Microsoft Project'te Gantt grafiği oluşturmak ilk başta biraz zor gelebilir.
Belki de zaten denediniz, çeşitli seçenekleri tıklattınız ve hala nereden başlayacağınızı bilemiyorsunuz.
Ya da Excel veya Google E-Tablolar gibi diğer araçları kullanarak Gantt grafikleri oluşturmayı denediniz, ancak bunların ne kadar zaman alıcı ve zor olduğunu fark ettiniz.
İyi haber şu ki, biraz rehberlikle Microsoft Projects'te en karmaşık projeleriniz için bile profesyonel, ayrıntılı Gantt grafikleri oluşturabilirsiniz.
Adımları birlikte inceleyelim ve süreci basitleştirelim, böylece hemen çalışmaya başlayabilirsiniz.
Microsoft Project'te Gantt grafiği oluşturma
MS Project'te bir Gantt grafiği oluşturmak için şu adımları izleyin:
Adım 1: Yeni bir proje başlatın
Microsoft Project'i açın ve "Yeni" sekmesinde "Boş Proje" seçeneğini seçin. Projenizin niteliğine bağlı olarak, boş bir projeyle başlayabilir veya ücretsiz olarak sunulan Gantt grafiği şablonlarından birini seçebilirsiniz.
Adım 2: Proje bilgilerinizi girin
Yeni bir proje oluşturduktan sonra, anahtar proje ayrıntılarını girerek başlayın. Üstteki şeritte, "Proje"yi, ardından "Özellikler Grubu"nu tıklayın ve "Proje Bilgileri"ni seçin. "Başlangıç Tarihi"ni doldurun ve gerekirse diğer proje kısıtlamalarını ayarlayın.
Adım 3: Projenize görevler ekleyin
Bir Gantt grafiği oluşturmak için, projenizdeki farklı etkinlikleri veya dönüm noktalarını temsil eden görevler eklemeniz gerekir. Görevleri, Gantt grafiği görünümünde "Görev Adı" sütununa yazarak manuel olarak ekleyebilirsiniz.
Örneğin, bir web sitesi yeniden tasarım projesini yönetirken, görevleriniz arasında "Tasarım Aşaması", "Geliştirme Aşaması", "İçerik Oluşturma" ve "Test Etme" yer alabilir
Adım 4: Görev sürelerini ayarlama
Ardından, her görev için süreyi belirtin. Her görevin yanındaki "Süre" sütununa, her görevin alacağı gün (veya hafta) sayısını girin. Yarım günde yapılması gereken bir faaliyetiniz varsa, "0,5d" yazabilirsiniz
Çalışma takvimini özel olarak ayarlamadığınız sürece, görev sürenizin hafta sonları ve tatil günlerini içermediğini unutun.
Adım 5: Görev bağımlılıkları oluşturun
Çoğu projede, diğerlerinin tamamlanmasına bağlı görevler vardır. Microsoft Project'te, diğerlerinin başlamadan önce hangi görevlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini göstermek için bağımlılıklar ayarlayabilirsiniz.
Bunu yapmak için, her görevin Öncüller sütununa tıklayın ve seçilen görevin başlamadan önce tamamlanması gereken görevleri seçin. Örneğin, "Geliştirme" ancak "Tasarım Aşaması" tamamlandıktan sonra başlayabilir.
Bunu yapmak için "Görev" sekmesine, ardından "Grubu planla" seçeneğine tıklayın ve "Seçili görevleri bağla" seçeneğini seçin
Adım 6: Gantt Grafiği görünümünü özelleştirin
Ön tanımlı olarak, Microsoft Project görevlerinizi bir Gantt grafiğinde görüntüler. Ancak, görünümü projenize daha uygun hale getirmek için özelleştirebilirsiniz. Gantt Grafiği'ne sağ tıklayın ve aşağıdakileri yapmak için seçenekleri seçin:
- Çubuk renklerini değiştirin
- Dönüm noktası sembolleri ekleyin
- Daha kolay başvuru için görev adlarını doğrudan grafikte görüntüleyin
Proje zaman çizelgenizin daha ayrıntılı görünümlerini görmek için yakınlaştırma veya uzaklaştırma da yapabilirsiniz.
7. Adım: Gantt grafiğinizi kaydedin ve paylaşın
Gantt grafiğiniz hazır olduğunda, işinizi kaydetmeyi unutmayın. Gantt grafiğinizi PDF olarak dışa aktararak, yazdırarak veya Microsoft Project Online ya da Microsoft Teams gibi entegre araçları kullanıyorsanız doğrudan Microsoft Project içinde işbirliği yaparak takımınızla paylaşabilirsiniz.
Ayrıca okuyun: Proje Yönetimi için 20 Gantt Grafiği Örneği
Microsoft Project'te Gantt Grafiği Oluşturmanın Sınırlamaları
Microsoft Project harika bir araç olmakla birlikte, bazı zorlukları da vardır. Gantt grafikleri oluşturmak için kullanırken aşağıdakiler gibi bazı sınırlamalarla karşılaşabilirsiniz:
- Karmaşıklık: Microsoft Project, özellikle yeni başlayanlar için öğrenmesi zor bir programdır. Arayüzü, çok sayıda özellik ve seçenekle karmaşık görünebilir ve nereden başlayacağınızı bilmenizi zorlaştırabilir
- Yüksek maliyet: Microsoft Project, özellikle tüm gelişmiş özelliklere ihtiyaç duymayan küçük takımlar veya serbest çalışanlar için yüksek maliyetli bir premium araçtır
- Sınırlı işbirliği: Microsoft Project bireysel kullanım için güçlü bir araç olsa da, takımlarla işbirliği sınırlı olabilir. Takım üyeleri kendi lisanslarına ihtiyaç duyar ve bu da maliyetleri artırabilir
- Daha basit projeler için özelleştirme eksikliği: Basit veya küçük projeler için Microsoft Project'teki özellikler fazla gelebilir. Ayar katmanları arasında gezinmeden "hızlı" bir Gantt grafiği oluşturmak zordur
- Sınırlı bulut entegrasyonu: Çevrimiçi sürümler mevcut olsa da, bazı kullanıcılar Microsoft Project'in bulut özelliklerinin, gerçek zamanlı işbirliği ve esnek kritik yol ayarlamaları sunan modern, bulut tabanlı araçlara kıyasla yetersiz olduğunu düşünmektedir
ClickUp ile Gantt Grafikleri Oluşturun
Microsoft Projects, bir proje görev listesini görselleştirmek için popüler bir araç olmakla birlikte, bazı sınırlamaları vardır. Çekici Gantt grafikleri oluşturmak için kullanabileceğiniz bir proje yönetimi aracı için, MS Project'e daha iyi alternatifler aramanız gerekir.
ClickUp, veri görselleştirmeye daha sezgisel ve işbirliğine dayalı bir yaklaşım sunan ve her boyuttaki işletme için ideal olan hepsi bir arada bir proje yönetimi platformudur.
ClickUp Gantt Grafik Görünümü, kurulumu son derece kolaydır ve platformun işbirliği özelliklerine tamamen entegre edilmiştir.
ClickUp Çalışma Alanınızda, proje görünümlerinden biri olarak Gantt Grafiği'ni bulacaksınız. Gantt Grafiği eklemek için, ekranın üst kısmındaki araç çubuğunda "+Görünüm" seçeneğine tıklayın. Ardından "Gantt" seçeneğine tıklayın ve "Gantt Ekle" seçeneğini seçin
Gantt Görünümü'nü ekledikten sonra şuna benzer bir şey göreceksiniz:
Şimdi, "Liste"nin solundaki küçük oku tıklayın. ClickUp, projenizin zaman çizelgesinin görsel bir temsilini otomatik olarak oluşturacaktır.
Artık Gantt Grafiğinizi özelleştirebilirsiniz. Ekranın sağ üst köşesindeki "Özelleştir" seçeneğine tıklamanız yeterlidir. Burası, Gantt grafiğiniz için kontrol merkezinizdir. Projenizin ihtiyaçlarına göre adını, ayarlarını ve paylaşım seçeneklerini özelleştirin.
💡Hızlı İpuçları
- Görevlerinizi durumlarına göre (örneğin, beklemede, ilerleme aşamasında veya tamamlandı) renk kodlarıyla işaretleyin ve ilerlemeyi bir bakışta izleyin
- Bir görev çubuğunu diğerine sürükleyerek kolayca bağımlılıklar oluşturun. Microsoft Project'te olduğu gibi görev sayılarını manuel olarak girmenize gerek yoktur
- Zoom düzeyini ayarlayarak projenizin tamamını görüntüleyin veya günlük ayrıntılara inin
- Filtreleri kullanarak atanan kişi, son teslim tarihi veya öncelik gibi belirli görevlere odaklanın
- Otomasyondan yararlanarak, önceki bir görev tamamlandığında veya geciktiğinde bağımlı görevleri otomatik olarak güncelleyin
⭐ Kaçırmayın: Proje yönetimi için ClickUp Gantt Grafik lerinin gücünden nasıl yararlanabileceğinizi ayrıntılı olarak öğrenmek için ClickUp Gantt Grafik Görünümü eğitimini izleyin.
ClickUp şablonlarını kullanın
İlk Gantt grafiğinizi oluşturmaya başlamanın en basit yolu, bir Gantt grafiği şablonu kullanmaktır. Birçok araç, Gantt grafiklerini anında oluşturmak için kullanılabilecek şablonlar sunar.
Örneğin ClickUp, proje zaman çizelgelerinizi hızlı bir şekilde oluşturmak ve yönetmek için ClickUp Basit Gantt Şablonu 'nu sunar. Bu şablon, görevler, bağımlılıklar ve dönüm noktaları için önceden oluşturulmuş bölümler içerir, böylece projeniz üzerinde hemen çalışmaya başlayabilirsiniz.
Bu şablon, Microsoft Project'te gereken daha karmaşık kurulumun aksine, zaman tasarrufu sağlar ve sürekli ayarlamaya gerek kalmaz.
Gantt grafiği oluşturma sürecinin çoğunu basitleştirmek ve otomatikleştirmek için, Gantt grafiği oluşturmaya hazır bir çerçeve sunar. Her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek yoktur, bu da harika bir haber!
Bu şablonu şu şekilde kullanabilirsiniz:
- Şablonu belirli görev adlarınız, proje zaman çizelgeleri ve teslim edileceklerle hızlıca doldurun. Yer tutucu görevleri projenizin hedeflerine uyacak şekilde değiştirerek kurulum süresini kısaltın
- Grafikteki görev çubuklarını sürükleyerek programı kolayca ayarlayın. Bu özellik, proje zaman çizelgenizi esnek ve güncel tutmanızı kolaylaştırır
- Görevlere öncelik, takım üyesi veya proje aşamasına (ör. Planlama, Geliştirme, Test) göre farklı renkler atayın. Bu, size ve takımınıza projenin ilerlemesi ve odaklanılması gereken noktalar hakkında hızlı ve görsel bir özet sunar
- Projenizin önemli dönüm noktalarını (tasarım, test veya lansman aşamalarının tamamlanması gibi) tanımlayın ve bunları Gantt grafiğinde işaretleyin
- ClickUp'ın Öncelikler özelliğini kullanarak en kritik görevlerin önce tamamlanmasını sağlayın
- Görevler güncellendiğinde veya tamamlandığında bildirimleri etkinleştirin. Bu özellik, herkesin bilgilendirilmesini sağlamak ve yanlış anlaşılmalardan kaynaklanan gereksiz gecikmeleri önlemek için yararlıdır
ClickUp Gantt grafiğini daha iyi yapan nedir?
ClickUp'ın Gantt grafiklerini harika bir alternatif yapan özellikler şunlardır:
- Kullanım kolaylığı: ClickUp'ta Gantt grafiği oluşturmak, görevleri sürükleyip bırakmak kadar basittir. Birden fazla ayar katmanında gezinmenize gerek yoktur
- İşbirliği: ClickUp'ın Gantt grafikleri bulut tabanlıdır, yani takımınız her yerden gerçek zamanlı olarak görüntüleme, güncelleme ve işbirliği yapabilir. Birlikte çalışmak için birden fazla lisansa veya harici araca gerek yoktur
- Özelleştirme: İster birçok bağımlılığı olan büyük bir proje üzerinde çalışıyor olun, ister birkaç görev içeren daha küçük bir proje üzerinde çalışıyor olun, ClickUp'ın Gantt grafikleri projenizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde tamamen özelleştirilebilir
- Otomasyon: ClickUp ile yinelenen görevleri otomatikleştirerek zaman kazanabilir ve Gantt grafiğinizin otomatik olarak güncel kalmasını sağlayabilirsiniz
Ayrıca okuyun: Verimli Proje Zaman Yönetimi için 5 Adım
ClickUp ile Görsel Olarak Çekici Gantt Grafikleri Oluşturun
Gantt grafiği oluşturmak, proje zaman çizelgenizi yönetmek ve görselleştirmek için en etkili yollardan biridir. Microsoft Project kapsamlı bir çözüm sunsa da, özellikle karmaşıklık, maliyet ve işbirliği açısından sınırlamaları vardır.
Daha işbirliğine dayalı bir araç arıyorsanız, ClickUp mükemmel bir alternatiftir. Kullanıcı dostu Gantt Grafik Görünümü ve özelleştirilebilir şablonları, kullanımı kolaylaştırır.
Nihayetinde, doğru araç projenizin ihtiyaçlarına bağlıdır, ancak deneyimli bir proje yöneticisi ya da yeni başlıyor olsanız da, ClickUp düzenli kalmak ve projelerinizi yolunda tutmak için güçlü bir yol sunar.