По-трудно е да постигнете целите на проекта си, когато не сте сигурни за наличните ресурси и за това, от което може да се нуждае екипът ви.
Без достатъчно данни е трудно да се вземат информирани решения относно персонала, бюджета и обхвата на проекта. Когато работата не е разпределена правилно, уменията и опитът се губят, което пречи на ефективността на проекта и удовлетвореността на служителите. А без стандартизирана мярка, разпределението на работната натовареност и напредъкът стават объркващи.
Пълно работно време или FTE в управлението на проекти обаче осигурява общ език за обсъждане на напредъка, работната натовареност и други нужди, свързани с управлението на ресурсите.
С FTE получавате прозрачност, сътрудничество и по-ясна представа за капацитета на работната натовареност. Това води до ефективно разпределение на персонала, като се предотвратява преумората или недостатъчното използване.
Реалистичните срокове за проекти, базирани на точни изчисления на FTE, увеличават успеваемостта на вашите проекти и правят напредъка ви по-предвидим. Правилното използване на еквивалентите на пълно работно време (FTE) гарантира, че подходящите умения и опит са перфектно съобразени с вашата работна натовареност, което повишава ефективността на проектите и ангажираността на служителите.
Тази публикация обхваща всичко, което трябва да знаете за използването на еквиваленти на пълно работно време или FTE в управлението на проекти.
Да започнем!
Какво е еквивалент на пълно работно време (FTE)?
Еквивалент на пълно работно време (FTE) е единица мярка, която представлява общия брой часове, отработени на пълно работно време от служителите на дадена компания. Това е работната натовареност на един служител на пълно работно време за определен период. Тя действа като стандартна единица и ви позволява да сравнявате резултатите от работата на служители на непълно работно време, подизпълнители и тези с различни графици.
За да изчислите FTE, разделете работното време на всеки служител на пълното работно време на компанията за една седмица.
Например, ако дадена компания счита 40 часа седмично за пълно работно време и един служител работи 40 часа седмично, неговият FTE е 1,0. По същия начин, ако служителите работят 20 часа седмично в същата компания, техният FTE ще бъде 0,5.
FTE е важен за годишното планиране на човешките ресурси и управлението на разходите за труд. Той може също да помогне на вашата компания да разбере ефективността на своите работници на непълно работно време.
Значение и предимства на FTE в управлението на проекти
FTE е ценен, защото рационализира разпределението на ресурсите, подобрява изпълнението на проектите и повишава успеваемостта на вашите проекти. Ето разбивка на предимствата и значението на FTE в управлението на проекти:
- Стандартизирано измерване и по-голяма прозрачност: FTE ви позволява да измервате и сравнявате усилията на пълноработни, непълноработни или договорни ресурси с една единствена единица. Това помага да се опрости разпределението на ресурсите, планирането на бюджета и разпределението на работната натоварност. Използването на FTE в управлението на проекти като общ език улеснява комуникацията и прозрачността по отношение на целите на проекта, разпределението на ресурсите и работната натоварност сред заинтересованите страни.
- Подобрени прогнози за бюджета и възвръщаемост на инвестициите: Знаейки общия брой FTE, посветени на даден проект, можете да направите точни прогнози за заплати, социални придобивки и други разходи. Това гарантира прозрачност на бюджета и помага да се избегнат финансови превишения. Оптимизираното разпределение на ресурсите намалява загубата на време и увеличава производителността, което води до по-добра възвръщаемост на инвестициите за вашия проект.
- Ефективно планиране на проекти и по-високи проценти на успех: Вашите FTE изчисления позволяват реалистични срокове за проектите, като отчитат наличните ресурси за проекта и тяхната капацитет. Това предотвратява нереалистични срокове и спомага за ефективното изпълнение на проектите. Гарантирането на точно планиране на ресурсите е ключът към по-високи проценти на успех на проектите. Помага на вашия екип да спазва сроковете, като същевременно остава в рамките на бюджета.
- По-добро балансиране на работната натоварност и управление на талантите: Наблюдението на FTE на всеки член на екипа гарантира справедливо разпределение на работната натоварност, предотвратява преумората и максимизира индивидуалната продуктивност. Това води до по-щастливи и по-ефективни членове на проектния екип. Показателите FTE също ви помагат да идентифицирате критични роли, пропуски в уменията и нужди от обучение в екипа ви, което позволява стратегическо управление и развитие на талантите.
- Точно планиране на ресурсите и подобрено вземане на решения: Ефективно оценявайте необходимата работна сила за успешното завършване на проекта, като количествено измервате нуждите на проекта по отношение на FTE. Това помага при вземането на решения за наемане на персонал, нуждите от аутсорсинг и управлението на работната натовареност на вътрешния екип. Информацията, получена от изчисленията на FTE, позволява по-добро вземане на решения относно персонала, бюджетирането и обхвата на проекта.
Примери за приложение и използване на FTE в управлението на проекти
FTE (еквивалент на пълно работно време) внася яснота и структура в разпределението на ресурсите и работната натовареност в организациите. Ето конкретни примери за това как се използва моделът FTE:
1. Набиране на персонал за нов проект
Представете си, че стартирате нова маркетингова кампания, която изисква създаване на съдържание, управление на социални медии и анализ на данни.
Като оцените работната натовареност за всяка задача и я превърнете в FTE (например създаване на съдържание – 0,75 FTE, социални медии – 0,5 FTE, анализ на данни – 0,25 FTE), получавате ясна представа за необходимите човешки ресурси.
Въз основа на общото FTE (1,5 FTE) можете да решите дали да наемете служители на пълен работен ден, специалисти на непълен работен ден или да възложите определени задачи на външни изпълнители.
2. Бюджетиране и оценка на разходите
Знаейки общата FTE на проекта, можете да оцените по-точно разходите за персонал.
Например, ако средната годишна заплата за необходимите ви умения е 50 000 долара, а проектът се нуждае от 1,5 FTE за една година, разходите за персонал ще бъдат (1,5 FTE * 50 000 долара/FTE) = 75 000 долара.
Използването на FTE в управлението на проекти помага за осигуряване на подходящо финансиране и определяне на реалистични бюджети за проектите.
3. Наблюдение на работната натовареност и предотвратяване на преумората
Проследяването на индивидуалните FTE в екипа ви гарантира справедливо разпределение на работната натовареност и предотвратява преумората.
Ако FTE на член на екипа постоянно надвишава здравословната граница (например 1,2 FTE), това показва потенциално претоварване и налага корекции като делегиране на задачи, наемане на допълнителна подкрепа или преразглеждане на крайните срокове на проекта.
4. Измерване на ефективността и производителността на екипа
Анализът на данните за FTE във времето разкрива информация за ефективността на вашия екип и идентифицира областите, които могат да бъдат подобрени.
Например, ако вашият екип постоянно изпълнява проекти с по-малко FTE, отколкото първоначално планирано, това показва повишена ефективност и производителност на екипа. И обратно, постоянно надвишаване на планираните FTE може да предполага неефективност или нереалистични срокове за изпълнение на проектите.
5. Комуникиране на напредъка на проекта и използването на ресурсите към заинтересованите страни
Използването на FTE като обща метрика в управлението на проекти опростява комуникацията със заинтересованите страни, като клиенти или инвеститори.
Можете да представяте отчети за напредъка по отношение на използваните FTE или наличните FTE за конкретни задачи и бъдещи проекти, като предоставяте на проектните мениджъри ясно разбиране за използването на ресурсите и напредъка на проекта.
Бонус пример
Екип за разработка на софтуер трябва да създаде нова платформа за електронна търговия. Те оценяват, че проектът изисква 8000 часа работа.
Ако разработчик на пълно работно време работи 40 часа седмично, това се равнява на 200 FTE седмици (8000 часа/40 часа/седмично).
Екипът може да наеме четирима разработчици на пълно работно време за по 20 седмици всеки (4 разработчици * 20 седмици/разработчик = 80 FTE седмици) или комбинация от разработчици на пълно и непълно работно време, за да достигне необходимите 80 FTE седмици.
FTE срещу брой на персонала: сравнителен анализ
FTE (еквивалент на пълно работно време) и брой на персонала са термини от управлението на проекти, използвани за измерване на размера на работната сила, но те се различават по обхват и цел. Ето сравнителен анализ:
| Фокус | Брой на служителите | Отчита общия брой на служителите, независимо от работното време или длъжността. Това е просто брой на лицата, наети от организацията. |
| FTE | Измерва общата работна натовареност на работната сила, като превръща всички отработени часове в стандартизирана единица от един пълноценен служител (обикновено 40 часа/седмица). Взема предвид работниците на непълно работно време, временните и договорните работници, както и служителите на пълно работно време. | |
| Приложения | Брой на служителите | Полезно за проста оценка на размера на работната сила, планиране на организационната структура, разпределение на офис пространството и основни отчети за човешките ресурси |
| FTE | Ценна информация за планиране на ресурсите, прогнозиране на бюджета, управление на работната натовареност по проекти, сравнителен анализ на ефективността и анализ на производителността на екипа | |
| Предимства | Брой на служителите | По-лесно за изчисляване и разбиране, дава ясна представа за общия размер на компанията |
| FTE | По-точно отразяване на капацитета на работната сила, позволява по-добро разпределение на ресурсите, улеснява точното планиране на бюджета и дава възможност за сравнения между компаниите | |
| Недостатъци | Брой на служителите | Не взема предвид индивидуалните работни натоварвания или служителите на непълно работно време, което може да доведе до неточно планиране на ресурсите и неточни бюджетни прогнози. |
| FTE | По-сложно за изчисляване, изисква подробно проследяване на отработените часове и може да не е подходящо за всички организационни функции | |
| Избор на подходящия показател | Брой на персонала | Подходящ за проследяване на основния размер на работната сила и вътрешни отчети |
| FTE | Предпочитан за планиране на ресурсите и управление на проектната работа, бюджетиране, анализ на ефективността и бенчмаркинг |
Съвети за вземане на решения
Обмислете целта на вашия анализ. Ако ви е необходим просто брой на служителите, достатъчно е да използвате броя на персонала. Ако ви е необходимо да разберете капацитета на работната натовареност, разпределението на ресурсите или нуждите на проекта, използвайте изчисление на FTE. Можете да използвате и двата показателя заедно, за да получите изчерпателна информация.
Стъпки за изчисляване на еквивалента на пълно работно време в управлението на проекти
Стъпка 1: Определете стандартния брой часове за служител на пълно работно време
Това обикновено се определя от стандартите на вашата организация или бранш. Най-често срещаният стандарт е 40 часа седмично, но той може да варира в зависимост от местоположението и сектора.
Стъпка 2: Изчислете общия брой часове, отработени от всички служители
Включете както пълноработни, така и непълноработни служители. Вземете предвид извънредния труд или допълнителните отработени часове. Можете да съберете тази информация от табели за отчитане на работното време, документи за заплати или системи за управление на човешките ресурси.
Стъпка 3: Разделете общия брой отработени часове на стандартния брой часове
Използвайте формулата: FTE = Общо отработени часове / Стандартни часове за служител на пълно работно време.
Стъпка 4: Закръглете полученото число FTE до най-близката стотна (ако е необходимо).
Повечето организации използват FTE с точност до две знака след десетичната запетая. Да приемем, че дадена компания има пет служители на пълно работно време, които работят 40 часа седмично, и трима служители на непълно работно време, които работят 20 часа седмично.
Общият брой отработени часове на седмица ще бъде: (540) + (320) = 260 часа
При 40-часова работна седмица, FTE ще бъде: 260/40 = 6,5 FTE
Допълнителни съображения за изчисляване на FTE в управлението на проекти:
- Годишен FTE: За да изчислите годишния FTE, умножете стандартните седмични часове по броя седмици в годината (52) и използвайте това като знаменател във формулата.
- Служители на непълно работно време: Изчислете техния FTE, като разделите действителните им отработени часове на стандартните часове на пълно работно време. Например, служител, който работи 20 часа седмично, ще бъде 0,5 FTE.
- Различни работни графици: Ако служителите имат различни работни часове или смени, изчислете FTE индивидуално за всеки от тях въз основа на действително отработените часове.
- Отпуск, болнични и празници: Тези отсъствия могат да бъдат отчетени чрез съответно коригиране на общия брой отработени часове.
Как да използвате FTE в управлението на проекти
Ето няколко практични начини за прилагане на FTE в управлението на проекти:
Оценяване на ресурсите за планиране на проекти
Количествено измерете работната натовареност, като изчислите необходимите FTE за всяка задача или фаза на проекта. Това ви дава ясна представа за общия обем работа, необходим за завършване на проекта.
Използването на FTE в управлението на проекти помага и за определяне на нуждите ви от персонал. Определете броя на пълноработните, непълноработните или временните служители, необходими за покриване на FTE изискванията на проекта. Оптимизирайте разпределението на ресурсите и разпределете FTE стратегически между различните задачи въз основа на умения, наличност и капацитет на работната натовареност.
Комуникиране на напредъка по проекта на заинтересованите страни
Използвайте FTE, за да комуникирате по прозрачен начин напредъка на проекта, управлението на ресурсите и разпределението на работната натовареност на заинтересованите страни. Проследявайте напредъка и докладвайте използваните FTE и наличните FTE за конкретни задачи, за да посочите състоянието на проекта и да идентифицирате потенциални забавяния или ограничения на ресурсите.
Наблюдение на работната натовареност и предотвратяване на изчерпването
Проследявайте индивидуалните FTE, като присвоявате FTE на всеки член на екипа, за да гарантирате справедливо разпределение на работната натоварност и да предотвратите преумората. Идентифицирайте потенциалните претоварвания или оценявайте индивидуалните FTE редовно, за да откриете признаци на потенциално изчерпване или прекомерна работна натоварност.
Ако FTE надвишават разумните граници, приложете корекции като делегиране на задачи, наемане на допълнителна подкрепа или удължаване на сроковете на проекта.
Създаване на реалистични бюджети за проекти
Умножете необходимите FTE по средната заплата за съответните длъжности, за да оцените точно разходите за персонал.
Вземете предвид допълнителните разходи и включете допълнителни разходи като социални придобивки, данъци и режийни разходи, свързани с всеки FTE, за да създадете изчерпателен бюджет.
Проследявайте разходите си, като сравнявате действителните разходи за FTE с бюджета през целия проект, за да идентифицирате потенциални отклонения и да предприемете коригиращи действия.
Измерване на ефективността и производителността на екипа
Анализирайте данните за FTE, като сравните планираните FTE с действителните FTE, използвани за измерване на ефективността на екипа и идентифициране на области за подобрение. Проследявайте тенденциите в представянето си, като наблюдавате данните за FTE, за да идентифицирате модели в производителността на екипа, което ще ви помогне при вземането на решения за бъдещо планиране на проекти и разпределение на ресурсите.
Сравнете също така използването на FTE от вашия екип с бенчмарковете в бранша, за да оцените производителността и да идентифицирате потенциални области за оптимизация.
Можете също да използвате данни, базирани на FTE, за да улесните решенията на заинтересованите страни относно обхвата на проекта, корекциите в бюджета или преразпределението на ресурсите.
Опростете управлението на FTE с ClickUp
Сега, когато сте готови да се възползвате от еквивалента на пълно работно време, си набавете инструмент за управление на проекти, който да ви помогне да планирате и управлявате ефективно ресурсите.
ClickUp е идеалният инструмент за управление на проекти – той ще ви помогне да оцените, проследите и подобрите разпределението на ресурсите.
Записвайте точно всички часове, през които екипът ви е работил по задачи и проекти, с помощта на ClickUp Time Tracker.
Например, сравнете очаквания FTE с действителните регистрирани часове, за да идентифицирате разминавания в работната натовареност и да усъвършенствате бъдещите прогнози.
Персонализирайте и разпределяйте времето ефективно с шаблона за разпределение на времето на ClickUp, за да отговорите на специфичните изисквания на вашия бизнес за проследяване на FTE. Сравнете работните процеси в различните екипи и намерете начини да оптимизирате процесите си с шаблона за проучвания на времето на ClickUp.
Създайте персонализирани полета за съхранение и проследяване на FTE данни директно в задачите и проектите, така че те да бъдат организирани и достъпни.
Визуализирайте капацитета на екипа и индивидуалните работни натоварвания чрез ClickUp Dashboard, за да осигурите справедливо разпределение и да предотвратите преумора. Разпределяйте задачите въз основа на наличните FTE, като по този начин оптимизирате разпределението на ресурсите и предотвратявате преумората.
Освен това, ако някой работи прекалено много, можете да използвате ClickUp, за да предотвратите преразпределянето, като зададете ограничения за капацитета на всеки член на екипа въз основа на неговата FTE наличност.
Включете също така персонализирани полета за FTE във функцията „Отчетни табла“ на ClickUp, за да анализирате тенденциите в работната натовареност, да идентифицирате пречките и да проследявате напредъка.
Можете също да създадете персонализирани табла за визуализиране на данните за FTE заедно с показатели като процент на завършени задачи и графици на проектите. Визуализирайте данните по желания от вас начин и ги споделете с всички заинтересовани страни.
За да реализират успешен проект, проектните мениджъри трябва да разберат и оптимизират своя FTE. Изборът на подходящ софтуер за управление на проекти може да ви помогне да направите това ефективно и в необходимия мащаб.
Започнете безплатно с ClickUp още днес.