Điều hành một doanh nghiệp và các nhóm là một công việc rất nặng nề. Giờ đây, bạn còn phải quản lý nhiều công cụ làm việc riêng biệt hàng ngày.
Thật không may, đây là một vấn đề phổ biến mà nhiều tổ chức phải đối mặt.
Công ty chúng tôi đang sử dụng bốn loại phần mềm khác nhau để quản lý dự án, theo dõi thời gian, liên lạc với khách hàng và phân bổ tài nguyên.
Quá trình này khá tốn thời gian, đặc biệt là do sự thiếu tích hợp giữa các hệ thống và thông tin phải được nhập thủ công nhiều lần.
Công ty chúng tôi đang sử dụng bốn loại phần mềm khác nhau để quản lý dự án, theo dõi thời gian, liên lạc với khách hàng và phân bổ tài nguyên.
Quá trình này khá tốn thời gian, đặc biệt là do sự thiếu tích hợp giữa các hệ thống và thông tin phải được nhập thủ công nhiều lần.
Điều gì sẽ xảy ra nếu các nhóm vẫn có thể tận dụng các ứng dụng chuyên dụng mà họ tin cậy, nhưng thực hiện từ một nơi duy nhất, mà không phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng, mất thời gian, bối cảnh và hiển thị dự án trong quá trình làm việc?
Và điều gì sẽ xảy ra nếu mọi nhóm có thể hoàn thành công việc thông qua một nền tảng linh hoạt đến mức họ không cần phải hy sinh để làm việc theo cách mình muốn, và các nhóm khác cũng có thể làm như vậy?
Đây là lúc ClickUp xuất hiện để cứu Walk the Room, và Nicole có thể cho bạn biết thêm về điều này!
Hãy kể cho chúng tôi nghe về bản thân bạn và Walk the Room
Xin chào! Tôi là Nicole Brisova — Quản lý Hoạt động Phát triển tại Walk the Room (WtR). 👋
Walk the Room là một studio 3D chuyên tạo ra các hình ảnh và hoạt hình 3D chất lượng cao cho ngành bất động sản. Chúng tôi cung cấp dịch vụ CG trọn gói, bao gồm CGI cao cấp, phác thảo, hoạt hình, flythrough, tour thực tế ảo, CGI chuyển động, thực tế tăng cường và hơn thế nữa.
Chúng tôi kết hợp kinh nghiệm dày dặn và khả năng quản lý dự án linh hoạt để nâng cao nỗ lực tiếp thị bất động sản thương mại của bạn và giúp bất động sản của bạn nổi bật.
Những thách thức mà tổ chức của bạn và công ty làm việc từ xa gặp phải là gì?
Studio ban đầu được thành lập tại Stockholm, Thụy Điển, và ngày nay Walk the Room đã trở thành một công ty từ xa với hơn 30 quốc tịch khác nhau trên toàn cầu. Là một công ty ưu tiên làm việc từ xa, chúng tôi phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm để hợp tác hiệu quả, cả giữa các thành viên trong công ty và với khách hàng.
Khi tôi bắt đầu làm việc tại WtR, công ty chúng tôi đang sử dụng bốn loại phần mềm khác nhau để quản lý dự án, theo dõi thời gian, liên lạc với khách hàng và phân bổ tài nguyên. Việc sử dụng cả bốn phần mềm này một cách tích cực khá tốn thời gian, đặc biệt là do chúng hầu như không tích hợp với nhau và thông tin phải được thêm vào nhiều lần bằng tay.
Là một người ủng hộ mạnh mẽ việc tạo ra cấu trúc và hiệu quả, tôi đã đặt ưu tiên hàng đầu là tìm một công cụ có thể thay thế những công cụ chúng tôi đang sử dụng và hợp nhất các ứng dụng của chúng tôi.
Bạn đã tìm thấy những gì mình cần trong ClickUp chưa?
Tôi đã dành một thời gian để nghiên cứu và so sánh các công cụ khác nhau. Vài tháng sau khi gia nhập công ty, chúng tôi cuối cùng đã đưa ra quyết định và mua gói ClickUp cho toàn bộ bộ phận sản xuất.
Ban đầu, chúng tôi sử dụng ClickUp chủ yếu trong bộ phận sản xuất để phân bổ nguồn lực và quản lý dự án, đo lường lợi nhuận và hiệu quả, cũng như quản lý công việc. Dần dần, ClickUp trở thành một phần của các bộ phận khác; hiện tại, chúng tôi cũng sử dụng nó tích cực trong bộ phận Nhân sự và Tiếp thị!
Nhờ có sự giúp đỡ của chuyên gia tư vấn tuyệt vời Gabriel Hoffman, người đã làm việc với tôi kể từ khi chúng tôi mua người dùng được cấp phép đầu tiên, chúng tôi đã có thể xây dựng một nền tảng vững chắc cho nhóm sản xuất và liên tục khám phá và áp dụng các tính năng và cấu trúc hữu ích hơn cho toàn bộ công ty.
Kể từ đó, WtR đã phát triển đáng kể và tôi rất vui khi ClickUp cũng phát triển cùng chúng tôi — chúng tôi đã tăng từ 28 người dùng được cấp phép ban đầu lên hơn 70 người dùng hoạt động trong 20 tháng qua!
Hãy cho chúng tôi biết về các tính năng yêu thích của bạn trong ClickUp
1. Mẫu
Khi một dự án mới được đưa vào dòng thời gian sản xuất của chúng tôi, chúng tôi sử dụng một trong các mẫu ClickUp được cài đặt sẵn để tạo dự án mới và thêm nó vào dòng thời gian sản xuất.
2. Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa
Nhờ kinh nghiệm của Gabriel về phần mềm và tính linh hoạt của ClickUp, chúng tôi đã xây dựng một bộ sưu tập khá phong phú về Trường Tùy chỉnh và tự động hóa, mà hiện nay chúng tôi sử dụng trong các giai đoạn khác nhau của mỗi dự án. Cấu trúc của chúng tôi được xây dựng cho tất cả các giai đoạn của mỗi dự án, bao gồm lưu trữ dự án sau khi giao hàng, đo lường lợi nhuận, bảng điều khiển và cơ sở dữ liệu dự án tổng thể.
3. Chế độ xem được cá nhân hóa
Việc phân công nhiều công việc trong dự án cho các nhóm, quản lý dự án và nghệ sĩ cụ thể giờ đây chỉ mất vài phút. Khi dự án đã được lên kế hoạch và sẵn sàng để sản xuất, các quản lý dự án của chúng tôi sẽ kiểm soát các bước tiếp theo và giám sát chúng trong chế độ xem ClickUp được cá nhân hóa.
Điều gì là tác động lớn nhất từ việc sử dụng ClickUp?
Chúng tôi may mắn được tham gia vào một số dự án khá ấn tượng, đòi hỏi chúng tôi phải làm việc nhanh chóng, tập trung và linh hoạt trước những thay đổi, điều này tất nhiên gây áp lực lên việc quản lý tài nguyên.
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn, cung cấp dịch vụ nhanh hơn và cấu trúc nhóm hiệu quả hơn. Kể từ khi tôi gia nhập công ty, đội ngũ sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi về kích thước! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc để phân bổ nguồn lực và quản lý dự án.
Với hơn 50 nghệ sĩ 3D và quản lý dự án trong đội ngũ nhân viên, chúng tôi đã làm việc rất chăm chỉ để phát triển cấu trúc quản lý dự án và tài nguyên, và đó hiện là tính năng phức tạp nhất và được sử dụng nhiều nhất trong ClickUp. Đây là nơi chúng tôi thu thập tất cả thông tin quan trọng về từng dự án đang sản xuất và theo dõi sức chứa của chúng tôi mọi lúc trong chế độ xem Dòng thời gian của nhóm sản xuất. Giờ đây, chúng tôi cũng có thể theo dõi thời gian các nghệ sĩ của mình dành cho một dự án và chia sẻ dòng thời gian dự án cũng như các cột mốc quan trọng với khách hàng.
Chúng tôi rất thích ClickUp vì nó linh hoạt theo nhu cầu và các dự án đa dạng của chúng tôi, đồng thời giúp chúng tôi tận dụng toàn bộ nhóm sản xuất.
Và với cấu trúc nội bộ vững chắc, chúng tôi sẵn sàng tập trung vào điều quan trọng nhất: cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tuyệt vời và trải nghiệm hoàn hảo trong toàn bộ quá trình.
Bạn có lời khuyên nào cho những người mới sử dụng ClickUp không?
1. Tôi là một người hâm mộ các giải pháp thông minh và nhanh chóng, vì vậy các phím tắt là câu trả lời hoàn hảo—Quickswitch (K) và Home (H) là những phím tắt tôi sử dụng nhiều nhất!
2. Tôi cũng khuyên bạn nên khám phá tất cả các tính năng tự động hóa mà ClickUp cung cấp. Chúng rất dễ xây dựng và cực kỳ hữu ích.