Били ли сте някога в ситуация, в която се опитвате да се концентрирате върху работата си, но на всеки няколко минути се появява известие, което отвлича вниманието ви? Не сте сами!
От сигналите за постъпващи имейли до бръмченето на актуализациите в социалните медии, ние постоянно сме прекъсвани от известия. Тези чести прекъсвания са повече от просто досадни; те всъщност вредят на нашата продуктивност и причиняват умора.
Изследванията показват също, че честото прекъсване и натискът да отговаряме бързо могат да повлияят на нашата производителност и нивата на стрес.
Умората от уведомленията е чувството на претоварване или умствено изтощение от постоянния поток от уведомления от нашите цифрови устройства. И това явление се е превърнало в твърде често срещано страдание в нашия хиперсвързан свят.
В тази статия ще разгледаме значението на претоварването с известия, неговите източници, психологическите му последици и някои стратегии за неговото намаляване.
Какво е претоварване с известия?
Претоварването с уведомления възниква, когато сте постоянно бомбардирани с уведомления от различни цифрови източници, като имейли, текстови съобщения, актуализации в социалните медии и работни платформи като Slack, Skype и др. Това е основната причина за умората от уведомления.
Умората от уведомления е също толкова реална, колкото и умората от Zoom. И не сте единственият, който я изпитва. Тя се появява, когато огромното количество уведомления превишава способността ви да ги управлявате и да отговаряте ефективно на тях.
Това претоварване може да доведе до стрес, разсейване и когнитивно претоварване. То също така понижава продуктивността и оказва негативно влияние върху концентрацията и общото ни благосъстояние.
И така, как можем да го намалим?
Тъй като цифровите устройства са значителна част от личния и професионалния ни живот, не е възможно да ги изключим напълно от живота си. Вместо това можем да предприемем мерки за намаляване на стреса.
Но преди да вземем решение за стратегиите, нека идентифицираме често срещаните причини и източници на претоварване с уведомления.
Чести причини и източници на претоварване с уведомления
Нашите цифрови устройства са основният източник на уведомления. Днес използваме приложения за всичко – от получаване на ежедневни напомняния до проверка на времето и общуване помежду си. И всички тези приложения ни изпращат ежедневни уведомления. Да видим кои са виновниците:.
- Мобилни приложения: С разпространението на смартфоните, мобилните приложения постоянно се борят за вниманието ни чрез известия, вариращи от актуализации в социалните медии до новини и известия от приложения.
- Имейли: Напливът от имейл уведомления, от съобщения, свързани с работата, до бюлетини и промоционални съобщения, допринася значително за претоварването с уведомления.
- Социални медийни платформи: Социалните медийни платформи процъфтяват благодарение на ангажираността. Те изпращат известия за всичко, включително харесвания, коментари, съобщения, рождени дни и други взаимодействия, което бързо може да стане прекалено много.
- Приложения за съобщения: Платформите за незабавни съобщения като WhatsApp, Messenger и Slack улесняват комуникацията в реално време. Но те също така бомбардират потребителите с известия, което води до разсейване и претоварване.
- Календар и приложения за напомняне : Въпреки че са полезни за организиране на графици и задачи, календарът и приложенията за напомняне могат да ни претоварват с известия за предстоящи събития, срещи, крайни срокове и задачи.
- Приложения за новини и медии: Приложенията и уебсайтовете за новини предоставят постоянни актуализации за текущите събития, изпращайки известия за горещи новини, което също допринася за претоварването с информация.
- Push уведомления: Push уведомленията се изпращат от уебсайтове и приложения, за да привлекат отново вниманието на потребителите към съдържание или актуализации, но могат да бъдат прекалено много, ако не са персонализирани или контролирани правилно.
- Умни устройства и носими устройства: Смартфоните не са единствените виновници; умните часовници, фитнес тракерите и другите носими устройства също генерират известия.
- Инструменти, свързани с работата: Инструментите и софтуерът, свързани с работата, включително платформи за управление на проекти, приложения за комуникация в екип и др., често генерират уведомления, свързани със задачи, крайни срокове и дейности на екипа.
- Абонаменти и услуги: Абонаментите за различни услуги, като платформи за стрийминг, сайтове за онлайн пазаруване и инструменти за продуктивност, могат да изпращат известия, свързани с активността на акаунта, оферти и промоции.
Влияние на уведомленията върху нашата продуктивност
Уведомленията често ни подтикват към мултитаскинг, тъй като ни разсейват от работата и пренасочват вниманието ни към друга задача, дори и само за кратък период от време.
Статия на Станфордския университет съобщава, че според проучванията им прекаленото многозадачност може да попречи както на работната памет, така и на дългосрочната памет и да повлияе на нашата продуктивност.
Освен това се описва и влиянието му върху изпълнението на задачите ни: „Когато имате конкуриращи се източници на внимание, изпълнението на задачите ви често се влошава. Вероятно сте по-бавни при сгъването на прането или може би изпускате някои неща на пода, когато помагате на детето си с домашното, в сравнение с когато сгъвате прането сами. ”
Както мултитаскингът, така и превключването между контексти сериозно намаляват нашата продуктивност. Когато превключваме между контексти, може да отнеме до 10 минути, за да възвърнем фокуса си върху първоначалната задача.
Психологическо въздействие на претоварването с уведомления
Знаете ли какво се случва, когато имате прекалено много работа? Това може да доведе до парализа на работната натовареност.
Нещо подобно се случва, когато получавате значителен брой известия през деня. Започвате да протакате, да проверявате известията си и дори да ставате апатични към устройствата си. Още по-лошо е въздействието върху психическото ни здраве и концентрация.
Ето няколко начина, по които претоварването с известия ни засяга:
Влияе върху концентрацията и вниманието
Постоянните прекъсвания от уведомления нарушават концентрацията и фокуса ни. Това затруднява ангажирането с дълбока работа или ефективното изпълнение на задачите. Дори кратките разсейвания могат да понижат производителността и да попречат на ефективността, тъй като мозъкът се нуждае от време, за да се фокусира отново след всяко прекъсване.
Социална изолация
Това е малко иронично – уведомленията би трябвало да ни помагат да останем свързани. Но да бъдем залепени за екраните си може да ни отдалечи още повече от истинските човешки връзки. Помислете си: колко пъти сте били в стая, пълна с хора, но всички просто гледат телефоните си?
Занимаването с дигитални инструменти затруднява провеждането на смислени разговори лице в лице и общуването с другите. С течение на времето това може да доведе до чувства на самота, откъснатост и отчуждение. Може също да повлияе на чувството ни за принадлежност и социална подкрепа.
Стрес и тревожност
Претоварването с известия може да се превърне и в източник на стрес и тревожност. Психолозите също така твърдят, че известията претоварват мозъка ни, предизвиквайки тревожност и стрес. Непрекъснатият поток от известия, изискващи внимание, създава постоянно чувство на спешност, което ви кара да се чувствате постоянно на ръба.
FOMO (страхът да не пропуснете нещо важно) също засилва този стрес, карайки ни да проверяваме устройствата си дори в моменти на отдих или свободно време.
Нарушения на съня
Прекомерното излагане на технологии и известия, особено преди лягане, може да наруши съня. Нашите смартфони и таблети излъчват синя светлина, която потиска производството на мелатонин, хормон, отговорен за регулирането на цикъла сън-будност.
Излагането на синя светлина вечер забавя заспиването и намалява общото качество на съня. Това може да доведе до затруднения при заспиването, често събуждане през нощта и чувство на замаяност при събуждане.
Как да спрем претоварването с известия?
Сега, когато знаем колко тежко влияние може да има претоварването с известия върху психическото ни здраве, е необходимо да го контролираме. Може би си мислите: „Защо просто не ги изключим?“
Това е добра идея – можете да изключите известията директно от настройките. Но дали е толкова лесно? Не и ако вземем предвид другото въздействие на известията.
Уведомленията могат също да предизвикат отделянето на допамин, хормон, който играе роля в удоволствието и мотивацията. Така че, дори когато решите да не ги проверявате, ще изпитвате силно желание да ги проверите и да реагирате на тях.
Това важи и за професионалистите. Според Statista, 43% от работниците в САЩ проверяват електронната си поща на всеки няколко часа извън работното време, а 10% я проверяват постоянно.
И така, какво можем да направим, за да спрем претоварването с известия? Прочетете нататък.
Проверете уведомленията си
Първият начин да спрете претоварването с известия е да прегледате всички приложения и платформи на вашите устройства, които изпращат известия. Определете кои от тях са необходими и кои можете да премахнете. Необходимите могат да включват инструменти за комуникация на работното място, телефонни обаждания и др. Необходимите могат да бъдат приложения за социални медии, съобщения за игри и др.
Запитайте се: трябва ли да знаете веднага кой е харесал последния ви пост в социалните медии или кога даден продукт ще бъде пуснат в продажба? Приоритизирайте уведомленията си въз основа на това коя информация ви е необходима незабавно и коя може да почака, докато проверите приложението.
Този метод значително намалява броя на известията. Управлението на известията е и един от най-добрите начини да поддържате концентрацията си.
Отдалечете се от устройствата
Физическата бариера между вас и вашите устройства е по-лесна за създаване от умствената. Като държите устройствата си физически извън обсега си, се гарантира, че няма да се разсейвате от всеки звук и сигнал. Смартфонът ви има начин да ви привлича с прегледи на съобщенията и ярки екрани. По този начин, например, дори когато сте изкушени да проверите телефона си, имате време да си припомните защо сте го държали настрана и да се спрете.
Можете също да го поставите с лицето надолу или на известно разстояние. Ако очаквате важно съобщение или обаждане и се притеснявате, че може да го пропуснете, можете да използвате смарт часовник. Смарт часовниците позволяват само на определени приложения да ви уведомяват. По този начин можете да оставите телефона си настрана, без да се притеснявате, че ще пропуснете нещо важно.
Планирайте проверка на уведомленията
Всички знаем колко трудно може да бъде да намалим времето, прекарано пред екрана, и да игнорираме несъществените съобщения. Затова не се опитвайте да блокирате изцяло уведомленията. Вместо това определете конкретни часове през деня, в които да отговаряте на директните си съобщения, груповите чатове и имейлите.
Най-добрият начин да развиете този навик е да се награждавате всеки път, когато успеете да спазите графика. Наградата трябва да е нещо, което харесвате, като любимата ви закуска, релаксираща дейност, кратка игра и т.н.
Това положително подсилване ще ви помогне да поддържате навика по-дълго. В крайна сметка ще можете да избегнете постоянните прекъсвания и да останете фокусирани върху задачите за по-дълги периоди от време.
Използвайте приложения за фокусиране
Освен да държите устройствата си извън обсега си и да управлявате известията, можете да използвате и приложения за фокусиране и режим за фокусиране/не безпокойте. Ето какво можете да направите:
- Активирайте режима „Не ме безпокойте“ или режима за фокусиране, когато имате нужда да работите интензивно и да се концентрирате.
- Персонализирайте настройките за известия, като деактивирате сигнали, банери, звуци и външния вид на екрана за заключване.
- Използвайте приложения за концентрация като Forest, Serene, Focus Bear и др. Много приложения ви награждават за концентрацията, като ви помагат да разработите график и навик.
- Скрийте приложенията, които ви разсейват от погледа
- Изтеглете приложения за блокиране, за да блокирате приложенията или уебсайтовете, които ви разсейват.
- Използвайте подхода „inbox-zero” за управление на задачите в електронната поща.
Използвайте консолидиран инструмент за управление на работата
Ограничаването на броя на платформите, които използвате за работа, е друга солидна стратегия за управление на уведомленията. Използвайте консолидиран инструмент за управление на задачи и работа като ClickUp, за да управлявате цялата си работа на една платформа. Можете да интегрирате ClickUp с над 1000 инструмента за продуктивност, което намалява необходимостта от използване на множество приложения.
ClickUp Tasks предлага пълна персонализация и гъвкавост за управление на вашите проекти и всички видове работа. Можете да присвоявате коментари като задачи за действие, да споделяте записи на екрана, да персонализирате работното си пространство, да създавате списъци за проверка и да организирате задачите си, използвайки пет нива на приоритети. Тези функции гарантират, че няма да се налага да превключвате постоянно между приложения и платформи.
Приоритети на задачите в ClickUp
Определете приоритетите на задачите в 4 категории: спешни, високи, нормални и ниски. Можете да зададете аларми за задачи с висок приоритет и да сте сигурни, че ще получавате известия за всякакви промени в тези задачи.
ClickUp ви позволява също да персонализирате настройките, за да получавате известия, ако приоритетът на дадена задача се промени от нисък на висок или спешен.
Напомняния в ClickUp
Настройте и управлявайте напомнянията си на различни устройства с ClickUp. Можете да добавяте прикачени файлове, да задавате повтарящи се графици и дори да създавате напомняния за коментари и разговори.
Режим на фокусиране в Docs
ClickUp Docs ви дава възможност да използвате режима Focus, за да можете да се концентрирате изключително върху текущата задача. Можете да изберете режима Block Focus, който затъмнява всичко на страницата, освен блока, в който работите в момента, или режима Page Focus, който скрива страничните ленти, докато пишете.
Ето още един начин, по който можете да използвате ClickUp, за да намалите претоварването с известия:
Функцията „Управление на известията“ на ClickUp
ClickUp предлага изчерпателни настройки за управление на уведомленията. Изберете всякаква действие, като начални дати, нови коментари, промяна на датата или промяна на приоритета, за да получавате уведомления за източниците, от които ги получавате.
С ClickUp ще получавате само желаните от вас известия и от източника, от който ги искате. Можете също да планирате известията си, за да сте сигурни, че няма да ви прекъсват, когато сте заети. Освен това можете да добавите звукови сигнали за най-важните известия и лесно да изключвате нерелевантните известия.
ClickUp ви позволява да зададете отделни правила за известия за имейл, браузър, уеб приложение, мобилно устройство и настолен компютър.
Практики и стратегии, предоставени от потребители, за минимизиране на претоварването с уведомления
Претърсихме Reddit и Medium, за да съберем стратегии от първа ръка, които потребителите са намерили за ефективни при минимизиране на претоварването с известия за повечето приложения. И ето какво казаха те:
Деактивирайте известията
Първият и най-често даван съвет е да деактивирате изцяло уведомленията, особено от служебния си лаптоп и телефон. Разрешете само уведомления от важни източници, като приложения за служебна комуникация.
Друг потребител добави, че деактивирането на звуковите сигнали от уведомленията също им е помогнало да намалят претоварването с уведомления. Можете ръчно да настроите звукови сигнали за важни приложения.
Направете приложенията си скучни
Един потребител на Reddit предложи уникален начин за управление на уведомленията. Той премахна всички нелични и противоречиви връзки от социалните си медии, оставяйки само кратко, конкретно и значимо съдържание.
Като направите приложенията си скучни, вие премахвате желанието да проверявате телефона си постоянно. Така, когато използвате приложенията, това е смислено и забавно, но не ви кара да ги желаете повече.
Използвайте приложения за управление на уведомленията
Друг съвет, който хората дадоха, беше да се използва надеждно приложение за управление на уведомленията. Някои предложиха да се използват инструменти за мониторинг, които използват изкуствен интелект, за да намалят незначителните сигнали.
Изберете приложения, които предлагат широки възможности за персонализиране, детайлен контрол над отделните известия, съвместимост между различни платформи, отлагане или забавяне на известията и интелигентно филтриране.
Намерете баланс сред претоварването с уведомления с ClickUp
Съвети за предотвратяване на претоварването с известия
- Проверете всички известия; запазете само най-важните от тях.
- Дръжте устройствата си на разстояние
- Заделете време за проверка на уведомленията
- Ограничете фийда си в социалните медии, така че да показва само кратко и конкретно съдържание.
- Използвайте приложения за фокусиране и режим „Не ме безпокойте“ по време на работа.
- Комбинирайте работата с множество инструменти в една единствена платформа
Намирането на деликатния баланс между това да бъдеш информиран и да поддържаш фокуса си е не по-малко от предизвикателство. Въпреки това, с помощта на стратегиите, които обсъдихме, можете да възвърнете контрола над дигиталния си живот, като същевременно останете в крак с новостите.
От определяне на приоритети до проверка на уведомленията, можете да използвате много подходи, за да защитите психическото си здраве от претоварване с уведомления. Не забравяйте, че управлението на уведомленията не е универсално решение. Става въпрос да намерите това, което работи най-добре за вас и вашите уникални предпочитания. Не се колебайте да експериментирате с различни стратегии и инструменти, докато не намерите най-добрия вариант, който ви позволява да останете свързани, без да жертвате концентрацията си.
За да спестите време, препоръчваме да започнете с ClickUp. Комплексните функции на ClickUp ви позволяват да контролирате известията и предупрежденията си в детайли. Проверете сами, като се регистрирате безплатно!
Често задавани въпроси (FAQ)
Защо се чувствам претоварен от уведомленията?
Може да се почувствате претоварени от уведомленията, защото те постоянно изискват вниманието ви, прекъсват концентрираната ви работа и причиняват стрес.
Какво е умора от уведомления?
Умората от уведомления се отнася до чувството на умствено изтощение или претоварване от постоянния поток от уведомления от всичките ви приложения. Тя възниква, когато получавате прекалено много уведомления, което води до намалена реактивност и ангажираност с предупрежденията.
Как да изключа ограниченията за известия?
За да изключите ограниченията за известия, ще трябва да настроите параметрите за известия на вашето устройство. Отидете в центъра за известия на вашето устройство или в конкретното приложение, което искате да промените, и потърсете превключвател, с който да деактивирате или настроите ограниченията за известия.