Team förlorar flera timmar varje vecka på att söka efter beslut, filer och statusuppdateringar som är utspridda över olika arbetsplatsappar. Kostnaden är påtaglig: långsammare genomförande, dubbelarbete och ständiga avbrott som gör att människor tappar fokus.
OpenAI:s ChatGPT Company Knowledge hjälper till genom att ansluta ChatGPT till arbetsverktyg så att team kan ställa frågor på naturligt språk och få svar baserade på interna källor med källhänvisningar. Den här guiden beskriver hur det fungerar, jämför det med ClickUps Enterprise Search och ger dig ett tydligt sätt att välja rätt tillvägagångssätt för ditt arbetsflöde och dina verktyg.
Vad är ChatGPT Company Knowledge?
Du behöver ett svar som du vet finns någonstans i ditt företags digitala universum – som nu omfattar i genomsnitt 101 olika SaaS-applikationer – men det är begravt. Finns det i en Slack-tråd? Ett Google Doc? En projektuppdatering? Den tid du slösar bort på att bara försöka lista ut var du ska leta är ett enormt produktivitetsbortfall, som stoppar ditt arbete på grund av en enkel fråga. Och det värsta är den onda cirkeln med ”falska starter”: du öppnar tre appar, söker på fel termer, hittar en föråldrad version och frågar ändå någon.
Detta är problemet med kontextutbredning – team som slösar timmar på att söka efter information i olika appar, leta efter filer och uppdatera samma information på flera plattformar – och det är precis vad en konvergerad AI-arbetsplats – en enda säker plattform där projekt, dokument, konversationer och analyser samlas tillsammans med AI inbyggt som intelligenslager – som ClickUp är byggd för att lösa. Enkelt uttryckt: färre ställen att gömma information på innebär färre ställen att leta på.
ChatGPT Company Knowledge är OpenAI:s företagsfunktion som kopplar ChatGPT-gränssnittet till dina arbetsplatsappar. Den gör det möjligt för dig och ditt team att ställa frågor på vanlig engelska och få AI-genererade svar som hämtas direkt från ditt eget företags data. Den är utformad speciellt för prenumeranter på ChatGPT Business-, Enterprise- och Edu-abonnemang. Tänk på den som ”ChatGPT, men riktad mot dina interna system istället för det öppna internet”.
Det sätter stopp för det ändlösa manuella sökandet. Istället för att gräva igenom flera verktyg ställer du en enda fråga och får ett kontextuellt svar med tydliga hänvisningar till de ursprungliga källdokumenten. Det respekterar också befintliga behörigheter, så du ser bara information som du redan har behörighet att komma åt. Det är viktigt eftersom det förhindrar att ”hjälpsam AI” förvandlas till ”oj, jag har just avslöjat ett konfidentiellt dokument”.
📮 ClickUp Insight: Den genomsnittliga yrkesverksamma person spenderar mer än 30 minuter om dagen på att söka efter arbetsrelaterad information – det är över 120 timmar om året som går förlorade på att söka igenom e-postmeddelanden, Slack-trådar och spridda filer. En intelligent AI-assistent inbyggd i din arbetsyta kan ändra på det. Presentation av ClickUp Brain. Den ger omedelbara insikter och svar genom att på några sekunder visa rätt dokument, konversationer och uppgiftsdetaljer – så att du kan sluta söka och börja arbeta.
💫 Verkliga resultat: Team som QubicaAMF har sparat över 5 timmar per vecka med hjälp av ClickUp – det är över 250 timmar per person och år – genom att eliminera föråldrade processer för kunskapshantering. Tänk vad ditt team skulle kunna åstadkomma med en extra produktiv vecka varje kvartal!
Hur fungerar ChatGPT Company Knowledge?
På en hög nivå består Company Knowledge av tre steg: anslut dina verktyg, indexera ditt innehåll och ställ sedan frågor med Company Knowledge-läget aktiverat. Arbetsflödet är enkelt. En administratör i din organisation börjar med att ansluta dina arbetsplatsappar till ChatGPT med hjälp av förkonfigurerade datakopplingar.
För alla interna verktyg som inte stöds eller är specialanpassade kan ditt IT-team skapa anpassade MCP-anslutningar (Model Context Protocol). Detta är alternativet ”ta med din egen anslutning” för interna system, nischade appar eller egna databaser.
För att bättre förstå den underliggande tekniken bakom Company Knowledge förklarar den här videon grunderna i hur ChatGPT bearbetar och svarar på frågor:
När Company Knowledge är anslutet kan ChatGPT söka igenom godkända arbetsplatsappar och hämta relevant information när du aktiverar det för en chatt.
Den är utformad för att respektera befintliga behörigheter från dessa appar, så att användarna endast ser information som de redan har behörighet att komma åt.
För att ställa en fråga, starta en ny chatt och välj Företagskunskap i meddelandefönstret (eller aktivera det från verktygsmenyn i en befintlig konversation). Därifrån kan du ställa din fråga på vanlig engelska. ChatGPT söker sedan igenom de anslutna källorna och ger ett sammanfattande svar med hänvisningar till de underliggande dokumenten eller meddelandena, så att du kan verifiera var informationen kommer ifrån.
Eftersom Company Knowledge använder en stor språkmodell för att tolka din prompt kan den hantera frågor i naturligt språk som är bredare än sökningar på nyckelord, inklusive frågor som kräver kontroll av flera system.
OpenAI beskriver det också som möjligt att köra flera sökningar, jämföra källor för att hantera motstridiga detaljer och använda datumbaserad filtrering för tids känsliga frågor, som "Vad beslutade vi efter den senaste säkerhetsgranskningen?" eller "Vad har förändrats sedan lanseringen i januari?"
En nackdel: när Company Knowledge är aktiverat kan ChatGPT inte söka på webben eller skapa diagram och bilder i samma konversation, eftersom det fokuserar på att producera svar baserade på dina anslutna interna källor och citat.
ChatGPT Company Knowledge vs. ClickUp i korthet
Innan vi går in på en djupare analys, här är en snabb jämförelse. Detta är användbart om du redan känner till ditt teams verklighet: ”vi använder 12 verktyg” kontra ”vi vill ha en enda plats att utföra arbetet på”.
| Funktion/kategori | ClickUp | ChatGPT Company Knowledge |
|---|---|---|
| AI-driven sökning | ClickUp Brain med Connected Search – söker igenom uppgifter, dokument, kommentarer och integrerade tredjepartsappar med hjälp av AI som förstår sammanhang och frågor i naturligt språk. | GPT-5-driven sökning i anslutna arbetsplatsappar (Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub osv.) med kontextuella svar och källhänvisningar. |
| Datakopplingar | Över 1 000 inbyggda integrationer, inklusive Google Drive, Slack, GitHub, Figma, HubSpot och anpassade API-anslutningar. | Förkonfigurerade anslutningar för Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, Outlook, HubSpot, Asana, GitLab, ClickUp och mer. Anpassade MCP-anslutningar tillgängliga. |
| Arbetsytans tillvägagångssätt | Konvergerad AI-arbetsyta – projekt, dokument, chatt och AI samlas på en och samma plattform. Inget behov av att byta verktyg. | Externt AI-lager som ansluter till befintliga verktyg; kräver byte till ChatGPT-gränssnitt för kunskapsfrågor. |
| Behörighetskontroller | Rollbaserade behörigheter, SSO, säkerhet i företagsklass inom en enhetlig arbetsyta | Respekterar befintliga behörigheter från anslutna appar; SSO, SCIM, IP-tillåtelselista tillgänglig på Enterprise. |
| Teamstorlek | Team av alla storlekar – från enskilda personer till företag | Utformat för företag (små till medelstora team), storföretag (stora organisationer) och utbildningsinstitutioner. |
ChatGPT Company Knowledge – översikt
Om ditt team redan använder ChatGPT på jobbet är Company Knowledge uppgraderingen som gör det verkligen användbart för ditt företag. Här är vad du vinner och vad du förlorar.
Fördelar:
- GPT-5-driven kontextuell sökning: Den använder avancerad AI för att förstå vad du menar, inte bara vad du skriver. Detta gör att den kan hantera tvetydiga frågor och sammanställa svar från olika dokument.
- Förkonfigurerade företagsanslutningar: Erbjuder färdiga anslutningar till de verktyg som de flesta företag använder, såsom Slack, SharePoint och Google Drive, och nya läggs till regelbundet.
- Transparens i källhänvisningar: Varje svar innehåller tydliga källhänvisningar som visar exakt vilka källor AI:n har använt. Du kan klicka på dessa länkar för att gå direkt till originaldokumentet eller meddelandet.
- Åtkomst som respekterar behörigheter: Verktyget ärver automatiskt dina befintliga företagsbehörigheter. Du ser bara data som du redan har behörighet att visa i dina andra appar.
- Säkerhet i företagsklass: Inkluderar funktioner som SSO, SCIM-integration och konfigurerbar datalagring. OpenAI uppger också att man som standard inte tränar sina modeller på data från sina Business-, Enterprise- eller Edu-kunder.
Nackdelar:
- Kräver betald ChatGPT-prenumeration: Denna funktion är inte tillgänglig på gratis- eller Plus-nivåerna. Din organisation måste ha en Business-, Enterprise- eller Edu-plan.
- Inaktiverar andra funktioner när den är aktiv: När du aktiverar Company Knowledge för en konversation kan du inte använda webbläsaren eller generera bilder och diagram i samma chatt.
- Manuell aktivering krävs: Du måste komma ihåg att klicka på knappen ”Företagskunskap” varje gång du startar en ny konversation där du vill använda den.
- Begränsat till anslutna appar: Sökningen kan endast komma åt information från verktyg som har en anslutning. Om ditt team använder äldre system eller nischade appar kan du behöva skapa en anpassad anslutning.
- Externt i förhållande till arbetsflödet: Du måste avbryta det du håller på med och växla över till ChatGPT-gränssnittet för att ställa en fråga, vilket skapar kontextförvirring istället för att minska den.
Översikt över ClickUp
ClickUp löser samma problem med att hitta saker genom att ta en annan approach. Istället för att lägga till ett AI-lager ovanpå, minskar det antalet platser där arbetet finns och gör det möjligt att söka och agera direkt i det systemet.
Fördelar:
- ClickUp Connected Search : Dess AI-drivna sökfunktion hittar information i dina uppgifter, dokument, kommentarer och integrerade appar på ett ögonblick. Den använder naturlig språkförståelse för att hitta det du behöver, även om du inte använder de exakta sökorden.
- Konvergerad AI-arbetsyta: Dina projekt, dokument, teamchatt och AI finns samlade på en och samma plattform. Det innebär att sökning och arbete sker på samma ställe, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika verktyg.
- Över 1 000 integrationer: Erbjuder inbyggda anslutningar till hundratals verktyg som Google Drive, Slack och Salesforce. Sökningen omfattar alla dessa anslutna verktyg och samlar allt i en vy.
- Tillgängligt för alla teamstorlekar: Grundläggande funktioner, inklusive AI-driven sökning, är tillgängliga för individer och team av alla storlekar. Mer avancerade AI-funktioner finns tillgängliga med ClickUp Brain MAX.
- Byggt för alla teamstorlekar: Det är utformat för att fungera för alla, från enskilda personer och små team till stora företag över olika avdelningar som produkt, teknik och design.
Nackdelar:
- Annorlunda tillvägagångssätt än extern AI: ClickUp är en samlad arbetsyta, inte ett AI-lager som du lägger till ovanpå andra verktyg. Detta innebär att team som investerat mycket i många separata verktyg kan behöva konsolidera sitt arbete för att få full nytta av det.
- Inlärningskurva för hela plattformen: För att få ut mesta möjliga värde måste du förstå hur ClickUps uppgifter, dokument och projektstruktur fungerar tillsammans, vilket kan ta tid.
- AI-funktionerna varierar beroende på plan: Medan grundläggande AI-sökning är allmänt tillgänglig, kräver mer avancerade funktioner i Brain MAX en uppgradering för att låsa upp alla funktioner.
ChatGPT Company Knowledge vs. ClickUp: Jämförelse av funktioner
Det som är viktigt i en lösning för kunskapsökning i företag handlar om hur väl AI:n förstår dig, hur många av dina verktyg den kan ansluta till, hur säker din data är och vilken metod som bäst passar ditt teams arbetsflöde. Så istället för "vilken AI är smartast" är den verkliga frågan "var vill vi att arbetet ska ske?"
AI-driven företagssökning
Det frustrerande med traditionella sökfält är att de är dumma. De hittar bara exakta nyckelord, vilket tvingar dig att gissa rätt terminologi. Du missar dokumentet "Q3 Go-to-Market" eftersom du sökte efter "Third Quarter Marketing Plan", vilket slösar tid och ger dig ofullständig information. Nyckelordssökning förvandlar varje fråga till en gissningslek.
En kontextuell AI-sökning löser detta genom att förstå din avsikt. Det hjälper också när du inte kommer ihåg filnamnet, ägaren eller ens verktyget där den finns.
ChatGPT:s tillvägagångssätt: Använder GPT-5 för att sammanställa information från flera anslutna appar till ett enda, konversationsbaserat svar. Är starkt på att sammanställa olika bitar av information från olika system för att svara på en bred fråga. Detta är utmärkt för frågor som kräver att man kopplar ihop olika delar, särskilt när bevisen finns på flera olika ställen.
ClickUps tillvägagångssätt: Sök direkt i ditt arbetsområde med ClickUp Brain, så att du aldrig behöver lämna din aktuella uppgift eller ditt dokument. Svara på frågor, slutför åtgärder och sök igenom allt utan att lämna din aktuella uppgift eller ditt dokument med hjälp av ClickUp Brain Assistant. Det är utmärkt för att visa användbar information som uppgifter, deadlines och ansvariga personer direkt bredvid den information du söker. Så det ger dig inte bara svaret, utan placerar arbetsobjektet framför dig.
Slutsatsen: ChatGPT Company Knowledge erbjuder mer sofistikerad verktygsöverskridande syntes, medan ClickUp Brain ger snabbare tillgång till praktisk arbetsinformation utan att du behöver lämna din arbetsyta. Om dina frågor slutar med ”och sedan måste jag göra något”, tenderar ClickUp att kännas snabbare. Om dina frågor slutar med ”sammanfatta vad som hände”, tenderar ChatGPT att kännas starkare.
Datakopplingar och integrationer
Denna kontextutbredning gör det omöjligt att få en fullständig bild av något projekt utan att öppna tio olika flikar, vilket leder till att team som inte är samordnade fattar beslut baserade på ofullständiga data.
Lösningen är ett system som kan anslutas till alla dina verktyg.
ChatGPT:s tillvägagångssätt: Det bygger på förkonfigurerade datakopplingar för populära företagsappar. Detta är idealiskt för team som är djupt integrerade i sin befintliga verktygsstack och inte vill ändra sitt kärnarbetsflöde. Det handlar om att ”möta människor där de redan arbetar”, på gott och ont.
ClickUps strategi: Som en konvergerad AI-arbetsplats uppmuntrar den dig att samla ditt arbete på en enda plattform för att eliminera kontextförlust vid källan. Samla sökningar från externa appar som Google Drive och Salesforce med Connected Search och omvandla spridda data till användbara insikter utan att behöva byta app. Det handlar om att ”flytta arbetet till ett enda hem” och sedan låta AI fungera som limmet.
Slutsatsen: Båda erbjuder omfattande integrationsmöjligheter, men de tjänar olika strategier. ChatGPT kopplar samman befintliga verktyg medan ClickUp konsoliderar dem. Det bästa valet beror alltså på om din organisation optimerar den stack du har eller om du omformar arbetsflödena.
Säkerhet, integritet och behörighetskontroller
Du är redo att använda AI, men du är orolig för att ge den tillgång till alla dina känsliga företagsdata. Vem kan se vad? Tränas AI på dina privata lanseringsplaner? Dessa säkerhetsproblem hindrar ofta team från att använda kraftfulla AI-verktyg, vilket innebär att stora produktivitetsvinster går förlorade.
Du behöver en lösning med säkerhet i företagsklass och tydliga behörighetskontroller.
ChatGPT:s tillvägagångssätt: Det ärver behörigheter från dina anslutna appar, så användare kan bara se det de redan har behörighet till. Enterprise-nivån erbjuder SSO, SCIM och andra säkerhetsfunktioner. OpenAI uppger också att det som standard inte tränar på data från sina företagskunder. Detta tilltalar organisationer som vill ha tillgång till AI utan att behöva omstrukturera behörigheter.
ClickUps tillvägagångssätt: Kontrollera exakt vem som ser vad inom din arbetsyta med säkerhet i företagsklass, detaljerade rollbaserade behörigheter i ClickUp och SSO-alternativ i ClickUp. Eftersom alla dina data finns på en säker plats behöver du inte hantera behörigheter i ett dussintal olika verktyg eller oroa dig för att data flödar genom ett externt AI-lager. Fördelen är att du standardiserar styrningen inom ClickUp, vilket är utmärkt om du faktiskt vill ha den centrala kontrollen.
Slutsatsen: Båda uppfyller säkerhetsstandarderna för företag. Valet beror på om du föredrar att data förblir i ett enhetligt arbetsutrymme (ClickUp) eller flödar genom ett externt AI-lager (ChatGPT). Om du redan kämpar med behörighetsförskjutningar mellan olika verktyg kan konsolidering minska huvudvärken.
Användningsfall för team
Ett sökverktyg som passar alla fungerar sällan. Ditt teknikteam har ett helt annat arbetsflöde än ditt marknadsföringsteam, och ett verktyg som inte passar deras process kommer att ignoreras, vilket leder till ännu mer fragmentering.
Rätt verktyg bör vara tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas till olika team.
ChatGPT:s tillvägagångssätt: Det fungerar bra för organisationer med etablerade, omfattande verktygspaket som vill besvara ad hoc-frågor som spänner över flera system. En ledare kan till exempel fråga: ”Vad blev det slutgiltiga beslutet om lanseringstidpunkten för Q3?” och få ett svar som sammanställts från Slack, Google Docs och Asana. Det är i grunden en verktygsoberoende informationsmotor.
ClickUps tillvägagångssätt: Det är utvecklat för team som vill eliminera kontextförvirring genom att konsolidera arbetet. Det är utmärkt när du behöver agera på information omedelbart. Till exempel kan en produktchef hitta en uppgift, uppdatera dess status och skicka ett meddelande till en teammedlem om detta, allt från samma sökresultat, utan att någonsin lämna ClickUp. Det är ”briefing plus utförande” på ett och samma ställe.
Slutsatsen: ChatGPT Company Knowledge passar team som vill behålla befintliga arbetsflöden, medan ClickUp passar team som är redo att samla arbete och AI på ett och samma ställe. Om du vill minska antalet verktyg som du är beroende av på lång sikt är ClickUp rätt val.
Ska du använda ChatGPT Company Knowledge eller ClickUp?
Valet beror på ditt teams grundläggande arbetsfilosofi. Du väljer inte längre bara ett sökverktyg, utan bestämmer var ditt företags kunskap ska lagras och vara tillgänglig.
ChatGPT Company Knowledge är ett bra val om din organisation redan betalar för en ChatGPT Business- eller Enterprise-plan och du är fast besluten att använda en decentraliserad verktygsstack. Det är ett kraftfullt AI-lager för att få snabba svar från spridda källor, så länge ditt team är villigt att byta kontext till ChatGPT-gränssnittet för varje fråga.
ClickUp är det bättre valet om ditt mål är att minska kontextförvirring och öka produktiviteten genom att ha en central plats för allt. Det är för team som föredrar att AI-sökning är inbäddad direkt i deras arbetsflöde, inte i en separat flik. Lös problemet med spridd kunskap genom att samla allt i ett konvergerat AI-arbetsutrymme.
I takt med att AI blir allt mer centralt för vårt sätt att arbeta – 13 % av arbetstagarna använder redan GenAI för 30 % eller mer av sina dagliga arbetsuppgifter – kommer de mest effektiva teamen att vara de som snabbast kan hitta och agera på information.
Kom igång gratis med ClickUp för att se hur Connected Search fungerar i en samlad arbetsyta.
Vanliga frågor
Du kan klicka på knappen "Företagskunskap" högst upp i konversationen för att inaktivera den för den specifika chatten, vilket återaktiverar webbsurfning och bildgenerering.
ChatGPT Company Knowledge är ett externt AI-lager som söker igenom dina anslutna appar, medan ClickUp Brains Connected Search fungerar direkt i en samlad arbetsyta där dina projekt, ClickUp Docs och ClickUp Chat redan finns.
Ja, ChatGPT Company Knowledge finns också tillgängligt på deras Business- och Edu-nivåer, och ClickUp erbjuder AI-drivna sökfunktioner i flera olika planalternativ.
OpenAI:s policy anger att företaget inte använder data som lämnas in av kunder med Business-, Enterprise- eller Edu-abonnemang för att träna sina modeller som standard.