ประเภทของการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจ

คุณเคยสงสัยไหมว่าอีเมลสั้น ๆ เพียงฉบับเดียวสามารถจุดประกายข้อตกลงมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ได้อย่างไร หรือทีมที่กระจายอยู่คนละทวีปสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น? ยินดีต้อนรับสู่โลกของการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจ—ที่ซึ่งการแลกเปลี่ยนข้อมูลดิจิทัลขับเคลื่อนการค้าขายระดับโลก

การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจหมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลทั้งภายในและระหว่างองค์กร ตั้งแต่จุดและขีดของโทรเลขไปจนถึงแชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในปัจจุบัน ซึ่งได้ปฏิวัติวิธีการดำเนินธุรกิจของเรา

ในขณะที่วิธีการแบบดั้งเดิม เช่น การประชุมตัวต่อตัว มอบสัมผัสส่วนบุคคล รูปแบบดิจิทัลสมัยใหม่ให้การเชื่อมต่อทันทีและการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่อุดมสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม พวกเขายังนำมาซึ่งความท้าทาย เช่น ข้อมูลล้นเกินและความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจประเภทของการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ จัดการกับปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และให้แผนการดำเนินการทีละขั้นตอน

ประเภทของการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์

เนื่องจากมีตัวเลือกมากมายสำหรับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณจำเป็นต้องเข้าใจจุดแข็งของแต่ละสื่อและกำหนดหน้าที่หลักให้กับมัน มาสำรวจประเภทการสื่อสารทางธุรกิจที่โดดเด่นที่สุดซึ่งอาศัยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์กันเถอะ

อีเมล: สำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการและเอกสารทางการ

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เก่าแก่ที่สุดซึ่งยังคงมีความสำคัญในสถานที่ทำงานในปัจจุบัน

อีเมลได้ผ่านการทดสอบของกาลเวลาเพราะมันถูกใช้อย่างแพร่หลายเป็นเอกสารทางการสำหรับการสื่อสาร มันยอดเยี่ยมสำหรับการเก็บบันทึก และมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะใช้ได้ทั้งในโหมดซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

อย่างไรก็ตาม ปริมาณอีเมลที่เราได้รับในแต่ละวันอาจทำให้กล่องจดหมายเต็มได้ ซึ่งทำให้การนำกลยุทธ์การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพมาใช้เป็นสิ่งสำคัญ นี่คือจุดที่เครื่องมือสื่อสารและการจัดการงานแบบบูรณาการสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

การส่งข้อความทันที: สำหรับคำถามสั้น ๆ และคำตอบทันที—ทั้งทางการและไม่เป็นทางการ

แพลตฟอร์มการส่งข้อความทันทีได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเนื่องจากมีความต้องการในการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการและแบบเรียลไทม์ ผู้คนต้องการทางเลือกอื่นนอกเหนือจากอีเมลสำหรับการสนทนาแบบเรียลไทม์และการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ต้องการความรวดเร็ว

การส่งข้อความทันทีได้ปฏิวัติการสื่อสารในที่ทำงาน โดยมอบวิธีการเชื่อมต่อที่รวดเร็วและไม่เป็นทางการให้กับสมาชิกในทีม แพลตฟอร์มยอดนิยมได้แก่:

แม้ว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้จะมีฟังก์ชันการทำงานที่ยอดเยี่ยม แต่พวกมันมักทำงานแยกจากกันโดยไม่ได้เชื่อมต่อกับงานของคุณ ในที่สุด คุณก็ต้องดูแลแอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานหลายตัว

ClickUp แพลตฟอร์มการจัดการโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพที่ครอบคลุม นำเสนอทางออกสำหรับความท้าทายนี้ด้วยClickUp Chat เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความยุ่งยากจากการสลับไปมาระหว่างการส่งข้อความทันทีด้วยการผสานรวมเข้ากับงานของคุณโดยตรง

ซอฟต์แวร์การสื่อสารภายในนี้ช่วยให้ทีมสามารถ:

โดยการเชื่อมโยงการสนทนาให้เกี่ยวข้องกับงานของคุณ ClickUp Chat ช่วยลดการสื่อสารที่ผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าอย่างยิ่งในคลังการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ

นี่คือวิธีที่โรซานา ฮังเกรีย, ผู้จัดการโครงการ ได้สัมผัสกับประโยชน์เหล่านี้ด้วยตัวเอง:

ClickUp ย้ายการสื่อสารทั้งหมดจากช่องทางต่าง ๆ เช่น อีเมล, แชท, whatsapp มาไว้ในที่เดียว. ดังนั้น, คุณรู้ว่าจะไปที่ไหนเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ.

สื่อสังคมออนไลน์: สำหรับการเชื่อมช่องว่างระหว่างธุรกิจกับลูกค้าของพวกเขา

เมื่อเครือข่ายการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ขยายตัวเพื่อสะท้อนแนวโน้มปัจจุบัน แพลตฟอร์มสื่อสังคมออนไลน์ได้กลายเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ ทำหน้าที่สองบทบาทเป็นเครื่องมือเครือข่ายและเครื่องมือการตลาดที่ทรงพลังสำหรับธุรกิจ

กล่องข้อความในแอปเหล่านี้มอบโซลูชันที่ไม่ต้องกังวลมากและได้ผลทันที ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้คนชื่นชอบ หากคุณต้องการปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้าและภาพลักษณ์ของแบรนด์ การใช้สื่อสังคมออนไลน์เป็นสิ่งที่คุณต้องทำ

อย่างไรก็ตาม การจัดการบัญชีโซเชียลมีเดียหลายบัญชีอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย การผสานกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของคุณเข้ากับการจัดการโครงการโดยรวมสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้และทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความจะสอดคล้องกันในทุกแพลตฟอร์ม

แพลตฟอร์มการสื่อสารผ่านวิดีโอ: สำหรับการซิงค์แบบเรียลไทม์

แพลตฟอร์มวิดีโอได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกล

บางสิ่งที่พบได้ทั่วไปคือ:

แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้จะยอดเยี่ยมสำหรับการประชุมแบบเรียลไทม์ แต่พวกมันไม่ได้แก้ปัญหาการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันในทีมที่กระจายตัวอยู่เสมอ

ในด้านที่ไม่พร้อมกัน Loom ได้ทำให้การแชร์การบันทึกหน้าจอเป็นที่นิยม ซึ่งได้รับการพัฒนาอย่างสมบูรณ์แบบโดยClickUp Clips

ClickUp Clips ถูกออกแบบมาสำหรับสถานการณ์ที่คำพูดไม่เพียงพอในการอธิบายสิ่งต่างๆ ในการใช้ ClickUp Clips เพียงเปิดการสนทนาใดๆ ใน ClickUp และใช้ไอคอนวิดีโอเพื่อบันทึกหน้าจอของคุณอย่างรวดเร็ว (พร้อมเสียงบรรยายแน่นอน!) แล้วส่งตรงไปยังผู้รับ เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแชร์ความคิดเห็น เน้นจุดบกพร่อง สร้างบทช่วยสอน และส่งการสาธิต

คุณสมบัตินี้ช่วยให้สมาชิกทีมสามารถ:

ไม่เหมือนกับ Loom คุณไม่จำเป็นต้องจัดการแอปแยกต่างหากสำหรับคลิป ทุกการบันทึกหน้าจอและงานที่เกี่ยวข้องกับคลิปของคุณจะถูกเก็บไว้ภายใน ClickUp ทำให้เป็นโซลูชันที่ผสานรวมอย่างแท้จริง

การใช้หลายรูปแบบของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เราทำงานได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็อาจมีข้อเสียหลายประการเช่นกัน การพึ่งพาเครื่องมือเหล่านี้มากเกินไปอาจทำให้เสียสมาธิและทำลายการสื่อสารและการสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวได้ ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนบริบทสูง และเราต้องให้ความสนใจกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ความเสี่ยงในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

แม้จะมีประโยชน์มากมาย ช่องทางการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ก็มีความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งธุรกิจต้องจัดการ:

การนำมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งมาใช้และการติดตามข้อมูลเกี่ยวกับช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้นเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสมบูรณ์ของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจ นี่คือเหตุผลว่าทำไมการเลือกเครื่องมือสื่อสารที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดจึงมีความสำคัญ

การปรับปรุงการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจ

คุณสามารถดำเนินการเชิงรุกเพื่อปรับปรุงระบบสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ในที่ทำงานได้ ในขณะที่เครื่องมืออย่าง Proofpoint ช่วยแก้ไขปัญหาด้านความปลอดภัย การนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของทีมคุณได้อย่างมาก

นี่คือกลยุทธ์บางประการในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจของคุณ:

ดำเนินนโยบายการสื่อสารที่ชัดเจน

สุภาพและกระชับในการสื่อสารทางธุรกิจ

เลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับข้อความ

รักษาหัวเรื่องให้กระชับและอธิบายได้

ทำความสะอาดและจัดระเบียบการสื่อสารดิจิทัลอย่างสม่ำเสมอ

เพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัย

โดยการปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความปลอดภัยของการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ของตนได้ ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลและปลอดภัยยิ่งขึ้น

วิธีสร้างแผนการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทีมของคุณ

ตอนนี้ มาดูกันว่าเราจะนำเคล็ดลับข้างต้นมาปรับใช้และวางแผนการสื่อสารที่มั่นคงได้อย่างไร ทีละขั้นตอน

1. ทบทวนแผนการสื่อสารที่มีอยู่

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างวิธีการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ทั้งหมด ตรวจสอบว่าบริษัทมีแผนการสื่อสารอยู่แล้วหรือไม่ หากมี ให้เน้นย้ำถึงสิ่งที่ได้ผลดีในอดีตและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้

ทำการวิเคราะห์ SWOT และ PEST เพื่อให้ได้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เมื่อคุณทราบตำแหน่งของบริษัทแล้ว การปรับปรุงหรือนำกลยุทธ์ใหม่มาใช้ก็จะง่ายขึ้น

แบบแผนการสื่อสารโดย ClickUpคือแบบแผนครบวงจรที่เก็บกลยุทธ์การสื่อสารของคุณไว้

สามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและช่วยให้ผู้คนพัฒนาแนวคิดที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับการสื่อสารในอุดมคติที่ควรมีลักษณะอย่างไร ตั้งแต่รายละเอียดและวัตถุประสงค์ของโครงการ ไปจนถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เครื่องมือ และการประเมินผล

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้สามารถช่วยคุณ:

เทมเพลตนี้ให้โครงสร้างที่เป็นระบบสำหรับการพัฒนาและนำไปใช้แผนการสื่อสารของคุณ ทำให้ง่ายขึ้นในการให้ทุกคนในทีมของคุณมีความสอดคล้องกันในกลยุทธ์การสื่อสารของทีมคุณ

2. กำหนดเป้าหมายและบรรทัดฐาน

ตอนนี้มาถึงส่วนที่น่าตื่นเต้นแล้ว คุณมีองค์ประกอบสำคัญสองประการของกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ: เป้าหมายที่ต้องการบรรลุและกฎของเกม

ตามที่ได้หารือไว้ข้างต้น คุณจำเป็นต้องเลือกช่องทางที่มีความหมายต่อเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ ต่อไป คุณต้องกำหนดกฎเกณฑ์ให้ชัดเจนเพื่อให้บุคคลภายนอกทราบถึงสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้จากคุณ

ตัวอย่างเช่น หากหนึ่งใน KPI ของคุณคือการปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า คุณจำเป็นต้องทำงานเกี่ยวกับการส่งอีเมลให้ถึงผู้รับ การติดตามอีเมล การสรุปก่อนและหลังการประชุม และระเบียบวิธีในการสื่อสาร

ตัดสินใจว่าคุณต้องการแบ่งปันเกี่ยวกับโครงการมากน้อยเพียงใด ลูกค้าควรคาดหวังการอัปเดตเมื่อใด และผลลัพธ์ที่ส่งมอบควรมีลักษณะอย่างไร ระบุรายละเอียดให้ชัดเจนและสร้างแม่แบบเพื่อทำให้ทุกอย่างเป็นระบบ หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถใช้แม่แบบแผนการสื่อสารของ ClickUpเพื่อเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว

3. อธิบายความคาดหวัง

ภายในองค์กร ทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้นเมื่อทีมรู้ว่าผู้จัดการคาดหวังอะไรจากพวกเขา และนั่นเป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องอธิบายสิ่งนี้อย่างละเอียด

กรุณาแบ่งปันเอกสารหน้าเดียวที่อธิบายสไตล์การบริหารของคุณ ความชอบและไม่ชอบในการทำงาน ความชอบในการสื่อสาร และความคาดหวังต่อทีมของคุณ. สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานเข้าใจคุณดีขึ้น.

เทมเพลต"การทำงานร่วมกับฉัน [ผู้จัดการ]" โดย ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถแก้ไขหน้าเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม ปรับแต่งให้เหมาะสมยิ่งขึ้น และรวมความสัมพันธ์และการอ้างอิงเพื่อชี้แจงสิ่งต่างๆ ได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

สิ่งนี้ช่วยลดความขัดแย้งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด ซึ่งนำเราไปสู่ขั้นตอนต่อไป

4. อธิบายบทบาทและความรับผิดชอบ

เนื่องจากการสื่อสารเป็นรากฐานของความร่วมมือ คุณสามารถขอให้พนักงานแบ่งปันเอกสารสรุปหนึ่งหน้าที่มีลักษณะคล้ายกันกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการ ควรรวมรูปแบบการทำงาน ช่องทางการสื่อสารที่ชื่นชอบ และตารางเวลา รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ

จากข้อมูลนี้ ผู้จัดการสามารถมอบหมายงานให้กับผู้ที่เหมาะสมที่สุดในการจัดการงานนั้น ๆ และวางแผนได้อย่างเหมาะสม ด้วยวิธีนี้ ทักษะจะถูกใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ในขณะที่สร้างความไว้วางใจ

พนักงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้โดยใช้แม่แบบการทำงานร่วมกับฉัน [รายบุคคล] จาก ClickUp ซึ่งเป็นเอกสาร ClickUpที่สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ สามารถแก้ไขและขยายเพื่อเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อ:

เอกสารเหล่านี้สามารถเชื่อมโยงกับงานใน ClickUpเพื่อเพิ่มการมองเห็นภายในพื้นที่ทำงานได้ดียิ่งขึ้น

5. จัดตั้งตัวเลือกสำรอง

เกิดอะไรขึ้นเมื่อมีช่องว่างทางความรู้? หรือเมื่อสมาชิกหลักในทีมไม่สามารถเข้าร่วมได้เนื่องจากเหตุฉุกเฉิน? ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเตรียมพร้อมรับมือกับความขัดข้อง

สร้างเมทริกซ์การยกระดับปัญหาสำหรับเมื่องานต้องการความสนใจเป็นพิเศษ และอธิบายเมทริกซ์นี้ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนทราบ คุณควรระบุรายละเอียดช่องทางการสื่อสารสำรองเพื่อให้การทำงานสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น เมื่อคุณจัดการเรื่องนี้เรียบร้อยแล้ว พนักงานจะมีโอกาสน้อยลงที่จะตื่นตระหนกหากงานเกิดปัญหา

ขอแสดงความยินดี! คุณกำลังอยู่ในเส้นทางที่ดีในการป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารและใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกโหมดการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ในที่ทำงาน!

เพิ่มพลังการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ

การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ปฏิวัติธุรกิจอย่างสิ้นเชิง โดยมอบความเร็วและความยืดหยุ่นที่ไม่มีใครเทียบได้ อย่างไรก็ตาม มันก็นำมาซึ่งความท้าทาย: ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์, ข้อมูลล้นเกิน, และความจำเป็นในการมีนโยบายที่ชัดเจน

เพื่อให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน จำเป็นต้องเลือกช่องทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม ดำเนินการด้านความปลอดภัยอย่างเข้มงวด และสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด การจัดการเครื่องมือหลายอย่างอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่มีทางออกให้เสมอ

ClickUp ผสานช่องทางการสื่อสารต่างๆ เข้าไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ClickUp Chat สำหรับการส่งข้อความตามบริบท และ ClickUp Clips สำหรับการสื่อสารวิดีโอแบบอะซิงโครนัส

มันช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น, เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน, และรักษาความปลอดภัย—แก้ไขปัญหาหลายประการที่เราได้หารือไว้

พร้อมที่จะเพิ่มพลังให้กับการสื่อสารและการทำงานของทีมคุณหรือยัง?ลงทะเบียนใช้ ClickUp วันนี้และสัมผัสประสบการณ์การเข้าถึงการสื่อสารทางธุรกิจที่ราบรื่นและครบวงจรได้อย่างสะดวกสบาย