Представете си, че работите по имейл кампания и инструментът ви известява за грешка. Планирате да се свържете с чат поддръжката или да им изпратите имейл, но това може да отнеме известно време. Вместо да чакате, търсите помощни ръководства и видеоклипове онлайн – като база от знания за инструмента.
Сега обърнете сценария. Като доставчик на SaaS инструменти, вие се опитвате да предоставите на екипите за поддръжка различни опции, за да им помогнете да вършат работата си по-добре. Това включва и самообслужващо хранилище на продуктова документация, където клиентите могат да намерят отговори, когато и както искат. И това работи.
Самообслужващите инструменти като видеоклипове с инструкции, документи за въвеждане, центрове за обучение и примери за употреба повишават удовлетвореността на клиентите, намаляват отлива и освобождават агентите по поддръжката за други задачи. Предимствата се разпростират и върху вътрешните екипи, които се позовават на централизирана база от знания, за да функционират правилно.
Ние в ClickUp разбираме предизвикателството, свързано със създаването и организирането на център за знания, затова моят екип и аз проучихме най-добрите софтуери за SaaS бази от знания и избрахме десет, които отговарят на всички изисквания.
Но първо нека разберем какво трябва да търсите в софтуера за SaaS база от знания.
Какво трябва да търсите в софтуера за база от знания SaaS?
Вашият софтуер за SaaS база от знания трябва да притежава някои, ако не всички, от следните функции:
- Достъпност за самообслужване: Уверете се, че базата от знания е достъпна 24/7, без да се налага да се подават заявки за поддръжка, което позволява на потребителите да намират отговори самостоятелно.
- Мощна функция за търсене: Потърсете мощни възможности за търсене, които позволяват търсене в документи, давайки възможност на потребителите бързо да намират подходяща информация.
- Контрол на версиите: Уверете се, че платформата позволява проследяване на промените и поддържане на различни версии на статиите, за да се поддържа актуална информацията.
- Редакционен работен процес: Потърсете функции, които поддържат сътрудничеството между членовете на екипа, като коментиране, разрешения за роли и процеси за одобрение на съдържание.
- Анализи и отчети: Софтуерът за управление на знания трябва да предлага информация за ангажираността на потребителите, популярните статии и търсенията, за да помогне за подобряване на базата от знания с течение на времето.
- Разнообразие на съдържанието: Трябва да поддържа различни типове съдържание, включително често задавани въпроси, уроци, ръководства за отстраняване на проблеми и видео демонстрации.
- Персонализирани шаблони: Проверете дали софтуерът предлага предварително проектирани шаблони, които могат да бъдат адаптирани към вашите нужди по отношение на брандинга и съдържанието.
- Възможности за интеграция: Гарантирайте съвместимост с други инструменти и платформи, които използвате, като системи за обслужване на клиенти, CRM софтуер и комуникационни инструменти.
- Функции за сигурност: Потърсете надеждни мерки за сигурност, които да защитят чувствителната информация и да гарантират спазването на правилата за защита на данните.
- Удобна навигация: Софтуерът трябва да има ясна и интуитивна структура с добре дефинирани категории и подкатегории за лесно преглеждане.
- Мобилна отзивчивост: Базата знания трябва да е достъпна и функционална на мобилни устройства, за да отговаря на нуждите на потребителите, които са в движение.
10-те най-добри софтуера за SaaS бази от знания, които да използвате
Въз основа на обширни тестове и проучвания, ето 10 софтуера за SaaS бази от знания, от които можете да избирате през 2024 г.:
1. ClickUp – най-добър за управление на знания, базирано на изкуствен интелект
ClickUp е моят предпочитан инструмент, защото отговаря на всички изисквания. Всичко, свързано със създаването на съдържание, започва с ClickUp Docs , което можете да превърнете в база от знания, като натиснете бутона wiki.
След като документът бъде маркиран като уики, той става по-видим в таблото за съдържание и екипът ви може да сътрудничи за редактиране и преглед на съдържанието. Ако работите с много клиенти и доставчици, можете да поддържате всичко в една платформа, като импортирате данни в ClickUp.
След като приключите с това, можете да помолите ClickUp Brain да ви предложи нови задачи, с които да започнете.
Ето как ClickUp Brain може да ви помогне:
- Използвайте AI Writer на ClickUp Brain, за да генерирате бързо първоначални чернови на статии за базата от знания въз основа на подсказки и конспекти.
- Извличайте информация от задачите, документите, релевантните статии и експертния опит на екипа в ClickUp, за да гарантирате точно и актуално съдържание.
- Възползвайте се от персонализирана поддръжка чрез AI Knowledge Manager на ClickUp Brain, който предлага предложения и подобрения за създаване на съдържание.
- Автоматизирайте задачите по управление на проекти, свързани с базата от знания, като изпращане на актуализации, възлагане на задачи и проследяване на напредъка с AI Project Manager на ClickUp Brain.
- Анализирайте взаимодействията и обратната връзка на потребителите, за да идентифицирате области за нови статии, да подчертаете популярното съдържание и да маркирате сложни теми за потребителите.
Можете също да спестите време, като използвате шаблона за база от знания на ClickUp . Това е прост, готов за употреба документ, който добре имитира потребителското преживяване в центъра за помощ.
Ето някои от основните функции, които този шаблон предлага:
- Статии за знания: Тази секция ви позволява да създавате и организирате статиите в базата си от знания.
- Категории: Шаблонът включва раздели като „Въвеждане“, „Ръководства“, „Примери за употреба“, „Шаблони“ и „Общност“, които ви помагат да организирате ефективно съдържанието си.
- Подкатегории: В рамките на всяка категория можете да създавате подкатегории като „За начинаещи“, „За администратори“ и „Управление на проекти“, за да организирате по-добре съдържанието си.
- Раздел „Често задавани въпроси“: Специален раздел за често задавани въпроси, който предоставя бързи отговори на обичайни запитвания.
- Формуляр за контакт: Формуляр, чрез който потребителите могат да изпращат своите въпроси или запитвания, ако не могат да намерят нужната им информация.
Най-добрите функции на ClickUp
- Папки и подпапки: Организирайте статиите от базата знания в папки в йерархична структура за лесна навигация.
- Етикети: Приложете етикети за задачи на ClickUp към статиите за бързо филтриране и търсене.
- Търсене: Намерете ефективно информация в базата си от знания, използвайки мощните възможности за търсене с ClickUp Universal Search.
- История на версиите: Проследявайте историята на документа, за да видите направените промени и да се върнете към предишни версии, ако е необходимо.
- Интеграции: Свържете се с други инструменти като Google Drive, Dropbox или Slack, за да централизирате информацията с ClickUp Integrations.
- Бели дъски: Визуализирайте сложна информация, обсъждайте идеи и сътрудничество по съдържанието на базата от знания в ClickUp Whiteboards.
Ограничения на ClickUp
- Новите потребители може да се сблъскат с трудности при усвояването на софтуера поради богатите функции на ClickUp.
Цени на ClickUp
- Безплатен завинаги
- Без ограничения: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain: Добавете към всеки платен план за 7 долара на член на работното пространство на месец.
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9500 рецензии)
- Capterra: 4,6/5 (над 4000 рецензии)
Прочетете също: Безплатни шаблони за база от знания
2. Document360 – Най-добър за опростени бази от знания
Document360 е софтуер за база от знания със стабилен и лесен за използване потребителски интерфейс. Тъй като основният му фокус е върху базата от знания и управлението на документи, с него лесно се създават частни и публични библиотеки.
Можете да организирате съдържанието до шест нива на подкатегории, така че ако работите с големи масиви от данни, ще оцените Document360.
Най-добрите функции на Document360
- Редактирайте и вграждайте съдържание с WYSIWYG редактор, като имате предвид потребителското преживяване.
- Използвайте възстановявания, за да предотвратите случайно презаписване и да поддържате актуални версии.
- Съхранявайте съдържанието в диска и го вмъквайте бързо в документите си.
- Ограничете вътрешните бази от знания до конкретни IP диапазони, за да избегнете инциденти, свързани със сигурността.
Ограничения на Document360
- Сътрудничеството с трети страни на платформата се нуждае от подобрение.
- Важни функции са скрити зад добавки, които повишават общите разходи.
Цени на Document360
- Безплатен завинаги
- Стандартен: 199 $/месец за 3 потребители
- Професионална версия: 299 $/месец за 5 потребители (фактурира се ежегодно)
- Бизнес: 399 $/месец за 5 потребители (фактурира се ежегодно)
- Enterprise: 599 $/месец за 10 потребители (фактурира се ежегодно)
Оценки и рецензии за Document360
- G2: 4,7/5 (над 400 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 200 рецензии)
Прочетете също: 13 най-добри AI инструмента за писане на съдържание
3. Helpjuice – най-добър за търсене на съдържание с изкуствен интелект
Helpjuice е друг лесен за използване софтуер за база от знания, който се конкурира с Document360 по отношение на функциите. Неговият мощен, но прост текстов редактор ви позволява да форматирате, редактирате и актуализирате съдържанието си. Но най-добрата част на Helpjuice е неговата функция за търсене.
Функцията за търсене на Helpjuice може да ви помогне да прегледате всички документи, за да намерите подходяща информация. Това е като търсене в Google, но в рамките на вашата система за управление на документи. Тя може дори да извлича данни от PDF файлове и изображения.
Най-добрите функции на Helpjuice
- Използвайте интерфейс с функция „плъзгане и пускане” за интуитивно създаване на съдържание.
- Измерете въздействието на вашия инструмент за база от знания върху билетите за поддръжка
- Работете с няколко версии на една и съща статия и превключвайте между тях от страничния панел.
- Подобрете процесите за успех на клиентите чрез интегриране с CRM и комуникационни инструменти като Slack и Salesforce за омниканална поддръжка.
Ограничения на Helpjuice
- Редакторът може да има проблеми с отзивчивостта при работа с тежки документи и многослойни редакции.
- Функцията за импортиране се нуждае от подобрение.
Цени на Helpjuice
- Стартово ниво: 120 $/месец за до 4 потребители
- Начало: 200 $/месец за до 16 потребители
- Premium Limited: 289 $/месец за до 60 потребители
- Неограничен: 659 $/месец за неограничен брой потребители
Оценки и рецензии на Helpjuice
- G2: 4,6/5 (над 50 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 90 рецензии)
Прочетете също: Как да използвате AI за документация
4. Hiver — най-добър за интеграция с Gmail
Hiver е решение за помощна служба, базирано на Gmail, предназначено да оптимизира управлението на имейли и да подобри сътрудничеството в екипа без сложността на традиционните системи за издаване на билети.
Hiver ви позволява да превърнете имейлите в изпълними задачи, да възложите отговорност и да осигурите бързи решения. Тази функция предотвратява пропуснати запитвания от клиенти и подобрява времето за отговор. Тя се интегрира с различни популярни инструменти като Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana и други, което ви позволява да управлявате множество канали за обслужване на клиенти от вашата Gmail пощенска кутия.
Най-добрите функции на Hiver
- Измервайте и проследявайте показателите за ефективността на екипа, като време за отговор и удовлетвореност на клиентите.
- Контролирайте редакторите, зрителите и дейностите в един и същ контролен панел.
- Проследявайте имейлите в реално време, за да знаете кога са отворени и прочетени
Ограничения на Hiver
- Центърът за знания е допълнение към основните функции и може да не функционира самостоятелно.
Цени на Hiver
- Lite: 24 $/потребител на месец
- Pro: 59 $/потребител на месец
- Елит: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Hiver
- G2: 4,6/5 (над 1000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 100 рецензии)
5. Notion – най-добър за управление на уики
Notion е универсален инструмент за продуктивност, който съчетава функциите за водене на бележки, управление на задачи, уики и база данни в една платформа. Той е изключително адаптивен и може да се настройва за различни случаи на употреба.
Notion позволява на екипите да работят заедно в споделени работни пространства, което позволява ефективно сътрудничество по проекти и задачи. Той предлага йерархична структура с папки и подстраници, които помагат за организиране на съдържанието и правят информацията лесно достъпна.
С Notion AI екипът ви за обслужване на клиенти може бързо да намира отговори в самообслужващата база данни, което ускорява поддръжката и помага за подобряване на клиентското преживяване.
Най-добрите функции на Notion
- Комбинирайте различни видове съдържание (текст, изображения, код, вградени елементи и др.) в една страница за богато форматиране.
- Плъзнете взаимосвързани страници под заглавие, за да създадете база от знания за секунди.
- Използвайте готови шаблони на Notion, които отговарят на вашите нужди.
- Бърз достъп до отговори на често задавани въпроси от клиенти с Notion AI
Ограничения на Notion
- Notion може да бъде прекалено сложен за начинаещи
- Тежките бази данни отнемат време за обработка.
Цени на Notion
- Безплатен завинаги
- Плюс: 12 долара на месец за работно място
- Бизнес: 18 $/месец на работно място
- Предприятие: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Notion
- G2: 4,7/5 (над 5000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 2000 рецензии)
6. Papyrs – Най-добър за вътрешна база от знания
За разлика от Notion, който предлага широка гама от функции, Papyrs е фокусиран изцяло върху подобряването на интранет мрежата на вашата компания. Това включва частна база от знания, уики и дискусии.
Papyrs е модерен инструмент за управление на знания с опростен потребителски интерфейс и гъвкави интранет функции. Той предлага редактиране чрез плъзгане и пускане, което в комбинация с режим на отстъпка улеснява редактирането и прегледа на съдържанието.
Най-добрите функции на Papyrs
- Обогатете документите си с широка гама от гъвкави джаджи
- Проследявайте вътрешни дискусии и ги свържете с актуализации на съдържанието за лесно сътрудничество.
- Интегрирайте с основните инструменти, за да мащабирате управлението на данни в работното си пространство.
Ограничения на Papyrs
- Потребителският интерфейс може да се разваля от време на време при работа с отдалечени екипи.
- Не се отличава по отношение на цените в сравнение с по-големите инструменти за бази от знания.
Цени на Papyrs
- Team Wiki: 99 $/месец за 20 потребители
- Company Wiki: 386 долара на месец за 60 потребители
- Интранет на компанията: 999 $/месец за неограничен брой потребители
- Предприятие: Индивидуални цени
Оценки и рецензии на Papyrs
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: Недостатъчно рецензии
7. Freshdesk — най-добър за билети за поддръжка
Основните функции на Freshdesk са фокусирани върху обслужването на клиенти и издаването на билети, а софтуерът използва база от знания, за да улесни намирането на информация.
Статиите с информация на Freshdesk са подредени в папки, които трябва да присвоите на определени категории, за да ги организирате. Хубавото на Freshdesk е, че можете да персонализирате видимостта на папките въз основа на точката на достъп (уеб джаджи, iOS, Android и др.). Можете да редактирате мета описанията за външни папки, което помага за оптимизиране на търсачките.
Най-добрите функции на Freshdesk
- Добавете многоезични бази от знания, за да отговорите на нуждите на глобална потребителска база.
- Експортирайте статии за решения на едро и ги актуализирайте с Freshdesk API.
- Взаимодействайте с клиенти чрез различни канали като имейл, телефон, чат на живо, социални медии и други от една унифицирана платформа.
- Решавайте често срещани въпроси и автоматизирайте повтарящи се задачи с AI възможности.
Ограничения на Freshdesk
- Потребителите са забелязали, че аналитичните данни на Freshdesk не са достатъчно прецизни, което затруднява проследяването на обратната връзка за решенията.
- Има тенденция да забавя работата при многобройни заявки и тежки редакции на документи.
Цени на Freshdesk
- Безплатен завинаги
- Растеж: 18 долара на потребител на месец
- Pro: 59 $/потребител на месец
- Enterprise: 95 $/потребител на месец
Оценки и рецензии за Freshdesk
- G2: 4,4/5 (над 3000 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 3000 рецензии)
Прочетете също: 10-те най-добри инструмента за управление на знания с изкуствен интелект през 2024 г.
8. Zendesk — най-добър за интуитивни препоръки
Zendesk Guide помага при създаването на интелигентни бази от знания както за клиенти, така и за агенти по обслужване на клиенти.
Най-полезната функция е препоръките, базирани на изкуствен интелект, в билетите за поддръжка. След като анализира проблемите на клиента, инструментът предлага подходящи статии или документи от съществуващата база знания.
Най-добрите функции на Zendesk
- Автоматизирайте рутинни задачи като маршрутизиране на билети, известия по имейл и предложения за отговор, за да увеличите ефективността.
- Предлагайте поддръжка в реално време чрез чат на живо и канали за съобщения
- Свържете се с други инструменти като CRM, автоматизация на маркетинга и платежни портали.
- Локализирайте съдържание на над 40 езика
Ограничения на Zendesk
- Системата за издаване на билети понякога дава грешки.
Цени на Zendesk
- Suite Team: 55 долара на месец за агент
- Suite Growth: 89 долара на месец за агент
- Suite Professional: 115 долара на месец за агент
- Suite Enterprise Plus: Индивидуални цени
- Разширена изкуствена интелигентност: Налична като добавка за 50 щатски долара на месец за всеки агент.
Оценки и рецензии за Zendesk
- G2: 4,3/5 (над 5500 рецензии)
- Capterra: 4,4/5 (над 3500 рецензии)
9. KnowledgeOwl – Най-добър за създаване на целеви бази от знания
Докато тествах KnowledgeOwl, особено ми хареса функцията Reader Group. Тя ви позволява да направите определени категории от вашата база знания достъпни само за конкретни аудитории.
KnowledgeOwl също така се отличава с лесен за навигация интерфейс , който опростява създаването и управлението на съдържанието на базата от знания. Новите потребители могат бързо да се адаптират без обширно обучение.
Най-добрите функции на KnowledgeOwl
- Опростете търсенето с функцията за търсене в стила на Google, която не изисква конфигуриране.
- Персонализирайте външния вид на статиите с теми, оформление и цветови схеми, които да съответстват на вашата марка.
- Настройте автоматизацията „Необходимост от преглед“, за да получавате напомняния за преглед на стари статии след определен интервал.
Ограничения на KnowledgeOwl
- Процесът на създаване на групи от читатели е сложен и отнема много време.
Цени на KnowledgeOwl
- Стандартен: 100 $/месец на потребител
- Допълнителни бизнес екстри: 275 $/месец
- Допълнителни екстри за предприятия: 1150 $/месец
Оценки и рецензии на KnowledgeOwl
- G2: 4,6/5 (над 100 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 200 рецензии)
Прочетете също: Най-добрите стратегии и софтуер за управление на знания за екипи
10. Obsidian – Най-добър за визуализиране на връзки между бележки/концепции
Obsidians може да превърне неструктурираните мисли в структурирана база от знания. Той използва обикновени текстови файлове във формат markdown, което позволява лесно форматиране и гарантира, че бележките са преносими и достъпни на различни платформи.
Една от отличителните характеристики на Obsidian е възможността да свързвате бележките помежду им, създавайки мрежа от взаимосвързана информация. Това позволява на потребителите да навигират между свързани бележки, подобрявайки разбирането и улеснявайки запомнянето.
Най-добрите функции на Obsidian
- Проследявайте историята на версиите на документи за период до една година.
- Консолидирайте проучвания, обсъждайте идеи, рисувайте диаграми, създавайте концепции и много други в Canvas, виртуално празно пространство.
- Имате контрол на ниво детайлност върху кои файлове да синхронизирате с кои устройства.
- Сътрудничество с членовете на екипа за създаване на онлайн уикита
Ограничения на Obsidian
- Стръмна крива на обучение
- Ограничени възможности за персонализиране на оформлението
Цени на Obsidian
- Лична употреба: Безплатно
- Търговска употреба: 50 $/потребител на година
Оценки и рецензии за Obsidian
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: Недостатъчно рецензии
Прочетете също: Obsidian срещу ClickUp
Създавайте и споделяйте с подходящата платформа за SaaS база от знания
От стартиращи компании до Fortune 500, всички се нуждаят от организирана, бърза и точна информация за процесите, отстраняването на проблеми и поддръжката. Онлайн базата от знания не само въвежда ред в хаоса от информация, но и служи като отправна точка за компанията.
След като тествах и прегледах различни софтуери за SaaS бази от знания, мога да кажа, че трябва да изберете инструмент, който е сигурен, лесен за използване и поддържа както външни, така и вътрешни бази от знания. ClickUp се отличава с това, че покрива всички функции, от които се нуждаете, за да създавате и разпространявате информация до заинтересованите страни. Освен това предлага управление на задачите, задвижвано от изкуствен интелект, за да ви помогне да подобрите цялостната ефективност на вашия SaaS бизнес.