ประโยชน์ของการลอยตัวเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงและความล่าช้าของโครงการ

การบริหารโครงการอาจเป็นงานที่น่ากลัวได้ แม้ทุกอย่างจะดู "ถูกต้อง" ในโลกก็ตาม

ทุกทีมต้องการที่จะประสบความสำเร็จในการทำตามกำหนดเวลาและให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น. แต่แม้จะมีแผนที่ละเอียดที่สุด ก็มักจะมีปัญหาที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจทำให้คุณล่าช้า.

นี่คือจุดที่การมีเวลาสำรองในการบริหารโครงการเข้ามามีบทบาท

โดยการปรับปรุงประสิทธิภาพและระบุงานที่ต้องให้ความสำคัญ คุณสามารถรับมือกับความล่าช้าหรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้ กล่าวโดยสรุป คุณสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณจะเสร็จตามกำหนดเวลา

ในบทความนี้ เราจะอธิบายอย่างละเอียดว่าอะไรคือ "float" ในการบริหารโครงการ ประโยชน์มากมายของมัน และวิธีที่คุณสามารถใช้มันเพื่อให้โครงการของคุณอยู่ในเป้าหมาย 🎯

อะไรคือ Project Management Float?

ระยะลอยตัวในการบริหารโครงการ หรือที่เรียกว่า "สลัก" คือระยะเวลาที่โครงการสามารถล่าช้าได้ก่อนที่จะไม่สามารถส่งมอบตามกำหนดเวลาได้ โดยปกติแล้ว ระยะเวลานี้จะขึ้นอยู่กับงานที่เกี่ยวข้องและระยะเวลาที่แต่ละงานอนุญาตให้ล่าช้าได้

อย่างไรก็ตาม งานบางประเภทอาจไม่มีความยืดหยุ่นและส่งผลโดยตรงต่อวันที่เสร็จสิ้นของโครงการ งานที่ไม่สามารถเริ่มได้ก่อนที่งานอื่นจะเสร็จสิ้นจะถูกจัดให้อยู่ในสิ่งที่เรียกว่าเส้นทางวิกฤตของโครงการ

งานเหล่านี้ต้องทำให้เสร็จตามลำดับที่กำหนดไว้ก่อนที่โครงการจะแล้วเสร็จ งานในเส้นทางวิกฤตไม่สามารถทนต่อการล่าช้าได้โดยไม่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกำหนดเวลาของโครงการ

ตัวอย่างของสิ่งนี้สามารถเห็นได้ในภาพด้านล่าง งานทั้งสี่ที่เป็นสีเทา: ติดตั้งผนังยิปซัม, ตู้, ระบบประปาและไฟฟ้า, และติดตั้งพื้น ต้องทำตามลำดับที่ปรากฏ และไม่มีเวลาให้ล่าช้า งานเหล่านี้อยู่ในเส้นทางวิกฤต งานอื่น ๆ ที่ระบุไว้ (ทาสีและตกแต่ง) มีความยืดหยุ่นสูงกว่ามาก และสามารถทำในเวลาที่ต่างกันได้ ด้วยเหตุนี้ งานเหล่านี้จึงมีระยะลอยตัวสูงกว่า

ความสำคัญของฟลอตในการบริหารโครงการ

ผู้จัดการโครงการของคุณเป็นสุดยอดมาก พวกเขาสามารถจัดการกับตัวแปรหลายอย่าง ทีมต่างๆ งานที่ได้รับมอบหมาย และพนักงานที่ทำงานทางไกลในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้อย่างยอดเยี่ยม

Float ให้ผู้จัดการโครงการมีพื้นที่หายใจเล็กน้อยเพื่อรองรับการหยุดชะงักและความล่าช้าในโลกแห่งความเป็นจริง Float ในการจัดการโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามไทม์ไลน์ปัจจุบันของโครงการและจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญที่สุด

พวกเขาสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้ดีขึ้นและจัดสรรใหม่ให้กับงานที่มีความเร่งด่วนเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา

ประโยชน์ของการลอยตัวในบริหารโครงการ

การลอยตัวในการบริหารโครงการไม่ได้เพียงแค่ช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้เท่านั้น แต่ยังนำมาซึ่งประโยชน์มากมาย ตั้งแต่ช่วยให้คุณไม่พลาดกำหนดเวลาไปจนถึงช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำ

มาดูประโยชน์หลักสี่ประการของการนำระบบฟลอตมาใช้ในโครงการของคุณ

1. ช่วยในการติดตามความก้าวหน้า

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ฟลอตเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการได้อย่างถูกต้อง พวกเขาสามารถระบุงานที่ล่าช้าหรืองานใด ๆ ที่ความล่าช้าจะส่งผลกระทบโดยตรงได้ ซึ่งช่วยให้พวกเขาปรับความคาดหวังและกำหนดเวลาให้เหมาะสม

2. เพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต

Float ทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทางสำหรับขั้นตอนการวางแผนของโครงการใด ๆ ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ slack หรือขาด slack ได้เพื่อให้แน่ใจว่างานที่มีความสำคัญที่สุดตามเวลาจะอยู่ในกำหนดการ นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงการละเลยเมื่อกำหนดลำดับของงาน

3. กำหนดสิ่งที่ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก

เวลาว่างในโครงการ (Float) ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญอีกด้วย โครงการที่มีความยืดหยุ่นด้านเวลาสามารถเลื่อนออกไปได้ เพื่อให้งานที่มีเวลาว่างน้อยหรือไม่มีเวลาว่างสามารถดำเนินการให้เสร็จก่อน ผู้จัดการสามารถถ่ายทอดข้อมูลนี้ผ่านฟีเจอร์การสื่อสารในทีมที่มีอยู่ในระบบ เช่นมุมมองแชทของ ClickUpหรือแพลตฟอร์มอย่างMicrosoft Teams Voice

4. ส่งเสริมขวัญและกำลังใจในที่ทำงาน

เราทุกคนต่างก็เคยรู้สึกเบื่อหน่ายกับวันจันทร์ (หรือวันอังคาร พุธ และวันอื่นๆ เช่นกัน) การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับงานสามารถช่วยยกระดับอารมณ์ของทุกคนและทำให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้น การบริหารจัดการโครงการแบบยืดหยุ่นช่วยให้ผู้จัดการและสมาชิกในทีมมองเห็นภาพรวมของงานที่สำคัญและไม่สำคัญได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ให้กับงานที่ล่าช้าเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จตรงเวลา ในอีกกรณีหนึ่ง พวกเขาสามารถแจ้งให้ทีมที่ได้รับผลกระทบจากความล่าช้าทราบล่วงหน้าได้

การเลือกประเภทของโฟลตที่เหมาะสมเพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น

การมีเวลาว่างในโครงการมีหลายประเภท แต่ละประเภทจะมีจุดแข็งและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน บางประเภทอาจช่วยให้ทีมทราบว่ามีเวลาว่างเหลืออยู่มากน้อยเพียงใดสำหรับงานหนึ่ง ๆ ในขณะที่บางประเภทอาจช่วยให้ผู้จัดการโครงการทราบถึงเวลาว่างที่ยังเหลืออยู่ในปัจจุบัน

ประเภทของฟลอต 5 แบบ

การล่องลอยในการบริหารโครงการแบ่งออกเป็นหลายประเภท แต่ที่นี่คือห้าประเภทที่คุณจะพบ:

1. จำนวนหุ้นที่หมุนเวียนทั้งหมด

ระยะเวลาทั้งหมดที่งานตามกำหนดสามารถถูกเลื่อนหรือขยายออกไปได้ก่อนที่จะส่งผลต่อวันที่เสร็จสิ้นโครงการ

วิธีการคำนวณ

ในการคำนวณ Total Float คุณต้องลบ "ค่าที่เร็วที่สุด" จาก "ค่าที่ช้าที่สุด" ซึ่งสามารถเป็นได้จากทั้งวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด แต่ทั้งสองต้องมาจากด้านเวลาเดียวกันของงาน อย่าสับสนระหว่างค่าที่เร็วและค่าที่ช้า เพราะคุณจะมีปัญหาใหญ่แน่นอน!

ดังนั้นมันคือ:

ยอดรวมเวลาลอยตัว = (เวลาเริ่มล่าสุด) - (เวลาเริ่มก่อนกำหนด หรือ ยอดรวมเวลาลอยตัว) ยอดรวมเวลาลอยตัว = (เวลาสิ้นสุดล่าสุด) - (เวลาสิ้นสุด)

2. ฟรีฟลอต

ฟรีฟลอต (Free float) มีความคล้ายคลึงกับท็อทัลฟลอต (Total float) ในแง่ของการคำนวณ ความแตกต่างคือ ท็อทัลฟลอตเกี่ยวข้องกับการเสร็จสิ้นของโครงการ ในขณะที่ฟรีฟลอตคือระยะเวลาที่งานสามารถล่าช้าได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่องานถัดไปในเส้นทาง

ความล่าช้าหรือการขยายเวลาใดๆ เกินกว่าเวลาว่างของงานจะส่งผลให้วันที่เริ่มงานถัดไปล่าช้าโดยตรง

ตัวอย่างเช่น ลองพิจารณาดูนักพัฒนาที่กำลังทำงานเกี่ยวกับซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลติดต่อ การเขียนโค้ดส่วนหลังจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่ทีมที่เกี่ยวข้องจะสามารถเริ่มออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้แบบกราฟิก (GUI) ได้

วิธีการคำนวณ

ในการคำนวณ Free Float ให้ใช้วันที่สิ้นสุดก่อนหน้าของงานปัจจุบันและลบออกจากวันที่เริ่มต้นก่อนหน้าของงานที่ขึ้นอยู่กับงานถัดไป

ฟรีโฟลต = (การเริ่มต้นก่อนเวลาของผู้พึ่งพา) – (การสิ้นสุดก่อนเวลาของปัจจุบัน)

3. ระยะยืดหยุ่นของโครงการ

ระยะเวลาทั้งหมดที่โครงการทั้งหมดสามารถล่าช้าหรือขยายออกไปได้ก่อนที่จะทำให้กำหนดเวลาของลูกค้าหรือผู้รับเหมาล่าช้านั้นเรียกว่า "ฟลอตของโครงการ" (Project Float) สำหรับธุรกิจ นี่อาจเป็นตัวเลขที่สำคัญที่สุดที่ต้องติดตาม แต่อาจต้องใช้แดชบอร์ดของแพลตฟอร์มเพื่อตรวจสอบงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด

ลูกค้าอาจกำหนดข้อจำกัดด้านเวลาเป็นส่วนหนึ่งของเงื่อนไข หรือกำหนดเส้นตายเป็นเพียงวันที่บริษัทตกลงกันไว้ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ธุรกิจเช่นของคุณไม่สามารถพลาดกำหนดส่งงานได้

วิธีการคำนวณ

โครงการฟลอตคำนวณในลักษณะเดียวกับฟลอตทั้งหมด บริษัทมักใช้สองคำนี้แทนกันได้ แต่ในวันนี้เราจะมีการแยกแยะอย่างง่าย: ฟลอตทั้งหมดเกี่ยวข้องกับกิจกรรมหรือภารกิจเพียงอย่างเดียว ในขณะที่ฟลอตของโครงการเชื่อมโยงกับการเสร็จสิ้นโครงการโดยรวม

ในการคำนวณ Project Float เราจะดำเนินการในกระบวนการที่คล้ายกัน แต่ก่อนอื่นเราจำเป็นต้องทราบวันที่เร็วที่สุดที่โครงการสามารถเสร็จสิ้นได้ ดังนั้นตัวเลขนี้จึงขึ้นอยู่กับการวางแผนที่มีประสิทธิภาพของทั้งเส้นทางวิกฤตและเส้นทางที่ไม่วิกฤต

ครั้งนี้ เราจะนำวันที่เสร็จสิ้นโครงการที่เร็วที่สุดหรือวันที่กำหนดไว้ล่วงหน้า มาลบออกจากกำหนดส่งงานล่าสุดที่ถูกกำหนดหรือให้คำมั่นไว้

ระยะเวลาลอยตัวของโครงการ = (เสร็จล่าสุด) – (เสร็จเร็วที่สุด)

4. ลูกตุ้มรบกวน

ระยะเวลาที่งานหนึ่งสามารถล่าช้าได้โดยไม่ทำให้โครงการเลยกำหนดเวลาที่ตกลงไว้เรียกว่า Interfering Float หรือเวลาที่สามารถแทรกแซงได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเกินเวลาที่กำหนดนี้จะส่งผลกระทบต่อโครงการ

เมื่องานล่าช้า มันสามารถทำให้เกิดสองสิ่งได้ ประการแรก มันจะกินเวลาสำรองทั้งหมดของคุณ ซึ่งหมายความว่างานอื่นๆ จะมีเวลาที่ยืดหยุ่นน้อยลง

สิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อทั้งงานที่ไม่สำคัญและงานที่สำคัญ อาจเป็นฟางเส้นสุดท้ายที่ทำให้โครงการล้มเหลว โดยใช้ส่วนเผื่อเวลาของโครงการจนหมด ทำให้งานที่เหลือทั้งหมดกลายเป็นงานสำคัญ ซึ่งไม่มีส่วนเผื่อเวลาเหลืออีกต่อไป

ประการที่สอง มันสามารถทำให้งานสำคัญถัดไปล่าช้า ซึ่งจะส่งผลให้การเสร็จสิ้นโครงการล่าช้า จำนวนเวลาสำรองของโครงการที่เหลืออยู่จะเป็นตัวกำหนดว่าโครงการจะสามารถเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาได้หรือไม่

วิธีการคำนวณ

ในการคำนวณส่วนเกินของหุ้นหมุนเวียน เราให้นำหุ้นหมุนเวียนทั้งหมดมาลบด้วยหุ้นหมุนเวียนอิสระ

ส่วนต่างของหุ้น = (ส่วนต่างทั้งหมด) – (ส่วนต่างอิสระ)

5. การลอยตัวอิสระ

แม้จะมีชื่อเช่นนั้น กิจกรรมอิสระ (independent float) เกี่ยวข้องกับกิจกรรมก่อนหน้าและกิจกรรมถัดไปเช่นกัน โดยนิยามว่าเป็นระยะเวลาที่เวลาเริ่มต้นของกิจกรรมสามารถล่าช้าออกไปได้โดยไม่กระทบต่อเวลาเริ่มต้นที่เร็วที่สุดของกิจกรรมถัดไป

ดังนั้น การลอยตัวอิสระ (So independent float) คือความล่าช้าในภารกิจใด ๆ ของโครงการที่ไม่มีผลกระทบต่อวันที่เสร็จสิ้นก่อนหน้าของโครงการ ในแง่นี้ หมวดหมู่ของการลอยตัวนี้จึงเป็นอิสระอย่างแท้จริง

วิธีการคำนวณ

ในการคำนวณเวลาว่างอิสระ (Independent Float) เราจะใช้เวลาสิ้นสุดล่าช้าของงานก่อนหน้า แล้วลบด้วยเวลาเริ่มต้นก่อนกำหนดของงานถัดไป จากนั้นจึงลบด้วยระยะเวลาจริงของงานนั้น

เวลาอิสระ = (การเริ่มงานถัดไปก่อนเวลา) - (การเสร็จสิ้นงานก่อนหน้าช้ากว่ากำหนด) - (ระยะเวลาทั้งหมดของงานก่อนหน้า)

การลอยตัวในการบริหารโครงการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิตของทีมคุณได้อย่างไร

การลอยตัวในด้านการบริหารโครงการอาจดูเหมือนเป็นแนวทางสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และอุตสาหกรรมเทคโนโลยี เช่น วิศวกรรมและไมโครเซอร์วิสขององค์กร แต่ความจริงแล้วไม่ใช่เช่นนั้น

การบริหารจัดการโครงการแบบฟลอต (Project management float) สามารถนำไปใช้ได้กับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMBs) และอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่น การก่อสร้างหรือเกือบทุกประเภทของธุรกิจก็ได้ ฟลอตเป็นกลยุทธ์ที่สามารถนำมาใช้ร่วมกับกลยุทธ์การบริหารโครงการที่คุณมีอยู่แล้วได้ ฟลอตนั้นง่ายต่อการนำไปใช้กับระบบการทำงานและระบบการบริหารโครงการ เช่น ClickUp

ซึ่งหมายความว่ามันทำงานได้ดีกับเครื่องมือและวิธีการแบบ Agileเช่น กระดาน Kanban,แผนภูมิ Gantt, กระดาน Scrumและโซลูชันการจัดการเวิร์กโฟลว์ประเภทอื่นๆการใช้ float ในการบริหารโครงการจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการของคุณมีแผนที่นำทางที่ง่ายสำหรับการจัดสรรทรัพยากรและการจัดลำดับความสำคัญ

สิ่งนี้เป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงการพึ่งพา การพึ่งพาคืองานที่ไม่สามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ได้ก่อนที่งานก่อนหน้าจะเสร็จสิ้น หรือจำเป็นต้องทำให้เสร็จก่อนที่งานอื่นจะเริ่มต้นได้

ด้วย ClickUp คุณสามารถสร้างลิงก์ระหว่างงานและกำหนดการพึ่งพาได้ ทำให้ทีมของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรต่อไป เป็นแนวคิดที่ง่ายมากที่จะนำมาใช้กับธุรกิจของคุณ! การจัดการโครงการของคุณจะรู้สึกผ่อนคลายเมื่อรู้แน่ชัดว่าโครงการมีเวลาว่างเหลืออยู่เท่าไรตลอดเวลา และทีมของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นเพื่อรับภาระงานส่วนเกินและรักษาโครงการให้เสร็จตรงเวลา

ใช้ Float เพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น

ใครบ้างที่ไม่ต้องการการจัดการโครงการที่ดีขึ้น? มาร่วมเดินทางบนรถไฟขบวนโครงการและเพลิดเพลินกับการเดินทางที่ราบรื่นและมั่นคง ไม่ว่าคุณจะกำลังทำงานในโครงการซื้อกิจการหรือเรียนรู้วิธีการโฮสต์เว็บไซต์

เมื่อสิ่งต่าง ๆ ได้รับการนำมาใช้แล้ว คุณจะมีระบบที่สามารถแก้ไขตัวเองได้ ซึ่งจะช่วยให้การตัดสินใจที่สำคัญของโครงการเป็นไปอย่างถูกต้อง สมาชิกในทีมจะชื่นชอบทิศทางและความโปร่งใสของโครงการในSlack

หากเกิดเหตุการณ์ที่เลวร้ายหรือคาดไม่ถึง ผู้จัดการโครงการสามารถแจ้งข่าวร้ายแก่สมาชิกในทีมและลูกค้าได้โดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งหมายความว่าความผิดหวังสามารถบรรเทาลงได้ และทีมบริการลูกค้าและทีมความสำเร็จของคุณสามารถเริ่มต้นการซ่อมแซมความเสียหายได้ล่วงหน้า

เริ่มดำเนินการกลยุทธ์นี้ตั้งแต่ตอนนี้ และก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณและทีมของคุณจะได้ฉลองความสำเร็จของโครงการอีกครั้งพร้อมกับเครื่องดื่มรูทเบียร์โฟลตหลังเลิกงาน

ผู้เขียนรับเชิญ:

ริชาร์ด คอนน์เป็นผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายสร้างความต้องการที่8×8 ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารชั้นนำที่มีโซลูชันศูนย์บริการลูกค้าทางโทรศัพท์บนคลาวด์ และฟังก์ชันเสียง วิดีโอ และแชท