Smartsheet срещу Jira: Кой инструмент за управление на проекти е най-добър?

Време ли е вашият екип да се откаже от проследяването на задачите на хартия или лепящи се бележки? Има голям избор от инструменти за управление на проекти, но Smartsheet и Jira са едни от най-популярните приложения за големи екипи.

И двете решения оптимизират планирането на проекти и управлението на задачи, но настройките и функционалностите им не са съвсем еднакви.

Коя опция – Smartsheet или Jira – е най-подходяща за работата на вашия екип?

В този наръчник ще разгледаме какво предлага всеки софтуер за управление на проекти, най-атрактивните им функции и как се представят един до друг. Ще споделим и един не толкова таен инструмент за оптимизиране на задачите, проектите, чатовете и шаблоните на вашия екип на едно място. ✨

Какво е Smartsheet?

Smartsheet е многофункционален инструмент за управление на проекти, който съчетава познатата среда на Excel с мощността на SaaS платформа за управление на проекти (PM). Може да звучи като решение за база данни или електронна таблица, но всъщност е платформа за управление на проекти на корпоративно ниво, проектирана да се мащабира.

Този софтуер за управление на проекти поддържа сътрудничество в реално време и впечатляващ набор от табла, диаграми на Гант, функции за автоматизация и софтуер за проследяване на проблеми, за да следи задачите.

Функции на Smartsheet

Smartsheet е много фокусиран върху данните, така че е идеален за екипи, които управляват много данни. Но дори и да не сте от тях, има много неща, които да харесате в този облачен инструмент за управление на проекти.

1. Изгледи, работни процеси и табла – о, Боже!

Smartsheet предлага надеждни инструменти и шаблони за управление на хора, проекти, ресурси и големи идеи на едно място. По подразбиране вашите проекти се показват в табличен изглед, но можете да превключите към диаграма на Гант, диаграма или календар, за да ги разгледате от друг ъгъл.

Smartsheet предлага персонализирани формуляри за събиране на данни, които се въвеждат в таблиците ви в реално време, което е идеално, ако сте проектен мениджър, фокусиран върху данните.

Освен това софтуерът за управление на проекти позволява вътрешно или външно сътрудничество, така че е подходящ за работа рамо до рамо с клиенти, подизпълнители или външни партньори. Системата включва и инструменти за проверка, които улесняват творческите ревюта, както и отчети за отчитане на времето за фактуриране или за по-добро управление на ресурсите вътрешно (или външно).

2. Управление на проекти и портфейли (PPM)

Настройката на PPM на Smartsheet поддържа планиране, съгласуване, внедряване и мащабиране. Тя използва данни в реално време, за да открие неефективности в работния процес и проектите на вашия екип, така че да можете да намалите ръчната работа и да насочите енергията си към неща, които наистина имат значение.

Не само това, но Smartsheet PPM ви помага да стандартизирате и подобрите процесите чрез сортиране на данни в реално време, така че ако сте обсебени от ефективността, тази функция за управление на ресурсите е задължителна. Не е лошо, че Smartsheet се предлага и с готови шаблони и персонализирани автоматизации на работния процес.

3. Интеграции

Дори ако в момента следите проектите на хартия, има голяма вероятност екипът ви вече да използва различни инструменти. Но няма нужда да изхвърляте бебето заедно с водата – просто настройте интеграция на Smartsheet с инструментите, които екипът ви вече използва.

Решенията за управление на проекти на Smartsheet се интегрират с много други приложения, включително:

Ако вашият екип е винаги в движение, Smartsheet разполага и с мобилно приложение за iOS и Android.

А ако имате нужда от нещо по-персонализирано, Smartsheet ви позволява да създадете напълно персонализирано приложение без код. 📱

4. Одобрения и съхранение на активи

Smartsheet може да изглежда като платформа, фокусирана върху данните (и определено е такава), но тя разполага и с функции, предназначени за маркетинг специалисти и творчески екипи. Изградете стратегията си в Smartsheet и я съгласувайте с количествените показатели от ключовите показатели за ефективност (KPI), за да видите едновременно големите си цели и резултатите в реално време.

Бюджетите са двигателят на маркетинга, затова използвайте Smartsheet, за да прогнозирате графици, ресурси и други с данни в реално време.

Няма нужда да превключвате между софтуера за управление на проекти и приложението за съхранение в облака. Smartsheet съхранява големи файлове в различни формати, включително 3D рендери и 8K видеоклипове.

Лесното използване на Smartsheet улеснява качването, споделянето и съвместната работа по файлове с вашия екип. Инструментът за проверка на Smartsheet следи къде се намират вашите активи и дали са одобрени – вече не е нужно да чакате в неизвестност при графичния дизайн.

5. Стратегическа трансформация

Имате нужда от сериозни промени? Smartsheet е на Ваша страна. Неговата стратегическа трансформация поддържа цялостна реорганизация на компанията, от управление на процесите и интелигентни работни потоци до конектори за данни и оперативни стратегии.

Цени на Smartsheet:

Какво е Jira?

Софтуерният гигант Atlassian притежава Jira, един от най-големите инструменти за управление на проекти за разработка на софтуер и гъвкави екипи. За разлика от Smartsheet, който е подходящ за почти всеки тип работа, Jira е създаден изцяло за разработка на софтуер.

Ако ръководите творчески екип, вероятно няма смисъл да използвате софтуера Jira, но ако отговаряте за технически DevOps екип, това е ясният победител в съревнованието между Smartsheet и Jira.

Jira може да е по-нишова, но също така е част от екосистемата на Atlassian. Ако се нуждаете от допълнителни функционалности или характеристики, можете лесно да добавите други продукти според нуждите си, като Confluence или Open DevOps.

Характеристики на Jira

Jira е идеален избор за екипите за разработка благодарение на своята гъвкава настройка, шаблони, инструменти за автоматизация с плъзгане и пускане и др.

1. Планирайте, проследявайте, пускайте и докладвайте на едно място

Въведете вашите големи, смели цели, за да създадете потребителски истории, да проследявате проблеми и да възлагате задачи на вашия екип. Покажете вашите проекти в хронологичен ред, на табло или в диаграма на Гант, за да имате пълна видимост на проекта.

Ако проследявате различни версии на софтуера, Jira регистрира всички версии по дата на стартиране, дата на пускане и описание. Това е спасително, ако управлявате няколко версии едновременно и се нуждаете от обща представа за състоянието на всеки проект.

Искате ли малко повече данни? Прегледайте визуализациите на данни в реално време на Jira в хронологичен изглед или изглед на Kanban табло. Jira се предлага с технически отчети като спринт отчети, диаграми за изразходване и контролни диаграми. Можете дори да извличате отчети по потребител и версия на софтуера, за да видите колко ефективно работи вашият екип.

Но ако имате нужда от нещо по-персонализирано, Jira е подходящият избор. Той ви позволява да създадете персонализиран табло, което показва само най-важните данни на едно място. 📊

2. Интеграции

Jira има толкова много интеграции, че не можем дори да ги изброим всички тук. Това е така, защото интеграциите се предлагат чрез впечатляващо обширния пазар на Atlassian. Намерете интеграции от категории като управление на взаимоотношенията с клиенти, макроси, имейл, мониторинг и други.

Популярните интеграции включват Miro, Figma и GitLab, така че ако имате нужда да свържете вашето PM решение с техническите си инструменти, Jira е чудесен избор.

3. Автоматизация

Автоматизацията на Jira се занимава с много дребни задачи, като изпращане на известия или стартиране на работни процеси.

Не се изисква код: изберете от готовите тригери за автоматизация на Jira или персонализирайте свой собствен. Ако не сте сигурни откъде да започнете, Jira ще ви препоръча тригери въз основа на настройките и историята на вашия акаунт.

Неговите автоматизации са чудесни за създаване на отчети за натоварването на потребителите с цел по-добро управление на ресурсите, така че можете автоматично да разпределяте или делегирате работата в екипа. Ефективността на планирането на проектите ви определено може да се подобри, когато автоматизирате работните процеси с неговите решения за управление на проекти.

4. Шаблони

Jira предлага множество шаблони, предназначени да ви помогнат да стартирате проектите си. Повечето от шаблоните са за управление на работата, но Jira предлага и шаблони за управление на услуги, разработка на софтуер и дори маркетинг и дизайн.

Няма нужда да проектирате проект от нулата. Използвайте шаблон, за да настроите бързо проекти във формат Kanban board или Scrum board за проследяване на проблеми в DevOps – светът е вашата мида.

Цени на Jira

Smartsheet срещу Jira: сравнение на функциите

Smartsheet и Jira имат капацитета да се справят с проекти за големи и малки предприятия. Въпреки това, има много разлики между тези две платформи и изборът на подходящата опция в крайна сметка зависи от нуждите на вашия бизнес.

1. Пример за употреба

Smartsheet твърди, че може да работи добре за ИТ екипи, но не е проектиран за разработка или ИТ, както Jira. Jira може да работи за нетехнически екипи, но няма да получите реална възвръщаемост на инвестицията си (и вероятно ще объркате колегите от маркетинга с ненужно сложни решения за управление на проекти).

Smartsheet обаче работи добре за по-широк спектър от случаи на употреба. Ако планирате да преминавате цялата си организация към едно единствено решение за управление на проекти, Smartsheet е по-гъвкаво и има по-кратка крива на обучение.

Победител: Smartsheet за гъвкавост; Jira за софтуерни екипи

2. Шаблони

Искате да спестите време? И Jira, и Smartsheet предлагат шаблони. Jira предлага около 40 шаблона, които се фокусират предимно върху форматирането на проекти. Smartsheet, от друга страна, предлага шаблони на няколко езика и разполага с над 190 шаблона на английски език за всичко – от тестове с изненадващи въпроси до пътни карти за продукти и имейл кампании. Това е по-добрият вариант, ако искате шаблони за различни цели.

Победител: Smartsheet

3. Автоматизация и изкуствен интелект

И Jira, и Smartsheet разполагат с инструменти за автоматизация на работния процес чрез плъзгане и пускане. Но в сблъсъка между Jira и Smartsheet остава да се види кой ще надделее, когато става въпрос за изкуствен интелект.

Smartsheet в момента тества бета версия на AI за създаване на формули, създаване на диаграми и AI асистент на живо. В момента тя не е достъпна за всички, но се планира да бъде пусната скоро.

В момента Jira предлага AI под формата на виртуални агенти, които поемат част от натоварването на членовете на екипа, работещи в областта на обслужването на клиенти. Но има и още: запишете се в списъка на чакащите, за да бъдете сред първите, които ще тестват Atlassian Intelligence AI, която обещава да генерира съдържание, да се грижи за бележките и резюметата от срещите и да отговаря на всички ваши въпроси относно даден проект.

Победител: Все още е рано да се каже

4. Управление на цифрови активи

Управлението на цифрови активи (DAM) е задължително, за да поддържате файловете на вашата организация в едно подредено и организирано цифрово пространство. За съжаление, Jira изобщо не предлага DAM – за това трябва да си купите друг продукт на Atlassian, Brandfolder.

Smartsheet предлага DAM, което улеснява организирането, защитата и споделянето на документи както вътрешно, така и с външни партньори. Не се притеснявайте, той разполага и с надеждни функции за разрешения, които пазят вашата информация под ключ.

Победител: Smartsheet

5. Цени

Jira и Smartsheet не се различават много по отношение на цените. Jira е с 1,15 долара по-скъп на потребител (за 10 потребители) в стандартния си план. Jira обаче е по-евтин с 16 долара на потребител за Premium, докато Smartsheet таксува 25 долара на потребител за Business нивото си.

За щастие, и Smartsheet, и Jira предлагат безплатни версии, така че можете да ги изпробвате, преди да ги купите.

Победител: Jira за основни функции; Smartsheet за акаунти от по-високо ниво

Jira срещу Smartsheet в Reddit

Както можете да видите, няма ясен победител в дебата между Smartsheet и Jira. Консултирахме се с добрите хора от Reddit, за да оценим кой инструмент за управление на проекти е по-добър за различни приложения.

Някои потребители са заклети фенове на Jira: „Като човек, който е използвал Asana, Trello, MS Project и Smartsheet, не мога да си представя да бъда толкова продуктивен без простотата и отчетността, които свързвам с Jira“, каза един от тях.

Въпреки това, други потребители смятат, че Jira не отговаря напълно на техните нужди. Един потребител казва: „Измина доста време откакто търсихме подходящ инструмент, но ми се струва, че си спомням, че решихме, че Jira е като чук за наш проблем с мухи. Просто не беше подходящ. Опитахме цяла поредица от инструменти. Сега Smartsheet + Teams промени играта.“

Друг потребител каза, че внедряването на Jira е твърде сложно и че „инструменти като Trello и Smartsheet са по-гъвкави и по-подходящи за по-малки екипи, които трябва да действат бързо“.

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Smartsheet и Jira.

Smartsheet и Jira имат своите предимства и недостатъци. Едната е по-подходяща за разработчици, а другата е по-универсална. Но кой казва, че трябва да избирате между хиперспециализирана и свръхуниверсална платформа? 👀

Изберете ClickUp. Ние сме най-предпочитаният инструмент за управление на проекти в света за управление на задачи, поставяне на цели, сътрудничество в екип, шаблони и много други.

Не само това, но нашата 100% персонализирана платформа предлага нишова помощ за всички видове екипи, така че получавате предимствата на една всеобхватна платформа и дълбока експертиза.

Управлявайте хора, задачи, проекти и бюджети на едно и също място.

Защо да отделяте инструмента си за управление на проекти от ежедневната си работа? ClickUp Project Management организира вашите проекти, помага ви да поставяте цели и проследява цялата комуникация. Всичко е на едно място, така че не е нужно да търсите информация. Просто въведете данните си, визуализирайте работните си процеси и направете повече на една платформа.

Проследявайте всичко в ясен табличен изглед

ClickUp Table view е спестяваща време база данни без код за бюджетиране, проследяване на запаси, управление на контакти и др. Изберете от нашите готови полета във формуляра или създайте персонализирани полета, за да записвате почти всичко.

Простата функционалност „плъзгане и пускане” прави изгледа на таблицата в ClickUp много по-лесен за преглед на данните или подреждане на редове за неща като проследяване на бюджета или проследяване на времето.

Получете помощ от изкуствен интелект

И Smartsheet, и Jira имат ограничени AI възможности. Но ClickUp AI е единственият в света AI асистент, специфичен за работата, който има силата да се справи с ежедневната ви натовареност.

Доверете се на ClickUp AI да открива правописни грешки, да пише имейли, да създава скриптове, да генерира дневен ред и... почти всичко друго, наистина. ClickUp AI живее във вашите проекти, задачи и шаблони, за да ускори работния ви ден, така че да можете да фокусирате енергията си върху значими задачи.

Цени на ClickUp

ClickUp: лесен за използване гъвкав софтуер за управление на проекти

Вижте, няма ясен победител в надпреварата между Jira и Smartsheet. И двете имат своите предимства и недостатъци. Всичко зависи от вашия работен процес и нужди.

Добрата новина е, че не е нужно да се задоволявате с компромис. Повишете продуктивността на екипа си с платформа, която е едновременно гъвкава и специализирана. ClickUp е всеобхватно решение за управление на проекти, което съчетава простота и функционалност.

Вижте разликата сами: създайте безплатно работно пространство в ClickUp сега.