Đang lên kế hoạch cho một sự kiện hoặc tổ chức một chiến dịch phi lợi nhuận? Quản lý tình nguyện viên có thể nhanh chóng trở nên quá tải, đặc biệt nếu bạn không có nhóm đầy đủ hoặc công cụ chuyên dụng. Đó là lúc mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên miễn phí có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu tốt nhất để giúp bạn đang theo dõi thông tin tình nguyện viên, ca làm việc và công việc sự kiện—tất cả mà không cần bắt đầu từ đầu.
Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên là gì?
Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên là các biểu mẫu sẵn có được sử dụng để thu thập và tổ chức thông tin tình nguyện viên cho các sự kiện, chương trình hoặc hoạt động liên tục.
Các mẫu này thường bao gồm các trường thông tin như tên, thông tin liên hệ, thời gian rảnh, vai trò ưa thích và ca làm việc, giúp việc lập kế hoạch, phân công và giao tiếp với tình nguyện viên trở nên dễ dàng hơn mà không cần tạo biểu mẫu từ đầu.
11 Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên
Dưới đây là 11 mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên để giúp bạn dễ dàng hơn:
1. Mẫu biểu mẫu công việc tình nguyện ClickUp
Hoạt động tình nguyện có thể trở nên phức tạp nếu các kỳ vọng không được truyền đạt rõ ràng. Trong một chủ đề trên Quora, một nhà tổ chức sự kiện đã nhấn mạnh:
Luôn luôn giao tiếp rõ ràng và ghi chép mọi thứ bằng văn bản để hỗ trợ những người cần đọc và xem, không chỉ nghe bằng lời nói.
Luôn luôn giao tiếp rõ ràng và ghi chép mọi thứ bằng văn bản để hỗ trợ những người cần đọc và xem, không chỉ nghe bằng lời nói.
Mẫu biểu mẫu công việc tình nguyện ClickUp đảm bảo rằng mỗi tình nguyện viên đều nắm rõ vai trò, kỳ vọng và trách nhiệm của mình ngay từ đầu.
Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên này giúp tối ưu hóa dòng thời gian dự án, quản lý tình nguyện viên và đang theo dõi sự tham gia, giữ mọi thứ được tổ chức gọn gàng trong một nơi duy nhất.
Điều quan trọng nhất là tình nguyện viên có thể xem các công việc được giao, và người tổ chức sự kiện có thể theo dõi tiến độ mà không cần trao đổi qua lại như thường lệ.
✨ Phù hợp cho: Các nhà tổ chức sự kiện và tổ chức phi lợi nhuận cần một hệ thống có cấu trúc để phân công công việc, theo dõi ca làm việc và đảm bảo sự phối hợp suôn sẻ của tình nguyện viên.
2. Mẫu quản lý tình nguyện viên ClickUp
Mẫu Quản lý Tình nguyện viên ClickUp loại bỏ sự phiền phức trong việc xử lý đăng ký tình nguyện viên, phân công nhiệm vụ và lập kế hoạch sự kiện bằng cách tổ chức tất cả trong một không gian kết nối. Điều đó có nghĩa là bạn không còn phải đang theo dõi thủ công giờ làm việc của tình nguyện viên.
Biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên này cũng giúp đơn giản hóa việc giao tiếp. Thay vì các chủ đề email kéo dài, các cập nhật, nhắc nhở và thông báo có thể được chia sẻ ngay lập tức.
✨ Phù hợp cho: Lãnh đạo tổ chức phi lợi nhuận và điều phối viên tình nguyện muốn đơn giản hóa việc tuyển dụng, giao tiếp và sắp xếp lịch trình tình nguyện viên trong một nền tảng duy nhất.
🧩 Thú vị: Thuật ngữ “tình nguyện viên” lần đầu tiên được ghi nhận vào năm 1755. Thuật ngữ này xuất phát từ danh từ “volunteer”, có nghĩa là người tự nguyện tham gia dịch vụ quân sự, và sau đó được áp dụng trong ngữ cảnh phi quân sự vào những năm 1630.
3. Mẫu biểu mẫu đăng ký sự kiện ClickUp
Hơn 52% CEO cho biết tiếp thị sự kiện mang lại ROI cao nhất. Tuy nhiên, nhiều người không có hệ thống để tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ. Nếu không có quy trình đăng ký có cấu trúc, mọi thứ có thể trở nên hỗn loạn nhanh chóng.
Mẫu biểu mẫu đăng ký sự kiện ClickUp giúp toàn bộ quá trình đăng ký trở nên dễ dàng.
Thay vì thu thập thông tin người tham dự một cách thủ công, mẫu biểu mẫu đăng ký này cho phép bạn tạo một biểu mẫu trực tuyến tùy chỉnh để thu thập thông tin chính xác với ít nỗ lực nhất.
Người tham gia có thể đăng ký dễ dàng, và người tổ chức có thể đang theo dõi sự tham gia của tình nguyện viên, công việc và lịch trình tại một nơi duy nhất.
Ngoài sự tiện lợi, mẫu biểu đăng ký sự kiện này đảm bảo việc đăng ký được tổ chức gọn gàng, đang theo dõi sự tham gia và lưu trữ thông tin sự kiện một cách hiệu quả.
✨ Phù hợp cho: Nhà tổ chức sự kiện và doanh nghiệp muốn thu thập thông tin người tham dự, quản lý đăng ký và tối ưu hóa quy trình đăng ký sự kiện.
Bạn đang cần hỗ trợ trong việc lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo? Hãy xem video này để tìm hiểu thêm về cách ClickUp Brain có thể thực hiện công việc với bạn:
4. Mẫu biểu mẫu liên hệ ClickUp
Một biểu mẫu liên hệ tập trung là yếu tố quan trọng để đảm bảo giao tiếp suôn sẻ cho các tổ chức từ thiện, phi lợi nhuận và sự kiện cộng đồng. Mẫu biểu mẫu liên hệ ClickUp giúp quá trình này trở nên dễ dàng bằng cách thu thập và tổ chức thông tin liên hệ tại một nơi duy nhất.
Không chỉ thu thập tên và email, mẫu biểu mẫu liên hệ này còn thu thập phản hồi quý giá thông qua các cuộc khảo sát và thăm dò ý kiến, giúp bạn cải thiện các sự kiện trong tương lai.
Nếu bạn cảm thấy quá tải với quá nhiều kênh giao tiếp, mẫu biểu mẫu này sẽ đơn giản hóa quy trình đăng ký và giữ mọi thứ gọn gàng, có tổ chức.
✨ Phù hợp cho: Các tổ chức từ thiện và nhóm cộng đồng cần một biểu mẫu tập trung để thu thập đăng ký tình nguyện viên, câu hỏi và phản hồi.
📮 ClickUp Insight: Gần một nửa nhân viên của bạn sợ Monday vì họ thiếu thông tin.
Khoảng 35% người tham gia khảo sát cho rằng Monday là ngày ít năng suất nhất trong tuần, có thể do ưu tiên không rõ ràng ngay từ đầu. Giải pháp Quản lý Nhiệm vụ của ClickUp loại bỏ sự mơ hồ bằng cách cho phép các nhóm cài đặt mức ưu tiên rõ ràng cho tất cả các công việc được giao. Ngoài ra, với ClickUp Brain, trợ lý AI, bạn sẽ nhận được câu trả lời tức thì để duy trì công việc đúng hướng. Với ClickUp, bạn luôn biết việc cần làm và khi nào – không còn sự bối rối vào thứ Hai!
5. Mẫu biểu mẫu đăng ký ClickUp
Quy trình đăng ký thường là tương tác đầu tiên giữa sự kiện, tổ chức hoặc kinh doanh của bạn và những người đăng ký. Nếu quy trình này thiếu tổ chức, phức tạp hoặc không an toàn—bạn có nguy cơ mất đi những tình nguyện viên, nhà tài trợ và người tham gia tiềm năng trước khi họ thậm chí tham gia.
Mẫu biểu mẫu đăng ký ClickUp giúp việc đăng ký trở nên dễ dàng bằng cách cho phép bạn tạo và tùy chỉnh biểu mẫu mà không cần mã. Không còn bảng tính lộn xộn hay đăng ký bị thiếu—mọi thứ đều được tổ chức gọn gàng và dễ truy cập.
Mẫu ClickUp này cũng cho phép người dùng tải lên tệp tin, hình ảnh và các tệp đính kèm khác, giúp thu thập thông tin tình nguyện viên một cách dễ dàng. Ngoài ra, với các tùy chọn lưu trữ được mã hóa, bạn có thể đảm bảo dữ liệu nhạy cảm luôn được bảo mật.
✨ Phù hợp cho: Các tổ chức phi lợi nhuận và nhóm gây quỹ muốn có hệ thống đăng ký bảo mật, tổ chức tốt để đang theo dõi người tham gia và tình nguyện viên.
📚 Xem thêm: Phần mềm CRM tốt nhất cho tổ chức phi lợi nhuận
6. Mẫu biểu mẫu yêu cầu ClickUp
Đêm trước sự kiện cộng đồng của bạn, bạn nhận được nhiều yêu cầu tình nguyện viên vào phút chót—một số muốn thay đổi ca làm việc, một số có thời gian rảnh mới, và một vài người xác nhận tham gia lần đầu.
Với mẫu biểu mẫu yêu cầu ClickUp, tình trạng hỗn loạn này có thể tránh được. Tình nguyện viên có thể nộp yêu cầu tại một nơi duy nhất. Tiếp theo, người tổ chức có thể đang theo dõi, phê duyệt hoặc điều chỉnh nhiệm vụ ngay lập tức.
Ngoài ra, mẫu này giúp tăng cường trách nhiệm bằng cách lưu giữ hồ sơ rõ ràng về tất cả các bài nộp/gửi, giúp các nhà tổ chức sự kiện và lãnh đạo tổ chức phi lợi nhuận dễ dàng đang theo dõi tiến độ.
✨ Phù hợp cho: Các điều phối viên tình nguyện viên và nhóm phi lợi nhuận cần một cách đơn giản để đang theo dõi sự thay đổi ca làm việc của tình nguyện viên, yêu cầu cung cấp vật tư và phê duyệt.
📚 Xem thêm: 13 Phần mềm cơ sở dữ liệu miễn phí tốt nhất
7. Mẫu Danh bạ Thành viên ClickUp kèm Ảnh
Trong các hiệp hội chuyên nghiệp, nhóm mạng lưới và cộng đồng cựu sinh viên, kết nối là yếu tố quan trọng. Nhưng nếu danh bạ thành viên của bạn là một bảng tính lộn xộn với thông tin thiếu sót hoặc lỗi thời, thì nó không mang lại nhiều lợi ích, phải không?
Mẫu Danh bạ Thành viên ClickUp kèm Ảnh giải quyết vấn đề này.
Với mẫu danh bạ thành viên này, bạn có thể nhanh chóng thêm, cập nhật hoặc xóa thành viên. Đồng thời, bạn đảm bảo rằng mọi người đều có thể dễ dàng truy cập thông tin liên hệ, vai trò chuyên môn và hình ảnh.
✨ Phù hợp cho: Các nhóm mạng lưới, trường học và tổ chức phi lợi nhuận để duy trì một danh sách thành viên có tổ chức, cập nhật với hình ảnh và thông tin liên hệ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thích các mẫu ClickUp? Bạn cũng sẽ thích các tính năng khác của ClickUp. ClickUp là phần mềm quản lý thành viên hoàn hảo để dễ dàng đang theo dõi thành viên trong các trường học, tổ chức phi lợi nhuận, câu lạc bộ và nhóm cộng đồng.
8. Mẫu lập kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận ClickUp
Giả sử bạn đang tổ chức một sự kiện gây quỹ từ thiện, nhưng bạn có quá nhiều việc phải làm. Việc đăng ký tình nguyện viên, đặt chỗ địa điểm và theo dõi ngân sách đang chiếm hết thời gian của bạn.
Mẫu lập kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận ClickUp mang lại trật tự cho sự hỗn loạn, cho phép người tổ chức sự kiện đang theo dõi dòng thời gian và trách nhiệm trong một nơi duy nhất.
Ngoài ra, mẫu này còn bao gồm danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện kèm theo công cụ theo dõi ngân sách, giúp bạn tuân thủ giới hạn tài chính, theo dõi chi tiêu và tối đa hóa hiệu quả gây quỹ.
✨ Phù hợp cho: Các nhóm gây quỹ và tổ chức phi lợi nhuận cần một cách thức có cấu trúc để lập kế hoạch, lập ngân sách và thực hiện sự kiện mà không bỏ sót các chi tiết khóa.
9. Mẫu lịch trình tình nguyện viên ClickUp
Tôi là Điều phối viên Tình nguyện viên cho một lễ hội địa phương. Tôi đang tìm kiếm một cách miễn phí, hoặc nếu không thì rất rẻ, để đang theo dõi việc đăng ký và rút lui của tình nguyện viên. Chúng tôi có khoảng 450 tình nguyện viên, và việc đang theo dõi trên giấy rất khó khăn vì sau đó chúng tôi cần đưa mọi thứ lên trực tuyến.
Tôi là Điều phối viên Tình nguyện viên cho một lễ hội địa phương. Tôi đang tìm kiếm một cách miễn phí, hoặc nếu không thì rất rẻ, để đang theo dõi việc đăng ký và rút lui của tình nguyện viên. Chúng tôi có khoảng 450 tình nguyện viên, và việc đang theo dõi trên giấy rất khó khăn vì sau đó chúng tôi cần đưa mọi thứ lên trực tuyến.
Câu hỏi từ một người dùng Reddit này nhấn mạnh một thách thức phổ biến đối với các nhà tổ chức sự kiện và tổ chức phi lợi nhuận: việc đang theo dõi giờ làm việc của tình nguyện viên một cách thủ công là một cơn ác mộng về mặt logistics.
Mẫu Lịch Trình Tình Nguyện Viên ClickUp là giải pháp hoàn hảo. Mẫu biểu mẫu đăng ký này cho phép bạn theo dõi sự tham gia, phân công ca làm việc và đang theo dõi giờ làm việc của tình nguyện viên một cách dễ dàng. Tình nguyện viên có thể đăng ký trực tuyến, và người tổ chức sự kiện có thể xem cập nhật thời gian thực.
Nếu bạn không muốn phải đi tìm thông tin về ca làm việc của họ, bạn có thể bắt đầu sử dụng hệ thống đang theo dõi ứng viên này ngay lập tức.
✨ Phù hợp cho: Các chương trình tình nguyện quy mô lớn và lễ hội cần một hệ thống hiệu quả để đang theo dõi giờ làm việc, ca làm việc và sự tham gia của tình nguyện viên.
🧩 Thú vị: Năm 1736, Benjamin Franklin thành lập nhà cứu hỏa tình nguyện đầu tiên tại Philadelphia sau một trận hỏa hoạn tàn phá, đánh dấu một trong những nỗ lực tình nguyện có tổ chức sớm nhất của Mỹ.
10. Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên của LimeSurvey
Tìm kiếm tình nguyện viên phù hợp cho sự kiện, tổ chức phi lợi nhuận hoặc chương trình cộng đồng của bạn không chỉ đơn thuần là thu thập tên trên danh sách. Bạn cần hiểu rõ kỹ năng, sở thích và thời gian rảnh của họ để đảm bảo họ được phân công vào các vai trò phù hợp.
Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên của LimeSurvey giúp bạn thu thập thông tin khóa về tình nguyện viên một cách hiệu quả.
Thay vì sử dụng mẫu đăng ký chung chung, mẫu biểu mẫu dựa trên khảo sát này cho phép bạn nắm bắt thông tin về sở thích của tình nguyện viên, đảm bảo họ được phân công vào các công việc phù hợp với kỹ năng và đam mê của mình.
Hơn nữa, tình nguyện viên có thể chỉ định lĩnh vực quan tâm của mình, chẳng hạn như kế hoạch sự kiện, gây quỹ hoặc vận động, và chọn thời gian rảnh rỗi ưa thích của họ.
✨ Phù hợp cho: Các tổ chức phi lợi nhuận và nhà tổ chức sự kiện muốn có quy trình đăng ký tình nguyện viên dựa trên khảo sát, giúp ghép tình nguyện viên với các vai trò phù hợp dựa trên kỹ năng và thời gian rảnh rỗi.
🧩 Thú vị: Trong Chiến tranh Nội chiến Mỹ, phụ nữ đã tình nguyện tham gia rộng rãi bằng cách may đồ dùng cho lính và cung cấp chăm sóc y tế. Clara Barton, được mệnh danh là "Thiên thần của chiến trường", đã thành lập Hội Chữ thập đỏ Mỹ vào năm 1881, huy động tình nguyện viên cho công tác cứu trợ thảm họa.
11. Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên bằng Google Trang tính
Mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên của Google Trang tính cung cấp một cách đơn giản, có cấu trúc và dễ tiếp cận để đang theo dõi việc đăng ký tình nguyện viên trực tuyến.
Cách thực hiện: Với các cột tích hợp sẵn cho công việc/hoạt động, ngày/giờ và thông tin liên hệ — các nhà tổ chức có thể nhanh chóng phân công vai trò, quản lý lịch trình và truyền đạt thông tin sự kiện một cách hiệu quả.
Vì mẫu này được tạo trên Google Trang tính, nó là một công cụ dựa trên đám mây và có thể chia sẻ, giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng cho các nhóm quản lý các chương trình tình nguyện quy mô lớn.
✨ Phù hợp cho: Các tổ chức nhỏ và sự kiện cộng đồng cần một biểu mẫu đăng ký trực tuyến đơn giản, có thể chia sẻ để quản lý tình nguyện viên theo thời gian thực.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên tốt?
Một mẫu biểu đăng ký tình nguyện viên tốt nên dễ sử dụng, dễ tùy chỉnh và được tổ chức rõ ràng. Dưới đây là một số yếu tố khóa cần lưu ý:
- Thông tin cơ bản: Bao gồm thông tin tình nguyện viên như tên, thông tin liên hệ và sở thích tham gia sự kiện.
- Lịch trình linh hoạt: Cho phép tình nguyện viên chỉ định thời gian rảnh của họ
- Đang theo dõi tự động: Giúp người tổ chức theo dõi giờ làm việc, nhiệm vụ và sự tham gia của tình nguyện viên.
- Định dạng thân thiện với người dùng: Cung cấp định dạng thân thiện với người dùng, dù là dưới dạng biểu mẫu đăng ký in được hay biểu mẫu trực tuyến.
- Nhắc nhở và xác nhận: Tự động hóa email hoặc thông báo để giảm thiểu tình trạng vắng mặt và nâng cao tỷ lệ tham gia.
📚 Xem thêm: Phần mềm tạo biểu mẫu tốt nhất
ClickUp giúp việc tình nguyện trở nên dễ dàng
Điều làm nên sự đặc biệt của ClickUp là người dùng có thể hoàn toàn tin tưởng vào nó—không chỉ cho việc quản lý tình nguyện viên mà còn cho việc quản lý công việc một cách toàn diện.
Đó là vì ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp hàng trăm mẫu biểu, tự động hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) và phần mềm quản lý dự án dành cho tổ chức phi lợi nhuận, nhà tổ chức sự kiện và các nhóm cộng đồng.
ClickUp đã thay đổi cách làm việc của nhóm chúng tôi, cung cấp một nguồn thông tin duy nhất giúp nhóm đồng bộ và đảm bảo nhóm luôn tập trung vào mục tiêu. Sử dụng mẫu, tự động hóa và cài đặt quy trình làm việc một cách hợp lý đã mang lại sự thay đổi đáng kể về hiệu quả và giao tiếp.
ClickUp đã thay đổi cách làm việc của nhóm chúng tôi, cung cấp một nguồn thông tin duy nhất giúp nhóm đồng bộ và đảm bảo nhóm luôn tập trung vào mục tiêu. Sử dụng mẫu, tự động hóa và cài đặt quy trình công việc một cách hợp lý đã mang lại sự thay đổi đáng kể về hiệu quả và giao tiếp.
Từ biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên và mẫu kế hoạch sự kiện đến đang theo dõi lịch trình và quy trình làm việc tự động hóa, ClickUp đơn giản hóa mọi khía cạnh của việc điều phối tình nguyện viên để bạn có thể tập trung vào việc tạo ra tác động.
Đăng ký ngay và nâng cấp cách quản lý tình nguyện viên của bạn.