Birden fazla projeyi yönetirken veya karmaşık görevler üzerinde çalışırken tüm ekibin desteğine ihtiyacınız vardır. Bu, işi kolaylaştırır, daha iyi sonuçlar elde etmenizi sağlar ve teslimatları zamanında yapmanıza yardımcı olur.
Ancak bunun için önce takım üyelerinizi aynı sayfaya getirmeniz ve herkesin her zaman en son bilgilere erişebilmesini sağlamanız gerekir. Bu, takımın birlikte çalışarak yenilikçi çözümler bulmasına, fikirlerini paylaşmasına ve farklı bakış açıları getirmesine yardımcı olur.
Sonsuz e-posta CC'lerine ve iletmelerine güvenmek yerine, bir takım üyesiyle hızlı bir not paylaşmak istediğiniz örnekler olacaktır: kısa bir güncelleme, hızlı bir hatırlatıcı veya basit bir açıklama notu. Bu çok daha kolay ve hızlıdır.
Bu makalede, notları paylaşmak ve profesyoneller gibi işbirliği yapmak için bazı ipuçları ve püf noktaları paylaşıyoruz.
Not Paylaşımında Sık Karşılaşılan Senaryolar
Takım üyeleri sürekli olarak notlar ve mesajlar paylaşır. Toplantıda vurgulananları tartışır, düşüncelerini paylaşır, belirli görevlere bağlam sağlar, güncellemeleri tartışır veya sadece geri bildirimde bulunurlar.
İşte not paylaşımında en sık karşılaşılan senaryolardan bazıları.
- Takım toplantıları sonrası: Toplantı tutanaklarının hızlı bir özetini oluşturarak tartışılan anahtar noktaları gözden geçirin ve belirli eylem öğeleri üzerinde çalışın
- Projelerde işbirliği: Görevler hakkında geri bildirim sağlayın, fikirleri geliştirin ve yaratıcı çözümler üretin
- Müşteri toplantıları: Karşılıklı olarak tartışılan noktaları onaylayın, müşteri gereksinimlerini kaydedin, bağlam ekleyin ve önemli görevleri vurgulayın
- İçerik oluşturma: Fikirleri not alın ve paylaşın, görevleri koordine edin, araştırma bulgularını ve yönergeleri listeleyin, böylece takım üyelerine yeterli arka plan bilgisi sağlayın
- Çapraz fonksiyonlu takımlar: Karmaşık konuları netleştirin, farklı fonksiyonlardan fikir alışverişinde bulunun ve görevleri, son teslim tarihlerini ve atanan kişileri paylaşılan bir klasörde belgelendirin
- Müşteri desteği: Belirli bir bilet üzerinde bir müşteri ile olan etkileşimleri belgelendirin, şikayeti çözmek için en iyi yolu bulmak üzere şirket içinde koordinasyon sağlayın ve müşteri sorgusu üzerinde çalışan temsilciler arasında bilgi aktarın
Daha fazla bilgi: Not almayı daha iyi ve daha etkili hale getirmek için 5 strateji
Not Paylaşım Yöntemleri
Not paylaşımı denince aklınıza çılgınca fikir ve düşünceleri karalarken kendinizi hayal ediyorsanız, daha etkili bir not alma stratejisi kullanmanızı öneririz. Belirsiz notlar ve listeler, etkili iletişimin baş belasıdır ve birçok yanlış anlaşılmaya yol açabilir.
Net ve öz notlar almak için kullanabileceğiniz bazı etkili yöntemler.
- Anahat yöntemi: Fikirler hiyerarşik bir yapı kullanılarak temsil edilir. Ana fikirler yapının en üstünde yer alır. Alt konular ve destekleyici ayrıntılar ana fikirden dallara ayrılır. Tüm temsil bir ağaca ve dallarına benzer ve bir kavramı açıklarken bilgi akışını göstermenin en iyi yoludur
- Zihin haritalama yöntemi: Ana konunun ortasına yerleştirildiği ve bağlantılı fikirleri temsil eden çok sayıda ışın çizgisinin bulunduğu görsel bir not alma yöntemi. Zihin haritası not alma yöntemi, farklı kavramların birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu anlamak için idealdir
- Grafik yöntemi: Tek tek notlar tablolar halinde düzenlenir. Bir bilgi grubunu başka bir bilgi grubuyla karşılaştırmak istediğinizde idealdir. Tablolar, birden fazla fikri düzenlemenize ve kalıpları tespit etmenize yardımcı olmak için birkaç satır ve sütun içerebilir
- Cornell yöntemi: Bu yöntem de fikirleri düzenlemek için bir tablo kullanır, ancak biraz farklı bir şekilde. Cornell not alma yönteminde üç sütun vardır. Sol sütun fikirleri temsil eder, orta sütun fikirleri hatırlamak için ipuçları içerir ve sağ sütun fikirle ilgili hızlı bir özet içerir
Cornell yöntemini toplantı notları almak için kullanmanın hızlı bir örneği.
| Notlar | İpuçları | Özet |
|---|---|---|
| Marka bilinirliğini artırın Sosyal medya kanalları aracılığıyla yeni potansiyel müşteriler edinin | Kampanya hedefleri | Marka bilinirliğini %15 artırın ve sosyal medya kanallarından gelen potansiyel müşteri sayısını %20 artırın |
| Ürün özelliklerini özetleyinSınırlı süreli indirimler sununÇapraz platform kullanılabilirliğini vurgulayın | Anahtar mesajlar | Ürünün benzersiz satış noktalarını vurgulayın ve kullanıcıları denemeye teşvik edin |
| Sosyal medya kanalları: Instagram ve YouTube Aylık haber bültenleri Makaleler, teknik raporlar, e-kitaplar | Promosyon kanalları | Mevcut sosyal medya kanallarını kullanın ve e-posta pazarlaması ile içerik oluşturma yöntemlerini kullanarak müşteri erişimini artırın |
| Sosyal medya: 10.000 $ E-posta: 5.000 $ İçerik oluşturma: 15.000 | Bütçe tahsisi | Toplam 30.000 dolarlık bütçe, kanala göre birden fazla girişime dağıtılacaktır |
💡Pro İpucu: Bir toplantıya hazırlanıyorsanız, ele alınması gereken anahtar noktaları kaydetmek için ana hat not alma yöntemini kullanın. Bu, sizin ve takımınız arasında daha anlamlı ve verimli tartışmalar yapılmasını sağlayacaktır.
Not paylaşımı için uygulamalar
Her gün iş için kullandığınız araçları ve platformları kullanarak notları kolayca paylaşabileceğinizi biliyor muydunuz? Google Dokümanlar, Dropbox ve hatta iPhone gibi uygulamaların not paylaşımı için nasıl kullanılabileceğini öğrenmek için okumaya devam edin.
- Google Dokümanlar: Yeni bir Google Doküman açın ve yukarıda belirtilen yöntemlerden herhangi birini kullanarak notlarınızı eklemeye başlayın. Belgeyi istediğiniz gibi biçimlendirin, kişileri etiketlemek için @bahsetmeler ekleyin ve geri bildirim bırakmak için yorumları kullanın. İşiniz tamamlandığında, notu takım üyelerinizle paylaşın. Düzenleme erişimini yönetmek için paylaş düğmesini kullanın, böylece yalnızca sınırlı sayıda takım üyesi belgenizi değiştirebilir. Sürüm geçmişini görüntüleyerek belgenin önceki sürümlerini, düzenlemeleri ve diğer klasör etkinliklerini takip edin
- Microsoft OneNote: Notlar uygulamasını indirin ve yeni bir Not Defteri oluşturun. Defterinizi bölmek ve notlarınızı biçimlendirmek için "bölümler" kullanın. Fikirlerinizi görsel olarak netleştirmek için eskizler çizin ve uygulama içinde işbirliği içinde çalışın. Sesli transkripsiyon özelliği ile ellerinizi kullanmadan notlar alabilirsiniz. Ayrıca, paylaşım ayarlarını yapılandırarak kişileri işbirliğine davet edebilir veya "kaldır" seçeneğine dokunarak düzenleme erişimini sınırlayabilirsiniz
- Google Keep: Google'ın not alma uygulamasını kullanarak notlar alın ve listeler oluşturun. Mobil cihazınıza, tabletinize veya masaüstü bilgisayarınıza indirin, fikirlerinizi düzenleyin ve önemli görevler için hatırlatıcılar ayarlayın. Önemli notları doğrudan Google Dokümanlar'a ekleyin, böylece belgeye erişimi olan herkes görebilir. Alternatif olarak, daha gelişmiş özellikler için diğer not alma uygulamalarını kullanabilirsiniz
- iPhone: iPhone'unuzdaki Notlar ile düşüncelerinizi hızlıca yazabilirsiniz. Yeni bir not açmak için iCloud'da Notlar klasörünü seçin. Önemli yapılacaklar listeleri için tablolar ve kontrol listeleri kullanarak iCloud notlarında fikirlerinizi düzenleyin. Daha fazla bağlam eklemek için resim, eskiz veya taranmış belgeler bile yükleyebilirsiniz. Notlarınızı iCloud klasörünüzde saklayın
- Dropbox Paper: Dropbox'ın not alma uygulaması, takımların gerçek zamanlı işbirliği yapabilmesi için tasarlanmıştır. Paylaşılan not içindeki eylem öğelerine son teslim tarihleriyle birlikte atanan kişileri ekleyin. Ayrıca, referans olması için belgenize video, resim ve dosya ekleyebilirsiniz
💡Profesyonel İpucu: Farklı not alma yöntemleri kullanarak önemli ayrıntıları düzenleyerek bilgi yüklemesini aşın. Bu, önemli kavramları kavramak için yararlıdır, böylece tartışılanların özünü asla kaçırmazsınız.
ClickUp kullanarak notları paylaşma
Yukarıda bahsettiğimiz yöntemler notlarınızı paylaşmak için harika. Ancak ClickUp'ın ilginç not alma ve işbirliği özellikleriyle bunu nasıl daha da iyi yapabileceğinizi size gösterelim.
1. Bilgileri anında yapılandırın
Zengin düzenleme özelliklerine sahip, güzel yapılandırılmış notlar oluşturmak için ClickUp Belgeleri'ni kullanın. Önceden oluşturulmuş biçimlendirme seçenekleri arasından seçim yaparak bölümler, madde işaretleri ve paragraflar ekleyin ve bilgileri kolayca düzenleyin. Ayrıca, takım üyelerini gerçek zamanlı olarak fikirler üzerinde işbirliği yapmaya davet edebilirsiniz. Paylaşılan notlar listesinde yapılan tüm değişiklikler belgede anında yansıtılır, böylece davet edilen takım üyeleri sadece en son bilgilere erişebilir.
Farklı konular için birden fazla belge içeren klasörler oluşturun ve bunları Belgeler Merkezi klasöründe saklayın, böylece takım üyeleriniz bunlara erişebilir.
💡Pro İpucu: Birden fazla görev ve eylem öğesi ile uğraşıyorsanız, yapmanız gereken her şeyi takip etmenize yardımcı olacak özelleştirilebilir kategoriler ve hatırlatıcılar içeren bir yapılacaklar listesi uygulaması seçin.
2. Kolaylıkla not alın
ClickUp Not Defteri ile tüm fikirlerinizi anında yakalayın. Zengin düzenleme seçenekleriyle notları biçimlendirebilir, mantıklı bir şekilde düzenleyebilir ve girdilerinizi izlenebilir görevlere dönüştürebilirsiniz. Son teslim tarihleriyle birlikte yeni işbirlikçilere atayın, böylece herkes aynı sayfada kalır.
ClickUp'ın sürükle ve bırak özelliğini kullanarak görevleri kontrol listelerine ekleyin, böylece her görev sorunsuz bir şekilde yürür. ClickUp'ın Chrome uzantısını veya mobil uygulamasını kullanarak hareket halindeyken bile fikirlerinizi not alın.
💡Profesyonel İpucu: Not alma şablonlarından yararlanarak toplantılar, dersler veya günlük işler gibi her durum için ayrı bir not alma biçimi oluşturmanıza gerek kalmaz. Çok yönlü bir şablon seçin ve hızlı ve kolay not alma için ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin.
3. Fikirler üzerinde görsel olarak işbirliği yapın
ClickUp Beyaz Tahtaları ile fikirleri tartışın ve kavramları görsel olarak açıklayın.
Takımınız küresel olarak çalışsa bile, dijital bir tuval üzerinde beyin fırtınası yapabilir, stratejiler oluşturabilir ve kavramları haritalandırabilirsiniz.
Fikirler oluşturun, bunları birbiriyle ilişkilendirin, bağlantı ekleyin ve her fikre bağlam eklemek için çevrimiçi yapışkan notlar kullanın. Görevleri doğrudan beyaz tahtaya ekleyebilir ve bunları takım üyelerine atayabilirsiniz, böylece fikirden uygulamaya geçmek hiç bu kadar kolay olmamıştı.
💡Profesyonel İpucu: Her seferinde fikirleri temsil etmek için yeni bir beyaz tahta oluşturmak yerine, beyin fırtınası oturumlarınıza hızlı bir başlangıç yapmak için beyaz tahta şablonlarını kullanın. Bir şablon seçin, önemli bilgileri girin ve hazırsınız.
4. Zor işleri yapmak için yapay zekayı kullanın
Yaratıcı bir blokla mı karşı karşıyasınız? Yeni fikirler üretmekte zorlanıyor musunuz? ClickUp Brain, saniyeler içinde yüksek kaliteli fikirler üretmenize yardımcı olur. Tek yapmanız gereken, komutunuzu girmek; ClickUp Brain, herhangi bir konu için alakalı öneriler sunacaktır.
ClickUp Brain, toplantınızın kaydını (veya belgelenmiş tutanaklarını) analiz ederek etkili toplantı notları oluşturabilir. Bu, toplantı notlarını manuel olarak oluşturma zahmetinden kurtarır ve önemli bilgileri ve gereksinimleri belgeleme sürecini kolaylaştırır. Birkaç tıklama ile tablolar ve transkriptler oluşturabilir, not paylaşabilir, konuşmalara hızlı yanıtlar oluşturabilir ve durum raporları ile toplantı gündemleri oluşturabilirsiniz.
Daha fazla bilgi: 2024 için en iyi 10 AI not alma aracı
5. Her durum için not almayı standartlaştırın
ClickUp, her kullanım durumu için geniş bir web şablonları kütüphanesi sunar.
Not alma sürecini kolaylaştıracak bir şey arıyorsanız, size yardımcı olabiliriz!
Farklı not alma senaryoları için kullanabileceğiniz beş şablon.
1. ClickUp Sınıf Notları Şablonu
Öğrenciler, ClickUp Sınıf Notları Şablonunu kullanarak okul işlerini, ödevlerini ve faydalı bağlantıları tek bir yerde düzenleyebilir. Şablon, sınıf notlarının yapılandırılmış bir deposunu oluşturmanıza yardımcı olacak bölümlere sahiptir ve herhangi bir konuya uygulanabilir. Önceden oluşturulmuş bir içindekiler tablosundan bir not başlığı seçerek görüntülemek istediğiniz bölümü seçin.
2. ClickUp Günlük Notlar Şablonu
ClickUp Günlük Notlar Şablonu ile düşüncelerinizi listeleyin, fikirlerinizi hayata geçirin ve önemli bilgileri yönetin. Düşüncelerinizi ve fikirlerinizi kaydetmek ve eylem öğelerini hızlı bir şekilde not almak için mükemmel bir yerdir. Özel görünümler ve alanlar, bilgileri düzenlemeyi ve önemli görevleri bir bakışta görüntülemeyi kolaylaştırır.
3. ClickUp Eğitmen Notları Şablonu
ClickUp Eğitmen Notları Şablonu ile eğitim oturumlarından önemli noktaları yakalayın ve belgelendirin. Bu, meşgul eğitmenlerin oturumlarını planlaması, bilgileri belgelendirmesi ve kursiyerlerin geri bildirimlerini izlemesi için harika bir araçtır. Tüm oturumların standart bir süreç izlemesi için bunu diğer eğitmenlerle paylaşabilirsiniz.
4. ClickUp Toplantı Notu Şablonu
Her toplantı için sonsuz notlar oluşturmaktan bıktınız mı? Toplantı notlarını kolayca almak için ClickUp Toplantı Notu Şablonunu kullanın. Özelleştirilebilir biçim, toplantıdaki anahtar anları hızlıca not almanızı sağlar. Eylem noktalarını, kararları ve verileri ilgili bölümler altında düzenleyin ve arama filtresini kullanarak belirli öğelere gidin.
5. ClickUp Proje Not Şablonu
Projelerinizle ilgili her şeyi belgelemek için ClickUp Proje Notu Şablonunu kullanın. Tutarlı biçimi kullanarak proje ayrıntılarını kaydedin, güncellemeleri gösterin, ilerlemeyi izleyin ve bilgileri paylaşın. Bilgileri mantıklı bir şekilde kategorilere ayırın, böylece herkes notu açtığında en son proje güncellemelerini görebilir.
Takım Verimliliğini En Üst Düzeye Çıkarma: Etkili Not Paylaşımı ve İşbirliğinin Gücü
Etkili not alma ve paylaşım, özellikle bir proje üzerinde işbirliği yaparken, doğru bilgileri takım üyelerine aktarmanın anahtarıdır. Yanlış anlamaları önler, görevlere bağlam ekler ve karmaşık işleri çok daha kolay hale getirir.
Notlar, zahmetsiz bir iletişim yöntemidir ve toplantı programları, diğer mesajlar, görev son tarihleri ve proje hatırlatıcıları gibi küçük ama önemli ayrıntılar konusunda herkesin aynı sayfada olmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
İş akışınıza doğru not alma araçlarını eklemek, takım işbirliğini basitleştirebilir. Erişim kontrolü, ortak düzenleme, görev atama ve belge yönetimi gibi özellikler, takımların koordinasyonu iyileştirmesine ve hedeflerine daha hızlı ulaşmasına yardımcı olabilir.
Piyasada bulunan not alma uygulamalarını değerlendiriyorsanız, ClickUp'ın hepsi bir arada not alma uygulaması ve verimlilik platformunu denemeyi düşünün. Etkileşimli beyaz tahtalar ve zengin not defterleri gibi sağlam özellikleri, notları paylaşmak ve kolayca işbirliği yapmak için ihtiyacınız olan her şeyi sunar.
Bugün ücretsiz kaydolun ve ClickUp'ın not almayı nasıl kolaylaştırdığını keşfedin.