ปัญหาการจัดตารางเวลาที่พบบ่อยในที่ทำงานและวิธีแก้ไข

ปฏิทินการทำงานของคุณไม่ควรรู้สึกเหมือนระเบิดเวลา! แต่คุณก็ยังต้องรับมือกับการจองซ้อน การเลื่อนนัดในนาทีสุดท้าย และการประชุมที่กินเวลาทั้งวัน มันเหนื่อยใช่ไหม?

ปรากฏว่า มันยังอันตรายอีกด้วยองค์การอนามัยโลกเตือนว่าความเครียดที่ไม่ได้จัดการจากตารางงานที่วุ่นวายสามารถส่งผลกระทบต่อสุขภาพของคุณอย่างรุนแรง

แต่เมื่อทำอย่างถูกต้อง การจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทีมเป็นระเบียบ ลดความเครียด และ (ในที่สุด) ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างถูกต้อง

มาดูความขัดแย้งของตารางการทำงานที่พบบ่อยที่สุดกัน และที่สำคัญกว่านั้นคือ วิธีแก้ไขก่อนที่มันจะทำลายความสงบของคุณ

ปัญหาการจัดตารางงานพนักงานที่พบบ่อย

ตารางเวลาที่วางแผนอย่างดีควรทำให้การทำงานราบรื่นและไม่เครียด อย่างไรก็ตาม ในหลายที่ทำงาน ปัญหาการจัดตารางเวลาอาจนำไปสู่การหมดไฟ ความสับสน และการพลาดกำหนดเวลา

นี่คือภาพรวมที่ละเอียดขึ้นเกี่ยวกับความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาที่พนักงานมักเผชิญ

1. การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายและการขาดการวางแผน

เย็นวันศุกร์ ซาร่าห์ ผู้จัดการร้านขายปลีก ได้พักผ่อนในที่สุด ก่อนที่เธอจะผ่อนคลายลง เธอได้รับข้อความที่ตื่นตระหนก—พนักงานสองคนได้ลาหยุด และไม่มีแผนสำรองไว้ เธอรีบหาคนมาแทน แต่ส่วนใหญ่ของทีมเธอไม่สามารถมาได้

การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเช่นนี้เป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมที่มีความต้องการที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ พนักงานรู้สึกไม่ทันตั้งตัว ขวัญกำลังใจลดลง และธุรกิจประสบปัญหาการดำเนินงานที่ไม่มีประสิทธิภาพหากไม่มีแนวทางที่เป็นระบบ

2. การประชุมซ้อนกันและลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกัน

การประชุมซ้อนกันเป็นความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาที่พบบ่อย ซึ่งบังคับให้พนักงานต้องข้ามการสนทนาหนึ่งหรือต้องจัดการสองการประชุมพร้อมกัน โดยมักจะต้องทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน

ผลลัพธ์คืออะไร? การตัดสินใจที่สำคัญถูกพลาด งานล่าช้า และพนักงานรู้สึกหนักใจจากความขัดแย้งในปฏิทินที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

3. การกระจายภาระงานที่ไม่สม่ำเสมอ

ในทีมเดียวกัน พนักงานสองคนอาจมีประสบการณ์ที่แตกต่างกันอย่างมาก:

ความไม่สมดุลนี้นำไปสู่การหมดไฟสำหรับบางคนและการไม่มีส่วนร่วมสำหรับคนอื่นๆ พนักงานที่ทำงานหนักเกินไปเริ่มทำผิดพลาด ในขณะที่คนที่มีงานน้อยรู้สึกว่าไม่ได้รับการประเมินค่า เมื่อเวลาผ่านไป ความไม่พอใจสะสมและประสิทธิภาพการทำงานลดลง

4. การขาดความโปร่งใสและการสื่อสารที่ไม่ดี

ลองนึกภาพนี้: บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์เปิดตัวโครงการใหญ่แต่ล้มเหลวในการแจ้งทีมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการของโครงการ

ทีมออกแบบคิดว่าพวกเขามีเวลาอีกสองสัปดาห์ในการทำให้ภาพสมบูรณ์—จนกระทั่งพวกเขาทราบว่ากำหนดส่งได้ผ่านไปแล้ว. เสียงเตือนความตื่นตระหนกในนาทีสุดท้าย, งานที่รีบทำ, และผลลัพธ์ที่ไม่ดีเท่าที่ควร.

เมื่อตารางเวลาและกำหนดการไม่ได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน ทีมจะติดอยู่ในวงจรของความสับสน ความคาดหวังที่ไม่ตรงกัน และความเครียดที่ไม่จำเป็น

5. ความท้าทายจากเขตเวลาที่แตกต่างกันและการทำงานทางไกล

ผู้จัดการ: "มาจัดตารางการโทรสั้น ๆ ในเวลา 3 โมงเย็น EST กันเถอะ"สมาชิกทีมระยะไกล, ในซิดนีย์: "เอ่อ… นั่นคือ 5 โมงเช้าสำหรับฉัน"

ฟังดูคุ้นไหม? ปัญหาเรื่องเขตเวลาเป็นปัญหาที่ปวดหัวอยู่เสมอสำหรับทีมระดับโลก การจัดตารางเวลาข้ามเขตเวลาหลายแห่งมักนำไปสู่การที่พนักงานต้องเข้าร่วมประชุมในเวลาที่ไม่สะดวกหรือพลาดการสนทนาที่สำคัญไปโดยสิ้นเชิง

เมื่อไม่คำนึงถึงทีมระยะไกลในการตัดสินใจกำหนดตารางเวลา การทำงานร่วมกันจะกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิง และความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานก็จะได้รับผลกระทบ

6. กำหนดเวลาที่ไม่ชัดเจนและการพึ่งพาของงาน

เมื่อเส้นตายไม่ชัดเจน โครงการจะเริ่มสับสน:

การพึ่งพาของงานหมายความว่าความล่าช้าของทีมหนึ่งสามารถทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดหยุดชะงักได้ หากไม่มีกำหนดเวลาที่ชัดเจน จะเกิดคอขวดขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานจะลดลง และโครงการจะล่าช้า

7. ความขัดแย้งในการจัดตารางกะ

พนักงานค้าปลีกและบริการมักเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงกะงานที่ไม่แน่นอน ซึ่งส่งผลกระทบต่อสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวของพวกเขาคดีความที่มีชื่อเสียงซึ่งฟ้องร้องแมคโดนัลด์ได้เน้นย้ำถึงปัญหาเกี่ยวกับ ตารางกะกลางคืนที่ไม่แน่นอน, การไม่จ่ายค่าล่วงเวลา, และการไม่ได้รับเวลาพัก ซึ่งทำให้พนักงานมีความยากลำบากในการจัดการสุขภาพ, การเงิน, และชีวิตส่วนตัวของพวกเขา

ความขัดแย้งในการเปลี่ยนกะเกิดขึ้นเมื่อตารางงานถูกโพสต์ช้าเกินไป พนักงานไม่ได้รับการแจ้งล่วงหน้าเพียงพอ หรือผู้จัดการทำการปรับเปลี่ยนในนาทีสุดท้ายโดยไม่ปรึกษากับทีมของพวกเขา

ผลลัพธ์คือ? อัตราการลาออกของพนักงานที่สูงขึ้น, พนักงานที่ไม่พอใจ, และคุณภาพการให้บริการที่ไม่สม่ำเสมอ.

8. การประชุมมากเกินไป ไม่มีเวลาโฟกัสเพียงพอ

วันทำงานในอุดมคติควรประกอบด้วยพนักงานเริ่มต้นวันด้วยแผนงาน จัดสรรเวลาสำหรับการทำงานเชิงลึก และใช้การประชุมเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม การประชุมต่าง ๆ ได้ถูกจัดเต็มในทุกช่วงเวลาที่มีอยู่จริง ๆ จนไม่เหลือพื้นที่สำหรับงานที่ต้องทำจริง พนักงานต้องสลับไปมาระหว่างสายโทรศัพท์หลายสาย ทำหลายอย่างพร้อมกันระหว่างการประชุม และต้องดิ้นรนเพื่อให้งานเสร็จตามกำหนดเวลา

การประชุมมากขึ้นไม่ได้หมายความว่าจะได้ผลผลิตที่ดีขึ้นเสมอไป แต่แน่นอนว่าจะนำไปสู่ความขัดแย้งในการประชุมมากขึ้น

9. ไม่มีความยืดหยุ่นในการสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว

พบกับเดวิด เขาเป็นพ่อแม่ที่ทำงานไปด้วย ต้องจัดการกับการโทรจากลูกค้า กำหนดส่งงานโครงการ และการไปส่งลูกที่โรงเรียน ตารางเวลาทำงาน 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นที่เคร่งครัดของเขาไม่คำนึงถึงภาระหน้าที่ในชีวิตจริง ทำให้เขารู้สึกเครียดอยู่ตลอดเวลา

ตารางเวลาที่เคร่งครัดไม่สนใจว่าหากการรับเด็กที่ศูนย์เลี้ยงเด็กจะล่าช้าหรือมีภาระส่วนตัวที่ลืมไปเกิดขึ้น. หากไม่มีความยืดหยุ่น ความเครียดก็จะสะสมขึ้น ความพึงพอใจในงานก็จะลดลง และภาวะหมดไฟก็จะค่อยๆ เข้ามาหาคุณก่อนที่คุณจะรู้ตัว.

10. ไม่มีการเตรียมพร้อมสำหรับความล้มเหลวของระบบ

ระบบการจัดตารางเวลาเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม—จนกระทั่งระบบล่ม หากไม่มีแผนสำรอง ธุรกิจอาจต้องเผชิญกับความวุ่นวาย ส่งผลให้พนักงานขาดกะ โครงการล่าช้า และพนักงานเกิดความไม่พอใจ

การล่มสลายอันเลื่องชื่อของสายการบิน Southwest Airlines ในเดือนธันวาคม 2022 เป็นตัวอย่างที่ชัดเจน เมื่อพายุฤดูหนาวพัดถล่ม แต่ในขณะที่สายการบินอื่นๆ ฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็ว ระบบการจัดตารางงานลูกเรือที่ล้าสมัยของ Southwest กลับพังทลายภายใต้แรงกดดัน นักบินและพนักงานต้อนรับบนเครื่องบินติดค้างอยู่ในเมืองต่างๆ และเที่ยวบินนับพันถูกยกเลิก ส่งผลให้เกิดผลกระทบเป็นลูกโซ่ของความโกลาหล

การพึ่งพาการกำหนดเวลาอัตโนมัติมากเกินไปโดยไม่มีแผนสำรองนั้นไม่ฉลาด เมื่อระบบล้มเหลวและไม่มีกระบวนการสำรองด้วยมือ ธุรกิจอาจเผชิญกับการหยุดชะงักที่สำคัญซึ่งอาจใช้เวลาหลายวัน (หรือแม้กระทั่งหลายสัปดาห์) ในการแก้ไข

ตอนนี้คุณทราบสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของปัญหาการจัดตารางเวลาแล้ว มาดูกันว่าเราจะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร

กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหาการจัดตารางเวลาในที่ทำงาน

เบื่อกับการวิ่งวุ่นนาทีสุดท้ายและการประชุมติดๆ กันหรือไม่? การแก้ไขปัญหาอย่างชาญฉลาดเพียงไม่กี่อย่างสามารถเปลี่ยนปัญหาการนัดหมายในที่ทำงานให้กลายเป็นกิจวัตรที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพได้ นี่คือวิธีที่จะทำให้เกิดขึ้น:

การนำนโยบายการจัดตารางเวลาที่ชัดเจนมาใช้

หากการจัดตารางเวลาดูเหมือนเป็นเกมทายใจ นั่นคือสัญญาณอันตราย การบริหารจัดการกำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพหมายความว่าทุกคนควรทราบเวลาที่ตนเองต้องทำงาน ใครอยู่เวร และวิธีการจัดการเมื่อมีการสลับกะ

🎯 คุณจะแก้ไขอย่างไร? กฎหมายแรงงานในหลายประเทศกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับชั่วโมงการทำงานของพนักงาน การทำงานล่วงเวลาการจัดการการลา และการจัดตารางกะ

นายจ้างควรปฏิบัติตามข้อแนะนำเหล่านี้ควบคู่ไปกับการจัดทำนโยบายภายในที่ชัดเจนสำหรับการประชุม การเปลี่ยนกะ และการขอลางาน โดยให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย ปฏิบัติตามได้โดยง่าย และไม่สามารถเพิกเฉยได้

การจัดลำดับความสำคัญของงานและการประชุม

หากไม่มีระบบที่มั่นคง ตารางเวลาจะกลายเป็นความยุ่งเหยิงของการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดและงานที่กระจัดกระจาย นั่นคือจุดที่เครื่องมือจัดการงานเข้ามามีบทบาท

ClickUp—แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน—ทำได้ทุกอย่าง ตั้งแต่การกำหนดตารางเวลาและการจัดลำดับความสำคัญของงานไปจนถึงการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน ช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในระเบียบโดยไม่มีความวุ่นวายนอกจากนี้ยังมีเทมเพลตการจัดการเวลาต่าง ๆที่ช่วยให้การจัดตารางเวลาเป็นเรื่องง่ายขึ้น

หนึ่งในนั้นคือแม่แบบการบล็อกเวลาใน ClickUp—ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบงาน การประชุม และช่วงเวลาทำงานที่ต้องการสมาธิให้อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนดอย่างเป็นระบบ

รับแม่แบบฟรี

นี่คือสิ่งที่อยู่ข้างใน:

ที่สำคัญที่สุด หากการอัปเดตสามารถส่งเป็นอีเมลได้ ก็ให้ทำเช่นนั้น แต่หากจำเป็นต้องประชุม ให้ทำให้สั้นและมีจุดประสงค์ชัดเจน และเชิญเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมเท่านั้น

ส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทีมและความยืดหยุ่น

ตารางเวลาที่เข้มงวดและการทำงานแบบแยกส่วนทำให้ทีมทำงานช้าลง แต่ความยืดหยุ่นเพียงเล็กน้อยสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

เมื่อทีมสื่อสารอย่างเปิดเผยและปรับตัวตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลง งานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น และกำหนดเวลาส่งงานจะไม่รู้สึกเหมือนการดับเพลิงตลอดเวลา เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้:

ท้ายที่สุดแล้ว การทำงานร่วมกันไม่ได้หมายถึงแค่การทำงานร่วมกันเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการทำงานอย่างชาญฉลาดอีกด้วย

การตรวจสอบและปรับตารางเวลาอย่างสม่ำเสมอ

แม้แต่ตารางเวลาที่ดีที่สุดก็ยังต้องการการปรับแต่งให้เหมาะสม หากไม่มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ตารางเหล่านั้นอาจล้าสมัยและไม่มีประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว วิธีที่ชาญฉลาดกว่า? ทำให้การทบทวนตารางเวลาเป็นนิสัย

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยขั้นตอนเหล่านี้:

การจัดการตารางเวลาไม่จำเป็นต้องเป็นเกมเดาสุ่ม การมุ่งเน้นและใช้ซอฟต์แวร์จัดการกะอาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขปัญหาหลายอย่างของคุณ

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาเพื่อการทำงานอัตโนมัติ

การจัดตารางเวลาด้วยตนเองเป็นงานที่ยุ่งยากไม่รู้จบ ซึ่งอาจนำไปสู่การพลาดกำหนดส่งงาน การจองกะซ้ำซ้อน และการเปลี่ยนแปลงตารางงานอยู่ตลอดเวลา ClickUp ช่วยขจัดความยุ่งยากในการจัดตารางด้วยฟีเจอร์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น

ClickUp Calendarยกระดับการจัดตารางเวลาให้เหนือกว่าการจัดการเวลาขั้นพื้นฐานด้วยการผสานฟังก์ชันปฏิทินเข้ากับการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างไร้รอยต่อ:

ทำไมต้องลำบากกับการทำตารางเวลาให้สมบูรณ์แบบด้วยตนเอง เมื่อClickUp Automationsสามารถทำได้แทนคุณ? ตั้งแต่การมอบหมายกะงานอัตโนมัติไปจนถึงการส่งการเตือนความจำเกี่ยวกับกำหนดเวลา คุณสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่ชาญฉลาดเพื่อจัดการงานที่ยุ่งเหยิงได้

และหากคุณต้องการวางแผนกะการทำงานของทีม มอบหมายบทบาท และติดตามการเข้างาน โดยไม่ต้องปวดหัวกับการจัดตารางงานแบบเดิม ๆแม่แบบตารางงานของClickUp จะช่วยอำนวยความสะดวกได้อย่างมาก

ตัวอย่างเช่นแม่แบบตารางกะการทำงานของ ClickUp ช่วยให้การจัดการกะหมุนเวียนง่ายขึ้นและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งได้ด้วยมุมมองที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

รับแม่แบบฟรี

นี่คือสิ่งที่เทมเพลตมีให้คุณ:

อีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรักษาตารางเวลาให้ตรงตามกำหนดคือการใช้เทมเพลตตารางเวลาทีมของ ClickUp ซึ่งช่วยให้เห็นได้ง่ายว่าใครว่าง สามารถจัดกะงานโดยไม่มีช่องว่าง และทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

นั่นยังไม่หมด! ClickUp ทำหน้าที่เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการพนักงานโดยนำเสนอฟีเจอร์มากมายสำหรับการจัดตารางงานที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น เช่น:

การนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้สำหรับการจัดตารางเวลาในอุตสาหกรรมต่างๆ

การจัดการตารางงานอย่างชาญฉลาดอาจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม. สิ่งที่เหมาะกับร้านค้าปลีกอาจไม่เหมาะกับโรงพยาบาลหรือโรงงาน. มาดูกันว่าการจัดการตารางงานที่ดีที่สุดที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในภาคต่าง ๆ คืออะไร และจะสร้างตารางงานที่พนักงานชื่นชอบได้อย่างไร.

ค้าปลีก: เปลี่ยนการสัญจรของลูกค้าให้เป็นโอกาสทางธุรกิจ

ความสำเร็จในการจัดตารางงานค้าปลีกเริ่มต้นจากการเข้าใจรูปแบบการเดินของลูกค้าและสิ่งที่พนักงานต้องการจริงๆ ด้วยผู้จัดการ 54% ที่ยอมรับว่าผู้นำไม่เข้าใจความคาดหวังของพนักงาน จึงชัดเจนว่าการสร้างสมดุลระหว่างความต้องการทางธุรกิจกับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานนั้นมีความสำคัญเท่าเทียมกัน

นี่คือวิธีที่ผู้จัดการร้านค้าปลีกสามารถสร้างสมดุลที่เหมาะสมได้:

การดูแลสุขภาพ: เมื่อชีวิตอยู่ในความเสี่ยง

การจัดตารางการดูแลสุขภาพจำเป็นต้องดำเนินไปอย่างราบรื่นเหมือนเครื่องจักรที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่องว่างเพียงจุดเดียวสามารถทำให้ทุกอย่างผิดพลาดได้ ตั้งแต่การตรวจสุขภาพประจำไปจนถึงกรณีฉุกเฉิน นอกจากนี้ การที่ผู้ป่วยไม่มาตามนัดในตารางที่มีอยู่ไม่ได้เพียงแค่ทำให้เสียเวลาและทรัพยากร แต่ยังทำให้พนักงานต้องเร่งรีบในการปรับเปลี่ยนตารางใหม่อีกด้วย

แนวทางที่รอบคอบมากขึ้นประกอบด้วย:

ทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่ทำงานหนัก กับ ClickUp

กุญแจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การใช้เวลา แต่เป็นการลงทุนกับเวลาต่างหาก

หากบริหารจัดการอย่างดี ทุกการประชุม ทุกกะ และทุกเส้นตาย จะกลายเป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มผลผลิต อย่างไรก็ตาม หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม กระบวนการจัดตารางเวลาอาจรู้สึกเหมือนเป็นงานที่ยากลำบากมากกว่าเป็นข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์

แต่ ClickUp ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาความขัดแย้งในการจัดตารางเวลา! ด้วยเครื่องมือการจัดตารางเวลาที่ทรงพลัง ระบบอัตโนมัติ และเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การจัดการกะเวลา การประชุม และความพร้อมของทีมกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่มีความสับสนอีกต่อไป มีเพียงวิธีอัจฉริยะในการจัดระเบียบเวลาของทีมคุณ

พร้อมที่จะควบคุมตารางเวลาของคุณหรือไม่?ลองใช้ ClickUp ฟรีและทำให้การจัดการโครงการของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง!