Много от най-добрите практики в разработката на софтуер се фокусират върху това, което трябва да се направи в настоящето – в най-добрия случай в текущия спринт. Макар това да е необходимо, то е и краткосрочно.
Добрите продуктови екипи също така следят бъдещето. Съществен процес в такова ориентирано към бъдещето планиране е поддържането на беклога.
Внимателното подреждане на забавените задачи може да промени производителността на екипа ви, да оптимизира процесите и да доведе до успешна реализация. Ето как.
Какво е поддържане на списъка с неизпълнени задачи?
Поддържането на беклога, известно още като усъвършенстване на беклога, е съвместна оценка, подобрение, приоритизиране и актуализиране на елементите в беклога на продукта.
Това не трябва да се бърка със спринт беклога, т.е. елементи от текущия спринт, които все още не са завършени и се поемат едва след като бъдат усъвършенствани и счетени за готови за разработка.
Обикновено процесът на подреждане на забавените задачи включва повтарящи се сесии, по време на които целият мултифункционален екип обсъжда елементите, за да се увери, че те съответстват на стратегическата посока на проекта и наличните ресурси.
Предимства на поддържането на списъка с неизпълнени задачи
По време на всяка среща за планиране на спринта екипите избират и приоритизират елементи от беклога за разработка. На този етап те също така оценяват и разширяват избраните от тях функции/потребителски истории.
Защо продуктовите екипи трябва да разглеждат задачите от списъка с неизпълнени задачи, които може да бъдат или да не бъдат изпълнени в бъдеще, и да ги подготвят? Нека да видим.
Улеснява планирането на спринтовете: Добре поддържаният беклог приоритизира задачите въз основа на тяхната стойност, сложност и спешност. По време на планирането на спринтовете можете да се съсредоточите върху непосредствената релевантност към нуждите на пазара/бизнеса и да напредвате ефективно.
Повишава производителността: Съществена част от усъвършенстването на забавените задачи е добавянето на информация към потребителската история чрез дефиниране, очаквани резултати и критерии за приемане. Когато разработчиците започват работа, те вече разполагат с всичко необходимо, за да създадат страхотни продукти.
Осигурява предвидимост: Като разделя по-големите задачи на управляеми части, подреждането на забавените задачи внася чувство за повторяемост и предвидимост в процеса. В резултат на това екипите могат да се справят с работата по-ефективно, като избягват парализата, която често съпътства прекалено големите проекти.
Подпомага разпределението на ресурсите: Поддържането на беклога гарантира, че ресурсите се разпределят към задачите, които предлагат най-голяма стойност. То предотвратява беклога да се превърне в сметище за всяка идея или заявка, което може да разсее фокуса и да попречи на напредъка.
По-добро сътрудничество в екипа: Чрез редовни сесии за подреждане членовете на екипа могат да обсъждат и да се съгласуват по отношение на посоката и приоритетите на проекта. Те могат да визуализират бъдещото състояние на някои от най-добрите софтуери за бяла дъска. Тези дискусии гарантират, че всички имат общ контекст и работят за постигането на едни и същи цели.
Потенциални недостатъци на поддържането на списъка с неизпълнени задачи и как да ги преодолеете
Въпреки че е изключително полезно, подреждането на забавените задачи, когато се прави погрешно, може да доведе до значителни недостатъци. Ето някои потенциални недостатъци на подреждането на забавените задачи и как да ги избегнете.
Сесии за подготвяне с ограничено време: Екипите могат да отнемат прекалено много време за подготвяне на задачи, дори и извън текущия спринт, като по този начин губят важни ресурси. Затова определете времеви ограничения за сесиите за подготвяне и насочете разговорите, за да бъдат фокусирани и продуктивни.
Знайте кога да спрете: Без ясен процес екипите по доставките приоритизират и преоценяват същите задачи, което води до парализа на анализа. За да избегнете това, знайте кога да спрете и приемете, че можете да правите корекции, когато се появи нова информация.
Фокусирайте се върху дългосрочните цели: Когато подреждате редовно забавените задачи, можете да изгубите представа за дългосрочните цели и да оптимизирате въз основа на незабавната наличност или нужда от ресурси.
Избягвайте това и насочете подготвянето на забавените задачи към общата визия на проекта. Включването на прегледи на етапите в процеса на подготвяне гарантира, че както краткосрочните задачи, така и дългосрочните цели са съгласувани.
Не забравяйте да бъдете креативни: Структурираният характер на тези сесии може да потисне креативността, тъй като фокусът е по-скоро върху усъвършенстване и оценяване, отколкото върху генериране на идеи. Насърчавайте отворения брейнсторминг извън процеса на подготвяне, за да балансирате креативността с продуктивността.
Макар че теоретично разбираме какво може да направи поддържането на беклога, нека разгледаме по-подробно как изглежда това на практика.
Подготовка на забавените задачи или усъвършенстване в управлението на проекти
Ако управлението на проекти е процесът на планиране, график и изпълнение на поредица от задачи за постигане на обща цел, поддържането на списъка с неизпълнени задачи ще бъде сред най-важните решения, които вземате.
За разлика от традиционните методи за разработка на софтуер, като водопадния метод или метода на критичния път, които предлагат малка гъвкавост за адаптиране към промените на пазара, гъвкавото инженерство – и поддържането на беклога – ви дава възможност да сте винаги в крак с нуждите на потребителите и търсенето на пазара.
В управлението на проекти, особено в гъвкавото разработване на софтуер, подготвянето е от решаващо значение в следните области.
Обхват на работата
Подготовката на забавените задачи изяснява обхвата на работата. Тя помага да се оцени работата, която трябва да бъде свършена, и да се прецени усилието/времето. Тя позволява на проектния мениджър да идентифицира зависимостите и да направи проактивни корекции.
Планиране на спринтове
Агилното подреждане на забавените задачи е предпоставка за добро планиране на спринтовете. Доброто подреждане гарантира, че забавените задачи и спринтовете са изпълнени с работни елементи, които са добре разбрани и точно оразмерени, което минимизира изненадите и препятствията.
Не знаете откъде да започнете? Шаблонът „Backlogs and Sprints“ на ClickUp е подходящата отправна точка за вас.
Производителност и скорост на екипа
Поддържан беклог:
- Предлага 360-градусова гледка към натоварването на проекта, обхващаща всички планирани функции, подобрения и корекции на грешки.
- Приоритизира задачите въз основа на очаквания им принос към целите на проекта.
- Подпомага разпределението на ресурсите с конкретни оценки за усилията/времето
Агилност
Подготовката на забавените задачи осигурява така необходимата гъвкавост в един гъвкав екип за доставка. Тя подобрява организацията на задачите, за да въплъти гъвкавия етос на непрекъснато усъвършенстване и реагиране на промените.
Сътрудничество между заинтересованите страни
Когато включите бизнес заинтересованите страни и екипите на клиентите в сесията за подготвяне, вие ги превръщате в активни участници в пътуването на проекта, като насърчавате чувството за принадлежност и споделена визия. Това също помага за намаляване на риска чрез ранното идентифициране и обсъждане на потенциални проблеми или пречки.
Важен въпрос в процеса, който е от решаващо значение за ефективното управление на проекти, е кой трябва да присъства на сесиите за подреждане на забавените задачи. Отговорът ще дадем по-нататък.
Кой трябва да присъства на сесиите за подреждане на забавените задачи
Ефективността на процеса на подреждане на забавените задачи в методологиите Agile и Scrum зависи от активното участие и сътрудничество на ключовите заинтересовани страни. Лицата, които трябва да присъстват на всяка сесия за подреждане на забавените задачи, са следните.
1. Собственик на продукта
Собственикът на продукта има за задача да формулира визията и да гарантира, че беклогът на продукта е в съответствие с нея. Ролята на собственика на продукта в срещите за подреждане на беклога е:
- Изразяване на бизнес стойността на елементите от списъка с неизпълнени задачи
- Осигуряване на яснота по отношение на изискванията
- Въвеждане на бизнес перспективата в разработката на софтуер
- Осигуряване на съгласуваност с бизнес целите
2. Скрам майстор
Скрам майсторът, който е ръководител на сесията за подреждане на забавените задачи, трябва да гарантира, че срещите са продуктивни и целенасочени. Отговорностите на скрам майстора в сесията за подреждане са:
- Изясняване на процесите и системите, които екипът следва
- Разпространяване на общ речник с термини от Agile Scrum
- Поддържане на дискусиите в правилната посока
- Постигане на напредък чрез дискусии
- Осигуряване на спазването на гъвкавите принципи
3. Екип за разработка
В крайна сметка, разработчиците и анализаторите на качеството ще създадат елементите в беклога, така че те трябва да бъдат там. Те предоставят безценна информация за техническата осъществимост и необходимите усилия. Те ще гарантират, че беклогът е реалистичен, постижим и съобразен с практическите възможности.
4. Представители на бизнеса
Представителите на бизнеса гарантират, че забавените задачи отразяват приоритетите на бизнеса. Участието им в срещите за усъвършенстване на забавените задачи съгласува усилията за развитие с бизнес целите.
Тяхната роля в поддържането на агилен беклог включва:
- Потвърждаване на релевантността на елементите
- Оценяване на спешността на задачите
- Измерване на стойността на елементите от списъка с неизпълнени задачи в бизнес термини
Сега поканете всички тези хора и ги съберете на среща. Ще ви покажем как да го направите правилно.
Провеждане на среща за усъвършенстване на забавените задачи
Никой не усъвършенства backlog самостоятелно, въпреки че много заинтересовани страни добавят своите мнения офлайн. Голяма част от усъвършенстването на продуктовия backlog се случва по време на срещи чрез дискусии, сътрудничество и непрекъснато усъвършенстване.
За да проведете продуктивна среща, се нуждаете от подходящи процеси и инструменти за управление на продуктовия беклог. Следващите две теми ще бъдат разгледани по-долу.
1. Събиране и анализ на данни за забавените задачи
Първата стъпка, още преди да започнете среща за обсъждане на забавените задачи, е да съберете и анализирате данни. На този етап съберете всички съществуващи елементи, включително:
- Потребителски истории
- Доклади за грешки
- Искания за функции
- Задачи, свързани с технически дълг
Използвайте инструмент като безплатния софтуер за управление на проекти на ClickUp, за да получите изчерпателен и организиран преглед. Вижте вашия беклог като списък, таблица или Kanban табло.
Можете също да се обърнете към екипа за успех на клиентите за конкретна обратна връзка или мнения, които са получили от потребителите.
Ако сте начинаещ в управлението на забавените задачи, използвайте някой от тези шаблони за забавени задачи, за да започнете.
2. Категоризирайте забавените задачи
Не всички задачи са еднакви, затова ги категоризирайте съответно. Идентифицирайте кои от вашите елементи са:
- Нови функции
- Подобрения
- Бъгове и поправки
- Актуализации на документацията
Актуализирайте типа задача съответно в ClickUp за по-лесен достъп.
Този етап опростява приоритизирането чрез групиране на сходни задачи, което улеснява разпределянето на ресурсите и оценяването на сроковете.
3. Приоритизирайте, повторете
Приоритизирайте елементите въз основа на ключови фактори, като бизнес стойност, въздействие върху клиентите и техническа осъществимост. Не забравяйте, че работата не приключва с еднократното приоритизиране. При всяка сесия за подреждане на забавените задачи прегледайте отново – поне бегло – всички предишни приоритизирани задачи и се уверете, че те все още са в същото състояние.
4. Оценете усилията и ресурсите
За всяка задача с висок приоритет оценете необходимите усилия и ресурси. На този етап се погрижете да получите подкрепата на целия екип, включително разработчиците, тестерите и специалистите по DevOps.
Добавете изчерпателни потребителски истории и случаи на употреба, за да се уверите, че вашите оценки са точни. Уверете се, че всяка задача има обяснение на функцията от гледна точка на крайния потребител.
Задайте ясни и измерими критерии за приемане. Това гарантира, че всички имат общо разбиране за това, което трябва да бъде постигнато, за да се счита дадена задача за изпълнена.
Начертайте зависимостите между задачите. Идентифицирайте потенциалните пречки или рискове, свързани с всеки елемент с висок приоритет, като технически предизвикателства или ограничения на ресурсите.
5. Планирайте сесии за преглед и усъвършенстване
Организирайте редовни сесии за усъвършенстване на забавените задачи с екипа по проекта, за да прегледате напредъка, преоцените приоритетите и актуализирате забавените задачи. Това поддържа забавените задачи актуални и съобразени с целите на проекта и очакванията на заинтересованите страни.
Поддържайте отворени линии за комуникация с всички заинтересовани страни, като по този начин създадете възможност за обратна връзка в реално време. Включете поуките от завършените задачи, за да усъвършенствате и коригирате натрупаните задачи.
6. Документирайте и споделяйте актуализации
Водете подробен отчет за всички промени, направени по време на процеса на усъвършенстване на забавените задачи, и споделяйте актуализациите с съответните заинтересовани страни. Това ще насърчи прозрачността и ще държи всички информирани за напредъка и посоката на проекта.
ClickUp Docs е чудесен начин да записвате вашите сесии за подреждане. ClickUp Brain може също да ви помогне да обобщите, коригирате и подобрите вашите бележки!
Инструменти и техники за ефективно подреждане на забавените задачи
След като процесът е уточнен, нека разгледаме някои конкретни agile инструменти и най-добри практики за подреждане на забавените задачи, които могат да ви помогнат, включително софтуера за управление на продукти ClickUp.
Срещи за усъвършенстване на забавените задачи с фиксирано време
Продължителността на срещите за подреждане на забавените задачи може да варира в зависимост от сложността на проекта и зрелостта на екипа. Като общо правило обаче тези сесии трябва да продължават от 1 до 2 часа.
Не се колебайте да използвате функциите за проследяване на времето на ClickUp, за да измерите времето, прекарано в сесиите за подреждане.
Бъдете кратки и фокусирани
Лесно е да обсъждате всяка малка идея и да загубите представа за времето. Затова започнете срещата с дневен ред, който ясно очертава очаквания резултат. Фокусирайте дискусията върху него. Документирайте разговора, както и точките, които не сте успели да обсъдите.
ClickUp Docs е чудесен начин да направите това. Можете също да свържете ClickUp Docs с различни задачи/подзадачи, да назначите потребители, да споделяте и т.н., за да насочвате вашите сесии за подреждане.
Планирайте предварително
Никой не харесва спонтанни съобщения за 2-часова сесия по подреждане. Планирайте периодични срещи като част от проекта.
Календарният изглед на ClickUp е чудесен начин да интегрирате редовни сесии за подреждане на забавените задачи в задачите и графиците на проекта. Задайте автоматични напомняния, за да се уверите, че всички заинтересовани страни ще се включат в срещата. За всяка среща включете подробности за идеалния резултат, за да могат заинтересованите страни да се подготвят.
Направете срещите по-съвместни
Използвайте визуални инструменти в срещите си за подготвяне, за да насърчите всички да участват. Поканете ги да дадат мнение и вдъхновете идеи.
ClickUp Whiteboard е чудесен начин да отбелязвате визуално новите истории на потребителите, да приоритизирате задачите и да ги свържете като мисловна карта.
Използвайте гъвкави техники за оценяване
Оценяването може да бъде досадно, затова хората просто правят предположения или импровизират. Избегнете това, като го направите контекстуално и, може би, дори забавно. Някои често използвани техники за гъвкаво оценяване са:
- Планиране покер: Игрален начин за оценяване на усилията чрез обсъждане и присвояване на гъвкави точки на потребителските истории.
- Размери на тениски : Използвайте относителни размери (например XS, S, M, L, XL), за да оцените усилията, необходими за всеки елемент от списъка с нерешени задачи.
Опитайте рамките за приоритизиране
Приоритизирането е важна част от поддържането на продуктовия беклог. Използвайте най-добрите техники, за да се справите успешно с тази част. Две често използвани методи са:
- Метод MoSCoW: Категоризирайте потребителските истории в категории „Трябва да има“, „Следва да има“, „Може да има“ и „Няма да има“.
- Матрица „стойност срещу усилие“: Нанасяне на задачите в матрица въз основа на тяхната стойност за проекта и усилието, необходимо за тяхното изпълнение.
Успейте в следващата си сесия за подреждане на забавените задачи с ClickUp
Един от основните принципи на гъвкавото разработване на софтуер е простотата – изкуството да се максимизира количеството неизвършена работа – е от съществено значение.
Този принцип подчертава необходимостта от внимателно и обмислено приоритизиране на работата, така че да правим само това, което създава максимална стойност. Поддържането на беклога е чудесен инструмент за постигането на тази цел.
Подготовката на забавените задачи помага на проектния/продуктовия мениджър да визуализира бъдещето по-ясно. Тя им помага да оформят пътната карта на продукта в средносрочен и дългосрочен план, докато активно работят по текущия спринт.
Продуктовите екипи могат значително да подобрят ефективността на поддържането на забавените задачи с подходящия инструмент за управление на проекти.
С подробни описания на функциите (потребителски истории), критерии за приемане (списъци за проверка), проследяване на времето, планиране, напомняния, коментари и функции за сътрудничество, софтуерът за гъвкаво управление на проекти на ClickUp е специално проектиран за гъвкаво разработване на софтуер, включително поддържане на беклога.
Вижте как ClickUp поддържа поддържането на забавените задачи. Опитайте ClickUp безплатно още днес.
Често задавани въпроси за поддържането на списъка с неизпълнени задачи
1. Какво е по-подходящо определение за подреждане на забавените задачи?
Подготовката на забавените задачи се нарича още усъвършенстване на забавените задачи или подготовка на истории.
2. Каква е целта на подготвянето в Scrum?
Целта на подготвянето в управлението на проекти по метода Scrum е да се прегледат, приоритизират и усъвършенстват елементите от продуктовия беклог, за да се гарантира яснота, уместност и съгласуваност с целите на проекта.
3. Каква е ролята на поддържането на беклога?
Ролята на поддържането на беклога е да гарантира, че беклогът на продукта на екипа за разработка на софтуер остава организиран, приоритизиран, актуален и готов за употреба.