Дистанционната работа беше спасителна въже по време на пандемията. Но сега, когато светът излиза от няколко години на социално дистанциране, все повече хора се връщат в офиса.
Дистанционната работа е чудесна за баланса между личния и професионалния живот и благополучието на служителите. Въпреки това, срещите лице в лице от време на време също имат своите предимства. Ако не сте готови да наложите 100% връщане към работа на пълен работен ден на място, тогава хибридната политика за работа може да е точно това, от което се нуждаете. ✅
Все повече организации приемат хибридни политики на работа, за да преодолеят разминаването между желанието на служителите за гъвкави условия на работа и необходимостта на мениджмънта да поддържа личен контакт. С хибридната работа вие позволявате на екипа да комбинира дистанционна работа и работа в офиса, обикновено по предварително определен график.
Хибридната работа е ново предизвикателство за повечето мениджъри и специалисти по човешки ресурси, така че ако досега не сте изготвяли хибридна политика за работа, не се притеснявайте.
В този наръчник ще разгледаме основните компоненти на хибридна политика и ще споделим списък с инструменти, които ще ви помогнат да създадете ефективни политики за вашия хибриден екип.
Разбиране на хибридните политики за работа
Хибридната политика за работа е писмена рамка, която описва как вашата организация балансира между работата на място и дистанционната работа. Тази документация дава на служителите гъвкавост да работят във вашия офис за сътрудничество лице в лице или дистанционно от дома си. 🏡
Но трябва ли всички да идват в офиса по едно и също време? Или всеки може да определя свои собствени работни часове в офиса? Хибридната работа е изключително гъвкава и отворена за интерпретация, затова е добра идея да я документирате, за да са на една и съща страница всички членове на екипа.
Тези документи обаче са сложни, защото всяка организация подхожда по различен начин към гъвкавите условия на работа. Политиката на една компания може да позволява на служителите да работят дистанционно няколко дни в седмицата, докато друга може да предлага условия, при които дистанционната работа е норма и служителите се срещат на място само при необходимост.
Хибридните работни режими са сложни, защото изискват различен подход към управлението. Вместо да се свързвате лично, за да се уверите, че членовете на екипа са продуктивни, трябва да възприемете подход, ориентиран към резултатите, който се фокусира повече върху представянето и производителността на служителите.
Това е различен начин на работа, без съмнение. Но фокусирането върху реалната продуктивност дава възможност на служителите да управляват собствените си работни графици, което повишава тяхната автономност, ангажираност и удовлетворение от работата. Само отсъствието на микромениджмънт може да направи чудеса за корпоративната култура и нивото на задържане на служителите във вашата компания. 🤩
Не забравяйте да вземете предвид правните последици, когато изготвяте хибридна политика за работа. Тя трябва да е в съответствие с всички закони за заетостта, особено тези, свързани с работното време, статута на заетост на непълно и пълно работно време, както и условията за дистанционна работа за хора с увреждания.
Трябва да имате предвид и следното:
- Продължителност на работния ден
- Извънредно работно време
- Данъчни задължения, особено за дистанционни служители в други щати или държави
- Допустими служители
Когато имате съмнения, проверете хибридния си работен график и политики в правния отдел, за да се уверите, че всичко е наред.
Ключови компоненти на хибридна политика за работа
Всяка организация прилага хибридната работа по различен начин, но все пак е необходимо да включите поне следните раздели в политиката си за хибридна работа:
- Критерии за допустимост: Определете кои позиции са допустими за дистанционна работа. Например, въвеждането на данни е идеално за хибридна работа, докато е почти невъзможно да се изпълняват задачи, свързани с обслужване на клиенти, от дома. Необходими са и ясни указания за допустимите места за дистанционна работа. Можете да изисквате от екипа си да разполага с отделен дом-офис, който отговаря на определени стандарти за поверителност или безопасност.
- Работно време: Гъвкавостта е чудесно нещо, но понякога е необходимо всички да са онлайн едновременно за съвместна работа и екипни срещи. Посочете работното си време в политиката, включително работното време и дните от седмицата, в които се очаква служителите да присъстват на място. Например, очаква ли се служителите да са на разположение по време на стандартното работно време или има място за гъвкавост, стига да си вършат работата?
- Насоки за комуникация: Документирайте кои инструменти за дистанционна работа ще използвате, за да поддържате връзка. Популярни опции са Slack, Zoom, Microsoft Teams и ClickUp. Задайте очаквания за времето за отговор и подходящото използване на видеоконферентни разговори в сравнение с изпращането на съобщения 💻
- Мерки за производителност: Хибридната работа обикновено не оценява служителите по работните часове, а по тяхното представяне. Ето защо вашата хибридна политика за работа трябва да установи и показатели за представянето на служителите. Разработете система за редовни проверки и индивидуални срещи, за да се уверите, че служителите постигат целите си и получават необходимата подкрепа.
Прилагане на хибридна политика за работа
Хибридната политика на работа не е нещо, което трябва да наложите на екипа си изненадващо. Следвайте тези стъпки, за да приложите успешно хибридна политика на работа, която да поддържа екипа ви щастлив, балансиран и продуктивен. 🧘
Разработване на политиката
Дори ако вече имате неофициална хибридна политика за работа, е добре да погледнете отстрани и да прецените дали нещата функционират. Ако нямате такава политика, оценете настоящата си работна среда, за да определите какъв тип хибридна организация би функционирала най-добре.
Това е вашият шанс да създадете персонализиран хибриден модел на работа. Вместо да следвате прекалено стриктно други примери за хибридна политика на работа, създайте нещо, което най-добре пасва на подхода на вашата организация към работата. 📝
Този предварителен план трябва да очертае структурата на хибридната работна организация, включително работното време, работните места и гъвкавите опции за работа. Работете върху политиката вътрешно, за да я направите възможно най-ясна, като проверите два пъти дали е в съответствие с правните стандарти и насоките за човешките ресурси.
Получете подкрепата на ръководството
Това е най-важното. Висшето ръководство, мениджърите на най-високо ниво или бордът на директорите трябва да одобрят хибридната политика за работа. Има голяма вероятност те да имат обратна връзка относно плана ви, така че не се страхувайте да се върнете към чертожната дъска, докато не стане перфектен. Колкото повече ръководството подкрепя вашите хибридни политики за работа, толкова по-гладко ще бъде внедряването им.
Комуникирайте със служителите
След като висшестоящите се съгласят с хибридната политика, е време да споделите плана с служителите. Вместо да извикате „Ей, имаме напълно нова организация на работата!“ в Slack, опитайте се да проявите малко повече финес. Това е голяма промяна, особено ако сте работили дистанционно, затова създайте добре обмислен план за комуникация, за да обявите новата хибридна политика. 📣
Изпратете имейл до цялата компания с подробна информация за политиката, включително пълния текст и основните точки. Служителите естествено ще имат много въпроси, затова обмислете да организирате проактивно сесии за въпроси и отговори, за да отговорите на всички техните притеснения.
Приложете политиката
Ще ви е необходима подходяща инфраструктура, за да може хибридната работа да функционира добре. Вероятно ще ви е необходима VPN и комуникационни инструменти като Slack или Zoom, които работят както дистанционно, така и в офиса.
Обмислете да прехвърлите работата си в софтуерно решение за хибридна работа от типа „всичко в едно“, като ClickUp, за да имат служителите достъп до всичко, независимо къде работят. ✨
Адаптирайте се по хода на работата
Хибридната работа е нова концепция за някои компании. Прилагането на такава радикално нова политика вероятно ще срещне някои препятствия. Редовно преглеждайте ефективността на вашия хибриден модел и правите корекции въз основа на обратната връзка от екипа и нуждите на бизнеса.
Хибридна политика на работа в контекста на управлението на човешките ресурси
Хибридните режими са по-трудни за реализиране от режимите, при които работата се извършва изцяло дистанционно или изцяло на място.
Защо изобщо да преминете към хибридна политика? 🤷
Кратният отговор е, че служителите искат хибридна работа.
Хибридните политики за работа оказват голямо влияние върху способността ви да наемате надеждни служители и да изграждате здравословна култура на работното място. Днешните търсещи работа ценят гъвкавостта и баланса между работата и личния живот, а хибридните политики за работа са огромно предимство. 🙌
Освен това, хибридната култура се фокусира повече върху производителността и автономността на служителите, което води до по-висока ангажираност на служителите – нещо задължително за дългосрочното им задържане.
Програмите за подпомагане на служителите (EAP) също работят добре с хибридните политики за работа. Можете да промените вашите EAP, за да отговорите на уникалните предизвикателства на дистанционните работници и хибридните служители, като изолация, баланс между работата и личния живот и дори ергономичност на домашния офис.
EAP могат да предложат ресурси и инструменти, които да помогнат на служителите да се адаптират към вашия хибриден модел на работа, включително семинари за управление на времето и производителност, които оказват пряко влияние върху представянето на служителите.
Интегриране на обучението и развитието на служителите в хибридни/политики за дистанционна работа
Внимателното съобщаване на преминаването към хибридна работна среда е чудесно, но ако наистина искате служителите ви да успеят, обучете ги. Вашият екип няма да бъде заедно през цялото време, затова е важно да положите допълнителни усилия, за да предложите професионално развитие на екипа си, независимо от това къде работят.
Например, някои служители вероятно ще се възползват от обучение по технологии. Не всички са запознати с инструменти като Microsoft Teams или Slack. Няколко обучителни сесии ще помогнат както на вас, така и на вашите служители да извлечете повече полза от инструментите, за които вече плащате. 🛠️
Освен технологиите, непрекъснатото усъвършенстване на уменията е чудесен начин да повишите производителността и мотивацията на служителите в хибридна среда. Например, редовните обучения по управление на проекти ще държат вашите проектни мениджъри в крак с най-новите стратегии за управление на печеливши проекти.
Повечето мениджъри са нови в управлението на хибридни екипи, затова изисквайте от всички ваши лидери да преминат специализирано обучение по най-добрите практики за хибридно управление. Много лидери са запознати с управленския стил „задници на столовете“, който само ще попречи на успеха на хибридния екип.
Редовното обучение ще направи мениджмънта по-уверен в хибридния подход, подкрепящ автономността на служителите и преминаването към управление на работата, ориентирано към резултатите.
Бонус: Софтуер за планиране на офис пространството!
Инструменти, които помагат за създаването на хибридни политики за работа
Създаването на хибридна работна политика обикновено изисква няколко документа, таблици и бележки на салфетки. Това е рецепта за преработване и дезорганизация, поради което компаниите използват ClickUp, за да създават, споделят и прилагат хибридни работни политики за рекордно кратко време. 🏎️
ClickUp е много повече от инструмент за дистанционна работа. Това е хибридно решение за работа, предназначено за разгръщане и ефективно управление на хибридна работна сила, независимо дали тя се намира в офиса или на километри разстояние.
Централизирайте комуникацията, управлението на задачите и документацията в една единствена, лесна за използване платформа. Всички работни пространства в ClickUp са персонализируеми, така че имате свободата да адаптирате дигиталната среда както желаете.
Разчитайте на надеждните, подходящи за дистанционна работа функции на ClickUp, за да поддържате вашия хибриден екип на една вълна.
- Брайнсторминг с лекота: Вместо да се ангажирате с писмена политика, за която знаете, че по-късно ще се промени, първо обсъдете вашата хибридна работна политика в ClickUp Whiteboard. Целият ви екип по човешки ресурси и ръководство може да сътрудничи по нея дистанционно в реално време, превръщайки вашите идеи в практически политики. Най-хубавото е, че Whiteboards се превръщат в проекти, документи или задачи само с няколко кликвания 💡
- Запишете го: Няма нужда да превключвате между платформи за съхранение на документи и платформи за сътрудничество в облака. ClickUp комбинира сътрудничество в реално време и съхранение с ClickUp Docs. Създавайте прекрасни документи и ги свързвайте с вашите проекти или работни процеси, за да направите хибридните политики за работа по-приложими.
- Вземете шаблон, който ще ви спести време: Кой казва, че трябва да създавате документи или бели дъски от нулата ? ClickUp предлага предварително заредени шаблони за работа от типа „plug and play“. Използвайте шаблона за бели дъски на ClickUp Work Plan, за да обсъдите вашата хибридна политика в реално време, и шаблона за меморандум на ClickUp, за да споделите новата политика с вашия екип.
Оценяване на успеха на хибридните политики за работа
Хибридните политики за работа са следващата стъпка в дистанционната работа. Хибридната работа е печеливша за всички, стига да я приложите правилно. 🏆
Но как да разберете дали вашите хибридни политики за работа са наистина успешни?
Важно е да проверявате процесите, за да се уверите, че новият подход наистина работи. Ако той създава нови проблеми, които пречат на напредъка на екипа, вероятно е време да направите някои промени.
Разбира се, ще ви трябват данни, за да разберете дали вашите хибридни работни условия отговарят на изискванията. Създайте проследими цели в ClickUp, за да следите:
- Ангажираност на служителите
- Напредък на проекта
- Работно време на екипа
- Работна натовареност
Създайте персонализирани табла ClickUp за цялата компания, за цял отдел или за всеки служител. Ще можете да следите представянето в реално време, независимо от това къде работи вашият екип през деня.
Създайте своя хибриден работен пространство в ClickUp
Хибридната работа ви дава предимствата на изграждането на култура чрез лични контакти, без да се прави компромис с гъвкавостта. Хибридните политики за работа премахват неяснотите и управляват очакванията, подготвяйки всички за дългосрочен успех.
Разбира се, създаването на нова политика може да отнеме известно време и усилия, но това е най-добрият начин да мотивирате служителите си и да управлявате бизнеса си по-ефективно. 🎯
Да, можете да опитате да направите всичко това сами. Но когато резултатите са важни, управлявайте своя хибриден екип в ClickUp. Тази водеща платформа не само има възможностите да изготви вашите хибридни политики, но и управлява проекти, задачи, комуникации, документи, шаблони и всичко останало, необходимо за хибридните екипи.
Не е нужно да ни вярвате на думата. Опитайте ClickUp сами. Създайте безплатното си работно пространство в ClickUp сега .