Според Световния икономически форум, през следващите пет години се очаква една четвърт от всички работни места да претърпят промени. Това означава, че 25% от нас, които днес сме изключително квалифицирани в работата си, може да не сме такива до края на това десетилетие.
Ако все още не се сблъскват с такива проблеми, всички организации скоро ще се изправят пред проблеми, свързани с уменията. Това е просто въпрос на време. Ето защо способността да идентифицирате и да се справите проактивно с проблемите, свързани с уменията на работното място, може да се превърне във вашия най-голям конкурентен предимство.
Нека видим как можете да го направите. 📚
Разбиране на „проблемите, свързани с уменията”
Терминът „проблем с уменията“ произхожда от света на игрите, където често се използва като унизително определение за тези, които не могат да преминат трудни нива в играта. „Звучи като проблем с уменията“ е нещо като подигравка в геймърските общности.
Оттогава насам той се е превърнал в нещо всеобщо разпространено в бизнес света – описание на бизнес предизвикателство.
Какво представлява проблем, свързан с уменията?
На работното място проблемът с уменията е разликата между настоящите способности на служителя и това, което е необходимо за изпълнение на неговите задължения. Разликата може да бъде в техническите умения, знанията, компетентността при работа с инструменти, поведенческите умения и т.н.
Какво причинява проблемите, свързани с уменията?
Съществуват различни вътрешни, външни и пазарни сили, които причиняват проблеми, свързани с уменията, в организациите. Ето някои от тях.
Технологичен напредък
Технологиите се развиват толкова бързо, че е трудно да се поддържа темпото. Например, по време на ерата на цифровата трансформация имаше огромна липса на умения в областта на облачните технологии, дори когато широко разпространените компетенции в областта на мейнфреймите ставаха излишни.
Еволюция на бизнеса
Бизнес моделите и оперативните структури се променят. Дистанционните и хибридните екипи вече са навсякъде.
Да предположим, че някой се чувства неудобно да използва текстови инструменти за сътрудничество като Slack, софтуер за видеоконферентна връзка като Zoom или да работи асинхронно с екип, който работи предимно дистанционно. В такъв случай той може да има проблем с поведенческите умения.
Появата на нови системи
Типичен пример за това е GenAI. Например, с AI инструменти за изкуство, които създават дизайни с ненадмината скорост и качество, уменията на дизайнера ще еволюират към способността да дава добри указания. Тези, които не могат да работят с текст или да научат инженерство на указания, може да имат проблеми с уменията.
Необходимостта от нови умения
Работата, свързана с познания, е най-бързо развиващият се вид работа в света днес. Вестник „Уолстрийт Джърнъл“ установява, че „професиите, свързани с познания, са добавили повече работни места от всяка друга година от 80-те години насам – около 1,9 милиона годишно“.
Тази промяна създава нарастваща нужда от когнитивни умения, като критично мислене, логическо разсъждение, убеждаване и др., които не само са трудни за намиране, но и за оценяване. Въздействието на тези проблеми, свързани с уменията, върху производителността на служителите може да бъде огромно.
Как проблемите, свързани с уменията, се отразяват на бизнеса?
Фундаментално, ако човек не притежава уменията да изпълнява дадена работа, той ще се провали. Въпреки това, бизнес дилемата на проблема с уменията не е толкова черно-бяла.
Нека разгледаме няколко начина, по които това се проявява.
Лоши резултати: Липсата на умения в която и да е област води до лоши резултати. Ръководител на отдел „Обслужване на клиенти“ без умения за решаване на проблеми вероятно ще предизвика недоволство сред потребителите. Продавач с проблеми с уменията ще сключи по-малко сделки. Писател с проблеми с уменията ще създава съдържание, което не е убедително или интересно.
Забавяния: Проблемите, свързани с уменията, могат да доведат до забавяния в изпълнението, тъй като съответното лице трябва да се научи как да изпълни задачата. Например, един разработчик може да знае как да програмира с Python, но да не разбира приложението му в случаи на използване в областта на науката за данните. Ученето и наваксването отнемат време.
Проблеми с качеството: Без подходящите умения качеството на доставката ще бъде по-ниско от идеалното. Ако дизайнерът на дадено приложение не е достатъчно квалифициран, за да пресъздаде ясно своето намерение и да го предаде на разработчика, крайният продукт ще бъде под стандарта.
Загуба на възможности: Без необходимите умения може да се пропуснат вълнуващи възможности. Ако екип с проблеми, свързани с уменията, се нуждае от два пъти повече време, за да реализира даден проект, той може да реализира само половината от потенциалните приходи.
Бизнес лидерите разбират това и са започнали да създават системи за справяне с проблема. Ключова промяна е тази в показателите за производителност.
В допълнение към традиционните мерки за производителност, организационното ръководство насърчава използването на проучвания сред служителите, 360-градусова обратна връзка, профилиране на роли и др., за да се преодолее недостигът на умения. Все пак, това е само началото.
За да преодолеят ефективно проблемите, свързани с уменията, организациите трябва да изградят устойчиви способности за тяхното идентифициране и решаване. Първата стъпка към това е да се знае какви проблеми, свързани с уменията, могат да възникнат.
Видове проблеми, свързани с уменията на работното място
Не всички проблеми, свързани с уменията, са еднакви. В зависимост от естеството на работата, проблемите, свързани с уменията, са безбройни. Ние сме обхванати най-често срещаните видове.
Проблеми, свързани с техническите умения
Техническите умения са специализираните знания, опит или основни компетенции, свързани с конкретна задача/работа. За един писател познаването на граматичните правила и синтаксиса е техническо умение. За един програмист владеенето на език за програмиране би било пример за основна компетенция.
Това е основно умение за всяка работа, без което не можете да бъдете продуктивни.
Проблеми, свързани с пропуски в знанията
Недостатъкът на знания е, когато дадено лице не разполага с цялата информация, необходима за изпълнение на работата си. За да бъдем ясни, тук не става въпрос за това, че компанията не споделя вътрешна информация, а за това, че служителят не притежава основните знания, които се очакват от човек на неговата позиция.
Например, маркетинг мениджър, който не е запознат с Instagram, или адвокат, който не е запознат с най-новите нормативни актове, ще има проблеми с уменията.
Знанията, необходими за всяка роля, са нематериалният контекст, в който работи всеки член на екипа. Проблемите, свързани със знанията, могат да създадат объркване, недоразумения и хаос, което драстично да повлияе на резултатите.
Проблеми, свързани с меките умения
Социалните умения, известни още като поведенчески умения, са междуличностни способности, които създават гладки и ползотворни взаимодействия, сътрудничество и комуникация. За проектния мениджър лошите организационни умения са проблем. За ръководителя на екип невъзможността да дава конструктивна обратна връзка може да бъде проблем.
Тези умения са лепилото, което държи организацията заедно. Липсата на меки умения не винаги е пълна пречка, но може значително да повлияе на производителността, качеството, ефективността и морала на екипа.
Проблеми, свързани с адаптивните умения
В днешния бизнес климат, предразположен към промени, адаптивността е ключът към успеха. Ако не можете да се адаптирате, ще ви е трудно да се развивате. Това означава, че трябва да развивате умения в различни аспекти на адаптивността, включително критично мислене, логическо разсъждение, вземане на решения, непрекъснато учене и др.
Например, един специалист, който не притежава умения за управление на задачи, или един продуктов мениджър, който е нерешителен и бавен в вземането на решения, имат проблеми с адаптирането.
Адаптивните умения са необходими за справяне с ежедневните предизвикателства на работното място. Без тях служителите често се чувстват претоварени, стресирани или изтощени и рядко търсят помощ.
Но как можете да прецените дали на някого му липсват техническите умения да вземе решение или адаптивните умения да предвиди последствията от него? Нека разберем.
Как да идентифицирате проблеми, свързани с уменията
Както сме видели, проблемите, свързани с уменията, са изключително сложни и трудни за определяне. Те са и субективни и емоционални, защото ние правим преценки за хората. За да се елиминира всякакъв вид пристрастие, е необходимо да има ясен и обективен процес за идентифициране на проблемите, свързани с уменията.
Ето една рамка, която можете да използвате.
Провеждане на анализ на работните роли: Проучете всяка работна роля в организацията. Идентифицирайте краткосрочните и дългосрочните им цели. Направете списък с съответните умения, от които всяка роля се нуждае в момента и ще се нуждае в бъдеще.
Например, тук можете да намерите списък с умения за управление на продукти. Използвайки го като вдъхновение, можете да проведете анализ на уменията за различните роли във вашата компания.
За специфични за дадена длъжност умения, опитайте шаблона „Матрица на техническите умения“ на ClickUp. Този шаблон е подходящ за начинаещи и лесно се персонализира, като ви позволява да проследявате уменията на всеки служител и редовно да идентифицирате пропуските.
Съберете мненията на заинтересованите страни: Помолете мениджърите и ръководителите на екипи да ви предоставят списък с всички умения, с които разполагат техните екипи. Съберете качествена обратна връзка за това къде виждат проблеми, свързани с уменията. Ако е възможно, консултирайте се с клиенти и външни заинтересовани страни относно вашите констатации, за да получите по-пълна картина.
Проведете анкета сред служителите си: Подробна анкета сред служителите ще ви помогне да разберете как те виждат себе си.
Провеждайте оценки: Когато имате съмнения, провеждайте оценки на уменията под формата на тестове, практически изпити и симулации с игрови елементи. Можете също да използвате софтуер за наблюдение на служителите, за да проследявате времето или спазваните процеси.
Организирайте своите заключения и съберете информация, като използвате шаблона за анализ на пропуските в уменията на ClickUp. Този шаблон за средно ниво ви позволява да категоризирате уменията, да им присвоите важност, да зададете целеви резултати и да определите потенциални действия.
Направете карта на тези умения: Сега сравнете необходимите умения и наличните умения. Направете списък с уменията, които ви липсват в момента и с които може да се сблъскате в бъдеще.
Това би трябвало да ви даде ясна представа за проблемите, свързани с уменията. Сега е време да се заемете с тях. Ако искате да наемете нови служители, за да решите проблемите, свързани с уменията, опитайте шаблона за картографиране на уменията на ClickUp, за да подобрите качеството на кандидатите.
Наемането на нови служители обаче не е единственото решение. Вие искате да подобрите уменията на настоящите си служители и да ги подготвите за бъдещ успех. Нека видим как.
Справяне с проблеми, свързани с уменията
Ако си мислите: „Знам, че имаме някои проблеми с уменията, но това е неизбежно и се справяме добре“, помислете отново. Световният икономически форум изчислява, че решаването на проблема с уменията може да доведе до увеличение на БВП с 6,5 трилиона долара до 2030 г.
Така че, да започваме. След като сте идентифицирали проблемите, свързани с уменията, единственият отговор е да развиете тези умения. Ето някои идеи и начини за тяхното изпълнение с помощта на съответните инструменти, като ClickUp за управление на знанията.
1. Разработване на целеви програми за обучение
Повечето от проблемите, свързани с уменията, които сте идентифицирали, могат да бъдат решени с целенасочено обучение и образование във формат, който ви подхожда най-добре. Ето няколко примера.
Интерактивни семинари: Проблемите с комуникацията на работното място могат да бъдат решени с помощта на семинари. Можете да съберете екипа за съвместна сесия, по време на която модераторите да демонстрират реакции за различни сценарии.
Организационни наръчници: Можете да създадете рамки и най-добри практики за подобряване на уменията за писмена комуникация на работното място. Това може да бъде нещо толкова просто като създаване на стилово ръководство или предоставяне на екипа ви на списък с указания, които да следват при писмена комуникация, като имейли за продажби, маркетингови кампании, публикации в социалните медии и др.
ClickUp Docs е чудесно място, където да консолидирате вашите наръчници и да ги направите достъпни за съответните членове на екипа. Можете също така да съберете експерти по темата, за да сътрудничат по материала.
Външни сертификати: За да научите някого как да стане по-добър програмист, можете да го запишете на външни курсове за обучение. Можете също да го запишете за сертификати за инструменти като AWS или Microsoft Azure, за да запълните пропуските в знанията му.
2. Насърчавайте менторството
Менторството предоставя структуриран начин за служителите да получат насоки и подкрепа от по-опитни колеги. Тази връзка може да помогне на менторите да идентифицират пропуските в уменията си и да разработят стратегии за самостоятелно преодоляването им.
Ако обаче искате да решите конкретни проблеми, свързани с уменията, с помощта на менторство, е важно да имате стратегически подход. Ето как.
Създайте своя програма за наставничество
Определете ясно структурата. Включете следното:
- Как ще бъдат сформирани двойките от ментори и менти
- Колко често ще се срещат
- Колко дълго ще се срещат
- Как ще се срещат – индивидуално или в групи
Поставете цели и очаквания
Основната цел на това наставничество е да се решат проблемите, свързани с уменията. Затова насърчете наставника и наставлявания да си поставят цели в тази насока. Например, една цел може да бъде: „Да се науча да вземам решения и да ги представям уверено пред висшето ръководство до февруари 2025 г.“.
Въз основа на това менторът може да обучи ментито в умения за самоуправление, практики за вземане на решения, убеждаване, комуникация и др.
Използвайте инструмент като ClickUp Goals, за да направите тези цели видими по всяко време. Можете също така да разделите тези цели на задачи, чието изпълнение води до постигането на целта.
Обучавайте ментори
Умението да бъдеш ментор също може да бъде проблем, свързан с уменията. Предотвратете това чрез редовно обучение на менторите по следните теми:
- Активно слушане
- Насърчаване на обратната връзка
- Съвместно решаване на проблеми
- Споделяне на лични преживявания
- Адаптиране на подхода на менторството към нуждите на менторите
- Измерване на напредъка и оптимизиране
ClickUp Dashboards е чудесен инструмент за измерване на напредъка по различни показатели. Персонализирайте таблото с избрани от вас джаджи и следете актуализациите в реално време.
3. Насърчавайте култура на непрекъснато учене
Според Deloitte, компаниите, които предоставят възможности за непрекъснато обучение, са с 92% по-склонни да внедряват иновации и са с 37% по-продуктивни. За да се справят ефективно с проблемите, свързани с уменията, създайте култура, която цени и подкрепя непрекъснатото обучение.
Добавете обучението към целите на вашата компания: Включете обучението като част от ключовите показатели за ефективност на служителите. Можете да заделите 10-15% от ключовите области на резултатите за повишаване на квалификацията.
Насърчавайте любознателността: Създайте безопасна среда, в която вие и вашите служители можете да задавате въпроси, да проучвате нови идеи, да експериментирате и да се учите от грешките си, без да се страхувате от осъждане. Това не е необходимо да се налага на всички служители или на срещите.
Тези разговори могат да се провеждат в реално време и в контекста на събитията с помощта на инструмент за сътрудничество като ClickUp. Прозорецът „Чат“ в ClickUp обединява всички разговори, за да улесни достъпа до тях за менторите и менторите, които да могат да се съсредоточат върху тях по-късно.
Предоставете възможности за самообучение: Платете абонаменти за платформи за електронно обучение или сертификати, за да могат вашите служители да учат и да развиват своите умения. Полезно е също да имате бюджет за закупуване на книги, участие в конференции и др., което дава възможност за неформално обучение. Помощта или стипендията за обучение и развитие показва на вашите служители, че инвестирате в тяхното развитие и подготовка за бъдещето.
Например, новоназначен ръководител на екип или инженер от друга индустрия може да се нуждае от подкрепа за развиване на лидерски умения. В такива случаи самообучението може да бъде най-ефективният начин.
4. Създайте прегледи, насочени към ученето
Хората работят за това, по което знаят, че ще бъдат оценявани. Направете обучението и повишаването на квалификацията ключов показател за ефективността на вашия екип.
Например, ако годишната оценка на представянето не включва цели за обучение, няма стимул за повишаване на квалификацията. Използвайте софтуер за управление на уменията, за да извършвате последователно следното:
- Включете учебни цели за всеки служител.
- Редовно преглеждайте напредъка към целите на обучението.
- Накарайте ги да прилагат наученото на практика и да оценяват подобрението в производителността.
Горното може да изглежда като пълноценна работа на екип за обучение и развитие. В много отношения това е така. Въпреки това, инвестирането в решаването на проблеми, свързани с уменията, предлага изключителни ползи.
Предимства и предизвикателства при справянето с проблемите, свързани с уменията
Решаването на проблемите, свързани с уменията, дава на организацията следните предимства:
- Повишена производителност благодарение на възможността да се работи по-бързо и по-добре
- Повишена ефективност на екипа в резултат на по-значимо сътрудничество
- По-добри умения за решаване на проблеми в цялата йерархия на организацията
- По-щастливи служители, мотивирани от възможности за растеж
- По-голяма удовлетвореност от работата, по-висок морал и по-ниска текучество на персонала
Въпреки това, не всичко е розово. Решаването на проблемите, свързани с уменията, също представлява редица предизвикателства.
За начало, „проблемите, свързани с уменията“ не винаги са приятна тема за обсъждане. Да кажете на служител, че има проблем с уменията, звучи като порицание. За да преодолеете това, са необходими емпатия и упоритост.
Често организациите не разполагат с ресурси за обучение/наставничество на служителите. Мениджърите и старшите служители също са претоварени с работа, което не им оставя време да помагат на другите.
И тогава възниква фундаменталният проблем с идентифицирането на самата липса на умения. Към това се добавя и ефектът на Дънинг-Крюгер, при който лицата с ниски способности или знания надценяват своите компетенции. Тази предразсъдъчна нагласа затвърждава липсата на умения и ограничава възможностите за развитие.
Направете уменията несъществен проблем с ClickUp
Казват, че промяната е неизбежна. Технологиите ще се променят. Трансформационни инструменти като GenAI ще продължат да се появяват. Голяма част от некреативната работа ще бъде автоматизирана. Уменията, които са популярни днес, скоро ще остареят.
Следователно, за всяка организация, която иска да бъде успешна, решаването на проблемите, свързани с уменията, е задължително.
По-важното е, че проблемите, свързани с уменията, трябва да се решават по стратегически, организиран и ориентиран към хората начин. Трябва да изготвите планове за обучение, да създадете образователни материали, да създадете проекти за обучение, да поставите цели, да управлявате напредъка и др. Това е единственият начин да създадете устойчива стратегия за решаване на проблемите, свързани с уменията.
За да постигнете всичко това и още повече, се нуждаете от надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp. С солидно управление на знанията, управление на задачите, управление на времето, множество шаблони за матрици на уменията и мощна изкуствена интелигентност, ClickUp разполага с всичко необходимо, за да се подготвите за бъдещето.
Планирайте, управлявайте и развивайте ефективно талантите в организацията си. Опитайте ClickUp безплатно още днес.