Критичен компонент на управлението на проекти е управлението или намаляването на риска. Адаптирането към рискове и непредвидени обстоятелства е от решаващо значение при множеството променливи и динамични елементи в сложни или дългосрочни проекти. ⭐
Също толкова важен аспект от намаляването на риска в управлението на проекти е неговото документиране. Рисковете и проблемите рядко стават явни в началната фаза на планиране на проекта. Едва когато проектът влезе в етап на изпълнение, проектните мениджъри и екипите се сблъскват с проблеми.
Наред с прогнозирането на потенциални проблеми и наблюдението на възможни причини, документирането на проблемите по проекта поддържа проектите в правилната посока. Документирането на проблемите по проекта също така елиминира подобни затруднения, които вероятно ще възникнат с напредването на проекта.
Тук е мястото, където RAID логът се оказва полезен.
Какво е RAID дневник?
RAID логът е ефективен инструмент за управление на проекти, който оптимизира проекта; той проследява рисковете, действията, проблемите и решенията. Логовете проследяват тригерите, вероятностите, проблемите, въздействията, действията, собствениците и т.н.
Журито все още не е взело решение относно конкретния смисъл на акронима, но всички са съгласни, че RAID включва Risks (рискове), Assumptions (предположения) или Actions (действия), Issues (проблеми) и Dependencies (зависимости) или Decisions (решения).
Записването на такива подробности в RAID лог помага за проследяване и управление на напредъка на проекта. RAID логовете също така предоставят рамка за проактивно намаляване на риска и разрешаване на проблеми, като поддържат проекта в правилната посока и постигане на целите на проекта.
Компонентите на RAID лога
1. Рискове
В частта за рисковете на RAID лога проектните мениджъри записват потенциални проблеми или обстоятелства, които могат да окажат негативно влияние върху проекта. Ранното идентифициране и оценяване на рисковете по проекта позволява на проектните екипи да разработят планове за действие в извънредни ситуации и да предприемат проактивни мерки за минимизиране на тяхното влияние, ако не и за предотвратяване на тяхното възникване.
Докато дефинирате рисковете изчерпателно в етапа на планиране на проекта, трябва да актуализирате и ревизирате рисковете с напредването на проекта. Това е съществена част от дневника, а проектният екип използва дневника заедно със софтуера за управление на риска.
2. Предположения
Проектните екипи отчитат определени обстоятелства или събития, които очакват в хода на проекта, със или без категорични доказателства.
Макар че предположенията често са необходими за вземането на решения по проекта, те въвеждат несигурност и потенциални рискове. Документирането на предположенията гарантира, че проектният екип ги валидира и разглежда по време на изпълнението.
3. Проблеми
За разлика от рисковете, които предвиждате, или предположенията, основани на знания за проекта, вие записвате проблеми въз основа на действителни събития, които заплашват да попречат на напредъка на проекта. След като идентифицирате рисковете, проектните екипи ги приоритизират и формулират планове за справяне с тях. Проектният екип проследява тези проблеми и тяхното разрешаване в RAID лог.
Екипите използват раздела „действие“ в RAID лога, за да документират разрешаването на проблеми. Понякога ще забележите, че определени екипи обединяват рисковете и проблемите в зависимост от шаблона на RAID лога. Това помага за установяване на причинно-следствената връзка между риска и степента на свързания проблем.
4. Зависимости
Зависимостта е задача, която зависи от завършването на друга задача. Често компонентите на един проект са свързани по начин, по който трябва да следват определена последователност.
Проектните екипи трябва да изпълнят тези взаимосвързани задачи в определен ред или в рамките на определен период от време, за да може проектът да продължи.
Идентифицирането и документирането на значими зависимости на етапа на планиране на проекта помага на проектния мениджър да следи ключовите моменти на проекта. По този начин е лесно да се предвидят възможни пречки, които могат да повлияят на напредъка на проекта.
В етапа на изпълнение на проекта управлението на зависимостите гарантира, че екипът координира добре задачите и своевременно предвижда и отстранява потенциални забавяния или пречки.
Действия и решения
В допълнение към първите четири, някои проекти изискват проектният екип да документира действията и решенията на проектните мениджъри.
- Действия: Трябва да изпълните тези задачи, за да се справите с рисковете, да разрешите проблемите или да решите въпросите, които допринасят за постигането на целите на проекта. За разлика от предположенията, действията са конкретни и измерими дейности с определен график и отговорност.
- Решения: Това са информирани решения, които проектният мениджър (в някои случаи проектните екипи) взема по време на изпълнението на проекта. Такива решения могат да бъдат в отговор на конкретни проблеми, възникнали по време на изпълнението, или такива, които вземате проактивно, за да предотвратите кризи в бъдеще. В повечето случаи екипът записва решенията по определен начин: кой е взел решението, какво решение е взето и защо е взето. RAID логът също записва моментите от времевата линия, в които са взети решенията. Докато зависимостите гарантират, че проектният екип изпълнява задачите в правилен ред, решенията определят цялостния напредък на проекта.
Дневниците RAID от решаващо значение ли са за ефективното управление на проекти?
Проектните мениджъри контролират отблизо напредъка на проекта, като документират и редовно преглеждат критичните елементи, които допринасят за проекта.
Дневниците помагат на проектните екипи да получат ценна информация за потенциалните предизвикателства на проекта. Те проактивно разработват приоритети и стратегии за справяне с тях, което в крайна сметка допринася за успеха на проекта.
Освен това RAID логовете служат като ценен инструмент за комуникация, който насърчава прозрачността и сътрудничеството между ресурсите на проекта, като гарантира, че всички са на една и съща страница.
RAID дневник срещу регистър на рисковете
RAID логовете и регистрите на рисковете са основни инструменти за управление на проекти, които служат за идентифициране и управление на рисковете. Те обаче се различават по обхват и цел.
RAID логът се използва през целия жизнен цикъл на проекта, докато регистърът на рисковете се фокусира единствено върху цялостна оценка на рисковете и приоритизиране в началото на проекта.
Какви са предимствата и ограниченията при използването на RAID дневник?
Ясно е, че RAID логът е жизненоважен инструмент за ръководителите на проекти, но проектните мениджъри трябва да разбират и неговите ограничения. Това ще ви даде възможност да се справите с ограниченията на инструмента и да оптимизирате неговата ефективност.
Предимства на използването на RAID лог
1. Видимост
RAID логовете съхраняват важна информация централизирано и са достъпни за всички заинтересовани страни по проекта. И тъй като съдържат информация, свързана с проекта, логовете предоставят обща представа за напредъка на проекта.
2. Информирано вземане на решения:
С напредването на проекта RAID логовете ви помагат да вземете информирани решения и да оцените тяхната ефективност въз основа на документираните ви решения и действия.
3. Леснота на използване
RAID логовете обикновено имат определена структура с фиксирани компоненти, а създаването на шаблонизирани RAID логове помага на проектните екипи да се заемат бързо с работата. Освен това шаблонизираните логове позволяват последователност между проектите, опростяват въвеждането на нови ресурси в проекта и улесняват обучението по основни процеси в екипа.
4. Проактивна комуникация и управление на риска
RAID логът насърчава организиран и стратегически подход към управлението на проекти и ефективно събира и разпространява важна информация. Комуникацията се подобрява, което увеличава шансовете ви да идентифицирате рисковете по-рано.
По този начин намалявате времето, което отнема, като същевременно минимизирате или напълно предотвратявате рисковете.
5. Ефективно решаване на проблеми
RAID логовете възлагат отговорности на лицата, отговорни за разрешаването на проблеми и предизвикателства. В крайна сметка, логовете дават възможност на проектните мениджъри да подготвят решения, като проактивно подобряват спазването на сроковете и бюджетите.
Ограничения на RAID логовете
1. Ограничен обхват
Самите RAID логове може да не са достатъчни за управление на риска, тъй като се фокусират само върху идентифицирането и проследяването на R-A-I-D компонентите. Проектният план е по-подходящ за подробно документиране на спецификите на даден проект.
В допълнение към RAID лога, централизираният софтуер за управление на проекти гарантира, че информацията за проекта е достъпна за всички членове на екипа, независимо от техния отдел или функция.
2. Прекалено наблягане на документацията
Ефективността на този инструмент зависи от това дали проектният екип актуализира редовно дневника. Това само ще отвлича вниманието от активните задачи по управление на проекта, освен ако екипът не балансира документацията и изпълнението на проекта.
Освен това, прекаленото задълбочаване може да доведе до претоварване с информация, а прекалената повърхностност обезсмисля целта на RAID лога.
От друга страна, ако дневникът не се актуализира в реално време, той става неактуален, което може да доведе до объркване сред заинтересованите страни.
3. Изискване за непрекъснато преразглеждане
При по-големи проекти RAID логовете може да изискват чести прегледи, което създава усещане за постоянен контрол сред членовете на проектния екип.
4. Зависимост от човешкия фактор
RAID логовете разчитат на ръчното идентифициране и документиране на рискове и проблеми от членовете на проектния екип. Следователно човешката преценка и осведоменост играят решаваща роля за ефективността на RAID лога.
Кога да използвате RAID дневник?
Някои конкретни примери за използване на RAID лог включват следните случаи.
- В началото на проекта: За да идентифицирате потенциални рискове, предположения, проблеми и зависимости, които биха могли да повлияят на успеха на проекта.
- През целия жизнен цикъл на проекта: За проследяване на състоянието на R-A-I-D компонентите и за записване на решения и точки за действие.
- При вземане на решения по проекта: Ще ви помогне да обмислите потенциалното въздействие на различните решения.
- При общуване със заинтересованите страни: Като средство за предоставяне на ясно разбиране за състоянието на проекта на лицата, участващи в него.
Как да използвате RAID дневник в управлението на проекти: основни стъпки
Стъпка 1: Изберете подходящия формат за вашия проект
Изборът на подходящ формат е първата стъпка. Започнете RAID лог на хартия, чрез електронни таблици или със софтуер за управление на риска. Независимо от формата, уверете се, че той съответства на целите на проекта и отчита неговата сложност.
Включете екипа си и заинтересованите страни в избора на формат, тъй като те ще бъдат крайните потребители на инструмента и трябва да се чувстват комфортно с него.
Стъпка 2: Избройте рисковете, предположенията, проблемите и зависимостите във вашия проект
Следващата стъпка е да обсъдите и запишете подробно всеки компонент. За това е от първостепенно значение сътрудничеството в екипа. Екипът по проекта ще ви помогне да идентифицирате потенциалните рискове въз основа на своя опит и области на специализация.
Сътрудничеството в етапа на създаване също ще помогне на членовете на екипа ви да определят своите роли и отговорности при управлението на проекти.
Стъпка 3: Продължавайте да актуализирате!
Редовните актуализации на лога в реално време са от съществено значение за проследяване на напредъка и документиране на отговорите на предизвикателствата. Външни заинтересовани страни, включително мениджъри и клиенти, ще използват лога, за да разберат как се намаляват рисковете и се решават проблемите. Тези актуализации ще осигурят безпроблемна комуникация в рамките на екипа и с външни партньори.
Стъпка 4: Размисъл след проекта
С цялостния си поглед върху информацията за вашия проект, RAID логът допринася и за процеса на вземане на решения в бъдещи проекти, като ефективно превръща опита в ценни познания.
Създаване на шаблон за RAID дневник
Вместо да създавате RAID логове от нулата, създаването на шаблон ще улесни бързото започване на планирането на проекта. Шаблонът за RAID лог е персонализирана рамка за документиране и проследяване на отделните компоненти: рискове, предположения или действия, проблеми, решения и зависимости.
По-долу е пример за шаблон на RAID дневник:
- Идентификационен номер на риска: Уникален идентификатор за всеки риск
- Описание на риска: Подробно описание на потенциалния риск
- Вероятност: Оценка на вероятността за възникване на риска
- Въздействие: Оценка на сериозността на последствията от риска
- Стратегия за смекчаване: Планирани действия за минимизиране на въздействието на риска
- Собственик: Лице, отговорно за наблюдение и справяне с риска
- Статус: Текущо състояние на риска (например отворен, затворен)
- Дата: Дата на идентифициране на риска или последно актуализиране
- Предположения: Вярвания или твърдения, приемани за даденост без окончателни доказателства.
- Проблеми: Известни проблеми или предизвикателства, които екипът трябва да разреши.
- Решения: Конкретни избори, направени по отношение на посоката, действията или стратегиите на проекта.
Подобрете планирането на проекти и оценката на риска с софтуер за управление на проекти
RAID логовете са незаменим инструмент във вашия арсенал. Вече не е нужно да преглеждате бележки от предишни срещи или да се притеснявате за липсващи документи за предположения – RAID логът е вашето решение.
Създаването на RAID дневник за първи път е предизвикателство, но е полезно да разполагате с подходящите инструменти. Например, шаблонът за RAID дневник на ClickUp ще ви помогне да започнете, като ви даде възможност да организирате и обработвате ефективно информацията, свързана с проекта, от самото начало.
Макар RAID логът да е полезен, важно е да се отбележи, че обхватът му е много по-ограничен в сравнение с софтуера за управление на проекти, който предлага по-цялостен подход.
ClickUp, например, е многофункционален софтуер, който помага при управлението на проекти, сътрудничеството в екип, управлението на взаимоотношенията с клиенти (CRM), комуникацията и много други. Разгледайте задачите в ClickUp и функциите на Clickup, за да разберете как можем да ви помогнем.