Служителите обичат да имат свободата да избират къде и кога да работят. Хибридният модел на работа им дава тази възможност.
Според проучване на Gallup, 53% от работните места в САЩ са хибридни. Макар този модел да се ползва с похвали за подобряването на баланса между работата и личния живот, той поставя някои уникални предизвикателства пред ръководителите на екипи.
Например, може да се чудите как да осигурите перфектна координация между служителите на място и тези, които работят дистанционно, как да оцените тяхното представяне или как да установите ясни линии на комуникация.
В тази статия ще разгледаме някои от основните предизвикателства при ръководенето на хибридни екипи и как да се справим с тях. Ще споделим и практически съвети за поддържане на мотивацията и удовлетворението на вашите служители в хибридна среда.
Хибридният модел на лидерство
Хибридното лидерство е характеристика на ефективното управление на екипи и отдели, които работят заедно в различни работни среди. То съчетава умения за работа от разстояние и на място. Стратегиите за междуфункционално лидерство в хибридни работни модели възприемат гъвкав подход, за да предотвратят двусмислието и незаинтересоваността в такива работни среди.
Макар хибридните екипи да съществуват от доста време, след пандемията се наблюдава значителен бум в тази област. Това означава, че много лидери сега ръководят хибридни и отдалечени екипи без предишен опит. Естествено, това води до възникването на проблеми.
Според McKinsey, хибридните лидери „се сблъскват с атмосфера на неяснота“, главно защото имат „ограничена видимост върху работната натовареност и процесите“ на своите служители. Това изисква от лидерите да положат допълнителни усилия, за да уверят служителите, че:
- Те се чуват
- Те са част от екипа
- Резултатите им са по-важни от личните процеси, които са създали, за да свършат работата си.
Това изисква от лидерите да поставят по-голям акцент върху:
- Култура: Поддържане на ясна и прозрачна култура, която е в съответствие с бизнес целите и насърчава прозрачността, подкрепата и емпатията.
- Хора: Инклузивността и гъвкавостта са крайъгълните камъни на хибридната работа. Това изисква да се фокусирате върху уникалните нужди на вашите служители и да предприемете проактивни мерки за решаване на проблемите. Също така е от съществено значение да накарате както хибридните, така и офисните служители да се чувстват равни във всички аспекти.
- Технология: Подходящите инструменти могат да бъдат решаващи за успеха. Вашите служители трябва да комуникират, да си сътрудничат, да споделят идеи и да показват своето присъствие. Инвестирайте в софтуер, който улеснява ефективното и ползотворно сътрудничество.
- Процеси: Преосмислете офлайн процесите си, като сте отворени към нови и иновативни идеи. Поддържайте процесите гъвкави, като се фокусирате върху резултатите; Независимо от всичко, никога не пренебрегвайте прозрачността, отговорността и дисциплината.
- Непрекъснато учене: Приемането на хибридни работни условия означава непрекъснато адаптиране въз основа на това, което работи и което не работи.
Предизвикателствата на хибридното лидерство: 5-те С
Хибридната работа не е решение от типа „включваш и работи“. Предизвикателствата, пред които е изправена една компания, може да не са същите като вашите.
Директорът на Lauder Institute, Мартин Хаас, предлага 5C като чудесен начин за оценяване, разбиране и преодоляване на повечето предизвикателства, които ви пречат да изградите процъфтяващо хибридно работно място. Нека видим какви са тези 5C предизвикателства:
Комуникация
Проблеми в комуникацията могат да възникнат поради йерархични структури, различаващи се работни часове, език или културни различия. Когато тези проблеми се пренесат в хибридна работна среда, те са склонни да се умножават.
Според проучване на Gallup, проведено сред над 8000 представителни служители, 23% от служителите посочват намалената междуфункционална комуникация като основно предизвикателство при хибридната работа. Освен това 21% от служителите считат, че е по-трудно да координират работните графици, задачите и сроковете.
Технологичните предизвикателства, съчетани с липсата на опит на служителите с технологиите за дистанционна комуникация и нивото на комфорт при общуване през екран в сравнение с общуването лице в лице, могат да попречат на работния процес, ако не бъдат контролирани.
Координация
Хибридната работна среда поставя значително повече предизвикателства за координацията, отколкото офисната среда. Рискът тук се нарича „разломни линии“ – пукнатини, които могат бързо да се образуват между работещите в офиса и тези, които работят дистанционно.
Помислете по следния начин: усилията, необходими за включването на дистанционни колеги, означават, че те често пропускат кратки, импровизирани разговори и незначителни решения, взети от екипа в офиса. С течение на времето това се превръща в навик и изведнъж дистанционните работници могат да се окажат извън кръга на по-важните разговори и решения.
Това е като да пропуснете обичайната сутрешна среща, преди да споделите новини за проекта.
Връзка
Свързването с колегите може да бъде трудно, когато работите дистанционно. Някои служители може да се изказват рядко по време на виртуални срещи, а новите служители може да им е трудно да разчупят леда.
Хибридните работни места също така рискуват да създадат „VIP клуб ” от хора, които се чувстват важни и ангажирани с вашата организация, и „група аутсайдери”, които се чувстват откъснати от работата и социалния живот.
Липсата на връзка може да доведе до по-ниска производителност и повишено изтощение. Това се потвърждава от факта, че 24% от служителите посочват влошените работни отношения с колегите като основно предизвикателство при хибридната работа.
Креативност
Дистанционната работа може да застраши творчеството на две нива – колективното творчество и индивидуалното творчество. Частта за колективното творчество е доста очевидна.
Zoom срещите, поне в началото, може да не са в състояние да заменят плавните разговори, страничните беседи и свободния поток от идеи, които възникват, когато служителите общуват лично.
Работата в изолация в продължение на седмици може да потисне творчеството на хората поради липсата на спонтанни разговори с колеги – както по тривиални теми като странни декорации на бюрото, така и по сериозни теми като нова революционна идея. Много работници може дори да изпитват носталгия по ежедневното пътуване до работа и чистия въздух.
Повечето от нас се нуждаят от комбинация от време насаме и социални контакти, за да поддържат творческия си потенциал. Когато социалният аспект на физическото работно място отпадне, може да бъде трудно да разгърнете творческата си страна.
Култура
32% от служителите се чувстват по-малко свързани с културата на своята организация, когато работят в хибридна среда. Това се дължи на факта, че работата от дома може да води до изолация, особено за новите служители, които се присъединяват към вашата компания.
- Може просто да не знаят какво работи най-добре за вашата организация и за цялостната „култура” и ценности на вашата компания.
- Те могат да се чувстват изгубени и да нямат чувство за посока, особено в сравнение с колегите си, които работят в офиса.
Без правилно възпитаване на тези културни норми дори комуникацията може да бъде трудна, да не говорим за свързването с колеги от различни отдели, екипи и географски местоположения.
Освен това, екипите, работещи от разстояние, се сблъскват с много други предизвикателства. Възможностите за служителите да изграждат силни междуличностни отношения са много по-малки, а вероятността от погрешни интерпретации и двусмислия е голяма.
Дистанционните работници също могат да се чувстват пренебрегнати, да изпитват недоволство и да не се чувстват толкова ценени или „в течение“ като колегите си в офиса.
Ефективно ръководене на виртуални екипи в хибриден модел
На фона на предизвикателствата, свързани с хибридните модели на работа, преосмислянето на стратегиите за изграждане на доверие в лидерството става от съществено значение. Ето някои стратегии за лидерство, които можете да използвате като лидер на хибриден екип.
Дайте приоритет на резултатите пред работното време
Когато ръководите хибридна работна сила, идеалният подход е да възприемете ориентирана към резултатите нагласа, вместо да се фокусирате върху строги и негъвкави работни часове.
Може би не е необходимо да имате система за отчитане на работното време, която измерва времето, прекарано от служителите в офиса. Вместо това, фокусът ви трябва да бъде върху резултатите, т.е. дали вашите екипи изпълняват целите и задачите си в определените срокове.
Това изисква от вас да дадете приоритет на координацията, комуникацията и прозрачността, вместо на строгите работни часове. Идеята е да поставите недвусмислено ясни цели за вашите хибридни екипи и да предприемете проактивни стъпки за тяхното изпълнение.
Популярният софтуер за управление на проекти ClickUp включва функциите ClickUp Goals и ClickUp Tasks, които ви помагат да поставяте цели и да проследявате напредъка на хибридните служители. С тези функции можете да поставяте реалистични цели, да измервате напредъка им и да следите отблизо кой какво прави и кога.
С ClickUp Goals екипите могат да очертаят целите с подробни описания, крайни срокове и измерими задачи, което улеснява поддържането на отчетността за хибриден екип. Можете също да разделите големите цели на управляеми задачи и да зададете конкретни цели, за да ги постигнете по-лесно.
Добавете няколко изпълнители и наблюдатели към дадена задача, за да осигурите ясен, линеен работен процес, който насърчава пълна прозрачност и отговорност.
Създайте положителна хибридна работна култура
Като лидери в хибридна работна среда, трябва да предприемете стъпки за изграждане на положителна хибридна култура, която се характеризира с отвореност към идеи, сътрудничество, комуникация и уважение към индивидуалността и мисловния процес на всеки човек.
Използвайте софтуер за сътрудничество като ClickUp Docs, за да дадете възможност на членовете да пишат и записват своите идеи, да сътрудничат по проектната документация и да си водят бележки, всичко това в рамките на мощната платформа за управление на задачи на ClickUp.
Можете също да използвате ClickUp Whiteboards, за да скицирате заедно различни проекти и идеи и да стартирате задачи директно от вашите сесии за мозъчна атака. Достъпът до Whiteboards е възможен отвсякъде, така че членовете на вашия екип, работещи дистанционно и в офиса, могат да си сътрудничат синхронно, когато е необходимо.
Освен това, приложете следните стратегии, за да подпомогнете процеса:
- Използване на подходящи комуникационни инструменти: Изберете подходящи комуникационни инструменти, за да поддържате връзка между всички и да премахнете комуникационните бариери. Въведете добре планирани графици за събития и срещи, така че всички членове да могат да отделят време да присъстват и да дадат своя принос.
- Насърчаване на сплотяването и сътрудничеството в екипа: Само работа и никакви забавления карат вашите служители да не искат да останат. Насърчавайте сплотяването на екипа чрез формати като виртуални срещи за разговори, забавни игри или дори викторини с въпроси, използващи данни от работното място. Например, колко сделки сключихме миналия месец? Или каква беше целта ни за последното тримесечие?
- Насърчаване на приобщаването и равнопоставеността: Уверете се, че всичко, което се случва в офиса, се съобщава едновременно на дистанционните служители. За целта трябва да се уверите, че екипът ви създава и съхранява ясна и изчерпателна документация или записи – от срещи, планове за проекти, годишни и тримесечни цели или всякаква друга relevantна информация – в лесно достъпен формат. ClickUp е идеалният инструмент за това.
Поддържайте автономност и отговорност
Дайте възможност на екипа си да взема по-добри решения. Бъдете щедри с отговорностите и правомощията в хибридната работна среда. Това ще спомогне за създаването на чувство за принадлежност, което автоматично ще подобри производителността.
Приемайте нови идеи и не забравяйте да давате отговорност и признание, когато е необходимо. Когато давате на членовете на екипа свобода да експериментират и да вземат свои решения, вие стимулирате сътрудничеството и творческото решаване на проблеми.
Шаблонът за план за управление на екип на ClickUp е отличен начин да определите ясни роли и отговорности и да поддържате отчетност за всяко действие.
Изгледът „Дневен ред“ в шаблона ви дава възможност да планирате и структурирате ефикасно екипните срещи. За фокус върху отдел, използвайте изгледа „Дневен ред по отдели“, за да оптимизирате времето на всички. Накрая, следете напредъка и задачите за всеки отдел с изчерпателния изглед „Статус по отдели“.
Този шаблон ви позволява също така:
- Планирайте и контролирайте проектите с яснота
- Ясно комуникирайте задачите и отговорностите на членовете на екипа
- Осигурете съгласуваност в екипа по отношение на ключовите приоритети за колективен успех.
Използвайте модели като DAC
Управлението на отдалечени или хибридни екипи изисква малко по-различен подход за ефективно вземане на решения. Моделът DAC, например, включва насочване, съгласуване и ангажираност. Нека го разгледаме по-подробно:
- Насока: Уверете се, че членовете на екипа ви са съгласни и са запознати с общите цели и стратегии на екипа.
- Съгласуваност: Уверете се, че отделите, екипите и членовете с различни, но взаимосвързани задачи и роли активно се координират помежду си по важни задачи. Използвайте инструменти като Chat View на ClickUp, за да комуникирате с членовете на екипа и отделите директно от работното си място.
- Ангажираност: Членовете на вашия екип имат ли силна ангажираност и се чувстват ли отговорни за успеха на компанията? Или са по-скоро фокусирани върху личното си развитие? В първия случай трябва да работите върху ангажирането и вдъхновяването на хората, изграждането на доверие и създаването на чувство за принадлежност и отговорност.
Ангажирайте се с преодоляване на границите
Като лидер на хибриден екип, трябва да сте способни да сътрудничите без граници. Трябва да се чувствате комфортно да се свързвате с различни отдели и йерархични нива, външни заинтересовани страни и други релевантни групи и да координирате с тях на разстояние или в различни часови зони, за да свършите работата.
Това означава да се установи и гарантира денонощна свързаност за екипите на място и извън него, безпроблемна комуникация между вас и другите членове на екипа, както и ефективна система, която премахва изолираността и поддържа всички на една и съща вълна.
Макар че това не винаги е възможно, можете да постигнете почти перфектна свързаност с истински усилия и като следвате многото съвети, обсъдени в тази статия.
- Разберете как протича обменът на знания във вашата организация и идентифицирайте пропуските и възможностите както във виртуалната, така и в реалната среда.
- Насърчавайте служителите да се ангажират с поведение, което преодолява границите и насърчава сътрудничеството, чрез обучения, стимули и промоции, като същевременно се уверявате, че това не се възприема като допълнителен стрес.
- Изградете междуфункционални мрежи в рамките на организацията, за да се уверите, че разбирате цялостната картина и връзките между групите.
Експериментирайте с сесии „обяд и учене“
Виртуалните или лични сесии „обяд и обучение“ предлагат непринудена и неформална обстановка, в която служители от различни отдели могат да общуват и да установят лични контакти. Чрез участието в информативни или забавни дискусии колегите могат да преодолеят бариерите между отделите, да насърчат взаимното уважение и да изградят по-силни работни взаимоотношения. Тези сесии насърчават обмена на идеи, което води до по-голямо сътрудничество и иновации в цялата организация.
Насърчавайте нагласата за непрекъснато учене
В крайна сметка, хибридното лидерство се състои в експериментиране и отвореност към иновациите. Трябва постоянно да тествате кои подходи работят най-добре за вашия екип и кои са явно неподходящи. Важно е също да сте отворени към обратна връзка и да приемете, че можете да правите грешки.
Разглеждайте всеки неуспешен „експеримент“ като възможност за учене. Всяко тримесечие пробвайте нови подходи за управление на проекти или сътрудничество. След това съберете обратна връзка от служителите за това, което мислят. Продължете с моделите, които дават резултати, и се откажете от всичко, което не дава.
Оценяване на производителността в хибриден работен модел
Хибридният работен модел е много по-динамичен от традиционния. Например, като ръководител на екип, вие ще имате относително по-малко информация за ежедневните дейности на вашите служители. Може да попаднете в капана да неволно да предпочитате служител, който идва по-често в офиса. Макар и неволно, това пристрастие може да има силно негативно влияние върху културата на работното място и преживяването на служителите.
За да избегнете несъзнателните предубеждения, се нуждаете от цялостна система, която ви държи информирани и бдителни. Тук е мястото, където шаблонът за оценка на представянето на ClickUp блести. Той ви дава кратко описание на представянето на даден служител в края на проекта, така че да можете да му дадете обективна и конструктивна обратна връзка в реално време.
Освен това можете да следите ежедневната производителност на екипа си, като разгледате визуализираната система за проследяване, която се предлага с ClickUp Goals и ClickUp Tasks.
Като цяло, трябва да сте наясно с това, което се случва, но също така да избягвате микроуправлението на екипа си. Доверете им се, дайте им автономия и следете как се представят по време на проекта. Така се оценява ефективността в хибриден модел.
Оптимизирайте хибридните си модели на работа с ClickUp
Тъй като хибридният модел на работа става все по-популярен сред служителите и бизнеса, трябва да сте подготвени за него.
Най-важната промяна се случва във вашето мислене. Променете перспективата си от ориентирана към работното време към ориентирана към целите. Разберете как можете да се възползвате от гъвкавите работни пространства и гъвкавото работно време, за да привлечете най-добрите таланти и да поддържате екипа си в най-продуктивното му състояние.
За да направите това, опитайте функциите за определяне на цели и проследяване на задачи, инструментите за комуникация и сътрудничество, както и шаблоните на ClickUp. Те създават перфектната екосистема за целенасочено лидерство в хибридна работна среда. Регистрирайте се в ClickUp и преодолейте комуникационната пропаст в хибридните екипи.