วิธีเขียนอีเมลถึงหลายคน (พร้อมสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ)

คุณกำลังจะส่งอีเมลที่สำคัญ แต่แล้วคุณก็หยุด คุณสงสัยว่า คุณจะทักทายผู้รับอย่างไรให้เหมาะสมโดยไม่ดูเป็นทางการเกินไปหรือทำให้ใครบางคนรู้สึกถูกมองข้าม?

หากคุณเป็นทางการเกินไป คุณอาจฟังดูเป็นหุ่นยนต์

ดูไม่เป็นทางการเกินไป อาจทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ

ไม่ว่าจะส่งอีเมลถึงกลุ่มเพื่อนร่วมงานหรือส่งการอัปเดตโครงการให้ลูกค้า คุณจำเป็นต้องกำหนดโทนให้เหมาะสม

หากคุณกำลังสงสัยว่าจะเขียนอีเมลถึงหลายคนอย่างไรให้เหมาะสม มาดูเคล็ดลับมารยาทในการเขียนอีเมลกลุ่มเพื่อให้อีเมลของคุณสมบูรณ์แบบกันเถอะ ✉️

เมื่อใดควรกล่าวถึงผู้รับหลายคนในอีเมล

การรู้ว่าเมื่อใดควรให้หลายคนเข้ามาเกี่ยวข้องในอีเมลอาจต้องใช้ทักษะในการปรับสมดุล

⭐ เทมเพลตแนะนำ

เบื่อกับการคิดซ้ำไปซ้ำมาว่าจะเขียนอีเมลถึงหลายคนอย่างไรดีใช่ไหม?ลองใช้เทมเพลตอีเมลอัตโนมัติฟรีจาก ClickUpเพื่อจัดการรายละเอียดต่าง ๆ ให้คุณเขียนได้อย่างมั่นใจและส่งอีเมลได้อย่างไร้กังวล

รับแม่แบบฟรี

คุณต้องการให้ทุกคนได้รับข้อมูล แต่การส่งอีเมลตอบกลับที่ไม่จำเป็นไปยังกล่องจดหมายของทุกคนอาจทำให้รู้สึกหงุดหงิดได้ ดังนั้น เมื่อใดจึงเหมาะสมที่จะกดตอบกลับทั้งหมดหรือเพิ่มผู้รับหลายคนตั้งแต่แรก?

นี่คือสถานการณ์ทั่วไปบางประการ:

ความสำคัญของการกล่าวถึงผู้รับหลายคนในอีเมลอย่างถูกต้อง

การระบุผู้รับหลายรายในอีเมลอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพและการรักษามารยาททางวิชาชีพ การกระทำเช่นนี้แสดงถึงความเคารพต่อบทบาทของแต่ละบุคคลและทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการยอมรับ

โปรดจำไว้ว่าการระบุชื่อผู้รับอย่างถูกต้องช่วยให้พวกเขาเข้าใจระดับการมีส่วนร่วมและการดำเนินการที่คาดหวังได้ ช่วยขจัดความสับสนและเพิ่มอัตราการตอบสนอง

นอกจากนี้ ยัง ป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เช่น การตอบกลับทั้งหมดโดยไม่ตั้งใจ หรือการละเว้นโดยไม่ได้ตั้งใจ

การปรับแต่งส่วนบุคคลในการสื่อสารทางอีเมล

การปรับแต่งอีเมลให้เหมาะกับบุคคล แม้กระทั่งเมื่อส่งถึงหลายคน ก็ช่วยเพิ่มความมืออาชีพและความจริงใจ

การปรับแต่งให้เหมาะกับบุคคลยังช่วยเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วมของอีเมลของคุณ และช่วยหลีกเลี่ยงอีเมลที่ฟังดูไม่เป็นส่วนตัวหรือเย็นชา

วิธีเขียนอีเมลถึงหลายคน

การติดต่อผู้รับหลายคนในอีเมลต้องใช้ข้อความที่รอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเป็นมืออาชีพ ชัดเจน และครอบคลุมทุกคน

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรคำนึงถึงเมื่อต้องติดต่อกับหลายคนในอีเมล:

1. ใช้ชื่อบุคคลหรือชื่อกลุ่มในการทักทาย

เมื่อสื่อสารกับหลายคนผ่านอีเมลเดียว การใช้ชื่อบุคคลในคำทักทายสามารถทำให้รู้สึกเป็นส่วนตัวและน่าสนใจมากขึ้น

แนวทางนี้พิสูจน์ว่าคุณได้ใช้เวลาในการรับรู้ผู้รับแต่ละคนและสร้างความสัมพันธ์ที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น

สิ่งนี้ช่วยปลดภาระอีเมลที่ซ้ำซากเมื่อคุณต้องการทักทายผู้รับหลายคน

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือจัดการกล่องขาเข้าและเทมเพลตอีเมลเพื่อจัดหมวดหมู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ตามกลุ่มต่างๆ ได้ดีขึ้น

2. เลือกใช้ภาษาที่เป็นกลางทางเพศในเนื้อหาอีเมล

การใช้ภาษาที่ครอบคลุมและไม่แบ่งแยกเพศในเนื้อหาอีเมลของคุณแสดงถึงน้ำเสียงที่ให้ความเคารพ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการคาดเดาเกี่ยวกับเพศของบุคคลและส่งเสริมความครอบคลุมในระบบนิเวศทางวิชาชีพที่หลากหลายได้

เช่นเดียวกัน ควรหลีกเลี่ยงชื่อตำแหน่งงานที่ระบุเพศ เช่น 'ประธานกรรมการ' หรือ 'พนักงานขาย' และเลือกใช้ 'ประธานกรรมการ' หรือ 'พนักงานขาย' แทน

3. กล่าวถึงบุคคลด้วยชื่อเมื่อเหมาะสม

ในหลายกรณี การระบุชื่อบุคคลในเนื้อหาของอีเมลเมื่อต้องการให้ดำเนินการหรือรับผิดชอบเฉพาะเจาะจงนั้นถือเป็นเรื่องที่ชาญฉลาด นิสัยเช่นนี้จะช่วยป้องกันความคลุมเครือว่าสมาชิกทีมคนใดได้รับมอบหมายให้ทำอะไร โดยเฉพาะในบริบทของการจัดการโครงการ

หากคุณไม่ได้ระบุชื่อของพวกเขาอย่างชัดเจน อาจเกิดการสับสนขึ้นได้ เนื่องจากผู้รับหลายคนอาจกระโดดเข้ามาทำภารกิจนี้ ทำให้ทีมของคุณมีความคาดหวังและความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจนและกระจัดกระจาย

4. หลีกเลี่ยงการเรียกชื่อกลุ่มเมื่อไม่จำเป็น

แม้ว่าการระบุชื่อผู้รับแต่ละคนในอีเมลกลุ่มอาจมีประโยชน์ในหลายกรณี แต่อาจเป็นการซ้ำซ้อนหรือทำให้รู้สึกไม่สะดวกได้เช่นกัน

หากอีเมลเป็นการอัปเดตหรือประกาศทั่วไปที่ส่งผลต่อทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อบุคคลโดยเฉพาะ โดยเฉพาะในส่วนทักทาย การทำเช่นนี้จะช่วยให้ข้อความของคุณกระชับและหลีกเลี่ยงความสับสนที่ไม่จำเป็น

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือการส่งอีเมลถึงผู้รับหลายคน ทุกคนต้องมีบทบาทในบริบทของอีเมลนั้น

5. พิจารณาบริบทเพื่อตัดสินใจระหว่างคำทักทายที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

บริบทของอีเมลของคุณมักจะเป็นตัวกำหนดว่าควรใช้คำทักทายแบบไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ

นอกจากนี้ โปรดแยกการติดต่อทางธุรกิจและส่วนตัวออกจากกัน แม้แต่ในอีเมล

การปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมลของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

การจัดการการสื่อสารทางอีเมลในกลุ่มอาจรู้สึกเหมือนการโยนลูกบอลหลายลูกพร้อมกัน อีเมลอาจสูญหาย การติดตามอาจหลุดผ่านช่องว่าง และงานอาจกระจัดกระจายและไม่ชัดเจน

เครื่องมือการจัดการโครงการ ที่ฝังกลยุทธ์การจัดการอีเมลที่ดีที่สุดและคุณสมบัติสามารถช่วยได้ที่นี่

พิจารณาClickUp ซึ่งออกแบบมาให้เป็นช่องทางการสื่อสารแบบครบวงจรสำหรับทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับอีเมล รวมถึงการสนทนาเกี่ยวกับงาน กำหนดเวลา กระดานไวท์บอร์ด แผนผัง และอื่นๆ อีกมากมาย

มาดูกันว่ามันสามารถยกระดับการจัดการงานอีเมลและการสื่อสารกลุ่มไปอีกขั้นได้อย่างไร:

การจัดการโครงการทางอีเมล

ลองใช้การจัดการโครงการผ่านอีเมลของ ClickUpเพื่อเปลี่ยนอีเมลที่เกี่ยวข้องให้เป็นงานที่สามารถดำเนินการได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์มเดียว มันรวมศูนย์อีเมลและงานของคุณไว้ด้วยกัน คุณจึงไม่ต้องสลับไปมาระหว่างกล่องจดหมายและเครื่องมือจัดการโครงการ

เมื่อคุณได้รับอีเมลกลุ่มที่มีงานมอบหมายหรือการอัปเดตโครงการ คุณสามารถสร้างงานจากอีเมลเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายเพียงไม่กี่คลิก วิธีนี้ช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดโดยให้สมาชิกในทีมของคุณติดตามและจัดการงานที่ได้รับมอบหมายภายในพื้นที่ทำงานของโครงการ

คุณยังสามารถ:

การผสานรวมกับ Gmail

การผสานรวม Gmail ของ ClickUpโดดเด่นในฐานะสิ่งที่ควรลองสำหรับการจัดการการสื่อสารทางอีเมลโดยตรงภายใน ClickUp

คุณสามารถแปลงอีเมลเป็นความคิดเห็นได้อย่างง่ายดายหรือฝังไว้ในเอกสาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระหว่างทีม ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องจัดการกับปริมาณอีเมลจำนวนมาก ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดาย

การผสานรวมกับ Gmailช่วยให้จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณได้ นำความชัดเจนที่จำเป็นอย่างยิ่งมาสู่ความวุ่นวายของอีเมล นอกจากนี้ การเชื่อมโยงการสนทนาทางอีเมลโดยตรงกับไทม์ไลน์ของโครงการของคุณยังช่วยให้คุณไม่พลาดรายละเอียดหรือรายการที่ต้องดำเนินการที่สำคัญ

เป็นวิธีที่ง่ายในการลดการสลับแท็บและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เทมเพลตอีเมลอัตโนมัติ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตการอัตโนมัติทางอีเมลของ ClickUpช่วยให้การสื่อสารง่ายขึ้นเมื่อคุณต้องการส่งการอัปเดตโครงการหรือการแจ้งเตือนกำหนดเวลา

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลอัปเดตประจำสัปดาห์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายท่าน หรือความคิดเห็นจากลูกค้าที่ต้องการให้ทีมของคุณนำไปปรับปรุง เทมเพลตนี้จะช่วยกำหนดเวลาและส่งอีเมลดังกล่าวโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการอัตโนมัติทางอีเมลทั้งหมดของคุณได้ ตั้งแต่การตั้งค่าทริกเกอร์ไปจนถึงการปรับแต่งรูปแบบและการออกแบบ วิธีนี้ช่วยลดความจำเป็นในการทำงานด้วยตนเองและเพิ่มเวลาให้กับทีมของคุณ ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความสำคัญสูงได้

พื้นฐานของมารยาททางอีเมล: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

มารยาททางอีเมลเป็นทักษะที่จำเป็นซึ่งสามารถส่งเสริมหรือบั่นทอนความสัมพันธ์กับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานได้ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลสั้นๆ ถึงเพื่อนร่วมงานหรือข้อความที่เป็นทางการถึงลูกค้า การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลขั้นพื้นฐานจะช่วยให้โทนการสื่อสารเหมาะสมและป้องกันความเข้าใจผิด

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

สิ่งที่ควรทำ

สิ่งที่ไม่ควรทำ

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการใช้เครื่องมือจัดการอีเมลเช่น ClickUp เพื่อช่วยให้ทีมของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ClickUp ช่วยรวบรวมอีเมล จัดการงาน และทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลซ้ำไปซ้ำมา

ทำให้การตอบอีเมลมาตรฐานเป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp

เป้าหมายสุดท้ายคือการสื่อสารกับผู้คนหลายคนผ่านทางอีเมลด้วยคำแนะนำที่ง่าย ๆ เช่น การใช้ภาษาที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ การใช้ CC และ BCC อย่างถูกต้อง และการรักษาโทนเสียงให้เป็นมิตรและอีเมลให้กระชับ

การแนะนำซอฟต์แวร์เช่น ClickUp ให้กับโครงการและการจัดการอีเมลของคุณสามารถลดความจำเป็นในการใช้เครื่องมือจากผู้ให้บริการภายนอกเพิ่มเติมได้

ตั้งแต่การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพไปจนถึงการรักษาคุณภาพมาตรฐานสูงในการสื่อสารภายในกลุ่ม ClickUp ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลไปมาที่ไม่จำเป็น

อย่าปล่อยให้กล่องจดหมายของคุณกลายเป็นที่ทิ้งขยะดิจิทัล! ทำให้มันสะอาดและปราศจากความรก

ลงทะเบียนใช้ ClickUpฟรีวันนี้