วิธีสร้างนโยบาย PTO (พร้อมตัวอย่าง)

คุณถูกถาโถมด้วยคำขอลาแบบสุ่มจากพนักงานของคุณอยู่ตลอดเวลาหรือไม่? หรือคุณสังเกตเห็นการขาดงานบ่อยครั้งโดยไม่มีการแจ้งล่วงหน้าเพียงพอ?

หากคำตอบคือใช่สำหรับคำถามใดคำถามหนึ่ง นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าคุณอาจต้องการนโยบายการลาหยุดแบบสะสม (PTO) ที่มีโครงสร้างชัดเจน นโยบาย PTO ช่วยให้พนักงานสามารถลาหยุดงานตามแผนที่วางไว้ ส่งเสริมสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน และเพิ่มความพึงพอใจในการทำงาน

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะแบ่งปันวิธีการสร้างนโยบาย PTO พร้อมตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง มาเริ่มกันเลย!

การทำความเข้าใจเกี่ยวกับเวลาหยุดงานที่ได้รับค่าจ้าง (PTO)

เวลาหยุดงานที่ได้รับค่าจ้าง (PTO) เป็นสวัสดิการที่ อนุญาตให้พนักงานหยุดงานเพื่อพักผ่อน ลาป่วย หรือเหตุผลส่วนตัว โดยยังคงได้รับค่าจ้าง การหยุดพักจากงานเป็นประจำช่วยให้พนักงานมีเวลาฟื้นฟูและกลับมาทำงานอย่างมีสมาธิ ส่งเสริมสุขภาพกายและจิตใจของพวกเขา

นโยบาย PTO ที่มีประสิทธิภาพและโครงสร้างที่ดีช่วยให้องค์กร:

คุณสามารถนำนโยบายการลาพักร้อนแบบไม่ระบุเหตุผล (PTO) ที่แตกต่างกันมาใช้ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของคุณส่วนใหญ่เป็นมืออาชีพที่ทำงานในโครงการที่มีเป้าหมายชัดเจน และคุณต้องการเน้นการสร้างความไว้วางใจ คุณสามารถเสนอการลาพักร้อนแบบไม่ระบุเหตุผลได้ไม่จำกัด

นี่คือประเภทต่าง ๆ ของการลาหยุดแบบมีค่าจ้างที่คุณสามารถเพิ่มเข้าไปในนโยบาย PTO ของคุณได้:

การลาป่วย

การลาป่วยหรือการลาทางการแพทย์มีให้สำหรับพนักงานเพื่อดูแลสุขภาพหรือฟื้นตัวจากการบาดเจ็บ โดยทั่วไปจะใช้วิธีการสะสม ซึ่งพนักงานจะได้รับเวลาลาป่วยหนึ่งชั่วโมงสำหรับทุก 30-50 ชั่วโมงที่ทำงาน ขึ้นอยู่กับนโยบาย

แม้ว่าจะไม่มีกฎหมายของรัฐบาลกลางในสหรัฐอเมริกาที่กำหนดให้บริษัทต้องให้วันลาป่วยแก่พนักงาน แต่หลายรัฐ รวมถึงรัฐแอริโซนา แคลิฟอร์เนีย นิวยอร์ก และแมสซาชูเซตส์ ได้ออกกฎหมายท้องถิ่นให้วันลาป่วยแบบได้รับค่าจ้างเป็นข้อบังคับ คุณจำเป็นต้อง ตรวจสอบกฎหมายของรัฐที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก่อนจัดทำนโยบายการลาหยุดแบบมีค่าจ้าง (PTO)

วันหยุดราชการ

คุณสามารถมอบเวลาหยุดงานแบบได้รับค่าจ้างให้แก่พนักงานในวันหยุดทางศาสนา วันหยุดของรัฐ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ระดับชาติได้ รายการวันหยุดที่ได้รับค่าจ้างจะขึ้นอยู่กับประเทศที่คุณอยู่และวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรของคุณ บริษัทระดับโลกมักอนุญาตให้พนักงานหยุดงานในวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้สูงสุด 10 วันต่อปี ขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งของพวกเขา

การลาเพื่อจัดการงานศพ

การลาเพื่อเสียชีวิตของบุคคลอันเป็นที่รัก หรือที่รู้จักในนามของการลาเพื่อความเมตตา อนุญาตให้พนักงานสามารถหยุดงานเพื่อไว้อาลัยต่อการเสียชีวิตของบุคคลอันเป็นที่รักได้ แม้ว่าจะไม่มีกฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการลาเพื่อเสียชีวิตของบุคคลอันเป็นที่รัก แต่ บริษัทต่างๆ เสนอให้สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เอื้ออาทรและให้ความสำคัญกับพนักงานเป็นศูนย์กลาง

การลาครอบครัว

การลาครอบครัวโดยทั่วไปคือการลาเพื่อดูแลบุตรที่ได้รับค่าจ้างสูงสุด 12 สัปดาห์เมื่อมีการคลอดหรือรับบุตรบุญธรรม นอกจากนี้ยังรวมถึงการลาดูแล ซึ่งพนักงานสามารถลาหยุดงานบางส่วนเพื่อดูแลสมาชิกในครอบครัวที่มีภาวะสุขภาพวิกฤต

เวลาลงคะแนนเสียง

พนักงานจะได้รับเวลาหยุดงานแบบได้รับค่าจ้างประเภทนี้สำหรับการเลือกตั้งประธานาธิบดีและการเลือกตั้งท้องถิ่น โดยปกติเวลาหยุดเพื่อลงคะแนนเสียงจะมีจำกัด เนื่องจากพนักงานต้องการเพียงไม่กี่ชั่วโมงในการลงคะแนนเสียงเท่านั้น

โปรดตรวจสอบกฎหมายของรัฐของคุณเพื่อดูว่าคุณจำเป็นต้องให้เวลาหยุดงานแบบได้รับค่าจ้างหรือไม่ได้รับค่าจ้างสำหรับการลงคะแนนเสียงหรือไม่ ตัวอย่างเช่นกฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนียอนุญาตให้พนักงานหยุดงานได้สูงสุดสองชั่วโมงเพื่อไปลงคะแนนเสียงโดยไม่สูญเสียค่าจ้าง

วันหยุดพักผ่อน

ประเภทของวันลาประเภทนี้จะเป็นประโยชน์เมื่อพนักงานต้องการไปพักผ่อน ใช้เวลากับครอบครัว หรือเพียงแค่หยุดพักจากการทำงาน วันลาพักร้อนจะมอบให้พนักงานหลังจากทำงานครบระยะเวลาที่กำหนด และจะ เพิ่มขึ้นตามจำนวนปีที่พนักงานทำงาน

การลาพักงาน

บางบริษัทยังมีการให้ลาพักร้อนแบบยาว (sabbatical leave) ซึ่งโดยทั่วไปจะอยู่ที่ 4-6 สัปดาห์ สำหรับพนักงานที่มีสิทธิ์และต้องการหยุดงานเป็นระยะเวลานานขึ้น เพื่อมุ่งเน้นเรื่องสุขภาพจิต กลับไปเรียนต่อ ลงเรียนคอร์สต่างๆ ทำงานส่วนตัว หรือพัฒนาตนเองและฝึกอบรมด้านอาชีพ

ประเภทของนโยบายการลาหยุดที่ได้รับค่าจ้าง

ตอนนี้ มาพูดถึงประเภทต่างๆ ของนโยบาย PTO ที่คุณสามารถพิจารณาสำหรับองค์กรของคุณ

การลาแบบดั้งเดิม

นโยบาย PTO แบบดั้งเดิมมอบจำนวนวันลาที่ได้รับค่าจ้างให้แก่พนักงานตามประเภทของการลาต่างๆ เช่น วันหยุดพักผ่อน วันลาป่วย วันลาส่วนตัว เป็นต้น

คุณอาจพิจารณาเพิ่มจำนวนวันลาค่อย ๆ ขึ้นไปหลังจากที่พนักงานได้ทำงานครบระยะเวลาหนึ่งแล้ว

วันลาพักร้อนสะสม

การสะสมวันลาพักร้อน (Banked PTO) มีความคล้ายคลึงกับวันลาพักร้อนแบบดั้งเดิม ในที่นี้ คุณก็สามารถกำหนดจำนวนวันลาที่ได้รับค่าจ้างให้กับพนักงานได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม ต่างจากระบบที่มีหลายประเภทของวันลา วันลาทั้งหมดจะถูกสะสมไว้ใน 'ธนาคาร' เดียว และไม่มีการแยกประเภท

พนักงานสามารถใช้สิทธิ์ลาพักร้อนที่สะสมไว้จากธนาคารวันลาของตนได้โดยไม่จำกัดเหตุผล โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องใช้สิทธิ์จากหมวดหรือประเภทการลาเฉพาะใด ๆ นโยบายลาพักร้อนประเภทนี้เหมาะสำหรับทีมที่มีจำนวนพนักงานไม่มาก

วันลาพักร้อนแบบไม่จำกัด

นโยบายนี้อนุญาตให้พนักงานลาหยุดได้ตามที่ต้องการ โดยไม่มีจำนวนวันลาที่กำหนดไว้ ข้อดีที่สำคัญที่สุดของนโยบายลาหยุดแบบไม่จำกัดคือ มอบความยืดหยุ่นในการทำงานให้กับพนักงาน และ เปิดโอกาสให้พวกเขาสามารถลาหยุดได้ตามความสะดวกของตนเอง ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นนัดพบแพทย์หรือช่วงวันหยุดฤดูใบไม้ผลิ พนักงานก็สามารถหยุดงานได้อย่างอิสระ

จากการสำรวจของHarris Poll พบว่า 60% ของมืออาชีพในสหรัฐอเมริกา มีวันหยุดที่ได้รับค่าจ้างมากกว่า 10 วันต่อปี และ 7% ของพนักงานมีวันหยุดพักผ่อนแบบไม่จำกัดวัน

แม้ว่าจะดูเหมือนว่าคุณกำลังให้เวลาหยุดงาน 'ไม่จำกัด' แต่นี่เป็นวิธีที่ดีในการแสดงความไว้วางใจต่อพนักงาน นโยบายการลาหยุดนี้จะได้ผลดีที่สุดหากคุณเป็นสตาร์ทอัพและต้องการดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถสูง นอกจากนี้ยัง ได้ผลดีหากคุณไม่มีเวลาเพียงพอในการติดตามการลาของพนักงานหรือติดตามเวลาที่สะสมไว้ และคุณวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานจากผลลัพธ์และเป้าหมาย

วันลาพักร้อนสะสม

วันลาพักร้อนสะสม (Accrued PTO) คือจำนวนวันลาที่พนักงานได้รับหลังจากทำงานครบตามจำนวนชั่วโมงที่กำหนดในองค์กร พนักงานสามารถใช้วันลาสะสมนี้เพื่อพักผ่อน ดูแลสุขภาพ หรือใช้สำหรับธุระส่วนตัว วันลาพักร้อนสะสม เปรียบเสมือนเงินที่ได้รับสะสมตามเวลาและเก็บไว้ในธนาคาร ซึ่งสามารถนำมาใช้เมื่อจำเป็น บางองค์กรอนุญาตให้พนักงานสามารถแลกวันลาสะสมที่ไม่ได้ใช้เป็นเงินสดได้

วันลาพักร้อนแบบยืดหยุ่น

เวลาหยุดงานแบบยืดหยุ่นที่ได้รับค่าจ้าง ให้พนักงานสามารถหยุดงานได้ตามความจำเป็นโดยไม่ต้องสะสมหรือได้รับสิทธิ์ สามารถรวมไว้ในหมวดเดียวที่ครอบคลุมการหยุดงานทั้งหมดที่สามารถใช้ได้ เช่น การลาเพื่องานศพ การหยุดงานส่วนตัว วันหยุดพักผ่อน วันลาป่วย ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของเวลาหยุดงานแบบยืดหยุ่นที่ได้รับค่าจ้างคือ พนักงานไม่จำเป็นต้องขออนุญาตล่วงหน้า

วิธีสร้างนโยบาย PTO สำหรับทีมของคุณ

การสร้างนโยบายการลาพักร้อนแบบสะสม (PTO) สำหรับทีมของคุณอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะหากคุณกำลังทำเป็นครั้งแรก นี่คือคู่มือที่จะช่วยคุณในการร่างนโยบาย PTO:

1. ทำความเข้าใจข้อกำหนดทางกฎหมาย

เนื่องจากกฎหมายแรงงานเกี่ยวกับวันลาที่ได้รับค่าจ้างมีความแตกต่างกันตามภูมิภาค กรุณาตรวจสอบกฎหมายและข้อบังคับท้องถิ่นเกี่ยวกับการลาในพื้นที่ของคุณขณะจัดทำนโยบายการลาหยุดงานที่ได้รับค่าจ้าง (PTO)

ตัวอย่างเช่นพระราชบัญญัติการลาครอบครัวและการแพทย์ของรัฐบาลกลาง หรือ FMLAในสหรัฐอเมริกา กำหนดให้บริษัทที่มีพนักงานอย่างน้อย 50 คน ต้องให้การลาที่ได้รับการคุ้มครองตำแหน่งงานแก่พนักงานสำหรับการลาเพื่อเป็นผู้ปกครอง, การลาเพื่อรักษาตัว, การลาเพื่อดูแลครอบครัว, และการลาเพื่อกรณีฉุกเฉินทางทหาร

บางรัฐยังกำหนดให้นายจ้างต้องติดตามยอดคงเหลือของ PTO ด้วย ดังนั้นโปรดตรวจสอบกฎหมายของรัฐของคุณหากคุณจำเป็นต้องทำเช่นนั้น เมื่อคุณเสนอโปรแกรมแล้ว ให้ตรวจสอบมาตรฐานอุตสาหกรรมที่คุณดำเนินการอยู่ ตัวอย่างเช่นโปรแกรมการลาครอบครัวที่ได้รับค่าจ้างของรัฐนิวยอร์กกำหนดให้องค์กรต้องซื้อแผนการลาครอบครัวและการลาป่วยที่ได้รับค่าจ้างผ่านตลาดประกันภัยเอกชน

2. กำหนดคุณสมบัติของพนักงานสำหรับประเภท PTO ที่แตกต่างกัน

ต่อไป ให้กำหนดคุณสมบัติของพนักงานในแง่ของจำนวนวันลาที่แต่ละคนมีสิทธิ์ได้รับ จัดประเภทพนักงานตามระดับ ลักษณะงาน หรือระยะเวลาการทำงานในบริษัท เพื่อกำหนดสิทธิ์การลาของพนักงาน คุณสามารถจัดกลุ่มพนักงานได้ดังนี้:

3. เลือกนโยบาย PTO ที่เหมาะสม

โปรดระมัดระวังในการเลือกนโยบาย PTO สำหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถเสนอความยืดหยุ่นภายใต้นโยบาย PTO ที่กว้างขึ้นได้ เช่น การจ่าย PTO ระหว่างการแยกทาง ความสามารถในการสะสมเวลา หรือวันหยุดพักผ่อนไม่จำกัด

คุณยังสามารถแบ่งวันลาพักร้อน (PTO) ออกเป็นวันลาพักร้อน วันลาส่วนตัว วันลาเพื่อสุขภาพจิต วันลาป่วย ฯลฯ ได้ตามความต้องการของพนักงานและสิ่งที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์โดยรวมของบริษัท

ตัวอย่างเช่น หากคุณให้ความสำคัญกับสุขภาพของพนักงานเป็นอย่างมาก การให้เวลาหยุดพักเพื่อสุขภาพจิตแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจอย่างแท้จริง

นี่คือวิธีที่คุณสามารถตัดสินใจเลือกนโยบาย PTO ที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ:

4. สรุปขั้นตอนการอนุมัติและขั้นตอนการจ่ายเงิน

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดกระบวนการอนุมัติการลา PTO เพื่อป้องกันการนำ PTO ไปใช้ในทางที่ผิดและการขาดงานโดยไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างเช่น หากไม่ใช่กรณีฉุกเฉิน พนักงานจะต้องยื่นคำขอลา PTO เพื่อรับการพิจารณาจากหัวหน้างานหรือผู้จัดการและฝ่ายทรัพยากรบุคคลล่วงหน้าเป็นระยะเวลาที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น หากผู้จัดการไม่อนุมัติการลาหยุด (PTO) ภายในหนึ่งสัปดาห์ ระบบจะอนุมัติให้โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้ เทมเพลตปฏิทิน PTO ของ ClickUpเพื่อติดตามการลาของพนักงานและทำให้กระบวนการอนุมัติการลาเป็นไปอย่างราบรื่น เทมเพลตนี้ช่วยให้การจัดการและติดตามสถานะการลาของพนักงานเป็นเรื่องง่าย และมองเห็นเวลาที่พนักงานไม่อยู่ได้ชัดเจน คุณสามารถดูความพร้อมของพนักงาน ลดความเสี่ยงของการเกิดข้อขัดแย้งในการจัดตารางงาน และระบุช่องว่างในแผนความต้องการบุคลากรได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ:

5. ร่างนโยบาย

เมื่อคุณได้ทำการวิจัยแล้ว ได้รับการอนุมัติจากทีมกฎหมายและทีมตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และสร้างโครงสร้างนโยบาย PTO แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเพิ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องและเตรียมร่างนโยบาย

แชร์ร่างแรกกับผู้บริหาร ทีมกฎหมาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง เพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะ ปรับปรุงตามข้อเสนอแนะที่ได้รับ จากนั้นแชร์นโยบายกับพนักงาน

ข้อดีและข้อเสียของนโยบายการลาพักร้อนแบบมีโครงสร้าง

นโยบาย PTOช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน, ความเป็นอยู่ที่ดี, และความพึงพอใจในงานของพนักงาน และช่วยดึงดูดและรักษาพนักงานไว้. หากคุณกำลังพิจารณาการนำมาใช้ของนโยบาย PTO คุณสามารถได้รับประโยชน์หลายประการ. บางส่วนของประโยชน์เหล่านี้คือ:

แม้ว่า PTO จะเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้ในทุกองค์กร แต่ก็อาจมีข้อเสียบางประการเช่นกัน

การเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงนโยบายการลาพักร้อนแบบสะสม (PTO)

คุณสามารถเปลี่ยนนโยบาย PTO ของคุณได้กลางปีหรือเมื่อใดก็ตามที่มีความจำเป็น ตัวอย่างเช่น ในปี 2020 หลายองค์กรได้เปลี่ยนนโยบาย PTO ของพวกเขาเนื่องจากพนักงานเลื่อนแผนการลาพักร้อนของพวกเขาออกไปในช่วงการล็อกดาวน์

อย่างไรก็ตาม เมื่อปรับนโยบาย PTO ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

เมื่อการเปลี่ยนแปลง PTO มีผลบังคับใช้แล้ว ให้ปรับปรุงนโยบายทั้งหมดที่แพลตฟอร์มกลาง (เช่น พอร์ทัลนโยบายของบริษัท) หรือ คู่มือพนักงานเป็นแหล่งข้อมูลเดียว มอบหมายผู้แทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่พนักงานสามารถติดต่อได้หากต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม

เมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงนโยบาย PTO แผนกทรัพยากรบุคคลต้องมีแผนที่ชัดเจนในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงนโยบายอย่างมีประสิทธิภาพให้กับพนักงานทุกคน

เพื่อปรับปรุงการสื่อสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถใช้เทมเพลตบันทึกนโยบายของ ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้คุณสื่อสารการเปลี่ยนแปลงนโยบายได้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ คุณสามารถเพิ่มเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ขอความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และกำหนดแนวทางสำหรับการปฏิบัติตามนโยบายที่อัปเดตได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณ:

สร้างนโยบาย PTO ที่สมบูรณ์แบบด้วย ClickUp 🚀

ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างหรือปรับปรุงนโยบายการลาพักร้อนแบบสะสม (PTO) ของคุณ คุณจำเป็นต้องมีแผนที่คิดมาอย่างดีเพื่อดำเนินการโดยไม่รบกวนกระบวนการทำงานปกติของคุณ และในขณะเดียวกันก็ให้ความสำคัญกับความต้องการของพนักงานของคุณเป็นอันดับแรก

คู่มือข้างต้นจะช่วยให้คุณวางแผนกลยุทธ์ในการจัดทำนโยบาย PTO ของคุณ และเราขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณใช้ ClickUp เพื่อแบ่งกระบวนการร่างนโยบาย PTO ทั้งหมดออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าในการจัดทำนโยบาย PTO ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติและเทมเพลตของ ClickUp เพื่อปรับปรุงระบบการจัดการการลาของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อีกด้วย มันจะช่วยให้คุณติดตามการลาของพนักงานและทำให้การอนุมัติเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น คุณจะไม่พลาดสิ่งสำคัญใด ๆ อีกต่อไปลงทะเบียนกับ ClickUpได้ฟรีเพื่อสร้างนโยบายการลาที่ครอบคลุม!