Флуктуацията на персонала никога не е добра новина. Освен негативното си влияние върху бизнеса ви, огромното количество време и усилия, които вашият отдел по човешки ресурси и вие сами полагате за набиране на нови служители, обучението им и подобряването на тяхната продуктивност, го превръщат в голяма загуба.
Макар че известно текучество е нормално, високите нива на текучество могат да са признак за по-дълбок проблем. Един добър начин да разберете причините за нарастващия брой на напускащите е да проведете ефективни интервюта при напускане.
Интервютата при напускане са ценен инструмент за разбиране на истинските причини, поради които даден служител е решил да напусне. Често интервютата при напускане дават и безпристрастна оценка на корпоративната култура, скрити проблеми и уникална перспектива за опита на служителя.
Въпреки това, те често не се използват пълноценно, а някои организации изобщо пропускат интервютата при напускане.
За да проведете ефективно интервю при напускане, прочетете 20-те най-добри въпроса за интервю при напускане и най-добрите практики за организиране на такива интервюта.
Какво е интервю при напускане?
Интервюто при напускане е официална среща, която обикновено се провежда между мениджъра по човешки ресурси или представител на отдела по човешки ресурси на дадена организация и служител, който е подал оставка. Въпросите в интервюто имат за цел да разберат защо служителят напуска, какви са неговите впечатления от организацията и какви са неговите предложения за подобряване на културата на работното място или работната среда.
Интервютата при напускане обикновено се насрочват скоро след като служителят подаде официалното си предизвестие за напускане, но могат да се проведат по всяко време през периода на предизвестието. Интервютата при напускане са важна част от добрата практика в управлението на човешките ресурси.
Прочетете още: 10 софтуера за управление на таланти за HR екипи през 2024 г.
Защо интервютата при напускане са важни?
Интервютата при напускане са съществена част от процеса на напускане на служителите по няколко причини:
- Поглед върху опита на служителите: Разберете истинските причини за напускането на служителя, особено ако той не е искал да ги разкрие по време на работата си.
- Идентифициране на модели: Събирането на подробна обратна връзка при напускане от множество служители може да помогне на организацията да открие модели или проблеми, които могат да имат отрицателно влияние върху нея.
- Повишаване на задържането на служителите: Информацията, получена от интервютата при напускане, може да помогне на ръководителите да разберат как да подобрят процесите, работната среда и културата в екипа, както и управленските практики, за да повишат морала и задържането на служителите.
Когато пропускате интервютата при напускане или ги провеждате набързо, пропускате възможността да получите важни отзиви, които биха могли да разкрият скрити проблеми. Ако тези проблеми продължат да съществуват и не бъдат разрешени, рискувате да загубите по-квалифицирани служители.
Важно е да провеждате интервюта при напускане с търпение, отвореност и съпричастност. Опитът на всеки в работата в дадена компания е различен и напускащият служител може да не винаги да има положителни неща да каже за вашата организация или дори за вас.
Трябва да сте подготвени и за това, че напускащите служители може да бъдат мълчаливи и да отказват да дават ясни отговори. Във всеки случай, слушайте спокойно и не забравяйте, че целта тук е да разберете и да насърчите откровените отговори, а не да се защитавате или да разпитвате до степен, в която интервюираният да се почувства некомфортно.
Прочетете още: 10 шаблона за интервю: въпроси и насоки за мениджъри по наемане на персонал
20 въпроса, които да зададете на служителите при напускане
След като разгледахме основните принципи, ето списък с въпроси за интервю при напускане, които можете да зададете на напускащите служители, за да разберете факторите, стоящи зад решението им да напуснат организацията ви. Разглеждайте списъка по-долу като шаблон, който можете да персонализирате в зависимост от ролята, представянето и предишните разговори със служителя.
Причини за напускане
- Каква беше основната причина, която ви накара да напуснете? Беше ли това по-добра възможност, кариерна стагнация, баланс между работата и личния живот и т.н.?
- Имало ли е конкретни инциденти, които са повлияли на решението ви да напуснете? Можете ли да ги опишете?
- Намерихте ли някоя от политиките или практиките на компанията за проблемна по някакъв начин?
Удовлетвореност от работата
- Кои аспекти от работата ви доставиха най-голямо удовлетворение и удовлетворение?
- Кои аспекти от работата ви харесвахте най-малко?
Взаимоотношения с мениджъри и колеги
- Опишете общото си отношение към колегите си. Можете ли да дадете примери за положителни/отрицателни преживявания?
- Опишете отношенията си с прекия си ръководител. Можете ли да дадете примери за положителни/отрицателни преживявания?
- Успявахте ли да си сътрудничите и да работите безпроблемно с колегите си?
Корпоративна култура
- Опишете мнението си за корпоративната култура и социалните придобивки на служителите
- Как мисията и ценностите на компанията повлияха на вашия професионален живот?
- Имаше ли значение корпоративната култура за вашето решение да напуснете?
- Успявахте ли да балансирате личния си живот с професионалните си отговорности по здравословен начин?
Обучение и адаптиране на нови служители
- Смятате ли, че процесът на въвеждане в работата беше изчерпателен и добре организиран?
- Смятате ли, че първоначалното обучение, което сте получили, е било ефективно за подготовката ви за задълженията на работата?
- Колко време отне да се интегрирате в компанията с помощта на представителя на отдел „Човешки ресурси“ и членовете на екипа ви? Беше ли процесът гладък?
Заплащане и допълнителни придобивки
- Доколко сте доволни от вашия пакет от възнаграждения?
- Бяхте ли доволни от честотата на увеличенията на заплатата?
Възможности за растеж и развитие
- Бяха ли ви предоставени възможности за кариерно развитие и усъвършенстване на уменията ви по време на работата ви в компанията?
- Как бихте оценили програмите за развитие на уменията в компанията?
- Получихте ли ясни указания и план за постигане на целите си за кариерно развитие?
В края на интервюто за напускане може да поискате от служителя предложения или идеи за подобрения. Понякога служителите споделят оригинални, добре обмислени идеи, които можете да приложите в бъдеще.
Тези въпроси за интервю при напускане са предназначени да ви помогнат да получите подробна обратна връзка за опита на служителя в организацията и за това дали усилията на вашата компания за създаване на щастливо, здравословно и продуктивно работно място са ефективни.
Въпросите за корпоративната култура и отношенията с настоящите служители, колеги и мениджъри, в частност, могат да ви помогнат да подчертаете основните проблеми, свързани с динамиката на работното място, управленските практики и сплотеността на екипа.
Професионален съвет💡 : Използвайте вградения AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain , като ваш партньор за мозъчна атака, за да генерирате въпроси за интервю при напускане, използвайки прости подсказки. Това ви спестява време и ви помага да създадете изчерпателен набор от въпроси за задълбочен процес на интервю при напускане.
Как да проведете успешно интервю при напускане
Изследване на Aberdeen показва, че само около 29% от компаниите имат структурирана стратегия за напускане на служители.
Като пропускат интервюто при напускане, голям процент от организациите пропускат ценни възможности да разберат възприятията на служителите и да получат информация за динамиката на екипа и стиловете на лидерство.
Ефективната стратегия за напускане включва добре структуриран процес на интервю при напускане. Ето някои насоки:
1. Изберете подходящия формат на интервюто
Решете какъв формат искате да използвате за интервютата при напускане. Нека да е гъвкав, удобен и достъпен за служителите. Можете да избирате измежду няколко формата на интервю, в зависимост от най-добрия начин да насърчите служителите да дадат безпристрастна обратна връзка.
- Лични интервюта: Тези интервюта са отличен начин за провеждане на задълбочени дискусии и ви позволяват да уловите по-фините сигнали на езика на тялото и изражението на лицето. Можете също така да получите бързи отговори на последващи въпроси.
- Телефонни интервюта: При този гъвкав формат напускащите служители участват в интервюто в удобна за тях среда по техен избор, което може да ги насърчи да бъдат по-откровени в обратната си връзка.
- Видео срещи: Видео разговорите съчетават предимствата на личната и дистанционната комуникация
- Онлайн анкети: Това е ефективен начин да получите обратна връзка и може да бъде изпратен до много служители. Анонимността може да насърчи по-честни отговори, но недостатъците са липсата на подробности и вероятността много бивши служители да игнорират анкетата.
Професионален съвет💡: Използвайте ClickUp Exit Interview, за да съберете обратна връзка от служителите.
2. Изберете подходящия момент
Искате да съберете конструктивна обратна връзка от служителите? Най-добре е да не насрочвате интервюта за напускане веднага след като са подали молбите си за напускане или твърде близо до последния им работен ден.
Служителите все още обмислят решенията си и се справят с комплексни емоции веднага след като подадат оставка. Насрочването на интервюто за напускане в последния им ден може да ги накара да се чувстват прекалено притеснени, за да дадат конструктивна и честна обратна връзка.
Според Havard Business Review най-доброто време за насрочване на интервюта при напускане е по средата между датата на подаване на молбата за напускане и последния работен ден на служителя. Към този момент служителите вече са преосмислили решението си да напуснат и все още са в изпитателния срок.
3. Подгответе подходящ набор от въпроси
Подгответе смислени въпроси, които да зададете по време на интервюто. Решете как ще ги структурирате, без да звучат натрапчиво или неподходящо.
Използвайте горния списък и добавете контекстуална информация въз основа на ролята на служителя, длъжностната му характеристика, представянето му и предишни отзиви, за да проведете ползотворно интервю при напускане.
Има въпроси, които трябва да избягвате. Ето няколко примера за въпроси, които не трябва да задавате по време на интервю при напускане:
| Какво да не питате | Защо | Какво да попитате вместо това |
|---|---|---|
| Напускате ли поради лични причини? | Това е натрапчиво и дава по-малко възможност на служителя да даде удобен отговор. | Има ли конкретни причини, които са повлияли на решението ви да напуснете? Свързани с работното място или други? |
| Беше ли натоварването прекалено голямо за вас? | Подсказва, че служителят може да напуска поради некомпетентност | Как оценявате натовареността и как може да бъде подобрена? |
| Каква заплата ви предложи новата компания? | Този въпрос е неуместен и натрапчив. | Беше ли вашият пакет от възнаграждения конкурентен според стандартите в бранша? |
Съвет от професионалист💡: Използвайте шаблони за интервюта при напускане , за да създадете добре структурирани и смислени въпроси за интервюто и да насърчите честен разговор, който да даде полезна информация на тези, които остават.
4. Създайте работния процес за интервютата при напускане
Въвеждането на процес на интервю при напускане позволява на мениджърите по човешки ресурси да оптимизират процеса на напускане на служителите и систематично да събират данни.
Просто използвайте ClickUp Tasks, за да създадете списък за всеки етап от процеса на интервюто при напускане. Етапите в задачата могат да включват „Подготовка“, „Планиране“ и „Създаване на база с въпроси“ и др. Под всеки списък създайте подзадачи, които да представят задачите за всеки етап. Разпределете тези задачи заедно с крайните срокове на съответните членове на екипа на HR.
Професионален съвет 💡: Създаването на процес за интервю при напускане за всеки кандидат може да бъде трудно. Използвайте шаблона за интервю на ClickUp , за да организирате задачите, да определите срокове и да проследявате различните етапи от процеса на интервю при напускане.
Предимствата от използването на този шаблон за интервюта при напускане и оставане са:
- Осигурява структура и последователност на процеса на интервюто
- Гарантира, че всички кандидати получават еднаква информация
- Помага за проектирането, тестването и оптимизирането на опита с подходящи въпроси за интервю при напускане
5. Използвайте софтуер за управление на човешките ресурси, за да оптимизирате процеса на напускане на служителите
Използвайте ClickUp HR, всеобхватно средство за продуктивност за управление на различните аспекти на процеса на напускане.
Например, създайте подробен процес за събиране на обратна връзка от служителите, анализиране на отговорите и прилагане на планове за действие с ClickUp Docs.
Поканете членовете на екипа си да дадат предложения и да работят съвместно в Docs, за да създадат изчерпателно ръководство за процеса.
Избройте всичко, което напускащият служител трябва да направи, за да завърши процеса на напускане, с помощта на списъка с задачи на ClickUp.
Предоставете го на служителите, които са подали молба за напускане, за да могат да отбелязват всеки елемент, след като го изпълнят. По този начин можете да проследите и да се уверите, че всички формалности по напускането са изпълнени.
6. Анализирайте обратната връзка
След като интервюто за напускане приключи, анализирайте отговорите на служителите и извлечете полезна информация от тях. По този начин ще задълбочите разбирането си за това, което движи вашата организация. Това също така показва на служителите, че тяхното мнение е важно.
Ако го направите добре, ще получите информация за:
- Какво работи и какво не работи в организацията
- Скрити предизвикателства и възможности
- Как изглежда конкурентната среда? Към кои компании е най-вероятно да загубите служители?
Успешното интервю при напускане ви помага да приключите връзката с положителна нотка. Едно отлично интервю при напускане може също така да превърне напускащите служители в защитници на компанията.
ClickUp Brain може да анализира обратната връзка от служителите и да я обобщи в практически съвети. Ръководителите на организации могат да приоритизират тези съвети, за да се справят с критични проблеми в работната среда и да изградят по-добра култура.
Прилагане на знанията от интервюто при напускане
В днешната икономика, основана на споделянето на знания, висококвалифицираните и мотивирани служители са двигател на успеха на организацията. Ръководителите на човешките ресурси и бизнес лидерите трябва да разберат защо тези търсени служители остават, защо напускат и как организацията трябва да се промени, за да стане по-привлекателна за тях. Едно добре обмислено интервю дава обратна връзка по всички три въпроса.
1. Съберете и организирайте обратната връзка
Обобщете заключенията си от множество интервюта при напускане на едно място. Използвайте стандартизиран формат, за да организирате и представите данните си на заинтересованите страни.
Използвайте шаблона за резултати от анализ на данни на ClickUp, за да събирате и организирате данни от различни източници. Той предоставя единен формат, който улеснява визуалното представяне на данните и идентифицира тенденции или модели.
Шаблонът за интервю при напускане осигурява последователност на данните, като предоставя единен формат за анализ.
2. Анализирайте данните
Категоризирайте отговорите от интервюто при напускане по теми. Те включват баланс между работата и личния живот, въпроси, свързани с заплащането/възнаграждението, удовлетвореност от работата, използване на уменията, работна среда и др.
Още по-добре е, ако можете да анализирате отговорите и да количествено изразите данните, където е възможно, за да идентифицирате повтарящи се модели или тенденции – например честотата, с която е бил подчертан даден проблем.
Професионален съвет💡: Използвайте софтуер за управление на служителите с разширени възможности за отчитане и анализ, за да събирате данни от интервюта при напускане. Потърсете софтуер с интерактивни табла, които представят показатели за успех и KPI в различни формати, така че екипите по човешки ресурси да могат бързо да усвоят критичната информация.
3. Идентифицирайте ключовите проблемни области
Категоризирането на проблемите може да ви помогне да определите приоритетите за подобрение въз основа на тяхното влияние върху опита и удовлетвореността на служителите. Ключовите проблемни области могат да включват работна среда с висока степен на стрес, изчерпване, микромениджмънт и токсична работна среда.
Съвет от професионалист💡: Използвайте софтуер за оценка на представянето , за да идентифицирате общи теми в отговорите на служителите. Това може да бъде ценен източник на информация за идентифициране на проблемни области.
4. Работете със заинтересованите страни, за да създадете план за действие
Споделете резултатите от интервюто при напускане с ключовите заинтересовани страни, за да се запознаят с дълбоко вкоренените проблеми в организацията. Ако има проблеми, които обикновено остават незабелязани, работете съвместно, за да разработите цялостен план за действие за тяхното разрешаване, като използвате ClickUp Docs.
С помощта на съвместното редактиране на живо вашият екип и заинтересованите страни могат да правят промени в реално време, да добавят контрол на версиите и да задават и разрешават коментари на една и съща страница.
Въз основа на резултатите от анкетите при напускане, създайте примерни въпроси за интервю при напускане, тествайте ги върху малка група и оптимизирайте процеса.
Идентифицирайте въпросите с висок и нисък приоритет и създайте структуриран план за тяхното решаване етап по етап. Определете ролите, отговорностите и сроковете за всяка мярка.
Например, екипът по човешки ресурси и мениджърите на отделите могат да изготвят план за справяне с оплакванията относно баланса между работата и личния живот, като въведат гъвкави политики за работа и постигнат 50% степен на приемане в рамките на следващите три месеца.
Прочетете още: 11 безплатни шаблона за човешки ресурси за подобряване на процесите в областта на човешките ресурси през 2024 г.
5. Поставете цели и проследявайте напредъка им
Използвайте ClickUp Goals, за да създадете проследими цели за всяка задача. Можете да използвате формата за обобщаване на напредъка, за да визуализирате процентите на напредъка на няколко свързани цели. Например, цели в категорията на високостресови среди могат да бъдат:
- Цел 1: Намаляване на нивото на стрес на служителите с 25%
- Цел 2: Да се реализират три цели за благосъстояние до края на следващото тримесечие
- Цел 3: Намаляване на случаите на изчерпване с 30% до началото на следващата година
6. Прилагайте мерки, наблюдавайте и оценявайте
Изпълнете всеки елемент от плана за действие според графика. Проверете с отговорните екипи, за да се уверите, че разполагат с достатъчно ресурси за изпълнение на задачите си.
Непрекъснато следете напредъка на всяка промяна и оценявайте нейната ефективност с помощта на непрекъснати отзиви от служителите. Използвайте информацията от отзивите, за да внесете промени в плана си за действие и да оптимизирате подходящите въпроси за интервю при напускане.
Професионален съвет 💡: Интегрирането на програми за управление на приемствеността в културата на работното място създава възможности за служители с висок потенциал да поемат висши ръководни длъжности. Такива възможности за напредък помагат на служителите да визуализират едно влиятелно бъдеще в организацията, което подобрява процента на задържане на служителите.
Превърнете интервютата при напускане в мощни двигатели на организационна промяна
Интервютата при напускане не са просто последен разговор между напускащите служители и организацията. Промислените въпроси за интервю при напускане могат да ви помогнат да създадете значимо и приспособимо работно място за настоящите и бъдещите служители.
Най-добрият начин да започнете да разработвате ефективен процес за интервю при напускане е да използвате инструменти като ClickUp, които ви помагат да организирате, централизирате, управлявате и оптимизирате всеки аспект.
Платформата предлага няколко функции за управление на задачи, събиране на обратна връзка и документиране. С ClickUp можете да се уверите, че всеки процес е добре документиран и че вие и вашият екип действате въз основа на обратната връзка от служителите.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp и разберете как може да подобри процеса на интервюта при напускане.