Uzaktan çalışanlar bunu çok iyi bilir. Takviminizi açın, hafta boyunca planlanmış birden fazla Zoom toplantısı göreceksiniz.
Ve kabul edelim ki, muhtemelen toplantıların tamamında tamamen dikkatinizi veremeyeceksiniz ve tüm konuşulanları hatırlayamayacaksınız.
Microsoft'un yaptığı bir ankete göre, toplantı katılımcılarının %42'si tipik bir hafta içinde çoklu görev yapmaktadır.
Bu nedenle, toplantı notları almak veya bu notlara erişebilmek önemlidir. Ancak, konuşmacılara dikkatini verip ve her şeyi doğru ve hızlı bir şekilde not alabilen kaç kişi vardır? Çoğumuz bunu yapamaz.
Ancak doğru araçlar ve bazı kullanışlı ipuçları ile bu süreç çok daha kolay hale gelebilir.
Bu yazıda, süreci otomatikleştirmenin yollarını da dahil olmak üzere, hızlı ve kolay bir şekilde kayıt yapmayı göstereceğiz. Kısa sürede, her seferinde ayrıntılı ve eyleme geçirilebilir Zoom toplantı notları oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahip olacaksınız.
⏰ 60 saniyelik özet
- Zoom Notları, Zoom'un Companion uygulaması yardımıyla otomatik olarak toplantı notları oluşturan bir Zoom özelliğidir
- Zoom, toplantıları yazıya dökmenize ve aramalar sırasında anahtar noktaları ve eylem öğelerini yakalamanıza yardımcı olarak düzenli kalmanızı kolaylaştırır
- Etkili Zoom not alma üç aşamadan oluşur. Toplantıdan önce, anahtar noktaları planlayın ve hedefleri belirleyin. Toplantı sırasında, önemli konular hakkında net notlar alın. Ardından, notlarınızı gözden geçirip görevler halinde düzenleyin
- ClickUp Not Defteri, toplantılar sırasında hızlı notlar almanıza yardımcı olurken, ClickUp Belgeleri daha ayrıntılı girdiler oluşturmanıza ve bilgileri iş akışınıza bağlamanıza olanak tanır
- ClickUp Brain, notlarınızı eylem öğelerine dönüştürerek bir adım daha ileri gider ve sonraki adımları otomatik olarak belirler
- Yaygın bir hata, toplantıda söylenen her kelimeyi yazmak ve bu nedenle daha sonra anahtar noktaları bulmayı zorlaştırmaktır
- Eylem öğelerini takip etmemek, son teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olabilirken, düzensiz notlar da bulunması zor olabilir
- Anahtar noktaları ve kararları özetlemeye odaklanarak ve toplantı öğelerini daha iyi organize etmek, aramak ve takip etmek için ClickUp'ın güçlü özelliklerini kullanarak bu hataları önleyebilirsiniz
Zoom Notları nedir?
Zoom Notları, popüler video konferans platformuna entegre edilmiş kullanışlı bir özelliktir ve toplantılar sırasında notlar alıp başkalarıyla paylaşmanıza olanak tanır. Arama sırasında yeni bir not başlatabilir veya mevcut bir notu açabilirsiniz. Paylaşıldıktan sonra herkes notlara katılabilir ve önemli ayrıntıları gerçek zamanlı olarak yakalamak için işbirliği yapabilir.
Hepsi bu kadar değil, burada takımınızla gündemler oluşturabilir ve paylaşabilirsiniz! Görüşme sona erdiğinde, bu notlar kolayca biçimlendirilebilir ve herkesle paylaşılmaya hazır hale gelir.
Bu özelliğin en harika yanı, Zoom platformundaki tüm kullanıcılar tarafından ek ücret ödemeden kullanılabilmesidir.
💡Profesyonel İpucu: Zoom toplantılarında, Kaydet'in yanındaki düğmeyi tıklayarak canlı transkriptleri açın. Bu, tüm konuşmacılar için altyazılar oluşturur. Toplantı tutanaklarını çok daha hızlı hazırlamak için transkripte daha sonra erişebilirsiniz.
Zoom Notları Verimlilikte Neden Bir Dönüm Noktasıdır?
👉🏼 1885 yılında Alman psikolog Hermann Ebbinghaus, Unutma Eğrisi'ni ortaya attı. Bu eğri, yeni edinilen bilgilerin pekiştirilmezse hafızadan nasıl silindiğini gösteriyordu.
Şimdi, tek bir iş günü boyunca size gelen bilgi miktarını düşünün. Zoom görüşmesinde tartışılan her şeyi hatırlamak için hafızanıza güvenmek, felakete davetiye çıkarmaktır. Bu nedenle notlar!
Zoom Notes'un verimliliğinizi nasıl basitleştirdiği ve size sağladığı avantajlar:
- Zihninizi odaklanmış ve aktif tutar: Yazarken veya yazarken, sadece dinlemekle kalmaz, aynı zamanda söylenenleri işler ve özetlersiniz, böylece daha sonra anlamak ve hatırlamak daha kolay olur
- Toplantı tartışmalarının ve planlarının net bir kaydını tutar: Notlar, kimin ne yapacağını açıkça belirtir ve hiçbir şeyin unutulmaması için sonraki adımları haritalandırır
- İletişim ve işbirliğini geliştirir: Paylaşılan notlar, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar. Toplantılarda işbirliği yapmak, karışıklığı azaltır ve yanlış anlaşılmaları önler
- Aktif öğrenmeyi teşvik eder: Not almak, bilgileri işleme ve anlama şeklinizi geliştirir. Ayrıca, anahtar noktaları ve bağlantıları tespit etmeye yardımcı olur ve eleştirel düşünmeyi güçlendirir
- Gelecekteki kararlar için kılavuz görevi görür: Notlar, kararları, proje ilerlemelerini ve takım tartışmalarını tek bir yerde saklar. Bunlar, yeni çalışanların işe alımında ve geçmiş stratejilerin anlaşılmasında değerli bir kaynak olarak da kullanılabilir
Ayrıca okuyun: Daha İyi Video Toplantıları için 20 Zoom İpucu ve Püf Noktası
Zoom Not Alma İşlemini Otomatikleştirme
Zoom hesabınızın AI Companion özelliği ile not alma sürecini otomatikleştirebilirsiniz.
Bu AI not alma aracı, Zoom toplantılarınıza veya web seminerlerinize katılarak otomatik olarak notlar alır. Konuşurken konuşmayı yazıya döker ve ayrıntılı bir tartışma özeti sunar.
Bu araç, kimin konuştuğunu belirleyebilir, eylem öğelerini izleyebilir ve önemli kararları gerçek zamanlı olarak vurgulayabilir.
Ancak, bazı Zoom kullanıcıları karmaşık konuşmalar sırasında bu doğruluğun sorgulanabilir olduğunu fark etti. Basit tartışmalar için işe yarasa da, bu araç genellikle çakışan konuşmalar, teknik terimleri tanıma veya sektöre özgü dili anlama konusunda zorluk yaşıyor.
Sonuç olarak, notları düzeltmek için ek zaman harcayabilir ve bu da notları sıfırdan manuel olarak oluşturmak kadar zaman alıcı hale gelebilir.
Zoom Notları'nda ihtiyacınız olan bilgileri aramak da zahmetli bir süreçtir. Ayrıca, eyleme geçirilebilir bilgileri kullanmanız gerekiyorsa, platformlar arasında geçiş yapmanız ve her şeyi diğer içerik yönetim araçlarına manuel olarak girmeniz gerekir.
Öyleyse, neden hemen başlamıyorsunuz?
İş için her şeyi içeren bir uygulama olan ClickUp, görev, belge, toplantı ve bilgi yönetimini tek bir güçlü, yapay zeka destekli verimlilik platformunda birleştirir.
Peki, ClickUp ile not almayı nasıl otomatikleştirebilirsiniz?
Neyse ki, ClickUp'ın daha güçlü yerel AI asistanı ClickUp Brain mükemmel bir çözüm sunuyor.
ClickUp'ın Zoom Entegrasyonu ile Zoom toplantı notlarınızı ClickUp'a aktarabilir ve gerisini ClickUp Brain'e bırakabilirsiniz. Tek bir tıklama ile anahtar noktaları, tartışmaları ve eylem öğelerini özetleyebilir. Zamanınız mı daralıyor veya toplantıdan transkripsiyonu yapılacak sesli notlarınız mı var? O da yapılabilir.
Bu araç, tonunu, dilini ve yaratıcılık düzeyini ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilir. İster küresel bir takım için notları çevirmeniz gerekse tutarlı bir yazım stili kullanmanız gerekse, bu araç ihtiyaçlarınıza göre kendini uyarlayabilir.
ClickUp Brain, notlarınızı eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürebilir, ancak bununla ilgili daha sonra daha fazla bilgi vereceğiz. Bu arada, toplantı notları almak için AI kullanımı hakkında bu açıklayıcı videoyu izleyin.
Ayrıca okuyun: Uzman Gibi Zoom Toplantıları Düzenleme: İpuçları, Püf Noktaları ve En İyi Uygulamalar
Etkili Zoom Notları Alma
Not almak, görüşme sırasında söylenen her kelimeyi yazmak değildir. Bir saat süren toplantının sayfalarca notlarını gözden geçirmek zorunda olduğunuzu düşünün! Amaç, daha sonra üzerinde çalışmanız gereken eylem öğelerini belirlemek ve vurgulamaktır.
Elbette, AI not alma burada sizin dostunuzdur. Ancak aktif not alma, konuyu iyi anladığınızdan da emin olmanızı sağlar. Görüşmenin sonunda açıklığa kavuşturulması gereken noktaları yazın ve pekiştirin. Ya da takımınızla daha ayrıntılı olarak tartışmanız gereken sorunları not alın. Bunu nasıl iyi yapabileceğinizi görelim.
🧠 Eğlenceli Bilgi: Zoom yorgunluğunu biliyor musunuz? Uzun video görüşmelerinin neden olduğu yorgunluğu ifade eder. Bunun başlıca nedeni, yakın göz teması kurma ihtiyacının aşırı olmasıdır.
Toplantıdan önce
Genç bir izci olarak, muhtemelen "Hazırlıklı ol" sözünü sık sık duymuşsunuzdur. Toplantı notları almak, aynı sloganla çalışmanızı sağlayacaktır.
Toplantı öncesinde hazırlanmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
- Toplantının ana konularını ve hedeflerini anlamak için toplantı gündemini veya daveti dikkatlice kontrol ederek başlayın. Eğer yoksa, toplantının amacını organizatöre sorun
- Not alma uygulamanızı hazırlayın. Dijital bir araç kullanıyorsanız, görüşme sırasında sorun yaşamamak için önceden test edin.
- Toplantıdan önce "Gündem Öğeleri", "Anahtar Noktalar", "Eylem Öğeleri" ve "Sorular" gibi bölümler içeren basit bir şablon oluşturun. Bu, görüşme sırasında hızlıca not almanıza yardımcı olacaktır
- Ardından, kurulumunuzu kontrol edin. Bilgisayarınızın şarjının dolu, internet bağlantınızın kararlı ve bulunduğunuz yerin sessiz ve iyi aydınlatılmış olduğundan emin olun. Dikkatinizin dağılmaması için fazladan tarayıcı sekmelerini ve uygulamaları kapatın
- Toplantıda belirli bir belge veya materyal tartışılacaksa, görüşmeden önce bunları gözden geçirin. Daha iyi bir bağlam için ihtiyacınız olacak tüm raporları, sunumları veya diğer kaynakları indirin veya yazdırın
- Toplantıdan ne elde etmek istediğinize karar verin. Proje güncellemeleri veya gelecek planları olabilir, ancak net bir hedefiniz olması doğru notları almanıza yardımcı olacaktır
- Son olarak, sormak istediğiniz soruları veya tartışılmasını istediğiniz konuları hazırlayın
Toplantı sırasında
Toplantı sırasında not almanın etkinliği, büyük ölçüde uyguladığınız stratejinin türüne bağlıdır. Popüler stratejilerden bazıları şunlardır:
- Cornell Yöntemi ( net bir yapı seven ve notları daha sonra gözden geçirmek isteyenler için mükemmel): Notlarınızı 3 bölüme ayırın: biri anahtar noktalar ve ayrıntılar için, diğeri anahtar kelimeler veya sorular için ve sonuncusu toplantının özeti için
- Box Yöntemi (görsel öğrenenler için harika): Sayfayı kutulara bölün, her kutuya farklı bir konu veya nokta yazın ve toplantı ilerledikçe bunları doldurun
- Anahat oluşturma (adım adım işlemi tercih edenler için): Notlarınızı bir listeye yazın, ana konular için başlıklar kullanın ve ayrıntıları alt maddeler olarak ekleyin
Ancak bir stratejiye sahip olmak ve her şeyi kelimesi kelimesine yazmak yeterli değildir; aktif olarak dinlemeye ve ana fikirleri, görevleri ve kararları yakalamaya odaklanmanız gerekir. Konuşmaya ayak uydurmak için kısayollar, kısaltmalar veya semboller kullanın.
💡Profesyonel İpucu: İşler çok hızlı ilerliyorsa, toplantının özetini veya anahtar noktaların açıklanmasını istemekten çekinmeyin.
Toplantıdan sonra
Toplantı bittikten sonra notlarınızı düzenleme ve gözden geçirme zamanı gelir. Ayrıntılar henüz tazeyken, bir saat içinde notlarınızı gözden geçirmeye çalışın.
Yapmanız gerekenlerin tümünü içeren bir kontrol listesi:
- Notlarınızı açık ve okunması kolay bir belge halinde düzenleyin
- Kısaltmaları tam cümlelere dönüştürerek işinizi düzgün bir şekilde yeniden yazın
- Kararlar, görevler ve son tarihler gibi önemli noktaları vurgulayın
- Bilgileri sıralamak için renkleri kullanın. Örneğin, son tarihler için kırmızı, görevler için yeşil
- Ana noktalar, önemli kararlar ve sorumluluklar ile son tarihleri içeren bir özet ekleyin
- Notlarınızı fiziksel olarak yönetin veya dijital bir platform kullanarak proje, tarih veya takıma göre düzenleyin ve anlaşılır isimler kullanın
Gelişmiş not yönetimi için entegrasyonları kullanma
Notlarınız netlik sağlamak için oluşturulmuştur. Ancak bunları manuel olarak yönetmek, bu netliği hızla kaosa dönüştürebilir. Toplantı notlarınızı mevcut verimlilik uygulamalarınıza bağlayarak karışıklığı önleyin.
Elbette, ClickUp'ın hepsi bir arada verimlilik platformuyla birden fazla platform arasında geçiş yapma zahmetinden kurtulabilirsiniz.
📮ClickUp Insight: Neredeyse %40'ı profesyoneller her toplantıdan hemen sonra eylem öğelerini takip etmek zorunda hissediyor.
ClickUp tarafından yapılan araştırmaya göre, çoğu insan toplantılarda kararları uygulamaya koyma niyetinde olmasına rağmen bunu yapamıyor. Nedeni ne? Eylem öğeleri genellikle dağınık ve görünürlükten yoksundur, çünkü mevcut iletişim kanalları e-posta (%42) ve anlık mesajlaşma (%41) arasında bölünmüştür.
ClickUp, iş için her şeyi içeren bir uygulama olarak tartışmadan eyleme geçişi daha sorunsuz hale getirir. Toplantılarınızı, notlarınızı ve görevlerinizi daha yüksek toplantı verimliliği için tek bir platformda birleştirir!
ClickUp ile notlarınızı düzenli görevlere dönüştürün
Statik Zoom notlarınızı etkili işlere dönüştürmek için dört basit adım yeterlidir.
Adım 1: ClickUp'ın Zoom Entegrasyonu ile başlayın ve ilgili ClickUp Görevleri içinden planlanmış bir toplantıya katılın (veya yeni bir toplantı oluşturun).
Adım 2:
- ClickUp Not Defteri veya ClickUp Belgeleri'ni kullanarak toplantı sırasında manuel olarak toplantı notları alın.
ClickUp Not Defteri, hızlı notlar almak veya kontrol listeleri oluşturmak için idealdir. ClickUp Belgeleri ise gündemler veya proje planları gibi daha ayrıntılı notlar almak için daha uygundur.
Bu belgeler, ClickUp'taki başlıklar, madde işaretli ve numaralı listeler, afişler ve tablolar gibi zengin biçimlendirme araçlarıyla kolayca düzenlenebilir. Bu öğeler, notlarınızın okunabilirliğini de artırır. En iyi yanı nedir? Bunları takımınızla gerçek zamanlı olarak paylaşabilir (ve hatta birlikte düzenleyebilirsiniz), böylece herkes aynı sayfada kalır
- Toplantı bittikten sonra, toplantı transkriptini ve kaydını (etkinleştirilmişse) görevinize otomatik olarak ekleyin. ClickUp'ta bir Otomasyon ayarlayarak, bu durum gerçekleştiğinde toplantı katılımcılarını bilgilendirebilirsiniz. Böylece herkes tüm toplantı materyallerine hemen erişebilir.
Bu gerçekleştiğinde, ClickUp'ın yerel AI asistanı ClickUp Brain'den, toplantı sırasında manuel olarak belgelere kaydetmenize gerek kalmadan, tartışmayı özetlemesini ve transkriptten eylem öğelerini keşfetmesini isteyebilirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: Toplantı notlarını manuel olarak almaktan bıktınız mı? ClickUp AI Notetaker'ı denemenin zamanı geldi.
- Toplantılarınızda dikkatinizi dağıtmadan, önemli noktalar, kararlar ve eylem öğeleri otomatik olarak düzenli bir ClickUp belgesine kaydedilir
- Görevleriniz ve belgelerinizle doğrudan senkronizasyon sağlayan AI destekli özetlerle konuşmaları eyleme dönüştürün
- Toplantı notlarınız anında yapılandırılır, aranabilir hale gelir ve ş Akışınıza bağlanır
Adım 3: Şimdi ClickUp Görevleri ve alt görevleri oluşturun ve bunları takım üyelerine (veya kendinize) atayarak eylem öğelerini takip edin. Not Defteri veya Belgeler'de göreve dönüştürmek istediğiniz girdiyi vurgulayın ve bir atanan kişi ile son teslim tarihini ekleyin.
Görevinize ClickUp Brain'i ekleyerek, sorumlulukları ve son teslim tarihlerini doğrudan notlarınızdan öğrenin. Öncelikleri belirleyin, ilerlemeyi izleyin ve görevlerde hiçbir şeyin atlanmadığından emin olun.
ClickUp'ın büyük bir hayranıyım. En iyi özelliği (başka kimsede olmayan), tüm notlarınızı Belgeler'de saklayabilmeniz ve bunların Görevler ile entegre olmasıdır... Böylece, bir belgedeki bir cümleyi vurgulayıp sağ tıklayarak bunu bir Görev haline getirebilirsiniz. Bu, bir saat süren telefon görüşmesi notlarımı ayrı görevlere dönüştürmek istediğimde çok yardımcı oluyor... ve bunları yeniden yazmam veya kopyalayıp yapıştırmam gerekmiyor.
ClickUp'ın büyük bir hayranıyım. En iyi özelliği (başka kimsede olmayan), tüm notlarınızı Belgeler'de saklayabilmeniz ve bunların Görevler ile entegre olmasıdır... Böylece, bir belgedeki bir cümleyi vurgulayıp sağ tıklayarak bunu bir Görev haline getirebilirsiniz. Bu, bir saat süren telefon görüşmesi notlarımı ayrı görevlere dönüştürmek istediğimde çok yardımcı oluyor... ve bunları yeniden yazmam veya kopyalayıp yapıştırmam gerekmiyor.
Yardıma ihtiyacınız olursa, ClickUp'ın kapsamlı şablon kitaplığında tüm senaryolara uygun çok sayıda toplantı notu şablonu bulabilirsiniz.
Toplantılarınıza yardımcı olacak ClickUp şablonları
Favorilerimizden biri ClickUp Toplantı Notları Şablonu. Ayrıntılı haftalık aramalardan günlük check-in'lere kadar, gündemler, notlar ve eylem öğeleri için özel bölümler ile takım toplantılarının düzenli olmasını sağlar.
Aramanızın iyi bir şekilde belgelenmesini sağlamak için ekstra bağlam sağlamak üzere resimler, bağlantılar veya videolar bile ekleyebilirsiniz.
ClickUp ile toplantılar ve projeler için ihtiyacınız olan her şey tek bir yerde, böylece düzenli ve verimli çalışabilirsiniz.
Çalışabileceğiniz başka bir seçenek de ClickUp Toplantı Tutanağı Şablonu'dur. Bu şablon, hiçbir ayrıntının gözden kaçmaması için her oturum için alt sayfalar şeklinde bir not gösterge paneli oluşturmanıza yardımcı olur. Şablon, yeni başlayanlar için mükemmeldir, böylece takımınızdaki herkes öğrenme sürecine girmeden gerçek anlamda işbirliği yapabilir.
💡Profesyonel ipucu: İş yerinizde Google Çalışma Alanı kullanılıyorsa, gündemleriniz muhtemelen Google Dokümanlar'da bulunur. Başlamak için Google Dokümanlar için bu ücretsiz gündem şablonlarına göz atabilirsiniz.
Zoom'da Not Alırken Yapılan Yaygın Hatalar ve Bunları Önleme Yöntemleri
Doğru araçlara ve hazırlığa sahip olsanız bile, çevrimiçi görüşmeler sırasında verimliliği doğrudan etkileyebilecek hatalar yapmak yaygındır.
Ancak bunların çoğu düzeltmesi kolaydır. İşte bazı tipik not alma hataları ve bunları önleme yolları.
- Notlarınızı gereksiz ayrıntılarla doldurmak, notlarınızı gözden geçirmeyi veya notlarınıza göre hareket etmeyi zorlaştırabilir. Her şeyi kaydetmeye çalışmak yerine, anahtar noktalara, kararlara ve eylem öğelerine odaklanın
- Aramadan sonra eylem öğelerini takip etmemek yaygın bir sorundur. Toplantıdan hemen sonra eylem öğelerini gözden geçirin ve doğru kişilere atayın
- Dağınık, geri alınamayan notlar bilgi kaybına ve zaman kaybına neden olabilir. Basit klasör adları ve tutarlı etiketler kullanarak bunları saklamak için net bir sistem kurun
- Çoklu görev, notlarınızın kalitesini düşürür. Arama sırasında e-postalarınızı kontrol ederseniz, önemli ayrıntıları kaçırabilirsiniz. Toplantıya odaklanın
- Notları doğru kişilerle paylaşmamak, notların değerini azaltır ve karışıklığa neden olur. Arama sonrasında notları paydaşlara anında gönderin
Not almayı ClickUp'a bırakın!
İyi notlar almak, toplantılarınızın verimli geçmesini ve önemli hiçbir şeyin kaçırılmamasını sağlamak için anahtardır. Zoom'un dahili aracı, dünya çapındaki takımlar için harika bir iş çıkarıyor.
Ancak daha güçlü ve doğru bir çözüm arıyorsanız, ClickUp tam size göre.
ClickUp sadece not almaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda proje yönetimi araçlarıyla da bağlantılıdır, böylece uygulamalar arasında geçiş yapmadan toplantı notlarını hemen görevlere dönüştürebilirsiniz. Son tarihleri ayarlamaktan görevleri atamaya ve ilerlemeyi izlemeye kadar, ClickUp her şeyi yapar.
Bugün ücretsiz bir ClickUp hesabı açın ve projelerinizi ve notlarınızı aynı işyerinde yönetin!