Bạn sắp gửi một email quan trọng. Nhưng rồi bạn dừng lại. Bạn tự hỏi, làm thế nào để gửi email đến đúng người nhận mà không gây cảm giác lạnh lùng hoặc bỏ sót ai đó?
Nếu bạn quá trang trọng, bạn có thể khiến email nghe như robot.
Quá casual có thể khiến email trông thiếu chuyên nghiệp.
Cho dù gửi email cho một nhóm đồng nghiệp hay gửi cập nhật dự án cho khách hàng, bạn cần thiết lập giọng điệu phù hợp.
Nếu bạn đang băn khoăn về cách gửi email cho nhiều người, hãy cùng xem qua một số mẹo về nghi thức để đảm bảo email nhóm của bạn được gửi chính xác. ✉️
Khi nào nên gửi email cho nhiều người
Biết khi nào nên thêm nhiều người vào email có thể là một việc khá khó khăn.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn mệt mỏi vì phải suy nghĩ cách gửi email cho nhiều người? Hãy thử Mẫu tự động hóa email miễn phí của ClickUp để xử lý các chi tiết, giúp bạn viết email một cách tự tin và gửi email mà không lo lắng.
Bạn muốn mọi người đều được thông báo, nhưng hộp thư đến quá tải với các email trả lời không cần thiết có thể gây khó chịu. Vậy, khi nào thì thích hợp để nhấn "trả lời tất cả" hoặc thêm nhiều người nhận ngay từ đầu?
Dưới đây là một số tình huống phổ biến:
- Cập nhật nhóm: Cập nhật cho toàn bộ nhóm về tiến độ dự án, thời hạn hoặc tin tức công ty
- Dự án nhóm: Hợp tác với nhiều bên liên quan trong một sáng kiến hoặc công việc chung
- Giao tiếp liên bộ phận: Phối hợp nỗ lực giữa các nhóm hoặc bộ phận khác nhau
- Giao tiếp với khách hàng: Cập nhật trạng thái dự án hoặc kết quả công việc cho nhiều khách hàng
- Yêu cầu phản hồi: Yêu cầu ý kiến từ các thành viên khác trong nhóm về một đề xuất hoặc tài liệu
- Lập kế hoạch sự kiện: Tổ chức cuộc họp, hội nghị hoặc hoạt động xây dựng nhóm
- Quản lý nhà cung cấp: Giao tiếp với nhiều đại diện nhà cung cấp trong một dự án
- Tình huống khẩn cấp: Khi một email hoặc tin nhắn cần được xử lý khẩn cấp và cần được giải quyết nhanh chóng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu một email mất ít hơn hai phút để xử lý, hãy xử lý ngay lập tức. Điều này giúp các công việc nhỏ không bị chồng chất và giúp bạn duy trì hộp thư đến trống rỗng.
Tầm quan trọng của việc gửi email cho nhiều người một cách chính xác
Địa chỉ nhiều người nhận trong email một cách chính xác là rất quan trọng để giao tiếp qua email hiệu quả và duy trì phép lịch sự chuyên nghiệp. Điều này thể hiện sự tôn trọng vai trò của từng thành viên và đảm bảo họ cảm thấy được công nhận.
Hãy nhớ rằng, việc địa chỉ người nhận chính xác giúp họ hiểu rõ mức độ tham gia và các hành động mong đợi, từ đó loại bỏ sự nhầm lẫn và nâng cao tỷ lệ phản hồi.
Ngoài ra, nó ngăn chặn các sai sót tiềm ẩn như trả lời tất cả (Reply All) không mong muốn hoặc vô tình bỏ sót người nhận.
Cá nhân hóa trong giao tiếp qua email
Cá nhân hóa email, ngay cả khi gửi cho nhiều người, sẽ tăng thêm sự chuyên nghiệp và chân thành.
Việc bao gồm tên cá nhân hoặc điều chỉnh lời chào dựa trên mối quan hệ của bạn với nhóm sẽ đảm bảo người nhận cảm thấy được trân trọng thay vì cảm thấy mình là một phần của một email hàng loạt chung chung.
Cá nhân hóa cũng giúp tăng tỷ lệ tương tác của email và tránh những email nghe có vẻ lạnh lùng hoặc thiếu thân thiện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi gửi email cho nhiều người, hãy đảm bảo rằng bạn có dòng tiêu đề rõ ràng. Điều này giúp người nhận có cái nhìn tổng quan nhanh về nội dung email và họ có thể chọn tham gia hoặc không dựa trên đó.
Cách gửi email cho nhiều người
Gửi email cho nhiều người nhận đòi hỏi bạn phải soạn thảo cẩn thận để đảm bảo tính chuyên nghiệp, rõ ràng và toàn diện.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất cần lưu ý khi gửi email cho nhiều người:
1. Sử dụng tên cá nhân hoặc tên nhóm trong phần chào hỏi
Khi giao tiếp với nhiều người qua một email, sử dụng tên riêng trong phần chào hỏi có thể tạo cảm giác thân mật và gần gũi hơn.
Ví dụ: thay vì nói "Xin chào nhóm", hãy chọn "Xin chào Richa, Shawny và Jason" nếu nhóm nhỏ, để mọi người đều được chào hỏi trực tiếp.
Cách làm này chứng tỏ bạn đã dành thời gian để nhận diện từng người nhận và tạo kết nối cá nhân hóa hơn.
Tuy nhiên, đối với các nhóm lớn hơn, bạn có thể sử dụng tên nhóm như "Xin chào Bộ phận Tiếp thị" hoặc "Kính gửi Nhóm", đặc biệt khi nội dung tin nhắn liên quan đến tất cả mọi người.
Điều này giúp bạn không phải gửi những email tẻ nhạt khi muốn chào hỏi nhiều người nhận.
Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý hộp thư đến và mẫu email để phân loại email theo các nhóm nhất định một cách hiệu quả hơn.
2. Chọn ngôn ngữ trung tính về giới tính trong nội dung email
Sử dụng ngôn ngữ bao gồm, trung tính về giới tính trong nội dung email thể hiện giọng điệu tôn trọng. Bạn có thể tránh những giả định về giới tính của người khác và thúc đẩy sự hòa nhập trong một hệ sinh thái nghề nghiệp đa dạng.
Ví dụ: chọn các từ trung tính như 'mọi người', 'nhóm', 'tất cả' hoặc 'các bạn' thay vì các từ chỉ giới tính như 'các chàng trai'
Ngoài ra, khi đề cập đến một người mà giới tính không rõ hoặc khi nói chung, hãy sử dụng "they" thay vì "he" hoặc "she". Sự thay đổi đơn giản này giúp tránh đưa ra giả định và khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng hơn.
Tương tự, tránh sử dụng các tiêu đề công việc phân biệt giới tính như 'chairman' (chủ tịch) hoặc 'salesman' (nhân viên bán hàng) và thay vào đó, hãy chọn 'chairperson' (chủ tịch) hoặc 'salesperson' (nhân viên bán hàng)
3. Gọi tên người nhận khi phù hợp
Trong nhiều trường hợp, bạn nên gọi tên từng người trong nội dung email khi yêu cầu họ thực hiện hành động hoặc trách nhiệm cụ thể. Thói quen này giúp tránh sự mơ hồ về việc thành viên nào trong nhóm được giao nhiệm vụ gì, đặc biệt là trong cài đặt quản lý dự án.
Ví dụ: giả sử bạn đang gửi bản cập nhật về một dự án bán hàng cho toàn bộ nhóm. Bạn cần gửi email đến hai nhân viên cụ thể bằng tên của họ để giao nhiệm vụ theo dõi bán hàng và theo dõi tiến độ cho họ.
Ví dụ: "George, bạn có thể hoàn thành bản trình bày trước thứ Sáu không?" hoặc "John thân mến, vui lòng phối hợp với nhóm thiết kế để chỉnh sửa lần cuối. "
Nếu bạn không đề cập rõ ràng tên của họ, có thể xảy ra nhầm lẫn khi nhiều người nhận nhảy vào công việc, khiến nhóm của bạn có những kỳ vọng và trách nhiệm không rõ ràng, phân tán.
👀 Bài đọc bổ sung: 10 mẹo hay cho Gmail để quản lý hộp thư đến của bạn
4. Tránh đề cập đến tên nhóm khi không cần thiết
Mặc dù việc nêu tên từng người nhận trong email nhóm có thể hữu ích trong nhiều trường hợp, nhưng nó cũng có thể thừa thãi hoặc khó xử.
Nếu email là thông báo hoặc cập nhật chung áp dụng cho tất cả mọi người, không cần phải xưng hô từng người, đặc biệt là trong phần chào hỏi. Điều này giúp tin nhắn của bạn ngắn gọn và tránh rối rắm.
Ví dụ: trong một bản cập nhật toàn bộ bộ phận mà không yêu cầu hành động cụ thể từ từng thành viên, một lời chào đơn giản như "Xin chào nhóm" hoặc "Kính gửi các đồng nghiệp" là hoàn toàn phù hợp.
Điều quan trọng là khi bạn gửi email cho nhiều người nhận, tất cả họ phải có vai trò trong bối cảnh của email đó.
5. Xem xét bối cảnh để quyết định sử dụng lời chào trang trọng hay thân mật
Bối cảnh email của bạn thường quyết định việc sử dụng lời chào thân mật hay trang trọng là phù hợp.
A Cách chào hỏi trang trọng hơn thường được sử dụng khi gửi email cho khách hàng hoặc cấp trên trong tổ chức của bạn. Để thể hiện sự tôn trọng, hãy sử dụng 'Dear Mr. Smith' hoặc 'Dear Ms. Woodward'.
Thông thường, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật hơn trong giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp. Câu chào "Hi team" hoặc "Hello all" rất phù hợp trong những tình huống này, tạo ra môi trường thân thiện, gần gũi.
Ngoài ra, hãy đảm bảo tách biệt các tương tác chuyên nghiệp và cá nhân, ngay cả trong email.
Lời nhắc nhở thân thiện: Mặc dù đây là những quy tắc chung, nhưng điều quan trọng là bạn phải lưu ý đến văn hóa công ty và vai trò của người nhận. Khi không chắc chắn, hãy nghiêng về phía trang trọng hơn, vì tốt hơn là bị coi là quá lịch sự hơn là quá thân mật.
Hợp lý hóa giao tiếp email nhóm với ClickUp
Quản lý giao tiếp email nhóm có thể giống như đang tung hứng quá nhiều quả bóng cùng một lúc. Email bị mất, các email theo dõi bị bỏ sót, công việc trở nên rải rác và không rõ ràng.
Một công cụ quản lý dự án tích hợp các chiến lược và tính năng quản lý email tốt nhất có thể giúp ích cho bạn trong trường hợp này.
Hãy xem xét ClickUp, được thiết kế như một kênh liên lạc duy nhất cho tất cả mọi thứ liên quan đến email, bao gồm các cuộc hội thoại về nhiệm vụ, dòng thời gian, bảng trắng, sơ đồ và hơn thế nữa.
Hãy xem cách nó đưa công việc quản lý email và giao tiếp nhóm lên một tầm cao mới:
Quản lý dự án qua email
Hãy thử Quản lý dự án qua email của ClickUp để chuyển đổi các email có liên quan thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trực tiếp trong nền tảng. Nó tập trung các email và nhiệm vụ của bạn, để bạn không phải chuyển đổi giữa hộp thư đến và các công cụ quản lý dự án.
📮 ClickUp Insight: 54% chuyên gia dựa vào email để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc, nhưng email thường bị chôn vùi, chủ đề bị mất và các chi tiết quan trọng bị bỏ sót. Với Quản lý dự án qua email của ClickUp, bạn có thể gửi, nhận và theo dõi email trực tiếp trong các nhiệm vụ, biến hộp thư đến lộn xộn thành công việc có thể thực hiện và được tổ chức. Không còn phải tìm kiếm nữa, chỉ cần thực hiện liền mạch.
Khi bạn nhận được email nhóm có nhiệm vụ hoặc cập nhật dự án, bạn có thể dễ dàng tạo công việc từ những email này chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này giúp tránh hiểu lầm bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi và quản lý nhiệm vụ của họ trong không gian làm việc của dự án.
Bạn cũng có thể:
- Tự động hóa email và công việc
- Liên kết email với công việc và công việc con
- Lên lịch trả lời và gửi bài nộp/gửi qua email
- Trả lời thông báo email từ trong nền tảng
Đọc thêm: Tính năng mới: Email trong ClickUp
Tích hợp với Gmail
Tích hợp Gmail của ClickUp là một tính năng không thể bỏ qua để quản lý giao tiếp email trực tiếp trong ClickUp.
Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi email thành nhận xét hoặc nhúng chúng vào tài liệu, giúp hợp lý hóa sự hợp tác giữa các nhóm. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người phải xử lý lượng email lớn, cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi email thành các công việc có thể thực hiện được.
Tích hợp Gmail giúp sắp xếp hộp thư đến của bạn, mang lại sự rõ ràng rất cần thiết cho hộp thư điện tử hỗn loạn. Ngoài ra, liên kết các cuộc hội thoại email trực tiếp với dòng thời gian dự án của bạn đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết hoặc mục hành động quan trọng nào.
Đây là một cách đơn giản để giảm thiểu việc chuyển đổi tab và tăng năng suất.
Đọc thêm: 10 giải pháp thay thế Google Workspace
Mẫu tự động hóa email
Mẫu Tự động hóa email của ClickUp giúp đơn giản hóa việc liên lạc khi bạn cần gửi thông tin cập nhật dự án hoặc nhắc nhở về thời hạn.
Cho dù bạn đang gửi email cập nhật hàng tuần cho nhiều bên liên quan hay phản hồi của khách hàng cần được nhóm của bạn tổng hợp, mẫu này sẽ lên lịch và tự động hóa việc gửi các email đó.
Bạn cũng có thể hình dung toàn bộ quy trình tự động hóa email, từ cài đặt kích hoạt đến tinh chỉnh bố cục và thiết kế. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu nỗ lực thủ công và giải phóng thời gian cho nhóm của bạn, giúp họ tập trung vào công việc ưu tiên cao.
Đọc thêm: Cách tạo mẫu email trong Gmail
Các nguyên tắc cơ bản về etiquette trong email: Những điều nên làm và không nên làm
Nghi thức email là một kỹ năng thiết yếu có thể nuôi dưỡng hoặc làm suy yếu mối quan hệ của bạn với khách hàng và đồng nghiệp. Cho dù email là một ghi chú nhanh cho đồng nghiệp hay một tin nhắn chính thức cho khách hàng, tuân thủ các nghi thức email cơ bản sẽ giúp bạn thiết lập giọng điệu phù hợp và tránh những hiểu lầm.
Dưới đây là một số ví dụ:
Những điều cần làm
- ✅ Rõ ràng và ngắn gọn: Các chuyên gia bận rộn không có thời gian để đọc email dài, họ phụ thuộc vào thông điệp của bạn phải rõ ràng và ngắn gọn. Thêm dòng tiêu đề phù hợp để rõ ràng hơn
- ✅ Sử dụng cách chào hỏi phù hợp: Bắt đầu bằng cách chào hỏi phù hợp với mức độ trang trọng của mối quan hệ giữa bạn và người nhận
- ✅ Sử dụng CC và BCC một cách thích hợp: CC (Carbon Copy) dành cho những người cần tham gia vào cuộc hội thoại và xem các phản hồi. BCC (Blind Carbon Copy) có thể được sử dụng cho các email hàng loạt để giữ riêng tư địa chỉ của người nhận và tránh danh sách người nhận dài
Những điều không nên làm
- 🚩 Tránh viết hoa toàn bộ: Điều này được coi là tương đương với việc la hét trong thế giới kỹ thuật số và có thể khiến người nhận cảm thấy bị đe dọa hoặc thiếu chuyên nghiệp
- 🚩 Không lạm dụng dấu chấm than: Giữ giọng điệu chuyên nghiệp bằng cách giới hạn việc sử dụng dấu chấm than trong email
- 🚩 Tránh sử dụng ngôn ngữ không trang trọng: Nên hạn chế tối đa việc sử dụng tiếng lóng và biểu tượng cảm xúc trong môi trường chuyên nghiệp hoặc trang trọng, đặc biệt là trong lần giao tiếp đầu tiên
Quan trọng nhất, hãy tận dụng các công cụ quản lý email như ClickUp để giúp các nhóm của bạn giao tiếp hiệu quả. ClickUp giúp hợp nhất email, quản lý công việc và giữ mọi người trong vòng kết nối để bạn có thể tránh các chuỗi email dài vô tận.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Phần mềm hộp thư đến chung (như ClickUp) cho phép nhiều thành viên trong nhóm truy cập và quản lý cùng một tài khoản email, cải thiện sự hợp tác và đảm bảo không có tin nhắn nào bị bỏ sót.
Tự động hóa các phản hồi email tiêu chuẩn với ClickUp
Cuối cùng, mục tiêu là gửi email cho nhiều người bằng các hướng dẫn đơn giản, như sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tôn trọng, sử dụng CC và BCC đúng cách, giữ giọng điệu lịch sự và email ngắn gọn.
Việc giới thiệu phần mềm như ClickUp vào bộ công cụ quản lý dự án và email của bạn có thể giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng các công cụ bên thứ ba bổ sung.
Từ hợp lý hóa quy trình làm việc đến duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao trong giao tiếp nhóm, ClickUp giúp bạn tránh những email qua lại vô nghĩa.
Đừng để hộp thư đến của bạn trở thành bãi rác kỹ thuật số! Hãy giữ cho hộp thư của bạn gọn gàng và ngăn nắp.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.