Служителите се нуждаят от нещо повече от просто добра заплата от работата си. И така, какво всъщност искат?
За повечето служители заплатата сама по себе си не е единственият фактор, който ги мотивира да дават най-доброто от себе си на работното място. Дълбокото чувство за цел, смислените разговори и, може би най-важното, добрият мениджър са също толкова важни.
Като мениджър вие искате да се отнасяте правилно към екипа си, за да бъде той ангажиран и да може да постига целите си. Ето защо трябва да определите ясни очаквания и да общувате ефективно, за да изградите гъвкав и устойчиви екип.
Нека разгледаме всичко, което трябва да знаете за определянето на очакванията на мениджърите, за да разкриете пълния потенциал на вашите служители.
Защо е важно да се определят очакванията на мениджърите?
Определянето на ясни очаквания на работното място е изключително важно за осигуряването на чувство за цел, посока и успех.
С ясни очаквания относно целите и ключовите показатели за ефективност всички членове на екипа разбират какво означава успех, което предотвратява объркване или недоразумения.
Най-важното е, че това води до по-голяма отговорност , което разкрива потенциала на продуктивна и ефективна работна сила. Това гарантира, че всички проекти се изпълняват без закъснение и в съответствие с ключовите показатели за успех (KPI).
Как да определите очакванията на мениджъра?
Сега, когато знаем, че определянето на очакванията на мениджърите е важно, как да ги формулираме? Ето четири полезни съвета, които ще ви помогнат:
1. Поставете ясни и конкретни цели
Започнете с ясна комуникация, за да определите очакванията. Моделът за SMART цели е често използван метод от мениджърите за определяне на ясни цели при управлението на проекти.
Но какво представлява една SMART цел?
Те се определят като конкретни, измерими, постижими, значими и обвързани с краен срок. Това означава, че всяка цел на проекта трябва да включва какво трябва да бъде постигнато, как да се проследява напредъкът, дали е реалистична и постижима, дали съответства на служебните задължения на съответния служител и целите на компанията и, накрая, дали има краен срок.
Добър пример за SMART цел би могъл да бъде: да се създаде програма за обучение, която да намали времето, прекарано в обслужване на клиенти, с 10% в рамките на 3 месеца.
2. Общувайте ясно с екипа си
За да поставите ясни очаквания пред екипа си, избягвайте жаргона и отидете направо на същността. Кратките, но ясни инструкции могат да предадат по-добре вашата идея. Това помага на екипите да усвоят необходимата информация, за да работят по задачите си.
Ясни цели срещу неясни цели (примери от гледна точка на маркетинга)
Ясна цел: Увеличаване на регистрациите на уебсайта с 20% през следващото тримесечие Тази цел е конкретна (20%), измерима (регистрации на уебсайта), постижима (в рамките на едно тримесечие), релевантна (важна за маркетинга) и обвързана с конкретен срок (следващото тримесечие)
Неясна цел: Повишаване на познаваемостта на марката
- Тук не се посочва измерим резултат. „Повече“ е субективно понятие
- Липсва конкретен показател. Познаваемостта на марката може да се измерва по много начини (например споменавания в социалните медии, посещения на уебсайта)
- Няма количествено измерима цел. Колко „повече“ осведоменост се изисква?
- Липсва срок. Кога трябва да бъде постигнато това?
Освен това трябва да осигурявате редовни актуализации чрез срещи, имейли или кратки обсъждания, за да бъде всеки в течение.
3. Съвместете очакванията с показателите и обратната връзка
След като обаче сте определили целите и сте установили комуникацията, последната стъпка при определянето на очакванията е може би най-важната: свързването на очакванията с показателите и обратната връзка.
Членовете на екипа ви трябва да разберат как ще бъде оценявано тяхното представяне. Показателите трябва да бъдат обективни, измерими и ясно дефинирани. Ако е възможно, включете въпроси за 360-градусова оценка от колегите им, клиентите и вас, за да разберете как са се представили.
Това проучване може лесно да бъде стартирано чрез шаблона за формуляр за обратна връзка на ClickUp, който може да ви помогне да създадете платформа за изразяване на опасения и мнения. Членовете на екипа ви могат да съберат ценна информация за своята работна етика, производителност и социални умения чрез тези напълно персонализируеми формуляри, оборудвани с анализ на данни и статистически данни.
Както вече установихме, да бъдеш мениджър е нещо повече от делегиране на задачи. Ключовите изводи от книгата на Камил Фурние „Пътят на мениджъра“ могат да ви помогнат да разберете това!
Топ 10 очаквания към един добър мениджър
След като вече разбрахме как да определим очакванията към мениджърите, ще разгледаме подробно 10-те най-важни очаквания към един добър мениджър
1. Изградете ефективни комуникационни стратегии
Трябва да определите и регулирате каналите за комуникация за всички обсъждания по проектите. Но истината е, че дългите срещи за обсъждане на напредъка по проектите могат да бъдат загуба на време, докато съобщенията често се пропускат в различните канали, като Slack, имейл и др.
Чрез централизиране на комуникацията с помощта на функциите на ClickUp, като @споменавания или присвоени коментари, можете да изпращате и получавате съобщения в контекста на дадена задача. Използвайте функциите „Наблюдатели“ и „Отговорни лица“, за да държите ключовите заинтересовани страни в течение на разговорите.
Освен това се стремете да създадете всеобхватен комуникационен план, който очертава стратегиите и целите за вътрешна и външна комуникация във вашата организация.
Един добър план трябва да включва целевата аудитория, видовете съобщения, начина на комуникация и честотата на комуникацията. Колкото по-изчерпателен е планът, толкова по-добре ще се отрази това на успеха на вашия проект.
Шаблоните за комуникационни планове, като например шаблона за комуникационен план на ClickUp, са структурирани с множество раздели, в които можете да опишете подробно детайлите по проекта, целите, обобщението, анализа, проучванията и анализа на конкурентите. Това гарантира, че цялата важна информация се намира в един централизиран документ.
2. Отдайте дължимото на най-добре представящите се служители
Недооценените служители са по-склонни да се разочароват, ако не получават признание. Не е изненадващо, че 80% от служителите биха работили по-усилено, а може би дори и по-умно, ако се ценят.
Всички ние се радваме, когато работата ни се оценява. Признанието на работното място вдъхновява екипа ви да дава най-доброто от себе си и укрепва желаното поведение. Това може да допринесе и за задържането на служителите, както и за увеличаване на приходите и производителността.
„Има само два начина да повлияете на човешкото поведение: можете да го манипулирате или да го вдъхновите.“
„Има само два начина да повлияете на човешкото поведение: можете да го манипулирате или да го вдъхновите.“
3. Насърчавайте силна култура на работното място
Силната култура на работното място е гръбнакът на всеки успешен бизнес. Тя може да помогне за сплотяването на служителите, изграждането на доверие и мотивация, както и за създаването на уникална идентичност.
Но това може да се окаже трудно. Ето тук на помощ идва шаблонът за фирмена култура на ClickUp! Това е лесен за използване и персонализируем шаблон, който може да ви помогне да визуализирате и да обедините екипа си около това, което е важно, да определите приоритетите на инициативите за културно развитие и, най-важното, да засилите сплотеността сред членовете на екипа.
4. Подобрете процесите си за управление на проекти
Като мениджър (дори и ако сте мениджър за първи път ), ще имате множество проекти с различни екипи под ваше ръководство. Най-добре е да установите стабилни процеси и системи, за да направите работата по-организирана и ефективна както за вас, така и за членовете на екипа ви.
Инструменти като шаблони за работни планове предоставят конкретни цели, които ви помагат да организирате, планирате, комуникирате и приоритизирате работата. Те могат да включват раздели като цели и задачи на проекта, показатели за ефективност, срокове, разпределение на ресурсите и др.
5. Делегирайте задачите по прозрачен начин
Всеки член на екипа ви трябва да знае какво се очаква от него и кога трябва да го направи. Ефективното делегиране на задачи е в основата на ефикасното управление на работната натовареност – една от основните ви цели като мениджър.
За да планирате предстоящите проекти въз основа на капацитета на екипа си, можете да използвате шаблона за натовареност на служителите на ClickUp.
С този шаблон можете да видите колко работа е възложена на отделните сътрудници. По този начин всеки знае какво се очаква от него, което предотвратява преумората, повишава прозрачността и създава усещане за справедливост. Наблюдението на натоварването става по-лесно чрез оценки на времето, спринт точки и др.
Това спомага за повишаване на ефективността и насърчава сътрудничеството между отделите и екипите.
6. Изпълнявайте поетите ангажименти
Като мениджър трябва да спазвате обещанията си. Преди да поемете ангажимент, разберете какви стъпки са необходими и ги изпълнете.
Когато служителите виждат, че мениджърите изпълняват поетите от тях ангажименти, те се чувстват по-ангажирани и свързани с проекта и екипа. Когато се създаде верига от обещания, това изгражда доверие и надеждност, което води до успеха на организацията.
7. Насърчавайте и подпомагайте професионалното развитие
Мениджърите оказват значително влияние върху кариерата на служителите и всеки член на екипа добре съзнава това. Затова трябва активно да идентифицирате силните и слабите страни на екипа си, за да разпределите отговорностите така, че да се възползвате от техните способности и да постигнете максимална производителност.
С шаблона за кариерно развитие на ClickUp можете да помогнете на членовете на екипа да разберат какви умения трябва да развият, за да постигнат кариерните си цели. Това може да улесни предоставянето на обратна връзка, измерването на резултатите и др. Шаблоните за кариерно развитие се превръщат в мощен инструмент, който помага на мениджърите и членовете на техните екипи да визуализират ясно напредъка в кариерата си.
8. Идентифицирайте и намалявайте рисковете
Мениджърът трябва да реагира бързо и решително при справянето с рисковете. Можете да въведете структуриран подход за идентифициране и оценка на рисковете, както и за определяне на приоритетите при ефективните стратегии за тяхното ограничаване. Още по-важно е да обучите всеки член на екипа да бъде интуитивен и да съобщава за рисковете проактивно.
Шаблони като шаблона за регистър на рисковете на ClickUp могат да ви помогнат да идентифицирате рисковете, преди те да се превърнат в проблеми. Той може също да ви помогне да организирате оценките на риска и да проследявате статуса на рисковете, отговорността за тях и въздействията им на едно място.
9. Осигурете силно лидерство и насоки
Лидерството срещу мениджмънта е дългогодишен дебат, но никой не би оспорил, че един добър мениджър трябва да бъде и добър лидер.
Добрите мениджъри имат визия за екипа. Отличните мениджъри са способни да превърнат тази визия в практически планове. Те мислят нестандартно, за да намерят решения на проблемите (ако има такива), и могат да мотивират хората с подходящи послания и начин на представяне, за да реализират тази визия.
Един добър лидер трябва да притежава почтеност, за да гарантира, че никой служител не е третиран несправедливо, както и гъвкавост, за да се адаптира към ситуациите, когато това е необходимо. Отличното лидерство е съчетание от ефективно управление на екипа и практика, и едва след това добрите мениджъри се превръщат в велики лидери.
10. Уважавайте личните граници
Екипът ви е вашата сила и е важно да зачитате границите им по отношение на времето, личния живот и личното пространство.
Членовете на екипа ви трябва да се чувстват свободни да се обръщат към вас с въпроси, свързани с работата, без да се притесняват, че личният им живот е подложен на ненужен контрол. Това спомага за създаването на професионална среда, в която служителите се чувстват ценени и уважавани единствено заради приноса си.
Най-важното е, че за да бъдете добър мениджър, трябва да насърчавате здравословен баланс между работата и личния живот, което позволява на членовете на екипа ви да се възстановят извън работното време.
Как да отговорите на очакванията като мениджър?
Ролята на мениджър може да бъде предизвикателна, но всеки екип разчита на внимателен мениджър, който да го насочва към постигането на целите на организацията с пълна отдаденост. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да останете бдителни и проактивни.
- Бъдете в крак с новостите: Запознайте се добре с бизнеса. Следете отблизо промените във вашата индустрия и възприемайте новите иновации, които можете да използвате, за да подобрите ефективността на работата на екипа си
- Поставете екипа на първо място: Определете какво е най-доброто за вашия екип. Екипът ви ще има по-голямо доверие във вашите решения, ако успеете да отчетете техните нужди при вземането на решения
- Овладейте управлението на времето: Научете се да определяте срокове, които балансират бизнес приоритетите с възможностите на екипа ви. Планирайте проектите достатъчно рано, за да избегнете суматохата в последния момент
- Усъвършенствайте мотивационните си умения: Повишете морала на екипа, като изпробвате нови подходи, за да ги вдъхновите да постигнат общите цели
Управлявайте екипа си по-добре с ClickUp
Ролята на мениджър може да бъде изтощителна, тъй като трябва да се справяте с множество очаквания както от страна на екипа си, така и от страна на висшето ръководство. Но не е нужно да правите това сам. Платформа като ClickUp ви позволява да изпълнявате задълженията си по оптимален начин и с максимална прозрачност.
ClickUp премахва необходимостта да проследявате и да следите милион неща ръчно, което ви освобождава време, за да се фокусирате изцяло върху развитието на екипа си. Полезен съвет? Запознайте се с различни инструменти, техники и шаблони, за да оптимизирате ефективно отговорностите си.
ClickUp може да бъде вашата универсална платформа, с която да отговорите едновременно на изискванията за комуникация и управление на проекти. Регистрирайте се безплатно в ClickUp и променете начина, по който управлявате екипите си!