Проектните мениджъри и ръководителите на екипи често се затрудняват да преценят капацитета на своя екип. За да управлявате ресурсите ефективно и да повишите производителността, трябва да познавате натоварването на своя екип като петте си пръста.
Трябва да следите ключовите детайли – да определяте времето, отредено за проектите, наличността на членовете на екипа за работа по нови проекти и да съгласувате напредъка им с предвидените срокове.
Тук софтуерът за проследяване на задачите се оказва полезен.
Основната цел на софтуера за проследяване на задачите е да помогне на служителите да оптимизират времето си, да се уверят, че не пропускат възможности, и да поддържат култура на прозрачност и растеж.
А това се отразява директно в печалбите на организацията. Вие задоволявате клиентите си с навременни доставки, изграждате доверие и солидна репутация, което води до повече бизнес.
Какво е софтуер за проследяване на задачи?
Софтуерът за проследяване на задачите предлага на проектните мениджъри поглед върху всеки аспект от задачите, по които работи екипът им. Създадени, за да помогнат на екипите да планират, организират и управляват проектите си по-ефективно, тези инструменти включват функции като списъци със задачи и график, проследяване на проекти, проследяване на времето, сътрудничество и възможности за отчитане.
Бизнесът може да използва този софтуер, за да оптимизира работните процеси по проектите, да следи сроковете, да разпределя ефективно ресурсите, да подобрява резултатите от проектите и да увеличава производителността.
Какво да търсите в софтуера за проследяване на задачите?
На пазара има много софтуерни опции за проследяване на задачите, но е важно да знаете как да изберете тази, която е най-подходяща за вашите нужди.
Преди да закупите платформа, обърнете внимание на следните основни функции:
- Организация на задачите: Идеалната платформа за проследяване на задачите трябва да ви помага да разделите резултатите от проекта на по-малки задачи, да ги разпределите между членовете на екипа и да организирате задачите.
- Проследяване на напредъка: Възможността да следите напредъка на проекта и етапите и да ги сравнявате с прогнозните данни е едно от най-важните изисквания към инструмент за проследяване на задачите.
- Проследяване на времето: Инструментът трябва да има възможност да регистрира и проследява времето, прекарано по задачи и проекти.
- Управление на ресурсите: Трябва да можете да разпределяте и управлявате ресурсите на екипа в рамките на инструмента, от човешките ресурси до финансовите ресурси.
- Инструменти за сътрудничество: Търсете възможности за насърчаване на прозрачна комуникация в екипа, споделяне на файлове и сътрудничество.
- Персонализиране: Гъвкавостта при персонализирането на работните процеси, полетата и изгледите на проектите според вашите нужди може да бъде значително предимство.
- Интеграция: Интеграцията с инструменти и софтуер на трети страни, които използвате в ежедневния си работен процес, ще опрости и ускори работата ви.
- Отчети и анализи: Вашият софтуер за проследяване на задачите трябва да може да анализира данните за проектите и показателите за ефективността с помощта на инструменти за отчитане.
- Мащабируемост: Възможността да се мащабирате с растежа на екипа си и да се справяте с нарастващата сложност на проектите е чудесно допълнение.
Една система за проследяване на задачите може да не предлага всички тези функции. Но за да избегнете претоварване на технологичния си стак, изберете платформа, която отговаря на повечето от тези възможности.
Нека разгледаме 10-те най-добри опции на пазара днес!
10-те най-добри софтуера за проследяване на задачите
Проведохме задълбочено проучване, попитахме потребителите за мнения и сами изпробвахме инструментите, за да намерим най-добрия софтуер за проследяване на задачите за вас и вашите екипни ръководители. Нека ги разгледаме по-подробно.
1. ClickUp
ClickUp е всеобхватен софтуер за управление на проекти, който ви помага да управлявате проекти като професионалист, като ви помага да планирате, организирате и сътрудничите по задачи, както и да проследявате времето.
Платформата за управление на проекти ClickUp предлага видимост на подробностите за всеки проект, по който работи вашият екип, като ефективно действа като платформа за проследяване на задачите. Този обзор ви позволява да съгласувате ежедневните задачи с дългосрочните цели на компанията, да оцените обхвата на работата и да разпределите ресурсите.
Работите по няколко проекта едновременно? Адаптивните табла на ClickUp и над 15 персонализирани изгледа, включително изглед „Табло“, изглед „Диаграма на Гант“ и изглед „Списък“, правят проследяването на проектите лесно като детска игра.
Разделете големите си проекти на по-лесно управляеми части с помощта на ClickUp Tasks. Използвайте функциите за управление на задачи на ClickUp, за да приоритизирате задачите, да създавате подзадачи в рамките на задачите и да персонализирате платформата според вашите изисквания с помощта на над 35 ClickApps.
Инструментът за управление на задачите се занимава и с вътрешната комуникация и държи заинтересованите страни в течение с възможността да:
- Добавете няколко изпълнители и наблюдатели към дадена задача
- Оставяйте коментари към задачите
- Говорете с екипа си и обменяйте файлове и бележки, свързани с дадена задача, в реално време, използвайки Chat View.
Ако проследяването на напредъка и актуализациите на задачите изисква много ръчна работа, можете да спестите време, като настроите ClickUp Automations и дадете възможност на екипа си да се съсредоточи върху основните дейности, които водят до промяна.
Ето един пример:
Тригер за автоматизация: Когато статуса на задачата се промени от „В процес“ на „Завършена“.
Автоматизирани действия:
- Назначете някого: възложете задачата на QA тестера да прегледа завършената работа.
- Добавете краен срок: Задайте краен срок за QA преглед, 3 дни след като задачата е маркирана като изпълнена.
- Добави коментар: Публикувайте автоматично коментар към задачата, с който уведомявате QA тестера, че задачата е готова за преглед.
А ако търсите информация за времето, прекарано за всяка задача, в сравнение с времето, което екипът ви е планирал за нея, Project Time Tracking на ClickUp опростява процеса – както за работодателите, така и за служителите. Членовете на екипа могат да работят от всяко устройство или платформа по свой избор, да проследяват времето удобно и да добавят бележки към времевите записи, за да се позоват на задачата, по която работят.
Вече използвате инструмент за проследяване на времето? Интегрирайте любимите си приложения за проследяване на времето, като Toggl, Harvest или Clockify, с ClickUp, за да синхронизирате проследените часове.
Безплатният софтуер за управление на проекти ClickUp включва и готови за употреба шаблони, които допълнително улесняват проследяването на задачите.
Шаблоните за обхват на проекта помагат на проектните мениджъри да организират важните детайли и компоненти на нов проект. Шаблоните за проследяване на проекти спестяват ценно време за проследяване, без да се жертва целостта на проекта.
Например, шаблонът Project Tracker на ClickUp улеснява проследяването на сложни проекти. Можете да групирате задачите в определена фаза и да ги проследявате съответно. Назначените членове на екипа могат да планират задачите си в проекта, като по този начин се гарантира, че мениджърът и всички други членове на екипа са на една и съща страница.
Най-добрите функции на ClickUp
- Създайте персонализирани етапи или статуси на задачите, които отразяват вашия конкретен работен процес. Можете също да зададете персонализирани полета, за да записвате допълнителни подробности, специфични за задачите, като приоритет, клиент или бюджет.
- Установете връзки между задачите, за да видите как са свързани и как изпълнението на една от тях може да повлияе на друга. Това помага при управлението на сложни проекти с множество задачи.
- Задавайте напомняния за ежедневни събрания или седмични срещи с Recurring Tasks
- Позволете на служителите да записват времето от всяко устройство по техен избор, като използват настолната или мобилната версия на ClickUp, уеб версията или безплатното разширение за Chrome.
- Предложете на членовете на екипа си гъвкавост да превключват между устройства, без да губят часове, с Global Timer.
- Получавайте информация за дейността и производителността на служителите с подробни отчети за работните часове, отчетеното време, отчетите за времето и прогнозираното време.
Ограничения на ClickUp
- Има лека крива на обучение
Цени на ClickUp
- Безплатни завинаги
- Неограничен: 7 $/потребител на месец
- Бизнес: 12 $/потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain е достъпно за всеки платен план за 5 долара на месец за всеки член на работната среда.
Оценки и рецензии за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 9000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 4000 рецензии)
2. Justworks Hours
Justworks Hours е инструмент за проследяване на работното време, създаден да направи вашия екип по-ефективен и продуктивен. Подходящ за фирми от всякакъв размер, инструментът гарантира, че служителите получават възнаграждение за работата си, без да губят време с ръчно проследяване на работното време.
Инструментът минимизира грешките при проследяването на отчетените часове, като ви помага да спазвате трудовото законодателство, да избягвате правни санкции и да поддържате прозрачни практики на работното място.
Този софтуер за наблюдение на служителите е лесен за използване както за служителите, така и за работодателите. Служителите могат да се регистрират при пристигане и напускане чрез уеб платформата, мобилното приложение или Slack.
Работодателите могат да следят смени, да генерират отчети, да проверяват местоположението с географско ограждане и да включват подизпълнители в системата си, когато екипът нарасне над броя на почасово заплащаните служители.
Най-добрите функции на Justworks Hours
- Синхронизирайте автоматично одобрените регистрирани смени с вашата професионална организация на работодатели (PEO) или софтуера за изчисляване на заплати.
- Поддържайте справедливи практики с вградени предупреждения за извънреден труд и автоматични напомняния за хранене и почивка.
- Разпределяйте ресурсите, определяйте бюджетите и управлявайте по-добре персонала си с подробни отчети за работното време, заплатите и извънредния труд.
- Лесно включване на служители в офиса и на дистанционна работа в платформата
Justworks Ограничения на часовете
- Може да се окаже скъпо за малките предприятия
Цени на Justworks Hours
- Базов пакет: 59 $/месец на служител (за PEO, включително проследяване на работното време)
- Плюс: 99 $/месец на служител (за PEO, включително проследяване на работното време)
Justworks Hours – оценки и отзиви
- G2: 4. 6/5 (над 400 рецензии)
- Capterra: 4,6/5 (над 700 отзива)
3. Hub Planner
Hub Planner е платформа за управление на ресурси, планиране и график, която предлага видимост на проектите и ресурсите под един покрив. Използвайте този инструмент, за да оцените как членовете на екипа ви използват времето си, кои служители са на разположение за нови проекти и да намерите служители с конкретни умения незабавно.
Той предлага и функции за управление на проекти, които ви позволяват да управлявате етапите на проектите, да задавате динамични тарифи за фактуриране и да планирате финансовите разходи. Вашите служители могат да използват платформата, за да подават заявки за годишен отпуск или да планират почивни дни с помощта на планиращия ресурси или формулярите за заявки.
Инструментът е подходящ както за малки и средни предприятия, така и за големи компании. Мениджърите от различни индустрии могат да използват този инструмент, за да следят управлението на капацитета.
Най-добрите функции на Hub Planner
- Измервайте времето, прекарано по проекти, като сравнявате действителното време, отчетено чрез табели за отчитане на работното време, с прогнозираното време.
- Получете информация за индивидуалните или колективните резултати с анализи в реално време.
- Добавете табла към всеки отчет и сравнете действителните цифри с планираното време за разходи, използване и отработени часове.
- Планирайте работа, която не е свързана с проекти, като почивки или срещи
Ограничения на Hub Planner
- Анализите разкриват ограничена информация
- Липса на опции за персонализиране
Цени на Hub Planner
- Plug & Play: 7 $/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
- Премиум: 18 $/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
- Business Leader: 54 $/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
Оценки и рецензии за Hub Planner
- G2: Недостатъчно отзиви
- Capterra: 4,2/5 (над 100 отзива)
4. Smartsheet
Smartsheet е платформа за управление на работата за целия жизнен цикъл на вашия проект – от планиране на проекта, управление на ресурсите и определяне на бюджети до реализиране на проекти.
То е мощно за сложни проекти с множество зависимости. Таблото ви позволява да генерирате отчети в реално време за напредъка и ефективността на проекта.
Ако вашият екип се затруднява с обработката на повтарящи се задачи, можете да ги автоматизирате с повтарящи се или базирани на условия работни процеси.
Този софтуер за проследяване на задачите работи най-добре за предприятия или малки и средни фирми, които преминават през бързо разрастване.
Най-добрите функции на Smartsheet
- Визуализирайте напредъка с диаграми на Гант, табла Канбан или изглед на решетка.
- Разпределяйте ресурсите ефективно с изгледи на ресурсите и топлинни карти
- Проследявайте праговете на разходите и надхвърлянията, за да оптимизирате бюджета си.
- Използвайте интеграции със Slack, Google Workspace, Jira и Microsoft Teams, за да съберете цялата си информация на една платформа.
Ограничения на Smartsheet
- Мобилният интерфейс изглежда малко претрупан.
Цени на Smartsheet
- Безплатни
- Pro: 9 $/потребител на месец
- Бизнес: 32 $/потребител на месец
- Enterprise: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Smartsheet
- G2: 4. 4/5 (над 14 000 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 3000 рецензии)
5. WebWork
WebWork е софтуерен инструмент за проследяване на проекти, който помага на работодателите и проектните мениджъри да наблюдават дейностите на служителите и да управляват проектите в рамките на една унифицирана платформа.
Инструментът прави случайни екранни снимки, за да ви даде представа за проектите, по които работят членовете на вашия екип. Наличен е като приложение за настолен компютър, мобилно приложение и разширение за Chrome, а също така работи и в браузъра. По този начин позволява на вашите служители да работят от всякаква платформа и да регистрират работното си време, без да губят часове.
WebWork също улеснява проследяването на задачите. Можете да следите статуса на задачите, да персонализирате изгледа си и да приоритизирате работата въз основа на нейната важност или крайни срокове. Вашият екип може да използва функцията за чат, за да си сътрудничи и да споделя ресурси, свързани с проекта.
Най-добрите функции на WebWork
- Управлявайте времето ефективно с кросплатформена система за проследяване на времето
- Открийте моделите на работа и подобрете производителността с отчети
- Изчислете точно отработените часове и генерирайте фактури въз основа на почасови ставки.
Ограничения на WebWork
- Не можете да зададете персонализирани часови зони за различните служители
Цени на WebWork
- Pro: 4,99 $/потребител на месец
- Плюс: 7,99 $/потребител на месец
- Премиум: 11,99 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за WebWork
- G2: 4,7/5 (над 20 рецензии)
- Capterra: 4. 3/5 (над 100 рецензии)
6. Runn
Runn е софтуер за управление на ресурсите с интегрирани функции за отчитане на работното време, планиране на проекти, управление на капацитета и прогнозиране.
Мощният инструмент за търсене на Runn ви помага да сортирате работната си сила и да намерите подходящи членове на екипа за следващия си проект. Той ви дава ясен преглед на графиците на всички с топлинни карти, като гарантира, че няма конфликт на ресурсите.
Можете да позволите на екипите си да попълват автоматично времевите си карти. Проследявайте в реално време състоянието на проектите и времевите карти в сравнение с прогнозните данни, за да разберете по-добре общата производителност на компанията.
Функцията за отчитане предлага поглед върху вашия бизнес с динамични диаграми, таблици и графики, което ви позволява да извлечете ценна информация и да идентифицирате възможности за подобрение.
Най-добрите функции на Runn
- Разпределяйте задачи на членовете на екипа с функцията „плъзгане и пускане”
- Филтрирайте колегите си по роли, умения, екипи и етикети.
- Получете цялостен поглед върху портфолиото си от проекти, включително фазите и етапите, и определете приоритетите на най-важните задачи.
- Записвайте платените и неплатените часове с прости табели за отчитане на работното време
Ограничения на Runn
- Настройването отнема време
- Ограничени възможности за отчитане
Цени на Runn
- Безплатни
- Pro: 10 $/потребител на месец
- Enterprise: Персонализирани цени
Рейтинги и отзиви за Runn
- G2: 4. 5/5 (Недостатъчно рецензии)
- Capterra: 4. 8/5 (30+ отзива)
7. Asana
Като софтуер за управление на работата, Asana ви държи в течение с най-актуалния статус на вашите проекти, предлага видимост на натоварването на екипа и помага за установяване на прозрачна комуникация между заинтересованите страни.
Функцията за натоварване оценява заетостта на екипа ви и дали имате капацитет за нови проекти. Функцията за проследяване на времето помага да измерите времето, прекарано в задачи, за да можете да определите бюджетите точно, а таблата за отчети преобразуват събраните данни във визуални прозрения.
Asana е подходящо за екипи от всякакъв размер, независимо дали става дума за малки стартиращи фирми или големи предприятия.
Най-добрите функции на Asana
- Използвайте шаблони за проекти и добавете автоматизация, за да намалите ръчната работа
- Персонализирайте секциите на проекта и превключвайте между различни оформления, като например диаграма на Гант, списък, календар, табло или времева линия.
- Визуализирайте капацитета на екипа си и преразпределете работата с функцията за натоварване.
- Автоматизирайте процесите в цялата си технологична платформа с над 270 интеграции
Ограничения на Asana
- Може да се окаже скъпо за малките предприятия
Цени на Asana
- Лично: Безплатно
- Стартово ниво: 13,49 $/потребител на месец
- Разширено: 30,49/потребител на месец
- Enterprise: Индивидуални цени
- Enterprise+: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Asana
- G2: 4. 3/5 (над 9000 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 12 000 отзива)
8. Monday
От планиране на проекти и управление на задачи до разпределяне на ресурси, Monday ви позволява да разглеждате проектите си като отворена книга. Визуалният интерфейс е привлекателен и подходящ за творчески екипи.
Ако искате да знаете колко време отнема на екипа ви изпълнението на конкретни задачи, можете да добавите колона „Проследяване на времето“ към работния си процес. Стартирайте или спрете задачите удобно с помощта на бутона за възпроизвеждане. Тази функция обаче е достъпна само за плановете Pro и Enterprise.
Monday е платформа за сътрудничество, която ви държи в течение с напредъка на проектите и позволява на всички заинтересовани страни да следят проектите, да комуникират и да поддържат прозрачна работна среда.
Най-добрите функции на Monday
- Задайте си цели и задачи, определете проекти и процеси за постигането им и създайте задачи, които да съгласуват проектите и процесите с целите ви.
- Планирайте, графицирайте и разпределяйте ресурсите, за да балансирате натоварването на вашите служители.
- Организирайте работния си процес, като приоритизирате задачите, разпределяте отговорностите и определяте крайни срокове.
- Визуализирайте напредъка с помощта на табла в реално време
Ограничения на Monday
- Някои потребители се оплакват от забавени известия
- Функции за проследяване с ограничено време
Цени за понеделник
- Безплатни
- Базово: 12 $/потребител на месец
- Стандартен: 14 $/потребител на месец
- Pro: 24 $/потребител на месец
- Enterprise: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Monday
- G2: 4,7/5 (над 10 000 рецензии)
- Capterra: 4,6/5 (над 4000 отзива)
9. Teamwork
Като платформа за управление на работата, Teamwork ви дава възможност да организирате ресурсите на екипа, да оценявате сроковете и да проследявате точно отчетените часове.
Можете да оптимизирате планирането на капацитета, като предвидите нуждите от ресурси, проследявате проектните процеси и знаете кога се нуждаете от повече подкрепящ персонал. С пълен преглед на натоварването на всеки, можете да решите да преразпределите задачите или да редактирате подробностите по проекта, за да гарантирате навременното му изпълнение.
Тази платформа, предназначена предимно за агенции, ИТ фирми и консултантски услуги, може да бъде адаптирана за различни видове бизнеси, големи или малки.
Най-добрите функции на Teamwork
- Изпращайте автоматични известия, за да напомняте на служителите да регистрират работното си време
- Използвайте проследяването на времето, за да регистрирате часовете, да управлявате бюджетите и да генерирате безгрешни фактури навреме.
- Получете централизирана информация за прогнозните, разпределените, регистрираните и наличните часове
- Проучете работния процес на екипа си и управлявайте ефективно краткосрочното и дългосрочното планиране на ресурсите.
Ограничения на Teamwork
- Експортирането на отчети може да бъде трудоемко
Цени за Teamwork
- Безплатни
- Доставка: 13,99 $/потребител на месец
- Grow: 25,99 $/потребител на месец
- Мащаб: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Teamwork
- G2: 4. 4/5 (над 1000 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 800 отзива)
10. Hubstaff
Hubstaff е софтуер за проследяване на проекти с възможности за проследяване на времето, управление на работната сила и анализ на дейностите.
То позволява на екипа ви да спести време с автоматизирано проследяване на работното време и изчисляване на заплатите. Инструментът се интегрира с PayPal, Payoneer, Wise и други методи за плащане, като позволява автоматизирано освобождаване на плащанията въз основа на отчетените часове.
Можете също да създавате персонализирани отчети с данни, получени от проследяване на времето, мониторинг на дейностите и сътрудничество в екипа, и да използвате тази информация за вземане на важни бизнес решения.
Най-добрите функции на Hubstaff:
- Проследявайте работното време на служителите, които работят дистанционно, хибридно и в офиса, и гарантирайте точното фактуриране и отчитане.
- Дайте възможност на служителите да регистрират работното си време от всяка операционна система или устройство по техен избор.
- Управлявайте смени, наличност и заявки за отпуск и избягвайте конфликти в графика с функцията за планиране на графика на служителите.
- Създавайте отчети с HubStaff Insights и идентифицирайте тенденции и модели в данните.
Ограничения на Hubstaff:
- Може да е трудно да настроите различни часови зони в Hubstaff.
Цени на Hubstaff
- Безплатни
- Стартово ниво: 7 $/потребител на месец
- Grow: 9 $/потребител на месец
- Екип: 12 $/потребител на месец
- Enterprise: 25 $/потребител на месец
Оценки и рецензии за Hubstaff
- G2: 4. 3/5 (500+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1000 рецензии)
Насочете проектите си към успех с софтуер за проследяване на задачите
Приложенията за проследяване на задачите гарантират, че упоритата работа на вашите служители не остава незабелязана, като по този начин се осигурява прозрачност и точност при изплащането на заплатите. Членовете на вашия екип получават ясна представа за това, на какво отделят времето си, и могат да го използват, за да контролират работното си време и да останат продуктивни.
Тези инструменти помагат на организациите да управляват ресурсите за текущи и бъдещи проекти. Те предлагат отчети в реално време, така че можете да решите колко бюджет да отделите за всеки проект и кога и къде да преразпределите ресурсите.
Няма по-мощна и гладка платформа за проследяване на задачите от ClickUp – независимо дали става въпрос за управление на проекти, проследяване на времето, оценка на бюджета, разпределение на ресурсите или комбинация от всички тези задачи.
Като платформа „всичко в едно“, тя поддържа вашите технологии опростени и по-ефективни, като същевременно ви държи в течение със състоянието на всички ваши проекти.
Започнете да използвате ClickUp още днес и управлявайте персонала си с увереност!