Мениджъри, знам с какво се борите. ?
Управлението на глобален екип, който работи дистанционно, не е лесна задача, както и управлението на екип, който работи в офиса и има междуфункционални отговорности.
Но знаете ли какво? Софтуерът за управление на смени ми е помагал всеки път. Аз съм проучил различни такива инструменти и съм ги използвал през значителна част от моето пътуване. ?
Аз съм тук, за да ви помогна да изберете най-добрия софтуер за планиране на графиците на служителите въз основа на вашите специфични изисквания. Да започнем!
Какво трябва да търсите в софтуера за управление на смени?
Честно казано, в началото на кариерата си като мениджър съм допуснал редица грешки при търсенето на най-добрия софтуер за управление на смени. За да не допуснете същите грешки, преди да изберете желания софтуер, обърнете внимание на следните важни аспекти:
- Леснота на използване: Искате да опростите живота си с планирането на смени, така че това е моят критерий номер едно при избора на софтуер за планиране на графиците на служителите. Софтуерът трябва да е лесен за използване с интуитивен интерфейс, който минимизира кривата на обучение за всички членове на екипа. Освен това, ако имате управление в движение, софтуерът ви за планиране на графици трябва да е съвместим с мобилни телефони.
- Планиране: Автоматичното планиране е друга функция, която ще ви спести време. Трябва да изберете приложение за планиране на графиците на служителите, което може автоматично да планира смени въз основа на предварително определени правила, наличност на служителите и предпочитания.
- Проследяване на времето: Инструментът за проследяване на времето е необходим, ако вашият проект включва почасови ставки. Предпочитаният от вас софтуер за планиране на смени трябва да има интегрирани функции за отчитане на работното време, така че членовете на екипа да могат бързо да отчитат началото и края на работния си ден. Автоматичните предупреждения за извънреден труд при проследяване и изчисляване на извънредните часове биха били чудесно допълнение.
- Съответствие: Изборът на инструмент, който гарантира съответствие с трудовото законодателство и политиките на компанията, ще ви спести много време от ненужни правни проблеми.
- Комуникация: Уверете се, че предпочитаният от вас инструмент разполага с автоматизирани известия за промени, предстоящи смени и други актуализации. Той трябва да има и вградени функции за съобщения, които да осигуряват безпроблемна комуникация между служителите и мениджърите.
- Интеграция: Безпроблемната интеграция с системи за изчисляване на заплати и съвместимостта със съществуващи HR системи за синхронизиране и управление на данни е полезна функция, която минимизира усилията за интегриране.
- Цена: Накрая, но не на последно място, проверете цените и получите разумни, прозрачни и персонализирани цени въз основа на размера на вашия екип, без скрити такси.
10-те най-добри софтуера за управление на смени, които да използвате
Като човек, който през годините е изпробвал и тествал множество софтуери за управление на смени и графици на служителите, бих искал да ви представя 10-те най-добри софтуера за планиране на смени, които ще улеснят сътрудничеството в екипа ви и процесите на планиране.
1. ClickUp: Най-добър за планиране на смени и управление на човешките ресурси
ClickUp може да бъде вашето едностопанско решение за управление на смени. То се справя с най-належащия проблем, свързан с управлението на смени: елиминиране на визуалния хаос от календара за планиране на ресурсите.
Предварително създадените шаблони на инструмента ви позволяват да визуализирате графиците на персонала, да разпределяте задачи към конкретни смени и лесно да проследявате заявките за отпуск – всичко на едно място. Това позволява на всички да са на една и съща страница и спомага за осигуряване на гладка работа.
Вградената функция за проследяване на работното време позволява на служителите лесно да регистрират работното си време, което опростява изчисляването на заплатите и отчитането на работното време. Можете също да настроите известия и напомняния, за да информирате всички за предстоящи смени или промени в графика.
ClickUp насърчава сътрудничеството с функции за коментиране и споменаване, като Chat View, което улеснява комуникацията относно промени в работните смени или друга важна информация. Освен това ClickUp се интегрира с различни други инструменти, което ви позволява да синхронизирате графиците си за работни смени с календари и други системи за управление за наистина унифицирано преживяване.
Шаблоните за работни графици събират най-доброто от ClickUp, за да улеснят управлението на смени за вас. Например, с шаблона за график на смени на ClickUp можете:
- Организирайте смени и задачи чрез привлекателен визуален интерфейс.
- Използвайте функцията „плъзгане и пускане“, за да направите промени в графиците на смени.
- Персонализирайте статути и полета с шаблона в зависимост от вашите нужди.
ClickUp е също така стабилна платформа за управление на човешките ресурси „всичко в едно“, която предлага множество функции, пригодени за подобряване на наемането, въвеждането, развитието на таланти и изискванията за управление на служителите. А най-хубавото? Можете да персонализирате вашата HR система според вашите нужди чрез функции като „Персонализирани статуси “ и „Персонализирани изгледи“.
Ако нямате много време, използвайте готови HR шаблони и ги персонализирайте според вашите предпочитания. ClickUp разполага с библиотека от HR шаблони за назначаване на нови служители, оценка на представянето, наемане, заявки на екипа, наръчници за служители, фирмени процеси и др.
Шаблони на ClickUp за подобряване на операциите по планиране на смени
Управление на времето: Повишете производителността на екипа си с шаблони за управление на времето, като шаблона за графика на служителите на ClickUp. Можете да използвате този шаблон, за да планирате визуално седмичните смени на служителите си, да изчислите часовете и разходите за труд. Шаблонът ви позволява също да приоритизирате задачите и да проследявате заявките за отпуск на служителите.
Искания на екипа: Споделяйте искания, обратна връзка и идеи на едно място с шаблона за искания на екипа на ClickUp. Можете да спестите време, като осигурите ясна структура за искане на ресурси и услуги. Това помага на екипа ви да комуникира по-ефективно и намалява забавянията по проектите.
Най-добрите функции на ClickUp
- Календарно представяне : Това ви позволява лесно да планирате и визуализирате смени. Можете да премествате задачите с плъзгане и пускане на различни дати и часове, което улеснява коригирането на графиците според нуждите.
- Повтарящи се задачи: Настройте повтарящи се задачи за редовни смени, като се уверите, че те се създават автоматично, без да е необходимо ръчно въвеждане всеки път.
- Проследяване на времето: Използвайте функцията за проследяване на времето, за да следите отработените часове от всеки член на екипа. Това е полезно за изчисляване на заплатите и гарантиране, че смени са покрити адекватно.
- Потребителски полета: Добавете потребителски полета към задачите, за да включите конкретни подробности за смяната, като местоположение, роля и специални инструкции.
- ClickUp Automations : Автоматизирайте рутинни задачи, като уведомяване на членовете на екипа за предстоящите им смени или напомняне да се регистрират при пристигане/напускане.
- ClickUp Dashboards : Създайте табла, за да получите обща представа за покритието на смени, да проследявате присъствието и да наблюдавате ключови показатели, свързани с управлението на смени.
- Зависимости между задачите : Използвайте зависимостите между задачите, за да се уверите, че смени са покрити в правилния ред и че няма пропуснати критични задачи.
- Мобилно приложение: Мобилното приложение ClickUp позволява на членовете на екипа да проверяват графиците си, да отбелязват началото и края на работния си ден и да получават известия, докато са в движение.
Ограничения на ClickUp
- Голямото разнообразие от шаблони може да ви се стори прекалено голямо в началото, тъй като отнема известно време, за да разберете как се използват.
Цени на ClickUp
- Безплатен план завинаги: Най-подходящ за лична употреба
- Неограничен: Най-подходящ за малки екипи; 7 USD/месец на потребител
- Бизнес: Най-подходящ за средни екипи; 12 USD/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain: Добавете към всеки платен план за 5 USD/месец на потребител на Workspace
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 4000 отзива)
2. WhenToWork: Най-добър за планиране на графиците на служителите
WhenToWork е един от най-лесните инструменти за планиране на времето на вашия екип. Той улеснява процеса на разпределяне на задачите чрез планиране с едно кликване. Вашите служители получават прозрачна представа за графиците си, което им позволява да подават заявки за отпуск и бързо да разменят смени.
WhenToWork е чудесен за изграждане на отчетност в екипа, защото изпраща автоматични имейли, когато създавам смени. Това помага на служителите ми да са в крак с новостите.
Най-добрите функции на WhenToWork
- Автоматично попълване на графици с интерфейс за плъзгане и пускане
- Проследявайте кой е потвърдил или е видял най-новия си график.
- Експортирайте седмична информация за смени, включително името на служителя, длъжността, времето на смяната и платените часове за смяна.
- Следете смени за множество местоположения и отдели на едно място
Ограничения на WhenToWork
- Мобилното му приложение не е лесно за използване.
- Не предлага безпроблемна интеграция с програми за изчисляване на заплати.
Цени на WhenToWork (до 10 служители)
- Безплатно: 30-дневен пробен период
- 1 месец: 40 долара
- 3 месеца: 105 долара
- 6 месеца: 172 долара
- 1 година: 288 долара
Рейтинги и рецензии на WhenToWork
- G2: 4. 3/5 (90+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 100 отзива)
Не сте напълно доволни от WhenToWork? Разгледайте алтернативите на WhenToWork !
3. TimeClock 365: Най-добър за отчитане на работното време
TimeClock 365 е облачна система за управление на служителите, предназначена предимно за Microsoft Teams. Тя позволява на вашите служители да се регистрират при пристигане и напускане директно в средата на Microsoft Teams, което улеснява безпроблемното управление на времето, без да се налага преминаване между различни приложения.
Можете да проследявате отпуските, болничните и дистанционните дни на служителите, за да планирате смени според това. Ако имате екип в офиса, можете да използвате функцията за достъп до вратата, за да проследявате кога служителите започват и завършват своите смени.
Най-добрите функции на TimeClock 365
- Управлявайте присъствието на вашите служители, работните часове, отпуските, достъпа до сградата, одобренията, разходите и др., като ги направите по-отговорни за времето и задълженията си.
- Получавайте подробни отчети за задачите, по които работят служителите по време на работните си смени, с помощта на разширението за Google Chrome на TimeClock 365.
- Проследявайте местоположението на служителите в реално време и получавайте актуална информация кога започват и приключват работната си смяна.
Ограничения на TimeClock 365
- Услугите за поддръжка на клиенти могат да бъдат трудни за справяне, ако се наложи.
- Някои потребители считат за трудно да изтеглят точни месечни отчети, ако настройките не са дефинирани правилно.
Цени на TimeClock 365
- Безплатно: 7-дневен пробен период
- Essential: 3 долара на потребител на месец (минимален брой 5 лиценза)
- Стандартен: 5 долара на потребител на месец (минимален брой 5 лиценза)
- Pro: 11 долара на потребител на месец (минимален брой 5 лиценза)
- Премиум: 13 долара на потребител на месец (минимален брой 5 лиценза)
Оценки и рецензии за TimeClock 365
- G2: 4,7/5 (12 отзива)
- Capterra: 4/5 (28 отзива)
Съвет от професионалист: Решете проблемите си с управлението на работните часове с полезни съвети от офиса на нашия PMO!
4. Zoho People: Най-добър за управление на служители
Zoho People е надежден софтуер за управление на служителите, който решава проблеми, вариращи от набиране и назначаване на персонал до управление на присъствието и производителността на служителите.
Можете лесно да го използвате като приложение за работни графици, за да планирате смени на служителите, да проследявате работното им време и да спазвате изискванията за служители на заплата и почасово заплатени изпълнители въз основа на графиците им за смени.
Той предоставя пълна картина на наличността на работната сила в различни местоположения и обекти. Освен това, вашите служители могат лесно да разменят и да се предлагат доброволно за смени, използвайки приложението Zoho.
Най-добрите функции на Zoho People
- Планирайте лесно смени с помощта на функцията „плъзгане и пускане“ и копирайте предишни графици на смени, за да спестите време.
- Проследявайте дистанционното регистриране на служителите от работните места с GPS маркиране и географско ограждане.
- Получавайте актуална информация за ежедневната посещаемост и работното време в приложението Zoho People.
- Комуникирайте ефективно с членовете на екипа си чрез интегрирания месинджър и канал за съобщения.
Ограничения на Zoho People
- Отмяната на грешни заявки може да бъде неприятна
- Обслужването на клиенти може да отнеме допълнително време за разрешаване на най-малките запитвания.
Цени на Zoho People
- Безплатно: 30-дневен безплатен пробен период
- Essential HR: 0,83 долара на служител на месец, фактурира се ежегодно
- Професионална версия: 1,66 долара на месец за служител, фактурира се ежегодно
- Премиум: 2,5 долара на служител на месец, фактурира се ежегодно
- Предприятие: 4,16 долара на месец за служител, фактурирани ежегодно
Оценки и рецензии за Zoho People
- G2: 4. 4/5 (над 300 отзива)
- Capterra: 4,4/5 (над 200 отзива)
5. Gusto: Най-добър софтуер за изчисляване на заплати
Gusto е софтуер за цялостно управление на човешките ресурси. Той обаче не разполага с вградена система за планиране на графиците на служителите.
Можете да интегрирате софтуер за планиране на работните смени на служителите като Workforce и 7Shifts в Gusto и да ги синхронизирате с неговото ефективно решение за управление на заплатите. Това ви помага да управлявате вашите трудови изисквания и да предотвратите извънредния труд и недостига на персонал.
Функциите на Gusto за отчитане на работното време и изчисляване на разходите за труд също са полезни при изчисляване на отработените часове на смяна. Тези данни се синхронизират автоматично с Gusto, което улеснява обработката на заплатите.
Най-добрите функции на Gusto
- Автоматизирайте и прилагайте правила и политики за управление на смени
- Дайте възможност на служителите да разменят смени и да подават заявки за отпуск в реално време.
- Лесно интегрирайте Gusto с други приложения за планиране на графиците на служителите, като Workforce, 7Shifts, Upserve и Workyard.
- Лесно регистрирайте и проверявайте работното време на служителите и го синхронизирайте с ведомостта за заплати, за да гарантирате спазването на Закона за справедливи трудови стандарти (FLSA).
Ограничения на Gusto
- Функцията за проследяване на времето може да бъде по-подробна.
- Има ограничени възможности за персонализиране на отчетите.
Цени на Gusto
- Прост: 40 долара на месец плюс 6 долара на месец на човек
- Плюс: 60 долара на месец плюс 9 долара на месец на човек
- Премиум: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Gusto
- G2: 4,5/5 (над 2000 отзива)
- Capterra: 4. /56 (3500+ отзива)
6. Shiftboard: Най-добър за управление на почасова работна сила
Shiftboard е софтуер за визуално планиране на графиците на служителите, който може да ви помогне да създадете справедлив, прозрачен и гъвкав график за всички работници. Можете да автоматизирате публикуването на графиците на смени, проследяването на наличността на служителите и комуникационните дейности при промяна на смени.
Той използва усъвършенствани алгоритми за оптимизиране на графиците въз основа на фактори като наличност на служители, умения, изисквания за съответствие и разходи за труд, като гарантира ефикасно и справедливо управление на работната сила.
Най-добрите функции на Shiftboard
- Получете важни информации, за да идентифицирате пропуските и да осигурите оптимално покритие на смени.
- Позволете на служителите да разменят смени помежду си, използвайки вградения Tradeboard.
- Управлявайте в реално време откази в последния момент или скокове в търсенето на работна ръка.
Ограничения на Shiftboard
- Може да ви е трудно да се ориентирате в софтуера за планиране на графиците на служителите.
- Прегледът на графика не дава много информация за графика на екипа.
Цени на Shiftboard
Shiftboard предлага два плана, Enterprise и Enterprise Plus, с персонализирани цени.
Оценки и рецензии за Shiftboard:
- G2: NA
- Capterra: NA
7. Sling: Най-добър за оптимизиране на разходите за труд
Обмислете Sling, ако имате намерение да контролирате разходите за труд при наемане на персонал и планиране на смени. Той разполага с някои впечатляващи инструменти като калкулатори за разходите за труд и калкулатори за извънреден труд за управление на разходите за персонал. Вие също така получавате предупреждения, когато графикът ви надвиши бюджета за труд, така че да планирате точното количество труд.
Интегрираният комуникационен инструмент ми направи силно впечатление. Той позволява на мениджърите и служителите да координират, да чатят и да споделят актуална информация директно в платформата за планиране, което намалява необходимостта от отделни приложения за съобщения.
Най-добрите функции на Sling
- Координирайте ефективно работата на екипа си с интегриран инструмент за комуникация.
- Контролирайте разходите за труд, като използвате калкулатора за разходи, докато разпределяте работата на вашите служители.
- Проследявайте приходите от продажби спрямо разходите за труд, като разглеждате историческите и прогнозните приходи от продажби.
Ограничения на Sling
- Има ограничени възможности за персонализиране.
Цени на Sling
- Безплатен с ограничени функции
- Премиум: 1,70 долара на потребител на месец
- Бизнес: 3,40 долара на потребител на месец
Оценки и рецензии за Sling
- G2: 4. 4/5 (88 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (150 отзива)
8. Workfeed: Най-доброто приложение за автоматично планиране
С помощта на функцията за автоматично разпределение на Workfeed можете да спестите много време при разпределянето на задачи на членовете на екипа си. Използвайте тяхната изкуствена интелигентност, за да разпределите екипа си на свободни смени въз основа на наличност, работно време, умения и правила.
Можете също да видите седмичните работни часове на всеки член на екипа, като използвате приложението за планиране Workfeed, за да видите колко часа трябва да работи всеки човек. Инструментът има възможност за размяна на смени в реално време, което позволява на служителите лесно да разменят, отменят или поемат смени директно в приложението, което повишава гъвкавостта на работното място и намалява конфликтите при планирането.
Най-добрите функции на Workfeed
- Разпределяйте задачи на колегите според техните длъжности, наличност, работно време и правила с едно кликване, използвайки функцията за автоматично планиране.
- Проследявайте изпълнението на седмичния график на всеки член на екипа
- Запазете графиците като шаблони, за да ги използвате отново
- Оставяйте бележки за конкретни смени, за да държите служителите си в течение.
Ограничения на Workfeed
- На някои потребители може да не им харесва функцията за съобщения, тъй като е сложно да се прекрати чат.
Цени на Workfeed
- 14-дневен безплатен пробен период
- Основен: 2 долара на потребител на месец
- Предимства: 3 долара на потребител на месец
- Pro +: 5 долара на потребител на месец
Оценки и рецензии на Workfeed
- G2: 4,8/5 (28 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (8 отзива)
9. Planday: Най-добър за бизнеси, работещи на смени
Planday може да се използва за управление на персонала, проследяване на времето и планиране в различни индустрии и размери на бизнеса. Инструментите ви позволяват бързо да проверявате ROTA и да спестявате време, като премахвате ненужни задачи и подобрявате достъпа до графика.
Можете да използвате инструмента, за да създадете незаети смени и да позволите на служителите да се запишат доброволно за конкретни слотове, въз основа на техните предпочитания. Това позволява по-голяма гъвкавост при разпределянето на смени и дава повече автономност на вашите служители.
Функцията за прогнозиране на разходите за труд ще ви даде информация в реално време за разходите за труд в сравнение с приходите. Можете да оптимизирате нивата на персонала и да вземате решения въз основа на данни, за да подобрите рентабилността.
Най-добрите функции на Planday
- Присвойте конкретни умения на служителите и им позволете да поемат задачите, в които са най-добри.
- Персонализирайте Planday според политиките на вашата компания и гарантирайте спазването им при разпределяне на задачи или одобряване на отпуски.
- Защитете данните на служителите, като споделяте ограничен достъп с тях.
- Управлявайте натрупаните отпуски, обучения или болнични дни на служителите на едно място.
Ограничения на Planday
- В началото може да ви се стори твърде сложно.
Цени на Planday
- 30-дневен безплатен пробен период
- Стартово ниво: 2,99 $ на потребител на месец
- Плюс: 4,99 $ на потребител на месец (минимум 10 потребители)
- Предимства: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Planday
- G2: 4,5/5 (86 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (55 отзива)
10. Homebase: Най-добър за малки бизнес операции
Homebase е приложение за планиране на графиците на служителите, което поддържа екипа ви в крак с предстоящите задачи. То е идеално за малки и средни предприятия с почасово заплащани служители, като ресторанти или магазини за търговия на дребно.
HomeBase ви позволява също така лесно да проследявате наличността на екипа си и заявките за отпуск, да разменяте смени и да избягвате конфликти, като същевременно разполагате с оптимални ресурси. Можете също така да добавяте бележки или напомняния, за да предадете важни указания за дадена задача.
Това, което най-много ми харесва в Homebase, е, че изпраща известия, когато даден служител закъснее за смяната си или работи извънредно. Това ми помага да управлявам разходите за труд по подходящ начин.
Най-добрите функции на Homebase
- Актуализирайте графиците и незабавно уведомявайте екипа си чрез SMS, имейл и приложението Homebase с персонализирани кратки съобщения, ако е необходимо.
- Изпращайте автоматични текстови напомняния на екипа си за предстоящи смени
- Проследявайте, оптимизирайте и коригирайте графиците в съответствие с прогнозите за продажбите или целите за работната сила.
- Публикувайте свободни смени, за да могат наличните служители да ги покрият.
Ограничения на Homebase
- Липсва календарно представяне, което да дава обща представа за цялата компания.
- Приложението не поддържа безпроблемна интеграция с други приложения за изчисляване на заплати и планиране на графици.
Цени на Homebase
- Безплатно: За едно местоположение с до 20 служители
- Essentials: 20 долара на месец за локация (неограничен брой служители)
- Плюс: 48 долара на месец за локация (неограничен брой служители)
- Всичко в едно: 80 долара на месец за локация (неограничен брой служители)
Оценки и рецензии на Homebase
- G2: 4. 2/5 (над 100 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1000 отзива)
Осигурете най-доброто планиране на графиците на служителите с ClickUp
С това приключва моят опит с приложенията за планиране на графиците на служителите. С толкова много препоръки и конкретни примери за употреба, вече можете да изберете инструмент, който ще ви помогне да управлявате по-добре графиците на смени.
Целта на използването на инструмент за планиране е да ви улесни живота. Колкото повече автоматизация, шаблони и функции за персонализиране, толкова по-добре за вас. ClickUp може да ви помогне с всичко това и още много други неща, за да сте сигурни, че поддържате достатъчно покритие и избягвате превишаване на бюджета или конфликти в графика.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да оптимизирате нуждите си от планиране на графиците на служителите!