Като технически писател, вашата работа е да предоставяте важна информация в ясен и лесен за четене текст. Само форматирането може да отнеме часове.
Независимо дали пишете ръководства за потребители, файлове с помощна информация или често задавани въпроси в онлайн помощта, инструментите за създаване на помощна информация (HAT) са задължителни. С подходящия софтуер ще ви е по-лесно да създавате, управлявате и разпространявате онлайн документация със скоростта на светлината. ⚡
В този наръчник ще обясним какво представляват инструментите за създаване на помощни материали и защо се нуждаете от такъв възможно най-скоро. Ще споделим и няколко задължителни функции на HAT, както и нашите 10 любими софтуерни решения за създаване на помощни материали.
Какво е инструмент за създаване на помощни материали (HAT)?
Инструментите за създаване на помощни материали са специализиран софтуер, който техническите писатели използват за създаване на помощна документация. Тези инструменти обикновено се предлагат с редактор What You See Is What You Get (WYSIWYG), който ви позволява да се съсредоточите върху съдържанието, докато софтуерът се занимава с деликатните форматиране и индексиране. HAT дори създават копия в различни формати, включително HTML, CHM, ePub, XML и RTF. ?
Разбира се, възможно е да пишете технически текстове без HAT, но обмислете да използвате такъв, за да:
- Спестете време с шаблони и предварително форматирани стилове
- Създайте съдържание веднъж и го споделете на всички платформи и формати
- Автоматично индексирайте и организирайте вашите текстове
- Локализирайте текстове с интегрирани инструменти за управление на преводите
Функции, които да търсите в инструмент за създаване на помощни материали
Всеки HAT е малко по-различен, но ние препоръчваме такъв с функционалности като:
- Удобен за ползване интерфейс: Колкото по-малка е кривата на обучение, толкова по-бързо ще можете да започнете да пишете.
- Създаване на съдържание от един източник: Тази функция спестява много време. Тя ви позволява да създадете съдържание веднъж и да го публикувате в различни формати с едно кликване.
- Шаблони: Предварително проектираните шаблони ускоряват процеса на копирайтинг и придават на текста ви единен вид и стил.
- Интеграции: Един добър инструмент за създаване на помощни материали трябва да се интегрира с другите инструменти, които вече използвате, като документи в Microsoft Word или популярни SaaS инструменти.
- Контрол на версиите: Проследявайте промените, сътрудничейте си с членовете на екипа и управлявайте различни версии на документи, без да губите работата си.
- Управление на проекти: Организирането на съдържание, разпределянето на задачи на членовете на екипа и проследяването на напредъка ви е много по-лесно с вграден работен поток.
- CCMS: Системата за управление на компонентно съдържание (CCMS) ви позволява да създавате текст като модулни фрагменти, които лесно се адаптират и използват повторно в базата от знания. Това е революционно, ако вашата документация съдържа много повтарящи се текстове.
10-те най-добри инструмента за създаване на помощни материали
Вие сте експерт в превръщането на технически жаргон в ясни и кратки ръководства за потребители. Концентрирайте се върху съдържанието и разчитайте на един от 10-те най-добри софтуера за създаване на помощни материали за всичко останало.
1. ClickUp
Искали ли сте някога да махнете с вълшебна пръчка и да съберете работата, комуникациите и документите си на едно място? ?
Няма нужда от сложни магии: просто използвайте ClickUp. Най-популярната платформа за управление на проекти в света е и един от най-добрите инструменти за създаване на помощни материали.
Той комбинира вашата работа, файлове и данни на едно място за напълно персонализирано преживяване.
Знаем, че сте професионалист в писането, но ClickUp AI помага на писателите. Този инструмент за писане, задвижван от изкуствен интелект, бързо проверява за правописни грешки, форматира копието и обобщава текста.
Работи с всички проекти, задачи, документи, шаблони и др. ?
ClickUp Docs е облачен текстови процесор, идеален за технически писатели, работещи дистанционно и хибридно. Като инструмент за създаване на помощни материали, той се свързва с вашите работни процеси, така че не се нуждаете от отделна система за управление на копия и задачи.
Ако работите в екип, съберете всички в реално време с редактора Docs – няма да пропуснете нищо.
Вероятно се занимавате с няколко проекта и документа едновременно. Бъдете в крак с всичко с помощта на ClickUp за управление на проекти. Създавайте проекти и задачи и ги свързвайте с вашите комуникации, файлове и бележки. Буквално всичко е на едно място – вече не е нужно да търсите данни или файлове.
Най-добрите функции на ClickUp
- Разгледайте шаблони, които спестяват време, като шаблона ClickUp Writing Guidelines, който установява стандарти за език, форматиране, тон и др.
- Обсъждайте идеи с екипа си в реално време с ClickUp Whiteboards
- Имате големи цели? Свържете ги с ежедневната си работа с ClickUp Goals.
- Превключете към изглед „Чат“, за да видите всичките си разговори на едно място.
Ограничения на ClickUp
- ClickUp AI е достъпен само за платени планове.
- ClickUp има много функции, така че в началото платформата може да ви се стори прекалено сложна.
Цени на ClickUp
- Безплатни завинаги
- Без ограничения: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Business Plus: 19 $/месец на потребител
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
- ClickUp AI е достъпен за всички платени планове за 5 долара на месец за всеки член на Workspace.
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 3800 рецензии)
2. Helpjuice
Helpjuice е софтуер, базиран на знания, за създаване и форматиране на съдържание. Ако сте любопитни да разберете колко хора всъщност четат вашата документация, аналитичните данни на Helpjuice отчитат колко хора се интересуват от вашите текстове.
Системата за управление на съдържанието на компонентите също така поддържа надеждна история на статиите и ви позволява да публикувате няколко версии на копия едновременно, така че никога не трябва да се притеснявате, че ще загубите работата си.
Най-добрите функции на Helpjuice
- Интегрира се със Slack, Google, Salesforce, Zapier и други.
- Контролирайте кой какво вижда с помощта на многостепенни разрешения
- Копирайте и поставяйте изображения, екранни снимки или текст от Word документ директно в текстовия процесор Helpjuice.
- Лесно свързвайте статии за помощ с инструмента за автоматично свързване
Ограничения на Helpjuice
- Helpjuice не предлага инструменти за управление на проекти.
- Някои потребители съобщават за проблеми с UI/UX
Цени на Helpjuice
- Стартово ниво: 120 $/месец за 4 потребители
- Run-Up: 200 долара/месец за 16 потребители
- Премиум Лимитиран: 289 $/месец за 60 потребители
- Premium Unlimited: 499 $/месец за неограничен брой потребители
Оценки и рецензии на Helpjuice
- G2: 4,5/5 (29 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 90 рецензии)
3. Author-it
Author-it се представя като универсален инструмент за технически писатели. Инструментите му за създаване на помощни материали предлагат модулна CCMS, която ви позволява да сменяте и настройвате много съдържание наведнъж – само с едно кликване.
Публикувайте в множество канали и уеб формати без никакво форматиране.
Най-добрите функции на Author-it
- Управлението на варианти коригира текста в зависимост от екипа, ролята и местоположението на читателя.
- Работните процеси за преглед и одобрение гарантират, че само одобрените текстове се публикуват.
- Използвайте Author-it за превод на технически документи
- Сътрудничество с други автори и експерти по темата
Ограничения на Author-it
- Няколко потребители казват, че потребителският интерфейс на Author-it е малко остарял и не е много интуитивен.
- Други казват, че разходите за лицензиране са доста високи.
Цени на Author-it
- Свържете се с нас за цени
Рейтинги и рецензии на Author-it
- G2: 4/5 (30+ отзива)
- Capterra: 4/5 (2 рецензии)
4. Adobe RoboHelp
Точно така: компанията, която ви предостави Photoshop, предлага и инструменти за създаване на помощни материали. RoboHelp е инструмент за техническо писане, проектиран с оглед на съответствието и достъпността, така че ако работите в силно регулирана област, това може да бъде чудесен HAT за вашата работа.
RoboHelp включва проверка на правописа, условно съдържание, функции за повторна употреба на съдържание и микроавторство на съдържание.
Най-добрите функции на RoboHelp
- Интегрирайте с SharePoint Online, Git и други
- RoboHelp е достъпен както за Windows, така и за Mac.
- RoboHelp опрости импортирането от Microsoft Word, HTML и Markdown
- Online Review улеснява коригирането или одобряването на текста, преди той да бъде публикуван.
Ограничения на RoboHelp
- Някои потребители казват, че RoboHelp е най-подходящ за малки и средни предприятия, а не за големи компании.
- Други казват, че е трудно да се експортират файлове от RoboHelp към други платформи и в различни формати.
Цени на RoboHelp
- Свържете се с нас за цени
Рейтинги и рецензии за RoboHelp
- G2: 4/5 (30+ отзива)
- Capterra: 4. 6/5 (140+ отзива)
5. Document360
Document360 е инструмент за създаване на съдържание, базиран на изкуствен интелект, за SOP, продуктова документация, уики бази знания и наръчници. Създайте персонализиран вътрешен портал за база знания – с аналитични функции – за да създавате помощна документация заедно с екипа си.
След това можете да създадете вътрешен или външен сайт с база от знания, за да споделяте информация със скоростта на светлината. ✨
Най-добрите функции на Document360
- Създайте вграждаеми джаджи, които свързват уеб страници с вашата база от знания.
- Document360 включва инструменти за документация за разработчици
- Опитайте AI асистента за писане на Document360, Eddy, за помощно търсене, препоръки за статии и резюмета.
- Създайте до шест категории съдържание, за да организирате бързо свързаните документи.
Ограничения на Document360
- Document360 няма мобилно приложение.
- Няколко потребители биха искали да се поддържат по-големи видео и изобразителни файлове.
Цени на Document360
- Безплатни
- Стандартен: 149 $/месец за 3 потребители, фактурира се ежегодно
- Професионална версия: 299 $/месец за 5 потребители, фактурира се ежегодно
- Бизнес: 399 $/месец за 5 потребители, фактурира се ежегодно
- Enterprise: 599 $/месец за 10 потребители, фактурира се ежегодно
Оценки и рецензии за Document360
- G2: 4,7/5 (370+ рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 190 рецензии)
6. Madcap Flare
Madcap е пакет от софтуерни решения, но продуктът Flare е най-добрият избор, когато става въпрос за инструменти за създаване на помощни материали. Използвайте Flare, за да импортирате, създавате, преглеждате, превеждате и публикувате съдържание.
Ако сте любопитни да разберете как се използват след производството, разгледайте анализите в реално време на Flare, за да видите колко полезно намират хората вашето самообслужващо съдържание.
Най-добрите функции на Flare
- Flare се предлага с безплатен 30-дневен пробен период.
- Импортирайте от Word, Excel, FrameMaker, Confluence, RoboHelp, DITA, Markdown и други
- Използвайте WYSIWYG редактора и Structure Bars, за да пишете чисти, организирани текстове за по-кратко време.
- Ако имате малко познания по програмиране, използвайте Split View Editor с XML Code View.
Ограничения на Flare
- Някои потребители казват, че платформата забавя или има бъгове.
- Други казват, че работният процес на преглед е малко тромав.
Цени на Flare
- Madcap Flare: 182 долара на месец на потребител, фактурира се ежегодно
- Madcap Central: 311 долара на месец, фактурира се ежегодно
Оценки и рецензии на Flare
- G2: 4. 4/5 (420+ отзива)
- Capterra: 4/5 (17 рецензии)
7. ProProfs
ProProfs има много функции, но като технически писател ще извлечете голяма полза от софтуера им Knowledge Base. Създавайте ръководства за потребители, вътрешна база от знания за вашите служители или публичен сайт за помощ на клиенти с по-малко усилия.
Инструментите за създаване на съдържание са идеални и за екипи, които създават съдържание на няколко езика.
Най-добрите функции на ProProfs
- Базата знания на ProProfs е 100% персонализирана
- Използвайте готови шаблони или създайте свои собствени
- ProProfs се свързва с над 100 други приложения
- Разпределяйте роли и разрешения и управлявайте обратната връзка с вътрешни коментари.
Ограничения на ProProfs
- Няколко потребители биха искали ProProfs да има повече шаблони
- Други казват, че ProProfs често има проблеми
Цени на ProProfs
- Безплатно: до 25 статии
- Бизнес: 19,99 $/месец за 100 статии, фактурирани ежегодно
Оценки и рецензии на ProProfs
- G2: 4,5/5 (35 отзива)
- Capterra: 4. 8/5 (53 отзива)
8. HelpNDoc
HelpNDoc е инструмент за създаване на помощни материали с над осем формата за документиране на проекти. Създавайте HTML уебсайтове, PDF файлове, Kindle е-книги, CHM или DocX файлове за почти всякакви случаи на употреба.
По отношение на инструментите за създаване на помощни материали, този може би не разполага с най-модерния интерфейс, но HelpNDoc интегрира множество функции като библиотека с съдържание, редактор на ключови думи, редактор на съдържание и други.
Най-добрите функции на HelpNDoc
- Експортирайте съдържание в няколко формата едновременно
- Трябва да знаете как да кодирате, но платформата се предлага с пълен изходен код за всички шаблони.
- Създавайте отзивчиви HTML5 уебсайтове, които работят на всяко устройство
- Автоматизирайте повтарящите се задачи с Script Editor
Ограничения на HelpNDoc
- Няма много отзиви
- Трябва да знаете как да програмирате, за да използвате много от функциите на HelpNDoc.
- Потребителският интерфейс е малко остарял.
Цени на HelpNDoc
- Стандартен: 99 € (104,39 $)
- Професионална версия: 299 € (315,29 $)
- Ultimate: 499 € (526,19 $)
Оценки и рецензии за HelpNDoc
- G2: 4/5 (15 рецензии)
- Capterra: Н/Д
9. Confluence
Confluence съчетава управление на знания и сътрудничество по проекти в една платформа. Тя е предимно база от знания, но функционира и като инструмент за създаване на помощни материали.
Обсъждайте идеи с екипа си в бели дъски на Confluence, създавайте пространства за отделни проекти или редактирайте съдържание в реално време заедно с екипа си.
Най-добрите функции на Confluence
Ограничения на Confluence
- Някои потребители казват, че е трудно да се интегрира Confluence с платформа, която не е собственост на Atlassian.
- Не се интегрира с популярни решения за сътрудничество като Microsoft Teams.
Цени на Confluence
- Безплатно: до 10 потребители
- Стандартен: 6,05 $/потребител на месец (отстъпки след 100 потребители)
- Премиум: 11,55 $/потребител на месец (отстъпки след 100 потребители)
- Предприятие: след 801 потребители, свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Confluence
- G2: 4. 1/5 (3600+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 3100 рецензии)
10. ClickHelp
ClickHelp е универсален портал за създаване, хостинг и споделяне на техническа документация. Той е представен в повече от 90 страни, така че ClickHelp е идеалният избор за мултинационални компании, които се нуждаят от управление на преводи.
Инструментите за създаване на помощни материали ви позволяват да персонализирате портала според вашите предпочитания и да си сътрудничите с колегите си в реално време.
Най-добрите функции на ClickHelp
- ClickHelp се интегрира с MadCap Flare, RoboHelp, MS Word, Confluence и други.
- Бързо преглеждане на всички статуси на теми, коментари и задачи по теми
- ClickHelp поддържа единен източник за оптимизиране на повторното използване на съдържание.
- Създавайте публични или защитени с парола документи
Ограничения на ClickHelp
- Някои потребители съобщават за лошо обслужване на клиенти
- Други казват, че платформата е скъпа.
Цени на ClickHelp
- Стартово ниво: 175 $/месец за 2 потребители (8 $/месец за всеки следващ потребител)
- Растеж: 285 $/месец за 5 потребители (10 $/месец за всеки допълнителен потребител след 5-ия)
- Професионална версия: 580 $/месец за 10 потребители (12 $/месец за всеки следващ потребител след 10)
Рейтинги и рецензии на ClickHelp
- G2: 4. 8/5 (над 60 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (19 отзива)
Пишете по-добро съдържание с по-малко усилия
Надеждните инструменти за създаване на помощни материали не са лукс за техническите писатели – те са задължителни.
От усъвършенствани AI функции до шаблони, спестяващи време, подходящият HAT оптимизира целия процес на документиране, за да можете да пишете по-добри ръководства за по-кратко време.
Ако искате да опростите работния си процес и да предоставите отлично преживяване на крайния потребител, изберете ClickUp като инструмент за създаване на помощни материали. Ние комбинираме управление на проекти, документи, изкуствен интелект, шаблони и много други, за да дадем сериозен тласък на техническото ви писане. ?
Опитайте ги и вижте дали ви харесват: Създайте безплатното си работно пространство в ClickUp сега.