10 แบบฟอร์มมอบอำนาจที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณรู้ไหมว่าทำไมพวกเขาถึงพูดว่า "การทำงานเป็นทีมทำให้ความฝันเป็นจริง"?

มันง่ายมาก: เมื่อบุคคลมารวมตัวกันเพื่อเป้าหมายร่วมกันและแบ่งปันภาระงาน ธุรกิจมักจะบรรลุผลลัพธ์ที่เกินความคาดหมายอย่างที่สุด

แต่มีอุปสรรคหนึ่ง—หากไม่มีการมอบอำนาจอย่างเหมาะสม ความฝันเหล่านั้นอาจกลายเป็นฝันร้ายได้ และอย่าเชื่อเราเพียงอย่างเดียว งานวิจัยได้กล่าวไว้ชัดเจน—มีเพียง 2.5% ของคนเท่านั้นที่สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ!

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรยังเกี่ยวข้องกับการเข้าใจอย่างชัดเจนถึงบทบาทหน้าที่ของผู้ตัดสินใจและทีมที่ดำเนินการตามภารกิจ

ด้วยกรอบการมอบอำนาจที่เหมาะสม องค์กรของคุณสามารถหลีกเลี่ยงความสับสนและทำให้ทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนได้

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการชื่นชอบกระบวนการนี้เพราะมันทำให้มั่นใจว่างานเฉพาะเจาะจงถูกดำเนินการอย่างมีความรับผิดชอบ บางทีมยังให้ที่ปรึกษากฎหมายเข้ามามีส่วนร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

แต่คำถามที่แท้จริงคือ คุณจะหาเทมเพลตการมอบอำนาจที่สมบูรณ์แบบและพร้อมใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขมากมายได้จากที่ไหน?

ในบทความนี้ เราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับ 10 แบบฟอร์มมอบอำนาจที่ดีที่สุด ซึ่งทั้งหมดสามารถใช้งานได้ฟรีและปรับแต่งได้อย่างง่ายดาย

แบบฟอร์มมอบอำนาจคืออะไร?

แบบฟอร์มการมอบอำนาจช่วยให้ไม่ต้องเดาว่าใครสามารถตัดสินใจในเรื่องใดได้

ต้องการใครสักคนมาเซ็นเอกสารหรืออนุมัติเค้าโครงสัญญาใช่ไหม? ต้องการแต่งตั้งใครสักคนมาประเมินหรืออธิบายแคมเปญกลยุทธ์ครั้งต่อไปของคุณหรือเปล่า? เราดูแลให้ทั้งหมด

แม่แบบเหล่านี้กำหนดบทบาทอย่างชัดเจนสำหรับการมอบอำนาจให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์มการมอบอำนาจสามารถช่วยเหลือในเรื่องต่อไปนี้:

อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบฟอร์มการมอบอำนาจที่ดี?

แม่แบบการมอบอำนาจที่ดีทำมากกว่าการมอบหมายงาน—มันสร้างความชัดเจนและความรับผิดชอบ

คุณไม่ต้องการให้ผู้คนเดาหรือสับสนเมื่อต้องการลายเซ็นหรือการอนุมัติ. แบบฟอร์มที่เหมาะสมจะป้องกันสิ่งนี้โดยการ มอบหมายบทบาทที่เฉพาะเจาะจง ทำให้ทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนในกระบวนการตัดสินใจ.

เทมเพลตที่ดีที่สุดยังคำนึงถึงความยืดหยุ่นด้วย หน่วยงานต่าง ๆ อาจต้องการระดับอำนาจที่แตกต่างกัน ดังนั้นแบบฟอร์มการมอบหมายงานควรสามารถแก้ไขได้ง่าย เพื่อสะท้อนโครงสร้างองค์กรของคุณ

ไม่ว่าคุณจะมอบอำนาจให้ทำภารกิจประจำหรือการตัดสินใจใหญ่ เอกสารเช่นนี้ควรระบุรายละเอียดทุกอย่างอย่างชัดเจน ซึ่งทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถทำตามได้ง่ายขึ้น

📌 ตัวอย่าง: เมื่อผู้จัดการฝ่ายการตลาดของบริษัทเทคโนโลยีต้องการขออนุมัติแคมเปญโฆษณาใหม่ เธอจะใช้แม่แบบการมอบอำนาจที่มีโครงสร้างชัดเจนเพื่อชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัดเจน ทีมงานสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีความสับสนหรือความล่าช้า เนื่องจากมีการระบุไว้อย่างชัดเจนว่าใครมีอำนาจอนุมัติงบประมาณและกำหนดเวลา

10 อันดับแม่แบบการมอบอำนาจที่ดีที่สุด

1. แม่แบบเมทริกซ์การมอบอำนาจของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบเมทริกซ์การมอบอำนาจของ ClickUpช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจและมอบหมายความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มันมีสถานะที่กำหนดเอง เช่น "มอบหมาย" และ "ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม" เพื่อติดตามงาน ในขณะที่ฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น CFO, CEO และแผนก ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นโครงสร้างอำนาจของทีมได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบหมายงานให้กับผู้จัดการฝ่ายขายและติดตามอำนาจการอนุมัติของพวกเขาผ่านมุมมองตารางเมทริกซ์

เทมเพลตนี้ยังรองรับมุมมองที่กำหนดเอง เช่น รายการงานและแผนภูมิแกนต์ เพื่อชี้แจงบทบาทในการตัดสินใจและโครงสร้างการรายงาน ทำให้ง่ายต่อการติดตามบทบาทของแต่ละบุคคล

2. แม่แบบการจัดการงาน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กำลังดิ้นรนเพื่อให้งานของคุณเป็นระเบียบอยู่หรือไม่?เทมเพลตการจัดการงาน ClickUpคือโซลูชันที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติให้คุณจัดระเบียบงานตามความสำคัญ, สถานะ, หรือแผนก—ทำให้การร่วมมือเป็นเรื่องง่าย.

สมมติว่าทีมการตลาดของคุณกำลังวางแผนเปิดตัวผลิตภัณฑ์ คุณสามารถใช้มุมมองบอร์ดเพื่อวางแผนแต่ละขั้นตอน เช่น การสร้างเนื้อหา แคมเปญโฆษณา และโพสต์บนโซเชียลมีเดีย บนกระดานคัมบัง จากนั้นย้ายงานแต่ละชิ้นผ่านคอลัมน์ต่างๆ เช่น 'ต้องทำ' 'กำลังดำเนินการ' และ 'เสร็จแล้ว' เพื่อติดตามความคืบหน้าทั้งหมดได้อย่างชัดเจน

สำหรับผู้ที่ต้องจัดการกับความรับผิดชอบหลายอย่าง 'มุมมองปฏิทิน' ช่วยให้สามารถกำหนดตารางการสัมภาษณ์ กำหนดเส้นตายสำหรับการติดตามผล และอัปเดตตารางงานได้

สุดท้าย, 'มุมมองรายการ' ของเทมเพลตทำงานได้ดีมากสำหรับผู้จัดการโครงการที่ดูแลหลายทีม.

3. แม่แบบแผนการจัดการทีม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

การบริหารทีมข้ามสายงานหรือทีมที่ทำงานทางไกลอาจเป็นเรื่องท้าทายในบางครั้ง คุณจะรักษาความสอดคล้องและให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกันได้อย่างไร? คุณจะบริหารความก้าวหน้าของบุคคลและทีมอย่างไร?

นั่นคือจุดที่เทมเพลตแผนการจัดการทีม ClickUpเข้ามาช่วย เทมเพลตนี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้นำติดตามความก้าวหน้าของทีม มอบหมายบทบาท และรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย

ตัวอย่างเช่น หากทีมการตลาดระยะไกลมีปัญหาในการประสานงานระหว่างงานต่าง ๆ ฟีเจอร์ 'ดูวาระการประชุมแยกตามแผนก' จะช่วยให้พวกเขาวางแผนการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมั่นใจได้ว่าทุกคนได้รับการมีส่วนร่วม

ในขณะเดียวกัน ทีมเทคโนโลยีที่ทำงานเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์สามารถใช้ 'มุมมองสถานะตามแผนก' เพื่อติดตามงานที่ติดขัดหรือเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น 'แผนก' และสถานะ เช่น 'กำลังดำเนินการ' หรือ 'ยกเลิก' ทีมงานของคุณสามารถปรับใช้เทมเพลตนี้ให้เหมาะกับความต้องการได้อย่างง่ายดาย

4. แม่แบบบทบาทและความรับผิดชอบใน ClickUp RACI Matrix

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เมทริกซ์ RACI (ผู้รับผิดชอบ, ผู้รับผิดชอบ, ผู้ให้คำปรึกษา, ผู้ได้รับข้อมูล) เป็นกรอบการทำงานที่ง่ายสำหรับการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบในโครงการหรือทีม

ลองนึกภาพว่าแผนกบัญชีของคุณกำลังเตรียมตัวสำหรับการตรวจสอบบัญชีประจำปี โดยมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย เช่น CFO ผู้ตรวจสอบบัญชี และทีมการเงิน การกำหนดบทบาทให้ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญเทมเพลต RACI Matrix สำหรับบทบาทและความรับผิดชอบของ ClickUpจะช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) มีหน้าที่ 'รับผิดชอบ' ในการตรวจสอบให้การตรวจสอบบัญชีดำเนินไปอย่างราบรื่น ในขณะที่ผู้จัดการฝ่ายการเงินมีหน้าที่ 'รับผิดชอบ' ในการรวบรวมรายงานทางการเงิน ผู้ตรวจสอบภายนอกจำเป็นต้องได้รับการ 'ปรึกษา' เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจำเป็นต้องได้รับการ 'แจ้งให้ทราบ' เกี่ยวกับบันทึกทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน

การใช้มุมมองเมทริกซ์ RACI ทุกคนจะทราบถึงบทบาทหน้าที่ของตนเองอย่างชัดเจน ช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนหรือการตกหล่นของงาน

เมื่องานดำเนินไปตามสถานะต่าง ๆ เช่น เปิดหรือกำลังดำเนินการ ทีมงานทั้งหมดจะยังคงมีความสอดคล้องกัน ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและป้องกันการล่าช้าในกระบวนการทำงาน

5. แม่แบบการวางแผน RACI ของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เช่นเดียวกับเทมเพลตก่อนหน้านี้เทมเพลตการวางแผน RACI ของ ClickUpยังช่วยในการมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ—แต่มีข้อแม้! มันถูกออกแบบมาสำหรับผู้เริ่มต้นที่จัดการโครงการข้ามสายงาน

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังวางแผนจัดงานบริษัท—ผู้ประสานงานกิจกรรมรับผิดชอบด้านโลจิสติกส์ ผู้จัดการฝ่ายการเงินรับผิดชอบด้านงบประมาณ และทีมทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับความต้องการด้านบุคลากร

หรือพิจารณาการเปิดตัวแคมเปญการตลาด—ผู้สร้างเนื้อหาจะรับผิดชอบในการเขียนเนื้อหา ในขณะที่ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์จะดูแลภาพและกราฟิก และฝ่ายกฎหมายต้องได้รับการปรึกษาเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

คุณสามารถใช้ 'มุมมองบอร์ด' ภายในเทมเพลตเพื่อมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมและดูแผนภูมิแกนต์เพื่อติดตามความคืบหน้าได้

6. แม่แบบ RACI Matrix ของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ต่างจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไปเทมเพลต RACI Matrix ของ ClickUpจะแสดงบทบาทอย่างชัดเจน คุณจึงไม่ต้องสงสัยอีกต่อไปว่าใครกำลังจัดการเรื่องสำคัญ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เทมเพลตนี้สำหรับการวางแผนส่วนตัวได้อีกด้วย

สมมติว่าคุณกำลังวางแผนการเดินทางด้วยรถยนต์กับเพื่อน ๆคุณสามารถใช้เทมเพลตแผนผัง RACIนี้เพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบในการจองโรงแรม ผู้รับผิดชอบในการกำหนดเส้นทาง และผู้รับผิดชอบในการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการตัดสินใจที่สำคัญ

หรือลองนึกภาพการจัดงานการกุศล: คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการระดมทุนและปรึกษากับผู้สนับสนุน

ความสวยงามของเทมเพลตนี้อยู่ที่ความสามารถในการวางแผนความรับผิดชอบอย่างแม่นยำ ทำให้การทำงานเป็นทีมเป็นเรื่องง่าย—ไม่ว่าจะเป็นในธุรกิจหรือชีวิตประจำวัน!

7. แม่แบบเมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังจัดการโครงการของลูกค้าหลายราย—เช่น หนึ่งโครงการสำหรับการพัฒนาเว็บไซต์ และอีกหนึ่งโครงการสำหรับการตลาดเนื้อหา

ด้วยแม่แบบ ClickUp Responsibility Assignment Matrix (RAM) คุณสามารถทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นได้ในพริบตา

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณกำหนดบทบาทที่ชัดเจน: นักพัฒนาดูแลการอัปเดตเว็บไซต์ ในขณะที่นักเขียนเนื้อหาทำงานเกี่ยวกับบทความบล็อก นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ประสานงานโครงการของคุณได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าไทม์ไลน์เป็นไปตามกำหนด—หมดปัญหาการคาดเดาหรือการส่งอีเมลไปมาอย่างต่อเนื่อง

หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดคือ 'มุมมองไวท์บอร์ด' ซึ่งให้ภาพแบบเรียลไทม์ว่าใครรับผิดชอบงานแต่ละอย่าง ทำให้ไม่มีอะไรหลุดรอดไป

ไม่ว่าคุณจะกำลังบริหารทีมหรือเพียงแค่ติดต่อกับลูกค้า เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณสื่อสารและติดตามข้อมูลได้ง่ายขึ้น

8. แม่แบบบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงใน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เคยมีช่วงเวลาที่สมาชิกในทีมพยายามเข้าถึงไฟล์ แต่กลับเจอข้อความ 'ปฏิเสธสิทธิ์การเข้าถึง' ที่น่าหงุดหงิดไหม?

แม่แบบบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงของ ClickUpแก้ไขปัญหาที่ยุ่งยากนั้น

เมื่อบริหารโครงการที่มีขอบเขตหลากหลาย สมมติว่าหัวหน้าฝ่ายขายของคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลลูกค้า ในขณะที่ฟรีแลนซ์จะได้รับสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะสื่อการตลาดเท่านั้น

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณกำหนดได้อย่างชัดเจนว่าใครสามารถเข้าถึงอะไรได้บ้าง เพื่อความปลอดภัยและประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น ในโครงการเว็บไซต์ที่เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ นักออกแบบผลิตภัณฑ์จะสามารถเข้าถึงไฟล์การออกแบบและต้นแบบได้ ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดจะสามารถดูคำอธิบายผลิตภัณฑ์และเนื้อหาส่งเสริมการขายได้

ด้วยมุมมองที่กำหนดเองของ ClickUp เช่น 'งานของแผนก' และ 'งานภายนอก' คุณสามารถติดตามสิทธิ์และการเข้าถึงบทบาทต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์

ไม่ต้องคิดซ้ำสองอีกต่อไป—แค่กระบวนการทำงานที่ตรงไปตรงมาและจัดการอย่างดี!

9. แบบฟอร์มมอบอำนาจโดย pdfFiller

แบบฟอร์มมอบอำนาจของ pdfFiller เหมาะสำหรับเอเจนซี่การตลาดที่ต้องการปรับปรุงการอนุมัติและการตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ต้องการให้ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ดูแลการอนุมัติงานออกแบบและผู้จัดการบัญชีรับผิดชอบการอนุมัติงบประมาณหรือไม่? หรือจะให้ผู้จัดการสื่อสังคมออนไลน์ดูแลการอนุมัติเนื้อหาสำหรับโพสต์ประจำวัน?

เพียงแค่มอบหมายบทบาทอำนาจหน้าที่และให้สมาชิกแต่ละคนในทีมมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด

ด้วยตัวเลือกการแก้ไข, ลงนาม, และแชร์ที่ใช้งานง่าย, เทมเพลตนี้ช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

10. แม่แบบเมทริกซ์การมอบอำนาจโดย Lark

แม่แบบเมทริกซ์การมอบอำนาจจาก Lark มีเป้าหมายสำหรับผู้ใช้ครั้งแรกและช่วยให้โครงการเป็นระเบียบด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

จากการมอบหมายงานภายในทีมอย่างง่ายไปจนถึงการมอบอำนาจข้ามแผนก คุณสามารถแก้ไขการมอบหมายงาน ปรับระดับอำนาจ และติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย—ทั้งหมดนี้ทำได้เพียงไม่กี่คลิก

มันมีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำให้ทุกคนทราบถึงบทบาทของตน ตั้งแต่ผู้ฝึกงานที่กำลังเรียนรู้งาน ไปจนถึงผู้บริหารระดับสูงที่ดูแลงานที่สำคัญ

แจ้งให้ทราบล่วงหน้า: เทมเพลตนี้เหมาะที่สุดสำหรับ Google Sheets

มอบหมายและยกระดับด้วย ClickUp

ผู้นำธุรกิจที่ประสบความสำเร็จหลายคน รวมถึงบุคคลอย่าง แอนดรูว์ คาร์เนกี, อีไล บรอด และเจสสิก้า แจ็คเลย์ ต่างก็ย้ำถึงความสำคัญของการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

รับคำแนะนำจากนักธุรกิจชาวอังกฤษชื่อดัง เซอร์ริชาร์ด แบรนสัน ผู้ซึ่งเคยกล่าวไว้ว่า "หากคุณต้องการเติบโตในฐานะผู้ประกอบการอย่างแท้จริง คุณต้องเรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน"

ปรากฏว่าการเชี่ยวชาญทักษะการมอบหมายงานอาจเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกความสำเร็จอันน่าทึ่งสำหรับธุรกิจของคุณ

แต่เราก็เข้าใจ—การปล่อยวางอาจเป็นเรื่องยาก

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเทมเพลตการมอบอำนาจ 10 แบบนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งที่จะช่วยให้คุณเข้าสู่กระบวนการมอบอำนาจได้อย่างราบรื่น

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการโครงการส่วนตัว ดูแลโครงการการตลาด หรือประสานงานกิจกรรมองค์กร เทมเพลตเหล่านี้จะช่วยให้เกิดการรับผิดชอบในทีมของคุณ

และอย่าลืม ClickUp! แพลตฟอร์มการจัดการโครงการนี้ไม่ได้มีแค่เทมเพลตมากกว่า 1,000 แบบเท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพอีกด้วย

ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีและเริ่มมอบหมายงานอย่างชาญฉลาดวันนี้!