Küçük ve orta ölçekli işletmeler, sektörden bağımsız olarak envanter yönetiminde zorlu bir görevle karşı karşıyadır. Fazla stok veya stok eksikliğinden kaynaklanan maliyetleri en aza indirirken müşteri taleplerini nasıl karşılayabilirsiniz?
Perakende ve toptan satış operasyonlarının can damarı olan envanter yönetimi, işlerin verimli bir şekilde yürümesini sağlar.
Müşteri beklentilerinin yüksek ve pazar koşullarının hızla değiştiği, rekabetin giderek arttığı bir ortamda, zayıf envanter planlaması, taşıma maliyetlerinin artması ve satış fırsatlarının kaçırılması gibi önemli finansal sonuçlara yol açabilir.
Ancak, envanter optimizasyonu ürünlerin kullanılabilirliğini sağlar, fazla stoğu azaltır ve sermayeyi serbest bırakarak daha iyi nakit akışı ve müşteri memnuniyeti sağlar. Envanter planlama ve yönetimi, bir işi yürütmenin ve başarısını belirlemenin kritik unsurlarıdır.
Bu makalede, envanter planlama sürecini nasıl iyileştirebileceğiniz ve bu konuda uzmanlaşabileceğiniz ele alınmaktadır. Ancak önce temel bilgileri gözden geçirelim.
Envanter Planlamasını Anlama
Şunu hayal edin: Başarılı bir ürün geliştirdiniz ve piyasaya çıkar çıkmaz satılacağından eminsiniz. Stoklarınızı hazırlar, pazarlama faaliyetlerinizi yapar ve ürünlerin satılması için beklerken, beklenmedik bir sorun ortaya çıkar ve teslimat süreleri öngörülenden daha uzun olur.
Sonuç olarak, müşterileriniz siparişlerini iptal etmeye ve para iadesi talep etmeye başlıyor. Uzayan teslimat süresi, ürünün talebini gölgede bırakarak sizi satılmamış envanter ve alıcı bulamama durumuyla karşı karşıya bırakıyor.
Kelimenin tam anlamıyla, bir vuruş bir ıskalama!
Talebi dikkatlice değerlendirmeden ürün stoklamak, fazla envanter, artan depolama maliyetleri ve potansiyel israfla sonuçlanabilir. Bu durum, işinizin karlılığını ve operasyonel verimliliğini ciddi şekilde etkiler.
Öte yandan, akıllı stratejileri anlamak ve uygulamak, rakiplerinizin bir adım önünde olmanıza yardımcı olabilir. Doğru envanter yönetimi, katmanlama ile ilgilidir. Uzun vadede, envanter yönetimi yazılımı tüm çabayı çok daha kolay ve güvenilir hale getirebilir.
Envanter planlaması nedir?
Envanter planlama, bir markanın kar elde etmek için satmayı planladığı ürünleri yönetmeyi ve organize etmeyi içerir. Bir işin sorunsuz bir şekilde yürümesi için günlük olarak uygulanması gereken çeşitli lojistik ve stratejileri kapsar.
Envanter planlaması işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Tek bir strateji herkese uygulanamaz.
Örneğin, moda veya çabuk bozulan gıda işindeyseniz, uzun dönemler için stok yapmak bir seçenek değildir. Bir moda evinin öncelikli amacı, ürünleri modası geçmeden satmaktır. Gıda işinde ise, belirgin bir ihtiyaç olmadan çok fazla stok yapmak, ürünlerin bozulmasına neden olabilir.
Envanter, ancak hareket halindeyken ve karlı nakit akışına yol açtığında değerlidir.
Envanter planlamasının avantajları
Verimli envanter planlaması, işinizin sorunsuz bir şekilde gelir elde etmesini sağlar. Bu, temel referans noktanızdır.
Doğru envanter planlaması ve yönetiminin dört anahtar faydası aşağıda verilmiştir.
Karlılığın artması
Bir şirketin ideal seviyesinin üzerinde tuttuğu her bir dolarlık envanter, %20 ila %30 oranında ek maliyet oluşturur
Bir şirketin ideal seviyesinin üzerinde tuttuğu her bir dolarlık envanter, %20 ila %30 oranında ek maliyet oluşturur
Doğru envanter planlaması, kar elde etmenizi, fırsatları artırmanızı ve sezonluk satışları genişletmenizi sağlar. Performans izleme ve geçmiş satış verilerinin analizi, envanterinizin her zaman optimum seviyede olması için tedarikçiler, paketleyiciler ve nakliyecilerle pazarlık yapmanızı sağlar.
Müşteri memnuniyeti
Forgotten Chapter adlı bir kitapçıyı örnek alalım. Kitapçı, klasik kitap işine başlar, indirimli romanlar yığınları vardır ve insanlar bunları satın almak için akın eder.
Birkaç ay sonra, Forgotten Chapter trendlere ayak uydurmaya karar verir ve en son çıkan popüler romanları satmaya başlar. Depolarını doldururlar ve işleri iki katına çıkar. Bu süreçte, uzmanlık alanları olan eski klasik kitapların depolanmasını ihmal ederler. Sonunda, mağazaya gelen müşteri sayısı düşer, düzenli müşteriler gelmez ve satışlar düşer.
Burada sorun nedir sizce?
En son çıkan ürünleri stoklayarak ilk satışları artırdılar, ancak bunu yaparken benzersiz satış tekliflerini (USP) kaybettiler. Onları gerçekten farklı kılan, klasik ürünleriydi.
Bu, işletmelerin trendlere göre gelişmemesi gerektiği anlamına mı geliyor? Kesinlikle hayır, gelişmelidirler. Ancak Forgotten Chapter'ın gözden kaçırdığı nokta, KPI analizi ve sipariş yönetimi idi. Bu, envanter planlamasının yanlış yapıldığı klasik bir örnektir.
Sipariş yönetimi yazılımı, geçmiş siparişleri izlemenize yardımcı olarak planlama ve ölçeklendirme yapmanızı sağlar.
Envanter planlaması, müşteri memnuniyeti ile doğrudan bağlantılıdır. Geçmiş satış verilerini analiz edin, gelecekteki satış eğilimlerini tahmin edin ve işinize uygun bir strateji uygulayın. Sadık müşteriler kazanmak için benzersiz satış noktalarınızı kullanın.
Depolama maliyetlerinin azaltılması
Birçok yeni kurulan şirket, değerli başlangıç fonlarını bağlayan fazla envanter stoklama eğilimindedir. Envanter planlaması ise sermayeyi serbest bırakır. Burada sorulması gereken anahtar sorular şunlardır: Ürün nasıl satılıyor? Nerede satılıyor? İdeal müşteri kim?
Bu soruları yanıtlayarak, depolama maliyetlerini etkili bir şekilde azaltmaya başlayabilirsiniz.
Bu çabanın çoğu, iş kapasitenizi bilerek planlama yapmayı gerektirir. Verileri incelemeyi, mevcut stoğu hesaplamayı ve gelecekteki eğilimleri tahmin etmeyi içerir, böylece hareketsiz envanterin tutma maliyetlerini azaltır. Basit Excel sayfaları ve kolay envanter planlama şablonları yardımıyla kapasite planlamasını göstererek şirketinize liderlik edebilirsiniz.
Tedarik zinciri verimliliğini artırın
Just-In-Time (JIT) envanter planlaması, fazla stoklanmayı önlemek için oldukça etkili bir uygulamadır. Bu uygulama, mal ve hammaddelerin yalnızca ihtiyaç duyulduğunda tedarikçilerden teslim alınmasını içerir.
JIT envanter planlaması, 1970'lerin başında bu çalışma şeklini benimseyen ünlü otomobil şirketinin adından dolayı TPS veya Toyota Üretim Sistemi olarak da bilinir. Toyota, araçları için parçaları yalnızca ihtiyaç duyduğunda veya yeni araba siparişleri aldığında sipariş eder.
Bu aynı zamanda etkili tedarik zinciri yönetiminin bir sonucudur.
Burada, ClickUp'ın Tedarikçi Yönetimi Kontrol Listesi Şablonu, envanter yönetimini sorunsuz hale getiren elektronik tablolar oluşturmanıza olanak tanır.
Bu şablon, ürünleriniz için en iyi tedarikçileri değerlendirip seçmenize, performanslarını izlemek için geri bildirim toplamanıza ve iletişim ile işbirliğini geliştirmenize yardımcı olabilir.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz
- Özel Alanlar ekleyerek tedarikçileri uygulanabilirlik, lojistik, zaman çizelgeleri ve yanıt hızına göre ayırın
- Satıcılar hakkında bilgileri kaydetmek ve satıcı verilerini kolayca görselleştirmek için Notlar, İletişim Numarası, Satıcı E-postası, Zamanında Teslimat ve Markalar gibi 16 farklı özel öznitelik kullanın
- Satıcı Değerlendirmeleri, Başlangıç Kılavuzu, Satıcı Bilgileri ve Satıcı Değerlendirme Formu gibi farklı ClickUp yapılandırmalarında dört farklı görünüm açarak tüm bilgilere kolayca erişin ve bunları düzenleyin
Ayrıca okuyun: Kişileri Yönetmek için 10 Ücretsiz Satıcı Listesi Şablonu
Envanter planlama sürecinin zorlukları
Envanter planlamasının en karmaşık yönü, büyük hacimli verileri yönetmek ve anlamlandırmaktır.
Her siparişin imzalanması, nakliye detaylarının belirtilmesi, depo veya stok depolama detaylarının ayrıntılı bir şekilde listelenmesi ve işin her küçük yönünün maliyetlerinin faturalandırılması ve hesaplanması gerekir.
Tüm bunlar, gelişmiş lojistik planlamadan bahsetmeye gerek bile olmadan, kusursuz ve kullanımı kolay bir envanter sistemi gerektirir.
Ortaya çıkabilecek diğer bazı zorluklar şunlardır
- Tedarikçilerin güvenilir olmaması ve zayıf iletişim
- Yanlış ön tahminler, tüketici talebinde planlanmamış düşüşlere yol açar
- Envanter görünürlüğü, saatler süren planlamaya rağmen sınırlı hale gelebilir
- Verilere, trendlere ve pazar analizlerine dayanmayan envanter planlama süreçleri, işinizi mahvedebilir
- İnsan kaynaklarının kötü yönetimi; şirket içinde veya bayide personel değişikliği, envanter planlamasını etkileyebilir
Envanter Planlama Yöntemleri
Birkaç envanter planlama modeli olsa da, biz bunlardan birkaç önemli olanına odaklanmayı tercih ettik.
Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ)
Bu, bir işin tutma maliyetlerini azaltmak için sahip olması gereken ideal envanter miktarıdır. Bir marka bunu başarabilirse, önemli bir adım atmış demektir.
EOQ = √(2 D S) / H
İş modelinize uyarlamanız gereken formül şöyledir:
S, sipariş maliyeti veya sabit maliyettir
D, yıllık talep edilen miktardır
H, tutma maliyeti veya değişken maliyettir
Bu formül, işinizin sorunsuz bir şekilde yürümesi için herhangi bir zamanda ihtiyacınız olan envanteri size söyleyecektir. Bunu zor buluyorsanız, görevi basitleştirmek için bir tedarik yönetimi aracı kullanabilirsiniz.
Yeniden sipariş noktası modeli
Yeniden sipariş noktası, bir işletmenin düşük tedarik riskini önlemek için envanterini yeniden sipariş etmesi gereken önerilen noktadır.
Örneğin bir fırını ele alalım. İşletme, brioche konusunda uzmanlaşmıştır ve taze pişirilen ürünler kısa sürede tükenmektedir. Müşteriler ve işletme sahibi memnun. Ancak birdenbire tereyağı tedarikinde sorun çıkar. Tedarikçinin elektrik sorunu vardır ve bu da pişirme sürecini etkiler. Fırın, tedarikte gecikme yaşar. Bu da sonuçta müşteri sayısında önemli bir düşüşe yol açar.
Burada ne oldu? Uygun bir yeniden sipariş noktası modeli yoktu.
Bu tür olayları önlemek için, mal kabul notu sistemi kullanmak akıllıca bir karar olacaktır. Bu sayede tedarikçilerinizi izleyebilir ve tedarik zinciri sürecini takip edebilir, böylece ne zaman daha fazla stok siparişi vermeniz gerektiğini belirleyebilirsiniz.
Güvenli stok planlama
Bu envanter yönetimi uygulaması, talep artışlarında stokların tükenmemesi için depolamada güvenli bir miktar stok bulundurmanızı sağlar. Bu, işlerinizi ayakta tutmak için bir sigorta poliçesi gibi işler.
İşinizin uzun ömürlü olmasını sağlamak ve envanterinizi mümkün olduğunca verimli bir şekilde yönetmek için değer zinciri analizinden yararlanmalısınız. Bu süreç, rakiplerinize karşı avantaj sağlar.
Değer zinciri analiziyle desteklenen güvenli stok planlaması, gelecekteki talep eğilimlerini tahmin etmeye yardımcı olur.
ABC analizi
ABC analizi, envanteri üç gruba ayırma sürecidir.
- A, ürünlerinizin en üst %20'sine katkıda bulunur ve bu da satışların %70'ini sonuçlandırır
- B, ürünlerinizin orta %30'una katkıda bulunur ve bu da satışların %20'sini sonuçlandırır
- C, ürünlerinizin en alt %50'sini oluşturur ve satışların %10'unu sonuçlandırır
Bu analiz, doğru envanter planlamasını ve yönetimini hızlandırır. İşletmelerin neyi stoklayacağına ve ne kadar depolayacağına karar vermesine yardımcı olur. ABC'nize göre depolama ihtiyaçlarınızı analiz ettiğinizde, önceliklerinizi daha iyi belirleyebilirsiniz.
Şimdi, bir envanter planı hazırlamayı ve uygulamayı öğrenelim!
Envanter Planı Nasıl Geliştirilir ve Uygulanır?
İşletmenizde bir envanter planı geliştirmek ve uygulamak zorlu bir görevdir. Ancak bu konuda size yardımcı olacak hızlı ve adım adım bir kılavuz hazırladık.
Envanter planı geliştirme ve uygulama adımları
- Ürünlerinizi listeleyin ve kategorilere ayırın
- Derinlemesine araştırma yapın ve veri analizinde titiz olun. Ürününüzü çok iyi tanımalı ve nerede satıldığını tam olarak bilmelisiniz
- Tercihler, konumlar, kalite ve erişilebilirliğe göre potansiyel tedarikçileri listeleyin. Test dönemi uygulayarak performanslarını analiz edin
- Entegre ve yeni başlayanlar için kolay sipariş ve tedarik yönetim sistemi kullanın
- Basit ve verimli bir sistem oluşturun
- Çalışanları sistemi takip etmeleri için eğitin. Performansı düzenli olarak izleyin
- Envanter devir oranınızı izleyin. Bu, verilere göre ilerledikçe ayarlayabileceğiniz temeliniz olacaktır
- Yeniden sipariş noktası modeli ve güvenli stoklama uygulamaları oluşturun
- Derinlemesine veri analizi ve izleme ile sürekli iyileştirme fırsatları arayın
- Tüm bunları yaptıktan sonra, mümkün olan her şeyi otomatikleştirin
Bu adımları izleyerek ve güvenilir bir e-ticaret envanter planlama yazılımı kullanarak, envanter planlamanızı rayına oturtabilir ve işinizin büyümesini hızlandırabilirsiniz.
ClickUp'ı kullanarak envanter sistemlerini planlama ve yönetme
ClickUp, envanteri verimli bir şekilde yönetmenize ve sıralamanıza yardımcı olurken, her türlü işe uyarlanabilen son derece özelleştirilebilir özellikler sunar.
Örneğin, ClickUp Envanter Yönetimi Şablonunu kullanabilirsiniz. Bu şablon, gereksinimlerinizi etkili bir şekilde yönetmenize ve özelleştirmenize olanak tanır. Ayrıca, son derece kullanıcı dostu bir envanter planlama aracıdır.
Bu şablon size çeşitli şekillerde yardımcı olabilir:
- Organizasyonu sizin için basitleştirir. Stok listesi oluşturabilir, tedarikçi teslimatlarını izleyebilir, müşteri gönderilerini takip edebilirsiniz
- Sipariş durumunu ve yeniden sipariş noktalarını hassas bir şekilde kontrol edebilirsiniz
- Tedarik zincirini verimli bir şekilde yönetmek için çalışanlarınız ve tedarikçilerinizle paylaşabileceğiniz, kolay erişilebilir envanter sayfaları oluşturabilirsiniz
- Şablon özelleştirilebilir. Bu, En Son Sipariş, Operasyon Yöneticisi, Sipariş Edilenler, Mevcut Envanter ve Sipariş Miktarı gibi envanterinizi yönetmek için Özel Alanlar oluşturabilir ve bunları değiştirebilirsiniz
- Otomasyon ve özel arama etiketleri ile izlemeyi de iyileştirebilirsiniz
- Envanterinizi daha iyi anlamak ve planlamak için yedi Özel Görünüm (tablo, zaman çizelgesi, liste, sipariş güncellemeleri ve değer) sunar
Tedarik zinciri ve envanter yönetimi birbiriyle yakından ilgilidir. ClickUp'ın Envanter Şablonu, tüm tedarik zincirini hızlı, kolay ve verimli bir şekilde izlemenizi sağlar.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- Stok seviyelerini ve siparişleri gerçek zamanlı olarak yönetin
- Birden fazla depoda sevkiyatları ve teslimat tarihlerini izleyin
- Daha iyi kararlar almak için trendleri analiz edin
Bu şablon, envanter sürecini kolaylaştırarak insan hatalarını azaltır, daha iyi tahminler yapılmasını ve envanter seviyelerinin daha iyi görünürlük kazanmasını sağlayarak olası sorunları tespit etmenize olanak tanır.
Envanterdeki her bir öğenin ilerlemesini izlemek için Özel Durumlar (Açık ve Tamamlandı) ekleyebilirsiniz. Ayrıca, Talep Eden, Gerekli Miktar, Satıcı Konumu, Yeniden Sipariş Noktası ve Birim Başına Maliyet gibi 15 farklı Özel Öznitelik kullanarak envanterinizle ilgili bilgileri kaydedebilir ve envanter verilerini kolayca görselleştirebilirsiniz.
Envanterinizi yönetmenize yardımcı olmak için Envanter, Tedarikçiye Göre, Tedarikçi Konumu, Sipariş Formu, Buradan Başlayın ve daha fazlası gibi farklı ClickUp yapılandırmalarında altı görünüm açabilirsiniz.
ClickUp ile Envanter Yönetimi Zorluklarının Üstesinden Gelin
Envanter yönetimi, tek seferlik bir çaba değil, sürekli bir süreçtir. Güvenilir tedarikçilerin bir listesini oluşturun, ihtiyaçlarınızı açıkça iletin, çalışanlarınızı sistem konusunda eğitin, ilerlemeyi izleyin ve takip edin, sürekli otomasyon ve iyileştirme yapın.
Ancak ClickUp gibi envanter planlama yazılımlarını kullanmanın önemini de küçümsemeyin. Bu yazılımlar, yukarıdaki tüm adımları basitleştirerek envanter planlamanızı daha öngörülebilir, güvenli ve işiniz için bir varlık haline getirir.
ClickUp ile bugün başlayın!