можете също да използвате надеждни AI инструменти за визуализация на данни, за да създавате и визуализирате контролни диаграми.
ClickUp Whiteboards
ClickUp Whiteboards е инструмент за визуализация на данни, който ви позволява да проектирате и персонализирате всяка контролна диаграма от нулата. Можете да рисувате и подреждате графики и диаграми, за да отговарят на конкретните показатели и нужди на вашия проект.
Не само това, но можете да използвате и бели дъски, за да обсъждате идеи и да си сътрудничите с екипа си при изготвянето на контролни диаграми, да визуализирате различни точки от данните, да обсъждате потенциални проблеми и да коригирате диаграмите си в реално време.
Освен това можете да интегрирате данни от различни източници в вашите бели дъски, създавайки изчерпателни контролни диаграми, които точно отразяват ефективността на вашия проект.
ClickUp табла
Ако ви е трудно да управлявате и навигирате едновременно различни показатели и контролни диаграми, ClickUp Dashboards е точното средство за вас. То предоставя цялостен поглед върху обобщени данни от различни източници и ги обединява за по-бърза координация на проектите.
Можете да персонализирате таблото си, за да показва контролни диаграми по начин, който отговаря на вашите предпочитания. Изберете от различни типове диаграми и опции за оформление, за да подчертаете най-важната информация.
Освен това те отразяват данни в реално време. Това означава, че имате цялостен поглед върху актуални контролни диаграми, които отразяват най-новите данни за проекта, което ви помага да следите тенденциите и промените в момента, в който се случват.
ClickUp Gantt Chart View
Гледането на диаграмите на Гант в ClickUp ви помага да проследявате графиците и етапите на проекта. Включването на контролни диаграми в диаграмите на Гант помага за наблюдение на проекта, като сравнява продължителността на задачите и степента на завършеност с планираните графици.
Основната роля на диаграмите на Гант е да показват зависимостите между задачите и как забавянията в една задача могат да повлияят на другите. Можете също да ги използвате, за да сравните това с данните от контролната диаграма, за да видите евентуални разминавания между планираното и действителното изпълнение.
Използването на ClickUp за създаване на контролни диаграми може да ви помогне да:
- Получете цялостен поглед върху ефективността на вашия проект, като комбинирате бели дъски, табла и диаграми на Гант.
- Открийте тенденции, отклонения и потенциални проблеми, преди те да попречат на целия проект.
- Оптимизирайте работния си процес, като улесните създаването, проследяването и анализирането на контролни диаграми.
Прочетете също: 10 безплатни шаблона за контрол на качеството в Excel и ClickUp
Предимствата и недостатъците на контролните диаграми в управлението на проекти
Използването на диаграми за управление на проекти за контрол на различни процеси има своите предимства и недостатъци.
Някои от предимствата, от които можете да се възползвате, включват:
- Мониторинг на ефективността: Всяка контролна диаграма предоставя ясна визуализация, която ви помага да разберете как се развива проектът във времето и да идентифицирате тенденции и отклонения.
- Контрол на качеството: Те помагат да се гарантира, че качеството на вашите продукти отговаря на изискваните стандарти, като подчертават всички отклонения, които биха могли да повлияят на крайния резултат.
- Подобряване на процесите: Чрез анализиране на данните от контролните диаграми можете да идентифицирате области, в които процесите могат да бъдат оптимизирани. Тази непрекъсната обратна връзка спомага за постоянни подобрения.
- Решения, основани на данни: Контролните диаграми предоставят обективна информация, базирана на данни, което намалява зависимостта от предположения. Това помага за вземането на информирани решения, подкрепени от реални данни за ефективността.
Въпреки тези предимства, има и някои ограничения, които трябва да имате предвид, преди да създадете контролна диаграма, като например:
| Ограничение | Описание | Омекотяване |
| Сложност | Контролните диаграми могат да бъдат трудни за създаване и интерпретиране, особено за екипи, които проследяват множество процеси. | Осигурете обучение и използвайте софтуерни инструменти като ClickUp, за да опростите процеса и да го направите по-достъпен за вашия екип. |
| Прекомерна зависимост от данни | Ако се фокусирате единствено върху данните, може да пренебрегнете човешките и качествените аспекти на управлението на проекти. | Балансирайте контролните диаграми с качествени наблюдения от членовете на екипа и заинтересованите страни, за да постигнете цялостен подход. |
| Погрешно тълкуване на данните | Неточните интерпретации могат да доведат до погрешни решения. | Редовно преглеждайте контролните диаграми с екип от експерти или използвайте софтуер, който предлага ясен и разбираем анализ. |
Можете да комбинирате инструменти и техники като диаграми на Гант и табла за управление, за да получите цялостен поглед върху проекта. Освен това, бъдете в крак с промените в контролните диаграми, за да можете да реагирате навреме.
Оптимизирайте ефективността на проектите с контролни диаграми в ClickUp
Контролните диаграми ви помагат да поддържате контрол върху вашите проекти и индивидуални задачи. Днес те са сред най-основните инструменти за качество, използвани от всеки професионалист в управлението на проекти. Можете лесно да анализирате кога даден аспект от управлението на проекта е извън контрол и незабавно да предприемете действия, за да гарантирате, че крайните срокове на проекта няма да бъдат засегнати. Можете да използвате различни контролни диаграми за различни цели и дори да ги комбинирате, когато е необходимо.
Използването на платформи за управление на проекти като ClickUp улеснява създаването и интегрирането на контролни диаграми. С функции като табла, бели дъски и диаграми на Гант можете да поддържате изчерпателно и в реално време визуално представяне на всички процеси по проекта.
Тази интеграция ви дава възможност да вземате бързи и проактивни решения, като гарантирате, че вашите проекти протичат гладко и постигат целите си навреме.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и оптимизирайте ефективността на проектите си за нула време.