การวิเคราะห์กระบวนการ: ปลดล็อกประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ

กระบวนการจะมีอยู่ไม่ว่าคุณจะออกแบบมันอย่างตั้งใจหรือไม่ก็ตาม เมื่อคุณมอบหมายงานให้ใครสักคน พวกเขาจะสร้างกระบวนการของตนเองขึ้นมา ซึ่งพวกเขาจะใช้ซ้ำๆ เพื่อให้งานง่ายขึ้นสำหรับตนเอง

เมื่อได้รับมอบหมายให้เขียนบทความนี้ ฉันเปิดเอกสาร Google Doc คัดลอกและวางโครงร่าง เริ่มค้นคว้าข้อมูลสำหรับแต่ละส่วน เขียน แก้ไข ตรวจทาน เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ และส่งไปเพื่อขออนุมัติ หากคุณมีนักเขียนสิบสองคน คุณก็คงจะมีกระบวนการทำงานสิบสองแบบเช่นกัน

อย่างไรก็ตาม เพื่อให้มีความสม่ำเสมอในการเขียน แก้ไข เผยแพร่ และแจกจ่ายในฐานะแบรนด์ เราไม่สามารถมีขั้นตอนมากมายได้ เราต้องมีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

คุณจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์กระบวนการอย่างละเอียดเพื่อจัดตั้งระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ มีประสิทธิผล และเป็นมาตรฐานเดียวกัน ในบทความบล็อกนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถจัดตั้งระบบดังกล่าวได้อย่างไร!

การวิเคราะห์กระบวนการคืออะไร?

การวิเคราะห์กระบวนการคือวิธีการอย่างเป็นระบบในการทำความเข้าใจและบันทึกการทำงานภายในของกิจกรรมทางธุรกิจ ตามแนวคิดของโรงเรียนการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ[BPM] การวิเคราะห์กระบวนการเป็นส่วนสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

วัตถุประสงค์หลักของการวิเคราะห์กระบวนการคือเพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุง. เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจมักจะศึกษา:

เมื่อสังเกตและบันทึกไว้แล้ว ทีม BPM จะค้นหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการโดยไม่ทำให้การทำงานที่กำลังดำเนินอยู่หยุดชะงัก

การวิเคราะห์กระบวนการไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว ในความเป็นจริง การวิเคราะห์กระบวนการที่ดีที่สุดควรทำเป็นประจำ เพื่อสนับสนุนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นี่คือเหตุผล

ประโยชน์ของการวิเคราะห์กระบวนการ

การวิเคราะห์กระบวนการที่ดี ต่อเนื่อง และมีกลยุทธ์สามารถช่วยธุรกิจได้ในหลายวิธี รวมถึงการเพิ่มผลกำไร นี่คือวิธีการ

การทำความเข้าใจระบบที่มีอยู่: การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประเมินสิ่งต่าง ๆ ตามสภาพที่เป็นอยู่ มันช่วยวัดประสิทธิภาพและความมีประสิทธิผลโดยการตอบคำถามเช่น:

การระบุโอกาสในการปรับปรุง: เมื่อคุณเข้าใจกระบวนการที่มีอยู่ของคุณแล้ว คุณยังสามารถระบุและเชื่อมช่องว่างได้ คุณสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลแทนที่จะใช้ความรู้สึก นี่ก็คือประโยชน์ที่ตรงไปตรงมาที่สุดของการวิเคราะห์กระบวนการ

การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน: เป็นเรื่องปกติที่ทีมต่างๆ จะใช้กระบวนการของตนเอง ตัวอย่างเช่น ทีมขายใช้ Salesforce เพื่อบันทึกการติดต่อ ทีมความสำเร็จของลูกค้าใช้ ClickUp เพื่อจัดการความสัมพันธ์ และทีมการตลาดใช้ Hubspot เพื่อติดตามความก้าวหน้า สิ่งนี้ทำให้ข้อมูลจำนวนมากตกหล่นไป

การวิเคราะห์กระบวนการทำงานที่ดีช่วยให้การผสานรวมระหว่างระบบเหล่านี้ดีขึ้น และช่วยให้การไหลของกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

การลดต้นทุนการดำเนินงาน: การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจช่วยระบุความซ้ำซ้อน จุดคอขวด และความไม่มีประสิทธิภาพ ผู้นำด้านการดำเนินงานสามารถกำจัดสิ่งเหล่านี้เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจัดหาวัสดุ การบริโภคพลังงาน และแรงงานในขั้นตอนการพัฒนากิจกรรมโครงการ

เพิ่มความภักดีของลูกค้า: ลูกค้าชอบประสบการณ์ที่สม่ำเสมอ การวิเคราะห์กระบวนการทำงานของธุรกิจช่วยให้สามารถมอบสิ่งนี้ได้ อย่างที่สำคัญกว่านั้น มันช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุปัญหาและข้อบกพร่องของประสบการณ์ลูกค้า และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น

เมื่อคุณจับตาดูกระบวนการของคุณอย่างใกล้ชิด คุณสามารถสังเกตเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ และสร้างแนวทางแก้ไขล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าได้อีกด้วย

การปฏิบัติตาม: ไม่มีองค์กรใดที่ต้องการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการตรวจสอบและให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง บางครั้งอาจมองข้ามปัญหาการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

การวิเคราะห์กระบวนการทำงานทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอช่วยป้องกันปัญหานี้ และปกป้องธุรกิจจากโทษทางกฎหมายและข้อพิพาททางกฎหมาย

ประสบการณ์ที่ดีขึ้นของพนักงาน: ไม่ใช่เพียงแค่ลูกค้าที่จะได้รับประโยชน์จากการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการที่มีประสิทธิภาพช่วยลดปริมาณงานและนำไปสู่ความพึงพอใจที่สูงขึ้น พนักงานที่มีแรงจูงใจจะทำงานหนักขึ้น ทำงานได้ดีขึ้น และมุ่งสู่ผลกำไรที่สูงขึ้น

ความได้เปรียบทางการแข่งขัน: ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง ความได้เปรียบทางการแข่งขันที่แท้จริงคือวิธีที่คุณทำสิ่งต่าง ๆ การวิเคราะห์กระบวนการช่วยให้คุณติดตาม ประเมินผล และปรับปรุงกระบวนการของคุณเพื่อรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขันของคุณไว้

ตอนนี้ที่คุณทราบแล้วว่าทำไมคุณต้องการการวิเคราะห์กระบวนการ มาดูประเภทและวิธีการดำเนินการกัน

ประเภทของการทำแผนผังกระบวนการ

ตามชื่อที่บ่งบอกการทำแผนผังกระบวนการเป็นเทคนิคที่ช่วยในการแสดงภาพการไหลของกระบวนการอย่างเป็นรูปธรรม มันวาดภาพให้เห็นว่ากระบวนการถูกดำเนินการอย่างไร ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องมีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และใช้เวลานานเท่าใด

แผนผังกระบวนการให้ภาพรวมในระดับสูงของทุกสิ่งที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้ทีมปฏิบัติการธุรกิจสามารถจำลองการปรับปรุงที่อาจเกิดขึ้นได้

คุณสามารถสร้างแผนผังกระบวนการของคุณได้หลายวิธี วิธีที่ใช้กันทั่วไปบางวิธีมีดังนี้

แผนผังการไหลพื้นฐาน

แผนภาพกระบวนการที่ได้รับความนิยมและใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดคือแผนภาพการไหล ซึ่งประกอบด้วยกล่องและลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางให้เห็นภาพ แม้ว่าจะเป็นแบบพื้นฐาน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่ามีข้อจำกัด

แผนผังกระบวนการช่วยให้คุณสามารถวางแผนกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งมีความเกี่ยวข้องและเชื่อมโยงกันหลายประการได้ แผนผังนี้สามารถรองรับขั้นตอน การตัดสินใจ และเส้นทางหลายเส้นทางได้ นอกจากนี้ยังสามารถวนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้าได้หากเงื่อนไขใดไม่ได้รับการตอบสนองคุณสามารถเลือกใช้เทมเพลตแผนผังกระบวนการต่างๆได้ใน Word, PowerPoint, Excel หรือ ClickUp

แม่แบบแผนผังกระบวนการของ Clickupแสดงภาพกระบวนการจ้างงานเป็นตัวอย่าง ตั้งแต่คำขอจากผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรสำหรับทรัพยากรใหม่ ไปจนถึงการเสนอข้อเสนองาน แผนผังนี้รวมขั้นตอนทั้งหมด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการไหลจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไป

เหมาะสำหรับ: กระบวนการลำดับขั้นที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจหลายขั้นตอน

แผนผังเส้นทางการทำงาน

แผนภาพเลนว่ายน้ำเป็นการปรับปรุงแผนผังการไหลพื้นฐาน โดยใช้รูปร่างของสระว่ายน้ำเพื่อแสดงกระบวนการทางธุรกิจอย่างชัดเจน แบ่งโครงการออกเป็นเลนสำหรับแต่ละทีมหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง

แผนผังการไหลแบบสวิมเลนช่วยให้ทุกคนในโครงการมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานโดยการแบ่งแยกงานและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน แผนผังนี้มักใช้ในทีมวิศวกรรมสำหรับการรวมและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง [CI/CD] ขณะทำการเปลี่ยนแปลงโค้ดแบบเพิ่มทีละน้อย

เหมาะสำหรับ: ทีมข้ามสายงานที่ทำงานร่วมกันในกระบวนการเดียว

แผนผังกระแสคุณค่า

แผนผังกระแสคุณค่าช่วยระบุความไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการและแยกแยะส่วนที่เพิ่มมูลค่าและส่วนที่ไม่เพิ่มมูลค่าได้อย่างชัดเจน โดยทั่วไปใช้ในทีมผลิตภัณฑ์ แผนผังกระแสคุณค่าช่วยอำนวยความสะดวกในสี่ขั้นตอนที่แตกต่างกัน:

เป้าหมายหลักของแผนผังกระแสคุณค่าคือการออกแบบการเปลี่ยนแปลงที่นำไปสู่การประหยัดต้นทุน เวลา และทรัพยากร

ใช้แม่แบบการแมปสายธารคุณค่าของ ClickUpเพื่อออกแบบกระบวนการ, บันทึกโน้ต, แนบไฟล์, และกำหนดวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดโครงสร้างการจัดการโลจิสติกส์ในการจัดหาและการส่งมอบของคุณ คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานปรับปรุงได้โดยตรงภายในแม่แบบ

สิ่งนี้ไม่ตรงกับความต้องการของคุณใช่ไหม? เรามีอีกมากมายให้เลือก ลองดูเทมเพลตการแผนผังกระแสคุณค่ายอดนิยม 10 อันดับเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของทีมคุณ

เหมาะสำหรับ: ทีมที่ออกแบบกระบวนการตั้งแต่ผลิตภัณฑ์จนถึงการส่งมอบ

SIPOC

SIPOC ย่อมาจาก ซัพพลายเออร์ (Suppliers), อินพุต (Inputs), กระบวนการ (Processes), เอาต์พุต (Outputs) และลูกค้า (Customers)ภายใต้ระเบียบวิธีซิกซ์ซิกมาSIPOC กำหนดขอบเขตและขอบเขตของกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของวิธีนี้คือการมุ่งเน้นที่ลูกค้า เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงสิ่งนี้ ผู้เชี่ยวชาญบางคนยังใช้คำว่า COPIS โดยให้ความสำคัญกับลูกค้าก่อน

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจที่ต้องการกำหนดขั้นตอนและผู้ที่เกี่ยวข้องแต่ละส่วนอย่างชัดเจน

แบบจำลองและสัญลักษณ์ของกระบวนการทางธุรกิจ [BPMN]

ออกแบบโดยกลุ่มการจัดการวัตถุ (Object Management Group) แบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจและแนวคิดเป็นแผนผังรายละเอียดเพื่อแสดงกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนและเชื่อมโยงกัน

เหมือนกับแผนผังการไหล มันประกอบด้วยขั้นตอนสำหรับเหตุการณ์ กิจกรรม การไหล และเกตเวย์ ภายใต้แต่ละขั้นตอนจะมีสัญลักษณ์หลายแบบ

ตัวอย่างเช่น เกตเวย์สามารถเป็นแบบเฉพาะเจาะจง แบบรวม แบบอิงเหตุการณ์ แบบขนาน หรือเป็นการผสมผสานของลักษณะเหล่านี้ โดยแต่ละแบบจะมีสัญลักษณ์เฉพาะของตนเอง การไหลสามารถแสดงได้ในรูปแบบของการไหลตามลำดับ การไหลของข้อความ การเชื่อมโยง หรือการเชื่อมโยงข้อมูล

ด้วยระดับของรายละเอียดเช่นนี้ BPMN ให้รายละเอียดเพียงพอแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนเพื่อให้สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจที่ต้องการวางแผนกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ; มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับทีมวิศวกรรมซอฟต์แวร์

วิธีการวิเคราะห์กระบวนการ

การวิเคราะห์กระบวนการต้องมีความสม่ำเสมอ มีกลยุทธ์ และเป็นวงจร ให้เราดูว่าคุณสามารถทำให้เกิดขึ้นในองค์กรของคุณได้อย่างไร

กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์

แม้ว่าคุณจะต้องทำการวิเคราะห์กระบวนการทุกหกเดือน แต่ขอบเขตและวัตถุประสงค์จะไม่เหมือนกันทุกครั้ง ขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของกระบวนการที่คุณกำลังวิเคราะห์ ซึ่งอาจแตกต่างกันอย่างมาก

ดังนั้น เริ่มต้นด้วยการกำหนดสิ่งต่อไปนี้

ขอบเขต: คุณจะวิเคราะห์กระบวนการใดบ้าง? ขอบเขตของการวิเคราะห์คืออะไร?

ตัวอย่างเช่น ในฐานะผู้รับผิดชอบความสำเร็จของลูกค้า คุณอาจวิเคราะห์การเดินทางของลูกค้าทั้งหมดหลังการซื้อ ในขั้นตอนนี้ คุณจะสุ่มตัวอย่างลูกค้าบางราย ศึกษาขั้นตอนและจุดสำคัญต่างๆ ในเส้นทางของพวกเขา ฟังการสนทนาทางโทรศัพท์ 1-2 สาย และสัมภาษณ์ผู้บริหารฝ่ายความสำเร็จของลูกค้าบางคน

ในทางกลับกัน คุณอาจทำการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับรีวิวของลูกค้าประจำเดือน ในกรณีนี้ คุณจะต้องฟังการโทรรีวิวของลูกค้าทุกครั้งในช่วงเวลาที่กำหนด คุณจะสังเกตอย่างละเอียดเกี่ยวกับความรู้สึกของลูกค้า ข้อร้องเรียนหลักของพวกเขา หรือสิ่งที่พวกเขาต้องการเห็นเป็นทางแก้ไข

วัตถุประสงค์: คุณกำลังมองหาอะไรอยู่? คุณจะดำเนินการอย่างไรกับสิ่งที่ค้นพบ?

วัตถุประสงค์โดยตรงของการวิเคราะห์กระบวนการใด ๆ คือการค้นหาโอกาสในการปรับปรุง แน่นอน อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงบางอย่างอาจมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น บางอย่างอาจใช้เวลานานขึ้น หรืออาจส่งผลกระทบต่อส่วนอื่น ๆ ขององค์กร คิดถึงเป้าหมายของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

รวบรวมทีมเข้าด้วยกัน

การวิเคราะห์กระบวนการที่ดีต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสม เลือกทีมนักวิเคราะห์ที่:

สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันเพื่อให้พวกเขาได้อภิปรายและแลกเปลี่ยนข้อสังเกตของตนเอง มุมมองงานและความคิดเห็นใน ClickUp เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสนับสนุนสิ่งนี้

เข้าใจสถานะปัจจุบัน

เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์เชิงคุณภาพ ในระหว่างการตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่ ให้มุ่งเน้นทั้งวิธีการและเหตุผล ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าข้อร้องเรียนของลูกค้าถูกบันทึกในสเปรดชีตในปัจจุบัน ถามเหตุผลว่าทำไม อาจมีเหตุผลทางธุรกิจที่อยู่เบื้องหลังการเลือกเหล่านี้

วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจด้วยใจที่เปิดกว้างโดยไม่ตัดสิน ฟังและรวบรวมข้อมูลให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

เมื่อคุณเข้าใจกระบวนการอย่างชัดเจนแล้ว ให้ดำเนินการวิเคราะห์เชิงปริมาณ รวบรวมตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักที่เกี่ยวข้องกับประเด็นต่อไปนี้:

ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือและวิธีการต่างๆในการทำแผนผังกระบวนการเพื่อแสดงสถานะปัจจุบันของคุณได้ ตัวอย่างและข้อเสนอแนะบางส่วนจะอยู่ในส่วนถัดไป

วิเคราะห์อย่างรอบคอบและรอบด้าน

เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้วิเคราะห์ข้อมูลในบริบทที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบแต่ละขั้นตอนในกระบวนการเพื่อหาความไม่มีประสิทธิภาพ การพึ่งพา และความซ้ำซ้อน ซึ่งอาจรวมถึง:

ก่อนที่คุณจะเสนอแนะการปรับปรุง โปรดพิจารณาสิ่งต่อไปนี้

การเปรียบเทียบมาตรฐาน: ทีม/แผนก/บริษัทอื่น ๆ มีผลการดำเนินงานในกระบวนการที่คล้ายคลึงกันอย่างไรบ้าง?

การศึกษาผลกระทบ: หากมีการเสนอขั้นตอน/วิธีการทางเลือก จะมีผลกระทบอย่างไรต่อทีมและองค์กรโดยรวม?

การวิเคราะห์ทรัพยากร: อะไรคือสิ่งที่จำเป็นต้องมีเพื่อให้ทางเลือกสามารถนำมาใช้ได้? ค่าใช้จ่ายจะเป็นจำนวนเท่าใด? จะใช้เวลาเท่าใด? จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือไม่?

การหยุดชะงัก: ในระหว่างการเปลี่ยนผ่าน กระบวนการใดบ้างที่จะได้รับผลกระทบ? สิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร?

เสนอแนะการปรับปรุง

ตามการวิเคราะห์ของคุณ ให้เสนอการปรับปรุง. นี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างง่าย ๆ จากการใช้สเปรดชีตเป็นการใช้เทมเพลต ClickUp สำหรับการรับเข้าใช้งาน. อาจเป็นการปรับปรุงระบบทั้งหมดอย่างสมบูรณ์ก็ได้. ไม่ว่าคุณจะเสนอการปรับปรุงอะไร ให้บันทึกไว้อย่างละเอียด.

รายการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด: รายการการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณเสนอ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่เพียงใดก็ตาม ขณะทำการบันทึกนี้ ให้ระบุกระบวนการปัจจุบันและรายละเอียดของกระบวนการที่เสนอไว้ ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง

กำหนดลำดับความสำคัญ: การเปลี่ยนแปลงทุกอย่างพร้อมกันไม่ใช่ความคิดที่ดีเลย ให้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและทำทีละอย่าง

กำหนดกรอบเวลา: เริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่ต้องการการเปลี่ยนแปลงทันทีและขยายออกไปอย่างค่อยเป็นค่อยไปสร้างกรอบเวลาของโครงการที่แบ่งออกเป็นงานที่ต้องทำให้เสร็จในแต่ละสัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือปี วิธีนี้ยังช่วยให้สามารถสังเกตเห็นการพัฒนาของกระบวนการและปรับแก้ไขข้อผิดปกติต่างๆ ได้

มุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp สร้างไทม์ไลน์โดยอัตโนมัติ ตามงานและกำหนดเวลาที่คุณได้กำหนดไว้ในเครื่องมือจัดการโครงการ

วัดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI): ทุกการเปลี่ยนแปลงล้วนมีต้นทุน ดังนั้นให้บันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการนำการปรับปรุงของคุณไปใช้ นอกจากนี้ ให้แสดงให้เห็นผลตอบแทนจากการลงทุนในแต่ละกรณีด้วย

เริ่มต้นการจัดการการเปลี่ยนแปลง: ไม่มีใครชอบการเปลี่ยนแปลง เว้นแต่การเปลี่ยนแปลงนั้นจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขา ดังนั้น สร้างกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง โดยนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายเข้ามามีส่วนร่วม อธิบายข้อเสนอของคุณให้พวกเขาเข้าใจและได้รับการสนับสนุน รับฟังความคิดเห็นและปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม

สร้างแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง: แม้แต่ความพยายามที่ดีที่สุดของคุณก็ยังต้องการให้ทีมร่วมมือด้วย ทีมขายไม่ได้อัปเดต CRM เป็นประจำใช่หรือไม่? จูงใจด้วยรางวัลประจำไตรมาสที่เชื่อมโยงกับการอัปเดต CRM สมาชิกบางคนไม่ชอบเทคโนโลยีใหม่ใช่ไหม? ระบุผู้นำภายในทีมและร่วมมือกับพวกเขา

ติดตามกระบวนการทางธุรกิจใหม่

การปรับปรุงกระบวนการใด ๆ จะประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อมันเป็นวงจร ดังนั้น ขั้นตอนสุดท้ายคือการวนกลับไปยังขั้นตอนแรก

เมื่อคุณได้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้กลับไปที่ขั้นตอนแรกและเริ่มวิเคราะห์กระบวนการใหม่

จากที่นี่ สร้างกลยุทธ์การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของคุณ

การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจในทางปฏิบัติด้วยเทมเพลต Clickup

หากคุณเป็นมือใหม่ในการวิเคราะห์กระบวนการหรือกำลังมองหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงานของคุณในปัจจุบันเทมเพลตการตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการของ ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม

จัดหมวดหมู่: ใช้แม่แบบเพื่อจัดหมวดหมู่การวิเคราะห์กระบวนการของคุณตามกระบวนการ, ทรัพยากร, การจัดการ, และการติดตามตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น งานที่เกี่ยวข้องกับความสะอาดจะถูกจัดไว้ภายใต้ทรัพยากร และตัวชี้วัดความสำเร็จจะถูกจัดไว้ภายใต้การจัดการ

นี่ช่วยให้คุณมอบหมายเจ้าของกระบวนการ, จัดการกิจกรรม, และติดตามความคืบหน้าของทุกงาน

กำหนดคะแนนการตรวจสอบ: คุณสามารถกำหนดคะแนนการตรวจสอบตามการสังเกตของคุณสำหรับทุกงานได้ ตัวอย่างเช่น หากทรัพยากรที่มอบหมายให้กับส่วนใดส่วนหนึ่งของกระบวนการไม่เพียงพอ คุณสามารถให้คะแนนกับส่วนนั้นได้

แม่แบบให้ตัวเลือก เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนด โอกาสในการปรับปรุง การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเล็กน้อย และการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างมาก คุณสามารถปรับแต่งสิ่งนี้ตามวิธีที่คุณต้องการให้คะแนนแต่ละงาน

อัปโหลดหลักฐาน: การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจจะไม่สมบูรณ์หากไม่สามารถยืนยันข้อสังเกตของคุณได้ แม่แบบนี้ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดหลักฐานได้ในรูปแบบของภาพถ่าย ภาพหน้าจอ หรือเอกสาร

จัดการโครงการ: มอบหมายผู้ใช้, กำหนดวันครบกำหนด, เพิ่มรายการที่ต้องดำเนินการ, และร่วมมือกันในความคิดเห็น. ใช้มุมมองกระดานคะแนนการตรวจสอบเพื่อดูสถานะของแต่ละงาน. ใช้มุมมองรายการที่ต้องการความสนใจเพื่อติดตามงานที่มีความสำคัญสูง.

จัดการการวิเคราะห์กระบวนการเป็นโครงการภายใน ClickUp ได้ทันที

วิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการของคุณด้วย ClickUp

การบริหารโครงการที่ดีนั้นมากกว่าการจัดการงานเพียงอย่างเดียว มันช่วยให้ทุกคนในบริษัทมีข้อมูล เครื่องมือ และกระบวนการที่จำเป็นในการทำงานให้ดีที่สุด

ส่วนสำคัญของการบริหารโครงการที่ดี ไม่ว่าจะมีขนาดทีมหรืออยู่ในอุตสาหกรรมใด คือการวิเคราะห์กระบวนการอย่างสม่ำเสมอและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม ทีมโครงการในปัจจุบันไม่มีเวลาหรือทรัพยากรเพียงพอที่จะทำการวิเคราะห์กระบวนการทำงานทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ ถูกฝังอยู่ในความเข้มข้นของกิจกรรมประจำวัน การวิเคราะห์กระบวนการทำงานจึงถูกผลักให้อยู่เบื้องหลัง

จริงๆ แล้วไม่ควรเป็นเช่นนั้น แม่แบบการวิเคราะห์กระบวนการต่างๆ ของ ClickUp จะช่วยให้คุณเร่งการเดินทางของคุณและนำความคิดไปสู่การปฏิบัติ

ลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้และดูว่ามันสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณได้อย่างไร