วิธีจัดการประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ให้ประสบความสำเร็จ

การประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่เป็นช่วงเวลาสำคัญที่กำหนดบรรยากาศความสัมพันธ์ของคุณกับทีม

นี่คือโอกาสสำหรับคุณและสมาชิกในทีมของคุณที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและเริ่มต้นความสัมพันธ์ในการทำงานที่ใหม่และมีประโยชน์. นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีและคงอยู่ยาวนานจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง.

ในฐานะผู้จัดการใหม่ คุณจะทำงานร่วมกับทีมเพื่อมอบหมายงาน บริหารโครงการ และตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน การประชุมครั้งแรกจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างถูกต้องและวางรากฐานสำหรับการทำงานร่วมกันในอนาคต

ดังนั้น คุณจะเชี่ยวชาญการประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ได้อย่างไร และคุณจะต้องเอาชนะความท้าทายอะไรบ้าง?

อ่านต่อเพื่อค้นหาคำตอบ

ความท้าทายในการพบทีมใหม่เป็นครั้งแรก

การพบปะกับทีมใหม่เป็นประสบการณ์ที่น่าตื่นเต้นและท้าทายในเวลาเดียวกัน คุณอาจกระตือรือร้นที่จะทำความรู้จักกับผู้ที่คุณจะทำงานร่วมกันและแนะนำตัวเอง อย่างไรก็ตาม คุณอาจรู้สึกเหมือนเป็นผู้มาใหม่ที่ต้องการจะเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของทีม

นอกเหนือจากความตื่นเต้นและความกังวลใจแล้ว ยังมีอุปสรรคอื่น ๆ ที่คุณจะต้องเผชิญเมื่อมีการประชุมครั้งแรกของคุณ มาพูดคุยเกี่ยวกับอุปสรรคเหล่านี้อย่างคร่าว ๆ กันเถอะ

ระยะเวลาการประชุม

การกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่เป็นเรื่องที่ท้าทาย คุณไม่ต้องการให้การประชุมสั้นเกินไปจนผู้คนไม่มีเวลาเพียงพอที่จะมีปฏิสัมพันธ์กับคุณ แต่คุณก็ไม่อยากให้พวกเขาต้องห่างจากการทำงานนานเกินไปเช่นกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับเรื่องนี้คือการเตรียมวาระการประชุมที่ชัดเจนและกำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละส่วนของการประชุม จัดสรรเวลาไว้สำหรับการถาม-ตอบและสนทนาอย่างไม่เป็นทางการด้วย

เพิ่มช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับกิจกรรมหรือรายการในวาระการประชุมแต่ละรายการ และคำนวณระยะเวลาให้เสร็จสิ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เผื่อเวลาไว้สำหรับความล่าช้าที่ไม่คาดคิด

เมื่อคุณเสร็จสิ้นการแนะนำตัวและเริ่มมีการประชุมทีมเป็นประจำแล้ว ให้จัดการประชุมแบบยืน (stand-up meeting) ที่มีระยะเวลาสั้นๆ เพื่อรักษาประสิทธิภาพและให้ตรงประเด็น

การขาดวาระการประชุม

คุณทราบหรือไม่ว่ามากถึง50% ของการประชุมนั้นไม่มีประสิทธิภาพและเป็นการเสียเวลา? สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพคือการไม่มีวาระการประชุม

การไม่มีวาระการประชุมอาจทำให้การประชุมของคุณไม่มีทิศทางและเป็นการเสียเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีโครงสร้าง การประชุมอาจดำเนินไปนานกว่าที่คาดไว้โดยไม่บรรลุวัตถุประสงค์ใดๆ

แม้แต่สมาชิกในทีมของคุณเองก็อาจไม่รู้ว่าควรคาดหวังอะไรและอาจไม่ได้เตรียมตัวมา การกำหนดวาระการประชุมจะช่วยให้การประชุมของคุณมีโครงสร้างมากขึ้น มีประสิทธิภาพ และมุ่งเน้นเป้าหมายมากขึ้น

ปัญหาทางเทคนิค

หากคุณมีการนำเสนอเตรียมไว้สำหรับการประชุมครั้งแรกของคุณ และห้องประชุมไม่มีอุปกรณ์ที่เหมาะสม นั่นคือปัญหาใหญ่ แม้ว่าจะมีอุปกรณ์ที่เหมาะสมแล้วก็ตาม ปัญหาทางเทคนิคอาจทำให้คุณไม่สามารถนำเสนอหรือแสดงวิดีโอได้

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่นนี้ ให้ตรวจสอบอุปกรณ์และห้องประชุมล่วงหน้า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้

หากคุณบริหารทีมระยะไกลและวางแผนจะจัดการประชุมออนไลน์ มีหลายสิ่งที่อาจผิดพลาดได้ การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตช้าหรือโซลูชันการประชุมทางวิดีโอที่ล่าช้าอาจทำให้การประชุมของคุณน่ารำคาญและไม่มีประสิทธิภาพใช้ซอฟต์แวร์การจัดการประชุมที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวและทำให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

การขาดการเตรียมตัว

หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่คุณอาจเผชิญเมื่อพบกับทีมใหม่เป็นครั้งแรกคือการไม่มีประเด็นเพียงพอที่จะหารือกับสมาชิกในทีมของคุณ

การค้นคว้าและเตรียมตัวล่วงหน้าสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ คุณสามารถสื่อสารกับสมาชิกในทีมได้ดีขึ้นหากคุณมีรายการหัวข้อที่จะพูดคุยและมีความเข้าใจว่าใครเป็นใคร

มิฉะนั้น คุณอาจรู้สึกอึดอัดหรือเผชิญกับความเงียบที่อึดอัดเนื่องจากการเตรียมตัวที่ไม่เพียงพอ ดังนั้น หากคุณต้องการสร้างความประทับใจแรกที่ยอดเยี่ยม ควรเข้าร่วมการประชุมด้วยการเตรียมตัวให้พร้อม

ขนาดห้องไม่เพียงพอ

อีกหนึ่งความท้าทายที่คุณอาจเผชิญเมื่อจัดการประชุมครั้งแรกคือการจองห้องที่มีขนาดไม่เหมาะสม สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อคุณใช้ระบบจองออนไลน์เพื่อจองห้องประชุมโดยไม่ตรวจสอบสถานที่จริงก่อน

เช่นเดียวกับอุปกรณ์ทางเทคนิค คุณควรตรวจสอบห้องประชุมล่วงหน้าด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดของห้องเพียงพอสำหรับการประชุม

หากคุณมีกิจกรรมทีมใด ๆ ที่วางแผนไว้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอและห้องประชุมถูกจัดเตรียมไว้สำหรับกิจกรรมเหล่านั้น

ประเด็นพูดคุยมากเกินไป

อีกหนึ่งความท้าทายที่คุณอาจเผชิญคือการมีสิ่งที่ต้องพูดและทำมากเกินไปในการประชุมครั้งแรกกับพนักงาน และต้องการเวลาเพิ่มเติม

ในฐานะผู้จัดการใหม่ คุณอาจมีเรื่องที่ต้องหารือมากเกินไป แต่คุณต้องเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญ จำไว้ว่าการประชุมครั้งแรกเป็นการแนะนำตัว คุณสามารถนัดหมายการประชุมที่เกี่ยวข้องกับงานในภายหลังได้

ให้สิ่งต่าง ๆ สั้นและมีการมีส่วนร่วมแทนที่จะพยายามทำมากเกินไปในหนึ่งการประชุม

การสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ

ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ผู้จัดการใหม่ส่วนใหญ่ต้องเผชิญระหว่างการประชุมคือผู้คนมักจะหลุดประเด็นและพูดคุยเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง การสนทนาสามารถไหลไปในทิศทางใดก็ได้เมื่อคุณพบกับกลุ่มคนในบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการหรือสบายๆ

ในฐานะผู้จัดการใหม่ คุณต้องสร้างสมดุลระหว่างการมีปฏิสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการและการประชุมที่มีโครงสร้างและขับเคลื่อนด้วยวาระการประชุม โดยการสื่อสารแต่ละวาระและเวลา คุณสามารถนำการประชุมไปในทิศทางที่ถูกต้องได้

วิธีจัดการประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ให้ประสบความสำเร็จ

การประชุมแนะนำตัวที่ประสบความสำเร็จจะช่วยให้คุณสร้างความประทับใจแรกที่ยอดเยี่ยมกับทีมของคุณและเริ่มต้นได้อย่างถูกต้อง

แต่คุณต้องมีเครื่องมือและกลยุทธ์เพื่อให้การประชุมครั้งแรกของคุณประสบความสำเร็จ

ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของคุณให้มากขึ้น

ตั้งเป้าหมายที่เหมาะสมและแบ่งปันกับทีมของคุณล่วงหน้า

การกำหนดวาระการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมทุกครั้ง; การประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ของคุณก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น กำหนดเป้าหมายสำหรับการประชุมและแจ้งให้ทีมของคุณทราบถึงวัตถุประสงค์ของการประชุม

สำหรับการประชุมครั้งแรก เป้าหมายควรเป็นการแนะนำตัวเองและทำความรู้จักกับทีมทั้งหมดของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณควรแบ่งเนื้อหาออกเป็นประเด็นการดำเนินการและเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น

คุณจะต้อง, ตัวอย่างเช่น:

ระบุกิจกรรมและรายการดำเนินการทั้งหมดดังกล่าว และจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละรายการเมื่อวางแผนการประชุมครั้งแรกของคุณ

ใช้ClickUp Docsเพื่อสร้างวาระการประชุมที่มีรายละเอียดชัดเจนพร้อมเป้าหมายและรายการดำเนินการที่ชัดเจน คุณสามารถสร้างรายการแบบมีหัวข้อย่อยเพื่อกำหนดเป้าหมายและใช้การจัดรูปแบบที่สมบูรณ์เพื่อปรับแต่งวาระการประชุมของคุณได้

หากคุณต้องการใช้การประชุมครั้งต่อไปเพื่อกำหนดเป้าหมายของทีม ให้ใช้แม่แบบวาระการประชุมการตั้งเป้าหมายของ ClickUp เป็นเอกสารที่สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ พร้อมช่องข้อมูลที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยคุณกำหนดเป้าหมายสำหรับทีมใหม่ของคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ทำให้ประสบการณ์เป็นแบบโต้ตอบ

อย่าให้การประชุมครั้งแรกของคุณกับทีมเป็นเรื่องเกี่ยวกับคุณทั้งหมด ให้เป็นเซสชันที่มีการโต้ตอบซึ่งสมาชิกในทีมได้พูดคุยกับคุณและได้รู้จักคุณมากขึ้น

ฟังอย่างตั้งใจเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพลวัตของทีมและสมาชิกแต่ละคนในทีม ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับสมาชิกใหม่แต่ละคนและมีส่วนร่วมกับพวกเขา

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณปรับแต่งการสนทนาของคุณให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล และสร้างความมีส่วนร่วมกับสมาชิกในทีมแต่ละคน พร้อมทั้งทำให้พวกเขารู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า

นี่คือคำแนะนำเพิ่มเติมเพื่อให้การประชุมแนะนำตัวของคุณมีปฏิสัมพันธ์มากขึ้น:

ให้เวลาสำหรับคำถามของพนักงาน

เมื่อคุณวางแผนวาระการประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการ ให้เผื่อเวลาไว้สำหรับการถาม-ตอบจากพนักงานด้วย

สิ่งนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถชี้แจงข้อสงสัยเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานในอนาคตและสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาได้รู้จักคุณและสไตล์การบริหารของคุณมากขึ้น

การเผื่อเวลาสำหรับถาม-ตอบเป็นแนวทางที่ดี แม้แต่ในระหว่างการประชุมโครงการ เพราะจะทำให้การประชุมของคุณมีความโต้ตอบมากขึ้นและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการอภิปราย

เตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

ในฐานะผู้จัดการ คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับความขัดแย้งหรือความไม่เห็นด้วยที่อาจเกิดขึ้นในการประชุมครั้งแรก คาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับสิ่งเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ และส่งเสริมให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบงานใหม่ ๆ คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะเผชิญกับการต่อต้านบ้าง

กุญแจสำคัญคือการจัดการกับสถานการณ์อย่างสงบและสุภาพ นี่คือโอกาสของคุณที่จะแสดงให้ทีมเห็นว่าคุณจะเป็นผู้นำแบบไหน ดังนั้น จงคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและเตรียมพร้อมที่จะรับมือกับมันอย่างตรงไปตรงมา

คิดถึงวิธีปิดการประชุมทีมครั้งแรกอย่างแข็งแกร่ง

เตรียมประเด็นการพูดคุยเพื่อปิดการประชุมอย่างเหมาะสม—เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะไม่จบลงอย่างกะทันหันหรือยืดเยื้ออย่างไม่เหมาะสม

เตรียมคำพูดสั้น ๆ เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมของคุณ และปิดการประชุมอย่างสร้างสรรค์

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดขั้นตอนถัดไปและรายการที่ต้องดำเนินการอย่างชัดเจนสำหรับทีมของคุณก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุด หากจำเป็น ให้จัดตารางการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีม

ใช้เครื่องมือ AIเพื่อจดบันทึกและสรุปการประชุม แล้วแบ่งปันข้อมูลเหล่านี้กับสมาชิกในทีมของคุณ

การติดตามผล: ขั้นตอนต่อไปหลังการประชุมทีมครั้งแรก

การประชุมครั้งแรกเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น คุณยังจำเป็นต้องสื่อสารขั้นตอนต่อไปและวางแผนสำหรับการประชุมในอนาคตด้วย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจค่านิยมของทีมและทำความรู้จักกับสมาชิกทีมใหม่ของคุณ

แม้ว่าการประชุมครั้งแรกจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่คุณไม่สามารถบรรลุทุกสิ่งได้ในครั้งเดียว คุณต้องมีแผนปฏิบัติการและตารางเวลาสำหรับการประชุมทีมอย่างสม่ำเสมอ

มาคุยกันเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรใส่ใจ

จดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม

การบันทึกการประชุมและการจัดทำรายงานการประชุมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้มีบันทึกของประเด็นที่ได้หารือไว้ ผู้คนอาจลืมสิ่งที่ต้องทำและขั้นตอนต่อไปหากไม่มีการบันทึกไว้

หากคุณกำลังบริหารทีมระยะไกล การบันทึกการประชุมจะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น ผู้คนสามารถใช้การบันทึกเพื่ออ้างอิงถึงประเด็นที่ได้พูดคุยกันในระหว่างการประชุม

ใช้ClickUp Clipเพื่อบันทึกการประชุมครั้งแรกของคุณ มันช่วยให้คุณสามารถบันทึกหน้าจอและสร้างวิดีโอการประชุมออนไลน์ของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ สมาชิกในทีมสามารถได้ยินสิ่งที่ถูกพูดคุยและเห็นการนำเสนอของคุณได้

บันทึกการประชุมเป็นบันทึกและสรุปที่ง่ายต่อการอ้างอิงหากคุณต้องการทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น ด้วยเทคโนโลยีขั้นสูงที่มีให้ทำงานแทนคุณ คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้แรงงานมือ

ใช้ClickUp Brainเพื่อสร้างบันทึกการประชุมและสรุปโดยอัตโนมัติภายในไม่กี่วินาที ด้วยความแม่นยำสูงและไม่ต้องใช้ความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง

คุณควรจดบันทึกข้อปฏิบัติและขั้นตอนถัดไปสำหรับสมาชิกในทีมของคุณไว้ด้วย และแบ่งปันข้อมูลเหล่านี้กับทีมของคุณใช้เทมเพลตบันทึกการประชุมของClickUp ที่มีส่วนสำหรับข้อปฏิบัติและขั้นตอนถัดไป

กำหนดตารางและวางแผนสำหรับการประชุมครั้งถัดไป

การวางแผนสำหรับการประชุมครั้งต่อไปเป็นภารกิจสำคัญอีกอย่างหนึ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จในระหว่างการประชุมครั้งแรกของคุณ

อย่าปิดการประชุมโดยไม่กำหนดเวลาการประชุมครั้งต่อไปเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของรายการที่ต้องดำเนินการ สร้างตารางการประชุมทีมและแบ่งปันกับทีมของคุณเพื่อให้ทุกคนทราบว่าคุณวางแผนจะประชุมกับพวกเขาบ่อยแค่ไหน

ในฐานะผู้จัดการใหม่ คุณควรจัดตารางการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีมแต่ละคน นอกจากนี้ คุณยังจำเป็นต้องจัดการประชุมเปิดตัวโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการต่างๆ และกำหนดเวลาของแต่ละโครงการ

คุณไม่จำเป็นต้องสื่อสารทุกอย่างในระหว่างการประชุมครั้งแรก. แต่ให้ส่งอีเมลเป็นชุดเพื่อสื่อสารตารางเวลาสำหรับการประชุมประเภทต่าง ๆที่คุณวางแผนจะจัดขึ้น.

ใช้แม่แบบวาระการประชุมครั้งถัดไปของ ClickUpเพื่อกำหนดเป้าหมายและประเด็นการพูดคุยสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

เพิ่มประสิทธิภาพการประชุมของคุณด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

การประชุมครั้งแรกของผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมกับทีมใหม่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นการกำหนดบรรยากาศความสัมพันธ์ในการทำงานกับทีม

นี่คือโอกาสของคุณที่จะสร้างความประทับใจแรกพบ แนะนำตัวเองกับทีม และสร้างความไว้วางใจ หากคุณทำได้อย่างถูกต้อง คุณจะสร้างความประทับใจแรกพบในเชิงบวก และการทำงานร่วมกับทีมใหม่จะเป็นเรื่องง่ายขึ้นมากสำหรับคุณในอนาคต

หากคุณบริหารทีมระยะไกลและวางแผนที่จะจัดการประชุมครั้งแรกทางออนไลน์ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น

ใช้ClickUp Meetingsเพื่อจัดการทุกแง่มุมของการประชุมของคุณ ตั้งแต่การกำหนดวาระการประชุม การจดบันทึก ไปจนถึงการสื่อสารขั้นตอนต่อไป

ลงทะเบียนใช้ ClickUpและใช้มันเพื่อจัดการประชุมที่ประสบความสำเร็จ

คำถามที่พบบ่อย

1. คุณพูดอะไรในการประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่?

นี่คือประเด็นที่คุณอาจพิจารณาสำหรับการประชุมครั้งแรกกับทีมใหม่ของคุณ:

2. สิ่งแรกที่ผู้นำทีมควรทำในการประชุมครั้งแรกคืออะไร?

สิ่งแรกที่คุณควรทำในระหว่างการประชุมครั้งแรกของคุณคือการแนะนำตัวเองให้กับสมาชิกทีมใหม่ของคุณ บอกพวกเขาเกี่ยวกับประวัติส่วนตัวและอาชีพของคุณ ประสบการณ์การทำงาน และบทบาทปัจจุบันของคุณ

นี่ก็เป็นโอกาสที่ดีเยี่ยมในการตั้งความคาดหวังโดยการบอกพวกเขาเกี่ยวกับสไตล์การบริหารของคุณและวิธีที่คุณจะนำทีมไปข้างหน้า

คุณควรขอบคุณทีมงานที่ต้อนรับคุณด้วย และบอกพวกเขาว่าคุณตั้งตารอที่จะได้ร่วมงานกับพวกเขามากเพียงใด

3. คุณจะเริ่มการประชุมทีมครั้งแรกอย่างไร?

เริ่มต้นการประชุมทีมครั้งแรกของคุณด้วยการต้อนรับทุกคนและแนะนำตัวเอง ใช้กิจกรรมละลายพฤติกรรมเพื่อกระตุ้นบรรยากาศให้ดียิ่งขึ้น กล่าวถึงประเด็นสำคัญที่ต้องดำเนินการในการประชุมและพิจารณาแต่ละประเด็นอย่างละเอียด