Хибридното сътрудничество – комбинация от лично и дистанционно взаимодействие между служителите – е отражение на променящата се същност на самата работа и технологичните постижения, които я правят възможна.
Характерът на работата се промени драстично от началото на това десетилетие. Разпределените екипи станаха норма. Хроноработата става все по-разпространена. Служителите изискват гъвкавост не само по отношение на времето, но и на пространството от потенциалните си работодатели.
Технологичните постижения в софтуера за управление на проекти, цифровите инструменти, данните и анализите позволяват сътрудничество на работното място, каквито никога досега не е имало.
Все пак има някои основни проблеми. Какво означава гъвкавост? Как мениджърите могат да се приспособят към разликите в изискванията на работниците? Как ръководителите на екипи могат да се приспособят към хибридните графици, без да повлияят на растежа на организацията?
Прочетете нататък, за да разберете как може да функционира хибридното сътрудничество на работното място.
Разбиране на хибридното сътрудничество
Хибридното сътрудничество се отнася до методите, които екипите използват, за да работят в офис или дистанционно от дома си или друго място. Хибридното сътрудничество на работното място се характеризира с:
- Комбинация от модели: Екипите работят лично и дистанционно. Това може да означава, че работят няколко дни в седмицата в офиса, че някои членове на екипа работят в офиса или че определени задачи се изпълняват в офиса.
- Разнообразни местоположения: Екипите могат да се намират в различни части на света и да работят заедно по едни и същи проекти.
- Виртуално работно пространство: Екипите използват виртуално работно пространство, включващо инструменти за комуникация, мозъчна атака, генериране на идеи и хибридно сътрудничество, за да работят заедно.
- Непрекъснатост: Екипите, които работят в офиса, могат да продължат разговора онлайн благодарение на набора си от цифрови инструменти.
С какво хибридната работа се различава от дистанционната работа?
Има някои фундаментални разлики между хибридната и дистанционната работа. Те са както следва.
| Характеристика | Хибридно | Дистанционно |
|---|---|---|
| Работно пространство | Обикновено включва физически офис и дистанционна настройка, като например домашния офис. | Обикновено служителите работят от дома си или от място, което им е удобно. |
| Работно време | Всяка седмица има няколко часа, в които се припокриват работниците в офиса и тези, които работят дистанционно. | Екипите могат да работят по свои собствени графици, като се събират само на предварително насрочени виртуални срещи. |
| Комуникация | Комбинация от лични срещи и инструменти за дистанционно сътрудничество, като телефонни разговори, чат, видеоразговори и имейли. | Предимно имейли, чат, видеоразговори и инструменти за управление на проекти. |
| Гъвкавост | Частично гъвкаво, с необходимост да идвате в офиса няколко пъти седмично. | Напълно гъвкави, тъй като служителите не са обвързани с конкретно местоположение |
Какви са видовете хибридно сътрудничество?
Хората често приемат, че „хибридно“ се отнася само до местоположението. Всъщност хибридната работа включва и времето, през което екипите работят. Въз основа на тези два параметъра има четири вида хибридно сътрудничество.
| Характеристика | Синхронно | Асинхронно |
|---|---|---|
| Лично | Работете заедно на едно и също физическо място и по едно и също време Най-подходящо за решаване на сложни проблеми, мозъчна атака и сключване на сделки Често се случва в зависимост от политиката на компанията | Работете в едно и също пространство, но в разпределени часове (без припокриване) Най-подходящо за членовете на екипа, за да взаимодействат с други екипи или да придобият представа за корпоративната култура. Случва се рядко. |
| Дистанционно | Работете от различни места, но в същото време използвайте инструменти като видеоразговори или текстови чат за сътрудничество. Най-подходящо за екипи с уникални умения, решаващи сложни проблеми. Случва се често. | Работете независимо от различни места по свой график Използвайте инструменти като софтуер за управление на проекти, имейли и др. за сътрудничество Най-подходящо за самоуправляващи се, добре организирани екипи Случва се много често |
Предизвикателствата при внедряването на хибридно сътрудничество
Хибридната работа носи толкова много предизвикателства, колкото и ползи. Ето защо внедряването на система, която улеснява хибридното сътрудничество, също е свързано с предизвикателства, като например следните.
Социални предизвикателства
Барьери за взаимодействие: Липсата на възможности за социализация и изграждане на взаимоотношения може да доведе до това екипите да работят по едни и същи задачи, но отдалечено един от друг.
Пропуснати връзки: Липсата на разговори край машината за вода и неформални срещи може да доведе до изолация и стрес.
Незабелязани проблеми: Мениджърите или дори колегите могат да пропуснат индикатори за проблемите/заболяванията/трудностите на даден човек, когато не виждат невербалните сигнали за комуникация.
Стил на управление: Бизнес лидерите са свикнали с стила на управление, при който постоянно „наблюдават“ членовете на екипа си. На такива мениджъри им е трудно да развият стил на управление, основан на доверие.
Комуникация
Комуникационна празнина: Минималното лично взаимодействие, ниската ангажираност, лошите срещи и ограничената документация могат да допринесат за комуникационни празнини.
Срещи с лошо качество: Без лични сигнали, умения за провеждане на срещи, проактивно участие и ясна дневен ред, срещите могат да станат разочароващи. В резултат на това екипите могат да загубят както информация, така и връзка.
Загуба при превода: Когато екипите не инвестират време и енергия в документирането на информация, много знания могат да се загубят при прехвърлянето от един човек на друг.
Сътрудничество
Липса на обща основа: Без обединено виртуално работно пространство екипите могат да загубят контекста и общата основа, необходими за съвместната работа. Това е както техническо, така и поведенческо предизвикателство.
Загуба на ентусиазъм при асинхронна комуникация: Представете си, че имате фантастична идея, споделяте я с колега и той ви отговаря 12 часа по-късно. Естествено е дотогава да сте загубили ентусиазма/интереса си. Без сътрудничество в реално време идеите могат да умрат, още преди да са се реализирали.
Дискусии извън работното място: В офиса хората пият чай, обядват или се разхождат до паркинга, изграждайки приятелски отношения, дори и да не говорят за работа. Хибридните екипи често пропускат тази възможност, което намалява колективната производителност.
Ключът към решаването на тези предизвикателства е да се инвестира в подходящи технологии за сътрудничество в облака, да се обучават служителите за тяхното използване и да се създаде култура, която цени включването, гъвкавостта и сътрудничеството, независимо от местоположението. Нека видим как.
Справяне с предизвикателствата на хибридното сътрудничество
Преди да закупите софтуер за хибридна работа, трябва да разберете по-дълбоките социални, културни и технологични аспекти на работата на вашия екип. Затова започнете от самото начало.
1. Разберете хибридната работна среда
Задайте си следните въпроси.
- Колко от нашите екипи работят по хибриден модел?
- Какви инструменти за комуникация на работното място използват в момента?
- С какви предизвикателства се сблъскват?
- Какви са неефективностите или недостатъците, за които съобщават мениджърите?
- Защо възникват тези предизвикателства/неефективности?
- Какви решения са разработили екипите, за да преодолеят или да се приспособят към тези предизвикателства/неефективности?
След като разберете това, подберете набор от онлайн инструменти за сътрудничество като ClickUp, за да улесните хибридната комуникация.
2. Предотвратяване на комуникационна имплозия
Били ли сте някога в ситуация, в която изпращате на някого документ по имейл, проследявате го в Slack, редактирате файла в Google Docs (и добавяте коментари) – разпръсквайки комуникацията си от едно място на друго?
Това е нещо нормално в съвременните работни места. Това е и най-голямото изтощение на енергия!
Докато работите асинхронно, обединете цялата комуникация в една платформа като ClickUp, за да не пропуснете нито едно съобщение. Всъщност, чатът на ClickUp ви помага да видите всички съобщения на едно място, така че да можете да отговаряте поред.
Ако сте начинаещ в създаването на политики за комуникация, опитайте шаблона „Комуникационен план“ на ClickUp. Той ще ви помогне да обмислите необходимите процеси и да ги документирате ефективно.
3. Установете ясни протоколи за комуникация
Инструментите са помощно средство, а не самото решение. Затова, докато внедрявате инструментите си, създайте предпазни мерки и най-добри практики за тяхното използване.
Уточнете какво означава „хибридно“ за вас. Определете вашите очаквания по отношение на времето за реакция, начина на работа, каналите за комуникация, последващите действия, документацията и съвместното разработване на съдържание.
Например, можете да кажете, че когато има редакция на документа, който редактирате съвместно, се очаква отговор в рамките на 4 часа.
От друга страна, може да се наложи някои задачи да бъдат изпълнени синхронно. С инструмент като ClickUp вашите екипи могат да планират предварително и да работят заедно. Или да използват ClickUp Collaboration Detection, за да видят кой е онлайн и да му изпратят съобщение в реално време.
4. Балансирайте синхронната и асинхронната комуникация
Не всяка работа може да бъде изпълнена асинхронно. Понякога за решаването на даден проблем са необходими двама души, дори и да се намират на две различни места. Затова, когато планирате хибридни работни условия, балансирайте синхронното и асинхронното сътрудничество.
- Определете ясни очаквания за времето, през което хибридните екипи трябва да бъдат онлайн.
- Очертайте въпросите, които могат да бъдат решени асинхронно, и други, които изискват двама души да бъдат заедно.
- Насърчавайте членовете на екипа да задават статуса си на наличност в инструмента за управление на проекти или календара, така че другите да могат да бъдат поканени да работят заедно, ако е необходимо.
5. Бъдете прозрачни и приобщаващи
Традиционно членовете на екипа са имали склонност да пазят информацията за себе си. Когато е било необходимо, другите членове на екипа са я искали и са я получавали. Съвременните работни места не могат да си позволят този подход.
Днешната хибридна работна среда зачита прозрачността. Бъдете готови да документирате и публикувате не само важната информация, но и вашите процеси, подходи и цялото негласно знание.
С ClickUp Docs можете да документирате и публикувате информация за екипа и да я споделяте с подходящите лица извън организацията. От друга страна, ClickUp Whiteboards е чудесно място за картографиране на вашите процеси или работни потоци, за да се уверите, че всички са запознати с цялостния контекст.
Такава прозрачност ще подобри значително хибридното екипно сътрудничество, тъй като хората могат да търсят информация и да я получават сами в момента и на мястото, което са избрали за работа. Липсата на достъп до информация вече няма да бъде пречка за извършването на работата.
Внедряване на хибридно сътрудничество с инструменти за сътрудничество като ClickUp
Ако разполагате само с чук, всичко ще ви изглежда като пирон. Ако разполагате само с електронна таблица, ще мислите само в редове и колони. Ето защо внедряването на подходящи инструменти за сътрудничество в предприятието е от основно значение за успеха на организацията.
При внедряването на хибридни работни инструменти имайте предвид следното.
Равенство
Изберете инструмент, който дава възможност на всеки служител да бъде включен, видян и изслушан в дискусията. Поддържайте всички начини за комуникация – текст, аудио, видео, коментари, запис на екрана и др. – отворени, за да могат хората да допринесат по начин, който им е най-удобен.
ClickUp позволява всичко това и още много други неща. Задачите в ClickUp предлагат вложени коментари, за да могат екипите да общуват в контекста. ClickUp Clips съчетава запис на глас и екран, за да се осъществява ясна комуникация.
Леснота на използване
Ако не изберете подходящия инструмент, самото му актуализиране и управление може да се превърне в огромна задача.
Изберете инструмент с прост потребителски интерфейс и лесен за използване. Създайте оптимизирани работни процеси, за да се уверите, че инструментът за управление на проекти намалява натоварването, а не го увеличава. Автоматизирайте процесите, които могат да бъдат автоматизирани.
Например, ClickUp Brain автоматично генерира бележки за състоянието на проекта въз основа на всички актуализации, извършени от потребителите на платформата. Представете си колко време може да спестите с това!
Друг ключов аспект на инструмента за сътрудничество на работното място е способността да поддържа баланса между работата и личния живот. Това може да бъде нещо толкова просто като изключване на известията извън работното време или задаване на ясен статус на наличност за по-добро разпределение на натоварването.
Адаптивност
Хибридните екипи често се сблъскват със ситуации, в които някои хора са в офиса, а други работят дистанционно. Това означава, че те трябва да провеждат хибридни срещи, в които всички могат да участват равнопоставено.
Функциите на ClickUp са проектирани, за да позволят това. Например, в конферентна зала един човек може да прожектира ClickUp Docs и да пише, докато членовете на екипа, които работят дистанционно, могат да виждат актуализациите в реално време на своите компютри.
Изчерпателност
Разпространението на инструменти е реално. Организациите редовно използват един инструмент за разговори в реално време, друг за управление на проекти, трети за мозъчна атака, още един за документация и т.н. Това създава предизвикателства, като например следните.
- Информацията е разпръсната в различни инструменти
- Интегрирането на тези инструменти е сложно и неефективно.
- Приемането на технологиите е по-ниско, защото прекалено много инструменти изглеждат като прекалено много работа.
- Данните и информацията от тези инструменти са минимални.
За да избегнете всичко това, изберете инструмент, който е всеобхватен. Инструмент като ClickUp е нещо повече от просто управление на проекти. Той предоставя на екипите всички инструменти, от които се нуждаят, за да свършат работата си.
Дали става дума за бяла дъска, платформа за комуникация, система за управление на натоварването или изчерпателен табло, ClickUp предлага всичко това. Това е пространство за съвместна работа, създадено да насърчава взаимодействията, като същевременно зачита различните модели на работа и индивидуалните предпочитания.
Убедете се сами. Опитайте ClickUp още днес!