Verimliliği Artırmak için Akış Verimliliğini Hesaplama

modern yönetimin babası Peter Drucker, iş optimizasyonunun anahtar faktörlerinden biri olarak verimliliği tartışırken, "Verimlilik, halihazırda yapılan işi daha iyi yapmaktır" demiştir.

Verimlilik, sektörler, coğrafyalar, boyutlar ve türler arasında işlerin karlılığını en üst düzeye çıkarmanın temel yoludur. İster üretim hattını optimize edin, ister pizza teslimat süresini kısaltın, ister geliştirici verimliliğini artırın, verimlilik maliyetleri azaltır ve gelirleri artırır.

Bu blog yazısında, operasyon yönetiminde yeni bir bakış açısı açan belirli bir verimlilik türü olan akış verimliliğini inceliyoruz.

Akış Verimliliği nedir?

Akış verimliliği, bir görevi yerine getirmek için harcadığınız aktif sürenin, görevin toplam süresine oranıdır.

Pizza yapımını örnek olarak alalım. Bu işlem genellikle hamuru hazırlamak, sosu yapmak, pizzayı hazırlamak, pişirmek ve masaya müşteriye servis etmekten oluşur.

Günümüzün proje yönetiminde, yüksek akış verimliliği elde etmek operasyonel mükemmellik ile eş anlamlıdır. Bu nedenle, bunu doğru bir şekilde hesaplamak, süreçlerinizi optimize etmenin ilk adımıdır.

Akış Verimliliğinizi Nasıl Hesaplayabilirsiniz?

Akış verimliliği hesaplaması, aktif iş için harcanan zamanı bir görev veya projenin toplam döngü süresine göre anlamayı içeren basit bir işlemdir.

Akış verimliliğini doğru bir şekilde izlemenize yardımcı olacak adım adım kılavuz.

1. "Görev"ün ne anlama geldiğini özetleyin

Yapılacak işe bağlı olarak, görev tek adımlı veya bir dizi adımdan oluşabilir. Akış verimliliğini hesaplamak için görevinizi oluşturan unsurları bilmeniz gerekir.

Örneğin, bir yazılım mühendisliği takımı olarak, "göreviniz" bir özelliği piyasaya sürmekse, bu görev şunları içerebilir:

ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanıyorsanız, bu ayrıntılı dökümü zaten oluşturmuş olabilirsiniz. Eğer değilse, endişelenmeyin! Herhangi bir süreç haritalama aracı, bunu haritalamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, ClickUp Beyaz Tahta'yı kullanarak takımın işbirliğine dayalı iş akışını özetleyebilirsiniz.

2. Aktif çalışma süresini hesaplayın

Aktif çalışma süresi, görevin aktif olarak üzerinde çalışıldığı haftalar/günler/saatlerdir. Yukarıda gördüğümüz yazılım projesinde, bu, bir tasarımcının yazılımı kodladığı veya bir kalite analistinin testleri yürüttüğü saatlerin sayısıdır.

Bu bilgileri elde etmenin en iyi yolu, her görev için zaman takibi yapmaktır. ClickUp zaman takibi, her takım üyesinin bir zamanlayıcı başlatarak veya manuel olarak ekleyerek aktif çalışma zamanını takip etmesini sağlar.

Diyelim ki, yazılım mühendisliği takımı her görevi aşağıdaki şekilde yapıyor.

Toplam aktif çalışma süresi 40 saat veya bir kişi haftasıdır.

Burada, testlerin dört saat sürmesi, bunların yarım günde teslim edilebileceği anlamına gelmediğini not etmek önemlidir. Kullanılabilirlik, kapasite, aciliyet, öncelik vb. faktörlere bağlı olarak, kalite analisti bunu bir kerede veya bir haftaya yayarak yapabilir.

3. Toplam döngü süresini hesaplayın

Toplam döngü süresi, görevin başladığı andan tamamlandığı ana kadar geçen süre olup, aktif iş ve boşta kalma süresini içerir. Bu süre genellikle saat yerine gün/hafta olarak ölçülür.

Toplam döngü süresini hesaplamanın en basit yolu, tamamlanma tarihi ile başlangıç tarihini hesaplamaktır. Dolayısıyla, tasarım 1 Ocak'ta başladıysa ve dağıtım 28 Ocak'ta tamamlandıysa, döngü süreniz dört kişi haftasıdır.

ClickUp ile her göreve bir başlangıç ve bitiş tarihi atayabilir, böylece döngü süresini bulmak son derece kolay hale gelir.

4. Akış verimliliğini hesaplayın

Toplam aktif süre ve toplam döngü süresini belirledikten sonra, akış verimliliğini ölçmek için aşağıdaki formülü kullanın.

Akış verimliliği = (Aktif iş süresi/toplam döngü süresi)×100

Yukarıdaki örneği genişletelim: Akış verimliliği = (bir kişi haftası/4 kişi haftası) x 100 = %25

5. Akış verimliliği eksikliklerini öğrenin

Yukarıdaki örnekte, zamanın %75'i, yani üç kişi-hafta, aktif çalışma zamanı değildir. Bu zaman, bekleme/boşta geçirme zamanıdır: geri bildirim bekleme, diğer takım üyelerinin görevlerini tamamlamasını bekleme veya bir sonraki aşamaya geçmek için onay bekleme.

Akış verimliliğini artırmak, bekleme süresini azaltmakla başlar. Akış verimliliğini diğer ilgili metriklerle birlikte nasıl ele alacağınızı göstermeden önce,

Akış Verimliliği ile İlgili Diğer KPI'lar

Akış verimliliği ölçütü proje yöneticileri için önemli olmakla birlikte, tek başına bir anlam ifade etmez. Örneğin, akış verimliliği %25 iken, takım üyeleri verimli çalışıyor mu?

İlk bakışta, takımınız zamanının %75'ini boşa harcıyor gibi görünebilir. Ancak bu doğru değildir. Takımlarınız dört özellik (yani akış) üzerinde paralel olarak çalışıyor ve %100 verimli olabilir.

Bu tür karışıklıkları önlemek için, akış verimliliğini diğer metriklerle ilişkili olarak anlamak çok önemlidir.

Verim

Verim, belirli bir dönemde tamamlanan iş miktarını ölçer. Bir takımın verimliliğinin doğrudan bir göstergesidir. Bir yazılım mühendisliği takımı için verim, belirli bir dönemde piyasaya sürülen özelliklerin sayısıdır.

Böylece, akış verimliliğiniz hala %25 olmasına rağmen, takımınız dört hafta içinde on özellik piyasaya sürebilir ve veriminiz on olur.

Teslim süresi

Teslim süresi, bir görevin talep edilmesinden teslimine kadar geçen toplam süredir. Aktif çalışma süresini ve bekleme süresini içerir. Ürün geliştirmede, bu süre, bir müşteri veya iş takımı üyesinin talepte bulunmasından üretime geçilmesine kadar olan süredir.

Aktif çalışma süresi/döngü süresine ek olarak, teslim süresi, kullanıcı hikayelerini yazmak, önceliklendirmek, kaynakları atamak vb. için gereken süreyi de içerir. Dolayısıyla, takımınız önümüzdeki altı ay boyunca önceden planlanmış sürümlerle meşgulse, akış verimliliği %25 olsa bile teslim süreniz yedi ay olabilir.

Kaynak kullanımı

Kaynak kullanımı, bir takımın veya kuruluşun personel, araçlar ve zaman dahil olmak üzere mevcut kaynaklarını ne kadar etkili kullandığını izler.

Akış verimliliğiniz %25 ve kaynak kullanımınız da %100 ise, daha fazla iş alamayacağınız açıktır. Kaynak kullanımı da %25 ise, çok daha fazlasını yapabilecek kapasiteye sahip olduğunuz anlamına gelir.

İşlemdeki İş (WIP) sınırları

WIP sınırları, herhangi bir zamanda ilerleme aşamasında olabilecek görev veya proje sayısını kısıtlar. Bu sınırlar, yeni görevler başlatılmadan önce çabaların mevcut görevleri tamamlamaya yoğunlaştırılmasını sağlamak için kullanılır, böylece döngü süreleri kısalır ve verim artar.

WIP sınırları, halihazırda başlamış görevlere öncelik vererek akış verimliliğini artırmaya yardımcı olur.

Bu ölçütler bir araya geldiğinde, akış verimliliğinizi sürekli olarak artırmanıza yardımcı olabilir. Bunları optimizasyon süreçlerinizde nasıl kullanabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.

Akış Verimliliğini Artırmak İçin İpuçları

Akış verimliliğini artırmanın ilk adımı, onu doğru bir şekilde hesaplamak ve eksiklikleri belirlemektir. Bu bilgilere dayanarak, aşağıdaki ipuçlarını deneyin.

İşlemdeki iş (WIP) sınırlarını ayarlayın

Mevcut işler henüz tamamlanmamışken yeni işlere başlamamanız gerektiği açıktır. Çok fazla görev açmak, tüm görevlerin gecikmesine neden olabilir. İş yükünü doğru önceliklendirerek, geliştirilmekte olan öğelerin değerini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

ClickUp'ı kullanarak panolarda WIP sınırları belirleyin, iş yüklerinin yönetilebilir olmasını ve her görevin hak ettiği ilgiyi almasını sağlayın.

Ancak, çok adımlı görevlerin olduğu karmaşık organizasyonlarda bu durum ters etki yaratabilir. Örneğin, bir geliştiricinin özelliğin devreye alınmasını beklemesi durumunda, en az sekiz saatlik boş zaman oluşur ve bu da akış verimliliğinizi etkiler.

Sonuçları optimize etmek için WIP sınırlarını takım verimliliği, iş yükü ve iş hacmi ile birlikte kullanın.

İş akışlarını otomatikleştirin

Basit ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek süreç akışını kolaylaştırın. Mühendislik takımları bunu başarmak için sürekli test otomasyonunu kullanır.

ClickUp proje yönetimi yazılımı ile proje yöneticileri, kullanıcı atama, rapor oluşturma ve takip/bildirim gönderme gibi yönetici görevlerini de otomatikleştirebilir.

Otomasyon, ortalama akış verimliliğini şu şekilde artırır:

Yönetici görevlerini hızlandırma: Akış verimliliğindeki eksiklik, proje yöneticisinin tamamlanan tüm görevleri gözden geçirmedeki kaynak kısıtlamalarından kaynaklanıyorsa, otomasyon bunu etkili bir şekilde ortadan kaldırabilir

Gecikmeleri önleme: Gecikmeleri/sapmaları size bildiren otomatik hatırlatıcılar ayarlamak, durumu önceden kontrol altına almanıza yardımcı olabilir

Bağımlılıkları ve darboğazları ortadan kaldırın: Tasarımcının adımını tamamladığını ve bir geliştiriciye atanması gerektiğini varsayalım. Bu işlem manuel olarak yapıldığında, proje yöneticisinin uygunluğuna bağlıdır.

Bu süreci otomatikleştirdiğinizde, görevler otomatik olarak "tasarım" listesinden "geliştirme" listesine taşınır ve geliştiriciler buradan kendilerine görevler atayabilir ve işe başlayabilir. Bu, verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda takım üyeleri arasında sahiplik ve sorumluluk bilinci de yaratır.

Kaynakları daha iyi yönetin

Kaynak tahsisi, karmaşık, çok adımlı bir süreçte akış verimliliğinde anahtar bir rol oynar. Örneğin, bir özelliği tasarlamak dört saat, geliştirmek ise 24 saat sürer. Bu, bir geliştiricinin kod yazmak için harcadığı sürede tasarımcının altı özellik oluşturabileceği anlamına gelir.

Dolayısıyla, en kaba yorumla bile, bu proje her geliştirici için sadece 1/6 tasarımcıya ihtiyaç duyar. Ya da her tasarımcı için altı geliştiriciye. Bu, bazı kaynak dengelemesi gerektirebilir.

En ince ayrıntıları anlayın ve kaynakları buna göre planlayın. Engelleri aktif olarak ortadan kaldırın ve sorunsuz bir iş akışı için plan yapın. ClickUp kaynak yönetimi özellikleri tam da bunu sağlamak için tasarlanmıştır.

Etkili kaynak planlamasına hızlı bir başlangıç yapmak için kaynak planlama şablonunu uyarlayın ve özelleştirin.

Takım işbirliğini teşvik edin

Akış verimsizliklerinin çoğu, görev devri sırasında ortaya çıkar. Bir tasarımcı ve geliştirici, geliştiricinin o özellik üzerinde aktif olarak çalışmaya başlamadan önce bilgi aktarımı için birkaç saate ihtiyaç duyabilir. Bu tür süreç iyileştirmeleri, daha iyi takım işbirliği gerektirir.

ClickUp'ın iç içe yorumlar, paylaşılan belgeler, gerçek zamanlı düzenleme, sohbet görünümü vb. gibi işbirliği özellikleri, takım üyelerinin zahmetsizce iletişim kurmasını ve işbirliği yapmasını sağlar.

Sorunuz mu var? Yorum bırakın. Kabul kriterlerini bilmiyor musunuz? Görev açıklamasını inceleyin. Kullanım örneği hakkında daha fazla bilgi mi ihtiyacınız var? ClickUp Belgeleri'nde kullanıcı hikayesini okuyun. Hala emin değil misiniz? Çevrimiçi olanları görün ve yardım için onlara mesaj gönderin!

ClickUp, iletişim boşluklarını azaltan ve iş akışını daha verimli hale getiren sağlam bir sanal çalışma alanı oluşturur.

Hedefinizden asla gözünüzü ayırmayın

İlgili, doğru ve anlamlı içgörüler, verimlilik optimizasyonunun temelidir. Akış verimliliği dahil olmak üzere, önem verdiğiniz metriklere göre özelleştirilmiş ClickUp Gösterge Panellerinde gerçek zamanlı yeniden yayınlar ayarlayın.

ClickUp ile Akış Verimliliğini Artırın

Herhangi bir operasyonel mükemmellik girişimini yönlendiren temel soru şudur: "Yapılacak en iyi şey bu mu?" Çoğu zaman cevap hayırdır.

Sürekli iyileştirme için günümüzün kuruluşları, boşlukları ortadan kaldırmak, verimsizlikleri en aza indirmek ve iş akışlarını optimize etmek için stratejik bir yaklaşıma ihtiyaç duyar. Bu yaklaşım içgörüler, eylemler ve otomasyonu içerir. ClickUp tüm bunları ve daha fazlasını mümkün kılar.

İyi bir proje yönetimi için tasarlanmış gösterge panelleri ve raporlama araçlarıyla ClickUp, veriler üzerine kuruludur.

Notları, görevleri, projeleri, kaynakları ve işbirliği araçlarını tek bir platformda entegre ederek, ClickUp harekete geçmeyi kolaylaştırır.

Önceden tasarlanmış şablonlar, 100'den fazla otomasyon ve ClickUp Brain, yoğun iş yükünü ortadan kaldırarak önemli işlere odaklanmanızı sağlar.

Baştan sona ve ötesine kadar daha iyi ürünler oluşturun. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.

Akış Verimliliği Hakkında Sık Sorulan Sorular

1. Akış verimliliğini neden ölçüyoruz?

İş akışındaki verimsiz/boşta kalma süresini en aza indirmek için akış verimliliğini ölçüyoruz. İyi bir akış verimliliği, aktif iş tamamlanır tamamlanmaz ürünün sevk edilebilmesini sağlar.

2. Akış verimliliği neden önemlidir?

Akış verimliliği, aktif iş ve teslimat için gereken toplam süre arasındaki orandır. Kuruluşların bir müşterinin talebini karşılamak için gereken süreyi azaltmasına yardımcı olduğu için önemlidir. Örneğin, bir ürün oluşturmak için 2 gün aktif çalışma süresine ihtiyacınız varsa, ancak teslimat için 20 günlük bir döngü süresi varsa, akış verimliliğiniz %10'dur.

Bu, döngü süresini kısaltarak verimi artırabileceğinizi ve gelirinizi önemli ölçüde maksimize edebileceğinizi gösterir.