20 เคล็ดลับ เทคนิค และวิธีการใช้ Microsoft Teams ที่ควรลองในปี 2025

ธุรกิจและบุคคลทั่วโลกใช้ Microsoft Teamsเพื่อสื่อสาร ทำงาน และเติบโต มีผู้ใช้ประมาณ 320 ล้านคนจากหลากหลายอุตสาหกรรมที่ใช้แพลตฟอร์มนี้อย่างแข็งขัน

จะดีไหมถ้าคุณสามารถใช้ Microsoft Teams ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ? มันจะเปลี่ยนแปลงวิธีที่ทีมของคุณเชื่อมต่อ ร่วมมือกัน และเพิ่มผลผลิต

เราจะเปิดเผยเคล็ดลับที่ดีที่สุดเพื่อช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณ และทำให้ทีมของคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น เพื่อให้พวกเขาสามารถร่วมมือกันได้ดีขึ้น. เรามีเทคนิคง่าย ๆ ตั้งแต่การปฏิบัติการพื้นฐานไปจนถึงฟังก์ชันขั้นสูง.

เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของบัญชี Microsoft Teams ของคุณด้วย โปรดอ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ Microsoft Teams ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

20 เคล็ดลับและเทคนิคสุดยอดสำหรับ Microsoft Teams

นี่คือเคล็ดลับและเทคนิคที่ดีที่สุดบางส่วนของเราสำหรับ Microsoft Teams:

1. ค้นหาข้อความสำคัญภายในบทสนทนาของคุณ

เมื่อภารกิจต่าง ๆ สะสมและหน้าที่ความรับผิดชอบมากมายถาโถมเข้ามา การค้นหาบทสนทนาและไฟล์ในอดีตของคุณกลายเป็นเรื่องท้าทาย

คุณสมบัติของแถบค้นหาช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์และโปรเจ็กต์ที่คุณอาจลืมติดตามได้อย่างรวดเร็ว เพียงพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการค้นหาในแถบค้นหาแล้วกด Enter ผลลัพธ์จะปรากฏในหน้าต่างทางซ้ายพร้อมแท็บต่าง ๆ สำหรับบุคคลและไฟล์ คุณสามารถสลับแท็บเพื่อค้นหาอย่างเฉพาะเจาะจงมากขึ้น

นอกจากนี้ ภาษาคีย์เวิร์ดคิวรี (Keyword Query Language หรือ KQL) เป็นวิธีขั้นสูงที่ช่วยให้การค้นหาของคุณง่ายขึ้น โดยใช้คีย์เวิร์ดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหา ลองใช้คีย์เวิร์ดเหล่านี้เพื่อจำกัดการค้นหาของคุณใน MS Teams:

2. ตั้งค่าช่องทีมและส่งข้อความถึงหลายคนพร้อมกัน

ด้วย Microsoft Teams คุณสามารถส่งข้อความถึงสมาชิกทีมหลายคนและ สื่อสารภายในองค์กรของคุณได้โดยการสร้างช่อง Teams ในการเพิ่มคนเข้าสู่ทีมของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ทีมนี้ทำหน้าที่เป็นช่องทางให้คุณสื่อสารข้อความเดียวถึงทุกคนพร้อมกัน ทุกคนยกเว้นผู้ใช้ที่เป็นแขกจะเห็นข้อความของคุณ นอกจากนี้ สมาชิกทีมคนอื่น ๆ จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มหรือลบออกจาก Microsoft 365

3. ผสานการใช้งานของ Sharepoint

Sharepoint เป็น แพลตฟอร์มของ Microsoft ที่ผสานรวมกันไว้ใช้เพื่อรักษาความปลอดภัยและแบ่งปันไฟล์

แชร์ไฟล์กับผู้อื่นในทีมของคุณด้วย Sharepoint โดยคลิกที่แท็บไฟล์. ร่วมมือและทำงานบนไฟล์โดยใช้ Office Online หรือแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป.

4. จัดระเบียบช่องทางและทีมของคุณใหม่

การจัดการหลายช่องทางอาจสร้างความสับสนได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการจัดระเบียบใหม่จึงเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ทุกอย่างชัดเจนขึ้น!

เพียงลากและวางทีมเพื่อจัดตำแหน่งตามลำดับที่คุณต้องการ วางทีมหรือช่องทางที่ต้องการไปยังรายการโฟลเดอร์ที่ปักหมุดไว้ ลากช่องทางที่ต้องการซ่อนโดยคลิกที่จุดไข่ปลาที่อยู่ถัดจากชื่อทีมสำหรับช่องทางที่คุณไม่ได้เป็นสมาชิกอยู่

เพื่อดูทีมที่ซ่อนอยู่:

ในทำนองเดียวกัน หากต้องการดูช่องที่ซ่อนอยู่ภายในทีม ให้เลือก 'ช่องที่ซ่อนอยู่' และ 'แสดง'

5. เปลี่ยนระยะเวลาสถานะของคุณ

นี่คือเคล็ดลับ Microsoft Teams ที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่ง: ปรับการตั้งค่าระยะเวลาสถานะเพื่อเปลี่ยนสถานะของคุณจาก 'ยุ่ง' เป็น 'ไม่อยู่' โดยอัตโนมัติหลังจากเวลาที่กำหนด เพื่อให้ผู้อื่นทราบว่าคุณไม่ได้ออนไลน์

เปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นนี้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

6. บันทึกการสนทนาหลัก

การบันทึกบทสนทนาเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณสามารถบันทึกการสนทนาแบบเป็นลำดับไว้ในโปรไฟล์ของคุณเพื่อการติดตามที่ง่ายขึ้น

การมีทุกการสนทนา ทีม ช่องทาง โครงการ การประชุม และเอกสารต่าง ๆ อยู่ในที่เดียวอาจทำให้การนำทางเป็นเรื่องท้าทายได้บ้าง ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อบุ๊กมาร์คการสนทนาที่สำคัญเพื่อเข้าถึงรายละเอียดที่ต้องการ:

เพื่อดูบุ๊กมาร์กที่บันทึกไว้ ให้คลิกที่รูปภาพโปรไฟล์ของคุณ และไปที่ 'บันทึกไว้' คลิกที่ไอคอนบันทึกไว้หน้าช่องอีกครั้งเพื่อลบบุ๊กมาร์ก

การบันทึกการสนทนาสามารถเป็นประโยชน์ได้เช่นกันเมื่อคุณกำลังจดจ่ออยู่กับงานบางอย่างและต้องการเก็บสิ่งสำคัญไว้ดูในภายหลัง

7. การแจ้งเตือนแชทด่วน

บางครั้ง คุณอาจต้องส่งข้อความด่วนเพื่อการสื่อสารทันที การตอบกลับอย่างรวดเร็ว และการดำเนินการที่ทันเวลาในกรณีที่มีปัญหาสำคัญหรือมีความเร่งด่วน Microsoft Teams ให้คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อความว่าเป็น 'ด่วน' หรือ 'สำคัญ' เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบถึงความเร่งด่วนของเนื้อหาอย่างทันท่วงที

ไปที่ การดำเนินการและแอป > ตั้งค่าตัวเลือกการจัดส่ง เมื่อคุณติดแท็กว่าข้อความสำคัญ ระบบจะแจ้งเตือนบุคคลหรือกลุ่มทุกสองนาทีเป็นเวลา 20 นาทีหรือจนกว่าพวกเขาจะอ่านข้อความนั้น

8. ดำเนินการสำรวจความคิดเห็น

การสำรวจความคิดเห็นอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ต้องรวบรวมคำตอบที่ถูกต้องและวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมด ในขณะที่ต้องรักษาความสนใจของผู้คนไว้

Microsoft Teams ทำให้การสำรวจความคิดเห็นเป็นเรื่องง่าย เพียงคลิกไอคอน Forms ด้านล่างกล่องข้อความเพื่อสร้างแบบสำรวจของคุณ พิมพ์คำถามของคุณที่นี่และระบุตัวเลือกคำตอบที่เป็นไปได้ จากนั้นเปิดสวิตช์ "คำตอบหลายข้อ" เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเลือกมากกว่าหนึ่งตัวเลือกได้

ส่งแบบสำรวจและรวบรวมคำตอบจากสมาชิกในกลุ่มโดยอัตโนมัติ กลุ่มจะได้รับสรุปคำตอบแบบเรียลไทม์

9. ใช้พื้นหลังที่แตกต่างกัน

ห้องของคุณรกมาก และการประชุมของคุณจะเริ่มในอีกห้านาที—คุณจะทำอย่างไร? Microsoft Teams ช่วยให้คุณเบลอพื้นหลังหรือเปลี่ยนเป็นภาพได้

หากต้องการเบลอพื้นหลังของคุณ ให้ไปที่การตั้งค่าเสียงและวิดีโอ คลิกที่จุดไข่ปลาที่อยู่ถัดจากมัน แล้วเลือก 'เบลอพื้นหลังของฉัน' คุณสามารถใช้ภาพเฉพาะเป็นพื้นหลังได้โดยเลือก 'แสดงเอฟเฟกต์พื้นหลัง' และเลือกภาพจากแถบด้านข้าง

10. เข้าถึงบันทึกการประชุมผ่าน Stream

การถอดความการประชุมช่วยให้บันทึกการสนทนา การตัดสินใจ และรายการที่ต้องดำเนินการไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ดาวน์โหลดการถอดความการประชุมของคุณได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอนด้วย Microsoft Teams

ในการดำเนินการนี้ ให้อัปโหลดการบันทึกการประชุมหรือการสนทนาของคุณไปยัง Microsoft Stream คลิกที่จุดไข่ปลาแล้วเลือก อัปเดตรายละเอียดวิดีโอ ที่นี่ ให้เลือกภาษาของวิดีโอและเข้าถึงไฟล์คำบรรยายที่สร้างโดยอัตโนมัติ

จากนั้น ดาวน์โหลดบันทึกการประชุมจาก Microsoft Stream

11. เชื่อมต่อกับบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในองค์กรของคุณ

หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์มากที่สุดของ Microsoft Teams คือคุณสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอกเข้าสู่ทีมของคุณได้

ใช้การเข้าถึงสำหรับผู้เยี่ยมชมเพื่อเชิญใครก็ตามที่มีบัญชี Gmail, Outlook หรืออีเมลอื่น ๆ เข้าร่วม, แชร์ และทำงานร่วมกันในการประชุม Teams ของคุณ

12. อัตโนมัติงานด้วยแอปพลิเคชัน Power Automate

ทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติเพื่อเร่งกระบวนการของคุณ

ดาวน์โหลดแอป Power Automate และปักหมุดไว้ที่เมนูนำทางของคุณใน Teams ใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วจากแอปหรือสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งเอง

13. ทำงานหลายอย่างพร้อมกันด้วย Immersive Reader

อีกหนึ่งเคล็ดลับยอดนิยมของ Microsoft Teams: Immersive Reader เป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมซึ่งมีให้ใช้งานในแอป Microsoft Office 365 หลายตัว เช่น MS Word และ PowerPoint ฟีเจอร์นี้มีฟังก์ชันการอ่านออกเสียงข้อความที่สามารถอ่านโพสต์ ข้อความแชท และเอกสารให้คุณฟังขณะที่คุณทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ในการใช้โหมด Immersive Reader ให้คลิกที่จุดไข่ปลาที่อยู่ถัดจากข้อความ จากนั้นเลือก 'Immersive Reader' แล้วคลิกที่ปุ่มเล่น

14. ใช้ Microsoft Whiteboard เพื่อทำงานร่วมกัน

อีกหนึ่งเทคนิคที่ยอดเยี่ยมของ Microsoft Teams คือการใช้ Microsoft Whiteboard สำหรับการทำงานร่วมกันและการแบ่งปัน

เข้าถึงไวท์บอร์ดเสมือนที่สมาชิกทุกคนสามารถเพิ่มข้อความและรูปภาพโดยใช้เครื่องมือวาดภาพได้ รวมไวท์บอร์ดเข้ากับช่องทางและการแชท และใช้งานระหว่างการประชุม

15. กำหนดกิจกรรมด้วยปฏิทิน

อย่าพลาดการประชุม Teams อีกเลยด้วยปฏิทินกิจกรรมในแอป Teams บนเดสก์ท็อป มันช่วยให้คุณติดตามกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงได้ด้วยการสรุปกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น

สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกช่อง คลิกไอคอน + และเลือกไอคอนปฏิทิน ป้อนชื่อกิจกรรมแล้วคลิกเพิ่ม

16. ผสานระบบปัญญาประดิษฐ์เพื่อทำให้การดำเนินงานง่ายขึ้น

เครื่องมือ AI สามารถทำงานควบคู่ไปกับการทำงานของมนุษย์เพื่อช่วยในการดำเนินธุรกิจของคุณและเร่งกระบวนการต่างๆ ให้รวดเร็วขึ้น ผสานการทำงานกับ Microsoft 365 Copilot เพื่อทำงานร่วมกับสมาชิกคนอื่นๆและจัดการประชุมได้อย่างราบรื่น

ใช้ Copilot เพื่อสร้างวาระการประชุม เขียนสคริปต์ จดบันทึก และสร้างไอเดีย

17. ใช้แอปพลิเคชันมือถือ

หนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของแอปพลิเคชันมือถือเหนือกว่าเดสก์ท็อปคือความสามารถในการสลับระหว่างโดเมนธุรกิจต่างๆ นอกจากนี้ยังง่ายกว่าในการติดตามการสนทนาจากอุปกรณ์มือถือของคุณและอยู่เหนือการอัปเดตที่สำคัญเนื่องจากมีอินเทอร์เฟซที่ง่ายกว่า

ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Teams จาก Play Store หรือ App Store และกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณ หากต้องการเปลี่ยนโดเมน ให้คลิกที่โปรไฟล์ของคุณแล้วเลือกโดเมนที่ต้องการ

18. ใช้คีย์ลัด

คีย์ลัดช่วยให้งานง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น มันดำเนินการคำสั่งได้รวดเร็วยิ่งขึ้นโดยไม่ต้องให้คุณค้นหาเมนูซ้ำๆ

คีย์ลัดบนแป้นพิมพ์ Windows ที่มีประโยชน์ ได้แก่:

สำหรับผู้ใช้ Mac, คีย์ลัดที่เป็นประโยชน์บางประการได้แก่:

19. กรองและค้นหาข้อความผ่านการกล่าวถึง @

ค้นหาในแชทของทีมเพื่อหาสิ่งที่คุณต้องการ ใช้สัญลักษณ์ '@' เพื่อค้นหาและเชื่อมต่อกับบุคคลที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ ให้ค้นหาข้อความที่มีคนกล่าวถึงหรือแท็กคุณ ในการค้นหาการกล่าวถึง ให้ไปที่ฟีดกิจกรรม คลิกที่ตัวกรอง และเลือก การกล่าวถึง

20. หลีกเลี่ยงการรบกวนขณะทำงาน

เมื่อคุณต้องการมุ่งเน้นกับงานอย่างเต็มที่ ให้เปิดใช้งานฟีเจอร์ใน Teams ที่บล็อกป๊อปอัปหรือการแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

เพียงคลิกที่โปรไฟล์ของคุณ เลือกแท็บการแจ้งเตือน และปรับความถี่ของการแจ้งเตือนตามต้องการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ช่องทางหรือไฟล์เดียวได้ในขณะที่หยุดการแจ้งเตือนจากช่องทางอื่นชั่วคราว

ความปลอดภัยด้วย Microsoft Teams

แม้ว่า Microsoft Teams จะมีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงาน คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความปลอดภัยเพียงพอ ก่อนที่จะนำมาใช้ในบริษัทของคุณ

ความปลอดภัยเป็นหนึ่งในความกังวลหลักของบริษัทที่นำ โซลูชันบนคลาวด์มาใช้ โชคดีที่การเข้ารหัสหลายชั้นใน Microsoft 365 ช่วยรักษาความปลอดภัยข้อมูลของบริษัทคุณ

ไว้วางใจการเข้ารหัสแบบครบวงจร (E2EE) ของทีม Trust เพื่อเข้ารหัสรายละเอียดการโทรผ่านวิดีโอตั้งแต่ต้นจนจบ ทำให้มั่นใจได้ว่าจะถอดรหัสได้เฉพาะที่ปลายทางเท่านั้น การเข้ารหัสนี้ปกป้องเสียง วิดีโอ และการแชร์หน้าจอระหว่างการโทร

เพื่อเพิ่มความปลอดภัย ใช้ Office 365 Defender—ใบอนุญาตเสริมที่ช่วยเพิ่มการป้องกัน ช่วยป้องกันการสแปม ลิงก์อันตราย การโจมตีแบบฟิชชิง และมัลแวร์

นี่คือคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานของคุณกับ Microsoft Teams ปลอดภัย:

เพิ่มประสิทธิภาพ Microsoft Teams ด้วย ClickUp

การปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ช่วยให้คุณใช้ Microsoft Teams ได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผล

นอกจากนี้ ด้วยการผสานรวม Microsoft Teams กับ ClickUp คุณจะสามารถเข้าถึงงานใน ClickUp ได้ทันที รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความคิดเห็นใหม่ ไฟล์แนบ การเปลี่ยนแปลงสถานะ และการอัปเดตต่างๆ ได้โดยตรงใน Microsoft Teams

การจัดการโครงการด้วย ClickUp เป็นแพลตฟอร์มอเนกประสงค์ที่ครอบคลุมทุกความต้องการของโครงการของคุณและเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารทางเลือก

เชื่อมต่อทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย ปรับปรุงกระบวนการทำงานด้วยแดชบอร์ดและเอกสารแบบเรียลไทม์เพื่อการดำเนินงานที่รวดเร็วและราบรื่นยิ่งขึ้น

ระบบบริหารโครงการของ ClickUp นำเสนอคุณสมบัติที่โดดเด่นหลากหลาย ระบบนี้ผสานการจัดการความรู้และการทำงานไว้ในที่เดียว มอบมุมมองที่ปรับแต่งได้เหมาะสมสำหรับโครงการที่ต้องทำงานข้ามสายงานเครื่องมืออัตโนมัติและการรายงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างมาก

นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณมาตรฐานและขยายการจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเก็บงานและการสื่อสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวช่วยให้มีความยืดหยุ่นและสะดวกสบายมากขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ClickUp Chat, ClickUp Meetings และการผสานการทำงานกับ ClickUp Microsoft Teamsสร้างเส้นทางสำหรับการประสานงานที่ราบรื่นและความเป็นเลิศในการดำเนินงานไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด คุณสมบัติเหล่านี้ทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงการทำงานประจำวันของคุณอย่างมีนัยสำคัญและมอบความสามารถในการจัดการโครงการและทีมขั้นสูงให้กับคุณ

ช่วงของฟีเจอร์และการทำงานที่ราบรื่นจะทำให้คุณประหลาดใจว่าคุณสามารถทำอะไรได้มากมายเพียงใด ลองผสานฟีเจอร์เหล่านี้ของ Microsoft Teams เข้ากับ ClickUp เพื่อเริ่มทำงานอย่างชาญฉลาด