Bạn đang làm việc trên bảng tính và đột nhiên cần tổng hợp nhanh một danh sách các số.
Có một cách dễ dàng hơn nhiều để thực hiện công việc này thay vì thêm chúng vào ứng dụng máy tính hoặc cuộn qua dữ liệu của bạn. Hàm tổng của Excel có thể là cứu tinh của bạn, cho dù đó là theo dõi doanh số, chi phí hay thậm chí là những việc đơn giản như ngân sách mua sắm hàng tạp phẩm.
Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét những cách tốt nhất để excel trong việc tổng hợp các cột! Sẵn sàng tổng hợp tất cả chưa? ✅
Các bước để tính tổng một cột trong Excel
Tổng hợp một cột trong Excel là một thủ thuật hữu ích mà bạn sẽ sử dụng thường xuyên hơn bạn nghĩ. Thủ thuật này rất đơn giản, chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể thêm dữ liệu của mình trong tích tắc.
Hãy cùng xem các bước thực hiện. 👇
Sử dụng AutoSum để có kết quả nhanh chóng
Bước #1: Chọn ô để tính tổng
Bước đầu tiên là chọn ô mà tổng sẽ xuất hiện.
Trong ví dụ dưới đây, các ô B3 đến B6 chứa dữ liệu và ô B8 là tổng đã được chọn.
Bước #2: Truy cập tính năng Tự động tính tổng
Chuyển đến tab Home trên thanh công cụ Excel.
Tìm nút AutoSum. Nút này được biểu thị bằng chữ cái sigma (Σ) trong nhóm chỉnh sửa ở phía bên phải của dải băng.
Bước #3: Nhấp vào nút Tự động tính tổng
Khi bạn nhấp vào nút Tự động tính tổng, Excel sẽ tự động đánh dấu phạm vi ô mà nó cho rằng bạn muốn tính tổng. Nó sẽ chèn công thức vào ô đã chọn.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi nhận được '=SUM(B3:B7). '
Bước #4: Xác nhận lựa chọn
Nhấn Enter để hoàn thành công thức. Excel sẽ hiển thị tổng trong ô bạn đã chọn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt AutoSum, 'ALT ='. Chỉ cần chọn ô bạn muốn tính tổng, giữ phím Alt, nhấn dấu '=' và nhấn Enter. Tổng sẽ xuất hiện ngay lập tức.
Tổng hợp bằng công thức Excel
Một cách khác để tính tổng một cột trong Excel là sử dụng công thức. Hàm SUM() cho phép bạn thêm một phạm vi số. Hàm này chủ yếu được sử dụng cho các phép tính toán trong bảng tính.
Hãy xem cách sử dụng công thức này để tính toán các số. 📑
Bước #1: Xác định phạm vi dữ liệu và chọn ô
Tìm phạm vi ô có số bạn muốn cộng. Nhấp vào ô nơi bạn muốn tổng xuất hiện.
Ví dụ: nếu các giá trị tổng của bạn nằm trong các ô A2 đến A9, chúng tôi sẽ chọn A10 làm tổng.
Bước #2: Nhập công thức SUM()
Sau khi chọn ô bạn muốn tổng xuất hiện, nhập công thức. Bạn cũng có thể chọn và kéo con trỏ qua phạm vi các số.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ viết '=SUM(A2:A9)'.
Bước #3: Nhấn Enter
Sau khi nhập công thức, bạn chỉ cần nhấn Enter.
Excel sẽ tính tổng tất cả các số trong các ô A2 đến A9 và hiển thị kết quả trong tham chiếu ô A11.
Bước #4: Thêm nhiều phạm vi
Nếu bạn muốn tính tổng nhiều phạm vi, bạn có thể phân tách chúng bằng dấu phẩy.
Ví dụ: '=SUM(A2:A9,B2:B9). ' Công thức này sẽ tính tổng các giá trị số trong các ô này và hiển thị kết quả trong ô đã chọn. Công thức này sẽ bỏ qua các giá trị văn bản, nếu có.
Nhấn Enter để nhận kết quả.
🔍 Bạn có biết? Microsoft 365, bao gồm các dịch vụ như Excel, Word, PowerPoint và hơn thế nữa, được sử dụng bởi hơn một triệu công ty trên toàn thế giới, với hơn một triệu khách hàng chỉ riêng tại Hoa Kỳ.
Tổng hợp với bộ lọc đã áp dụng
Bạn có thể sử dụng hàm SUBTOTAL hoặc AGGREGATE để tính tổng chỉ các ô hiển thị trong tập dữ liệu có bộ lọc. Các hàm này xử lý dữ liệu đã lọc một cách cụ thể.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết. 🛠️
Áp dụng bộ lọc
Bước #1: Chọn cột dữ liệu mà bạn muốn áp dụng bộ lọc.
Bước #2: Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào nút "Lọc".
Bước #3: Bạn sẽ thấy các mũi tên menu thả xuống xuất hiện trong tiêu đề cột. Nhấp vào mũi tên menu thả xuống trong cột 'Khu vực' và chọn các phần bạn muốn hiển thị. Ví dụ: 'Miền Nam'
Bạn có thể sắp xếp phần theo thứ tự bảng chữ cái, theo màu sắc hoặc dựa trên nhiều tiêu chí khác.
Nhấp vào nút "OK" để nhận câu trả lời.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để báo cáo Excel tốt hơn, hãy sử dụng bảng xoay để tóm tắt và phân tích nhanh các tập dữ liệu lớn. Chọn phạm vi dữ liệu có liên quan để sắp xếp dữ liệu và xác định các xu hướng và thông tin chi tiết quan trọng, từ đó cải thiện tính rõ ràng và hiệu quả của báo cáo.
Sử dụng hàm SUBTOTAL
Hàm SUBTOTAL trong Microsoft Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính như tổng, đếm và hơn thế nữa trên phạm vi dữ liệu đã lọc. Hàm này bỏ qua các hàng ẩn, rất hữu ích cho các tập dữ liệu lớn.
Cú pháp của hàm SUBTOTAL là '=SUBTOTAL(function_num, ref 1,[ref2])'.
Dưới đây là các yếu tố của hàm:
- function_num: Một số (1-11 hoặc 101-111) chỉ định loại tính toán
- ref1: Phạm vi ô đầu tiên cần bao gồm trong phép tính
- ref2: Phạm vi bổ sung (tùy chọn)
Các số hàm xác định cách thức hoạt động của hàm SUBTOTAL. 1-11 bao gồm các hàng ẩn thủ công và 101-111 không bao gồm các hàng ẩn thủ công.
Dưới đây là bảng số nhanh cho các hàm khác thường được sử dụng trong Excel:
| Hàm | Mô tả |
| 1 | TRUNG BÌNH |
| 2 | COUNT |
| 3 | COUNTA |
| 4 | MAX |
| 5 | MIN |
| 9 | SUM |
📖 Đọc thêm: Cách tạo bảng điều khiển trong Excel? (Các bước & mẫu)
Bây giờ, hãy phân tích các bước sử dụng hàm SUBTOTAL bằng một ví dụ. 👇
Bước #1: Chọn phạm vi dữ liệu và bật Bộ lọc trong ba cột. Ở đây là 'A1:C5. '
Bước #2: Trong ô C6, nhập công thức SUBTOTAL.
Chúng tôi đã nhập '=SUBTOTAL(9, C2:C5)' để tính tổng cột.
Bước #3: Lọc cột 'Vùng' để chỉ hiển thị 'Đông. '
Công thức trong C6 sẽ hiển thị tổng số tiền bán hàng của 'John' và 'Mike' mà thôi.
📖 Đọc thêm: Cách tự động hóa Excel để hợp lý hóa quy trình làm việc và công việc của bạn
Tổng hợp phạm vi động
Bảng Excel là cách dễ nhất để tạo phạm vi động. Khi bạn chuyển đổi một phạm vi dữ liệu thành bảng, Excel sẽ tự động điều chỉnh phạm vi khi bạn thêm và xóa dữ liệu.
Hãy sử dụng một bộ dữ liệu đơn giản đại diện cho dữ liệu doanh số hàng tháng.
Bước #1: Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong tập dữ liệu của bạn. Ví dụ: chọn ô 'A1: B4. ' Nhấn 'Crtl + T' để mở hộp thoại 'Tạo bảng'.
Đảm bảo rằng hộp kiểm "Bảng của tôi có tiêu đề" đã được chọn. Điều này là do "Tháng" và "Doanh số" là tiêu đề.
Bước #2: Nhấp vào 'OK'. Excel sẽ chuyển đổi phạm vi đã chọn thành bảng.
Bước #3: Khi bảng Excel đã được chọn, chuyển đến tab 'Thiết kế bảng' trên dải băng. Đặt tên có ý nghĩa cho bảng, chẳng hạn như 'Dữ liệu bán hàng'.
Bước #4: Sử dụng tham chiếu có cấu trúc để tham chiếu bảng của bạn trong công thức.
Ví dụ: để tính tổng doanh số, bạn sẽ thêm '=SUM(SalesData[Sales]). '
Bước #5: Để thấy tính chất động của bảng, bạn có thể thêm hàng mới bên dưới dữ liệu hiện có.
Hãy thêm số doanh thu tháng 4 là 40. Kết quả sẽ thay đổi.
⚡ Lưu trữ mẫu: Kiểm soát dữ liệu của bạn với các mẫu cơ sở dữ liệu được thiết kế để dễ dàng quản lý và theo dõi. Hoàn hảo cho hàng tồn kho, thông tin khách hàng hoặc chi tiết dự án, các mẫu này cung cấp tính linh hoạt để tạo cơ sở dữ liệu phù hợp với nhu cầu của bạn.
Tổng hợp với tiêu chí có điều kiện (SUMIF và SUMIFS)
Hàm SUMIF tính tổng các giá trị trong phạm vi được chỉ định đáp ứng một danh mục cụ thể.
Cú pháp của công thức là '=SUMIF(phạm vi, tiêu chí, [phạm vi tổng])'.
Dưới đây là giải thích về các thành phần của nó:
- Phạm vi: Phạm vi ô cần được đánh giá theo tiêu chí
- Tiêu chí: Điều kiện phải đáp ứng để một ô được bao gồm trong tổng
- Sum_range: Đây là tùy chọn. Điều này có nghĩa là các ô thực tế cần tổng nếu khác với phạm vi
🧠 Thông tin thú vị: Hàm SUMIF được giới thiệu trong Excel 2007, cho phép người dùng thêm dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Hãy lấy một ví dụ để hiểu rõ hơn.
Bạn có dữ liệu bán hàng trong cột A (Khu vực) và B (Số tiền bán hàng) và bạn muốn tính tổng doanh số bán hàng từ khu vực 'Đông'.
Sử dụng công thức '=SUMIF(A1:A6,"East",B1:B6)'. Kết quả sẽ là 300, là tổng doanh số từ khu vực Đông (100+150+50).
Hàm SUMIFS tính tổng các giá trị dựa trên nhiều tiêu chí.
Cú pháp của công thức là '=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2], [criteria2]…). '
Các thành phần bao gồm:
- Sum_range: Phạm vi ô của tổng
- Criteria_range1: Phạm vi đầu tiên để đánh giá theo tiêu chí đầu tiên
- Tiêu chí 1: Điều kiện đầu tiên phải đáp ứng
- Các cặp phạm vi tiêu chí và tiêu chí bổ sung
Dưới đây là một ví dụ.
Sử dụng công thức '=SUMIFS(B1:B6, A1:15, "East", B1:B6, ">100")' sẽ cho kết quả là 150, đây là tổng doanh thu từ khu vực Đông vượt quá 100.
📖 Đọc thêm: 10 công cụ AI Excel tốt nhất để tăng năng suất
Nhược điểm của việc sử dụng Excel
Mặc dù Excel được sử dụng rộng rãi cho các tính toán và phân tích dữ liệu, nhưng nó có một số giới hạn có thể ảnh hưởng đến độ chính xác và độ tin cậy của công việc của bạn.
Dưới đây là một số nhược điểm cụ thể khi sử dụng Excel cho các phép tính:
- Vấn đề về hiệu suất: Các tập dữ liệu lớn làm chậm Excel, khiến nó bị đóng băng hoặc treo máy
- Rủi ro mất dữ liệu: Chia tách tập dữ liệu lớn thành các tệp nhỏ hơn có thể tăng nguy cơ hỏng hóc hoặc mất dữ liệu, gây rủi ro cho dữ liệu
- Tỷ lệ lỗi cao: Lỗi của con người, như nhập công thức sai hoặc dữ liệu không khớp, dẫn đến kết quả không chính xác
- Hàm thống kê giới hạn: Excel thiếu các công cụ thống kê nâng cao, như kiểm tra phi tham số hoặc phân tích hồi quy chi tiết
- Hỗ trợ tự động hóa không đầy đủ: Thiếu tự động hóa cho các công việc phức tạp, làm cho quy trình làm việc kém hiệu quả
Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế Excel tốt nhất
Mặc dù Excel có vai trò trong các phép tính cơ bản, nhưng nó bắt đầu bộc lộ những giới hạn khi các nhóm cần các tính năng nâng cao hơn. Sử dụng Excel để quản lý dự án nói chung là một quá trình phức tạp.
Đây là lúc ClickUp phát huy tác dụng. 🤩
Nó cung cấp một giải pháp tập trung, hợp tác và mạnh mẽ hơn nhiều cho các nhóm muốn vượt ra khỏi các công việc bảng tính đơn giản.
Những bộ óc sáng tạo trong tổ chức của chúng tôi luôn nỗ lực để trở nên tốt hơn và không ngừng tìm kiếm những cách để tiết kiệm thêm một phút, một giờ, hoặc đôi khi là cả một ngày. ClickUp đã giải quyết rất nhiều vấn đề cho chúng tôi, mà nhìn lại thì chúng tôi đã cố gắng xử lý bằng những công cụ không thể mở rộng như bảng Excel và tài liệu Word.
Những bộ óc sáng tạo trong tổ chức của chúng tôi luôn nỗ lực để trở nên tốt hơn và không ngừng tìm kiếm cách để tiết kiệm thêm một phút, một giờ, hoặc đôi khi là cả một ngày. ClickUp đã giải quyết rất nhiều vấn đề cho chúng tôi, mà nhìn lại thì chúng tôi đã cố gắng xử lý bằng các công cụ không thể mở rộng như bảng Excel và tài liệu Word.
Chế độ xem bảng ClickUp
Chế độ xem bảng ClickUp là một công cụ đa năng được thiết kế để cải thiện việc quản lý dữ liệu. Nó kết hợp các chức năng tương tự như một bảng Excel đơn giản với các tính năng cộng tác nhóm mạnh mẽ.
Nó cho phép bạn quản lý quy trình làm việc của mình một cách dễ dàng. Mỗi hàng là một công việc, và các cột hiển thị các chi tiết quan trọng như trạng thái, ưu tiên hoặc người được giao. Điều này làm cho nó đặc biệt hữu ích cho việc quản lý dự án và xử lý các tập dữ liệu lớn.
Điểm khác biệt của ClickUp là tập trung vào sự hợp tác nhóm. Bạn có thể để lại nhận xét, gắn thẻ đồng nghiệp bằng ký hiệu '@' để nhận phản hồi ngay lập tức và phân công công việc, giúp mọi thứ luôn được sắp xếp gọn gàng và theo ngữ cảnh.
Trong khi phần mềm bảng tính truyền thống cung cấp dữ liệu thô, ClickUp cung cấp các công cụ trực quan như bảng điều khiển và tính năng báo cáo có thể tích hợp với dữ liệu Chế độ xem bảng. Điều này cho phép các nhóm tạo ra những hiểu biết sâu sắc hơn một cách hiệu quả hơn.
Trường công thức ClickUp
Trường Công thức ClickUp giúp bạn dễ dàng thực hiện các phép tính bằng cách sử dụng các trường số, ngày và thời gian trên các công việc. Tính năng động này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích, chẳng hạn như tính số ngày giữa ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của một dự án hoặc so sánh các trường tùy chỉnh.
Để phân tích dữ liệu nâng cao hơn, bạn có thể tạo các công thức phức tạp vượt xa các phép tính đơn giản.
Dù thực hiện các thao tác cơ bản hay phức tạp, Trường Công thức đều mang đến cho bạn sự linh hoạt. Ngoài ra, nó còn có Trình chỉnh sửa nâng cao để viết công thức tùy chỉnh, trở thành công cụ mạnh mẽ cho các công việc dựa trên dữ liệu.
Các trường công thức, khi được sử dụng cùng với Tự động hóa ClickUp, mang đến một nâng cấp mạnh mẽ. Hãy cùng xem cách thức hoạt động.
Tự động hóa ClickUp
Bạn có thể sử dụng Trường công thức làm kích hoạt và điều kiện để tự động hóa quy trình làm việc. Tính linh hoạt bổ sung này đưa tự động hóa trong ClickUp lên một tầm cao mới, giúp bạn dễ dàng hợp lý hóa công việc và tăng hiệu quả trong các dự án của mình.
Công thức nâng cao của ClickUp
Tiếp theo, Công thức nâng cao của ClickUp cho phép bạn tạo các phép tính phức tạp và tự động hóa các nhiệm vụ. Với chức năng này, bạn có thể thao tác và sắp xếp dữ liệu theo nhu cầu của mình, đồng thời giúp quy trình làm việc của bạn trở nên nhanh nhạy hơn.
Nó cũng cho phép bạn định nghĩa các phép tính tùy chỉnh dựa trên các thuộc tính công việc như ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa. Bạn có thể triển khai logic có điều kiện (chẳng hạn như câu lệnh IF) để điều chỉnh kết quả dựa trên các tiêu chí nhất định.
Công thức nâng cao là lý tưởng cho các trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như theo dõi ngân sách bằng cách tổng hợp giá trị từ nhiều công việc, quản lý thời gian bằng cách tính thời gian dành cho các công việc hoặc tạo chỉ số hiệu suất để đánh giá năng suất trong các dự án.
📖 Cũng nên đọc: 10 phần mềm cơ sở dữ liệu miễn phí tốt nhất (tính năng, giá cả)
Đó chưa phải là tất cả. ClickUp có thư viện hơn 1000 mẫu giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Hãy cùng xem một vài mẫu nhé.
Mẫu bảng tính có thể chỉnh sửa ClickUp
Mẫu bảng tính có thể chỉnh sửa của ClickUp cung cấp một bộ tính năng tuyệt vời giúp đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu và theo dõi dự án. Với tính năng nhập dữ liệu tự động, bạn không cần nhập thủ công, giúp tăng hiệu quả hơn nhiều so với bảng tính truyền thống.
Bạn cũng có thể tạo công thức tùy chỉnh để thực hiện tính toán nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giảm bớt rắc rối của các phép tính thủ công lặp đi lặp lại. Ngoài ra, nó còn có Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh ClickUp như Phê duyệt, Hoàn thành, Mục nhập mới và Xác thực, giúp theo dõi tiến độ hiệu quả.
Để có cách tiếp cận linh hoạt hơn, bạn cũng có thể phân loại và quản lý các chỉ số tài chính như Doanh thu tổng và Chi phí hành chính.
⚡ Kho lưu trữ mẫu: Bạn đang tìm kiếm các mẫu bảng tính có thể tùy chỉnh để sắp xếp dữ liệu của mình? ClickUp cung cấp nhiều mẫu được thiết kế cho các mục đích khác nhau, giúp bạn dễ dàng hợp lý hóa công việc, quản lý dự án và phân tích dữ liệu.
Để 'Tổng hợp', bạn cần ClickUp
Bạn đã thành thạo việc tính tổng trong Excel, nhưng tại sao lại dừng lại ở bảng tính?
Cho dù bạn đang phải xoay xở giữa các dự án, thời hạn hay hợp tác nhóm, ClickUp là nền tảng tất cả trong một hoàn hảo để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Thay vì phải chuyển đổi giữa các công cụ, hãy tưởng tượng mọi thứ đều ở một nơi.
Sẵn sàng khám phá cách nó có thể thay đổi quy trình làm việc của bạn?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.