วิธีที่ฉันใช้ ClickUp Chat และ AI Agents เพื่อยุติการสื่อสารที่ล้นเกินสำหรับลูกค้าของเรา

ความวุ่นวายรายวัน เสียงแจ้งเตือนไม่หยุด และการสื่อสารที่ล้นเกิน หากนี่คือความเป็นจริงของทีมคุณในวันนี้ เชื่อเถอะว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว (โดยเฉพาะถ้าคุณทำงานทางไกล!)

ความท้าทาย: การจัดการกับข้อมูลข่าวสารที่มากเกินไป

เมื่อไม่กี่เดือนที่ผ่านมา ลูกค้าทางไกลได้มาติดต่อทีมของเราที่ IPM Software พร้อมสิ่งที่พวกเขาอธิบายว่าเป็น "การสื่อสารที่เหมือนดอกไม้ไฟ"

ผมชื่ออูเรียล อซาโมอา เป็นผู้จัดการโครงการที่ IPM Software ซึ่งเราเชี่ยวชาญในการนำ ClickUp มาใช้สำหรับทีมที่ทำงานแบบกระจาย เมื่อลูกค้าติดต่อเข้ามาครั้งแรก การสื่อสารประจำวันของพวกเขาเป็นแบบนี้:

การตัดสินใจที่สำคัญ, การอัปเดต, และคำขอถูกฝังอยู่ทั่วเครื่องมือต่าง ๆ ผู้จัดการไม่สามารถมองเห็นภาพรวมได้ สมาชิกทีมรู้สึกเหมือนกำลังจมอยู่ในคำเตือน ในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันสามารถรู้สึกได้ว่ามันยากเพียงใดสำหรับผู้จัดการโครงการของพวกเขาเองที่จะเข้าใจว่าอะไรกำลังเกิดขึ้นจริง ๆ

ทางออก: การรวมศูนย์และอัตโนมัติการสื่อสารภายใน

แทนที่จะเพิ่มเครื่องมืออีกชิ้นเข้าไปในกองที่มีอยู่แล้ว ผมขอแนะนำสิ่งที่ตรงกันข้าม: ย้ายการสื่อสารทั้งหมดนั้นไปยังที่ที่งานของพวกเขาอยู่เดิม—ClickUp.

ในเว็บบินาร์ของชุมชน ClickUp ฉันได้อธิบายวิธีการใช้ ClickUp Chat และ Super Agents เพื่อสร้างระบบสื่อสารของทีมนี้ขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น

ผลลัพธ์? การประชุมน้อยลง, คำถาม "ลิงก์นั้นอยู่ที่ไหนอีก?" น้อยลง, และคำขอความช่วยเหลือที่สูญหายเป็นศูนย์

ขอเล่าให้ฟังว่าเราทำอย่างไร!

เวิร์กโฟลว์: สามซูเปอร์เอเจนต์ AI ของ ClickUp ที่ดูแลการสื่อสารภายในองค์กรถึง 90%

วันนี้ ทีมงานนี้เริ่มต้นและสิ้นสุดวันของพวกเขาภายในClickUp Chat

ฉันช่วยพวกเขาสร้างซูเปอร์เอเจนต์ที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังสามคนใน ClickUpซึ่งตอนนี้จัดการการสื่อสารภายในส่วนใหญ่:

ตัวแทนแต่ละคนถูกสร้างขึ้นจากแนวคิดที่เรียบง่าย: หากงานอยู่ใน ClickUp แล้ว—ไม่ว่าจะเป็นโครงการ เอกสาร SOP งานต่างๆ—การสื่อสารเกี่ยวกับงานนั้นควรอยู่ตรงนั้นด้วยเช่นกัน

สิ่งนี้สะท้อนถึงวิธีที่ฉันคิดเกี่ยวกับWork Sprawl: ค่าใช้จ่ายของการสลับไปมาระหว่างเครื่องมือไม่ใช่แค่เวลาที่เสียไปและการรับการแจ้งเตือนที่มากเกินไปเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบริบทที่สูญเสียไปและการตัดสินใจที่ช้าลงด้วย

ตัวแทน 1: พิธีการปรับแนวรายวันที่อยู่ใน ClickUp Chat

สิ่งแรกที่ฉันจัดการคือการปรับให้สอดคล้องกันในแต่ละวัน และฉันต้องการทำสิ่งนี้โดยไม่เพิ่มการประชุมเพิ่มเติม ในขณะที่ลดการใช้เครื่องมือที่มากเกินไปของทีม

เพราะเมื่อการอัปเดตของคุณครึ่งหนึ่งอยู่ใน Slack อีกครึ่งอยู่ใน WhatsApp และบางครั้งก็อยู่ในอีเมล ความชัดเจนก็ไม่มีอยู่ที่ไหนเลย แล้วอะไรที่แย่กว่านั้น? คุณจบลงด้วยการข้ามการอัปเดตไปเลยเพราะทุกอย่างดูไม่เป็นระเบียบ

ดังนั้น ฉันจึงได้ทำงานร่วมกับพวกเขาเพื่อแทนที่ความยุ่งเหยิงนั้นด้วยพิธีกรรมเดียวภายใน ClickUp Chat: ตัวแทนเตือนงานประจำวัน

ทุกเช้า ตัวแทน AI นี้จะโพสต์ข้อความสั้น ๆ ที่เป็นมิตรโดยอัตโนมัติในช่องแชท ClickUp ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยขอให้ทุกคนแบ่งปัน:

เนื่องจากทุกอย่างอยู่ในเส้นด้ายการสนทนา ClickUp เพียงเส้นเดียว ผู้จัดการจึงสามารถมองเห็นความคืบหน้าและอุปสรรคได้ทันที โดยไม่ต้องค้นหาผ่านเครื่องมือหลายตัว

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: วิธีที่เร็วที่สุดในการลดภาระการสื่อสารคือการหยุดย้ำบริบทเดิม เนื่องจากทุกช่องแชทใน ClickUp เชื่อมโยงโดยตรงกับโปรเจกต์ รายการ และงานของคุณ คุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้ Slack เพื่อ "พูดคุยเกี่ยวกับงาน" เพราะคุณกำลังพูดคุย ภายใน งานนั้นอยู่แล้ว ทุกการอัปเดตจะเชื่อมโยงกับสิ่งที่ได้รับผลกระทบเสมอ

คุณยังสามารถเปลี่ยนข้อความใด ๆ ให้เป็นงานใน ClickUp(พร้อมรายการและเจ้าของที่ถูกต้อง) ได้โดยตรงจากแชท ทำให้ทีมไม่ต้องกระโดดไปที่ Slack เปิด Jira หรือคัดลอกและวางบริบทไปยังเครื่องมือโครงการอื่น ๆ อีกต่อไป

สรุปการประชุมแบบสแตนด์อัพภายในไม่กี่วินาที ไม่ใช่การประชุม

นี่คือจุดที่ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ตามบริบทของ ClickUp เปลี่ยนเกมอย่างแท้จริง

หลังจากมีการตอบกลับเข้ามา ClickUp Brain สามารถสรุปเนื้อหาทั้งหมดของหัวข้อเป็น สรุปประจำวันแบบกระชับ ที่ผู้จัดการสามารถอ่านได้ภายในไม่กี่นาที แทนที่จะต้องประชุมประจำที่ยาว 20 นาที พวกเขาสามารถสแกนสรุปที่มีโครงสร้างของ:

ไม่ต้องวิ่งตามคนอีกต่อไป ไม่ต้องตามอัปเดตอีกต่อไป และไม่จำเป็นต้องยืนรายงานความคืบหน้าเป็นเวลายี่สิบนาที

สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลซึ่งกำลังต่อสู้กับความเหนื่อยล้าจากการแจ้งเตือนอยู่แล้ว สิ่งนี้เพียงอย่างเดียวก็ทำให้การทำงานประจำวันรู้สึกเบาลง

เอเจนต์ 2: เอเจนต์ตอบคำถามภายในที่อ่านข้อมูลโดยตรงจากวิกิ ClickUp ของคุณ

ตัวแทนคนที่สองจัดการกับปัญหาทั่วไปที่ฉันเห็นเกือบทุกการนำไปใช้: คำถามซ้ำๆ "อยู่ที่ไหน…?"

เช่นเดียวกับทีมที่กำลังเติบโตหลายทีม บริษัทนี้ติดอยู่กับการตอบคำถามภายในองค์กรเดิม ๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า:

คำตอบมีอยู่จริงในทางเทคนิค ในเอกสารภายในและคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน แต่ไม่มีใครอยากค้นหาในขณะที่ต้องจัดการงานประจำวันของพวกเขา

ดังนั้นฉันจึงตั้งค่า ตัวแทนตอบคำถามภายใน ใน ClickUp Chat ซึ่งจะอ่านข้อมูลโดยตรงจากวิกิของ ClickUp ของบริษัท

ตอนนี้ แทนที่จะส่งข้อความถึงผู้จัดการ ทุกคนสามารถเปิด ClickUp Chat และถามคำถามเช่น: "นโยบายการลาของเราคืออะไร?" เบื้องหลัง ตัวแทนจะค้นหา SOPs และนโยบายที่เกี่ยวข้องในClickUp Docsและตอบกลับด้วยสรุปนโยบายที่ชัดเจนและกระชับ พร้อมรายละเอียดสำคัญ

🔑 หากคุณมีวิกิหรือศูนย์กลาง SOP ของ ClickUp อยู่แล้ว รูปแบบนี้สามารถทำซ้ำได้อย่างง่ายดาย:

นี่คือตัวอย่างที่ชัดเจนจากตำราในการใช้ปัญญาประดิษฐ์เชิงบริบทเพื่อทำให้ความรู้ที่มีอยู่สามารถใช้งานได้จริง

ตัวแทน 3: เปลี่ยนข้อความ "เว็บไซต์ล่ม" ให้กลายเป็นตั๋วการสนับสนุนที่แท้จริง

ตัวแทนคนที่สามปิดวงจรระหว่างการสื่อสารและการกระทำ

ก่อนที่เราจะทำการเปลี่ยนแปลง คำขอความช่วยเหลือเข้ามาจากทุกที่:

ไม่น่าแปลกใจเลย ประมาณหนึ่งในสิบของคำขอหายไปอย่างสิ้นเชิง ในความวุ่นวาย

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ฉันได้ช่วยทีมสร้าง ตัวแทนตั๋วสนับสนุน ภายใน ClickUp Chat

🔑 นี่คือวิธีการทำงาน:

จากมุมมองของทีม พวกเขากำลังอธิบายปัญหาในแชทเท่านั้น ClickUp AI เป็นผู้ทำงานหนักในการแปลงข้อความนั้นให้เป็นงานที่มีโครงสร้าง

หากคุณติดตามบั๊กหรือคำขอใน ClickUp Tasks อยู่แล้ว รูปแบบนี้จะเปลี่ยนแชทให้กลายเป็นประตูสู่การทำงานที่มีโครงสร้าง แทนที่จะเป็นอีกหนึ่งช่องทางสื่อสารที่ไร้ทิศทาง

ทำไมแนวทางนี้จึงได้ผล: การสื่อสารเกิดขึ้น ณ จุดที่งานดำเนินอยู่

เวทมนตร์ไม่ได้อยู่แค่ใน AI—แต่อยู่ในการเลือก ClickUp เป็นศูนย์กลางเดียวสำหรับทั้งการทำงานและการสื่อสาร

โดยการย้ายการสนทนาไปยัง ClickUp Chat และเสริมด้วยตัวแทน เราได้ช่วยทีมนี้:

เมื่อเวลาผ่านไป ฉันเริ่มใช้คำขวัญง่ายๆ เพื่ออธิบายสิ่งที่เราสร้างขึ้น:

เมื่อการสื่อสารอยู่ในที่ที่งานอยู่ ทีมงานจะทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องพยายาม

นี่คือรูปแบบการเปลี่ยนแปลงที่ฉันรักในการส่งมอบเมื่อทีมปฏิบัติต่อ ClickUp ไม่ใช่แค่ "แอปอีกตัว" แต่เป็น ศูนย์บัญชาการรวม สำหรับงานของพวกเขา ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ClickUp Chat, Docs และตัวแทนที่สนับสนุนด้วย AI เชื่อมโยงการสื่อสารภายในโดยตรงกับงาน การทำงานอัตโนมัติ และการรายงาน

บอกลาความวุ่นวายจากการสื่อสาร: ลองทำสิ่งนี้ในพื้นที่ทำงานของคุณ

สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้มากที่สุด? คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขช่องว่างในการสื่อสาร สิ่งที่คุณต้องการคือบ้านที่ดีกว่าสำหรับมัน

โดยใช้รูปแบบจากการนำไปใช้ในครั้งนี้ คุณสามารถเริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ และขยายออกไปได้:

เมื่อคุณปรับปรุงกระบวนการทำงานเหล่านี้ คุณจะเริ่มเห็นการเปลี่ยนแปลงเช่นเดียวกับที่ลูกค้าของเราได้พบ: มีเครื่องมือน้อยลง ความวุ่นวายลดลง และมีเวลามากขึ้นในการทำงานให้สำเร็จจริงๆ

สิ่งที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้น?สมัครบัญชี ClickUp ฟรี! ✨

อูเรียล อาซาโมอา เป็นผู้จัดการโครงการที่IPM Software ซึ่งเป็นพันธมิตรด้านการนำ ClickUp มาใช้ ช่วยให้ทีมต่างๆ บรรลุความชัดเจน ความสอดคล้อง และการทำงานอัตโนมัติ เขาเชี่ยวชาญในการสร้างโซลูชัน ClickUp ที่ช่วยขจัดความวุ่นวายในการสื่อสาร ปรับปรุงการดำเนินงานประจำวัน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน—โดยไม่ต้องเพิ่มเครื่องมือเพิ่มเติม