วิธีใช้ AI ในการตรวจสอบสัญญาอย่างประสบความสำเร็จ

จากการสำรวจในปี 2025 โดย LegalOn Technologies ซึ่งได้ทำการสำรวจผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายจำนวน 286 คนพบว่าทีมกฎหมายใช้เวลาเฉลี่ยประมาณ 3.2 ชั่วโมงในการตรวจสอบสัญญาฉบับเดียว สำหรับองค์กรที่ดำเนินการกับสัญญาหลายร้อยฉบับต่อปี การคำนวณจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว: หลายพันชั่วโมงถูกใช้ไปกับการวิเคราะห์เอกสารซ้ำๆ ที่ยังคงพลาดประเด็นสำคัญ

คู่มือนี้อธิบายวิธีการนำ AI มาใช้ในการตรวจสอบสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพในทางปฏิบัติ ครอบคลุมตั้งแต่การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม การสร้างเพลย์บุ๊กที่ใช้งานได้จริง ไปจนถึงการผสาน AI เข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่เดิมโดยไม่เพิ่มภาระงานด้านการบริหาร จุดมุ่งหมายไม่ใช่แค่ความเร็วเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเพิ่มความแม่นยำ ลดความเสี่ยง และเปิดโอกาสให้ทีมกฎหมายได้มุ่งเน้นกับงานที่ต้องใช้การตัดสินใจอย่างมีวิจารณญาณ

การตรวจสอบสัญญาด้วย AI จะสร้างคุณค่าที่แท้จริงได้ก็ต่อเมื่อยังคงเชื่อมโยงกับการดำเนินการ เมื่อการวิเคราะห์เกิดขึ้นในเครื่องมือหนึ่งและการตัดสินใจอยู่ในที่อื่น ผลลัพธ์อาจออกมาเร็วขึ้น แต่ยังคงมีปัญหาคอขวด นี่คือจุดที่ClickUpเข้ามามีบทบาท: มันเชื่อมโยงผลลัพธ์การตรวจสอบกับการเป็นเจ้าของ การอนุมัติ และการติดตามผล ไม่ใช่แค่ไฟล์สัญญาเท่านั้น

การตรวจสอบสัญญาด้วย AI คืออะไร?

การตรวจสอบสัญญาโดยใช้ AI ใช้การเรียนรู้ของเครื่อง (machine learning) และการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (natural language processing) เพื่อดึงข้อมูลคำสำคัญและข้อสัญญาออกมา เปรียบเทียบกับมาตรฐานที่ได้รับการอนุมัติ และทำเครื่องหมายความเสี่ยงเพื่อให้มนุษย์ตรวจสอบ

ในทางปฏิบัติ กระบวนการทำงานนั้นตรงไปตรงมา โดยเริ่มจากการอัปโหลดสัญญาในรูปแบบไฟล์ Word หรือ PDF ระบบจะแยกสัญญาออกเป็นข้อ ๆ ระบุข้อกำหนดสำคัญ ข้อผูกพัน วันที่ และคู่สัญญา จากนั้นเปรียบเทียบข้อความกับแนวทางปฏิบัติของบริษัท หากพบความแตกต่าง ข้อกำหนดที่ขาดหาย หรือประเด็นที่ไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด จะมีการแจ้งเตือน และยังมีเครื่องมือต่าง ๆ ที่สามารถแนะนำการแก้ไขหรือปรับใช้การเปลี่ยนแปลงที่สอดคล้องกับภาษาสำรองที่ได้รับการอนุมัติ ทนายความจะตรวจสอบผลลัพธ์และตัดสินใจขั้นสุดท้าย

ใน ClickUp,ClickUp Brainสามารถสรุปข้อความที่ถูกทำเครื่องหมายเป็นรายการตรวจสอบที่พร้อมสำหรับผู้ตรวจสอบ และบันทึกการตัดสินใจไว้ข้างๆ งานสัญญาได้ ทำให้การอนุมัติและขั้นตอนต่อไปไม่สูญหายไปตามเส้นทางการสื่อสารทางอีเมลหรือเอกสารที่แยกต่างหาก

เป้าหมายไม่ใช่การแทนที่การตัดสินใจทางกฎหมาย. AI จัดการกับการวิเคราะห์ที่ซ้ำซากเพื่อให้ทนายความสามารถมุ่งเน้นไปที่การเจรจา, การประเมินความเสี่ยง, และการวางกลยุทธ์. หากใช้ได้ดี, มันจะทำหน้าที่เป็นตัวคูณกำลังสำหรับทีมกฎหมาย.

หนึ่งในจุดล้มเหลวที่ใหญ่ที่สุดเกิดขึ้นหลังจากการวิเคราะห์ เมื่อสัญญาอยู่ในอีเมล บันทึกการเจรจาอยู่ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และงานที่เกี่ยวข้องอยู่ในที่อื่น ๆ ทำให้บริบทขาดหายไปการกระจายตัวของบริบทนี้ทำให้การตรวจสอบช้าลงและเพิ่มความเสี่ยง การเก็บสัญญา งาน และการสื่อสารให้เชื่อมโยงกันในพื้นที่ทำงานที่ใช้ AI แบบรวมศูนย์ช่วยรักษาความต่อเนื่องตลอดวงจรชีวิตของสัญญา

ตอนนี้ มาดูกันว่า การตรวจสอบสัญญาด้วย AI ช่วยปรับปรุงอะไรได้ทันที และอะไรที่ปรับปรุงได้ก็ต่อเมื่อเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่ต้นจนจบ

ประโยชน์หลักของการตรวจสอบสัญญาด้วย AI

การตรวจสอบสัญญาด้วยมือเป็นสูตรสำเร็จของการหมดไฟและรายได้ที่รั่วไหล เมื่อทีมของคุณเหนื่อยล้าจากการจัดการข้อตกลงประเภทเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า พวกเขามีแนวโน้มที่จะพลาดข้อกำหนดที่มีปัญหาหรือปล่อยให้ประเด็นการปฏิบัติตามกฎระเบียบหลุดรอดไปได้ นี่ไม่ใช่แค่การไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น มันยังสิ้นเปลืองทั้งในแง่ของชั่วโมงการทำงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และต้นทุนของข้อตกลงที่หยุดชะงักที่เส้นชัยในขณะที่ทุกคนรอการอนุมัติจากฝ่ายกฎหมาย

การตรวจสอบสัญญาอัตโนมัติแก้ไขปัญหาเหล่านี้โดยตรง มอบการปรับปรุงที่มีความหมายในหลายมิติ

AI ทำให้ประโยชน์เหล่านี้มีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อมีการมาตรฐานการตรวจสอบครั้งแรก แต่เพียงในกรณีที่ผลลัพธ์ของมันประกอบด้วยเหตุผลที่ชัดเจน, ความรุนแรง, และคำแนะนำสำหรับขั้นตอนต่อไปแทนที่จะเป็นเพียง "สัญญาณเตือนความเสี่ยง" ที่ไม่มีรายละเอียด

การดำเนินการที่รวดเร็วขึ้นเปลี่ยนความเร็วในการทำข้อตกลงของคุณ ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดคือความเร็ว สิ่งที่เคยใช้เวลาหลายวันในการตรวจสอบด้วยมือสามารถเสร็จสิ้นได้ภายในไม่กี่นาที ความเร่งนี้มีความสำคัญเพราะข้อตกลงมีแรงผลักดัน เมื่อฝ่ายกฎหมายกลายเป็นอุปสรรค แรงผลักดันนั้นจะหายไป การตรวจสอบด้วย AI ช่วยให้ข้อตกลงดำเนินต่อไปได้ ทำให้คุณได้รับสัญญาที่ลงนามและรายได้เร็วขึ้น

ClickUp Brain สามารถย่อการแก้ไขสีแดงยาวๆ ให้เป็นสรุปการตัดสินใจ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลง ทำไมถึงสำคัญ และอะไรที่ต้องได้รับการอนุมัติ

ความสม่ำเสมอช่วยขจัดปัญหาความแปรปรวน ผู้ตรวจสอบที่เป็นมนุษย์ ไม่ว่าจะมีทักษะมากเพียงใด ก็จะมีสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน ระดับความสนใจในแต่ละวันไม่เท่ากัน และตีความว่าอะไรคือความเสี่ยงที่ยอมรับได้แตกต่างกัน AI จะใช้มาตรฐานที่เข้มงวดเดียวกันกับเอกสารทุกฉบับ ไม่ว่าจะเป็นฉบับที่ร้อยหรือฉบับแรก ความละเอียดรอบคอบจะเท่าเทียมกันทุกครั้ง ไม่มีอะไรตกหล่นเพียงเพราะใครบางคนรีบเคลียร์งานก่อนประชุม

กุญแจสำคัญคือการมีความสม่ำเสมอควบคู่ไปกับการอธิบายได้ เพื่อให้ผู้ตรวจสอบเข้าใจว่าทำไมบางสิ่งถึงถูกทำเครื่องหมายและทางเลือกสำรองที่ได้รับการอนุมัติคืออะไร

การประหยัดค่าใช้จ่ายปรากฏในหลายรูปแบบ การประหยัดที่เห็นได้ชัดมาจากการลดการพึ่งพาสำนักงานกฎหมายภายนอกสำหรับการตรวจสอบประจำ แต่การประหยัดที่ซ่อนอยู่มักจะมากกว่า: การล่าช้าน้อยลงหมายถึงการรับรู้รายได้ที่เร็วขึ้น ปัญหาที่พลาดน้อยลงหมายถึงความเสี่ยงทางความรับผิดที่ต่ำลง และที่ปรึกษากฎหมายภายในสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์แทนการประมวลผลเอกสาร

การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดียิ่งขึ้นกลายเป็นเรื่องอัตโนมัติ AI ทำหน้าที่เป็นผู้เฝ้าระวังการปฏิบัติตามกฎระเบียบของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกสัญญาเป็นไปตามนโยบายภายในและข้อบังคับภายนอกของคุณ ไม่ว่าคุณจะจัดการกับข้อกำหนดของ GDPR ข้อบังคับเฉพาะอุตสาหกรรม หรือมาตรฐานการเจรจาต่อรองของคุณเอง AI จะตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบในทุกการตรวจสอบ

การดึงข้อมูลที่ดีขึ้นช่วยปลดล็อกข้อมูลเชิงลึกของสัญญา AI จะดึงข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อผูกพัน วันที่ต่ออายุ และตัวชี้วัดประสิทธิภาพ จากข้อตกลงของคุณโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้สร้างรากฐานสำหรับการวิเคราะห์สัญญาที่ไม่สามารถสร้างได้จากการตรวจสอบด้วยตนเอง

เพื่อให้ AI มีประโยชน์ในที่นี้ คำที่สกัดออกมาควรรวมบริบท (สิ่งที่คำนั้นควบคุม ใครเป็นเจ้าของ และมันกระตุ้นให้เกิดการกระทำอะไร) ไม่ใช่แค่ค่าฟิลด์ดิบๆ

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ดึงออกมาจะไม่เป็นประโยชน์หากถูกเก็บไว้ในระบบแยกส่วน เปลี่ยนวันต่ออายุสัญญาให้เป็นงานที่สามารถดำเนินการได้พร้อมกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบ ค้นหาข้อมูลจากเอกสารสัญญาทั้งหมดของคุณเพื่อค้นหาภาษาที่เกี่ยวข้องจากข้อตกลงที่ผ่านมา พลังของการตรวจสอบสัญญาด้วย AI จะเพิ่มขึ้นหลายเท่าเมื่อเชื่อมต่อกับกระบวนการทำงานโดยรวมของคุณ แทนที่จะเป็นเพียงเครื่องมือแยกส่วน

นี่คือจุดที่ทีมจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานร่วมกันในชั้นการดำเนินการที่เชื่อมต่อกัน ผลลัพธ์จากการทบทวนจะกลายเป็นขั้นตอนถัดไปที่ต้องดำเนินการจริง แทนที่จะเป็นเพียง "รายงาน AI" ที่ยังต้องมีการติดตามผลด้วยตนเอง

ใครใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบสัญญาด้วย AI?

มีความเข้าใจผิดที่พบได้บ่อยว่าการตรวจสอบสัญญาเป็นเรื่องสำหรับทนายความเท่านั้น ความจริงคือทีมต่างๆ ทั่วทั้งองค์กรของคุณจัดการข้อตกลงต่างๆ บ่อยครั้งโดยไม่มีการฝึกอบรมทางกฎหมาย ทีมจัดซื้อจัดจ้างของคุณลงนามในสัญญากับผู้ขาย ทีมขายเจรจาข้อตกลงกับลูกค้า ทีมทรัพยากรบุคคลจัดการเอกสารการจ้างงาน เมื่อทีมเหล่านี้ดำเนินงานโดยไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม พวกเขาจะสร้างคอขวดขนาดใหญ่ให้กับฝ่ายกฎหมายของคุณ หรือที่แย่กว่านั้นคือตัดสินใจเสี่ยงด้วยตนเอง

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบสัญญาด้วย AI ถูกออกแบบมาเพื่อเสริมศักยภาพให้กับทีมเหล่านี้ในขณะที่ยังคงมีการกำกับดูแลที่เหมาะสม เทคโนโลยีนี้ทำให้ข้อมูลเชิงลึกด้านสัญญาเป็นประชาธิปไตย ช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายสามารถเข้าใจข้อตกลงต่างๆ ได้ ในขณะที่ยังคงให้ฝ่ายกฎหมายมีการควบคุมที่เหมาะสม

ทีมกฎหมายภายใน ใช้ AI เพื่อประมวลผลเอกสาร NDA, ข้อตกลงกับผู้ขาย, และสัญญาทางการค้าจำนวนมากโดยไม่ทำให้เหนื่อยล้า งานที่ทำซ้ำๆ ถูกทำให้เป็นอัตโนมัติ ทำให้ทนายความสามารถมุ่งเน้นไปที่การเจรจาที่ซับซ้อนและให้คำปรึกษาเชิงกลยุทธ์ได้

สำนักงานกฎหมาย ใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อเร่งกระบวนการตรวจสอบสถานะสำหรับธุรกรรมควบรวมและซื้อกิจการ (M&A) และจัดการงานของลูกค้าได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงานตามสัดส่วน เทคโนโลยีนี้สร้างแรงขับเคลื่อน ช่วยให้สำนักงานกฎหมายสามารถบริหารจัดการพอร์ตโฟลิโอที่ใหญ่ขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทีมจัดซื้อจัดจ้าง ใช้ AI เพื่อตรวจสอบสัญญาของผู้จัดหาอย่างรวดเร็วเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานของบริษัท ก่อนที่เงินจะเปลี่ยนมือ. ซึ่งช่วยป้องกันเงื่อนไขที่เป็นปัญหาไม่ให้หลุดรอดและสร้างปัญหาในภายหลัง.

ทีมขายและรายได้ ใช้ AI เพื่อเร่งการเจรจาสัญญาลูกค้า เมื่อดีลกำลังร้อนแรง สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการตรวจสอบทางกฎหมายที่ยืดเยื้อเป็นสัปดาห์จนทำให้ทุกอย่างเย็นชาลง การตรวจสอบโดย AI ช่วยให้ดีลดำเนินต่อไปได้ขณะที่ยังมีแรงผลักดัน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ใช้เทคโนโลยีเพื่อดำเนินการจัดการสัญญาจ้างงาน ข้อตกลงไม่แข่งขัน และเอกสารนโยบายอย่างมีประสิทธิภาพในระดับใหญ่ ความสม่ำเสมอช่วยให้มั่นใจว่าทุกข้อตกลงของพนักงานเป็นไปตามมาตรฐานของบริษัท

ทีมการเงิน พึ่งพา AI เพื่อให้แน่ใจว่าเงื่อนไขทางการเงินและภาระผูกพันในการชำระเงินในสัญญาสอดคล้องกับงบประมาณและการคาดการณ์ของบริษัท การตรวจจับเงื่อนไขการชำระเงินที่มีปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ ช่วยป้องกันความประหลาดใจด้านกระแสเงินสดในภายหลัง

การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อทีมเหล่านี้หยุดทำงานแยกกัน เมื่อฝ่ายกฎหมาย การจัดซื้อ การขาย และการเงิน ทำงานในพื้นที่ทำงานเดียวที่เชื่อมต่อกัน การส่งต่องานจะราบรื่น บริบทจะไม่สูญหายเพราะงาน เอกสาร และการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับสัญญาจะเชื่อมโยงกันตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการลงนาม AI สามารถแปลศัพท์กฎหมายที่ซับซ้อนให้เป็นบทสรุปภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่าย ทำให้ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ฝ่ายกฎหมายสามารถเข้าใจสิ่งที่พวกเขากำลังดูอยู่ ในขณะที่ฝ่ายกฎหมายยังคงให้การอนุมัติขั้นสุดท้าย

วิธีการประเมินเครื่องมือตรวจสอบสัญญา AI

ตลาดเต็มไปด้วยเครื่องมือ AI ที่ให้คำสัญญาใหญ่โตเหมือนกัน ทำให้ยากที่จะแยกแยะระหว่างความเป็นจริงกับการโฆษณาชวนเชื่อ ทีมต่างๆ ติดขัดในการพยายามแยกความแตกต่างระหว่างแพลตฟอร์มการจัดการวงจรสัญญาแบบครบวงจรเครื่องมือตรวจสอบแบบสแตนด์อโลนที่เรียบง่าย และ AI ทั่วไปที่อาจ "สร้างภาพลวง" และประดิษฐ์ข้อมูลทางกฎหมายขึ้นมา การเลือกเครื่องมือที่ไม่ถูกต้องไม่เพียงแต่ทำให้เสียงบประมาณ แต่ยังอาจสร้างความไร้ประสิทธิภาพและความเสี่ยงมากกว่าที่คุณเริ่มต้นอีกด้วย

เพื่อตัดผ่านเสียงรบกวน ให้มุ่งเน้นการประเมินของคุณไปที่เกณฑ์ที่มีความสำคัญจริง ๆ สำหรับกรณีการใช้งานของคุณ

การฝึกอบรมเฉพาะทางกฎหมายเป็นตัวกำหนดความถูกต้อง AI ได้รับการฝึกอบรมบนชุดข้อมูลขนาดใหญ่ของเอกสารทางกฎหมายและได้รับการตรวจสอบโดยทนายความหรือไม่ หรือเป็นเพียงแบบจำลองทั่วไปที่ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับกฎหมายสัญญาเลย? ความแตกต่างนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง AI ทั่วไปสามารถสร้างการวิเคราะห์ทางกฎหมายที่ฟังดูมั่นใจได้ แต่กลับผิดพลาดอย่างสิ้นเชิง AI ที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายโดยเฉพาะจะเข้าใจความละเอียดอ่อนของภาษาในสัญญาในแบบที่แบบจำลองทั่วไปไม่สามารถทำได้

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้ ผู้ให้บริการมีการรับรองความปลอดภัยที่สำคัญ เช่น SOC 2 Type II และสอดคล้องกับ GDPR หรือไม่? ที่สำคัญกว่านั้น ข้อมูลสัญญาที่เป็นความลับของคุณจะถูกนำไปใช้ฝึกฝนโมเดล AI สาธารณะของพวกเขาหรือไม่? คำตอบควรเป็น "ไม่" อย่างเด็ดขาด สัญญาของคุณมีข้อมูลธุรกิจที่ละเอียดอ่อน ข้อมูลเชิงแข่งขัน และเงื่อนไขที่เป็นความลับ ข้อมูลเหล่านั้นไม่สามารถกลายเป็นวัตถุดิบในการฝึกฝนโมเดลที่ให้บริการแก่คู่แข่งของคุณได้

การปรับแต่ง Playbook ช่วยให้มาตรฐานของคุณเป็นจริงได้ เครื่องมือสามารถเรียนรู้ตำแหน่งการเจรจาต่อรองและความเสี่ยงที่ยอมรับได้เฉพาะขององค์กรของคุณได้หรือไม่ หรือคุณต้องใช้กฎที่เหมาะกับทุกคน? ทุกบริษัทมีความต้องการความเสี่ยงและตำแหน่งมาตรฐานที่แตกต่างกัน AI ที่ไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของคุณได้ จะสร้างผลลัพธ์ที่ผิดพลาดอย่างต่อเนื่องและพลาดปัญหาที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณ

ความสามารถในการผสานรวมช่วยป้องกันการเกิดระบบแยกส่วนเพิ่มเติม เครื่องมือนี้สามารถเชื่อมต่อกับระบบที่ทีมของคุณใช้งานอยู่แล้วได้หรือไม่ หรือจะกลายเป็นอีกหนึ่งแอปพลิเคชันที่แยกตัวและสร้างงานเพิ่มขึ้นอีก?การขยายตัวของเครื่องมือเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริง การเพิ่มแอปที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบอื่นเข้าไปในชุดเทคโนโลยีของคุณ มักจะสร้างปัญหาขัดแย้งมากกว่าคุณค่าที่ได้รับ

ความง่ายในการนำไปใช้เป็นตัวกำหนดการใช้งานจริง เส้นทางเรียนรู้มีความชันมากเพียงใด โดยเฉพาะสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย? เครื่องมือที่ทรงพลังแต่ไม่มีใครใช้ก็ไม่มีคุณค่าใดๆ มองหาโซลูชันที่สมดุลระหว่างความสามารถกับการเข้าถึง

อันตรายที่ใหญ่ที่สุดคือการเลือกใช้โมเดล AI ทั่วไปสำหรับงานด้านกฎหมาย เครื่องมือเหล่านี้อาจให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งฟังดูน่าเชื่อถือ แต่สามารถทำให้คุณต้องเผชิญกับความรับผิดชอบทางกฎหมายอย่างร้ายแรงได้ ควรเลือกใช้เครื่องมือ AI สำหรับงานกฎหมายที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการวิเคราะห์สัญญาเท่านั้น

ข้อจำกัดของ AI ในการตรวจสอบสัญญา

หากคุณคาดหวังว่า AI จะเป็นทางออกวิเศษที่สามารถแทนที่ทีมกฎหมายของคุณได้อย่างสมบูรณ์ ความเป็นจริงจะทำให้คุณผิดหวัง การพึ่งพา AI มากเกินไปโดยไม่เข้าใจข้อจำกัดของมันก่อให้เกิดความเสี่ยงชุดใหม่ทั้งหมด ทีมงานอาจยอมรับข้อเสนอแนะที่ผิดพลาดของ AI โดยไม่ไตร่ตรอง หรือคิดว่าเครื่องมือนี้จะตรวจจับปัญหาได้ทุกอย่าง ความคิดเช่นนั้นอาจนำมาซึ่งความสูญเสียที่มีค่าใช้จ่ายสูง

เพื่อการรับใช้ที่รับผิดชอบและประสบความสำเร็จ คุณต้องซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่ AI ไม่สามารถทำได้

การเจรจาที่ซับซ้อนต้องการการตัดสินใจของมนุษย์ AI มีความสามารถในการตรวจจับการเบี่ยงเบนมาตรฐานจากแผนการเล่นของคุณได้เป็นอย่างดี แต่ไม่สามารถรับมือกับการตัดสินใจที่มีความละเอียดอ่อนหรือสถานการณ์ทางกฎหมายที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนซึ่งต้องการการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ได้ เมื่อสัญญาหนึ่งมีโครงสร้างที่ไม่ปกติ, ประเภทของความเสี่ยงใหม่ ๆ หรือการพิจารณาเชิงกลยุทธ์ที่เกินกว่าเอกสารนั้น ๆ ความเชี่ยวชาญของมนุษย์ยังคงเป็นสิ่งจำเป็น

อำนาจสูงสุดต้องอยู่กับมนุษย์ ทนายความมนุษย์ควรเป็นผู้อนุมัติการแก้ไขเนื้อหาที่สำคัญ ลงนามในข้อตกลงที่ซับซ้อน และตัดสินใจขั้นสุดท้ายในสัญญาที่มีความสำคัญ AI เป็นเพียงเครื่องมือที่ให้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ไม่ใช่ระบบที่ตัดสินใจแทน ความรับผิดชอบและความรับผิดตามเงื่อนไขในสัญญาจะยังคงอยู่กับบุคคลที่อนุมัติสัญญาเหล่านั้น

คุณภาพของเพลย์บุ๊คจำกัดคุณภาพของ AI เครื่องมือตรวจสอบ AI จะฉลาดได้เพียงเท่าที่เพลย์บุ๊คที่ใช้ฝึกฝนมันเท่านั้น เพลย์บุ๊คเหล่านี้ต้องการการตั้งค่าเริ่มต้นอย่างรอบคอบและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเมื่อมาตรฐานของบริษัทคุณพัฒนาไป หลักการ "ขยะเข้า ขยะออก" ใช้ได้ที่นี่เช่นเดียวกับทุกที่ในซอฟต์แวร์

ความละเอียดอ่อนทางบริบทเป็นสิ่งที่ AI เข้าใจไม่ได้ AI จะไม่ทราบประวัติความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ขายรายใดรายหนึ่ง ความเข้าใจที่ไม่ได้เขียนไว้เบื้องหลังข้อกำหนดบางประการ หรือบริบทเชิงกลยุทธ์ที่ทำให้เงื่อนไขบางประการยอมรับได้ในบางข้อตกลงแต่ไม่ใช่ในข้อตกลงอื่นๆ ความรู้เชิงสถาบันและบริบทของความสัมพันธ์เหล่านี้คือสิ่งที่ประสบการณ์ของมนุษย์พิสูจน์ได้ว่าไม่สามารถทดแทนได้

วิธีแก้ปัญหาไม่ใช่การหลีกเลี่ยง AI แต่คือการนำมาใช้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังตามที่มันถูกออกแบบมา สร้างระบบที่มีมนุษย์อยู่ในห่วงโซ่การตัดสินใจ (human-in-the-loop) ที่ AI ทำหน้าที่วิเคราะห์เบื้องต้นและแจ้งเตือน ขณะที่ผู้เชี่ยวชาญมนุษย์เป็นผู้ตัดสินใจในขั้นตอนสุดท้าย การผสมผสานอย่างสมดุลนี้มอบความเร็วของ AI พร้อมกับการตัดสินใจที่มีวิจารณญาณของบุคลากรที่ดีที่สุดของคุณ

💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมที่นำการตรวจสอบสัญญาด้วย AI มาใช้ภายใต้การกำกับดูแลของมนุษย์อย่างเหมาะสม รายงานว่าสามารถลดเวลาในการตรวจสอบได้ถึง 60-80% ในขณะที่ยังคงรักษาหรือปรับปรุงความแม่นยำไว้ได้ กุญแจสำคัญคือการปฏิบัติต่อ AI ในฐานะเครื่องมือที่เสริมศักยภาพของมนุษย์ ไม่ใช่สิ่งที่จะมาแทนที่มนุษย์

วิธีการผสานการตรวจสอบสัญญาด้วย AI เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณ

คุณได้ลงทุนในเครื่องมือตรวจสอบสัญญาแล้ว ปัญหาคืออะไร? มันนั่งอยู่เฉยๆ ไม่ได้ใช้ เป็นแอปพลิเคชันที่แยกตัวออกจากระบบอื่นในชุดเทคโนโลยีที่รกอยู่แล้วของคุณ นี่คือกับดักการขยายตัวของเครื่องมือแบบคลาสสิก เครื่องมือที่แยกตัวออกจากกันทำให้เกิดการป้อนข้อมูลซ้ำ บังคับให้ต้องสลับบริบทอยู่ตลอดเวลา และทำให้กระบวนการทำงานซับซ้อนมากขึ้นแทนที่จะง่ายขึ้น

เพื่อหลีกเลี่ยงชะตากรรมนี้ คุณจำเป็นต้องมีแผนการบูรณาการที่ตั้งใจไว้ อย่าเพียงแค่รับเครื่องมือมาใช้ ให้ฝังมันเข้าไปในวิธีการทำงานที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว

ตรวจสอบกระบวนการทำงานปัจจุบันของคุณก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ วางแผนการเคลื่อนไหวของสัญญาในองค์กรของคุณในปัจจุบันว่ามีการดำเนินการอย่างไร จุดใดที่เกิดการติดขัด? จุดใดที่มีการส่งต่อข้อมูลที่ขาดหาย? การเข้าใจสถานะปัจจุบันของคุณจะช่วยให้คุณทราบได้ว่า AI สามารถเพิ่มคุณค่าได้มากที่สุดที่ใด และจุดใดที่การผสานระบบมีความสำคัญที่สุด

ระบุสัญญาที่มีปริมาณสูงและซ้ำซากสำหรับการนำไปใช้ในระยะแรก อย่าพยายามเปลี่ยนแปลงทุกอย่างพร้อมกัน เริ่มต้นจากสิ่งที่ทำได้ง่ายก่อน เช่น ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) มาตรฐาน ข้อตกลงกับผู้ขายที่เรียบง่าย และสัญญาบริการที่เป็นกิจวัตร สัญญาเหล่านี้มีปริมาณมากและมีความซับซ้อนต่ำ จะให้ผลตอบแทนจากการลงทุนใน AI ที่ดีที่สุดและมีความเสี่ยงต่ำที่สุดในการเริ่มต้น

สร้างความมั่นใจในข้อตกลงที่มีความเสี่ยงต่ำ ก่อนที่จะนำการตรวจสอบด้วย AI ไปใช้กับพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ที่มีมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ ควรปรับปรุงกระบวนการของคุณกับสัญญาที่มีความเสี่ยงต่ำก่อน วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาทำความเข้าใจวิธีการทำงานของ AI ปรับแต่งแนวทางปฏิบัติ และสร้างความมั่นใจในผลลัพธ์ของระบบ

กำหนดขั้นตอนการส่งต่อปัญหาอย่างชัดเจน กำหนดอย่างชัดเจนว่าเมื่อใดที่ปัญหาซึ่งถูก AI แจ้งเตือนจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบจากมนุษย์ และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งต่อปัญหาดังกล่าว การดำเนินการเช่นนี้จะช่วยป้องกันทั้งการพึ่งพา AI มากเกินไป (โดยคิดว่า AI จะจับได้ทุกอย่าง) และการเกิดคอขวดที่ไม่จำเป็น (เช่น การส่งต่อปัญหาเล็กน้อยไปยังที่ปรึกษาอาวุโสทุกครั้ง) การมีขั้นตอนที่ชัดเจนจะช่วยให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

การใช้ ClickUp BrainGPT ผู้ตรวจสอบสามารถถามคำถามติดตามผลได้โดยตรงภายในงานสัญญา เช่น "อะไรที่เปลี่ยนแปลงจากมาตรฐานสำรองของเรา?" หรือ "ใครต้องอนุมัติข้อกำหนดนี้?" คำตอบจะยังคงเชื่อมโยงกับบันทึกสัญญา ช่วยลดการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องและการตัดสินใจที่คลาดเคลื่อน

ฝึกอบรมทุกคนที่เกี่ยวข้องกับสัญญา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ทุกคน โดยเฉพาะพนักงานที่ไม่ใช่ฝ่ายกฎหมาย เข้าใจวิธีการตีความผลลัพธ์จาก AI และเมื่อใดที่พวกเขาจำเป็นต้องให้ทีมกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้อง AI ทำให้ข้อมูลสัญญาเป็นประชาธิปไตย แต่การทำให้เป็นประชาธิปไตยนั้นจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้คนเข้าใจความสามารถและข้อจำกัดของเครื่องมือนี้

วัดและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ติดตามตัวชี้วัดสำคัญ เช่น การประหยัดเวลาต่อการตรวจสอบ การลดข้อผิดพลาดที่ตรวจพบในขั้นตอนถัดไป และการปรับปรุงระยะเวลาของกระบวนการโดยรวม ข้อมูลเหล่านี้ช่วยพิสูจน์ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ต่อผู้บริหาร และเผยให้เห็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบสัญญาโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

แม้จะมีเครื่องมือที่เหมาะสมและแผนการผสานรวมที่แข็งแกร่ง ทีมก็อาจตกอยู่ในนิสัยที่ไม่ดีได้ ความคิดแบบ "ตั้งค่าแล้วลืมไป" เป็นอันตรายอย่างยิ่ง การไว้วางใจผลลัพธ์จาก AI มากเกินไป การปล่อยให้เพลย์บุ๊กเก่าล้าสมัย หรือการข้ามการตรวจสอบโดยมนุษย์ ล้วนสร้างความเสี่ยงที่บั่นทอนการลงทุนทั้งหมด การได้รับประโยชน์สูงสุดจากการตรวจสอบสัญญาด้วย AI ต้องอาศัยการสร้างวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การตรวจสอบเนื้อหาที่แก้ไขโดยมนุษย์เป็นกฎทอง AI ควรทำเครื่องหมายปัญหาและแนะนำการเปลี่ยนแปลง แต่ผู้เชี่ยวชาญมนุษย์ต้องอนุมัติการเปลี่ยนแปลงที่มีสาระสำคัญใด ๆ นี่ไม่ใช่เรื่องของการขาดความเชื่อมั่นในเทคโนโลยี แต่เป็นเรื่องของการรักษาความรับผิดชอบที่เหมาะสมและการจับกรณีพิเศษที่ AI จะพลาดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ปฏิบัติต่อคำแนะนำของ AI เป็นร่าง: กำหนดให้ต้องมี "เหตุผล" สั้น ๆ สำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละอย่าง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบสามารถตรวจสอบเจตนาได้ ไม่ใช่แค่การแก้ไขคำ

การอัปเดตคู่มือการเล่นอย่างสม่ำเสมอช่วยให้ AI ยังคงมีความเกี่ยวข้องอยู่เสมอ มาตรฐานและความเสี่ยงที่ยอมรับได้ของบริษัทของคุณจะเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา กฎระเบียบใหม่ ๆ เกิดขึ้น ความสัมพันธ์ทางการแข่งขันเปลี่ยนแปลงไป ความสำคัญทางธุรกิจก็พัฒนาไปเช่นกัน ข้อมูลการฝึกอบรมของ AI ของคุณจึงจำเป็นต้องพัฒนาไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ด้วย กำหนดการทบทวนคู่มือการเล่นอย่างสม่ำเสมอ โดยควรเป็นรายไตรมาส เพื่อให้แน่ใจว่า AI กำลังแจ้งเตือนสิ่งที่สำคัญในปัจจุบัน ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญเมื่อปีที่แล้ว

การให้ข้อมูลย้อนกลับช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบ เมื่อระบบปัญญาประดิษฐ์ (AI) พลาดสิ่งสำคัญหรือให้คำแนะนำที่ไม่ถูกต้อง อย่าเพียงแค่แก้ไขแล้วข้ามไป ใช้ข้อมูลนั้นในการปรับเทียบและปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบในอนาคต ทุกความผิดพลาดคือโอกาสในการเรียนรู้ องค์กรที่สร้างกลไกการให้ข้อมูลย้อนกลับที่แข็งแกร่งจะเห็นความแม่นยำของ AI ดีขึ้นอย่างมีนัยสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป

เส้นทางการยกระดับปัญหาต้องชัดเจนอย่างที่สุด ทุกคนในทีมควรทราบอย่างแน่ชัดว่าเมื่อใดควรหยุดและต้องปรึกษาทนายความ ไม่ควรมีความคลุมเครือเกี่ยวกับประเด็นใดที่ต้องยกระดับปัญหา ควรบันทึกเกณฑ์เหล่านี้ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรและทำให้ทุกคนที่ตรวจสอบสัญญาสามารถเข้าถึงได้ง่าย

ความปลอดภัยและเส้นทางการตรวจสอบไม่สามารถต่อรองได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดจำหน่ายของคุณปฏิบัติตามนโยบายการจัดการข้อมูลทั้งหมด และระบบของคุณมีการบันทึกเส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์และไม่สามารถแก้ไขได้สำหรับการตรวจสอบและการอนุมัติทุกครั้ง หากคุณเผชิญกับข้อพิพาทเกี่ยวกับเงื่อนไขของสัญญา เส้นทางการตรวจสอบนี้จะมีคุณค่าอย่างยิ่ง

ClickUp ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบสัญญาด้วย AI อย่างไร

การตรวจสอบสัญญาด้วย AI สร้างคุณค่าได้มากที่สุดเมื่อผสานรวมเข้ากับพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกัน แทนที่จะเป็นเพียงเครื่องมือแยกเดี่ยว ClickUp รวมเวิร์กโฟลว์สัญญาของคุณเข้าด้วยกัน เชื่อมโยงการตรวจสอบที่ช่วยโดย AI กับการจัดการงาน การทำงานร่วมกันในเอกสาร และการสื่อสารทีมในแพลตฟอร์มเดียวที่รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน

สร้างคู่มือปฏิบัติการที่มีชีวิตชีวาและพัฒนาไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

คู่มือสัญญาของคุณเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งต้องการการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเมื่อมาตรฐานเปลี่ยนแปลงและบทเรียนสะสมขึ้นClickUp Docsมอบสภาพแวดล้อมที่สมบูรณ์แบบสำหรับการรักษาเอกสารอ้างอิงที่สำคัญเหล่านี้

สร้างคู่มือปฏิบัติการที่ครอบคลุมซึ่งรวมถึงตำแหน่งมาตรฐานของคุณ ภาษาสำรองที่ยอมรับได้ และเกณฑ์การยกระดับปัญหา สมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานร่วมกันในการอัปเดตคู่มือได้พร้อมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าภูมิปัญญาโดยรวมของทีมกฎหมายของคุณได้รับการบันทึกไว้ ประวัติเวอร์ชันจะติดตามการเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง คุณจึงสามารถดูได้ว่ามาตรฐานมีการพัฒนาอย่างไรและย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าหากจำเป็น

เชื่อมโยงเพลย์บุ๊กกับงานตรวจสอบสัญญาโดยตรง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบมีแนวทางล่าสุดอยู่เสมอ เมื่อมีผู้พบช่องว่างหรือตำแหน่งมาตรฐานใหม่ พวกเขาสามารถอัปเดตเพลย์บุ๊กได้ทันทีโดยไม่ต้องสลับเครื่องมือหรือส่งอีเมล

เปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกจาก AI ให้เป็นงานที่ดำเนินการได้จริงโดยอัตโนมัติ

การตรวจสอบสัญญาโดย AI ช่วยระบุปัญหา แต่ยังคงต้องมีผู้ดำเนินการตามข้อค้นพบเหล่านั้นClickUp Automationsช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างการวิเคราะห์และการดำเนินการ

เมื่อสัญญาถูกย้ายไปยังสถานะ "พร้อมตรวจสอบ" ระบบอัตโนมัติสามารถสร้างงาน มอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสมตามประเภทหรือมูลค่าของสัญญา และกำหนดวันที่ครบกำหนดที่เหมาะสม หาก AI ตรวจพบปัญหาที่มีความเสี่ยงสูง ระบบอัตโนมัติสามารถส่งเรื่องไปยังที่ปรึกษากฎหมายอาวุโสได้ทันที ในขณะที่สัญญาทั่วไปจะดำเนินไปตามขั้นตอนมาตรฐาน

ระบบอัตโนมัตินี้จะช่วยขจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองในการสร้างงานตรวจสอบ มอบหมายผู้รับผิดชอบ และติดตามความคืบหน้า ระบบจะจัดการงานด้านธุรการทั้งหมด ในขณะที่ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานตรวจสอบที่สำคัญได้

จากผลลัพธ์การตรวจสอบสู่การติดตามผลกับซูเปอร์เอเจนต์

เมื่อปริมาณสัญญาเพิ่มขึ้น จุดล้มเหลวมักไม่ได้รับการวิเคราะห์อย่างละเอียด สิ่งที่ต้องทำคือการติดตามผล

ซูเปอร์เอเจนต์ช่วยลดช่องว่างนี้โดยการติดตามกระบวนการทำงานของสัญญาและดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แทนที่จะต้องพึ่งการแจ้งเตือนด้วยตนเองหรือการตรวจสอบสถานะ เอเจนต์สามารถแสดงการตรวจสอบที่ค้างอยู่ แจ้งเตือนการอนุมัติที่ขาดหายไป และกระตุ้นขั้นตอนถัดไปโดยพิจารณาจากระดับความเสี่ยงหรือประเภทของสัญญา

ตัวอย่างเช่น ตัวแทนสามารถตรวจจับได้ว่าเมื่อมีการทำเครื่องหมายข้อสัญญาที่มีความเสี่ยงสูงแต่ยังไม่ได้รับการยอมรับภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ สามารถส่งต่อไปยังที่ปรึกษาอาวุโส หรือแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบก่อนที่การเจรจาจะหยุดชะงัก ผลลัพธ์คือการดำเนินการอย่างต่อเนื่องโดยไม่เพิ่มภาระทางการดำเนินงาน

ค้นหาภาษาที่เกี่ยวข้องจากข้อตกลงที่ผ่านมาได้ทันที

หนึ่งในสิ่งที่ทำให้เสียเวลาในการตรวจสอบสัญญาคือการค้นหาตัวอย่างที่เคยใช้มาก่อน เราจัดการกับข้อกำหนดนี้ในข้อตกลง ABC อย่างไร? เราใช้ภาษาอะไรจากผู้ขายรายนี้ในครั้งก่อน?ClickUp Brainทำให้การค้นหาเหล่านี้เป็นไปอย่างทันที

ถามคำถาม Brain ด้วยภาษาธรรมชาติ: "เราได้ยอมรับขีดจำกัดการชดใช้ค่าเสียหายใดบ้างจากผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์องค์กร?" หรือ "แสดงข้อความจำกัดความรับผิดจากข้อตกลงความร่วมมือกับ XYZ Corp." Brain จะค้นหาข้ามเอกสารสัญญาทั้งหมดของคุณและแสดงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องทันที

ความสามารถนี้มีความน่าสนใจสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมาย ซึ่งต้องการเข้าใจเงื่อนไขของสัญญาโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมทางกฎหมายเป็นเวลาหลายปี. เครื่องมือ AI ของ ClickUp สามารถแปลคำศัพท์ทางกฎหมายที่ซับซ้อนให้กลายเป็นสรุปภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่าย ทำให้สัญญาสามารถเข้าถึงได้ ในขณะที่ยังคงให้ทีมกฎหมายเป็นผู้อนุมัติในท้ายที่สุดสำหรับสิ่งที่มีน้ำหนักทางกฎหมาย.

ติดตามตัวชี้วัดการตรวจสอบสัญญาที่สำคัญ

การปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบสัญญาของคุณจำเป็นต้องมีการมองเห็นถึงประสิทธิภาพที่แท้จริงของมัน.ClickUp Dashboardsให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับตัวชี้วัดที่สำคัญ.

สร้างแดชบอร์ดที่ติดตามระยะเวลาตั้งแต่การรับสัญญาจนถึงการลงนาม อัตราการอนุมัติตามประเภทของสัญญา ปัญหาที่พบบ่อยซึ่งถูกตรวจจับโดย AI และสถานะงานค้างอยู่ ตัวชี้วัดเหล่านี้จะช่วยให้เห็นจุดคอขวด ระบุโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ และแสดงให้เห็นถึงผลตอบแทนจากการลงทุนใน AI ของคุณต่อผู้บริหาร

เมื่อแดชบอร์ดแสดงให้เห็นว่าสัญญาประเภทหนึ่งใช้เวลานานกว่าประเภทอื่นถึงสองเท่าอย่างสม่ำเสมอ แสดงว่าคุณได้ระบุเป้าหมายสำหรับการปรับปรุงกระบวนการแล้ว เมื่อปัญหาที่ถูก AI ระบุมีแนวโน้มเกิดขึ้นซ้ำกับข้อกำหนดประเภทใดประเภทหนึ่ง แสดงว่าคุณพบช่องว่างในแนวทางปฏิบัติที่ต้องแก้ไข

รักษาบันทึกการตรวจสอบที่สมบูรณ์สำหรับทุกสัญญา

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการระงับข้อพิพาทต่างต้องการบันทึกอย่างละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่ได้ตรวจสอบอะไร เมื่อไหร่ และมีการตัดสินใจอะไร ClickUp รักษาประวัติอย่างสมบูรณ์ของทุกการกระทำในทุกงานสัญญา

ทุกความคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงสถานะ การอัปโหลดไฟล์ และการอนุมัติ จะถูกบันทึกเวลาและระบุผู้ดำเนินการ หากมีคำถามเกิดขึ้นในภายหลัง ไม่ว่าจะเป็นเดือนหรือปี เกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบและอนุมัติสัญญาฉบับใดฉบับหนึ่ง บันทึกการตรวจสอบจะช่วยให้มีเอกสารครบถ้วนสมบูรณ์ การเก็บบันทึกเหล่านี้จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานประจำวัน โดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติมจากทีมของคุณ

ขยายการดำเนินงานของสัญญาโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน

การทดสอบขั้นสุดท้ายของระบบการตรวจสอบสัญญาใด ๆ คือความสามารถในการปรับขนาดได้ กระบวนการที่ทำงานได้ดีสำหรับสัญญาห้าสิบฉบับต่อเดือนอาจล้มเหลวเมื่อต้องจัดการถึงห้าร้อยฉบับ แนวทางของ ClickUp สามารถปรับขนาดได้เพราะโครงสร้างพื้นฐานยังคงความสม่ำเสมอไม่ว่าจะปริมาณงานมากเพียงใดก็ตาม

เทมเพลตจะจำลองกระบวนการตรวจสอบสัญญาของคุณโดยอัตโนมัติสำหรับข้อตกลงใหม่แต่ละรายการ ระบบการทำงานอัตโนมัติจะนำกฎเดียวกันไปใช้อย่างสม่ำเสมอกับสัญญาไม่จำกัดจำนวน แดชบอร์ดจะรวบรวมข้อมูลเมตริกจากปริมาณงานทุกระดับ ระบบที่จัดการกับปริมาณสัญญาปัจจุบันของคุณจะทำงานในลักษณะเดียวกันแม้เมื่อต้องรับมือกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นสิบเท่า

ตัวอย่างเช่นแม่แบบการตรวจสอบสัญญา ClickUpนี้จะช่วยให้คุณจัดการและติดตามกระบวนการตรวจสอบสัญญาได้อย่างง่ายดายและเป็นระบบตั้งแต่ต้นจนจบ ช่วยทีมกฎหมาย ผู้จัดการโครงการ และเจ้าของธุรกิจให้สามารถมองเห็นและจัดระเบียบทุกข้อสัญญา การอัปเดตของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และขั้นตอนการตรวจสอบได้อย่างครบถ้วน ไม่มีขั้นตอนใดตกหล่น

รับเทมเพลตฟรี

ทำให้การตรวจสอบสัญญาด้วย AI ทำงานได้ผลสำหรับทีมของคุณ

การตรวจสอบสัญญาโดย AI จะประสบความสำเร็จเมื่อสามารถเสริมศักยภาพให้กับทีมของคุณแทนที่จะพยายามแทนที่พวกเขา แนวทางที่ชาญฉลาดที่สุดคือการเริ่มต้นด้วยข้อตกลงที่มีปริมาณมากและมีความซับซ้อนต่ำ และขยายขอบเขตออกไปเมื่อทีมของคุณมีความมั่นใจมากขึ้น การผสานรวมเข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่เดิมของคุณมีความสำคัญมากกว่าฟีเจอร์ใด ๆ เป็นรายบุคคล

การตั้งค่า AI ที่ดีที่สุดช่วยลดต้นทุนในขั้นตอนถัดไป: ลดจำนวนรอบการขอคำชี้แจง ลดการเขียนใหม่ และเร่งกระบวนการอนุมัติให้รวดเร็วขึ้น เพราะผลลัพธ์ที่ได้พร้อมสำหรับการตัดสินใจทันที

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเป็นข้อพิจารณาที่ไม่สามารถต่อรองได้ ก่อนที่จะตัดสินใจใช้เครื่องมือใด ๆ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายมีใบรับรองที่เหมาะสมและมีนโยบายที่โปร่งใสเกี่ยวกับวิธีการจัดการข้อมูลสัญญาที่เป็นความลับของคุณ สัญญาของคุณมีข้อมูลธุรกิจที่ละเอียดอ่อนซึ่งไม่สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลฝึกอบรมสำหรับโมเดล AI สาธารณะได้

ทีมที่ผสานการตรวจสอบสัญญาด้วย AI เข้ากับพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันจะได้รับประโยชน์สูงสุด เมื่อข้อมูลสัญญาช่วยในการวางแผนโครงการ การติดตามกำหนดเวลา และการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน คุณจะสามารถปลดล็อกคุณค่าที่เครื่องมือแยกส่วนไม่สามารถให้ได้ อนาคตของการตรวจสอบสัญญาไม่ใช่แค่การวิเคราะห์ที่เร็วขึ้นเท่านั้น แต่เป็นกระบวนการทำงานที่ชาญฉลาดและเชื่อมต่อกันมากขึ้น ซึ่งมองสัญญาเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานธุรกิจที่มีชีวิตชีวา ไม่ใช่แค่เอกสารที่ต้องประมวลผลเท่านั้น

พร้อมที่จะเห็นว่าการตรวจสอบสัญญาด้วย AI สามารถผสานเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างไร?เริ่มต้นฟรีกับ ClickUpเพื่อสัมผัสประสบการณ์พื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อสำหรับการจัดการสัญญา ✨

คำถามที่พบบ่อย

ทีมที่ไม่ใช่ทีมกฎหมายสามารถใช้ AI ในการตรวจสอบสัญญาได้หรือไม่?

แน่นอน. เครื่องมือตรวจสอบสัญญาด้วย AI ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยเหลือทีมเช่นการจัดซื้อ, การขาย, และทรัพยากรบุคคลในการจัดการกับข้อตกลงประจำโดยไม่ต้องสร้างปัญหาให้กับแผนกกฎหมาย. AI สามารถแปลภาษาทางกฎหมายที่ซับซ้อนเป็นสรุปภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่าย ทำให้สัญญาสามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ. อย่างไรก็ตาม ทนายความควรได้รับการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญทุกครั้ง และเส้นทางการส่งต่อที่ชัดเจนควรถูกกำหนดไว้เพื่อระบุว่าเมื่อใดที่ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายจำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมจากผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมาย.

ความแตกต่างระหว่าง AI ทั่วไปกับเครื่องมือตรวจสอบสัญญาที่สร้างขึ้นเฉพาะทางคืออะไร?

เครื่องมือที่ออกแบบมาเฉพาะได้รับการฝึกฝนอย่างชัดเจนบนเอกสารทางกฎหมายและผ่านการตรวจสอบโดยทนายความที่เข้าใจความละเอียดอ่อนของกฎหมายสัญญา เครื่องมือ AI ทั่วไปสามารถสร้างการวิเคราะห์ทางกฎหมายที่ฟังดูมั่นใจได้แต่แท้จริงแล้วไม่ถูกต้อง ซึ่งเป็นปรากฏการณ์ที่เรียกว่า "ภาพหลอน" AI ทางกฎหมายที่เฉพาะทางยังมีคุณสมบัติสำคัญเช่น การเปรียบเทียบคู่มือ การให้คะแนนความเสี่ยง และการสร้างการแก้ไขที่เน้นข้อแตกต่าง ซึ่ง AI ทั่วไปไม่สามารถให้ได้

หากคุณใช้ClickUp Brainในกระบวนการทำงาน ให้ตั้งค่าไว้ในโหมด "สรุป, ส่งต่อ, และชี้แจง" ยกเว้นหากเครื่องมือทางกฎหมายของคุณคือระบบที่สร้างการวิเคราะห์ระดับข้อความ

คุณผสานการตรวจสอบสัญญาด้วย AI เข้ากับกระบวนการทำงานการจัดการโครงการที่มีอยู่ได้อย่างไร?

กุญแจสำคัญคือการเลือกเครื่องมือที่เชื่อมต่อกับพื้นที่ทำงานที่คุณมีอยู่แล้ว แทนที่จะสร้างระบบแยกส่วนขึ้นมาใหม่ มองหาโซลูชันที่สามารถเชื่อมโยงงานตรวจสอบสัญญาเข้ากับไทม์ไลน์โครงการ การมอบหมายงานในทีม และกระบวนการอนุมัติโดยอัตโนมัติหลีกเลี่ยงปัญหาแอปที่มากเกินไปด้วยการเลือกความสามารถของ AI ที่สามารถผสานรวมกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว แทนที่จะต้องจัดการกับแพลตฟอร์มใหม่เพิ่มเติม

การตรวจสอบสัญญาโดย AI มีความแม่นยำเพียงพอที่จะทดแทนการตรวจสอบด้วยมือได้หรือไม่?

AI ช่วยปรับปรุงความเร็วและความสม่ำเสมอของการตรวจสอบสัญญาอย่างมาก แต่ควรทำเพื่อเสริมความเชี่ยวชาญของมนุษย์มากกว่าที่จะแทนที่มัน ทนายความควรให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายเสมอสำหรับการแก้ไขที่สำคัญและการเจรจาที่ซับซ้อน ความถูกต้องของ AI ขึ้นอยู่กับการฝึกอบรมและการตั้งค่าของมันอย่างสมบูรณ์ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมคุณภาพของเพลย์บุ๊คและการปรับให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่องจึงมีความสำคัญมาก คิดถึง AI เป็นผู้ช่วยที่มีความสามารถซึ่งจัดการกับการวิเคราะห์ที่ซ้ำซากในขณะที่มนุษย์เป็นผู้ตัดสินใจ